Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF

Transkript

1 Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 13/2007 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF 2007 Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 Rapport 13/2007 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2006 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 3/2006 Kvalitet i skolen. Resultater, undervisning og ledelse ved Groruddalen skole 4/2006 Offentlige anskaffelser konkurranse - elementet i kjøpsprosessen 5/2006 Analyse av pleie- og omsorgstjenester med bruk av KOSTRA 6/2006 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport /2006 Bevaring av kunst i Oslo kommune 8/2006 Økonomistyring i Friluftsetaten, Kultur- og idrettsetaten og Park og Idrett Oslo KF 9/2006 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 10/2006 IKT-basert overvåkingssystem Oslo Havn KF 11/2006 Sykefravær i PRO-sektoren oppfølgingsundersøkelse 12/2006 Er nøkkeltall i KOSTRA fra de nye bydelene pålitelige? 13/2006 Bydelsbarnevernet i Oslo kommune 14/2006 Generelle IT-kontroller i Utdanningsetaten 15/2006 Langsiktig kapitalforvaltning av Boligbygg Oslo KFs eiendomsmasse i kjølvannet av eiendomsreformen 16/2006 Granskingsrapport. Undervisningsbygg Oslo KF 17/2006 Granskingsrapport. Anskaffelser i forbindelse med sikkerhetsoppgraderingen av Munchmuseet 18/2006 Beredskap i Oslo kommune 19/2006 Prioriteringer av lederoppgaver i grunnskolen 20/2006 Offentlige anskaffelser konkurranseeksponering og direktekjøp 21/2006 Brukerorientering overfor ikke-vestlige innvandrere i helsestasjonstjenesten 22/2006 Kontroll og oppfølging av tilskudd til kollektivtrafikk 23/2006 Psykisk helsearbeid bruk av individuelle planer i to bydeler 24/2006 Psykisk helsearbeid styringsinformasjon 25/2006 Tilgangskontroller i Gerica 26/2006 IKT i grunnskolen (Oppfølging av rapport 17/2005) 27/2006 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF 28/2006 Virksomhetslederes lønn, reiseregninger og bilgodtgjørelse 1/2007 Oppfølgingsundersøkelse Undervisningsbygg Oslo KF 2/2007 Kontroller i og rundt det elektroniske bestillings- og fakturasystemet i Oslo kommune 3/2007 Intern kontroll i og rundt IT-systemer Samlerapport /2007 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 5/2007 Bydelenes bruk av korttidsplasser 6/2007 Økonomisk forvaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger 7/2007 Bydelenes behandling av søknad om fast plass i sykehjem 8/2007 Tildelding av spillemidler til idrettsanlegg 9/2007 Skolefritidsordningen i Oslo kommune - status for tilbudet 10/2007 Saksbehandling døgnovernattingssteder For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se,

3 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF Kommunerevisjonen 1

4 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/ Kommunerevisjonen

5 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF Innhold Hovedbudskap... 5 Sammendrag Innledning Bakgrunn Formål og problemstillinger Revisjonskriterier Metoder, utvalg og gjennomføring Avgrensninger Utvalgte anskaffelser Konkurranse Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anskaffelsesprotokoll Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Dokumentasjon Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Arbeidsdeling og attestasjoner Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Varemottak kontroll av utført arbeid dokumentasjon Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Generelle retningslinjer Interne fullmakter fullmaktsmatrise Revisjonkriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Kostnadsoverslag budsjett Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Ledelsens stikkprøvekontroller Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anskaffelseskomité Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Sluttrapporter Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Mottatte tilbakemeldinger til foreløpig rapport Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner pr hovedproblemstilling Anbefalinger...25 Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra Oslo Havn KF Kommunerevisjonen 3

6 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/ Kommunerevisjonen

7 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF Hovedbudskap Kommunerevisjonens gjennomgang viste at Oslo Havn KF i de fleste tilfellene vi kontrollerte hadde tilstrebet konkurranse for anskaffelsene og at anskaffelsesprosessen var godt dokumentert. Det foreligger enkelte unntak som er beskrevet i rapporten. Oslo Havn KF har videre etablert rutiner for budsjettering og oppfølging av prosjekter, deltakelse i anskaffelseskomité og avleggelse av sluttregnskap. Vi mener at foretaket har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere at det utføres kontroller av mottatte varer og utførte tjenester og når det gjelder bestilling, oppfølging og dokumentasjon av tilleggsarbeider. Foretaket bør også gjennomføre stikkprøvekontroller av utvalgte anskaffelser i tråd med kommunens retningslinjer, og utarbeide en skriftlig fullmaktsmatrise. Enkelte av prosjektene fremstår med store avvik fra etablerte rutiner. Dette skyldes hovedsakelig følgefeil. Sammendrag Denne undersøkelsen fokuserer på interne kontrollrutiner knyttet til anskaffelsesprosessen, og er ikke en kontroll av overholdelse av de konkrete bestemmelsene i anskaffelsesregelverket. Dette innebærer blant annet at der det foreligger dokumentasjon for at anskaffelsen har vært gjenstand for konkurranse, har vi ikke gått nærmere inn i de konkrete vurderingene ved valg av leverandør. Kommunerevisjonen valgte ut 10 anskaffelser over kroner med påløpte utgifter i perioden og fire anskaffelser foretatt i 2007 på mindre beløp under kroner for å se på hele prosessen. I tillegg vurderte vi kun håndteringen av tilleggsarbeider for to anskaffelser, og inngåelse av to nye avtaler hvor utlysning er foretatt i 2007 i forhold til nytt anskaffelsesregelverk. Vi har konkludert med at det for 13 av 16 anskaffelser forelå dokumentasjon for at Oslo Havn KF har hatt konkurranse om oppdragene. For tre anskaffelser var det ikke dokumentert konkurranse. Det er ifølge foretaket ulike årsaker til dette. Gjennomgangen viste videre at anskaffelsesprosessen var godt dokumentert, og at Oslo Havn KF har etablert rutiner for budsjettering og oppfølging av prosjekter, deltakelse i anskaffelseskomité og avleggelse av sluttregnskap. Når det gjelder dokumentasjon av at arbeider/varer er kontrollert for utførelse/ varemottak, og bestilling og oppfølging av tilleggsarbeider, mener vi at foretaket har forbedringspotensial. Videre foretar HAV (Oslo Havn KF) heller ikke stikkprøvekontroller i tråd med kommunens anbefalinger. Vi har også merket oss en anskaffelse der HAV på bakgrunn av styrets involvering i ett konkret prosjekt har handlet i strid med anbefaling fra anskaffelseskomiteen. Basert på våre funn ved gjennomgangen vil Kommunerevisjonen gi følgende anbefalinger: Stikkprøvekontroller av utvalgte anskaffelser må etableres i tråd med kommunens retningslinjer. Det må utarbeides en skriftlig fullmaktsmatrise i tråd med kommunens retningslinjer for Intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelsesprosessen. Det bør vurderes å sette beløpsgrenser for fullmaktene. Spesielt gjelder dette tilleggsarbeider hvor det pr. i dag ikke foreligger beløpsgrenser for når prosjektleder kan rekvirere tillegg. Felles rutine for dokumentasjon av varemottak bør etableres ved bruk av kommentarfeltet i Agresso. Det ble i juni 2007 sendt ut et internt skriv fra økonomi i HAV hvor dette stilles som et krav i foretaket, og det bør følges opp at dette overholdes. Vi anbefaler at det foretas særskilt kontroll når det meldes inn stedfortredere slik at en bestiller ikke er stedfortreder for en godkjenner på en slik måte at vedkommende fremstår både som bestiller og godkjenner i Agresso på samme faktura. Felles rutine for tilleggsarbeider bør etableres. For eksempel ved at man alltid benytter skjema for endringsmeldinger som er utarbeidet av Oslo Havn KF, og at skjemaene alltid attesteres av bemyndiget person i foretaket i forkant av at arbeidene utføres. Tilleggsarbeidene bør også vurderes i forhold til anskaffelsesregelverket, dvs. om det dreier seg om tillegg til eksisterende kontrakt, eller om dette er arbeider som bør være gjenstand for ny konkurranse. Det er en fordel at slike vurderinger foreligger skriftlig. Foretaket bør vurdere om det er nødvendig å innskjerpe rutinene for å unngå at anskaffelser gjøres uten konkurranse i henhold til regelverket jf. de avvik som er funnet ved denne gjennomgangen. Ved gjennomgangen merket vi oss en anskaffelse der HAV, i etterkant av styrets involvering i ett konkret prosjekt, handlet i strid med anbefaling fra anskaffelseskomiteen og interne administrative utredninger i Kommunerevisjonen 5

8 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/2007 HAV som blant annet anførte at vedståelsesfristen hadde utløpt og at det måtte gjennomføres en ny konkurranse. Foretaket bør i ettertid se på om denne saken burde vært håndtert annerledes for å unngå lignende tilfeller i fremtiden. Det rapporteres pr. i dag ikke særskilt på det som fremstår som tilleggsarbeider i forhold til kontrakt. Oslo Havn KF synes å ha til dels store tillegg på enkelte typer av arbeider, og det bør vurderes om det vil gi bedre informasjon om man splitter utførte arbeider i kontraktsarbeider og tilleggsarbeider ved utarbeidelse av sluttrapportene. 6 Kommunerevisjonen

9 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Regelverket stiller krav til gjennomføringen av offentlige anskaffelser. I tillegg har Oslo kommune vedtatt egne retningslinjer som omfatter anskaffelser og investeringsprosjekter i kommunen. Oslo Havn KF har også utarbeidet virksomhetsspesifikke retningslinjer for anskaffelser som vedlikeholdes og ajourføres av innkjøpsseksjonen. Kommunerevisjonens gjennomgang er behandlet i møte i kontrollutvalget 24. januar 2007 sak Forvaltningsrevisjonsplan for første halvår for 2007, der det ble vedtatt at Kommunerevisjonen skulle foreta en gjennomgang av rutiner knyttet til anskaffelser i Oslo Havn KF. Kommunerevisjonen sendte oppstartsbrev for prosjektet til foretaket , sak Formål og problemstillinger Kommunerevisjonens hovedmålsetting med gjennomgangen har vært å undersøke om et utvalg anskaffelser har vært basert på konkurranse og om anskaffelsesprosessen var dokumentert i henhold til gjeldende regelverk. Videre har vi undersøkt om Oslo kommunes generelle regler for anskaffelser har blitt fulgt for utvalgte områder. Vi har ved vår gjennomgang av den enkelte anskaffelse fokusert på følgende: Om anskaffelsen er tilstrekkelig dokumentert, herunder om det foreligger underliggende dokumentasjon eller henvisning til slik dokumentasjon. Om anskaffelsene har vært gjenstand for konkurranse, ved kunngjøring der dette er påkrevd eller annen dokumentasjon som viser at flere leverandører har blitt forespurt i forkant av anskaffelsen. Om det er ført anskaffelsesprotokoll, herunder at valg av leverandør og prosessen som sådan er beskrevet, og at det foreligger nødvendige underskrifter. Om det er inngått kontrakt eller avtale, om denne er skriftlig, og om medgåtte utgifter knyttet til avtalen er innenfor rammen av det som er avtalt. I den grad det er påløpt utgifter utover kontrakten, har vi sett på hvordan dette er dokumentert og vurdert internt, og om det fremgår at man har tatt stilling til om dette gjelder ordinære tilleggsarbeider, eller om anskaffelsen eventuelt bør lyses ut på nytt. Om det er dokumentert arbeidsdeling i anskaffelsesprosessen, fortrinnsvis ved kontroll av attestasjoner i Agresso, og ved attestasjoner i anskaffelsesprotokoll og øvrig dokumentasjon. Om kontroll av varemottak/utførelse av arbeidet er dokumentert. Når det gjelder kommunens rutiner og retningslinjer har vi kartlagt Om det budsjetteres pr. prosjekt i henhold til økonomireglementet, og om det foretas prosjektoppfølging. Om det foretas stikkprøver i henhold til Agresso brukerhåndbok, om kontrollene er dokumentert, og om det er foretatt korrektive tiltak. Om det foreligger interne retningslinjer for hvilke kontroller som skal foretas i forkant av første- og andrelinjekontroller i Agresso, og om ajourført fullmaktsmatrise foreligger. Om det er utarbeidet en rutine for sluttrapporter. Om anskaffelseskomité benyttes i tråd med regelverket. 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene som har vært relevante for undersøkelsen er utledet fra bestemmelsene i: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 Forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 Forskrift om offentlige anskaffelser av 07. april 2006 nr. 402 (gjelder fra 2007) Byrådets rundskriv 22/2006 Avleggelse av sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter Byrådets rundskriv 6/2007 Intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelsesprosessen Byrådet rundskriv 8/2007 Ny forskrift om offentlige anskaffelser samt endringer i Oslo kommunes regelverk om ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen mv Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen Bokføringsloven og bokføringsforskriften Oslo kommunes økonomireglement for 2007, herunder budsjettfullmakter for kommunale foretak Kommunerevisjonen 7

10 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/2007 Brukerhåndbok for Agresso punkt C.3.4 Virksomhetsleders stikkprøvekontroll Interne retningsliner for anskaffelser i Oslo Havn KF Nærmere omtale av revisjonskriteriene fremgår innledningsvis i punktene 2 og 3 i rapporten. 1.4 Metoder, utvalg og gjennomføring Undersøkelsen er basert på gjennomgang av anskaffelsesdokumenter som anskaffelses-protokoller med vedlegg, avtaler og kontrakter, og samtaler med aktuelle ledere i foretaket, saksbehandlere for prosjektene og medarbeidere i regnskaps- og innkjøpsseksjonen. I tillegg har vi sett på inngående fakturaer med vedlegg og posteringer i regnskapet. Gjennomgangen har videre tatt utgangspunkt i et utvalg av Oslo Havns anskaffelser, og våre konklusjoner er basert på dette utvalget. Vi har valgt ut 10 anskaffelser på beløp over kroner med posterte utgifter i perioden , fire mindre anskaffelser i 2007 på beløp under kroner og to nyere anskaffelser hvor selve utlysning ble foretatt først i Disse anskaffelsene følger av tabell 1 nedenfor. Tabell 1: Utvalgte anskaffelser Anskaffelse beskrivelse Leverandør Påløpte utgifter pr. mai 2007 Regnskapsført år Kongshavn fylling Veidekke AS Reguleringsplan Sydhavna Asplan Viak AS Revierkaia byggeledelse Prosjekt-og teknologiledelse RTG terminal Kranor AS Entreprenør-kaiutb. Kneppeskjær Skanska Norge AS Informasjon Nucleus AS Entreprenør-kaiutb. Revierkaia NCC Constructions AS ISPS-gjerder- Vippetangen Rosings Industrier AS Prosjektering-Revierkaia Olav Olsen AS Risikoanalyse Nordic Crisis Management Brannsentral Siemens AS Snørydding (rammeavtale 2 år) Maskinell Snøservice AS Komptaktlaster H&H Maskin AS Mottorreparasjon Diesel Teknikk AS Estetisk veileder Niels Torp Arkitekter Utlysning Maritim kulturminneplan Norsk institutt for kulturminneforskning Utlysning I tillegg har vi sett på håndteringen av endringsmeldinger for to anskaffelser; Konsulentbistand utfylling av Sjursøybukta/ Norges geotekniske institutt og Entreprenørarbeider Revierhavna/ Agro Anleggsgartnerservice AS. 1.5 Avgrensninger Anskaffelsesregelverket Gjennomgangen omfatter ikke en kontroll opp mot de konkrete bestemmelsene i regelverket om offentlige anskaffelser. Dette innebærer blant annet at der det foreligger dokumentasjon for at anskaffelsen har vært gjenstand for konkurranse, har vi ikke gått nærmere inn i de konkrete vurderingene ved valg av leverandør. Vi har således ikke vurdert om det beste tilbudet ble valgt basert på tildelingskriteriene. Vi har videre kontrollert om det er ført anskaffelsesprotokoll for anskaffelsen, herunder at valg av leverandør og prosessen som sådan er beskrevet, og at det foreligger nødvendige underskrifter. Vi har ikke vurdert prosessen i forhold til om man har benyttet de riktige bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser som grunnlag. Budsjettering og oppfølging av prosjekter Vi har mottatt dokumentasjon som viser budsjettering og oppfølging av prosjekter, men vi har ikke gått inn i dokumentasjonen for å vurdere om denne har vært tilfredsstillende i forhold til de faktiske regnskapsførte tall og interne budsjettvedtak på prosjektnivå. 8 Kommunerevisjonen

11 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF 2. Utvalgte anskaffelser 2.1 Konkurranse Revisjonskriterier Regelverket for offentlige anskaffelser stiller som hovedregel krav om konkurranse for oppdragene, jf anskaffelsesloven 5. Kontaktes bare én leverandør, svekkes også priskonkurransen, og man risikerer å betale for mye for en vare eller tjeneste. Alle anskaffelser over kroner skal i utgangspunktet kunngjøres jf. anskaffelsesforskriften 2-1. Ny forskrift om offentlig anskaffelser var gjeldende fra 2007, men også det tidligere regelverket om offentlige anskaffelser hadde konkurranse som ett av de grunnleggende prinsippene. Etter nye innkjøpsregler er det for øvrig krav om å dokumentere konkurranse for anskaffelser på anslått verdi over kroner. Endringer i regelverket fra 2007 har ikke direkte betydning for vurderingen vi har gjort av om konkurranse har funnet sted for de utvalgte anskaffelsene i denne undersøkelsen. Foretakets rutine HAV har utarbeidet en egen rutine for anskaffelsesprosessen hvor det er presisert at konkurranse alltid skal benyttes for oppdrag mellom og kroner. Rutinen er ajourført som følge av ny forskrift om offentlige anskaffelser som trådte i kraft fra og med Det skal sendes skriftlig forespørsel til aktuelle leverandører, og mottatte tilbud sendes innkjøp som forestår selve bestillingen av anskaffelsen. I anskaffelsesprotokollen skal det foretas en vurdering av tilbudene med begrunnelse for valg av leverandør. Når det gjelder anskaffelser på anslått beløp over kroner følges de ordinære bestemmelsene i anskaffelsesreglementet om utlysning og kommunens bestemmelser. Avhengig av anslått utgift på anskaffelsen foretas kunngjøring i Doffin, TED og Oslo kommunes anskaffelsesportal. I forkant av kunngjøringen blir det utarbeidet et konkurransegrunnlag. I en del tilfeller vil konkurransegrunnlaget være basert på forarbeider som gjøres i et tverrfaglig anskaffelsesteam i foretaket, men det skrives ikke møtereferater som dokumenterer dette arbeidet. Vurderinger av kvalifikasjoner og tildelingskriterier og begrunnelse for valg av leverandør fremgår etter gjeldende bestemmelser av anskaffelsesprotokollen Faktabeskrivelse Tabell 2 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til konkurranse. Tabell 2: Håndtering med hensyn til kunngjøring/konkurranse Leverandør/ prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologiledelse/byggeledelse Revierkaia 1) Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon 2) NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral 3) Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Niels Torp Arkitekter Estetisk Veileder Sydhavna Norsk Institutt for kulturminneforskning Maritim Kulturminneplan Håndtering med hensyn til konkurranse/ kunngjøring dokumentasjon Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Direktekjøp benyttet samme leverandør som for Sydhavna trinn 1 Kunngjort konkurranse Direktekjøp kontaktet 3 leverandører først etter at vesentlige deler av arbeidene var utført Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Direktekjøp kontaktet én leverandør Kunngjort konkurranse Direktekjøp, forespørsel hos 3 leverandører Direktekjøp, forespørsel hos 3 leverandører Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Kommunerevisjonen 9

12 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/2007 Tabell 2 viser at anskaffelsene i 13 av 16 tilfeller var basert på konkurranse, dvs. ved utlysning eller ved at flere leverandører var kontaktet for anskaffelser under kroner Revisjonens vurderinger I tre tilfeller er det ikke dokumentert konkurranse om oppdragene. HAV har gitt følgende forklaring til avvik fra etablert rutine: 1) Prosjekt- og teknologiledelse AS/byggeledelse Revierkaia: HAV benyttet samme leverandør og priser som for byggeledelse for Sydhavna trinn 1 av tids- og kapasitetsmessige årsaker, dvs. det ble ikke gjennomført ny konkurranse. 2) Nucleus AS Informasjon: HAV har opplyst at foretaket ikke kontaktet flere leverandører da omfanget av anskaffelsen på opprinnelig tidspunkt ble vurdert som meget begrenset. Etter hvert utviklet prosjektet seg slik at omfanget ble større, og i januar 2007 kontaktet HAV 3 leverandører med forespørsel om tilbud. Det innkom da tre tilbud, og Nucleus AS ble valgt. Prosjektet viser at det har medgått utgifter på til sammen kr , hvorav ca kroner var påløpt ved utgangen av ) Siemens AS: Det ble ikke innhentet tilbud fra flere leverandører da man ifølge HAV vurderte anskaffelsen til å være på beløp under kroner. Utført arbeid ble fakturert med kr Etter vår vurdering burde disse tre anskaffelsene vært basert på konkurranse Konklusjon Tabell 3 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om de undersøkte anskaffelsene har vært kunngjort i samsvar med regelverket og om anskaffelsene har vært gjenstand for konkurranse. Tabell 3: Konklusjon kunngjøring/konkurranse Leverandør/prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologi-ledelse/bygge-ledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Niels Torp Arkitekter Estetisk Veileder Sydhavna Norsk Institutt for kulturminneforskning Maritim Kulturminneplan Konklusjon Avvik Avvik Avvik Som tabellen viser er det tre av anskaffelsene hvor det ikke er dokumentert at det har vært konkurranse om oppdragene. To av disse anskaffelsene er ikke kunngjort i tråd med regelverket, og det er ikke dokumentert konkurranse om oppdragene. Den siste anskaffelsen er av beløpsmessig verdi under kroner slik at kunngjøring i Doffin ikke kreves, men her har det heller ikke vært konkurranse da bare én leverandør ble kontaktet i henhold til foretakets opplysninger. 2.2 Anskaffelsesprotokoll Revisjonskriterier Ny anskaffelsesforskrift gjeldende fra 1. januar 2007 stiller krav om føring av anskaffelsesprotokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksklusive mva., mens Oslo kommune har stilt krav om protokollføring av anskaffelser med kontraktsverdi over kroner eksklusive mva. jf. Oslo kommunes regelverk 10 Kommunerevisjonen

13 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen, punkt Tidligere anskaffelsesregelverk hadde ikke krav om anskaffelsesprotokoll for direkte kjøp. Foretakets rutiner Oslo Havn KF har innarbeidet gjeldende endringer i sitt interne regelverk for anskaffelser, der det nå fremgår at alle anskaffelser over kroner skal protokollføres. Det er gitt melding internt til alle saksbehandlerne om at beløpsgrensen for føring av anskaffelsesprotokoll har blitt endret og hva som skal dokumenteres. Alle i foretaket skal benytte standard maler for anskaffelsesprotokoll som i varetar anskaffelsesreglementet og Oslo kommunes dokumentasjonskrav, og alle protokoller oppbevares i original versjon i sentralt arkiv. Det er også gitt retningslinjer for hvem som skal undertegne protokollene. Anskaffelser over 1 million kroner skal godkjennes av havnedirektøren Faktabeskrivelse Tabell 4 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til anskaffelsesprotokoll. Tabell 4: Håndtering med hensyn til anskaffelsesprotokoll Leverandør/prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologiledelse/byggeledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Niels Torp Arkitekter Estetisk Veileder Sydhavna Norsk Institutt for kulturminneforskning Maritim Kulturminneplan Håndtering med hensyn til anskaffelsesprotokoll dokumentasjon Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll er ikke utarbeidet Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll er ikke utarbeidet (før arbeidene i det vesentligste er utført) Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll er ikke utarbeidet Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Protokoll med begrunnelser og underskrifter Anskaffelsesprotokoll manglet for tre av de 16 utvalgte anskaffelsene jf. tabell 4, dvs. i de tilfeller der det heller ikke forelå dokumentasjon for konkurranse Revisjonens vurderinger. Vår vurdering er at det skulle vært utarbeidet anskaffelsesprotokoller for de tre anskaffelsene der slik protokoll ikke forelå. For de øvrige anskaffelsene inneholdt protokollene etter vår mening tilfredsstillende dokumentasjon og nødvendige underskrifter Konklusjon Tabell 5 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om det er ført anskaffelsesprotokoll for de undersøkte anskaffelsene, om begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, og om protokollen er underskrevet i tråd med foretakets rutiner. Kommunerevisjonen 11

14 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/2007 Tabell 5: Konklusjon anskaffelsesprotokoll Leverandør/ prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia ) Prosjekt- og teknologi-ledelse/bygge-ledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Niels Torp Arkitekter Estetisk Veileder Sydhavna Norsk Institutt for kulturminneforskning Maritim Kulturminneplan Konklusjon Avvik Avvik Avvik Som tabell 5 viser har vi konkludert med at det forelå utfylte og undertegnede anskaffelsesprotokoller for 13 av 16 anskaffelser. 2.3 Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Revisjonskriterier I Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen (ikrafttredelse ) fremgår det av punkt at kontrakter og bestillinger skal være skriftlige. Ifølge Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester punkt 7.1 og 7.3 skal pålegg om endringer være skriftlige, og tjenesteyteren har ikke rett til å foreta endringer uten oppdragsgiverens skriftlige samtykke. Tilsvarende bestemmelser fremgår av Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av konsulentoppdrag punkt 8.1. og 8.3. Etter gjeldende anskaffelsesregelverk er det en viss adgang til å endre inngåtte kontrakter uten at dette medfører at anskaffelsesforskriftens regler kommer til anvendelse, så lenge dette ikke dreier seg om vesentlige endringer. Foretakets rutine Oslo havn har i sitt interne bestillingssystem lagt opp til at alle bestillinger, også tilleggsarbeid, skal gjøres gjennom dette systemet. Det gis automatisk et bestillingsnummer i systemet som også skal oppgis på leverandørens faktura. Det er bare innkjøpsseksjonen som kan bestille hos leverandør for de bestillinger som gjøres gjennom systemet. For øvrig følges kommunens regler om kontrakter og skriftlige avtaler. Når det gjelder tilleggsarbeider foreligger en mal for endringsskjema som er utarbeidet av foretaket, men denne brukes i varierende grad. Foretakets standardskjema benyttes eksempelvis ikke der ekstern byggeleder har egne endringsskjemaer. HAV har etter det vi har fått opplyst, ikke fastsatt noen beløpsgrense for prosjektleders bestilling av endringsarbeider, og det er heller ikke påkrevd at tilleggsarbeider skal gå via foretakets bestillingssystem der byggeleder/leverandør har egne endringsskjemaer Faktabeskrivelse Tabell 6 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider. 12 Kommunerevisjonen

15 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF Tabell 6: Håndtering med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Leverandør/prosjekt Skanska Norge AS/Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologiledelse/byggeledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/ Kongshavn fylling 1) Nucleus AS/informasjon NCC Construction/Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/RTG terminal Rosing Industrier AS/ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/Brannsentral Nordic Crisis Management AS/risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Niels Torp Arkitekter Estetisk Veileder Sydhavna Norsk Institutt for kulturminneforskning Maritim Kulturminneplan Håndtering med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Kontrakt foreligger. Kontrakt foreligger. Tilleggsarbeider på 91,4% av kontraktsverdien pr. april Endringsmeldinger for tilleggsarbeider er ikke fremlagt. Benyttet kontrakten for en annen anskaffelse foretatt av HAV på et tidligere tidspunkt (Sydhavna trinn 1). Kontrakt foreligger. Tilleggsfakturaer utgjør 28,5% av bokførte avdragsnotaer pr. mai 2005 korrigert for feilfakturering. Godkjente endringsmeldinger foreligger, men 3 av disse var godkjent etter at arbeidene var utført. Kontrakt er først utarbeidet etter at det vesentligste av arbeidene er utført. Kontrakt foreligger, men er inngått etter vedståelsesfristen. Tilleggsarbeider utgjør ca. 54% av total kontraktsverdi. Kontrakt foreligger, men er inngått etter vedståelsesfristen. Tilleggsarbeider utgjør ca. 25% av kontraktsverdien. Kontrakt foreligger. Kontrakt foreligger. Kontrakt foreligger. Tilbud og bestilling foreligger. Kontrakt foreligger. Avtale foreligger. HAV har mottatt tilbud, men har i ettertid ikke funnet skriftlig bestilling eller avtale. Kontrakt foreligger. Ny anskaffelse. Kontrakt var ifølge HAV under utarbeidelse. 1) HAV har handlet i strid med anbefaling fra anskaffelseskomiteen (som mente at vedståelsesfristen var overskredet, og at valgt leverandør hadde blitt tilskrevet om at de ikke hadde nådd opp i konkurransen og ikke ville gå videre). Gjennomgang av kun tilleggsarbeider for utvalgte anskaffelser Gjennomgang av håndteringen når det gjelder endringsmeldinger for Konsulentbistand utfylling av Sjursøybukta/ Norges geotekniske institutt og Entreprenørarbeider-Revierhavna-Agro Anleggsgartnerservice AS viste at det forelå endringsmeldinger for tilleggsarbeidene og at arbeidene var beskrevet i dokumentene. For øvrig merket vi oss at det forelå endringsmeldinger som ikke var undertegnet av HAV for ett av prosjektene. Leverandørenes skjemaer for tilleggsarbeider ble benyttet, og ikke HAVs standard skjema Revisjonens vurderinger I alle unntatt fire tilfeller forelå enten skiftlig bestilling, kontrakt eller skriftlig avtale på kontrolltidspunktet. For én av anskaffelsene som var utlyst i 2007 hadde foretaket nylig valgt leverandør, og kontrakt var under utarbeidelse. For en mindre anskaffelse under kr fant HAV ikke noen avtale, og heller ingen bestilling. Dette er ikke i samsvar med HAVs interne rutiner. For de øvrige avvikene var det én anskaffelse hvor foretaket hadde lagt til grunn en allerede eksisterende kontrakt med samme leverandør på et annet prosjekt, og i det siste tilfellet var innhenting av tilbud og kontrakt foretatt etter at store deler av arbeidene allerede var gjennomført. I enkelte tilfeller forelå ikke dokumentasjon for at HAV hadde godkjent bestillingene på tilleggsarbeid før arbeidet var utført. Vi fant også eksempel på at tilleggsarbeider var utført uten at disse var dokumentert ved endringsmeldinger. I flere tilfeller utgjorde tilleggsarbeidene en vesentlig del av arbeidet utover kontraktsverdien, eksempelvis prosjektering Revierkaia/ Dr.Techn. Olav Olsen der tilleggsarbeider utgjorde 91,4% av kontraktsverdien og Revierkaia utbygging/ NCC Constructions AS med ca. 54% Konklusjon Tabell 7 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om det foreliger skriftlig kontrakt/avtale for anskaffelsen, om medgåtte utgifter knyttet til avtalen er innenfor det som er avtalt, om det er vesentlige tilleggsarbeider, og om tilleggsarbeider er dokumentert med endringsmeldinger. Kommunerevisjonen 13

16 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/2007 Tabell 7: Konklusjon skriftlig kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Leverandør/ prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologi-ledelse/byggeledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Niels Torp Arkitekter Estetisk Veileder Sydhavna Norsk Institutt for kulturminneforskning Maritim Kulturminneplan Konklusjon for kontrakt, avvik for tilleggsarbeider. Vesentlige tilleggsarbeider Avvik; benyttet kontrakt for en annen anskaffelse, men avvik for tilleggsarbeider. Vesentlige tilleggsarbeider. Avvik; kontrakt inngått i ettertid, men kontrakt inngått etter vedståelsesfristen. Vesentlige tilleggsarbeider, men kontrakt inngått etter vedståelsesfristen Vesentlige tilleggsarbeider. Avvik ; under utarbeidelse Som tabell 7 viser har vi konkludert med avvik når det gjelder kontrakt/avtale eller skriftlig bestilling for anskaffelsene i tre tilfeller. I to tilfeller forelå kontrakt, men disse var inngått etter at vedståelsesfristen var utløpt. Vi har også konkludert med noe mangelfull dokumentasjon av tilleggsarbeider i et par tilfeller. Vi merket oss også at det forelå vesentlige tilleggsarbeider utover kontraktsverdi for fire av anskaffelsene. Mangelfull dokumentasjon i anskaffelsesprosessen og ulik praksis gjør det vanskeligere å etterprøve om anskaffelsene er i tråd med regelverket. 2.4 Dokumentasjon Revisjonskriterier Oslo kommune har vedtatt retningslinjer for virksomhetens ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen. I henhold til punkt Kvalitetssikring og dokumentasjon, skal virksomheten sørge for nødvendig kvalitetssikring av aktiviteter og oppgavefordeling i anskaffelsesprosessen og fortløpende sikre tilstrekkelig dokumentasjon av dette. Dokumentasjonen skal være slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av virksomhetens aktiviteter, oppgavefordeling, profesjonalitet og upartiskhet i anskaffelsesprosessen ved at det foreligger beslutninger og fyllestgjørende begrunnelser for disse. Krav om dokumentasjon til faktura fremgår av bokføringsforskriften 5-1 og 5-2. Ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering av ytelsen skal angis på faktura eller underliggende dokumentasjon. Kravet til sporbarhet er dessuten angitt som et av de grunnleggende prinsippene i bokføringsloven. Dette er aktuelt der eksempelvis pakksedler og timelister ikke ligger ved faktura/ikke er skannet, men oppbevares hos saksbehandler. Foretakets rutiner HAV har i egne felles maler stilt krav til dokumentasjon av alle fasene i anskaffelsesprosessen, underskrifter og oppbevaring. Kontrollspor skal sikres ved at alle protokollpliktige anskaffelser må ha et ID-nummer som benyttes på alle saksdokumenter og øvrige interne dokumenter. Eget utviklet bestillingssystem sikrer dokumentasjon og oversikt over bestillingene. Bestillingene nummereres fortløpende i systemet. Inngående faktura skannes og oppbevares elektronisk i Agresso. Vedlegg skannes i varierende grad av fakturasentralen i UKE. Dersom vedlegg ikke skannes i sin helhet, skal originalvedleggene sendes til HAV. Etter gjeldende rutine blir faktura ikke godkjent før vedleggene foreligger. På inngående fakturaer skal leverandør henvise til bestillingsnummer. 14 Kommunerevisjonen

17 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF Faktabeskrivelse Tabell 8 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til dokumentasjon av registrerte utgifter. Tabell 8: Håndtering med hensyn til dokumentasjon Leverandør/ prosjekt Skanska Norge AS/Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologiledelse/byggeledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS/informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/RTG terminal Rosing Industrier AS/ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/Brannsentral Nordic Crisis Management AS/risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Håndtering med hensyn til dokumentasjon av registrerte utgifter Tilstrekkelig dokumentasjon Dokumentasjon for registrerte utgifter foreligger. Ikke fremlagt endringsmeldinger. Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon. Det foreligger en feilpostering, der en kreditnota på kroner er debitert utgiftskonto istedenfor kreditert. Dette innebærer dette en dobbeltbelastning med tilsvarende beløp (bilag nr ). Dokumentasjon for registrerte utgifter foreligger, men det ligger ikke ved timelister for utført arbeid. Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon, men tilleggsarbeider er ikke fakturert i egne fakturaer (vanskeliggjør etterkontrollen) Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon Tilstrekkelig dokumentasjon Revisjonens vurderinger Vår gjennomgang viste at i de aller fleste tilfeller var det god beskrivelse på faktura, eller underliggende dokumenter som var skannet sammen med faktura. Dokumentasjon for endringsarbeider var i enkelte tilfeller mangelfull. Når det gjelder dokumentasjon av anskaffelsesprosessen for de øvrige anskaffelsene fant vi at denne i all hovedsak var tilfredsstillende for de utvalgte anskaffelsene Konklusjon Tabell 9 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til dokumentasjon av registrerte utgifter. Tabell 9: Konklusjon med hensyn til dokumentasjon Leverandør-/prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologi-ledelse/bygge-ledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Konklusjon, men ikke fremlagt endringsmeldinger, men mangler underliggende dokumentasjon for faktura., men endringer ikke fakturert ved egne fakturaer. Kommunerevisjonen 15

18 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/2007 Som tabell 9 viser har vi konkludert med at dokumentasjonen knyttet til inngående fakturaer og til anskaffelsesprosessen for øvrig var gjennomgående tilfredsstillende Revisjonskriterier Gode interne kontrollrutiner forutsetter at det er etablert arbeidsdeling mellom de ulike rollene i anskaffelsesprosessen, herunder den som bestiller og godkjenner en faktura. I byrådets rundskriv 6/2007 er det nå også presisert at rollen som varemottaker ikke skal kombineres med rollen som bestiller. 2.5 Arbeidsdeling og attestasjoner Faktabeskrivelse Tabell 10 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til arbeidsdeling og attestasjoner. Tabell 10: Håndtering med hensyn til arbeidsdeling og attestasjoner Leverandør-/prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologiledelse/byggeledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/ Kongshavn fylling Nucleus AS/informasjon NCC Construction/Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/Reguleringsplan Sydhavna Kranor AS/RTG terminal Rosing Industrier AS/ISPSgjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS - Motorreparasjon Håndtering med hensyn til arbeidsdeling og attestasjoner Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. I to tilfeller var det ikke arbeidsdeling mellom vedkommende som har godkjent varemottaket i Agresso og vedkommende som hadde godkjent fakturaen For to elektroniske fakturaer er det samme person som fysisk har kontrollert varemottaket og godkjent varemottaket i Agresso. I ett tilfelle var det ikke arbeidsdeling mellom vedkommende som har godkjent varemottaket i Agresso og vedkommende som har godkjent fakturaen. På de elektroniske fakturaene er det samme person som fysisk har kontrollert varemottaket og godkjent varemottaket i Agresso. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. På de elektroniske fakturaene er det samme person som fysisk har kontrollert varemottaket og godkjent varemottaket i Agresso Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Ikke arbeidsdeling mellom vedkommende som har godkjent varemottaket i Agresso og vedkommende som har godkjent fakturaen. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner. Dokumentert arbeidsdeling ved attestasjoner Revisjonens vurderinger I fire tilfeller fant vi at det var samme person som hadde attestert som bestiller og godkjenner i Agresso. Dette innebærer manglende arbeidsdeling for den konkrete anskaffelsen. Som tabellen viser var det også fire tilfeller der bestiller og varemottaker fremsto som samme person. 16 Kommunerevisjonen

19 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF Konklusjon Tabell 11 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til arbeidsdeling og attestasjoner. Tabell 11: Konklusjon med hensyn til arbeidsdeling og attestasjoner Leverandør/ prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologi-ledelse/bygge-ledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Konklusjon Avvik for elektroniske fakturaer. Avvik for elektroniske fakturaer. Avvik for elektroniske fakturaer Avvik for elektroniske fakturaer Det ble konstatert fire tilfeller med avvik når det gjaldt arbeidsdeling mellom de ulike funksjonene. Manglende arbeidsdeling mellom bestilling, varemottak og godkjenning av faktura generelt er en risiko i forhold til å avdekke anskaffelser som ikke er bestilt, ikke mottatt, eller mottatt med feil mengde/pris. Det presiseres at vi ikke har noen indikasjoner på at varer og tjenester knyttet til vårt utvalg av anskaffelser ikke er levert eller utført eller ikke vedrører foretakets prosjekter. Ved overgangen til skanning av inngående fakturaer har Utdannings- og kompetanseetaten anbefalt at kommentarfeltet i Agresso bør benyttes for å bekrefte at virksomheten har foretatt kontroll av varemottak, utførte tjenester og at leveransen er i henhold til avtalt pris og mengde. Dette skal gjøres i påvente av nytt elektronisk bestillingssystem som forventes innført høsten Denne rutinen fremgår for øvrig ikke av felles rundskriv, og praksisen kan derfor variere noe ute i virksomhetene. 2.6 Varemottak kontroll av utført arbeid dokumentasjon Revisjonskriterier Det har i Oslo kommune i flere år vært gjeldende rutine at varemottak (herunder om tjenester er utført) skal kontrolleres og attesteres i forkant av at inngående faktura godkjennes Faktabeskrivelse Tabell 12 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til dokumentasjon av varemottak/kontroll av utført arbeid. Kommunerevisjonen 17

20 Forvaltningsrevisjonsrapport 13/2007 Tabell 12: Håndtering med hensyn til dokumentasjon av varemottak/kontroll av utført arbeid Leverandør/prosjekt Skanska Norge AS/Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologiledelse/ byggeledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS/informasjon NCC Construction/Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/RTG terminal Rosing Industrier AS/ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/Brannsentral Nordic Crisis Management AS/risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon ) Håndtering med hensyn til dokumentasjon av varemottak/ kontroll av utført arbeid Kontroll av utført arbeid/varemottak er dokumentert. Kontroll av utført arbeid/varemottak er dokumentert. Kommentarfeltet i Agresso er kun delvis benyttet for å dokumentere kontroll av varemottak/utførelse av arbeid for de skannede fakturaene. Kontroll av utført arbeid/ varemottak er dokumentert. Det er i Agresso ikke angitt at arbeidet er kontrollert for utførelse/ eller er i henhold til avtale. Kontroll av utført arbeid/ varemottak er dokumentert. Det er i Agresso ikke angitt at arbeidet er kontrollert for utførelse/ eller er i henhold til avtale. Kontroll av utført arbeid/ varemottak er dokumentert. Kontroll av utført arbeid/ varemottak er dokumentert. Det er i Agresso ikke angitt at arbeidet er kontrollert for utførelse/ eller er i henhold til avtale. Det er i Agresso ikke angitt at arbeidet er kontrollert for utførelse/ eller er i henhold til avtale. Kontroll av utført arbeid/ varemottak er dokumentert. Det er i Agresso ikke angitt at arbeidet er kontrollert for utførelse/ eller er i henhold til avtale. Det er i Agresso ikke angitt at arbeidet er kontrollert for utførelse/ eller er i henhold til avtale Revisjonens vurderinger Vår gjennomgang av skannede fakturaer i Agresso og dokumentflyten av disse viste at enkelte saksbehandlere benytter tekstfeltet til å angi at kontroll er utført og hva man har kontrollert i mot, og at det i mange tilfeller benyttes byggeleder og således foreligger dokumentasjon av varemottakskontroll. I flere tilfeller fremgår det imidlertid ikke av dokumentflyten i Agresso om varer/ tjenester er kontrollert. Oslo Havn KF har frem til nå ikke hatt felles rutine for dokumentasjon av at kontroll for varemottak er utført, eksempelvis ved å benytte kommentarfeltet i Agresso. HAV har opplyst at det likevel har vært lagt opp til at slik kontroll alltid skal foretas før faktura godkjennes. For større prosjekter vil byggeleder utføre løpende kontroll av utført arbeid, og HAV mottar da et brev om anbefaling om utbetaling som vil være dokumentasjon på at arbeidet er utført og i tråd med avtale. Byggeleders kontroll er et ledd i HAVs kontroll av inngående faktura, og byggeleders brev/e-post med anbefaling om godkjenning oppbevares hos prosjektleder Konklusjon Tabell 13 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til dokumentasjon av varemottak/kontroll av utført arbeid. 18 Kommunerevisjonen

21 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF Tabell 13: Konklusjon med hensyn til dokumentasjon av varemottak/kontroll av utført arbeid Leverandør-/prosjekt Skanska Norge AS/ Kaibygging Dr. Techn. Olav Olsen AS/ prosjektering Revierkaia Prosjekt- og teknologi-ledelse/bygge-ledelse Revierkaia Veidekke Entreprenør AS/Kongshavn fylling Nucleus AS / informasjon NCC Construction/ Revierkaia utbygging Asplan-Viak AS/ Regulerings-plan Sydhavna Kranor AS/ RTG terminal Rosing Industrier AS/ ISPS-gjerder Maskinell snøservice AS snørydding Siemens AS/ Brannsentral Nordic Crisis Management AS/ risikoanalyse H&H Maskin AS kompaktlaster Diesel Teknikk AS -Motorreparasjon Konklusjon Avvik Avvik Avvik Avvik Avvik Avvik Avvik Som tabellen viser har vi i 7 av 14 tilfeller konkludert med at det ikke foreligger dokumentasjon for at varer og tjenester er kontrollert for mottak og/eller utførelse. Dette trenger ikke å bety at slik kontroll ikke har funnet sted. Mangelfull dokumentasjon av om varer og tjenester er kontrollert i forhold til bestilling og faktisk mottatte varer og utførte tjenester, gjør det vanskelig å etterprøve om slik kontroll i det hele tatt er utført. Med dette øker også risikoen for at attestasjonsansvarlig godkjenner og betaler faktura på sviktende grunnlag. Vår vurdering er at fakturaer som ikke er attestert for varemottak må avvises av den som godkjenner fakturaene. Kommunerevisjonen 19