Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF

Transkript

1 Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 12/2007 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF 2007 Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 Rapport 12/2007 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2006 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 3/2006 Kvalitet i skolen. Resultater, undervisning og ledelse ved Groruddalen skole 4/2006 Offentlige anskaffelser konkurranse - elementet i kjøpsprosessen 5/2006 Analyse av pleie- og omsorgstjenester med bruk av KOSTRA 6/2006 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport /2006 Bevaring av kunst i Oslo kommune 8/2006 Økonomistyring i Friluftsetaten, Kultur- og idrettsetaten og Park og Idrett Oslo KF 9/2006 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 10/2006 IKT-basert overvåkingssystem Oslo Havn KF 11/2006 Sykefravær i PRO-sektoren oppfølgingsundersøkelse 12/2006 Er nøkkeltall i KOSTRA fra de nye bydelene pålitelige? 13/2006 Bydelsbarnevernet i Oslo kommune 14/2006 Generelle IT-kontroller i Utdanningsetaten 15/2006 Langsiktig kapitalforvaltning av Boligbygg Oslo KFs eiendomsmasse i kjølvannet av eiendomsreformen 16/2006 Granskingsrapport. Undervisningsbygg Oslo KF 17/2006 Granskingsrapport. Anskaffelser i forbindelse med sikkerhetsoppgraderingen av Munchmuseet 18/2006 Beredskap i Oslo kommune 19/2006 Prioriteringer av lederoppgaver i grunnskolen 20/2006 Offentlige anskaffelser konkurranseeksponering og direktekjøp 21/2006 Brukerorientering overfor ikke-vestlige innvandrere i helsestasjonstjenesten 22/2006 Kontroll og oppfølging av tilskudd til kollektivtrafikk 23/2006 Psykisk helsearbeid bruk av individuelle planer i to bydeler 24/2006 Psykisk helsearbeid styringsinformasjon 25/2006 Tilgangskontroller i Gerica 26/2006 IKT i grunnskolen (Oppfølging av rapport 17/2005) 27/2006 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF 28/2006 Virksomhetslederes lønn, reiseregninger og bilgodtgjørelse 1/2007 Oppfølgingsundersøkelse Undervisningsbygg Oslo KF 2/2007 Kontroller i og rundt det elektroniske bestillings- og fakturasystemet i Oslo kommune 3/2007 Intern kontroll i og rundt IT-systemer Samlerapport /2007 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 5/2007 Bydelenes bruk av korttidsplasser 6/2007 Økonomisk forvaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger 7/2007 Bydelenes behandling av søknad om fast plass i sykehjem 8/2007 Tildelding av spillemidler til idrettsanlegg 9/2007 Skolefritidsordningen i Oslo kommune - status for tilbudet 10/2007 Saksbehandling døgnovernattingssteder 11/2007 Psykisk helsearbeid - tre bydelers samarbeid med spesialhelsetjenesten For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se,

3 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF Kommunerevisjonen 1

4 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/ Kommunerevisjonen

5 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF Innhold Hovedbudskap... 5 Sammendrag Innledning Formål Bakgrunn Problemstillinger Revisjonskriterier Metode og gjennomføring Utvalgte anskaffelser Avgrensninger Faktabeskrivelse, revisjonens vurderinger og konklusjoner Kunngjøring/konkurranse Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Anskaffelsesprotokoll Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Anskaffelseskomite Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Arbeidsdeling Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Budsjettering og oppfølging Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Sluttrapport Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Avrop på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenester Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Revisjonens vurderinger Konklusjon Anbefaling Mottatte tilbakemeldinger til foreløpig rapport Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon per problemstilling Anbefalinger...30 Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra Boligbygg Oslo KF Kommunerevisjonen 3

6 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/ Kommunerevisjonen

7 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF Hovedbudskap 17 undersøkte anskaffelser er i samsvar med regelverket med hensyn til kunngjøring/konkurranse. Én av de undersøkte anskaffelsene er ikke kunngjort i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, men det har vært konkurranse om anskaffelsen ved at flere leverandører er kontaktet. For en annen anskaffelse er det i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, men det er ikke i samsvar med regelverket at det ikke har vært konkurranse om anskaffelsen. Når det gjelder dokumentasjon av anskaffelsesprosessen, har Kommunerevisjonen konkludert med tilfredsstillende dokumentasjon når det gjelder tilleggsarbeider, budsjettering/oppfølging og avrop (bestillinger) på rammeavtaler. Kommunerevisjonen mener at Boligbygg har et forbedringspotensial når det gjelder følgende områder: føring av anskaffelsesprotokoll (herunder åpningsprotokoll) utarbeidelse av kontrakt med bruk av standard kontraktsvilkår for anskaffelser over kr dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid sluttrapportering Sammendrag Hovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om utvalgte anskaffelser har vært basert på konkurranse og om anskaffelsesprosessen er dokumentert. Til sammen ble 17 anskaffelser valgt ut til undersøkelsen med hensyn til kunngjøring/konkurranse og 19 anskaffelser med hensyn til dokumentasjon av anskaffelsesprosessen. Konklusjoner Med de avgrensningene vi har gjort i undersøkelsen (blant annet at det kan påløpe utgifter for anskaffelsene etter kontrolltidspunktet), har vi konkludert med følgende for de undersøkte problemstillingene: med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, men det er ikke i samsvar med regelverket at det ikke har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,263 mill. kroner. Anskaffelsesprotokoll Det er tilfredsstillende anskaffelsesprotokoller for fire av anskaffelsene, ut ifra hva som er undersøkt. I fem tilfeller har vi ikke fått fremlagt åpningsprotokoll, mens for syv av anskaffelsene er åpningsprotokollen/anskaffelsesprotokollen ikke underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Én anskaffelse er ikke kontrollert med hensyn til protokollføring fordi anskaffelsen gjelder avrop (bestilling) på rammeavtale. Kommunerevisjonen mener det er en svakhet at enkelte av anskaffelsesprotokollene først ble utarbeidet i forbindelse med Kommunerevisjonens undersøkelse. Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider 12 av anskaffelsene er i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, kommunens bestemmelser og interne fullmaktsbestemmelser med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider. Det er ikke i samsvar med kommunens bestemmelser at det for fire av anskaffelsene bare er utarbeidet rekvisisjoner, det vil si at det ikke foreligger avtaler med bruk av standard kontraktsvilkår. I ett tilfelle er det benyttet påslagsprosent som ikke er i samsvar med inngått kontrakt, men dette har ikke medført vesentlige merutgifter. Anskaffelseskomite Det har ikke vært aktuelt med bruk av anskaffelseskomite for de undersøkte anskaffelsene. Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er dokumentert for seks av de undersøkte anskaffelsene, mens slik kontroll ikke er dokumentert for åtte av anskaffelsene. For tre av anskaffelsene har vi ikke kontrollert dokumentasjonen av kontroll av varemottak/ utførelse av arbeid, ettersom det ikke er fakturering utover kontraktsbeløp (se avgrensning i kapittel 1.5.2). Kunngjøring/konkurranse 17 av anskaffelsene er i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til kunngjøring/ konkurranse. Én anskaffelse er ikke kunngjort i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, men det har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,544 mill. kroner. For en annen anskaffelse er det i samsvar Arbeidsdeling Det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" for 16 av de undersøkte anskaffelsene, mens det er manglende arbeidsdeling i ett tilfelle. For øvrig er det for flere av de undersøkte anskaffelsene usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Varemottaker". Dette skyldes man- Kommunerevisjonen 5

8 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/2007 glende dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid. Budsjettering og oppfølging Styret har vedtatt kostnadsramme for de undersøkte anskaffelsene i samsvar med kommunens budsjettfullmakter. Regnskapsføringen av anskaffelsene er innrettet på en slik måte at bokførte utgifter kan sammenlignes med kostnadsoverslaget. Kommunerevisjonen mener imidlertid at prosjektoppfølgingen kan forenkles dersom foretaket benytter bilagstekstfeltet i økonomisystemet (Agresso) på en bedre måte. Sluttrapport Boligbygg har ikke fulgt egne rutiner for sluttrapportering, men for de undersøkte anskaffelsene har det ikke vært aktuelt med sluttrapportering i samsvar med kommunens bestemmelser. Avrop (bestillinger) på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenester For undersøkte avrop foreligger det rekvisisjoner for fakturerte arbeider, som er underskrevet av personer med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt). Fakturerte arbeider er i samsvar med rammeavtale og arbeidene er dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende. Derimot er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid ikke dokumentert. Fakturaene er godkjent av personer med slik myndighet (i henhold til fullmaktsoversikt). Det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" for de undersøkte avropene. Det er imidlertid usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Varemottaker". Dette skyldes manglende dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid. Anbefalinger Kommunerevisjonen anbefaler at Boligbygg iverksetter tiltak for å rette opp de svakhetene som er avdekket i undersøkelsen: Det bør iverksettes tiltak for å forhindre oppsplitting av anskaffelser som etter regelverket skal håndteres som én anskaffelse. Rutinen for føring av anskaffelsesprotokoll (herunder åpningsprotokoll) bør innskjerpes, slik at det for alle protokollpliktige anskaffelser foreligger protokoller som er underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Videre anbefaler vi at endelig anskaffelsesprotokoll utarbeides før kontrakt inngås, slik at vedkommende som underskriver kontrakten får kunnskap om prosessen som ligger bak valget av leverandør/tilbud. Dessuten kan viktig informasjon gå tapt dersom anskaffelsesprotokollen utarbeides lang tid i etterkant av anskaffelsen. Dette kan medføre at lovens krav til etterprøvbarhet ikke blir overholdt. Rutinen for inngåelse av kontrakt bør innskjerpes, slik at det alltid inngås kontrakt med bruk av standard kontraktsvilkår for anskaffelser som overstiger kr Kommentarfeltet i økonomisystemet (Agresso) bør benyttes til å dokumentere kontroll av varemottak/ utførelse av arbeid i de tilfellene hvor slik kontroll ikke er dokumentert med stempel/underskrift fra byggeleder på fakturaen. Vi er kjent med at Boligbygg har planer om å styrke kontrollene av at fakturerte varer og tjenester faktisk er mottatt. Vi anbefaler at Boligbygg i den forbindelse sørger for dokumentasjon av de utførte kontrollene, for eksempel at det i kommentarfeltet i Agresso vises til underliggende dokumentasjon. Tilsvarende bør den underliggende dokumentasjonen påføres bilagsnummeret/fakturanummeret, slik at tilstrekkelig kontrollspor finnes. Boligbygg bør sørge for nødvendige innstillinger i økonomisystemet (Agresso), slik at "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" ikke kan være samme person i forbindelse med behandlingen av en faktura. Bilagstekstfeltet i økonomisystemet (Agresso) bør blant annet benyttes til å angi hva slags faktura som er bokført, det vil si angi om det er en avdragsnota eller endringsnota og nummeret på avdragsnotaen/ endringsnotaen. På denne måten blir det trolig enklere for prosjektlederne å få oversikt over faktureringen. Foretaket bør gjeninnføre rutine for sluttrapportering, slik at kommunens bestemmelser blir overholdt. Mottatte tilbakemeldinger til foreløpig rapport Foreløpig rapport ble sendt på høring til Boligbygg. I høringsuttalelsen opplyser Boligbygg at foretaket tar Kommunerevisjonens merknader alvorlig, og vil umiddelbart innskjerpe rutinene vedrørende protokoller og kontrakter. 6 Kommunerevisjonen

9 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF 1. Innledning 1.1 Formål Hovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om utvalgte anskaffelser har vært basert på konkurranse og om anskaffelsesprosessen er dokumentert. 1.2 Bakgrunn Undersøkelsen ble vedtatt av kontrollutvalget 24. januar Undersøkelsen sorterer under fokusområdet Anskaffelser i overordnet plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av bystyret 16. mars Boligbygg Oslo KF kjøper hvert år varer og tjenester for flere millioner kroner. Bokførte investeringsutgifter i 2006 i forbindelse med rehabiliteringsprosjekter utgjorde 229 mill. kroner, mens investeringsbudsjettet for rehabiliteringsprosjekter i 2007 er på 160 mill. kroner. Regelverket for offentlige anskaffelser stiller krav til gjennomføringen av offentlige anskaffelser og skal bidra til at det offentlige foretar kostnadseffektive innkjøp gjennom effektiv konkurranse. Regelverket skal også motvirke forskjellsbehandling, korrupsjon og annen myndighetsmisbruk. Brudd på regelverket kan medføre erstatningsansvar og påføre kommunen renommétap. Foretaket var én av virksomhetene, som i 2006 var omfattet av Kommunerevisjonens undersøkelse rettet mot konkurranseeksponering og direktekjøp i forbindelse med offentlige anskaffelser. Resultatet av undersøkelsen fremgår av Kommunerevisjonens rapport 20/ 2006, hvor vi konkluderte med brudd på regelverket for én av tre undersøkte anskaffelser hos Boligbygg. I 2005 gjennomførte Kommunerevisjonen en undersøkelse om økonomisk styring av investeringsprosjekter i Boligbygg. Det ble konkludert med at foretaket hadde et forbedringspotensial på følgende områder: å etablere rutiner med krav om skriftlige beskrivelser av planene (omfang og fremdrift) ved oppstart av det enkelte prosjekt å etablere krav om godkjenning av planene både for prosjektporteføljen og for det enkelte prosjekt før oppstart å utvikle en felles praksis for dokumentering og godkjenning av endringer og avvik 1.3 Problemstillinger I undersøkelsen har vi fokusert på følgende problemstillinger for de utvalgte anskaffelsene: 1. Kunngjøring/konkurranse a) Har anskaffelsen vært kunngjort i samsvar med regelverket? b) Har anskaffelsen vært gjenstand for konkurranse? 2. Anskaffelsesprotokoll a) Er det ført anskaffelsesprotokoll for anskaffelsen? b) Er begrunnelse for valg av leverandør protokollført? c) Er anskaffelsesprotokollen underskrevet i samsvar med foretakets rutiner? 3. Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider a) Foreligger det skriftlig kontrakt/avtale for anskaffelsen i samsvar med kommunens regelverk? b) Er medgåtte utgifter knyttet til avtalen innenfor rammen av det som er avtalt? c) Er eventuelle tilleggsarbeider vesentlige? d) Er eventuelle tilleggsarbeider dokumentert med endringsmeldinger som er godkjent av personer med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt)? 4. Anskaffelseskomite Er anskaffelseskomite benyttet i samsvar med regelverket internt i kommunen og er bruken av anskaffelseskomite dokumentert? 5. Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid dokumentert? 6. Arbeidsdeling Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen? 7. Budsjettering og oppfølging a) Har styret vedtatt kostnadsramme for anskaffelsen/ prosjektet i samsvar med kommunens budsjettfullmakter? b) Er regnskapsføringen av anskaffelsen/prosjektet innrettet på en slik måte at bokførte utgifter kan sammenlignes med kostnadsoverslaget? 8. Sluttrapport Er det avlagt sluttrapport i samsvar med kommunens regelverk? Kommunerevisjonen 7

10 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/ Avrop (bestillinger) på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenester a) Foreligger det rekvisisjon for fakturerte arbeider underskrevet av person med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt)? b) Er fakturerte arbeider i samsvar med rammeavtale (type arbeid, timepris og lignende)? c) Er fakturerte arbeider dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende? d) Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid dokumentert? e) Er faktura godkjent av person med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt)? f) Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen? 1.4 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene som er benyttet i undersøkelsen, er utledet fra: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (anskaffelsesloven) Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften) 1 Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen Byrådets rundskriv 33/2001 (Nye standard kontraktsvilkår for Oslo kommune) Byrådets rundskriv 6/2007 (Intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelsesprosessen) 1. Erstatter forskrift av 15. juni 2001, som gjaldt til og med 31. desember 2006 Byrådets rundskriv 22/2006 (Avleggelse av sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter Etater, bydeler og foretak) Budsjettfullmakter for kommunale foretak Oslo kommunes økonomireglement for 2007 Interne bestemmelser hos Boligbygg: rutiner for føring av anskaffelsesprotokoll, fullmaktsbestemmelser Nærmere omtale av revisjonskriteriene fremgår innledningsvis i hvert delkapittel under kapittel Metode og gjennomføring I anskaffelsesloven 5 stilles det blant annet krav til at anskaffelsesprosessen skal være gjennomsiktig og etterprøvbar. Derfor har vi hovedsakelig basert undersøkelsen på gjennomgang av anskaffelsesdokumenter (blant annet anskaffelsesprotokoller, kontrakter og bilag). Vi har også hatt samtaler med sentrale personer på anskaffelsesområdet hos foretaket Utvalgte anskaffelser Boligbygg var i 2006 gjenstand for gjennomgang av anskaffelser både av Kommunerevisjonen og av ekstern konsulent. Vi har av den grunn valgt å fokusere på nyere anskaffelser, det vil si anskaffelser fra 2007 eller slutten av Vi har valgt ut anskaffelser fra både drifts- og investeringsregnskapet. Utvalgte anskaffelser fremgår av tabell 1 nedenfor; oppgitte beløp er eksklusiv merverdiavgift. 8 Kommunerevisjonen

11 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF Tabell 1: Utvalgte anskaffelser Utgifter i 2006 Utgifter i 2007 pr Sum utgifter Type utgift Prosjektnr. Prosjektnavn Leverandør Colletsgt/Geitemyrsvn Investering (el-anlegg) Elajo Installasjon AS Investering Nytt FDV-system OptioFM AS Investering Christiesgt. 23, Hans Barliensgt 2-4 (våtrom) VVS Senteret Norge AS Investering Minister Ditlefsv. 22 (ombygg) Olaf E. Eriksen AS Haga & Berg Investering Pastor Fangensv. (ombygg) Entreprenør AS Søren Jaabeksgt. 3, 4, 6 Investering (våtrom) Brunata Investering Innglassering balkonger, Granstangen Balkongsystemer AS Drift, kjøp av vaktmestertjenester (artskonto 12383) ISS Facility Services AS Drift, kontroll av el-anlegg (artskonto 11893) Elektro Nettverk Service AS Drift, maling/ gulvlegging bebodde leiligheter (artskonto 12300) Pedersen & Sikkerbøl AS Investering Maridalsveien 244/250 Askim Entreprenør AS Investering Investering Nordrehovsgt. 34 (total rehabilitering) Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Stovner senter (ombygg) Kristiansen & Nilsen AS Investering HMS-tiltak/pålegg Roderik-Jako AS Boligseksjonen inv. Investering ubebodde leiligheter Bygg Ide AS Investering Investering ENØK, fyring, ventilasjon Oslo Rørservice AS ENØK, fyring, ventilasjon Nordisk Energikontroll AS Utgifter i 2006 for ISS Facility Services AS: Beløpet omfatter kr , som feilaktig er bokført på artskonto Når det gjelder utvalgt anskaffelse vedrørende Oslo Rørservice AS, gjelder dette flere anskaffelser. Vi har fokusert på den største av disse anskaffelsene, som gjelder Maridalsvn og Gjøviksgt. 6, og hvor det er bokført kr på kontrolltidspunktet. Vi har imidlertid valgt å undersøke om øvrige anskaffelser vedrørende Oslo Rørservice AS er kunngjort/basert på konkurranse i tilfeller hvor bokførte utgifter overstiger den nasjonale terskelverdien (jf. kapittel 2.1.1). Dette gjelder Norderhovsgt. 34 og Heimlibakken 1, hvor det er bokført henholdsvis kr og kr Resultatet av denne gjennomgangen fremgår av kapittel 2.1. I 2005 inngikk Boligbygg rammeavtaler for håndverkertjenester, gjeldende for 2006 og fremover. Høsten 2006 foretok ekstern konsulent en gjennomgang av diverse anskaffelsesdokumenter (blant annet kunngjøring, konkurransegrunnlag, anskaffelsesprotokoll, kontrakt og avrop/bestillinger) knyttet til rammeavtalene. Vi har derfor valgt å ikke omfatte disse rammeavtalene i undersøkelsen, til tross for at påløpte utgifter knyttet til rammeavtalene er vesentlige. Imidlertid har det i 2007 skjedd en volumreduksjon i rammeavtalene fra 2005, som nå utgjør 30 % av totalt innkjøpsvolum ifølge foretaket. Det er inngått seks nye Kommunerevisjonen 9

12 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/2007 generalentreprisekontrakter, som skal utgjøre 70 % av innkjøpsvolumet. Konkurransen vedrørende de nye rammeavtalene ble kunngjort i TED-databasen november 2006 som en åpen anbudskonkurranse. Leverandørene det er inngått rammeavtale med i den forbindelse, er følgende: Kaasa AS Andresen & Far AS Haga & Berg AS Reidar Håkonsen & Sønn AS Malermester Widar Lund AS Karlsen & Norseth Vedlikehold AS Kontraktenes varighet er fra 19. mars 2007 til 19. mars Vi har med utgangspunkt i bokførte utgifter tilknyttet disse leverandørene i mai 2007 (tilfeldig utvalgt måned), på stikkprøvebasis undersøkt avrop (bestillinger) på rammeavtalene Avgrensninger Anskaffelsesregelverket tar utgangspunkt i beregnet anskaffelsesverdi. For å kunne vurdere rimeligheten av denne verdien, må revisor i utgangspunktet ha førstehånds kunnskap om alle de varene og tjenestene som er anskaffet. Vi har ikke denne kunnskapen, og har derfor tatt utgangspunkt i kontraktsbeløp og bokførte utgifter. Vi regner med at Boligbygg i høringsuttalelsen har kommet med tilbakemelding ved uenighet med våre vurderinger og konklusjoner. 2. TED-databasen: den offisielle databasen for kunngjøringer i Kontoret for De europeiske fellesskaps offisielle publikasjoner Hvis foretaket har fremlagt dokumentasjon på at anskaffelsen har vært kunngjort, har vi konkludert med at anskaffelsen har vært basert på konkurranse. Vi har ikke kontrollert om anskaffelsene er korrekt kunngjort i henholdsvis DOFFIN-databasen 3 og TED-databasen. Når det gjelder tilfellene med bruk av direktekjøp 4 som anskaffelsesprosedyre, har vi undersøkt om vilkårene for bruk av direktekjøp er oppfylt og om det er innhentet tilbud fra flere leverandører. Vi har ikke kontrollert om det har vært reell konkurranse om oppdraget i tilfellene hvor direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre og hvor flere leverandører er kontaktet. Hvis prisen er avgjørende, vil det for eksempel ikke være reell konkurranse om et oppdrag hvis oppdragsgiver forespør tilbud fra leverandører man vet har vesentlig høyere priser enn andre. For de utvalgte anskaffelsene har vi undersøkt bokførte utgifter til og med mai Det kan påløpe utgifter etter dette tidspunktet, noe som kan endre enkelte av konklusjonene. Vi har bare undersøkt foretakets kontroll av varemottak/utførelse av arbeid som ikke inngår i kontraktsbeløpet. For kontraktsfestede arbeider antar vi at ferdigbefaring vil avdekke dersom disse arbeidene ikke er utført. 3. DOFFIN-databasen: den offisielle databasen for kunngjøringer i Norsk lysingsblad 4. Direktekjøp/direkte anskaffelse: Anskaffelse som skjer ved direkte henvendelse til én eller flere leverandører. 10 Kommunerevisjonen

13 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF 2. Faktabeskrivelse, revisjonens vurderinger og konklusjoner Nedenfor gis en fremstilling av de undersøkte anskaffelsene. Fremstillingen er inndelt etter undersøkte problemstillinger. I tilfellene hvor Boligbygg i høringsuttalelse har innvendinger til Kommunerevisjonens vurderinger og konklusjoner, har vi særskilt angitt dette. Oppgitte beløp nedenfor er eksklusiv merverdiavgift. 2.1 Kunngjøring/konkurranse Revisjonskriterier Ifølge anskaffelsesloven 5, skal en anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse. Alle anskaffelser som overstiger kr , skal i utgangspunktet kunngjøres, jf. anskaffelsesforskriften 2-1 (2) 5. Denne terskelverdien blir betegnet som nasjonal terskelverdi. Direktekjøp kan benyttes som anskaffelsesprosedyre for anskaffelser over den nasjonale terskelverdien, dersom ett av vilkårene i anskaffelsesforskriften 2-1 (2) er oppfylt: i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desember 2006 a) anskaffelsen kan bare foretas hos én leverandør i markedet, for eksempel av tekniske eller kunstneriske årsaker, eller for å beskytte en enerett mv., b) det foreligger et usedvanlig fordelaktig tilbud som gjør det mulig å anskaffe ytelser til en pris som ligger vesentlig under normale markedspriser, og en anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke lar seg gjennomføre i det tidsrommet tilbudet foreligger, c) anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse, d) uforutsette omstendigheter gjør det nødvendig å utføre tilleggsytelser som er strengt nødvendige for kontraktens fullføring, forutsatt at tildelingen skjer til samme leverandør, e) det i en forutgående anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke foreligger tilbud, eller de tilbud som foreligger ikke er egnet, eller f) det gjelder varer eller tjenester som kjøpes på børs, råvarebørs eller lignende marked Faktabeskrivelse Tabell 2 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til konkurranse. Tabell 2: Håndtering med hensyn til kunngjøring/konkurranse Leverandør Elajo Installasjon AS OptioFM AS VVS Senteret Norge AS Olaf E. Eriksen AS Haga & Berg Entreprenør AS Brunata Balkongsystemer AS ISS Facility Services AS Elektro Nettverk Service AS Pedersen & Sikkerbøl AS Askim Entreprenør AS Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Kristiansen & Nilsen AS Roderik-Jako AS Bygg Ide AS Oslo Rørservice AS (Maridalsvn og Gjøviksgt. 6) Oslo Rørservice AS (Norderhovsgt. 34) Oslo Rørservice AS (Heimlibakken 1) Nordisk Energikontroll AS Håndtering med hensyn til kunngjøring/konkurranse Kunngjort konkurranse Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Direktekjøp med forespørsel hos tre leverandører etter at kunngjort konkurranse ikke resulterte i mottak av tilbud Kunngjort konkurranse Avrop på rammeavtale Direktekjøp, forespørsel hos én leverandør Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Kunngjort konkurranse Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører Kunngjort konkurranse Iverksettelse av opsjon i kontrakt vedr. Maridalsvn og Gjøviksgt. 6 Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører Direktekjøp, forespørsel hos én leverandør Kommunerevisjonen 11

14 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/ Revisjonens vurderinger Som tabell 2 viser, har 10 av anskaffelsene vært kunngjort. Én anskaffelse gjelder avrop (bestilling) på rammeavtale, som ble inngått med leverandør etter kunngjort konkurranse. På grunn av at anskaffelsene har vært kunngjort, har vi konkludert med at anskaffelsene har vært gjenstand for konkurranse. En annen anskaffelse gjelder iverksettelse av opsjon i kontrakt som ble inngått etter kunngjort konkurranse. På grunn av at opprinnelig anskaffelse har vært kunngjort, har vi konkludert med at anskaffelsen har vært gjenstand for konkurranse. (Vi har ikke vurdert bruken av opsjon utover å konstatere at opsjonen er nedfelt i kontrakten for den kunngjorte anskaffelsen.) I ett tilfelle (Balkongsystemer AS) ble anskaffelsen først gjennomført som et direktekjøp, hvor flere leverandører ble invitert til å gi tilbud. Tre leverandører leverte tilbud. Som følge av at tilbudsverdiene var over den nasjonale terskelverdien, ble prosedyren avlyst og det ble besluttet å gjennomføre ny kunngjort konkurranse. Oppdragsgiver mottok ingen tilbud innen tilbudsfristen i den kunngjorte konkurransen. Det ble derfor besluttet å gjennomføre anskaffelsen som direktekjøp, hvor de tre leverandørene som hadde levert tilbud i første runde, ble invitert til forhandling. Bokførte utgifter for anskaffelsen per mai 2007 (0,308 mill. kroner) er under den nasjonale terskelverdien. Imidlertid er kontraktsverdien 1,364 mill. kroner, det vil si over terskelverdien. I henhold til anskaffelsesforskriften 2-1 (2) bokstav e 6, kan direktekjøp benyttes som anskaffelsesprosedyre dersom "det i en forutgående anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke foreligger tilbud, ". Kommunerevisjonen vurderer det å være i samsvar med regelverket at det i dette tilfellet er foretatt direktekjøp, ettersom det ikke kom inn noen tilbud i den kunngjorte konkurransen. For en annen anskaffelse (Bygg Ide AS) er det foretatt direktekjøp med forespørsel hos tre leverandører. Vi har ikke fått fremlagt kontrakt for anskaffelsen. Imidlertid er både bokførte utgifter per mai 2007 (0,178 mill. kroner) og tilbud (0,397 mill. kroner) under den nasjonale terskelverdien. Vi vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, og det har vært konkurranse om anskaffelsen ettersom tre leverandører ble kontaktet. Det er foretatt direktekjøp med forespørsel hos tre leverandører også for en annen anskaffelse (OptioFM AS). Ifølge inngått kontrakt omfatter anskaffelsen et (1) bokstav f i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desember 2006 arbeid på 400 timer til en timepris på kr 750, det vil si til sammen 0,3 mill. kroner. Ifølge fremlagt dokumentasjon vil det påløpe ytterligere 254 timer. Dette betyr at endelig anskaffelsesverdi vil bli cirka 0,491 mill. kroner, som er under den nasjonale terskelverdien. Kommunerevisjonen vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, og det har vært konkurranse om anskaffelsen ettersom tre leverandører ble kontaktet. Også for en tredje anskaffelse (Roderik-Jako AS) er det foretatt direktekjøp med forespørsel hos tre leverandører. Boligbygg har delt anskaffelsen i to, med anslått kontraktsverdi på 0,3 mill. kroner og 0,2 mill. kroner ifølge anskaffelsesprotokollen. Kontrakt er ikke fremlagt for anskaffelsen. Anslått kontraktsverdi ser ut til å være basert på innkomne tilbud. Tilbudet fra valgt leverandør (0,434 mill. kroner) er lavere enn den nasjonale terskelverdien. Imidlertid er bokførte utgifter per mai 2007 (0,544 mill. kroner) større enn terskelverdien. mellom bokførte utgifter og anslått kontraktsverdi skyldes at den anslåtte kontraktsverdien er basert på et mindre kvantum enn det som faktisk ble anskaffet. Begge anskaffelsene gjelder kjøp av vaskemaskiner/tørketromler og begge anskaffelsene er foretatt i et tidsrom på én uke. Det var også de samme tre leverandørene som ble forespurt i begge tilfellene. Det følger av bestemmelsen i anskaffelsesforskriften 2-3 (4) 7 at "En planlagt anskaffelse av en bestemt ytelse kan ikke deles opp i den hensikt å unngå at bestemmelser i denne forskrift kommer til anvendelse." Klagenemnda for offentlige anskaffelser har blant annet i sak 2003/8 uttalt at delleveranser hvor kontraktene er inngått på "noenlunde samme tid" medfører at delleveransene skal regnes sammen ved anvendelsen av direktekjøpsregelen i forskriften. På grunnlag av dette har vi konkludert med at oppdeling av anskaffelsen ikke er i samsvar med regelverket. Vi mener dessuten at bruken av direktekjøp som anskaffelsesprosedyre ikke er i samsvar med regelverket, ettersom den nasjonale terskelverdien er overskredet. Imidlertid har anskaffelsen vært gjenstand for konkurranse ved at tre leverandører ble forespurt. Det er også et fjerde tilfelle (Oslo Rørservice AS (Heimlibakken 1)) hvor det er foretatt direktekjøp med forespørsel hos tre leverandører. Ifølge tilbudsinnstilling fra ekstern konsulent, er tilbudet fra valgt leverandør 1,172 mill. kroner. Ifølge tilbudsinnstilling underskrevet av eiendomsdirektør og prosjektleder, er tilbudet redusert til 0,441 mill. kroner, ettersom Boligbygg har valgt bort deler av postene i det opprinnelige tilbudet. Justert tilbudspris er lavere enn den nasjonale terskelverdien. Imidlertid er bokførte utgifter per mai (3) i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desember Kommunerevisjonen

15 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF (0,564 mill. kroner) større enn terskelverdien. I høringsuttalelsen fra Boligbygg av 1. oktober 2007, mener Boligbygg at anskaffelsen er foretatt i tråd med gjeldende regelverk. Boligbygg begrunner dette med at kontraktsverdien er under kr og at overskridelsen av den nasjonale terskelverdien skyldes tilleggskostnader i form av endringsarbeid. Boligbygg opplyser videre at tilleggskostnadene skyldes at det under arbeidets gang ble konstatert feil dimensjon på én av pipene. Med utgangspunkt i opplysningene fra Boligbygg, mener Kommunerevisjonen at det kan være aktuelt å benytte bestemmelsen i anskaffelsesforskriften 2-1 (2) bokstav d. Her fremgår det at direktekjøp kan benyttes dersom "uforutsette omstendigheter gjør det nødvendig å utføre tilleggsytelser som er strengt nødvendige for kontraktens fullføring, forutsatt at tildelingen skjer til samme leverandør". Ettersom det ble avdekket feil dimensjon i en eksisterende del under arbeidets gang, vurderer vi at anskaffelsesforskriftens vilkår er oppfylt. Vi har derfor konkludert med at anskaffelsen er i samsvar med regelverket når det gjelder kunngjøring. I et tilfelle (Nordisk Energikontroll AS) er det foretatt direktekjøp med forespørsel hos bare én leverandør. Anskaffelsen gjelder kjøp av utkopling av elektriske kjeler/salg av elektrisk kraft/energistyring. Ifølge anskaffelsesprotokollen er anslått anskaffelsesverdi 1,3 mill. kroner, det vil si at den nasjonale terskelverdien er overskredet. Av anskaffelsesprotokollen fremgår det videre at det ikke er innhentet flere tilbud fordi valgt leverandør er i en monopolsituasjon. Ekstern rådgiver har bekreftet vurderingen med hensyn til monopolsituasjon. I henhold til anskaffelsesforskriften 2-1 (2) bokstav a 8, kan direktekjøp benyttes som anskaffelsesprosedyre dersom "anskaffelsen kan bare foretas hos én leverandør i markedet, ". Vi vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre og at bare én leverandør ble kontaktet. Det er også i et annet tilfelle (Pedersen & Sikkerbøl AS) foretatt direktekjøp med forespørsel hos bare én leverandør. Anskaffelsen gjelder oppussing av leiligheter. Vi har ikke fått fremlagt kontrakt for anskaffelsen, men det foreligger tre rekvisisjoner på til sammen 0,35 mill. kroner, som er mindre enn den nasjonale terskelverdien. Også bokførte utgifter for anskaffelsen per mai 2007 (0,263 mill. kroner) er under den nasjonale terskelverdien. Kommunerevisjonen vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, men at det ikke er i samsvar med regelverket at det ikke har vært konkurranse om anskaffelsen Konklusjon Tabell 3 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om de undersøkte anskaffelsene har vært kunngjort i samsvar med regelverket og om anskaffelsene har vært gjenstand for konkurranse (1) bokstav b i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desember 2006 Tabell 3: Konklusjon kunngjøring/konkurranse Leverandør Elajo Installasjon AS OptioFM AS VVS Senteret Norge AS Olaf E. Eriksen AS Haga & Berg Entreprenør AS Brunata Balkongsystemer AS ISS Facility Services AS Elektro Nettverk Service AS Pedersen & Sikkerbøl AS Askim Entreprenør AS Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Kristiansen & Nilsen AS Roderik-Jako AS Bygg Ide AS Oslo Rørservice AS (Maridalsvn og Gjøviksgt. 6) Oslo Rørservice AS (Norderhovsgt. 34) Oslo Rørservice AS (Heimlibakken 1) Nordisk Energikontroll AS Konklusjon Kommunerevisjonen 13

16 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/2007 Som tabellen viser, har vi konkludert med at 17 av anskaffelsene er i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til kunngjøring/konkurranse. Én anskaffelse er ikke kunngjort i samsvar med regelverket, men det har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,544 mill. kroner. For en annen anskaffelse er det i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, men det er ikke i samsvar med regelverket at det ikke har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,263 mill. kroner. Høringsuttalelse fra Boligbygg I høringsuttalelse fra Boligbygg av 1. oktober 2007 mener foretaket at anskaffelsen fra Roderik-Jako AS må betraktes som to anskaffelser: 1) strakstiltak på grunn av driftsstans i tre vaskerier i primo oktober 2006, 2) oppgradering av maskinparken i fellesvaskerier. Boligbygg viser også til bestemmelsen i anskaffelsesforskriften 2-1 (2) bokstav c. Av denne bestemmelsen fremgår det at direktekjøp kan benyttes i tilfeller hvor anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter, ikke kan utsettes i den tid det tar å gjennomføre en tilbudskonkurranse. Kommunerevisjonens kommentarer til høringsuttalelse fra Boligbygg Det er strenge krav til bruk av bestemmelsen i anskaffelsesforskriften 2-1 (2) bokstav c. Ettersom driftsstansen var i primo oktober 2006 og anskaffelsen først er foretatt i desember 2006, stiller vi spørsmål til om anskaffelsen overfor Roderik-Jako AS kan betraktes som et strakstiltak. Dessuten er strakstiltak og oppgradering gjort med tett mellomrom. Dette styrker vår oppfatning av at det er snakk om én anskaffelse i dette tilfellet. Kommunerevisjonen opprettholder derfor konklusjonen om at oppdelingen av anskaffelsen fra Roderik-Jako AS ikke er i samsvar med regelverket Anbefaling Kommunerevisjonen anbefaler at det iverksettes tiltak for å forhindre oppsplitting av anskaffelser som etter regelverket skal håndteres som én anskaffelse. 2.2 Anskaffelsesprotokoll overstiger kr Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av vedlegg 3 eller 4 i forskriften. Her fremgår det blant annet at valg av leverandør og begrunnelse for valget skal protokollføres. I anskaffelsesforskriften som var gjeldende inntil 31. desember 2006, er det 8-1 og 15-1 som har bestemmelser om innholdet i anskaffelsesprotokollen. Også i denne forskriften fremgår det at protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det fremgår videre at protokollen blant annet skal innholde opplysninger om hvilken leverandør som er tildelt kontrakt og begrunnelse for valget med angivelse av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene. Kravene til protokollføring gjaldt imidlertid ikke for direktekjøp. Ifølge Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen punkt 6.2.2, skal det utarbeides anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser med kontraktsverdi over kr Alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen skal fremgå av protokollen. Bestemmelsene trådte i kraft 25. januar Boligbygg har en egen skriftlig rutine vedrørende utarbeidelse av anskaffelsesprotokoll. Ifølge rutinen skal det fylles ut åpnings-/mottaksprotokoll for hver anskaffelse som overstiger kr Dette er en egen protokoll fra tilbudsåpningen og protokollen skal signeres av de to personene som foretok åpningen. Foretaket benytter i stor grad eksterne rådgivere i anskaffelsesprosessen, også i forbindelse med tilbudsåpning. Ifølge Boligbygg skal åpningsprotokollen signeres av minst én person fra Boligbygg, eksterne rådgivere skal ikke alene signere på protokollen. Ifølge foretakets rutine skal endelig anskaffelsesprotokoll utarbeides av innkjøpsansvarlig saksbehandler og protokollen skal signeres av budsjettansvarlig leder Faktabeskrivelse Tabell 4 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til anskaffelsesprotokoll Revisjonskriterier Det fremgår av anskaffelsesforskriften 3-2 at det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser som 14 Kommunerevisjonen

17 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF Tabell 4: Håndtering med hensyn til anskaffelsesprotokoll Leverandør Elajo Installasjon AS OptioFM AS VVS Senteret Norge AS Olaf E. Eriksen AS Haga & Berg Entreprenør AS Brunata Balkongsystemer AS ISS Facility Services AS Elektro Nettverk Service AS Pedersen & Sikkerbøl AS Askim Entreprenør AS Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Kristiansen & Nilsen AS Roderik-Jako AS Bygg Ide AS Oslo Rørservice AS (Maridalsvn og Gjøviksgt. 6) Nordisk Energikontroll AS Håndtering med hensyn til anskaffelsesprotokoll Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, bare prosjektleder som har signert protokollene Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er bare signert av ekstern rådgiver, anskaffelsesprotokoll er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll er ikke fremlagt. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll er ikke fremlagt. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll er ikke fremlagt. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll er ikke fremlagt. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner, bare jurist som har signert anskaffelsesprotokollen (Ikke kontrollert; avrop på rammeavtale) Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er bare signert av ekstern rådgiver, anskaffelsesprotokoll er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er bare signert av ekstern rådgiver, anskaffelsesprotokoll er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll er ikke fremlagt. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, bare prosjektleder som har signert protokollen Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er ikke signert, anskaffelsesprotokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner Revisjonens vurderinger For fire av anskaffelsene har vi ingen bemerkninger til anskaffelsesprotokollen med hensyn til hva som er undersøkt. I ett tilfelle har vi ikke undersøkt anskaffelsesprotokollen fordi anskaffelsen gjelder avrop (bestilling) på en rammeavtale. For øvrige anskaffelser har vi følgende bemerkninger: I fem tilfeller (Olaf E. Eriksen AS, Haga & Berg Entreprenør AS, Brunata, Balkongsystemer AS og Kristiansen & Nilsen AS) har vi ikke fått fremlagt åpningsprotokoll. For tre av anskaffelsene (VVS Senteret Norge AS, Askim Entreprenør AS og Karlsen & Nordseth Entreprenør AS) er åpningsprotokollen bare signert av eksterne rådgivere. I ett tilfelle (Oslo Rørservice AS) er åpningsprotokollen ikke signert. Kommunerevisjonen 15

18 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/2007 For tre av anskaffelsene (Elajo Installasjon AS, ISS Facility Services AS og Roderik-Jako AS) er anskaffelsesprotokollen bare underskrevet av innkjøpsansvarlig saksbehandler. For den ene av disse anskaffelsene (Elajo Installasjon AS) er også åpningsprotokollen bare underskrevet av innkjøpsansvarlig saksbehandler. Omtalte forhold ovenfor er avvik fra foretakets rutiner. Vi vil også bemerke at enkelte av anskaffelsesprotokollene først var utarbeidet i forbindelse med Kommunerevisjonens undersøkelse. Anskaffelsesprotokoll bør utarbeides før kontrakt inngås, slik at vedkommende som underskriver kontrakten får kunnskap om prosessen som ligger bak valget av leverandør/tilbud. Dessuten kan viktig informasjon gå tapt dersom anskaffelsesprotokollen utarbeides lang tid i etterkant av anskaffelsen. Dette kan medføre at lovens krav til etterprøvbarhet ikke blir overholdt Konklusjon Tabell 5 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om det er ført anskaffelsesprotokoll for de undersøkte anskaffelsene, om begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, og om det foreligger underskrifter på anskaffelsesprotokollen i samsvar med foretakets rutiner. Tabell 5: Konklusjon anskaffelsesprotokoll Leverandør Elajo Installasjon AS OptioFM AS VVS Senteret Norge AS Olaf E. Eriksen AS Haga & Berg Entreprenør AS Brunata Balkongsystemer AS ISS Facility Services AS Elektro Nettverk Service AS Pedersen & Sikkerbøl AS Askim Entreprenør AS Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Kristiansen & Nilsen AS Roderik-Jako AS Bygg Ide AS Oslo Rørservice AS (Maridalsvn og Gjøviksgt. 6) Nordisk Energikontroll AS Konklusjon Ikke kontrollert Som tabellen viser, har vi konkludert med tilfredsstillende anskaffelsesprotokoller for fire av anskaffelsene, ut ifra hva som er undersøkt. I fem tilfeller har vi ikke fått fremlagt åpningsprotokoll, mens for syv av anskaffelsene er åpningsprotokollen/anskaffelsesprotokollen ikke underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Én anskaffelse er ikke kontrollert med hensyn til protokollføring fordi anskaffelsen gjelder avrop (bestilling) på rammeavtale. Kommunerevisjonen mener det er en svakhet at enkelte av anskaffelsesprotokollene først ble utarbeidet i forbindelse med Kommunerevisjonens undersøkelse Anbefaling Kommunerevisjonen anbefaler at rutinen for føring av anskaffelsesprotokoll (herunder åpningsprotokoll) innskjerpes, slik at det for alle protokollpliktige anskaffelser foreligger protokoller som er underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Videre anbefaler vi at endelig anskaffelsesprotokoll utarbeides før kontrakt inngås. 2.3 Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Revisjonskriterier Kontrakter og bestillinger skal være skriftlige ifølge Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen punkt Ifølge byrådets rundskriv 33/2001 (Nye standard kontraktsvilkår for Oslo kommune) skal følgende 16 Kommunerevisjonen

19 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF standard kontraktsvilkår benyttes for anskaffelser over kr : Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av konsulentoppdrag Norsk Standard (NS) 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag Norsk Standard (NS) 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid Norsk Standard (NS) 3430, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider Norsk Standard (NS) 3431, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser Ifølge Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester punkt 7.1 og 7.3, skal pålegg om endringer være skriftlige og tjenesteyteren har ikke rett til å foreta endringer uten oppdragsgiverens skriftlige forhåndssamtykke. Tilsvarende bestemmelser fremgår av Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av konsulentoppdrag punkt 8.1 og 8.3. Av Norsk Standard 3430 Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider punkt 28.2, fremgår det at byggherrens pålegg om endringer skal være skriftlige og gi klar beskjed om hva endringene består i. Tilsvarende bestemmelser fremgår av Norsk Standard 3431 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser punkt 33.2 og Norsk Standard 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag punkt Det er en viss adgang til å endre inngåtte kontrakter uten at dette medfører at anskaffelsesforskriftens regler kommer til anvendelse. Dette er tilfellet dersom endringer er hjemlet i kontrakten. Det er lagt til grunn at slike endringsklausuler i utgangspunktet må være forutberegnelige og ivareta kravet til likebehandling i anskaffelsesloven 5. Også selv om kontrakten ikke innholder endringsklausuler, er det i en viss grad adgang til å endre inngåtte kontrakter uten at anskaffelsesforskriftens regler kommer til anvendelse. Imidlertid er det i EF-domstolens sak 337/98 lagt til grunn av det ikke er adgang til å foreta "vesentlige endringer". Vi har tatt utgangspunkt i foretakets fullmaktsoversikt per 1. mai 2007, når vi har kontrollert om eventuelle tilleggsarbeider er dokumentert med endringsmeldinger som er godkjent av personer med slik fullmakt Faktabeskrivelse Tabell 6 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffelsene har vært håndtert med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider. Kommunerevisjonen 17

20 Forvaltningsrevisjonsrapport 12/2007 Tabell 6: Håndtering med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Leverandør Elajo Installasjon AS OptioFM AS VVS Senteret Norge AS Olaf E. Eriksen AS Haga & Berg Entreprenør AS Brunata Balkongsystemer AS ISS Facility Services AS Elektro Nettverk Service AS Pedersen & Sikkerbøl AS Askim Entreprenør AS Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Kristiansen & Nilsen AS Roderik-Jako AS Bygg Ide AS Oslo Rørservice AS (Maridalsvn og Gjøviksgt. 6) Nordisk Energikontroll AS Håndtering med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider Skriftlig avtale foreligger. Ingen fakturering utover kontraktsbeløp Skriftlig avtale foreligger. Fakturering etter medgått tid. Avtalen omfatter 400 timer, mens man ifølge Boligbygg har blitt enige om en sluttavregning på ytterligere 254 timer Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr , som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 28,5 % av kontraktsfaktureringen per mai Endringsmeldinger er fremlagt for kr av totalt kr som er fakturert utover kontraktsbeløp. Fremlagte endringsmeldinger er godkjent av person med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter Skriftlig avtale foreligger. Ingen fakturering utover kontraktsbeløp Skriftlig avtale foreligger. Begrenset fakturering hittil Skriftlig avtale foreligger. Ingen fakturering utover kontraktsbeløp Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 21,5 % av kontraktsfaktureringen per mai Fakturering utover kontraktsbeløp skyldes varer/tjenester som ikke inngår i kontrakten, noe som det ble tatt hensyn til i forbindelse med valg av leverandør. Fakturert med feil påslagsprosent (15 % istedenfor 10 %) Avrop på rammeavtale. Fakturerte timepriser er i samsvar med rammeavtale Skriftlig avtale ikke fremlagt (bare rekvisisjoner). Fakturering utover rekvisisjonsbeløp utgjør kr og skyldes elementer i tilbudet som ikke var prissatt (ifølge prosjektleder) Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 13,9 % av kontraktsfaktureringen per mai Av faktureringen utover kontraktsbeløp utgjør regningsarbeider kr , som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder. Resterende fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr , som er dokumentert med endringsmeldinger. Fremlagte endringsmeldinger er godkjent av person er med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 2 % av kontraktsfaktureringen per mai Av faktureringen utover kontraktsbeløp utgjør regningsarbeider kr , som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder. Resterende fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr , som er dokumentert med endringsmeldinger. Kr av endringsmeldingene er godkjent av person med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter, mens endringsmelding som utgjør kr mangler godkjennelse Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 19,7 % av kontraktsfaktureringen per mai Av faktureringen utover kontraktsbeløp utgjør regningsarbeider kr , som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder. Resterende fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr , som er dokumentert med endringsmeldinger. Fremlagte endringsmeldinger er godkjent av personer med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter Skriftlig avtale ikke fremlagt (bare rekvisisjoner, 3 stk.). Fakturert i samsvar med rekvisisjon for de to tilfellene hvor rekvisisjon er fremlagt. Rekvisisjon ikke fremlagt i ett tilfelle, utgjør kr av bokførte utgifter per mai 2007 (kr ) Skriftlig avtale ikke fremlagt (bare rekvisisjon). Ingen fakturering utover rekvisisjonsbeløp Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr og gjelder opsjon Kontrakt vedr. installasjon av utstyr ikke fremlagt (bare driftsavtale). Fakturerte arbeider er i samsvar med driftsavtale 18 Kommunerevisjonen