Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter

Transkript

1 Oslo kommune Rapport 02/2011 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter integritet og verdiskaping

2 Rapport 02/2011 Tidligere publikasjoner fra i Oslo Rapport 01/2010 Kontroll av anskaffelser i 16 virksomheter Rapport 02/2010 Styring, tilsyn og kontroll med særskilt fokus på anskaffelsesområdet i eiendomsforetak Rapport 03/2010 Sluttrapport - Undersøkelser rettet mot økonomiske misligheter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 04/2010 Barneverntjenestenes anskaffelse, kontroll og oppfølging av private leverandører av tiltak i hjemmet i to bydeler. Rapport 05/2010 Regelverksdatabasen - fungerer den som forutsatt? Rapport 06/2010 Ulike undersøkelser i regnskapsrevisjonen - Samlerapport Rapport 07/2010 Bydelsutvalgenes tilsynsansvar - tilrettelegging for tilsyn gjennom organisering og rapportering Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten - Bydel Grorud Rapport 09/2010 Ren Oslofjord Rapport 10/2010 Bydelenes tilsyn, oppfølging og kontroll ved fosterhjemsplasseringer Rapport 11/2010 Internkontroll i og rundt IT-systemer - Samlerapport 2009 Rapport 12/2010 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 13/2010 Omstilling i bydeler Rapport 14/2010 Generelle IT kontroller i og rundt Rusdata i Rusmiddeletaten Rapport 15/2010 Bruk av fritaksbestemmelsene ved nasjonale prøver konsekvenser for styringsinformasjon om skolene i Oslo Rapport 16/2010 Saksbehandling av søknad om kommunal bolig Rapport 17/2010 Oslo kommunes rehabiliteringssenter i Altea Rapport 18/2010 Undersøkelse om bruk av filippinske helsearbeidere - Asor Rapport 19/2010 Produktivitet og styringsinformasjon i pedagogisk-psykologisk tjeneste Rapport 20/2010 Ti år med Gerica Rapport 21/2010 Etisk handel - holdninger og praksis blant leverandører til Oslo kommune Rapport 22/2010 Intern kontroll i og rundt saksbehandlingssystemet for byggesaker Rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler - Oppfølging av Rapport 11/2008 Rapport 24/2010 Samferdselsetatens kontroll og oppfølging av det kommunale veinettet Rapport 25/2010 Undervisningsbygg Oslo KFs oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår hos private leverandører Rapport 26/2010 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten Rapport 01/2011 Planlegging, styring og oppfølging av investeringsprosjekter i Energigjenvinningsetaten For mer informasjon om og våre rapporter se 2

3 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter Forord har som en del av regnskapsrevisjonen for 2010 undersøkt utvalgte anskaffelser hos ni virksomheter i Oslo kommune. Formålet med undersøkelsen har vært å skaffe tilstrekkelig grunnlag for å konkludere i revisjonsberetningen både med hensyn til utgifters gyldighet og i forhold til etterlevelse av viktige lover og regler, i dette tilfellet anskaffelsesregelverket. Med dette som utgangspunkt har Kommune revisjonen undersøkt om det foreligger dokumentasjon på en rekke områder i anskaffelsesprosessen i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser og internt regelverk i kommunen. Vi vil takke de undersøkte virksomhetene for nødvendig bistand i løpet av undersøkelsen Unn H. Aarvold avdelingsdirektør Janne Aassveen seniorrådgiver 3

4 Rapport 02/2011 4

5 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter Innhold Hovedbudskap Innledning Formål Utvalgte virksomheter og anskaffelser Undersøkte områder og kontrollpunkter Metode for beregning og omtale av avvik Rapportens oppbygging Samlet vurdering Dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Andre forhold som gjelder flere virksomheter Mottatte tilbakemeldinger på rapporten...17 Vedlegg 1: Utdyping av kontrollpunkter og vurderingskriterier...19 Vedlegg 2: Oversikt over avviksprosent per kontrollpunkt...26 Vedlegg 3: Brev (utdrag) og svarbrev Boligbygg Oslo KF...28 Vedlegg 4: Brev (utdrag) og svarbrev Eiendoms- og byfornyelsesetaten...31 Vedlegg 5: Brev (utdrag) og svarbrev Friluftsetaten...38 Vedlegg 6: Brev (utdrag) og svarbrev Kulturetaten...43 Vedlegg 7: Brev (utdrag) og svarbrev Omsorgsbygg Oslo KF...45 Vedlegg 8: Brev (utdrag) Renovasjonsetaten...53 Vedlegg 9: Brev (utdrag) og svarbrev Sykehjemsetaten...54 Vedlegg 10: Brev (utdrag) og svarbrev Undervisningsbygg Oslo KF...57 Vedlegg 11: Brev (utdrag) og svarbrev Vann- og avløpsetaten...60 Vedlegg 12: Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for finans og næring...62 Vedlegg 13: Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for miljø og samferdsel...64 Vedlegg 14: Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for kultur og utdanning...65 Vedlegg 15: Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester

6 Rapport 02/2011 6

7 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter Hovedbudskap Som en del av regnskapsrevisjonen for 2010, har undersøkt utvalgte anskaffelser hos ni virksomheter i Oslo kommune mot lov og forskrift om offentlige anskaffelser og internt regelverk i kommunen på utvalgte områder. s gjennomgang viser at anskaffelsesregelverket i stor grad er etterlevd når det gjelder krav til dokumentasjon på de undersøkte områdene. Det er samlet sett 28 avvik fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser av totalt 515 utførte kontroller. Det er vesentlig omfang av avvik når det gjelder dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid. For ca. 30 % av anskaf felsene er varemottakskontroll ikke dokumentert i regnskapssystemet slik internt regelverk i kommunen tilsier. I tre fjerdedeler av disse tilfellene er varemottakskontroll heller ikke doku mentert på annen måte. Resultatet indikerer at det er svakheter i den interne kontrollen i kommunen på dette området. Kommune revisjonen vil derfor vurdere å omtale dette i revisjonsberetningen for

8 Rapport 02/2011 8

9 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter 1. Innledning Regelverket for offentlige anskaffelser stiller konkrete krav til gjennomføring av anskaf felser. Regelverket skal bidra til kostnadseffektive anskaffelser gjennom konkurranse og det skal motvirke forskjellsbehandling, korrupsjon og annen myndighetsmisbruk. Brudd på regelverket kan blant annet medføre bøter for ulovlige direktekjøp 1, erstatningsansvar og påføre kommunen omdømmetap. s kontroll av anskaffelser i 13 virksomheter i 2008 (Rapport 5/2009) og 16 virksomheter i 2009 (Rapport 1/2010) avdekket vesentlig omfang av avvik fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser og internt regelverk i kommunen. Også andre undersøkelser Kommune revisjonen tidligere har gjennomført på anskaffelsesområdet, har påvist manglende etterlevelse av anskaffelsesregelverket hos flere virksomheter i kommunen. Med bakgrunn i disse erfaringene anser Kommune revisjonen det nødvendig å gjennomføre ytterligere under søkelser av anskaffelser, blant annet som grunn lag for å kunne konkludere i revisjons beretningen for bykassen og foretakene. 1.1 Formål Formålet med undersøkelsen er å skaffe tilstrekkelig grunnlag for å konkludere i revisjonsberetningen både med hensyn til utgifters gyldighet 2 og i forhold til etterlevelse av viktige lover og regler, i dette tilfellet anskaffelsesregelverket. Ved vesentlige avvik fra lover og forskrifter, og dersom den økonomiske interne kontrollen ikke er ordnet på betryggende måte og med forsvarlig kontroll, må revisor vurdere betydning for revisjonsberetningen. Med dette som utgangspunkt har undersøkt om det foreligger dokumentasjon på en rekke områder i anskaffelsesprosessen i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser og internt regelverk i kommunen. Vi har ikke etterprøvd virksomhetenes vurderinger, med unntak av når det gjelder bruk av direktekjøp for anskaffelser over terskelverdi for kunngjøring, jf. kontrollpunkt 1a under kapittel Utvalgte virksomheter og anskaffelser har undersøkt 105 utvalgte anskaffelser hos ni virksomheter i Oslo kommune. Vi har gjennomgått 483 bilag og 167 endringsmeldinger i undersøkelsen. Vi har i undersøkelsen hovedsakelig valgt ut virksomheter som årlig gjennomfører mange anskaffelser på egenhånd. Antall undersøkte virksomheter er redusert sammenlignet med tidligere år, ettersom vi ønsker at varslede tiltak etter tidligere undersøkelser skal få virke en stund før vi foretar en større undersøkelse. Det er likevel behov for å undersøke anskaffelsestunge virksomheter årlig som grunnlag for å kunne konkludere i revisjonsberetningen. Tabellen nedenfor viser hvilke virksomheter som har vært omfattet av undersøkelsen og hvor mange anskaffelser som er undersøkt, fordelt på ordinære anskaffelser og avrop (bestillinger) på rammeavtaler. 1 Direktekjøp/direkteanskaffelse: Anskaffelse som skjer ved direkte henvendelse til én eller flere leverandører, det vil si uten kunngjøring. 2 Gyldighet: At transaksjoner og hendelser som er registrert, har forekommet og vedrører virksomheten, for eksempel at bokførte varer/tjenester er mottatt. 9

10 Rapport 02/2011 Tabell 1: Undersøkte virksomheter og antall undersøkte anskaffelser Virksomhet Antall ordinære anskaffelser Antall avrop på rammeavtale Sum undersøkte anskaffelser Boligbygg Oslo KF Eiendoms- og byfornyelsesetaten Friluftsetaten Kulturetaten Omsorgsbygg Oslo KF Renovasjonsetaten Sykehjemsetaten Undervisningsbygg Oslo KF Vann- og avløpsetaten Seks 3 av virksomhetene ble undersøkt i tilsvarende undersøkelse både i 2008 og 2009, mens to 4 av de øvrige virksomhetene ble undersøkt enten i 2008 eller i Renovasjonsetaten er den eneste virksomheten i utvalget som verken var med i 2008-undersøkelsen eller i 2009 undersøkelsen. Undersøkte anskaffelser utgjorde til sammen 603 mill. kroner i bokførte utgifter på kontrolltidspunktet. Tabellen nedenfor viser hvordan anskaffelsene fordeler seg på ulike størrelsesintervaller når kontraktsbeløp (bokførte utgifter i tilfeller hvor det ikke er fast kontraktsbeløp) er lagt til grunn. Tabell 2: Antall undersøkte anskaffelser fordelt på størrelsesintervaller Beløp ekskl. merverdiavgift Utgangspunktet for utvelgelsen av anskaffelser har vært bokførte utgifter i regnskapssystemet, hovedsakelig på prosjekter blant leverandørene 3 Boligbygg Oslo KF, Eiendoms- og byfornyelsesetaten, Friluftsetaten, Kulturetaten, Omsorgsbygg Oslo KF, Undervisningsbygg Oslo KF 4 Sykehjemsetaten (2008), Vann- og avløpsetaten (2009) 10 Antall undersøkte anskaffelser kr kr kr kr > kr med størst omsetning til de undersøkte virksomhetene. Vi har valgt å kalle hver kombinasjon av leverandør og prosjekt i regnskapssystemet for én anskaffelse. På denne måten har vi prøvd å fange opp anskaffelser som kan være splittet opp i delanskaffelser. For blant annet å evaluere virkningen av iverksatte tiltak, ønsker vi i utgangspunktet å undersøke nyere anskaffelser. Vi har valgt anskaffelser ut ifra spørringer i regnskapssystemet innenfor regnskapsåret Spørringene tydet i flere tilfeller på at det var nyere anskaffelser, men når vi fikk fremlagt anskaffelsesdokumentasjonen viste det seg likevel at selve anskaffelses prosessen var foretatt før tidligere varslede tiltak var iverksatt. Vi kan derfor ikke si noe om effekten av strakstiltakene som ble innført i kommunen høsten 2009, ettersom flere av anskaffelsene vi har undersøkt er fra før iverksettelsen av disse tiltakene. 1.3 Undersøkte områder og kontrollpunkter Følgende er undersøkt for de utvalgte anskaffelsene: 1. Kunngjøring/konkurranse a. Har anskaffelsen vært kunngjort, ev. er manglende kunngjøring i samsvar med anskaffelsesregelverket?

11 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter b. Har anskaffelsen vært gjenstand for konkurranse i tilfeller med manglende kunngjøring, og er dette dokumentert? 2. Anskaffelsesprotokoll a. Er det ført anskaffelsesprotokoll? b. Er begrunnelse for valg av leverandør protokollført i samsvar med anskaffelsesregelverket? c. Er anskaffelsesprotokoll underskrevet i samsvar med kommunens regelverk og virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt? 3. Meddelelse om tildeling av kontrakt a. Er beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, meddelt ikke valgte tilbydere i samsvar med anskaffelsesregelverket, herunder er det gitt tilfredsstillende begrunnelse for valg av tilbud? 4. Kontrakt/avtale a. Foreligger det skriftlig kontrakt/ avtale for anskaffelsen i samsvar med kommunens regelverk? b. Er kontrakt underskrevet i samsvar med kommunens regelverk og virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt? c. Er kontrakt inngått før utløpet av vedståelsesfristen i samsvar med anskaffelsesregelverket? 5. Tiltak mot sosial dumping a. Er det i kontrakt/avtale medtatt klausul som skal hindre sosial dumping i tjenesteog bygge- og anleggskontrakter? 6. Dokumentasjon for kontroll av varemottak/ utførelse av arbeid a. Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid dokumentert i regnskapssystemet? b. Finnes det annen dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert i regnskapssystemet? 7. Fullmakter og arbeidsdeling a. Er bokførte utgifter godkjent av person(er) med fullmakt til dette? b. Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen? 8. Pris a. Er fakturert pris i samsvar med kontrakt? 9. Tilleggs-/endringsarbeider a. Er omfanget av tilleggs-/endringsarbeider i strid med anskaffelsesregelverket? b. Er tilleggs-/endringsarbeider dokumentert med endringsmeldinger som er godkjent av person(er) med fullmakt til dette? 10. Rammeavtaler a. Er anskaffelsesregelverkets krav om fordeling av avrop (bestillinger) mellom avtaleleverandørene oppfylt ved parallelle rammeavtaler 5, ev. er det gjennomført minikonkurranse ved avrop? b. Foreligger det skriftlig avrop/bestilling/ rekvisisjon for fakturerte arbeider underskrevet av person(er) med fullmakt til dette? c. Er fakturerte arbeider i samsvar med rammeavtale (type arbeid, timepris og lignende)? d. Er fakturerte arbeider dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende? e. Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid dokumentert i regnskapssystemet? f. Finnes det annen dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert i regnskapssystemet? 5 Parallelle rammeavtaler er inngåelse av rammeavtale med flere leverandører for å dekke det samme behovet hos oppdragsgiveren. 11

12 Rapport 02/2011 g. Er faktura godkjent av person(er) med fullmakt til dette? h. Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen? 11. Anskaffelseskomite a. Er anskaffelseskomite opprettet i samsvar med internt regelverk i kommunen? b. Finnes det dokumentasjon for at anskaffelseskomite har vært involvert i anskaffelsesprosessen i samsvar med internt regelverk i kommunen? For avrop på rammeavtaler er kontrollpunktene 1-5 undersøkt, og i tillegg kontrollpunkt 10 og 11. For øvrige anskaffelser er kontrollpunktene 1-9 og 11 undersøkt. Kontrollpunktene er i hovedsak de samme som ble benyttet i tilsvarende undersøkelse i Kontrollpunktene 8 (pris) og 11 (anskaffelseskomite) er nye kontrollpunkter i Se vedlegg 1 for ytterligere beskrivelse av kontrollpunkter og vurderingskriterier. Vurderingskriteriene er utledet ifra lov og forskrift om offentlige anskaffelser og internt regelverk i kommunen på anskaffelsesområdet. Undersøkelsen fant sted i mai-november Metode for beregning og omtale av avvik I undersøkelsene i 2008 og 2009 ble prosentmessig avvik hovedsakelig beregnet med utgangspunkt i totalt antall undersøkte anskaffelser. Unntaket var kontrollpunktet om bruk av klausul vedrørende sosial dumping, hvor prosentmessig avvik ble beregnet med utgangspunkt i antall anskaffelser hvor det var aktuelt med slik klausul. I 2010-undersøkelsen har vi beregnet alle avvik i forhold til antallet anskaffelser som er aktuelt for hvert enkelt kontrollpunkt. Tidligere års undersøkelser har dermed kommet noe bedre ut enn ved bruk av beregningsmetoden i årets undersøkelse. Endret beregningsmetode har imidlertid ikke hatt noe å si for hvilke kontrollpunkter vi mener har vesentlig omfang av avvik i 2010-undersøkelsen. Se vedlegg 2 for samlet oversikt over avvik på de enkelte kontrollpunktene. I tidligere års undersøkelser har vi betegnet avvik større enn 10 % som vesentlige, og det er disse avvikene vi har kommentert i rapport etter gjennomført undersøkelse (rapport 5/2009 og rapport 1/2010). Vi har benyttet samme utgangspunkt i 2010-undersøkelsen. Det er enkelte kontrollpunkter hvor avviksprosenten overstiger 10 %, men hvor antallet anskaffelser det gjelder likevel er få. 6 Disse avvikene blir betegnet som uvesentlige samlet sett. Vi har imidlertid kommentert noen av disse avvikene på generelt grunnlag for forhold som gjelder flere virksomheter. Det samme gjelder enkelte tilfeller hvor avviksprosenten er mindre enn 10 %. Vi har sendt brev til hver enkelt undersøkt virksomhet, hvor vi har oppsummert resultatet av undersøkelsen for virksomheten og kommet med anbefalinger på områder hvor det er avdekket vesentlige avvik. Vi har også bedt om tilbakemelding til omtalte avvik/svakheter. Utdrag av brev til hver enkelt virksomhet og svar fra virksomhetene fremgår av vedlegg Vi har endret konklusjon etter mottak av svar fra virksomhetene i et par tilfeller på grunn av fremleggelse av nye opplysninger. Virksom hetene har mottatt avsluttende brev fra der eventuelle korrigeringer fremgår. vil gjøre oppmerksom på at summen av omtalte avvik i brevene til virksomhetene ikke nødvendigvis er i samsvar med totalt antall avvik for hvert enkelt kontrollpunkt slik det blir fremstilt i denne samlerapporten. Dette fordi enkeltstående avvik i utgangs punktet 6 Kontrollpunktene det gjelder har avvik for seks anskaffelser eller færre. 12

13 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter ikke er kommentert i virksomhetenes brev. Enkelt stående avvik er imidlertid inkludert i sum avvik i samlerapporten. 1.5 Rapportens oppbygging I kapittel 2 er funn for alle de undersøkte virksomhetene sammenstilt for å gi et inntrykk av situasjonen rundt etterlevelse av anskaffelsesregelverket samlet sett i Oslo kommune. Kontrollpunkter og vurderingskriterier er beskrevet i vedlegg 1. I vedlegg 2 er en oversikt over avviksprosent for alle kontrollpunktene i undersøkelsen. Utdrag av brev til hver enkelt virksomhet og svar fra virksomhetene fremgår av vedlegg Kommentarer fra høringsrunden gjengis i kapittel 3. Høringsuttalelsene fremgår av vedlegg

14 Rapport 02/ Samlet vurdering s gjennomgang viser at anskaffelsesregelverket i stor grad er etterlevd på de undersøkte områdene for de undersøkte anskaffelsene. Det er samlet sett 28 avvik fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser av totalt 515 utførte kontroller. Det eneste området med vesentlig omfang av avvik gjelder dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid, som er avvik fra internt regelverk i kommunen. Resultatet indikerer at det er svakheter i den interne kontrollen i kommunen på dette området, og vil derfor vurdere å omtale forholdet i revisjonsberetningen for Forholdet er ytterligere kommentert i kapittel 2.1 nedenfor, sammen med enkelte andre avdekkede svakheter som har tilknytning til varemottaks- og fakturakontroll. I tilsvarende undersøkelse i 2008 og 2009 ble det avdekket vesentlig omfang av avvik fra anskaffelsesregelverket på mange områder. Imidlertid så vi i 2009-undersøkelsen bedringer i forhold til etterlevelse av anskaffelsesregel verket for de virksomhetene som også var omfattet av anskaffelsesundersøkelsen i Resultatet fra årets undersøkelse er ikke direkte sammenlignbart med resultatet fra under søk elsen i 2009, ettersom mange av avvikene i 2009 gjaldt kjøp av pleie- og omsorgstjenester i bydelene, hvor regelverkets krav har vært noe uklart for enkelte bydeler. For virksomhetene som også ble undersøkt i 2009 viser undersøkelsen til nærmet samme resultat i Bydelene er ikke med i årets undersøkelse, ettersom Kommune revisjonen ønsker at varslede tiltak etter tidligere undersøkelse skal få virke en stund før disse virksomhetene undersøkes igjen. Vi registrerer at det er iverksatt flere tiltak på anskaffelsesområdet etter s undersøkelser i 2008 og 2009, blant annet ble det iverksatt strakstiltak på anskaffelses området høsten I den forbindelse ble det blant annet innført rapporteringsplikt vedrørende anskaffelser for å få til en tettere oppfølging av virksomhetenes anskaffelsesarbeid. Det ble også innført krav om godkjenning av behovsmelding, kontrakt og anskaffelsesprotokoll på overordnet nivå for anskaffelser over nærmere angitte beløpsgrenser. I forbindelse med strakstiltakene ble det dessuten iverksatt tiltak for å øke analyse og rådgivningskapasiteten på anskaffelsesområdet hos Utviklings- og kompetanseetaten. Vi kan ikke si noe om effekten av strakstiltakene, ettersom flere av anskaffelsene vi har undersøkt er fra før iverksettelsen av disse tiltakene. Det er nylig utarbeidet en konsernovergripende anskaffelsesstrategi i kommunen, hvor det blant annet er krav om utarbeidelse av lokale tiltaksplaner hos virksomhetene. Det er uttalt 7 at planene skal sikre at virksomhetene jobber i samme retning som byrådet og bidra til å øke kompetansen og kvaliteten på anskaffelsene i hver enkelt virksomhet. Det er også uttalt at det ved strategi periodens utløp i 2012 forventes tydelig fokus på leders ansvar for egen virksomhets anskaffelses arbeid, bedre organisering av virksomhetenes anskaffelsesarbeid, økt kompetanse på alle nivåer og ingen ulovlige direkteanskaffelser. Vi registrerer også at det er iverksatt tiltak for kjøp av barnevernstjenester i samsvar med anskaffelsesregelverket. 2.1 Dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Vurderingskriterier Varemottak er et viktig trinn i anskaffelsesprosessen. Det er i byrådsrundskriv 32/2008 (Intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelsesprosessen) presisert at varemottaks 7 Kilde: Intranett-side hos Utviklings- og kompetanseetaten i forbindelse med innføring av mal for lokal tiltaksplan. 14

15 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter kontroll skal dokumenteres i kommentarfeltet i regnskapssystemet (Agresso). Dersom det finnes annen dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert i regnskapssystemet, kan gyldigheten av utgiftene i regnskapet bekreftes. Det vil likevel være brudd på byrådsrundskrivet hvis kontrollen ikke er dokumentert i regnskapssystemet. Funn Dokumentasjon av varemottakskontroll i regnskapssystemet For 27 av anskaffelsene er det mangelfull dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i regnskapssystemet (kontrollpunkt 6a og 10e). Avviket utgjør 28,4 % av anskaffelsene som er undersøkt med hensyn til varemottakskontroll. Avviket er omtrent på samme nivå som i 2009-undersøkelsen 8. Annen dokumentasjon for varemottakskontroll For anskaffelsene hvor det er mangelfull dokumentasjon for varemottakskontroll i regnskapssystemet, har vi bedt om å få fremlagt annen dokumentasjon for utført varemottakskontroll. Slik dokumentasjon er ikke fremlagt i 74,1 % av de aktuelle tilfellene (kontrollpunkt 6b og 10f). Avviket kan ikke sammenlignes med tidligere år, ettersom dette er nytt kontrollpunkt i undersøkelsen. Andre svakheter som har tilknytning til varemottaks- og fakturakontroll Nedenfor har vi kommentarer til enkelte kontroll punkter som har tilknytning til varemottaks- og fakturakontroll, men hvor vi ikke har avdekket vesentlig omfang av avvik. Vi har sett noen tilfeller hvor fakturerte tjenester ikke er dokumentert med timelister (kontrollpunkt 10d), noe som vanskeliggjør kontroll av utført arbeid. 8 Avviket i 2010 utgjør 25,7 % ved bruk av tidligere beregningsmetode. I 2009 utgjorde avviket 27,8 %. I enkelte tilfeller er faktura ikke i samsvar med det som er kontraktsfestet (kontrollpunkt 8a og 10c). I andre tilfeller har vi hatt problemer med å undersøke om faktura er i samsvar med kontrakt, for eksempel når det gjelder timepris, ettersom fakturert pris ikke er direkte sammenlignbar med priselementene i kontrakten. Vurderinger I henhold til internt regelverk i kommunen er det krav om å dokumentere varemottakskontroll i regnskapssystemet. Etter s oppfatning, bedrer slik dokumentasjon også grunnlaget for virksomhetenes kontroll vedrørende godkjenning av utbetalinger, som skjer elektronisk i regnskapssystemet. Manglende dokumentasjon av varemottakskontroll i regnskapssystemet medfører økt risiko for utbetaling uten at det har vært tilstrekkelig reell varemottakskontroll, med resultat at det kan betales for varer/tjenester som ikke er mottatt. Risikoen økes, etter s oppfatning, ytterligere i tilfellene hvor varemottakskontroll verken er dokumentert i regnskapssystemet eller dokumentert på annen måte. En viktig del av varemottakskontrollen er å kontrollere om fakturerte varer og tjenester er dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende, ettersom dette er med på å dokumentere leverte varer/tjenester. Dersom slik dokumentasjon ikke innhentes fra leverandøren i tilfeller hvor dette ikke er vedlagt fakturaen, øker dette risikoen for at virksomheten betaler for ikke mottatte varer/tjenester fordi varemottakskontrollen ikke har vært tilstrekkelig reell. Resultatene av våre undersøkelser vedrørende varemottakskontroll indikerer at det er svakheter i den interne kontrollen på dette området. Det er også viktig å kontrollere at det som er fakturert er i samsvar med kontrakt, ellers øker dette risikoen for at feilfaktureringer ikke blir avdekket. 15

16 Rapport 02/ Andre forhold som gjelder flere virksomheter Nedenfor har vi kommentarer til enkelte kontrollpunkter hvor vi ikke har avdekket vesentlig omfang av avvik, men hvor vi likevel vil komme med noen kommentarer på generelt grunnlag for forhold som gjelder flere virksomheter. Godkjenning av anskaffelsesprotokoll og kontrakt vs. strakstiltak (kontrollpunkt 2c og 4b) I forbindelse med strakstiltakene på anskaffelsesområdet høsten 2009, ble det innført krav om blant annet godkjenning av anskaffelsesprotokoll og kontrakt på overordnet nivå for anskaffelser over nærmere angitte beløpsgrenser. Strakstiltakene ble vedtatt gjeldende fra og med , mens byrådsrundskriv om strakstiltakene (rundskriv 20/2009) først kom Dersom anskaffelsesprotokoll/ kontrakt ikke er underskrevet av virksomhetsleder i henhold til strakstiltakene i perioden , har vi regnet dette som avvik, ettersom vi må ta utgangspunkt i gjeld ende regelverk til enhver tid. Dette gjelder imidlertid bare et fåtall av anskaffelsene i undersøkelsen. Dersom virksomhetene ikke straks blir informert ved iverksettelse av nytt internt regelverk eller endring i eksisterende regelverk, øker dette risikoen for manglende etterlevelse av regelverket. Godkjenning av endringsmeldinger (kontrollpunkt 9b) Kommunens regelverk angir, etter det vi kan se, ikke beløpsgrenser for godkjenning av endringer/tillegg. Slik det fremstår per i dag i fullmaktsoversikten til enkelte virksomheter, kan andre enn virksomhetsleder godkjenne endringsmeldinger utover beløpsgrensene for virksomhetsleders godkjennelse av behovsmelding, kontrakt og anskaffelsesprotokoll i henhold til strakstiltakene. har stilt spørsmål ved denne praksisen. Vi har sett enkelte tilfeller hvor omfanget av fakturerte endringsarbeider overskrider fullmaktsgrensen til vedkommende som har godkjent endringsmeldingen. Dette øker risikoen for at virksomheten påtar seg forpliktelser som på forhånd ikke er avklart på tilstrekkelig nivå. Rutiner i virksomhetene for håndtering av slike tilfeller vil kunne redusere denne risikoen. Fordelingssystem for avrop på rammeavtaler (kontrollpunkt 10a) Dersom det i kontrakt ikke er avtalt et system for fordeling av avrop (bestillinger) mellom leverandørene ved parallelle rammeavtaler, er oppdragsgiver forpliktet til å gjennomføre en mini konkurranse blant leverandørene for hver bestilling. Vi har erfart at enkelte oppfatter regelverket slik at det kan legges til grunn lik fordeling når fordelingen ikke er avtalt i kontraktene med leverandørene. Slik praksis er ikke i samsvar med anskaffelsesforskriften. Bruk av anskaffelseskomite (kontrollpunkt 11a) Hensikten med bruk av anskaffelseskomite er å tilføre anskaffelsesfaglig kompetanse og å redusere risikoen for feil i anskaffelsesprosessen. Anskaffelseskomiteen skal bestå av minimum tre personer med god anskaffelsesfaglig kompetanse og skal velges fra kommunens anskaffelsespool. Enkelte virksomheter har opplyst om at det i noen tilfeller ble forsøkt å opprette anskaffelseskomite i henhold til kravet i kommunens regelverk, men at dette ikke lyktes på grunn av kapasitetsproblemer blant personene i anskaffelsespoolen. Vi har ikke angitt disse tilfellene som avvik fra kommunens regelverk, fordi manglende bruk av anskaffelseskomite i disse tilfellene var utenfor virksomhetens kontroll. Det kan imidlertid tyde på at kapasiteten til kommunens anskaffelsespool er svakere enn behovet i perioder med stort anskaffelsesvolum. 16

17 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter 3. Mottatte tilbakemeldinger på rapporten Rapporten ble sendt til aktuelle byråds avdelinger for uttalelse. Vi ønsket tilbake melding om eventuelle tiltak som vil bli iverksatt som følge av under søkelsen og tidsperspektivet for iverksettelse av eventuelle tiltak. Vi har mottatt tilbakemelding fra alle de aktuelle byrådsavdelingene. Nedenfor fremgår kommentarer fra høringsrunden. Høringsuttalelsene i sin helhet fremgår av vedlegg Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling fra finans og næring Byrådsavdelingen har overordnet ansvar for blant annet Undervisningsbygg Oslo KF, Omsorgsbygg Oslo KF, Boligbygg Oslo KF og Eiendoms- og byfornyelsesetaten. Kommunens anskaffelsesstrategi omfattes også av ansvarsområdet til byrådsavdelingen. Byrådsavdelingen viser til konsernovergripende anskaffelsesstrategi for perioden I den forbindelse opplyses det blant annet om at alle kommunens virksomheter innen utgangen av april 2011 skal ha utarbeidet lokale tiltaksplaner for anskaffelsesområdet. Ifølge høringsuttalelsen vil Utviklings- og kompetanseetaten arrangere arbeidsmøter om lokale tiltaksplaner med kommunens virksomheter i løpet av de neste to månedene. Det fremgår av høringsuttalelsen at risikoen knyttet til manglende dokumentasjon av varemottakskontroll vil bli tatt opp særskilt i møter med kommunens virksomheter. Byrådsavdelingen opplyser om at det vil bli sendt ut brev til kommunens virksomheter der virksomhetene blir bedt om å sørge for at gjeldende rutiner for dokumentasjon av varemottakskontroll blir fulgt. Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Byrådsavdelingen har overordnet ansvar for blant annet Vann- og avløpsetaten, Renovasjonsetaten og Friluftsetaten. Av høringsuttalelsen fremgår det at byrådsavdelingen vil ha fokus på anskaffelsesregelverket i tildelingsbrevene for Byrådsavdelingen opplyser videre om at det planlegges å avholde møter i Innkjøpsforum MOS hvor innkjøpsansvarlige i virksomhetene er medlemmer. Det fremgår også at byrådsavdelingen i 2011 planlegger å foreta ny stikkprøvekontroll på gjennomførte anskaffelser i byrådsavdelingens virksomheter. Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for kultur og utdanning Byrådsavdelingen har overordnet ansvar for blant annet Kulturetaten. Byrådsavdelingen refererer til tilbakemelding fra Kulturetaten om iverksettelse av tiltak. Ifølge høringsuttalelsen er tilbakemeldingen fra Kultur etaten at det er gjennomført workshops hvor dokumentasjon av varemottakskontroll var ett av temaene. I tillegg meldes det om at Kultur etaten i 2011 vil innføre elektronisk varemottak for å dokumentere varemottakskontroll. Det er i høringsuttalelsen ikke opplyst om iverksettelse av tiltak hos byrådsavdelingen. Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Byrådsavdelingen har overordnet ansvar for blant annet Sykehjemsetaten. Ifølge byrådsavdelingen vil rapporten inngå som grunnlag for arbeidet med økt fokus på virksomhetenes anskaffelsesstrategi, blant annet leders ansvar, bedre organisering, økt kompetanse og ingen ulovlige direkteanskaffelser. 17

18 Rapport 02/

19 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter Vedlegg 1: Utdyping av kontrollpunkter og vurderingskriterier For avrop på rammeavtaler er kontrollpunktene 1-5 nedenfor undersøkt, og i tillegg kontrollpunkt 10 og 11. For øvrige anskaffelser er kontrollpunktene 1-9 og 11 undersøkt. 1. Kunngjøring/konkurranse Følgende er undersøkt: a. Har anskaffelsen vært kunngjort, ev. er manglende kunngjøring i samsvar med anskaffelsesregelverket? b. Har anskaffelsen vært gjenstand for konkurranse i tilfeller med manglende kunngjøring, og er dette dokumentert? Forklaring til kontrollpunkt 1a: Beregning av anskaffelsens anslåtte verdi er avgjørende for hvilken anskaffelsesprosedyre som kan benyttes og om anskaffelsen må kunngjøres. Alle anskaffelser som overstiger kroner (eksklusive merverdiavgift) skal i utgangspunktet kunngjøres, jf. anskaffelsesforskriften 2-1 (2). Denne terskelverdien blir betegnet som nasjonal terskelverdi. Det er ikke krav til kunngjøring for anskaffelser over den nasjonale terskelverdien dersom ett av vilkårene i anskaffelsesforskriften 2-1 (2) er oppfylt: a. anskaffelsen kan bare foretas hos én leverandør i markedet, for eksempel av tekniske eller kunstneriske årsaker, eller for å beskytte en enerett mv., b. det foreligger et usedvanlig fordelaktig tilbud som gjør det mulig å anskaffe ytelser til en pris som ligger vesentlig under normale markeds priser, og en anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke lar seg gjennomføre i det tidsrommet tilbudet foreligger, c. anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse, d. uforutsette omstendigheter gjør det nødvendig å utføre tilleggsytelser som er strengt nødvendige for kontraktens fullføring, forutsatt at tildelingen skjer til samme leverandør, e. det i en forutgående anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke foreligger tilbud, eller de tilbud som foreligger ikke er egnet, eller f. det gjelder varer eller tjenester som kjøpes på børs, råvarebørs eller lignende marked. Hvis anskaffelse ikke er kunngjort er det undersøkt om vilkårene i anskaffelsesforskriften 2-1 (2) er oppfylt. Forklaring til kontrollpunkt 1b: Konkurransekravet fremgår av anskaffelsesloven 5: En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Kravet til dokumentasjon med hensyn til konkurranse fremgår også av anskaffelsesloven 5: Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Hvis anskaffelsen ikke har vært kunngjort skal det foreligge dokumentasjon for at flere leverandører er kontaktet. I enkelte tilfeller vil det imidlertid være lovlig å tildele kontrakt uten konkurranse, ettersom kravet om konkurranse gjelder så langt det er mulig. Sistnevnte vil typisk være tilfellet der bare én leverandør kan levere ytelsen. 19

20 Rapport 02/ Anskaffelsesprotokoll Følgende er undersøkt: a. Er det ført anskaffelsesprotokoll? b. Er begrunnelse for valg av leverandør protokollført i samsvar med anskaffelsesregelverket? c. Er anskaffelsesprotokoll underskrevet i samsvar med kommunens regelverk og virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt? Forklaring til kontrollpunkt 2a: Bestemmelse i anskaffelsesforskriften 3-2: Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Inntil hadde Oslo kommune en egen bestemmelse om protokollføring i Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen (gjeldende fra ), punkt 6.2.2: Ferdigstille og undertegne anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser med kontraktsverdi over kroner eks. mva, med alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Fra og med er det bestemmelsene i anskaffelsesforskriften som fullt ut gjelder, det vil si at grensen for protokollplikt er kroner (eksklusive merverdiavgift), jf. strakstiltak på anskaffelsesområdet i byrådssak /09. Forklaring til kontrollpunkt 2b: Vedlegg 3 i anskaffelsesforskriften angir minimumskrav til anskaffelsesprotokoll for anskaffelser mellom kroner og kroner (eksklusive merverdiavgift), blant annet skal følgende protokollføres: 1.8 Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi Vedlegg 4 til anskaffelsesforskriften angir minimumskrav til anskaffelsesprotokoll for anskaffelser som overstiger kroner (eksklusive merverdiavgift), blant annet skal følgende protokollføres: 1.12 Navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi Se forklaring til kontrollpunkt 2a vedrørende krav til hva som skal protokollføres i henhold til Oslo kommunes regelverk om virksom hetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelse s prosessen (gjeldende fra ), punkt Forklaring til kontrollpunkt 2c: For anskaffelser foretatt fra og med er det krav om at anskaffelsesprotokoll skal underskrives av virksomhetsleder for anskaffelser over kroner, jf. strakstiltak på anskaffelsesområdet i byrådssak /09. For foretakene gjelder underskriving av anskaffelsesprotokoll av virksomhetsleder for anskaffelser over EØSterskelverdi. Underskriving av anskaffelsesprotokoll for øvrig er undersøkt mot virksomhetens rutiner/ fullmaktsoversikt for underskriving av anskaffelsesprotokoll. 3. Meddelelse om tildeling av kontrakt Følgende er undersøkt: a. Er beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, meddelt ikke valgte tilbydere i samsvar med anskaffelsesregelverket, herunder er det gitt tilfredsstillende begrunnelse for valg av tilbud? Forklaring til kontrollpunkt 3a: Kontrollpunktet er ikke aktuelt for anskaffelser som ikke er kunngjort. 20

21 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten skal meddeles alle leverandørene som har deltatt i konkurransen. Dette skal gjøres i rimelig tid før kontakt inngås. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget, ellers vil det være vanskelig for tilbyderen å ta stilling til tildelingsbeslutningen, og en frist for leverandørene til å klage over beslutningen. Dette fremgår av anskaffelsesforskriften 13-3 (for anskaffelser under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester) og 22-3 (for anskaffelser over EØSterskelverdiene). Noe av hensikten med meddelelse om tildeling av kontrakt, er at dersom ikke valgt tilbyder føler seg urettferdig behandlet ut ifra begrunnelsen som er gitt, kan tilbyderen klage over beslutningen. Dette kan derfor motvirke forskjells behandling og misligheter. 4. Kontrakt/avtale Følgende er undersøkt: a. Foreligger det skriftlig kontrakt/avtale for anskaffelsen i samsvar med kommunens regelverk? b. Er kontrakt underskrevet i samsvar med kommunens regelverk og virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt? c. Er kontrakt inngått før utløpet av vedståelsesfristen i samsvar med anskaffelsesregelverket? Forklaring til kontrollpunkt 4a: For anskaffelser foretatt fra og med (tidspunkt for byrådsvedtak i sak 1023/10; Konsern overgripende anskaffelsesstrategi for Oslo kommune for perioden ) skal følgende standard kontraktsvilkår benyttes for anskaffelser over kroner: Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av konsulentoppdrag Norsk Standard (NS) 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag Norsk Standard (NS) 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid Norsk Standard (NS) 3430, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider Norsk Standard (NS) 3431, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser Inntil gjaldt bruk av standard kontraktsvilkår for anskaffelser over kroner (eksklusive merverdiavgift) ifølge byrådsrundskriv 33/2001 (Nye standard kontraktsvilkår for Oslo kommune). Forklaring til kontrollpunkt 4b: For anskaffelser foretatt fra og med er det krav om at kontrakt skal underskrives av virksomhetsleder for anskaffelser over kroner, jf. strakstiltak på anskaffelsesområdet i byrådssak /09. For foretakene gjelder underskriving av kontrakt av virksomhetsleder for anskaffelser over EØS-terskelverdi. Underskriving av kontrakt for øvrig er undersøkt mot virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt for underskriving av kontrakt. Forklaring til kontrollpunkt 4c: Kontrollpunktet er ikke aktuelt for anskaffelser som ikke er kunngjort. Vedståelsesfristen er tidspunktet for hvor lenge en tilbyder er bundet av sitt tilbud, og regnes ifra tilbudsfristen. Klagenemnda for offentlige anskaffelser har i flere saker (blant annet i sak 2008/19) uttalt at kontrakt må undertegnes av begge parter før utløpet av vedståelsesfristen, hvis ikke vil det bli ansett som en direkteanskaffelse. Oppdragsgiver har mulighet til å forespørre tilbyderne om å 21

22 Rapport 02/2011 forlenge vedståelsesfristen hvis man ser behov for dette. Slik forespørsel må i så fall rettes til alle tilbyderne og dette må dokumenteres. 5. Tiltak mot sosial dumping Følgende er undersøkt: a. Er det i kontrakt/avtale medtatt klausul som skal hindre sosial dumping i tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter? Forklaring til kontrollpunkt 5a: Bestemmelse i byrådsrundskriv 20/2008 (Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter), gjeldende fra og med : Den nye forskriften pålegger alle offentlige oppdragsgivere å innta arbeidsklausuler med bestemmelser som skal hindre sosial dumping i tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter med verdi over kr 1,65 mill. Klausulen skal utformes på følgende måte: Leverandører og deres underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende avtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Oppdragsgiver har rett til innsyn i doku menter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren plikter på oppfordring å legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører/underleverandører. Dersom denne oppfordringen ikke blir imøtekommet, har oppdragsgiver rett til å heve kontrakten pga. vesentlig mislighold. Dersom konkurransegrunnlaget er en del av kontrakten er det tilstrekkelig at klausulen fremgår av konkurransegrunnlaget. 6. Dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Følgende er undersøkt: a. Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid dokumentert i regnskapssystemet? b. Finnes det annen dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert i regnskapsssystemet? Forklaring til kontrollpunkt 6a: Varemottak er et viktig trinn i anskaffelsesprosessen. Det er i byrådsrundskriv 32/2008 (Intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelses prosessen) presisert at varemottakskontroll skal dokumenteres i kommentarfeltet i regnskapssystemet (Agresso). For anskaffelser hvor det er et fast kontraktsbeløp er det fortrinnsvis utgifter som ikke inngår i kontraktsbeløpet, som har vært interessant å kontrollere med hensyn til dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid. Dette fordi det antas at ferdigbefaring vil avdekke dersom kontraktsfestede arbeider ikke er utført. Hvis anskaffelsen består av mange bilag, er utvalgte bilag kontrollert. Forklaring til kontrollpunkt 6b: Dersom det finnes annen dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert i regnskapssystemet, kan gyldigheten av utgiftene i regnskapet likevel bekreftes. 22

23 Kontroll av anskaffelser i ni virksomheter 7. Fullmakter og arbeidsdeling Følgende er undersøkt: a. Er bokførte utgifter godkjent av person(er) med fullmakt til dette? b. Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen? Bilagene som er undersøkt er bilagene som er kontrollert med hensyn til dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid, jf. kontrollpunkt 6a. Forklaring til kontrollpunkt 7a: Virksomhetens oversikt over hvem som har fullmakt til å godkjenne fakturaer ( budsjettansvarlig godkjenner ) er benyttet som utgangspunkt. Forklaring til kontrollpunkt 7b: Bestemmelser i byrådsrundskriv 6/2007 (Intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelsesprosessen), gjeldende fra og med : For å bedre den økonomiske interne kontrollen i forbindelse med kjøp av varer og tjenester og fakturasentralen, er det foretatt noen justeringer i rutinen for intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelsesprosessen. Endringene består i at rollen som varemottaker ikke skal kombineres med rollen som bestiller Av hensyn til den økonomiske interne kontroll skal ikke rollene C Budsjettansvarlig godkjenner og D Varemottaker innehas i kombinasjon med rolle B Bestiller. 8. Pris Følgende er undersøkt: a. Er fakturert pris i samsvar med kontrakt? Korklaring til kontrollpunkt 8a: For fakturaer som ikke gjelder tilleggs-/endringsarbeider er det kontrollert om faktu rering er i samsvar med kontraktsbeløp, for eksempel i henhold til betalingsplan. Ved kontroll mot betalingsplan er det først kontrollert om betalingsplanen er i samsvar med kontraktsbeløp. Enhetspriser er kontrollert der hvor det er aktuelt. 9. Tilleggs-/endringsarbeider Følgende er undersøkt: a. Er omfanget av tilleggs-/endringsarbeider i strid med anskaffelsesregelverket? b. Er tilleggs-/endringsarbeider dokumentert med endringsmeldinger som er godkjent av person(er) med fullmakt til dette? Hvis anskaffelsen består av mange bilag er utvalgte bilag kontrollert. Forklaring til kontrollpunkt 9a: Det er en viss adgang til å endre inngåtte kontrakter uten at dette medfører at anskaffelsesforskriftens regler kommer til anvendelse. Dette er tilfellet dersom endringer er hjemlet i kontrakten. Det er lagt til grunn at slike endringsklausuler i utgangspunktet må være forutberegnelige og ivareta kravet til likebehandling i anskaffelsesloven 5. Også selv om kontrakten ikke innholder endringsklausul, er det i en viss grad adgang til å endre inngåtte kontrakter uten at anskaffelsesforskriftens regler kommer til anvendelse. I EF-domstolens sak 337/98 er det imidlertid lagt til grunn at det ikke er adgang til å foreta vesentlige endringer. Forklaring til kontrollpunkt 9b: Det er en rekke bestemmelser hvor det fremgår at det skal foreligge godkjente endringsmeldinger forut for utførelse av arbeidene: Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester av : Pålegg om endring skal være skriftlig. (punkt 7.1) Tjenesteyteren har ikke rett til å foreta endringer i det avtalte oppdraget uten Oppdrags giverens skriftlige forhåndssamtykke. (punkt 7.3) Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av konsulentoppdrag av : 23

24 Rapport 02/2011 Pålegg om endring skal være skriftlig. (punkt 8.1) Konsulenten har ikke rett til å foreta endringer i det avtalte oppdraget uten Oppdragsgiverens skriftlige forhåndssamtykke. (punkt 8.3) Norsk Standard 3430 Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider, 2. utgave september 1994, punkt 28.2: Byggherrens pålegg om endring skal være skriftlig og gi klar beskjed om hva endringen består i. Norsk Standard 3431 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser, 2. utgave september 1994, punkt 33.2: Byggherrens pålegg om endring skal være skriftlig og gi klar beskjed om hva endringen består i. Norsk Standard 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag, 1. utgave mars 2000, punkt 10.1: Pålegg om endring skal være skriftlig og gi klar beskjed om at det er en endring, og hva endringen går ut på. Når det gjelder godkjennelse av endringsmeldinger er virksomhetens fullmaktsoversikt lagt til grunn. 10. Rammeavtaler Følgende er undersøkt: a. Er anskaffelsesregelverkets krav om fordeling av avrop (bestillinger) mellom avtale leverandørene oppfylt ved parallelle rammeavtaler, ev. er det gjennomført minikonkurranse ved avrop? b. Foreligger det skriftlig avrop/bestilling/rekvisisjon for fakturerte arbeider underskrevet av person(er) med fullmakt til dette? c. Er fakturerte arbeider i samsvar med rammeavtale (type arbeid, timepris og lignende)? d. Er fakturerte arbeider dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende? e. Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid dokumentert i regnskapssystemet? f. Finnes det annen dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert i regnskapssystemet? g. Er faktura godkjent av person(er) med fullmakt til dette? h. Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen? Hvis anskaffelsen består av mange bilag er utvalgte bilag kontrollert. Forklaring til kontrollpunkt 10a: Parallelle rammeavtaler er inngåelse av rammeavtale med flere leverandører for å dekke det samme behovet hos oppdragsgiveren. Bestemmelse i anskaffelsesforskriften 15-3 (2): Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtaler som er inngått med flere leverandører, foretas på grunnlag av vilkårene som er fastsatt i rammeavtalen, uten at det gjennomføres ny konkurranse. Bestemmelse i anskaffelsesforskriften 15-3 (3): Hvis ikke alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalen, skal tildeling av kontrakter foretas etter at det er iverksatt ny konkurranse mellom partene. Forklaring til kontrollpunkt 10b: Bestemmelse i Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen (ikrafttredelse ), punkt 6.2.3: Kontrakter og bestillinger skal være skriftlige. Virksomhetens oversikt over hvem som har fullmakt til å godkjenne avrop/bestillinger/rekvisi 24