Saksliste Vedtakssaker 1/17 Godkjenning av innkalling og protokoll etter AMU-møte /17 Val av leiar Medlemmer i AMU 14 3/17 Møteplan

Transkript

1 Møteinnkalling for Arbeidsmiljøutvalet AMU Dato: Stad: BK220

2 Saksliste Vedtakssaker 1/17 Godkjenning av innkalling og protokoll etter AMU-møte /17 Val av leiar Medlemmer i AMU 14 3/17 Møteplan /17 Årsrapport AMU /17 HMS-årsrapport 2016 og HMS handlingsplan /17 Rapport frå BHT 39 7/17 Sjukefråvær 50 8/17 Retningslinjer for sosiale medium 52 9/17 Ombygging Kaarstad- evaluering av prosjekt 53 10/17 Ymse 56 Orienteringssaker 1/17 IA-mål /17 HMS-målsetting /17 Førstehjelpskurs - bruk av hjartestartar 62

3 Arkiv: Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato GODKJENNI NGAV INNKALLINGOGPROTOKOLL ETTERAMU-MØTE Framleggtil vedtak Skrivinn forslagtil vedtak Vedlegg Skrivinn vedleggher Bakgrunn Vurdering 1

4 MØTEPROTOKOLL ArbeidsmiljøutvaletAMU Møtedato: Møtestad: Arkivsak: kl. 12:00 Møtt : Aud Folkestad Arne Myklebust Leif RoarStrand-vara ØyvindHagen IngunnWelle Per Vassbotn- vara Nina CathrinGarshol-observatør GunhildØksne StaminaHelseBHT RonnyBahl lærling,observatør Forfall: ReidulfBotn og vara ErlingSivertsen Marit HolstadAarsæther JacobKjøde Elin ØyeHalkjelsvik,vara ikkje innkallapga kort varsel Protokollførar: SolbjørgLeite 15/

5 SAKLISTE Saksnr Sakstittel Side Vedtakssaker 21/16 Godkjenning av innkalling og protokoll etter AMU-møte /16 Rutine for konflikthandtering og instruks for varsling 3 23/16 Vernerundar /16 Sjukefråvær 5 25/16 Rapport frå BHT 6 26/16 Ombygging Kaarstad - evaluering 7 27/16 Retningslinjer for sosiale medium 8 28/16 Ymse 9 Orienteringssaker 11/16 Medlemmer av AMU 10 12/16 AKAN-opplæring 10 13/16 HMS-dag /16 Status medarbeidarsamtalar /16 HMS-dag 10 21/16 Godkjenning av innkalling og protokoll etter AMU-møte Vedtak Innkalling og referat etter førre møte vart godkjent utan merknader. 2

6 22/16 Rutine for konflikthandtering og instruks for varsling Vedtak Arbeidsgruppa meiner at det ikkje er behov for å endre ordlyden i rutinen, men det er behov for opplæring, der temaet er bevisstgjering. Målgruppe leiarar, verneombod, tillitsvalde og AMU. Gruppa foreslår at Ståle Einarson, professor ved UIB, har ansvaret for det faglege innhaldet. AMU godkjenner forslaget frå arbeidsgruppa. 3

7 23/16 Vernerundar 2016 Vedtak Vernerunde er gjennomført i alle einingar. Handlingsplanar er handsama av høgskuledirektør og tilbakemelding er gitt til leiarar og verneombod. Driftssjef minner om at einingane må vere konkrete i kva som er problemstillinga. Iverksette tiltak bør utkvitterast. Høgskuledirektør vil ta opp spørsmålet om kva ein skal gjere med saker som ikkje er vernerundesaker, men som likevel er problematiske, i adm.leiarmøte og dekanmøte. AMU tek orienteringa til vitande. 4

8 24/16 Sjukefråvær Vedtak AMU er positive til at meir oversiktleg statistikk er utarbeida. Det er ønske om at 2014 skal vere med i statistikken neste år. Personaldirektør orienterte om at ein i større grad vil prøve å målrette tiltak i sjukefråversoppfølginga. BHT orienterte om «Raskere tilbake», eit tiltak som fokuserer på forebygging og å redusere sjukefråvær. 5

9 25/16 Rapport frå BHT Vedtak BHT har levert tenester som avtalt. Mykje av ressursane har i år gått med til å følgje opp ARK 6

10 26/16 Ombygging Kaarstad - evaluering Vedtak Arbeidsutvalet drøftar saka med høgskuledirektør og vil be om at avdelingane som brukar Kaarstad-huset blir invitert til ei evaluering av planlegging, gjennomføring og ferdigstilling av prosjektet. Dersom nokon opplever inneklimaproblem i Kaarstad-huset skal dei ta direkte kontakt med drift@hivolda.no og gi ei presis melding om kva som er problemet. Driftssjef sender ut e-post til «alle HVO» der han informerer om dette. 7

11 27/16 Retningslinjer for sosiale medium Vedtak AMU ber arbeidsutvalet om å sjå dette i samband med revidering av etiske retningslinjer og teiepliktskjema. Arbeidsutvalet undersøker korleis andre institusjonar i sektoren har løyst problemstillinga. 8

12 28/16 Ymse Vedtak Ingen saker vart meldt. 9

13 Saknr Arkivsak Tittel 11/16 14/ /16 14/ /16 14/ /16 14/ Medlemmer av AMU Medlemmer som ikkje ynskjer å forlenge sin periode tek kontakt med organisasjon eller leiar. AKAN-opplæring Arbeidsutvalet vurderer behov for oppfølging etter opplæringa. Tema på samling i 2017 eller HMS-dag 2017 Arbeidsutvalet sender ut invitasjon ila desember. BHT sender utkast til korleis dei kan bidra til arbeidsutvalet. Status medarbeidarsamtalar 2016 ASH: I gang AMF: Utsett til første halvår 2017 grunna ny dekan IT: I gang Studie.adm: Utsett grunna sjukmelding, planlagt 1.kv.2017 Drift: Planlagt desember 2016 Medarbeidarsamtalar utført i dei andre einingane. 10

14 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato VALAV LEIAR2017. M EDLEMMER I AMU Framleggtil vedtak SiljeLouiseDahlblir valt som leiar for AMU i Bakgrunn Arbeidsgivarsidahar hatt leiarverveti 2016.Vervet skalvekslemellom arbeidsgivar- og arbeidstakarsidafor eitt år om gongen. SiljeLouiseDahlsom representererarbeidstakarsidahar sagtsegvillig til å stille som kandidattil leiarverveti Tre medlemmerer nye i AMU i perioden nye medlemmerhar fått tilbod om obligatoriskhms-opplæring,«40-timars-kurs»,i regi av StaminaHelsei mars2017.nye medlemmerfølgjer kalenderåret. Leiar skalveljasti det fyrste møte i året, og trer inn som leiar frå møte to, jf. AMU sak2/16. Medlemmer Varamedlemmer IngunnWelle Arne Myklebust HenrietteHafsaasTsakos JacobKjøde jr. Reidulf Botn, Forskarforbundet Silje LouiseDahl, NTL NY Øyvind Hagen, Hovudverneombod Marit Aarsæther,Parat GonnieSmit Stig Flåskjer Audhild G RotevatnNY Leif RoarStrand Erling Sivertsen, Forskarforbundet RogerRangsæter,NTL TorbjørnFrantsen Utdanningsforbundet PerVassbotn, Parat 1

15 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato MØTEPLAN 2017 Framleggtil vedtak Møtedatoar2017: 23.mai 19.september 21.november Bakgrunn AMU held fire møter i året. Det er høvetil å kalle inn til fleire møter dersomdet kjem inn sakersom bør handsamastraskt. 1

16 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato ÅRSRAPPORT AMU 2016 Framleggtil vedtak AMU godkjennerrapporten. Vedlegg ÅrsrapportAMU Bakgrunn Rapportengir eit kort oversynover sakersom har vore handsamai 2016.Denblir sendt til høgskulestyretsom vedleggi HMS-rapporten og til tenestemannsorganisasjonane(idf). 1

17 Årsrapport AMU 2016 Årsrapporten er utarbeida av HMS-rådgjevar og arbeidsutvalet Samansetting og representantar 2016 Medlemmer Varamedlemmer Ingunn Welle Arne Myklebust Aud Folkestad Jacob Kjøde jr. Reidulf Botn, Forskarforbundet Elin Øye Halkjelsvik, NTL Øyvind Hagen, Hovudverneombod Marit Aarsæther, Parat Gonnie Smit Stig Flåskjer Henriette Hafsaas Tsakos Leif Roar Strand Erling Sivertsen, Forskarforbundet Rolf Liaskar, NTL Torbjørn Frantsen Utdanningsforbundet Per Vassbotn, Parat Aud Folkestad har hatt leiarvervet i 2016, ho representerer arbeidsgivarsida. Høgskuledirektøren er fast representant i AMU, dei tre andre arbeidsgivarrepresentantane er utnemnt av høgskuledirektøren. Representantane frå arbeidstakarsida er utnemnt av tenestemannsorganisasjonane. Hovudverneombod er fast medlem av AMU i kraft av vervet sitt. Bedriftshelsetenesta ved Stamina Helse er fast representant i AMU, jf. AML 7-1. Personaldirektør Nina Garshol er observatør. HMS-rådgjevar Solbjørg Nossen Leite er sekretær for utvalet. 2. Møteaktivitet og saksmengd AMU har hatt fire møte. 28 vedtakssaker har vore behandla og 15 saker har vore orienteringssaker. 3. Behandla saker Dei mest sentrale sakene som var handsama i 2016: Vedtakssaker:

18 Godkjenning av HMS-årsrapport 2015 og HMS-handlingsplan 2016 Instruks for varsling vart godkjent i februar, og det vart orientert i leiarfora. Instruksen ligg i HMS-handboka Rutine for konflikthandtering vart evaluert, det er ikkje behov for å endre ordlyd, men det er behov for bevisstgjering Opplæring er planlagt i mars AKAN-opplæring for leiarar, verneombod, tillitsvalde og AMU vart gjennomført i november, 17 personar deltok. AMU tok initiativ til opplæringa som vart gjennomført av Hildegunn Sagvaag UIS, i samarbeid med fagmiljøet ved ASH. Tema var alkohol/rus i samband med arbeid HMS-dag 2016 vart gjennomført 19.januar, temaet var ARK, om lag 80 tilsette deltok. Planlegging av HMS-dag 2017 starta i februar, fagmiljøet ved seksjon for idrett og friluftsliv skal ha ansvar for det faglege innhaldet ARK har vore tema i tre av AMU-møta i AMU meiner at det har vore jobba grundig med implementering og gjennomføring av ARK i organisasjonen. Ny inndeling av verneområde vart vedtatt. Verneomboda er orienterte Evaluering Kaarstad-ombygging. Arbeidsutvalet har drøfta saka med høgskuledirektør, han er positiv til at prosjektet blir evaluert Retningslinjer for bruk av sosiale medium. Arbeidsutvalet følgjer opp i samband med revidering av etiske retningslinjer og teiepeliktskjema Sjukefråværsstatistikk, ny og meir oversiktleg statistikk er utarbeida Faste saker: - Status vernerundar: Vernerundar vart gjennomført etter vedtatt prosedyre og handsama innan frist - Rapport frå BHT: AMU får presentert handlingsplanar og rapportar frå BHT fortløpande - Sjukefråvær: Sjukefråværstala er stabile. Alle tilsette blir følgt opp etter interne retningslinjer Orienteringssaker: IA-målsetting HMS-målsetting Ombygging Kaarstad-huset ARK orienteringssak i høgskulestyret. Status medarbeidarsamtalar 4. Opplæring Det vart gitt tilbod om obligatorisk HMS-opplæring til nye AMU-medlemmer, vararepresentantantar, leiarar og verneombod, hausten 2016 i regi av Stamina Helse. Opplæringa vart av ulike årsaker utsett til mars 2017.

19 Arkiv: 254 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato HMS-ÅRSRAPPORT 2016OGHMS HANDLINGSPLAN 2017 Framleggtil vedtak Rapportanevart tatt til vitande. Vedlegg HMS-årsrapport2016 HMShandlingsplan2017 blir sendt ut før møte Bakgrunn HMS-årsrapport2016skalgje eit oversynover HMS-arbeidet som vert utført ved Høgskuleni Voldaog er sentral i den årlegegjennomgangenav HMS-systemet.Etter godkjenningi AMU blir rapporten og handlingsplanmed vedlegglagt fram for høgskulestyret.hmshandlingsplanblir utarbeidapå bakgrunnav HMS-gjennomgangen,resultat av kartleggingar og utarbeidamålsettingarog planar

20 HELSE, MILJØ OG SIKKERHEIT Årsrapport 2016

21 Innhald 1. Innleiing HMS ved Høgskulen i Volda Roller og ansvar Aktivitet i IA-arbeidet... 4 Risikovurdering... 5 Beredskap og informasjonssikkerheit... 5 Opplæring... 6 Kontinuerlig forbetring og oppfølging av rutine... 7 Vedlegg:

22 1. Innleiing HMS-rapporten skal gje eit oversyn over HMS-arbeidet som vert utført ved Høgskulen i Volda og er sentral i den årlege gjennomgangen av HMS-systemet. Rapporten skal nyttast til å gi samla informasjon til styret, AMU og samarbeidspartane våre på HMS-området. I tillegg vert rapporten ved førespurnad sendt til Arbeidstilsynet og eventuelle andre offentlege organ. Rapporten skal danne grunnlag for forslag til tiltak slik at myndigheitskrava, høgskulestyret sine forventningar og HMShandlingsplan vert fylgt opp. Rapporten beskriv HMS-status og gjennomførte aktivitetar i Den blir lagt fram for arbeidsmiljøutvalet (AMU) 17. februar for kommentarar, før den blir lagt fram for høgskulestyret i mars. Ved Høgskulen i Volda blir det arbeida målretta for gode system og strukturar for å ivareta HMSarbeidet i organisasjonen. Kontinuerlig forbetring og kvalitetssikring av HMS-arbeidet krev at innspel blir registrert og fylgt opp på rett nivå. HMS-årshjul vert utarbeida for å halde oversikt over planlagde og utførte aktivitetar og dannar viktig grunnlag for HMS-rapporten. Volda, 7.februar 2017 Solbjørg Leite HMS-rådgjevar 2

23 2. HMS ved Høgskulen i Volda Systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid inneber at arbeidsgivar skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerheit, jamfør Internkontrollforskrifta 5(4). HMS-målsettinga er eit resultat av innspel frå både arbeidsgivar og arbeidstakar sine representantar. HMS-målsettinga blir evaluert og revidert i samband med den årlege gjennomgangen av HMSsystemet som høgskuledirektør gjennomfører i samarbeid med personaldirektør, hovudverneombod og HMS-rådgjevar, vedlegg 1. I tillegg er Intensjonsavtalen om inkluderande arbeidsliv (IA) ein del av grunnlaget for det systematiske HMS-arbeidet, vedlegg 2. HMS-handboka ligg lett tilgjengelig for alle tilsette på «innsida», den inneheld overordna regelverk, interne HMS-rutinar og ansvarsforhold. HMS-handboka skal vere eit brukarvennleg og oppdatert oppslagsverk som skal hjelpe leiarar og tilsette i det daglege HMS-arbeidet. Handboka vert også nytta i samband med opplæring for leiarar og tilsette. I utarbeidinga av interne HMS-rutinar er medverknad sentralt. Både leiarar, tillitsvalde, verneombod og AMU er involverte i arbeidet med å justere rutinane. 3. Roller og ansvar Høgskuledirektøren har det overordna ansvaret for HMS-arbeidet ved HVO. Det er utnemnt ei sentral sikkerheitsgruppe ved HVO. Gruppa er samansett av hovudverneombod, personaldirektør (CSO), studiedirektør, leiar for Kontor for samfunnskontakt, dekan ved Avdeling for mediefag og HMS-rådgjevar (sekretær). Gruppa har følgjande mandat: - Syte for at planverk på HMS, beredskap og sikkerheitsområde er oppdatert og vert følgt opp Bidra til utvikling av sikkerheitskultur på relevante område Vere ansvarlege for/bidra til rapportering og sakshandsaming på relevante område Bidra til å avklare og forankre CSO si rolle i organisasjonen Det er også utnemnt ei IT/drift sikkerheitsgruppe. Informasjons-sikkerheits-gruppa består av: Høgskuledirektør, personaldirektør (CSO), IT-sjef, driftssjef og nettverksansvarleg IT (sekretær). Gruppa sitt arbeidsfelt er informasjonssikkerheit. Det omfattar alt frå sikring av data, straum, kjøling, backup, nettverk, bygg o.s.b. Ansvaret for det daglege systematiske helse-, miljø- og sikkerheitsarbeidet er eit leiaransvar på alle nivå, og arbeidstakar skal medverke. Alle leiarar får tilbod om HMS-opplæring («40-timars kurs») i regi av bedriftshelsetenesta. I tillegg gir personalkontoret tilbod om modulbasert internopplæring i aktuelle HMS-tema. Verneombodet si hovudoppgåve er å ta vare på arbeidstakarane sine interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. HVO har sju verneombod som har ansvar for kvar sine verneområde og eit hovudverneombod. Nynorsksenteret har utpeika eige verneombod i Ved AHL prøvar ein ut ei ordning der eitt verneombod skal dekke verneområdet, tidlegare har to personar delt vervet. Det er gjennomført to verneombodsmøte i regi av hovudverneombodet i Hovudverneombodet er representant for verneomboda i møte med administrasjonen og deltek i AMU på vegner av verneomboda. Hovudverneombodet er frikjøpt i 20 % stilling for å ivareta vervet 3

24 og deltek fast på møter med leiinga og hovedtillitsvalde. Hovudverneombodet deltok på arbeidsmiljøkongressen i Bergen, tre dagar. Arbeidsmiljøutvalet (AMU) ved Høgskulen i Volda skal verke for gjennomføring av eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø, delta i planlegginga av verne- og miljøarbeidet, og følgje med i utviklinga i saker som vedkjem sikkerheit, helse og velferd til medarbeidarane. Arbeidsmiljøutvalet har eit arbeidsutval som førebur saker før kvart AMU-møte. Arbeidsutvalet består av leiar for AMU, hovudverneombodet og HMS-rådgjevar, som er sekretær for utvalet. Det er utarbeidd eigen AMU-rapport for 2016, jf. vedlegg 3. Møteinnkalling og referat ligg tilgjengeleg for alle tilsette på «Innsida». AKAN-utvalet er ein del av AMU og skal vere ein pådrivar i det rusførebyggande arbeidet. Bedriftshelsetenesta (BHT): Handlingsplan 2016 vart utarbeidd av personaldirektør, hovudverneombod, HMS-rådgjevar og representant frå BHT. Planen vart godkjent av AMU i februar og vart etter avtale revidert i august. BHT har levert tenester til høgskulen etter avtale, jf. vedlegg X. 4. Aktivitet i 2016 IA-arbeidet Dei overordna måla i IA-avtalen er å førebygge og redusere sjukefråvær, legge til rette for personar med redusert funksjonsevne og redusere tidleg avgangsalder. På grunnlag av dei tre delmåla i IAavtalen er det fastsett eigne mål for IA-arbeidet tilpassa verksemda sine utfordringar. Måla er utarbeida i samråd med tillitsvalde, verneombod og leiinga. Delmål 1: Sjukefråvær Mål: Sjukefråværet skal vere under 4,0%. Tiltak: Leiarane har fått tilbod om rettleiing i regi av personalkontoret i samband med oppfølging av sjukmelde, fleire har nytta seg av dette. Bedriftshelsetenesta (BHT) blir nytta i sjukefråværssaker der det er ønske om å ha med ekstern aktør. I 2016 var det totale sjukefråværet 4,39% var det totale sjukefråværet 4,92%. Det blir utarbeidd kvartalsvis sjukefråværsstatistikk til kvar avdeling som leiarane kan bruke i samband med sjukefråværsoppfølginga. Arbeidsmiljøutvalet får ein oversikt over sjukefråværet i kvart møte, det er i år utarbeida statistikk som på ein enklare måte viser sjukefråværet. Delmål 2: Personar med redusert funksjonsevne Mål: Legge til rette for eigne tilsette som har redusert funksjonsevne. Ha god oppfølging av personar med redusert funksjonseven i praksis frå NAV eller Furene AS. Tiltak: Hensikta med oppfølgingsplan er å sikre god dialog mellom tilsett og leiar i sjukmeldingsperioden og tidleg planlegge tilrettelegging av arbeidet der det er aktuelt. Tilretteleggingstiltaka er t.d. reduksjon av arbeidsmengde for ein periode eller fysisk tilrettelegging. Tiltaka skal evaluerast undervegs, og avsluttast når sjukmeldingsperioden er slutt. Tilgangen på kontorutstyr er god. Alle som har behov for fysisk tilrettelegging av arbeidsplassen grunna muskel- og skjelettplager får, etter avtale med leiar, tilbod om arbeidsplassvurdering i regi av BHT. Totalt 36 individuelle arbeidsplassvurderingar har blitt gjennomført i Det vart brukt om lag kroner til fysisk tilrettelegging av arbeidsplassar i

25 Tilsette med behov for terminalbriller får økonomisk støtte etter regelverk, 28 personar fekk støtte, samla kostnader kroner. Fem personar har vore på arbeidsutprøving i regi av NAV eller Furene AS. Det blir utarbeida skriftlig avtale mellom tiltaksarrangør og aktuell avdeling, der målsettinga med tiltaket blir avklara. Delmål 3: Avgangsalder Mål: Legge til rette for tilsette som ønskjer å arbeide til oppnådd pensjonsalder. Tiltak: Seminar om pensjon. Om lag 30 personar deltok, tilbakemeldingane var at dette var nyttig og klargjerande. Tilsette som vurderer pensjonering i nær framtid fekk tilbod om individuell rådgiving, noko 11 personar nytta seg av. Behov for tilrettelegging grunna alder skal vere tema i den årlege medarbeidarsamtalen. Den tilsette seier opp eller søkjer delvis permisjon i samband med uttak av delpensjon. Personalkontoret gir råd ved behov. Ein person arbeider utover aldersgrensa på 70 år, etter vedtak i tilsetjingsorganet. Risikovurdering I følgje Internkontrollforskrifta 5(5) skal verksemda kartlegge farar, vurdere risiko og utarbeide tiltak. Risikovurderingane skal danne grunnlag for det praktiske HMS-arbeidet. Gjennomføring av risikovurdering er også eit krav frå Arbeidstilsynet. HVO har arbeida målretta og systematisk for å utvikle og heve kompetansen om risikovurdering i organisasjonen. I juli arrangerte den sentrale sikkerheitsgruppa workshop for leiarar og andre ressurspersonar. To konsekvensområder var prioritert: Pågåande livstruande vold, der målsetjinga var bevisstgjering, førebyggande tiltak og oppdatering av beredskapsplan/tiltakskort. Hendingar som kan skade HVO sitt omdømme var det andre prioriterte konsekvensområdet, og målsetjing her var var bevisstgjering og førebyggande tiltak. ROS-analysane vart følgt opp med informasjon til avdelingane ved HMS-rådgivar om tiltakskort 3 i beredskapsplan «Terror tilsikta ondsinna handling». Område og tiltak for å ivareta omdømme har vore drøfta i leiarmøte og ved Kontor for samfunnskontakt. Det fysiske arbeidsmiljøet blir kartlagt systematisk gjennom årlege, avdelingsvise vernerundar. Alle vernerundar og handlingsplanar vart gjennomført og handsama etter rutine og innan frist. Det psykososiale arbeidsmiljøet vart kartlagt og følgt opp ved hjelp av metoden ARK med tilhøyrande handlingsplanar sjå s.7. Beredskap og informasjonssikkerheit Beredskap Beredskapsplanarbeidet er ein del av det systematiske HMS-arbeidet ved Høgskulen i Volda. Sentral sikkerheitsgruppe er pådrivarar for arbeidet, gruppa har hatt åtte møte. 5

26 Tiltak i 2016: - - Planlegge og syte for gjennomføring av opplæringstiltak og seminar knytt til krise- og beredskap Ein representant frå sentral sikkerheitsgruppe og ein frå IT-sikkerheitsgruppe deltok på Kunnskapsdepartementet sin konferanse om samfunnssikkerheit og beredskap Sentral sikkerheitsgruppe har fått informasjon om varslingssystema frå Varsling24, CIM og Campus Alert. Det vart bestemt at HVO først prøver ut varsling i regi av eksisterande system SMS-varsling til alle tilsette vart gjennomført i mars HMS-rådgivar deltok på PLIVO kurs (Pågåande livstruande vald) i regi av Universitetet i Oslo Planlegging og gjennomføring av workshop med tema tiltakskorta «Terror tilsikta ondsinna handling» og «Omdømme». Målgruppe; administrative leiarar og representantar frå leiinga. Hensikt; auka bevisstgjering og kunnskap om ROS-analyse, praktisk øving. Krise- og beredskapsplan revidert ROS-analyse av fadderveka vart gjennomført i samarbeid med faddervekestyret Planlegge og evaluere krise- og beredskapsøving, det vart konkludert med at øvinga virka etter intensjon, tiltak som vart avdekka blir følgt opp Informasjonssikkerheit Tiltak i 2016: - Planlegge og gjennomføre opplæringstiltak knytt til informasjonssikkerheit - Gjennomført ROS-analyser på følgande system: o volda-vk.hivolda.no/nav.hivolda.no o Skype4B porter o Sikker digital post - 4 møte i sikkerheitsgruppa IT/drift, inkludert møte med Uninett si sikkerheitsgruppe - Nytt strømaggregat og sentral UPS (batteri) som sikrar strøm til begge serverroma i BK og SR - SILVER-sertifisering av begge dataroma, eit kvalitetstempel som stadfestar at HVO har fysisk infrastruktur i høve Uninett sine fagspesifikasjoner (UFS) Brann Ordninga med rømmingsansvarlege er i samråd med brannsjefen i Volda Brannvern avvikla. Branntryggleiken skal ivaretakast gjennom den ordinære reviderte instruksen. Leiar har ansvar for å vise rømingsvegar og naudutgangar i samband med at nye tilsette kjem til avdelinga. I tillegg blir informasjon gitt på nytilsettdagen. Brannklokkene har vore testa i alle bygg. Førstehjelp Hjartestartar er plassert i Idrettsbygget, Berte Kanutte-huset, Kaarstad-huset og Strøm. Opplæring - HMS-dag med presentasjon av ARK og korleis jobbe med resultat i einingane Førstehjelpsopplæring. 21 tilsette har delteke på kurs i hjerte- og lungeredning (HLR) og bruk av hjartestartar i regi av Volda Røde Kors Det vart gitt tilbod om obligatorisk HMS-opplæring, «40-timars-kurs» til nye leiarar og verneombod, totalt tre personar. Etter ynskje frå deltakarane vart kurset utsett til mars -17. Opplæring til leiarar om medarbeidarsamtalen som verktøy 6

27 Opplæring til tilsette om studentar og psykisk helse, opplæringa vart gitt i samarbeid med Volda Distriktspsykiatriske senter, studentrådgivar og studieveiledar Opplæring og gjennomføring av øving for tilsette som skal betene sentralbord ved krise Workshop der tema var tiltakskorta «Terror tilsikta ondsinna handling» og «Omdømme». Målgruppe; administrative leiarar og representantar frå leiinga. Hensikt; auka bevisstgjering og kunnskap om ROS-analyse, praktisk øving. Seminar om beredskap i samarbeid med Søre Sunnmøre politidistrikt i samband med studiestart. Målgruppe; sentral kriseleiing/-vara, dekanar, kontorsjefar og rådgjevarar på avdelinga. Seminaret tok utgangspunkt i tiltakskort 3, «Terror/tilsikta ondsinna handling» Informasjonsdag for nye tilsette Seminar om pensjon i regi av Statens pensjonskasse, målgruppe: tilsette over 58 år Tilbod til alle tilsette om å delta i e-læring om temaet IT-sikkerheit. Målsettinga var å auke bevisstheit og kunnskap i organisasjonen kring informasjonssikkerheit. Ekstern foredragshaldar frå Encripto heldt i tillegg kurs om temaet. Tiltaka vart gjennomført i oktober som var nasjonal sikkerheitsmånad, i samarbeid med Uninett og Norsis. Foredrag v/peder Sefland om informasjonssikkerhet på Forskningsdagane Seminar om rus i regi av AKAN-utvalet, målgruppe: leiarar, verneombod og tillitsvalde, tema: alkohol og arbeidsliv Krise- og beredskapsøving gjennomført 6.desember. Målgruppe: sentral kriseleiing, dekanar og sentralbord. Tema: Seksuell trakassering, etiske problemstillingar, tunnelulykke, dødsfall, sosiale medier, tap av omdømme. Kontinuerlig forbetring og oppfølging av rutine Avvik Det er utarbeida rutine for handtering av avvik og nesten-uhell. Rutinen blir i liten grad brukt, noko som blir følgt opp i samband med å forankre og å implementere arbeidet med internkontroll i organisasjonen. Organisasjonen ønskjer rutinar som fungerer godt for å kunne drive kontinuerlig forbetringsarbeid. Varsling Høgskulen i Volda er pålagt å legge til rette for varsling i verksemda, jf. arbeidsmiljølova 3-6. Instruks for varsling vart godkjent av AMU i februar. Leiarar har blitt informert om instruksen og har hatt ansvar for å informere sine tilsette. Det er lagt til rette for anonym varsling, dersom dette er naudsynt. Instruksen ligg tilgjengeleg i HMS-handboka. Psykososialt arbeidsmiljø Det psykososiale arbeidsmiljøet vart kartlagt ved bruk av metoden ARK (arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse) i november/desember Samla resultat for HVO vart presentert for alle tilsette 19.januar på HMS-dagen. Formøte der leiar, verneombod og prosessdrivarar deltok vart gjennomført i januar. Resultatet for dei ulike einingane vart presenterte av interne prosessdrivarar i perioden februar - medio mars 2017 etter avtalt regi. Alle einingane har utarbeida konkrete handlingsplanar med tiltak som er delt inn i forbetrings- og bevaringsområde. Tiltaka som er utarbeida har ulik form, nokre tiltak er lagt inn som ein del av det kontinuerlige arbeidet med arbeidsmiljø, medan nokre funn som til dømes oppleving av tidspress er vanskeleg å gjere noko med på instituttnivå. Leiar og verneombod har ei viktig rolle i å sjå til at det som ein har bestemt blir følgt opp eller formidla til rett instans. 7

28 HMS-rådgivar og eitt verneombod deltok på erfaringskonferansen for ARK i regi av NTNU, der HVO bidrog med presentasjon. Eit anna viktig verktøy for å kartlegge den enkelte sitt arbeidsmiljø og trivsel er medarbeidarsamtalen. Ein medarbeidarsamtale er ein årleg, planlagd og førebudd personleg samtale mellom leiar og medarbeidar. Alle leiarar fekk tilbod om opplæring i april i regi av Stamina bedriftshelseteneste, 14 leiarar deltok. Arbeidsmiljøutvalet fekk orientering frå personaldirektør om status medarbeidarsamtalar 2016 i møte 22.november. Ei avdeling har utsett samtalane til fyrste kvartal 2017 grunna ny dekan, eit kontor har utsett til fyrste kvartal grunna langtidssjukemelding. Dei andre avdelingane og kontora har gjennomført eller er i gang med å gjennomføre samtalane. Konflikthandtering Rutine for konflikthandtering vart evaluert av arbeidsgruppa som utarbeida rutinen, resultatet vart presentert for AMU, sak 22/16. Det vart etter råd frå arbeidsgruppa fatta vedtak om opplæring, der temaet er bevisstgjering. Målgruppa er leiarar, verneombod, tillitsvalde og AMU. Opplæring er planlagt 2.mars Vald og truslar Det er utarbeida eige tiltakskort i krise- og beredskapsplanen som omhandlar truslar og vald. Tiltakskortet vart revidert i samband med ROS-analysen, og informasjon vart gitt til tilsette i avdelingsmøte. Tre avdelingar har gjennomført informasjonsmøte med tiltakskortet som tema. Tilrettelegging for fysisk aktivitet Tilsette har høve til å bruke ein time i veka av arbeidstida til fysisk aktivitet, eit tilbod alle blir oppmoda om å nytte. Det er reservert fast tid i treningsrommet for tilsette ved HVO, dei som har behov for individuell opplæring i bruk av utstyret kan få tilbod om det. Det er tilbod om fotballtrening for tilsette på torsdagar. Symjehallen kan nyttast fritt dersom den ikkje er i bruk. Vernerunde Vernerunde er gjennomført i alle einingar etter gjeldande rutine og innan frist. Handlingsplanane er handsama av høgskuledirektør og tilbakemeldingar er gitt til leiarar og verneombod. Høgskuledirektør vil ta opp spørsmålet om kva ein skal gjere med saker som ikkje er vernerundesaker, men som likevel er problematiske, i administrativt leiarmøte og dekanmøte. Inneklima / støy Ventilasjonen i den eldre delen av Kaarstad-huset er utbetra. Det kan ta tid å finstille ventilasjonsanlegget. Alle tilsette som brukar bygget har fått e-post om å melde frå til drift dersom dei fortsatt opplever inneklimaproblem. I samband med vernerunde vart det meldt frå om inneklimaproblem i BK 157/158, kartlegging av inneklima er bestilt frå Stamina bedriftshelseteneste, og vil bli gjennomført i 1.kvartal -17. Det vart også meldt frå om inneklimaproblem i redaksjonslokala i samband med praksisperiodar, inneklimakartlegging blir gjennomført i neste praksisperiode, etter avtale med avdelinga. Sjenerande støy mellom kontora i Synnøve Riste-bygget. Støymåling er gjennomført. Tiltak er iverksett. Kjemisk helsefare Kjemikalie til bruk i undervisning er plassert i spesialrom som er låste, har ny ventilasjon og tilpassa innreiing. Undervisningslokala er oppussa og har fått ny ventilasjon og punktavsug. Arbeidet med å få 8

29 på plass kartotek- og databladsystem, vil bli prioritert hausten Mengda av kjemikalie er ikkje stor og det er relativt greitt å halde oversikt. 9

30 Vedlegg: HMS-målsetting IA-mål og handlingsplan 2016 Årsrapport frå AMU 2016 Årsrapport frå BHT HMS årshjul

31 Vedlegg 1 HMS-målsettinga vart revidert i samband med den årlege gjennomgangen av HMS-systemet I møtet deltok høgskuledirektør, personaldirektør, hovudverneombod og HMS-rådgjevar. HMS-målsetting for Høgskulen i Volda 2016 Høgskulen i Volda skal gjennom sin personalpolitikk medverke til eit høgt kompetansenivå og eit godt arbeidsmiljø for dei tilsette. Jf. Planar 2016 Høgskulen i Volda skal ha ein kultur som fremjar HMS HVO skal halde høgt verdiar som tillit, respekt, openheit og ærleg framferd. HVO skal vere ein inkluderande, kritisk og uavhengig institusjon, jf. Verdigrunnlag strategiplan. Leiarar skal fremje god informasjonsflyt og medverknad frå tilsette, verneombod og tillitsvalde, og ta opp arbeidsmiljøspørsmål i møte og samtalar. Tilsette skal følgje rutinar og retningsliner og rapportere risiko og avvik med sikte på at HVO skal vere ein lærande og utviklande organisasjon innan HMS. Høgskulen i Volda skal ha føremålstenlege system og verktøy for HMS-arbeidet Utvikling av eit godt og trygt arbeidsmiljø skal sikrast gjennom å integrere helse, miljø og sikkerheit i ordinær planlegging og oppfølging. Retningsliner, rutinar, prosedyrar og informasjon skal vere tilgjengelege, og tydeleg beskrive ansvarstilhøve og oppgåver. HMS-systemet skal legge til rette for å arbeide systematisk med forbetring av arbeidsmiljø, og redusere risiko for skader, ulukker og sjukefråvær. Tilsette ved Høgskulen i Volda skal ha tilstrekkeleg opplæring innan HMS HVO skal tilby tilpassa opplæring slik at den enkelte er kjend med aktuelle risikoforhold, førebygging og prosedyrar. Høgskulen i Volda og mål for tryggleik HVO skal gjennom organisasjonsstruktur og planverk ha god kompetanse som stettar krav til samfunnssikkerheit og beredskap, jf. planar Bygningar og uteområde skal tilfredstille aktuelle lovkrav og vere tilrettelagt i samsvar med universell utforming. Høgskulen i Volda skal etterleve gjeldande regelverk innanfor HMS. 11

32 Vedlegg 2 MÅL FOR IA-ARBEIDET VED HØGSKULEN I VOLDA 2016 Verksemda skal på grunnlag av dei tre delmåla i IA-avtalen fastsette eigne mål for IA-arbeidet tilpassa verksemda sine utfordringar. Måla skal utarbeidast i fellesskap av arbeidsgivar, tillitsvalde, verneombod og øvrige tilsette. Ved HVO er det valt representant frå dei tillitsvalde og hovudverneombodet som representerer dei tilsette. Delmåla er henta frå samarbeidsavtalen som vart signert og skal reviderast årleg. Verksemda skal så langt det er teneleg setje mål på alle tre delmåla. Delmål 1: Sjukefråvær Verksemda skal utarbeide aktivitetsmål for sjukefråværsarbeidet og setje resultatmål for sjukefråværsutviklinga. Mål for Høgskulen i Volda: I Planar 2016 for Høgskulen i Volda, godkjent i høgskulestyret , er det eit mål at sjukefråværet skal vere under 4,0 %. Alle tilsette skal følgast opp etter sjukefråværsreglane av (NAV). Tiltak Ansvar Systematisk opplæring av leiarar i sjukefråværsarbeid. Tilby opplæringsmodul der oppfølgingsplan er tema. Personalkontoret i samarbeid med NAV-arbeidslivssenter Gi støtte til leiarar i samband med oppfølging av sjukemelde. Leiar kontaktar personalkontoret ved behov for råd Bedriftshelseteneste: Leiar i samarbeid med personalkontoret Kalle inn BHT til dialogmøte der det er nødvendig. Bruke arbeidsplassvurdering som eit verktøy for tilrettelegging ved behov. Leiar bestiller hos BHT Utarbeide kvartalsvise statistikkar for sjukefråværet. Personalkontoret Bruke desse aktivt i samband med oppfølging og tilrettelegging. Leiarar AMU vurderer sjukefråværsstatistikkane fortløpande AMU Delmål 2: Personar med redusert funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor eigne arbeidstakarar med redusert arbeidsevne for å hindre fråfall frå arbeidslivet. b) Sette aktivitetsmål for korleis verksemda skal opne for personar som NAV har avklart og som har behov for utprøving av arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidslivet. 12

33 Mål for Høgskulen i Volda: Legge til rette for eigne tilsette som har redusert funksjonsevne. Ha god oppfølging av personar i praksis frå NAV/Furene med redusert funksjonsevne. Ta mot 4-5 personar frå NAV eller Furene AS i året. Tiltak Ansvar Bruke oppfølgingsplanen aktivt for å ivareta eigne tilsette som er sjukmelde/har redusert funksjonsevne. Tema i planlagt opplæringsmodul, jf. Pkt. 1. Leiarar evt. med hjelp frå personalkontoret Ved tilbakeføring til arbeid etter lengre fråvær skal fastlege, BHT eller NAV vere involvert. Oppfølgingsplan skal utarbeidast og evaluerast. Leiarar i samarbeid med personalkontoret Ha oversikt over tilsette som er under utprøving i regi av NAV/Furene. Personalkontoret i samarbeid med avdelingane Følgje intern rutine ved praksisopphald for personar frå NAV/Furene AS. Personalkontoret Delmål 3: Avgangsalder a) Sette aktivitetsmål for korleis verksemda kan stimulere eldre arbeidstakarar til å forlenge yrkeskarrieren. b) Ha eit livsfaseperspektiv som skal inngå som ein del av verksemda sin personalpolitikk og i det systematisk førebyggande arbeidet. Dei fleste tilsette arbeider til oppnådd pensjonsalder. Tiltak Ansvar Tilbod om seminar med informasjon frå SPK for tilsette over 58 år. Personalkontoret Oppmode tilsette om å kontakte NAV/SPK for ytterlegare informasjon om pensjon. Leiar / personalkontor Behov for tilrettelegging av arbeidet grunna alder skal vere tema i medarbeidarsamtalen. Dette er tema i planlagt opplæringsmodul om medarbeidarsamtale. Leiar Legge ut informasjon om pensjonsrutinar på innsida Personalkontoret 13

34 Måla gjeld for 2016 og skal evaluerast innan utgangen av desember. Volda, 29.januar 2016 Leiar.. Tillitsvald/tilsetterepresentant For nærare opplysningar og forklaringar sjå: Samarbeidsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv. Revidert versjon. Intensjonsavtale

35 Vedlegg 3 Årsrapport AMU sjå eiga sak 15

36 Vedlegg 4 Årsrapport BHT- sjå eiga sak AMU 16

37 Årshjul Vedlegg Januar Aktivitet HMS-dag/presentasjon ARK Gjennomgang av HMS-systemet Møte i arbeidsutvalet Revisjon IA-målsettting ARK tilbm.møter + Handlingspl. Februar Møte Sentral sikkerheitsgr. HMS-årsrapport og handlingsplan AMU-årsrapport AMU-møte Førstehjelpsopplæring ARK tilbm.møter + Handlingspl. Mars Førstehjelpsopplæring ARK tilbm.møter + Handlingspl. Møte Sentral sikkerheitsgr. April Øving/gj.gang sentral kriseleiing Opplæring medarbeidersamtale Møte Sentral sikkerheitsgr. Møte i arbeidsutvalet Mai Oppl. Studentar og psykisk helse Møte Sentral sikkerheitsgr. AMU-møte Opplæring telefonstab krise Juni Brann - opplæring rømmingsansv. Møte Sentral sikkerheitsgr. Work-shop ROS-analysar Øving telefonstab krise Juli Revisjon beredskapsplan Gj.gang ROS-analysar August Halvårsevaluering BHT plan Samarbeidsseminar beredskap Opplæring sjukefråværsoppf. Informasjonsdag nytilsette September Møte Sentral sikkerheitsgr. Seminar i regi av SPK, 58+ Informasjon tiltakskort 3 ASH Oktober November Gjennomgang av HMS-handbok leiarar Møte i arbeidsutvalet Informasjon tiltakskort 3 AKF AMU-møte Vernerundar - VR VR, handsaming av rapportar Frist 19.jan. 26.jan. 29.jan. 29.jan. I gang 8.feb. 16.feb. 16.feb. 16.feb. 16.feb. 01.mar. 10.mar. 15.mar. 11.apr. 13.apr. 14.apr. 02.mai 12.mai. 15.mai. 24.mai. 26.mai. Ansvarleg AMU-leiar Høgskuledir. / perskont, HovudVO. AMU-leiar, hovudvomb., HMS-rådg. Høgsk.dir, pers.dir, TV og HMS-rådg Leiarar i samarbm. Prosessdrivarar Volda Røde Kors Leiarar i samarbm. Prosessdrivarar Volda Røde Kors Leiarar i samarbm. Prosessdrivarar Sentral sikkerheitsgruppe/politi BHT i samarbeid med pers.kontor AMU-leiar Sentral sikkerheitsgr. Sentral sikkerheitsgr. AMU-leiar, hovudvomb., HMS-rådg. Sentral sikkerheitsgr./kfs HMS-rådgjevar / Volda kommune 17.jun. 21.jun. 11.aug. 15.aug. 26.aug. 20.sep. 20.sep. Leiarar HVO Sentral sikkerheitsgr./kfs Personalkontoret Sentral sikkerheitsgr. Og leiing Pers.dir, HMS-rådg, HovudVO Sentral sikkerheitsgruppe Pers.kontor Personalkontoret Merknader Går ut I gang Personalkontoret Personalkontoret HMS-rådgivar / personalkontoret AMU-leiar, hovudvomb., HMS-rådg. Personalkontoret 05.okt AMU-leiar 31.okt. Persdir, driftssjef, HVO og HMS-rådg Høgskuledir. 17

38 Desember Informasjon tiltakskort 3 AMF AKAN-opplæring leiarar HMS-opplæring "40-timars kurs" Møte i arbeidsutvalet AMU-møte Evaluering ARK Øving for sentral kriseleiing Evaluering ARK presentere for høgsk.styret Evaluering beredskapsøving Utarbeide årsplan BHT 8.nov. 6.des. AMU Stamina AMU-leiar, hovudvomb., HMS-rådg. AMU-leiar HMS-rådg. i samarb, m AMU Sentral sikkerheitsgruppe 8.des. 15.des. 15.des. HMS-rådgivar Sentral sikkerheitsgruppe Personaldir,HMS-rådg, HovudVO, BHT 22.nov. 18 Utsett til 17

39 Arkiv: 254 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato RAPPORT FRÅBHT Framleggtil vedtak Rapportanevart tatt til vitande. Vedlegg BHT årsrapport2016 BHT handlingsplan2017 Bakgrunn BHT har levert tenester som avtalt i 2016.Handlingsplaner utarbeidapå bakgrunnav kartleggingargjennomførti 2016 og med utganspunkti HMS-mål for

40 Bedriftsnavn: Stamina/NIMI Årsrapport for 2016 for Høgskulen i Volda RAPPORT FRÅ STAMINA HELSE Distribuert til Solbjørg Nossen Leite, HMS-rådgivar Utarbeidd av Gunhild Øksne, kundeansvarleg og HMS-rådgivar Kvalitetssikra av Ragnhild Garshol, seniorrådgjevar psykososialt arbeidsmiljø Sendt over til kunde: 27. januar 2017 Stamina Helse // Stålhaugen 1// NO-6065 ULSTEINVIK // staminagroup.no

41 1. Innleiing Årsrapporten er ei oppsummering av dei tenestene Stamina Helse har levert til kunden i løpet av Tenesta skal dekkje verksemda sine behov for HMS-oppfølging og bistand i høve til Arbeidsmiljølovas 3-3, Forskrift om organisering, leiing og medverknad kapittel 13, og Forskrift om systematisk HMS-arbeid 5. Rapportar etter utførte oppdrag er sendt over til kunden fortløpande. 2. Rådgivarar frå Stamina Helse Kundeansvarlege i 2016 har vore Hennie Anett Viseth fram til 1.9, deretter Gunhild Øksne. Andre rådgjevarar som har levert oppdrag til Høgskulen i Volda er: Britt Helen Ertesvåg Rognstad, bedriftsfysioterapeut Øystein Habostad, bedriftslege Ragnhild Garshol, seniorrådgjevar psykososialt arbeidsmiljø Ann Margrit Grønningsæther, seniorrådgjevar psykososialt arbeidsmiljø Therese L. Holen, helsesekretær Tove Reitan, rådgjevar psykososialt arbeidsmiljø 3. Aktivitetsoversikt for 2016 Tabell 1 syner leverte tenester frå til Tenestekategori / Teneste Jan Feb 01 Sjukefråværsarbeid 3 3,5 03 Systematisk HMS arbeid 3 04 Arbeidshelse 05 Ergonomi 06 Psykososialt arbeidsmiljø Mar Mai Jun 2,5 10 1,5 Okt 1,5 0, ,5 1 3,5 Jul Aug Sep 1 0,5 11 Apr Nov 1,5 Des 5,0 5,5 4,5 25,5 8,8 1 1,0 0,5 25 7,5 9,5 9,5 20, ,5 35, Undervisning og kurs Totalt ,5 5 18, ,5 6, , ,5 44,9 07 Fysisk, kjemisk og biologisk am. 08 Rus/avhengighet % av totalt 4 14, ,5 6,5 4,5 13,5 6,5 33, Sum timer ,7 13 4, , Tabellen syner timar levert innanfor abonementsdelen til Høgskulen i Volda. På nokre tenester, t.d. kurs, er det avtalt ein pris som blir trekt frå det førehandsbetalte beløpet (det er omrekna til timar). Forbruket gjennom året har blitt rapportert, jamfør avtalen. Stamina Helse // Stålhaugen 1// NO-6065 ULSTEINVIK // staminagroup.no SIDE 2

42 Diagram 1. syner oversikt over leverte tenester i timar for 2015 og 2016, innanfor kvart tenesteområde Tabell 2. Syner avtalte og gjennomførte aktivitetar i 2016, med utgangspunkt i handlingsplanen for 2016 Tenesteområde Avtalt aktivitet Systematisk HMS-arbeid Handlingsplanmøte Planleggingsmøte med HMT-ansvarleg, leiing og VO Oppfølging/ Oppfølgingsmøte juni, statusmøte halvårsevaluering Deltaking AMU/utval 4 møter HMS kartlegging Årsrapport Anna Deltaking på vernerundar etter behov Innan 1.2 Diverse tilrettelegging av tenester/anna Stamina Helse // Stålhaugen 1// NO-6065 ULSTEINVIK // staminagroup.no Gjennomført aktivitet Gjennomført for 2017 Gjennomført 11.8 Deltatt 16.2, 24.5, 5.10 og Sendt 1.2 SIDE 3

43 Tenesteområde Avtalt aktivitet Psykososialt/organisatorisk Arbeidsmiljøkartlegging Gjennomgang av resultata etter HVO si interne arbeidsmiljøundersøking, ARK. Stamina deltek. Rådgjeving HVO gjennomfører kartlegging ved hjelp av ARK. Stamina Helse skal bistå i oppfølginga ved behov. Rådgjeving Kurs/undervisning Ergonomi Tilrettelegging Arbeidsplassvurderingar arbeidsplass Undervisning Ergonomiundervisning Fysisk, kjemisk, biologisk arbeidsmiljø og inneklima Kartlegging/ Ev målingar ved behov Måling Arbeidshelseoppfølging Helsekontroll AHU skal gjennomførast i arbeidshelse Ingen lovpålagte for tur i Arbeidsmedisinsk Ved behov poliklinikk (AMP) Livsstil Avhengigheit/AKAN Sjukefråvær Individoppfølging/ dialogmøte Gjennomført aktivitet Har delteke i prosessen Oppfølging etter ARK. Deltatt i arbeidsmiljøprosjekt i tre ulike einingar. Metode: Arbeidsmiljøprosess med gruppesamlingar leia av Stamina. Målsetting: utvikling av arbeidsmiljø. Gjennomført tre samlingar i kvar eining, tema etter bestilling. Rådgjeving etter bestilling Avklaringssamtale: 2 stk 19.1: Deltatt på HMS dag 13:4: Gjennomført kurset «Medarbeidersamtalen» for leiarar Gjennomført 36 arbeidsplassvurderingar Gjennomført 4. mai AMP: 5 stk Ved behov 8.11: Deltatt på AKAN-opplæring Med lege Dialogmøter: 3 stk Støttesamtale: 4 stk Rådgjeving etter avtale Stamina Helse // Stålhaugen 1// NO-6065 ULSTEINVIK // staminagroup.no SIDE 4

44 4. Måloppnåing og samarbeidet i 2016 Dei avtalte oppdraga frå handlingsplanen 2016 vart i stror grad gjennomført som planlagt. Dei områda det har vore mest samarbeid om i 2016 har vore ergonomi og psykososialt/organisatorisk arbeidsmiljø. Stamina Helse har opplevd eit særs godt samarbeid med Høgskulen i Stamina Helse opplever at Høgskulen er ein kunde som har høg HMS-kompetanse. Kunden har høg grad av «bestillarkompetanse», noko som gjer det enklare for Stamina og levere formålstenlege leveransar, og produkt som står til forventningane. 5. Tilrådingar for 2017 Stamina Helse ønskjer å medverke til at de når dei måla de set dykk for HMS-arbeidet. Vi ønskjer at de skal oppleve ein best mogleg effekt, og god utnytting av dei rammene som ligg til grunn i avtalen, og at tiltaka som blir gjennomførte er målretta. Dette ønskjer vi å vektleggje også i komande periode. For mål og aktivitet for 2017 viser vi til handlingsplanen for Avslutning På vegne av Stamina Helse takkar vi for samarbeidet i året som gjekk, og ser frem til eit godt, helsefremjande og konstruktivt samarbeid i Referansar Arbeidsmiljølovas 3-3 Forskrift om organisering, leiing og medverknad kapittel 13 Forskrift om systematisk HMS-arbeid (internkontrollforskrifta) 5 Stamina Helse // Stålhaugen 1// NO-6065 ULSTEINVIK // staminagroup.no SIDE 5

45

46

47

48

49

50 Arkiv: 214 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato SJUKEFRÅVÆR Framleggtil vedtak AMU tek orienteringatil vitande Bakgrunn Oversikt sjukefråvær HVO avdelingsvis pr år (lege - og eigenmeldt) - tal i % Avdeling: AHL ASH AMF AKF FADM HVOtotalt* År: ,08 2,27 2,57 2,09 5,01 3, ,46 3,00 5,13 3,95 6,72 4, ,95 3,99 3,95 4,16 6,74 4, ,00 *Tal i HVOtotalt er henta ut på heile året. Pågrunn av etterregistrering av fråvær er fråværsprosentennoko høgareenn summenav det avdelingsvisefråværet. 1

51 Sjukefråvær HVO eigen- og legemeldt 8,00 7,00 6,00 AHL 5,00 ASH AMF 4,00 AKF 3,00 FADM HVO totalt* 2,00 1,00 0, Oversikt sjukefråvær HVO totalt pr. kvartal pr. år. (lege- og eigenmeldt) - tal i % Kvartal: 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Totalt År: ,38 6,11 4,88 0 2,78 4,78 3,94 0 2,93 3,84 3,29 0 4,18 4,35 5,21 0 3,57 4,77 4,33 0,00 2

52 Arkiv: 254 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato RETNIN GSLINJERFORSOSIALEMEDIUM Framleggtil vedtak AMU ber om at Kontor for samfunnskontakt(kfs) følgjer opp sakai sambandmed revisjon av HVOsine interne retningslinjer. Bakgrunn Oppfølgingsak27/16. Arbeidsutvalethar bedt KFSom å undersøkekva retningslinjerandre institusjonari sektorenhar. Der ligg ikkje mykje ute på nettsidene,men dei visertil UIO. -ansatte/arbeidsstotte/profil/sosiale -medier/varsom/ KFSfinn det naturlegå ta med temaet ved revisjonav dei interne retningslinjenetil HVO. 1

53 Arkiv: 032 Arkivsaknr.: Arkivsak-dok. Sakshandsamar: SolbjørgNossenLeite Saksframlegg Utval ArbeidsmiljøutvaletAMU Utvalsaksnr. Møtedato OMBYGGI NGKAARSTAD - EVALUERING AV PROSJE KT Framleggtil vedtak Skrivinn forslagtil vedtak Vedlegg Evalueringgjennomførtav arbeidsutvalet Bakgrunn Oppfølgingav sak26/16. Arbeidsutvaletdrøfta sakamed høgskuledirektørog det vart bestemt at arbeidsutvaletsamanmed representantfrå drift skullegjennomføreei kartlegging.gruppakontakta fagmiljøet ved AHL som har kunnskapom metode, og fekk råd om å bruke intervju som metode. Det vart bestemt at aktuelle avdelingarskulleplukke ut 2-3 personarsom er brukararav lokalatil intervju. Spørsmål a til intervju vart utforma av arbeidsutvaletog Margrete Apelseth,drift, 9.januar.HMS-rådgivargjennomførteintervju med åtte personari perioden veke2 og 4. Hensiktamed evalueringaer å lære av erfaringarfor å etableregoderutine i høveneste store prosjekt. 1

54 Oppsummering Intervju gjennomført veke 2, systematisert av arbeidsutvalet Brukarmedverknad: - Sprikande svar, arbeidsutvalet tolkar dette som svært ulike forventingar til å medverke i prosjektet Informasjonsflyt: - Sprikande svar Tilfeldig korleis, kva tid og kven som har gitt informasjon Vurdering av sluttresultat: - - Bygget var ikkje ferdigstilt då det vart tatt i bruk. Mangla bla vanndispensar, kaffitraktar, pauseromsfasilitetar, rutine for fjerning av utstyr frå kantina(kanner, muggar ol) (2) Miljøfaktoren for studentar er ikkje heilt på plass, eks pauseplassar/sittegruppe(2) Har tatt lang tid å få ting på plass, mykje er fortsatt lagra. Flyttinga har medført ekstra arbeid for nokre Inneklimaproblem i starten, betre no, men ikkje optimal. E-post om tilbakemelding dersom inneklima ikkje er bra kom seint Trekk frå ventilasjonskanal langs vegg. Sjenerande susing/støy frå ventilasjonsanlegg Manglande solskjerming (5) Synd at sjela til bygget ikkje er ivaretatt, kulturminne. Utsmykkinga bør ivareta det historiske Resultatet blir bra når utsmykking og pausefasilitetar er på plass Trangt i nokre undervisningsrom Undervisningsromma har blitt svært bra, lyse, gode ergonomiske og tekniske løysingar, betre inneklima(2) Undervisningsromma er sett opp etter gammalt klasseromsoppsett, burde involvert fagfolk, noko som kunne bidratt til meir framtidsretta resultat. Behov for meir fleksible løysingar, eks. portable tavler, både digitale og gammeldagse, bord og stolar som lett kan flyttast Manglande tavleplass i enkelte rom, smarttavler og «gammeldagse» Klasserom er ikkje tilgjengeleg etter kl 16. Kvifor? Manglar lett tilgjengelege straumpunkt, eks. Kaarstad 204 Drift burde gitt informasjon til brukarane om ppm målarane som er montert Drift er raske til å utbetre manglar Har fått på plass ekstra avsug i naturfag lab. Utstyrsrom for friluftsliv fungerer bra Til neste gong: - Må vente med å starte undervisning til alle fasilitetar er på plass, både for tilsette og studentar(2)

55 - Bør sende ut informasjon om status, om kva som er ferdig / forventa tidspunkt for ferdigstilling i samband med oppstart Drift bør vere synlege og stikke innom klassene for å sjekke status, spesielt i innkøyringsfasen Referansegrupper og brukargrupper må vere representativt og konstruktivt samansett Fagpersonar må med i heile prosessen, heilt inntil byggeleiar og arkitekt, for å sikre gode og praktiske løysingar. Systematisk medverknad Dialogen må vere god begge veger gjennom heil prosessen Statsbygg sentralt bør vere meir lyttande til brukarane Behov for å utarbeida kommunikasjonsplan Behov for tydleg prosjektleiar med mynde og ansvar for organisering