MØTEPROTOKOLL Arbeidsmiljøutvalet

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Arbeidsmiljøutvalet Dato: kl. 8:30-10:30 Stad: Høgskulebygget, Veten 3085 Arkivsak: 14/00822 Desse møtte: Møtande varamedlemmar: Forfall: Andre: Sekretær: Inger Auestad, Wenche Fjørtoft, Ingebjørg Vikesland, Tone Skjerdal, Unni Margrethe Uren Aasen Ingen Eva Marie Halvorsen, Åse Løkeland (1. vara) Anders Otto Plassen Bedriftshelse1 Liv Synnøve Bøyum SAKSKART Side ssaker 8/15 14/ Godkjenning av innkalling og sakliste /15 14/ Godkjenning av protokoll frå møte /15 14/ Aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF /15 14/ AMU - innhald og arbeidsform 2 12/15 14/ Orienteringssaker amu møtet 28. mai /15 14/ Sjukefråvær i HiSF pr. 1. kvartal 2015 legemeldt og eigenmeldt 4 Stad, Inger Auestad møteleiar 1

2 8/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet /15 Framlegg til vedtak: Innkalling og sakliste vert godkjent Møtebehandling Inger Auestad meldte inn sak under ymse om opplæring for nye leiarar som tek til i ny åremålsperiode frå Innkalling og sakliste med innmeld sak under ymse vert godkjent. 9/15 Godkjenning av protokoll frå møte Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet /15 Framlegg til vedtak: Møteprotokoll frå møte vert godkjent. Møteprotokoll frå møte vert godkjent 10/15 Aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet /15 Framlegg til vedtak: AMU godkjenner aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF AMU godkjenner aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF med dei endringane som kom fram i møtet. 2

3 11/15 AMU - innhald og arbeidsform Behandlet av Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet /15 Framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak Møtebehandling Det vart i møte lagt opp til ein diskusjon om korleis AMU kan og bør arbeide. I forkant av møte vart det henta inn erfaringar frå andre verksemder i regionen om deira arbeid i AMU. På bakgrunn av diskusjon i møtet og erfaringar AMU medlemmane har etter denne perioden i AMU, ber AMU om at følgjande punkt vert teke omsyn til i neste periode: Opplæring: Sikre at alle nye AMU-medlemmer får nødvendig opplæring, m.a. i lovverket og dei ulike rollene i HMS arbeidet. AMU-møta: Starte kvart møte med informasjon frå hovudverneombodet (HVO) Halde AMU møta på dei ulike verneområda, gjerne etterfølgt av synfaring ved verneombod for verneområdet. Halde det eine av dei fire AMU-møta saman med verneomboda, gjerne juni-møtet der vernerunde er eit av tema. Saker i AMU: Når det gjeld saker som skal handsamast i AMU, kan ein i større grad utfordre leiargruppa og verneomboda til å komme med innspel til saker. Elles seier Arbeidsmiljølova 7-2 (2) kva saker AMU skal behandle. Oppfølging av AMU-saker: AMU-referatet vert lagt fram på leiarmøta. Involvere medlemmane i større grad, slik at sekretæren har fleire å samarbeide med i oppfølgingsarbeidet. Oppnemning av arbeidsgrupper i konkrete saker har vi hatt positiv erfaring med. Statusrapport på AMU-saker i kvart amu-møte. 3

4 12/15 Orienteringssaker amu møtet 28. mai 2015 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet /15 Møtebehandling Informasjon frå hovudverneombodet (HVO) Ingebjørg Vikesland: Hovudverneombodet har faste møte med verneomboda, førre møte var Vernerunde i HiSF: ASF, AHF, AIN og Fellesadministrasjonen har gjennomført vernerunde. ALI har ikkje gjennomført vernerunden. Verneombodet har vore mykje vekke og ALI leiinga har derfor ikkje funne fått avsett tid til dette. Det er nokre saker kjem oppatt og som vert definert som ikkje er råd å gjere noko me. HVO spør om det kan det gjerast noko med desse sakene, dette gjeld spesielt Stadionbygget; lytt mellom kontora, behov for utvendig solskjerming og luftkvaliteten på klasseromma. HVO ber om at alle verneombod vert kalla inn til dei avdelingsvise ID møta. Verneomboda for AIN, ASF, AHF og Fellesadministrasjonen vert kalla inn til desse møte, medan verneomboda på ALI har ikkje vorte ikkje kalla inn til ID møte på avdelinga. HVO har fått meldt inn dårleg akustikk i pausearealet i 2. et. Høgskulebygget. HVO har teke dette opp med drift. Å få eit system for innmelding av saker, vil lette ansvarsfordelinga til spesielt driftsoppgåver. It jobbar med eit system som truleg er oppe og går til semesterstart. HVO stiller spørsmål om ressurstildelinga til HVO/verneombodet er tilstrekkeleg. Det bør og vurderast om 40 timar til HMS opplæring skal komme til tillegg til allereie avsett tidsressurs. Frå leiinga ved Wenche Fjørtoft: Det er tilsett ny reinhaldsleiar som tek til i august Bedriftshelse1 ved Anders Otto Plassen: Oppgåver som AMU tok opp på førre møte, og som BHT skule følgje opp, har ikkje vorte følgt opp fordi han ikkje har fått kontakt med verken AHF eller reinhaldsleiar. Oppfølging av desse sakene vert utsett til etter sommaren. AMU tek orienteringane til vitande. 4

5 13/15 Sjukefråvær i HiSF pr. 1. kvartal 2015 legemeldt og eigenmeldt Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet /15 Framlegg til vedtak: AMU tek sjukefråværstala pr. 1. kvartal 2015 til vitande Møtebehandling Bedriftshelse1 etterspør om HiSF kan hente ut sjukefråværet fordelt på korttid og langtidsfråvær. Tiltak i oppfølging av sjukefråværet er lettare å definere dersom ein veit omfanget av kortids- og langtidsfråværet. Sekretær for AMU undersøker om tal for kortids- og langtidssjukefråvær kan hentast ut i SAP. AMU tek sjukefråværstala pr. 1. kvartal 2015 til vitande. 14/15 AMU - Ymse Behandla av Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet /15 Leiaropplæring AMU etterspør oversikt over innhaldet i opplæringa for den nye leiargruppa som tek til AMU ber om at arbeidet med leiaropplæring vert prioritert, og lagt fram for gjennomsyn for m.a. dei tillitsvalde Møteplan for AMU haust 2015: Torsdag 17. september kl Torsdag 26. november kl

6 Aktivitetsplan for IA -arbeidet ved HiSF (godkjend av AMU AMU sak 10/2015) Innhald 1. Innleiing 2. Oversikt over aktivitetar og tiltak som er etablert i HiSF og som inngår som del av IAarbeidet 3. Mål for det generelle IA arbeidet i HiSF 4. Delmål 1 Redusere sjukefråværet 5. Delmål 2 Hindre fråfall og auke sysselsettinga av personar med nedsett arbeidsevne 6. Delmål 3 Auke den gjennomsnittlege avgangsalderen 7. Planar / retningslinjer/ rutinar/ velferdsgode som er innarbeidd i HiSF organisasjonen og som kan bidra til å skape eit godt arbeidsmiljø, inkluderande arbeidsliv og helsefremjande arbeidsplass 1. Innleiing HiSF har vore IA (inkluderande arbeidsliv)- verksemd sidan Vi har signert ny «Samarbeidsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv», som byggjer «Intensjonsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv 4. mars desember 2018 (IA-avtalen). Det overordna målet for IA-avtalen er å betre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, førebygge og redusere sjukefråværet og hindre utstøyting og fråfall frå arbeidslivet. IA-avtalen har tre delmål på nasjonalt nivå: 1. Reduksjon i sjukefråværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal i Dette inneber at sjukefråværet på nasjonalt nivå ikkje skal overstige 5,6 prosent. 2. Hindre fråfall og auke sysselsetting av personar med nedsett funksjonsevne. 3. Yrkesaktiviteten etter fylte 50 år skal forlengjast med seks månader. Med det er det meint ein auke samanlikna med 2009 i gjennomsnittleg periode med yrkesaktivitet (for personar over 50 år). Samarbeidsavtalen for erstattar tidlegare samarbeidsavtalar. HiSF skal på grunnlag av dei nasjonale delmåla fastsetje eigne mål for IA-arbeidet. Desse måla skal arbeidsgjevar, tillitsvalde og verneombod utarbeide i fellesskap. Aktivitetsplanen skal evaluerast i siste AMU-møte

7 2. Oversikt over aktivitetar og tiltak som er etablert i HiSF og som inngår som del av IA-arbeidet Aktivitetar med mål om å skape eit godt arbeidsmiljø Aktivitet/tiltak Målgruppe Ansvar Frist / tidsrom Ein gong pr år 1 Vernerunde personalansvar (vårsemester) 2 Ergonomikartlegging / arbeidsplassvurdering Alle nytilsette Bedriftshelse1 Kontinuerleg 3 Helsekonsultasjon - helse og arbeidsmiljø Bedriftshelse1 Kvart 3. år, neste gong er i Medarbeidarsamtale/ utviklingssamtale personalansvar Årleg 5 Mottak av nytilsette i tråd med «Retningslinjer for mottak av nytilsette» Nytilsette Møteplassar for medbestemmelse, dialog og samarbeid personalansvar Når nytilsette tek til i HiSF Aktivitet /tiltak Målgruppe Ansvar Frist/tidsrom 1 IDF (informasjon, drøfting og forhandling) møte Tillitsvalde og leiarar jf. tilpasningsavtalen for HiSF Leiinga på institusjonsnivå Ein gong i månaden ID (informasjons og drøfting) møte Personalmøte HMS-grunnkurs (40 timar) Felles opplæring 6 Opplæring av nye leiarar og tillitsvalde Tillitsvalde og leiarar jf. Tilpasningsavtalen for HiSF Verneombod, AMU, leiarar, Tillitsvalde, hovudverneombod og leiarane Tillitsvalde Hovudverneombod Leiarar 3. Mål for det generelle IA arbeidet i HiSF Leiinga på avdelingsnivå Leiinga på avdelingane / seksjonane Bedriftshelse1 Rektor Rektor Ein gong i månaden To-tre gonger pr semester Ved behov / oppstart av nye åremålsperiodar I tråd med oppsett møteplan (desember) Ved ny åremålsperiode 7

8 Aktivitet/tiltak Målgruppe Ansvar Frist 1 Arrangere to møte pr år der IA er tema. Leiarforum (leiarar som har Rektor, seksjon for personal, NAV- Haust og personalansvar) Arbeidslivssenter vår 2 Informasjon om IA arbeid på avdelingsvise personalmøte. Tilsette på avdelingane Avdelingane v/leiar i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter og Seksjon for personal Årleg og når endringar i reglane 3 Oppdatert og tilgjengeleg informasjon om IA-arbeidet på HiSF sine nettsider Seksjon for personal Kontinuerleg 4 ARK Arbeidsmiljø- og klimaundersøking verktøy som er utvikla for universitetsog høgskulesektoren Rektor i samarbeid med Seksjon for personal Oppstart haust

9 4. Delmål 1 Redusere sjukefråværet Målsetjing for 2015: Det samla sjukefråværet for HiSF skal ikkje overstige 4,2 %, jf. Rapport og planar Opplæring om tilrettelegging og oppfølging av sjukmelde. 2. Levere sjukefråværsstatistikk til avdelingane pr. kvartal. 3. Presenter sjukefråværstala på avdelingsvise ID (informasjons og drøftings) møta. Dersom sjukefråværet er meir enn 4,2 %, går avdelinga gjennom og analyserer fråværet. 4. HMS som fast sak på møta i leiargruppa og dei avdelingsvise leiarmøta 5. Treningsopplegg for grupper og eller personar med høgt sjukefråvær 6. Trening i samarbeid med idrettsstudentar i Aktivitet/tiltak Målgruppe Ansvar Frist 1. Seksjon for personal i samarbeid med NAVarbeidslivssenter i HiSF personalansvar Avdelingsleiingane Avdelingsleiinga og tillitsvalde Leiarane Utvalde grupper Tilsette som står i fare for å bli sjukmelde vert prioritert, elles; alle tilsette Seksjon for personal personalansvar og Plasstillitsvalde Rektor Dekan Viserektor Direktør personalansvar, i samarbeid med seksjon for personal Tilbod om trening vert sendt ut frå institutt for idrett 7. Utarbeide brosjyre om kven gjer kva når arbeidstakar vert sjukmeld Seksjon for personal 8. Hovudverneombod i Utarbeide tilbod om trivsels- og samarbeid med helsefremjande tiltak E-post til alle tilsette, med t.d. hms råd (nyhende e-post) 1 time trening i arbeidstida Når nye leiarar tek til Kvart kvartal Kvart kvartal Kontinuerleg Kvar haust 1.oktober 2015 Seksjon for personal Haust 2015 Personaldirektør i samarbeid med AMU Kvar og ein i saman med kollegaer Første veka i januar - kvart år Kontinuerleg 9

10 5. Delmål 2 Hindre fråfall og auke sysselsettinga av personar med nedsett arbeidsevne Aktivitet/tiltak Målgruppe Ansvar Frist 1. Informerer om AKAN og ta i bruk AKAN verktøya (som t.d. Balance og dialogverkstad). personalansvar Årleg 2. Utarbeide oversikt over tilsette med redusert funksjonsevne og som vert lagt fram for AMU. 3. Tett oppfølging av tilsette som er sjukmelde utover eitt år, jf. retningslinjer for oppfølging. 4. Utarbeide og konkretisere arbeidsområde som høver for utprøving av arbeidsevne for personar som står utanfor arbeidslivet. Leiargruppa Sjukmeld arbeidstakar Dei som står utanfor arbeidslivet Seksjon for personal AMU personalansvar, Seksjon for personal Seksjon for personal i samarbeid med NAV Kvartår pr. 1. okt. Kontinuer leg 6. Delmål 3 Auke den gjennomsnittlege avgangsalderen Aktivitet/tiltak Målgruppe Ansvar Frist 1. Aldersframskriving: Utarbeide alderssamansettinga i HiSF om 5 og 10 år og deretter fastsetje ev. tiltak. AMU og leiargruppa Seksjon for personal 1.okt Planar / retningslinjer/ rutinar/ velferdsgode som er innarbeidd i HiSF og som kan bidra til å skape eit godt arbeidsmiljø, inkluderande arbeidsliv og helsefremjande arbeidsplass Rutinar for oppfølging av sjukmeld arbeidstakar Akan retningslinjer Retningslinjer for konflikthandtering Seniorpolitisk plan Etiske retningslinjer Fleksibel arbeidstid Permisjonsreglement Tilpasningsavtale Inntil ein1 time trening i arbeidstida Seniorpolitiske tiltak; - Inntil to timar trening i arbeidstida for tilsette over 60 år - 8 dagar tenestefri m lønn for tilsette over 62 år 10