Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF

Transkript

1 Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 27/ Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 Rapport 27/2006 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2005 Regelverk produksjon og forvaltning 2/2005 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 3/2005 Legevakten bruk av overtid 4/2005 Selvkost lovpålagt renovasjon 5/2005 Selvkost Vann- og avløpsavgift 6/2005 Evaluering av forvaltningspraksis i Bydel Stovner 7/2005 Intern kontroll: effekt prosjektets delleveranse innkjøp/faktura/regnskap 8/2005 Kvalitet i sykehjem Langerud sykehjem 9/2005 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport 10/2005 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Boligbygg Oslo KF 11/2005 Bedre utnytting av KOSTRA 12/2005 Serviceerklæringer i Samferdselsetaten 13/2005 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 14/2005 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF 15/2005 Økonomisk styring og kontroll i Bydel Norstrand 16/2005 Delegasjon av myndighet 17/2005 IKT - status og erfaringer i grunnskolen 18/2005 Turnusplanlegging og utbetaling av t-tillegg i sykehjem 19/2005 Økonomisk styring og kontroll i Bydel Søndre Nordstrand 20/2005 Bydelenes samarbeid med og oppfølging av eldresentrene 21/2005 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukermidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene 22/2005 IA-avtalen i tre bydeler 23/2005 Kontroller i NLP 24/2005 Introduksjonsordningen for flyktninger 25/2005 Startlån-rutiner for regnskapsføring, avstemminger og oppfølging av låneporteføljen 26/2005 Sentralt regnskapsansvar i Oslo kommune 27/2005 Etiske normer og regler knyttet til økonomiforvaltning 28/2005 IT-gjennomgang av transporttjenesten for funksjonshemmede i Oslo kommune 29/2005 Naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser 1/2006 Offentlige anskaffelser - etterlevelse av regelverk 2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 3/2006 Kvalitet i skolen. Resultater, undervisning og ledelse ved Groruddalen skole 4/2006 Offentlige anskaffelser - konkurranseelementet i kjøpsprosessen 5/2006 Analyse av pleie- og omsorgstjenester med bruk av KOSTRA 6/2006 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport /2006 Bevaring av kunst i Oslo kommune 8/2006 Økonomistyring i Friluftsetaten, Kultur- og idrettsetaten og Park og Idrett Oslo KF 9/2006 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 10/2006 IKT-basert overvåkinssystem Oslo Havn KF 11/2006 Sykefravær i PRO-sektoren - oppfølgingsundersøkelse 12/2006 Er nøkkeltall i KOSTRA fra de nye bydelene pålitelige? 13/2006 Bydelsbarnevernet i Oslo kommune 14/2006 Generelle IT-kontroller i Utdanningsetaten 15/2006 Langsiktig kapitalforvaltning av Boligbygg Oslo KFs eiendomsmasse i kjølvannet av eiendomsreformen 16/2006 Granskingsrapport. Undervisningsbygg Oslo KF 17/2006 Granskingsrapport. Anskaffelser i forbindelse med sikkerhetsoppgraderingen av Munch-museet 18/2006 Beredskap i Oslo kommune 19/2006 Prioritering av lederoppgaver i grunnskolen 20/2006 Offentlige anskaffelser konkurranseeksponering og direktekjøp 21/2006 Brukerorientering overfor ikke-vestlige innvandrere i helsestasjonstjenesten 22/2006 Kontroll og oppfølging av tilskudd til kollektivtrafikk 23/2006 Psykisk helsearbeid - bruk av individuelle planer i to bydeler 24/2006 Psykisk helsearbeid - styringsinformasjon 25/2006 Tilgangskontroller i Gerica 26/2006 IKT i grunnskolen For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se

3 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF Kommunerevisjonen 1

4 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/ Kommunerevisjonen

5 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF Innhold Hovedbudskap... 5 Sammendrag Innledning Formål Metode og omfang Gjennomgang av anskaffelser Ocker-Bygg Gjennomgang av bilag Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter Eide Entreprenør AS Gjennomgang av bilag Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter Byggpartner AS Gjennomgang av bilag Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter El-effekt AS Gjennomgang av bilag Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter Neas AS Gjennomgang av bilag Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter Er arbeidene som er fakturert fra Ocker-Bygg, utført og fakturert av andre leverandører? Arbeider som ikke er spesifisert på skoler Kontroll av fasader Utbedring av fasader Kontroll av himlinger Utbedring av himlinger Utbedring av lekeapparater Utvendig malerarbeider Arbeider som er spesifisert på skoler Konklusjon utførte arbeider Økonomioppfølging av vedlikeholdsbudsjettet Behandling av bekymringsmeldinger Konklusjon og anbefalinger Hva er skjedd av uregelmessigheter og misligheter? Påviste uregelmessigheter og misligheter Risiko for uregelmessigheter og misligheter Hva er årsakene til uregelmessighetene og mislighetene? Hva er årsakene til at uregelmessighetene og mislighetene ikke ble oppdaget? Iverksatte/planlagte tiltak og anbefalinger Iverksatte/planlagte tiltak Anbefalinger...36 Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra Undervisningsbygg Oslo KF Vedlegg 2: Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for byutvikling Kommunerevisjonen 3

6 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/ Kommunerevisjonen

7 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF Hovedbudskap Det er påvist at en tidligere eiendomssjef i Undervisningsbygg Oslo KF har svindlet Oslo kommune for til sammen 89,6 mill. kroner (inklusiv merverdiavgift). Svindelen er gjennomført ved bruk av fiktive fakturaer fra enkeltmannsforetaket Ocker-Bygg. Det er også avdekket pengeoverføringer på ca. 7 mill. kroner mellom tre øvrige selskaper som er leverandører til Undervisningsbygg (Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS) og den tidligere eiendomssjefen. På bakgrunn av dette har Oslo politikammer tatt ut siktelse mot den tidligere eiendomssjefen. Det er også tatt ut siktelse mot innehaveren av Ocker-Bygg og fire personer fra Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS. Kommunerevisjonen mener at følgende forhold har gjort Ocker-Bygg-svindelen mulig: Den tidligere eiendomssjefen var en del av toppledelsen i Undervisningsbygg og hadde vide fullmakter. Han styrte ekstraordinære tiltak på tvers av eiendomsavdelingen uten at det forelå fullstendige/tilstrekkelig spesifiserte budsjetter. Han utarbeidet også i enkelte tilfeller forklaringer til budsjettoverskridelsene for hele eiendomsavdelingen, uten at andre var involvert. Kommunerevisjonen mener at følgende forhold er hovedårsakene til at Ocker-Bygg-svindelen ikke ble avdekket av Undervisningsbygg: Det fremkommer to forskjellige signaturer på Ocker-Bygg-bilagene. Dermed ser det ut til at bilagene er kontrollert for varemottak, og dessuten at det har vært arbeidsdeling mellom vedkommende som har signert for varemottak og vedkommende som har attestert bilagene (den tidligere eiendomssjefen). Ocker-Bygg er registrert i Brønnøysundregistrene og i merverdiavgiftsmanntallet. Arbeider som Ocker-Bygg har fakturert, er delvis utført og fakturert av andre leverandører. Rutinene for budsjettoppfølging har vært mangelfulle. Opprinnelig planlagt vedlikehold ble utført. Kontrollrutinene for større utbetalinger har vært mangelfulle. Det ble ikke utført tilstrekkelige undersøkelser etter mottak av bekymringsmeldinger. Sammendrag I august 2006 tok Oslo politikammer kontakt med Kommunerevisjonen på bakgrunn av en hvitvaskingsmelding som gjaldt en tidligere eiendomssjef i Undervisningsbygg Oslo KF. Politiet ønsket Kommunerevisjonens bistand til å undersøke om det har funnet sted misligheter. I kontrollutvalgets vedtak av 20. september 2006 er Kommunerevisjonen bedt om å svare på følgende spørsmål i granskingsarbeidet: a) hva som er skjedd av uregelmessigheter og misligheter, b) årsakene til uregelmessighetene og mislighetene, c) årsakene til at uregelmessighetene og mislighetene ikke er oppdaget, d) hva Undervisningsbygg har gjort for å følge opp tidligere rapporterte feil og mangler, herunder hvilke initiativ styret har tatt, e) hva Undervisningsbyggs styre og ledelse har gjort for å følge opp tidligere rapporterte feil og mangler, f) hva byrådsavdelingen og byrådet har gjort for å følge opp tidligere rapporterte feil og mangler. Denne rapporten omhandler problemstilling a), b) og c) i kontrollutvalgets vedtak og er utelukkende knyttet til den tidligere eiendomssjefen. Dette er den andre granskingen som Kommunerevisjonen har utført rettet mot Undervisningsbygg i Resultatet av den forrige granskingen fremgår av rapport 16/2006. På grunn av avdekkede forhold i de to granskingene, er Kommunerevisjonen også i ferd med å utføre en bredere gransking av foretaket. Den bredere granskingen vil søke å gi svar på alle problemstillingene i kontrollutvalgets vedtak. Kommunerevisjonens bilagsgjennomgang og gjennomgang av anskaffelsesdokumenter er begrenset til anskaffelser rettet mot de fire største leverandørene hvor den tidligere eiendomssjefen har vært fakturamottaker ifølge kom- Kommunerevisjonen 5

8 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/2006 munens økonomisystem (Agresso). Disse leverandørene er de samme som er i politiets søkelys i saken, det vil si Ocker-Bygg, Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS. I tillegg har vi undersøkt anskaffelser rettet mot Neas AS. Dette fordi den tidligere eiendomssjefen var ansatt hos Neas AS både før og etter ansettelsen i Undervisningsbygg. Påviste uregelmessigheter og misligheter Tidlig i granskingen ble det avdekket at det er utarbeidet fiktive fakturaer fra Ocker-Bygg til Undervisningsbygg på til sammen 89,6 mill. kroner (inklusiv merverdiavgift). Kommunerevisjonen er kjent med at det kan spores utbetalinger fra bankkontoen til Ocker-Bygg og til bankkontoene til den tidligere eiendomssjefen, som omtrent tilsvarer størrelsen på de fiktive fakturaene. Kommunerevisjonen er også kjent med at det er avdekket pengeoverføringer på ca. 7 mill. kroner mellom tre øvrige selskaper som er leverandører til Undervisningsbygg (Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS) og den tidligere eiendomssjefen. På bakgrunn av dette har Oslo politikammer tatt ut siktelse mot den tidligere eiendomssjefen. Det er også tatt ut siktelse mot innehaveren av Ocker-Bygg og fire personer fra Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS. Kommunerevisjonen er kjent med at også Neas AS, som den tidligere eiendomssjefen var ansatt hos både før og etter ansettelsen i Undervisningsbygg, har politianmeldt den tidligere eiendomssjefen. Bakgrunn for anmeldelsen er mistanke om bruk av fiktive Ocker-Bygg-fakturaer overfor Neas AS i perioden før han begynte i Undervisningsbygg. Risiko for uregelmessigheter og misligheter Kommunerevisjonen har avdekket flere brudd på regelverket for offentlige anskaffelser i forbindelse med anskaffelser fra Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS, El-effekt AS og Neas AS. Brudd på regelverket for offentlige anskaffelser øker risikoen for misligheter. Regelverksbruddene gjelder blant annet følgende: Når det gjelder Eide Entreprenør AS og Neas AS, er direktekjøp benyttet som anskaffelsesprosedyre i strid med regelverket. Når det gjelder Byggpartner AS og El-effekt AS, er begge anskaffelsene kunngjort, men Kommunerevisjonen har avdekket flere brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Det er blant annet bare enkelte av leverandørene som er vurdert i forbindelse med tildeling av kontrakt. Når det gjelder Byggpartner AS, er regnskapsførte utgifter (85,2 mill. kroner per 10. november 2006) nesten tre ganger større en anslått anskaffelsesverdi (ca. 30 mill. kroner). Dette betyr blant annet at andre leverandører kunne gitt andre betingelser dersom anslått anskaffelsesverdi hadde vært mer i tråd med den faktiske anskaffelsesverdien. Kommunerevisjonen mener derfor at kravene i anskaffelsesloven 5 til forutberegnelighet og likebehandling av leverandører, ikke er oppfylt. Når det gjelder tildeling av kontrakt til Byggpartner AS og El-effekt AS, har kontraktstildelingen etter Kommunerevisjonens mening, foregått på så kort tid at Kommunerevisjonen stiller seg tvilende til realiteten i vurderingen av leverandører og tilbud. Både Byggpartner AS og El-effekt AS ble tildelt tre eiendomssoner (de samme sonene) etter bruk av samme rabattstruktur, det vil si prisreduksjon ved tildeling av to soner og ytterligere prisreduksjon ved tildeling av tre soner. Kommunerevisjonen mener dette er påfallende tatt i betraktning at det var ingen andre tilbud i de to konkurransene med tilsvarende «sonerabatt». Vi vil også påpeke at anskaffelsesprotokollen er signert for korrekt tilbudsåpning av den tidligere eiendomssjefen og den ene medarbeideren vi har identifisert signaturen til på Ocker-Bygg-bilagene (NN). Gjennomgangen av bilag som den tidligere eiendomssjefen har attestert vedrørende Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS, viser at antall utførte timer fremgår bare på et fåtall av fakturaene. Dette er i strid med bestemmelsene i kontraktene som er inngått med Byggpartner AS og El-effekt AS, og gjør det vanskelig å etterkontrollere hvor mange timer som faktisk er medgått. Fakturaene er dessuten i liten grad spesifisert på skoler. Disse forholdene øker risikoen for overfakturering/fiktiv fakturering. Tilbakemelding fra Undervisningsbygg/utvalgte skoler vedrørende utførte arbeider, kan tyde på at det har forekommet fiktiv fakturering/overfakturering fra både Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS. Når det gjelder Eide Entreprenør AS, er det risiko for at selskapet ikke har levert noe av de fakturerte arbeidene. 6 Kommunerevisjonen

9 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF Hva er årsakene til uregelmessighetene og mislighetene? Kommunerevisjonen mener at følgende forhold har gjort Ocker-Bygg-svindelen mulig: Den tidligere eiendomssjefen var en del av toppledelsen i Undervisningsbygg og hadde vide fullmakter. Han styrte ekstraordinære tiltak på tvers av eiendomsavdelingen uten at det forelå fullstendige/tilstrekkelig spesifiserte budsjetter. Han utarbeidet også i enkelte tilfeller forklaringer til budsjettoverskridelsene for hele eiendomsavdelingen, uten at andre var involvert. Hva er årsakene til at uregelmessighetene og mislighetene ikke ble oppdaget? Forholdene som vi mener gjorde Ocker-Bygg-svindelen mulig, er også forhold som er med på å forklare at svindelen ikke ble avdekket av Undervisningsbygg. I tillegg mener Kommunerevisjonen at følgende forhold er hovedårsakene til at Ocker-Bygg-svindelen ikke ble avdekket av foretaket: Det fremkommer to forskjellige signaturer på Ocker-Bygg-bilagene: Dermed ser det ut til at bilagene er kontrollert for varemottak, og dessuten at det har vært arbeidsdeling mellom vedkommende som har signert for varemottak og vedkommende som har attestert bilagene (den tidligere eiendomssjefen). Ocker-Bygg er registrert i Brønnøysundregistrene og i merverdiavgiftsmanntallet: Ocker-Bygg-fakturaene er påført organisasjonsnummer og et søk i Brønnøysundregistrene viser at firmaet også er registrert i merverdiavgiftsmanntallet. Arbeider som Ocker-Bygg har fakturert, er delvis utført og fakturert av andre leverandører: Deler av arbeidene som er fakturert fra Ocker-Bygg er utført og fakturert av andre leverandører, blant annet Byggpartner AS. Hvis noen i ettertid hadde undersøkt om arbeidene som Ocker-Bygg har fakturert for var utført, ville det kommet frem at arbeidene var utført. Mangelfulle rutiner for budsjettoppfølging: Undervisningsbygg har ikke stilt inngående spørsmål ved forklaringene til den tidligere eiendomssjefen når det gjelder budsjettoverskridelsene. Kommunerevisjonen mener foretakets økonomioppfølging av vedlikeholdsbudsjettet har vært mangelfull. Budsjettet for 2004 og 2005 var bare delvis fordelt på de tiltakene som var besluttet gjennomført. Dette vanskeliggjorde økonomioppfølgingen, som tok utgangspunkt i hva som var registrert av budsjett og regnskap i økonomisystemet. Opprinnelig planlagt vedlikehold ble utført: Merforbruket på vedlikeholdsbudsjettet resulterte ikke i reduksjon i planlagt vedlikehold ifølge Undervisningsbygg. Det vil si at opprinnelig planlagt vedlikehold ble utført på tross av merforbruket. Etter Kommunerevisjonens mening, skyldes dette trolig at opprinnelig planlagt vedlikehold bare utgjorde deler av vedlikeholdsbudsjettet i 2004 og Resten gjaldt ad hoc-tiltak som den tidligere eiendomssjefen i stor grad styrte alene. Mangelfulle kontrollrutiner for større utbetalinger: Undervisningsbygg har ikke hatt rutiner som ville bidratt til å avdekke at det ikke forelå avtale knyttet til de store utbetalingene til Ocker-Bygg. Det er blant annet ikke gjennomført stikkprøvekontroll av fakturaer i samsvar med kommunens rutiner. Det ble ikke utført tilstrekkelige undersøkelser etter mottak av bekymringsmeldinger: Kommunerevisjonen mener at undersøkelsene som ble iverksatt etter mottak av bekymringsmeldinger tilknyttet den tidligere eiendomssjefen, ikke var tilstrekkelige. Ut ifra tipsenes innhold, mener Kommunerevisjonen det burde vært utført ytterligere økonomiske undersøkelser utover å innhente årsregnskap for enkelte selskaper. Kommunerevisjonen fikk først informasjon om bekymringsmeldingene etter at vi igangsatte granskingen. Kommunerevisjonen 7

10 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/2006 Iverksatte/planlagte tiltak Ifølge høringsuttalelsen fra Undervisningsbygg er følgende tiltak allerede iverksatt: I september ble det innført skjerpet kontroll av alle fakturaer over kr og stikkprøver av fakturaer under dette beløpet. På bakgrunn av erfaringene fra fakturakontrollen ble det i oktober utarbeidet skjerpede retningslinjer for internkontroll av fakturaer. I september ble det igangsatt ekstra kontroll av alle avrop over kr på rammeavtaler. I begynnelsen av oktober ble det sendt skriv til Utdanningsetaten og alle skolene om innføring av arbeidsordre og protokoll på skolene hvor skolene skal kvittere på at arbeidet er utført i henhold til arbeidsordren. Det er utarbeidet nye egenerklæringer som må avgis årlig både av ansatte og innleide. Av høringsuttalelsen fra Undervisningsbygg er det opplyst at følgende tiltak vil bli iverksatt: Organisering av en styrket internkontroll og etablering av en internrevisjon Styrking av innkjøpsfunksjonen med blant annet tydelig ansvarsdeling og større sikkerhet Gjennomgang av fullmaktsmatriser med sikte på bedre ansvarsfordeling og større sikkerhet Opplæringstiltak for alle ansatte i regelverket for offentlige anskaffelser Innføring av nye rutiner for fakturaflyt, fakturakontroll og fakturafullmakter i forbindelse med innføring av elektronisk fakturabehandling fra nyttår, som skal ivareta sikkerheten rundt den elektroniske behandlingen Det vil bli utarbeidet en håndbok for internkontroll med samling av alle rutiner for «økonomiske handlinger». Eksisterende rutiner vil bli gjennomgått og det vil bli etablert nye rutiner der dette ikke finnes. Ifølge høringsuttalelsen fra Byrådsavdeling for byutvikling vil byrådsavdelingen følge opp at det nye styret iverksetter nødvendige rutiner og følger opp disse. Anbefalinger Kommunerevisjonen anbefaler at Undervisningsbygg vurderer følgende tiltak i tillegg til allerede iverksatte og planlagte tiltak: Kommunerevisjonen anbefaler at Undervisningsbygg gjennomgår alle bilag som gjelder Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS for å undersøke omfanget av overfakturering/fiktiv fakturering. Kommunerevisjonen anbefaler at budsjettet i økonomisystemet fordeles på de tiltak som er besluttet gjennomført, og at det stilles krav om rapportering etter samme struktur. Vedlikeholdsplanene kan også brukes som hjelpemiddel i forbindelse med økonomioppfølgingen, forutsatt at budsjett og påløpte utgifter per tiltak fremgår av planene. Vi mener det er en svakhet at den tidligere eiendomssjefen har rapportert samlet for hele eiendomsavdelingen, uten at andre var involvert. Fokus på korrekt regnskapsføring, kostnadsnivå og budsjett kan bli nedprioritert av de budsjettansvarlige dersom det ikke avkreves avviksforklaringer for egen enhet/ansvarsområde. Vi anbefaler at hver enkelt budsjettansvarlig foretar økonomirapporteringen for eget kostnadssted, selv om man har tiltak på tvers av enhetene. Kommunerevisjonen anbefaler at Undervisningsbygg med jevne mellomrom foretar en analyse av foretakets leverandører. Videre kontrollhandlinger kan for eksempel bestå i å undersøke anskaffelsesdokumenter (utlys- 8 Kommunerevisjonen

11 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF ning, anskaffelsesprotokoll, kontrakt, bilag m.m.). Andre økonomiske analyser, for eksempel analyser mellom sammenlignbare enheter, kan også være hensiktsmessig for å avdekke «unormale» forhold. For øvrig viser vi til Kommunerevisjonens anbefalinger i rapport 16/2006. Høring Foreløpig rapport ble sendt på høring til Undervisningsbygg og til byrådet/byrådsavdeling for byutvikling. Kommunerevisjonen 9

12 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/ Innledning I august 2006 tok Oslo politikammer kontakt med Kommunerevisjonen på bakgrunn av en hvitvaskingsmelding som gjaldt en tidligere eiendomssjef i Undervisningsbygg Oslo KF. Politiet ønsket Kommunerevisjonens bistand til å undersøke om det har funnet sted misligheter. Det er påvist misligheter. På bakgrunn av dette har Oslo politikammer tatt ut siktelse mot den tidligere eiendomssjefen. Det er også tatt ut siktelse mot innehaveren av Ocker-Bygg og fire personer fra Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS. Kommunerevisjonen er kjent med at også Neas AS, som den tidligere eiendomssjefen var ansatt hos både før og etter ansettelsen i Undervisningsbygg, har politianmeldt den tidligere eiendomssjefen. Bakgrunn for anmeldelsen er mistanke om bruk av fiktive Ocker-Bygg-fakturaer overfor Neas AS i perioden før han begynte i Undervisningsbygg. Dette er den andre granskingen som Kommunerevisjonen har utført rettet mot Undervisningsbygg i Resultatet av den forrige granskingen fremgår av rapport 16/2006. På grunn av avdekkede forhold i de to granskingene, er Kommunerevisjonen også i ferd med å utføre en bredere gransking av foretaket. 1.1 Formål I kontrollutvalgets vedtak av 20. september 2006 er Kommunerevisjonen bedt om å svare på følgende spørsmål i granskingsarbeidet: a) hva som er skjedd av uregelmessigheter og misligheter, b) årsakene til uregelmessighetene og mislighetene, c) årsakene til at uregelmessighetene og mislighetene ikke er oppdaget, d) hva Undervisningsbygg har gjort for å følge opp tidligere rapporterte feil og mangler, herunder hvilke initiativ styret har tatt, e) hva Undervisningsbyggs styre og ledelse har gjort for å følge opp tidligere rapporterte feil og mangler, f) hva byrådsavdelingen og byrådet har gjort for å følge opp tidligere rapporterte feil og mangler. Denne rapporten omhandler problemstilling a), b) og c) i kontrollutvalgets vedtak og er utelukkende knyttet til den tidligere eiendomssjefen. Den bredere granskingen som Kommunerevisjonen er i ferd med å gjennomføre, vil søke å gi svar på alle problemstillingene i kontrollutvalgets vedtak. 1.2 Metode og omfang Kommunerevisjonens undersøkelser er hovedsakelig gjennomført ved regnskapsanalyse, gjennomgang av anskaffelsesdokumenter, bilagsgjennomgang og samtaler med personer tilknyttet Undervisningsbygg. Det er foretatt søk i registre og hentet opplysninger fra andre kontrollorganer. Bilagsgjennomgangen og gjennomgangen av anskaffelsesdokumenter er begrenset til anskaffelser rettet mot de fire største leverandørene hvor den tidligere eiendomssjefen har vært fakturamottaker ifølge kommunens økonomisystem (Agresso). Disse leverandørene er de samme som er i politiets søkelys i saken, det vil si Ocker-Bygg, Eide Entreprenør AS, Byggpartner AS og El-effekt AS. I tillegg har vi undersøkt anskaffelser rettet mot Neas AS. Dette fordi den tidligere eiendomssjefen var ansatt hos Neas AS både før og etter ansettelsen i Undervisningsbygg. Ettersom saken er under politietterforskning, har vi etter henstilling fra politiet ikke snakket med personer som vi ellers ville intervjuet. Dette gjelder for eksempel medarbeiderne vi har identifisert signaturen til på Ocker-Bygg-bilagene, jf. kapittel Kommunerevisjonen

13 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF 2. Gjennomgang av anskaffelser Undervisningsbygg har per 28. september 2006 (kontrolltidspunktet) totalt bokført utbetalinger til de undersøkte leverandørene for 267 mill. kroner. Kommunerevisjonen har gjennomgått bilag som til sammen utgjør 206 mill. kroner for å finne ut hvilke bilag den tidligere eiendomssjefen har hatt befatning med. Bilagsgjennomgangen viser at den tidligere eiendomssjefen har attestert eller signert for varemottak for bilag som til sammen utgjør 141 mill. kroner. Attestasjonene til den tidligere eiendomssjefen fordelt på de undersøkte leverandørene, fremgår av tabell 1 nedenfor. Tabell 1: Undersøkte leverandører og størrelsen på utgifter den tidligere eiendomssjefen har attestert (eller signert for varemottak) Leverandør Beløp (inkl. mva.) Ocker-Bygg 89,6 mill. kroner Byggpartner AS 36,7 mill. kroner El-effekt AS 11,1 mill. kroner Eide Entreprenør AS 2,6 mill. kroner Neas AS 1,1 mill. kroner Totalt 141,1 mill. kroner Byggpartner AS og El-effekt AS drives fra samme forretningsadresse. Daglig leder i El-effekt AS er styremedlem i Byggpartner AS. Daglig leder i Byggpartner AS er daglig leder og styreformann i Eide Entreprenør AS. Nedenfor fremgår resultatene etter Kommunerevisjonens gjennomgang av bilag og anskaffelsesdokumenter rettet mot de utvalgte leverandørene. Resultatene er inndelt etter hver enkelt leverandør. 2.1 Ocker-Bygg Totalt har Undervisningsbygg bokført utbetalinger til Ocker-Bygg for 89,6 mill. kroner (inklusiv merverdiavgift). Utbetalingene til Ocker-Bygg er regnskapsmessig fordelt med 44,1 mill. kroner i 2004, 40,1 mill. kroner i 2005 og 5,4 mill. kroner i Den første fakturaen er datert 2. februar 2004 og er utbetalt 3. mars Den siste fakturaen er datert 12. desember 2005 og er utbetalt 12. januar Gjennomgang av bilag En gjennomgang av bilagene viser at alle bilagene er attestert av den tidligere eiendomssjefen. Alle bilagene er i tillegg signert for varemottak; signatur i «kontrollfeltet» på bilaget. Gjenkjent signatur til en medarbeider (XX) fremgår i «kontrollfeltet» på bilag som utgjør 2,8 mill. kroner; fakturaene er datert 2. februar Gjenkjent signatur til en annen medarbeider (NN) fremgår i «kontrollfeltet» for bilag som utgjør minst 34,2 mill. kroner; disse fakturaene er datert i perioden 8. mars 9. september Undervisningsbygg har ikke klart å identifisere øvrige signaturer i «kontrollfeltet» på bilagene. Ifølge Undervisningsbygg betyr signatur i «kontrollfeltet» på bilaget at det er foretatt en kontroll mot bestilling og at varen/tjenesten faktisk er levert. Fakturaene er tekstet med diverse kontroll- og utbedringsarbeider i tilknytning til skolebygg. Arbeidene som skal være utført ifølge fakturatekstene, fremgår av tabell 2 nedenfor. Kommunerevisjonen 11

14 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/2006 Tabell 2: Oversikt over arbeider som er fakturert av Ocker-Bygg ifølge fakturatekster Skole Type arbeid Regnskapsår Utgiftsført hos UBF (inkl. mva.) Grefsen Fasader Grefsen vg. Solavskjerming Kjelsås Oppgradering av toaletter Klemetsrud Sjekk av murfasade inkl. nødvendig nedhugging + oppussing av fasader etter nedhugging + maling av alle vinduer, nye sålebenker i skifer + rep. av grunnmur, utbedring av skader Svendstuen Fasadearbeider: Beising av alle panelflater, beising av dører og vinduer (skolegård), stillaser og lift, rigg og drift Ullern vg. Fasader Ullern vg. Vinduer i gymsal Voksen Beslag renner/nedløp bygg A, B, C, D + baksiden Voksen Div. ekstra arbeider (festing av vindusfelter, skiferarbeider, snekker og malerarbeider mellombygg, maling og justering av dører) bygg A, B, C, D Voksen Fasadearbeider: Utbedring av vindusfelt, fuging av vinduer utskifting av lister, maling av renner/beslag/ skiferarbeider, stillaser og lift, rigg og drift Voksen Nedhugging av løs puss bygg A, B, C, D + baksiden Voksen Oppgradering av garderober og dusjer Voksen Strukturmaling av bygg A, B, C, D Voksen Utvendig puss av bygg A, B, C, D + baksiden Skolegruppe 1-12 Kontroll av fasader Skolegruppe 1-12 Utbedring av fasader Skolegruppe 1-12 Kontroll av himlinger Skolegruppe 1-12 Utbedring av himlinger Skolegruppe 1-12 Utbedring av lekeapparater Skolegruppe 1-12 Utvendig malerarbeider Tidlig i granskingen ble det klart at enkeltmannsforetaket Ocker-Bygg ikke har hatt omsetning de siste årene. Kommunerevisjonen er kjent med at det kan spores utbetalinger fra bankkontoen til Ocker-Bygg og til bankkontoene til den tidligere eiendomssjefen. Pengeoverføringene tilsvarer omtrent størrelsen på utbetalingene fra Undervisningsbygg til Ocker-Bygg. På bakgrunn av dette ble den tidligere eiendomssjefen anmeldt til politiet sammen med NN og innehaveren av Ocker-Bygg. Oslo politikammer har tatt ut siktelse mot den tidligere eiendomssjefen og innehaveren av Ocker-Bygg. NN har per d.d. status som vitne i saken. Ocker-Bygg-bilagene er påført organisasjonsnummer og et søk i Brønnøysundregistrene viser at firmaet også er registrert i merverdiavgiftsmanntallet. Kommunerevisjonen mener dette, sammen med at det fremkommer to forskjellige signaturer på Ocker-Bygg-bilagene, er medvirkende årsaker til at Ocker-Bygg-svindelen ikke ble avdekket av Undervisningsbygg. Hvorvidt arbeidene som fremgår av tabellen ovenfor er utført og fakturert av andre leverandører, fremgår av kapittel Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter Det foreligger ikke avtale mellom Ocker-Bygg og Undervisningsbygg. Dette er ikke avdekket gjennom foretakets kontrollrutiner. 12 Kommunerevisjonen

15 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF Stikkprøvekontroll av fakturaer i samsvar med kommunens brukerhåndbok i Agresso 1 fremgår ikke av kontrollplanene til Undervisningsbygg for 2004 og Undervisningsbygg har opplyst at det ikke er utført kontroller utover kontrollene som fremgår av foretakets kontrollplaner. Kommunerevisjonens vurdering Undervisningsbygg har ikke hatt rutiner som ville bidratt til å avdekke at det ikke forelå avtale knyttet til de store utbetalingene til Ocker-Bygg. Det er blant annet ikke gjennomført stikkprøvekontroll av fakturaer i samsvar med kommunens rutiner. I henhold til brukerhåndboken i Agresso, er det virksomhetsleders ansvar at det interne kontrollmiljøet i virksomheten fungerer tilfredsstillende. Et virkemiddel for å bekrefte dette er å gjennomføre stikkprøvekontroller av fakturaene. Det fremgår av brukerhåndboken at utvelgelsen av fakturaer som skal inngå i kontrollen bør være helt tilfeldig, men at anskaffelsesverdien bør være et av utvalgskriteriene. Eksempler på kontrollpunkter som kan benyttes ved gjennomføringen av slike stikkprøvekontroller er blant annet at riktig anskaffelsesprosedyre er valgt, at det foreligger skriftlig bestilling/avtale og at fakturaen er i samsvar med bestilling/kontrakt. Det skal dokumenteres hvilke fakturaer/bilag som har vært gjenstand for kontroll. 2.2 Eide Entreprenør AS Totalt per 28. september 2006 (kontrolltidspunktet) har Undervisningsbygg bokført utbetalinger til Eide Entreprenør AS for 2,6 mill. kroner (inklusiv merverdiavgift). Utbetalingene til Eide Entreprenør AS er regnskapsmessig fordelt med 0,2 mill. kroner i 2004, 1 mill. kroner i 2005 og 1,4 mill. kroner i Gjennomgang av bilag Vi har gjennomgått alle bilagene. Bilagene er attestert av den tidligere eiendomssjefen, med unntak av ett bilag som utgjør 0,2 mill. kroner. Når det gjelder bilaget som ikke er attestert av den tidligere eiendomssjefen, har den tidligere eiendomssjefen signert og skrevet «OK» på fakturaen. Alle bilagene er i tillegg signert for varemottak; signatur i «kontrollfeltet». Fakturaene er tekstet med diverse utbedringsarbeider i tilknytning til skolebygg. Arbeidene som skal være utført ifølge fakturatekstene, fremgår av tabell 3 nedenfor. Tabell 3: Oversikt over arbeider som skal være utført av Eide Entreprenør AS ifølge fakturatekster Skole Type arbeid Regnskapsår Utgiftsført hos UBF (inkl. mva.) Elvebakken Arbeider utført vedr. utflyttingsbefaring Skoler i sone nord, vest, Utbedring av himlinger syd og sentrum Skoler i sone nord, vest, syd og sentrum Utbedring av avvik etter fasadekontroll Skoler i sone nord, vest, syd og sentrum Levering av sand til lekeapparater og bark til støtunderlag (Ikke spesifisert) Utbedring av lekeapparater Ifølge tilbakemelding fra Undervisningsbygg skal arbeidene som ikke er spesifisert på skoler være utført, men Eide Entreprenør AS blir ikke nevnt av Undervisningsbygg blant de leverandørene som skal ha utført arbeidene. Det er usikkert hvorvidt det er utført arbeider ved Elvebakken skole. Antall utførte timer fremgår ikke på noen av fakturaene. Dermed er det vanskelig å etterkontrollere hvor mange timer som faktisk er medgått. Med unntak av arbeidene ved Elvebakken skole, er fakturaene dessuten ikke spesifisert på skoler. Disse forholdene øker risikoen for overfakturering/fiktiv fakturering. Tilbakemeldingen fra Undervisningsbygg vedrørende utførte arbeider, kan tyde på at det har forekommet fiktiv fakturering. Det er derfor risiko for at Eide Entreprenør AS ikke har levert noe av de fakturerte arbeidene. 1. kapittel C.3.4 i brukerhåndboken Kommunerevisjonen 13

16 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/2006 Kommunerevisjonen er kjent med at det er avdekket pengeoverføringer på 1,2 mill. kroner mellom Eide Entreprenør AS og den tidligere eiendomssjefen. På bakgrunn av dette har Oslo politikammer tatt ut siktelse mot en person fra selskapet Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter Ifølge notat fra Undervisningsbygg av 18. september 2006 finnes det ikke dokumenter som dokumenterer anskaffelsesprosessen for arbeidene som Eide Entreprenør AS skal ha utført i regi av eiendomsavdelingen. Arbeidene som eventuelt er utført må derfor være gjennomført med direktekjøp 2 som anskaffelsesprosedyre. Kommunerevisjonens vurdering Hvis vi ser anskaffelsene hver for seg, overstiger to av anskaffelsene terskelverdien for direktekjøp (0,5 mill. kroner eksklusiv merverdiavgift 0,2 mill. kroner eksklusiv merverdiavgift før 9. september 2005). Disse arbeidene er uthevet med kursiv tekst i tabell 3 under kapittel Ettersom terskelverdien for direktekjøp er overskredet, er bruk av direktekjøp som anskaffelsesprosedyre ikke i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser Vi har ikke fått fremlagt dokumentasjon på at øvrige vilkår i 11-2 for å kunne benytte anskaffelsesprosedyren direktekjøp, er oppfylt. Brudd på regelverket for offentlige anskaffelser øker risikoen for misligheter. Som nevnt under kapittel 2.2.1, er Kommunerevisjonen kjent med at det er avdekket pengeoverføringer mellom Eide Entreprenør AS og den tidligere eiendomssjefen, og at Oslo politikammer har tatt ut siktelse mot en person fra selskapet. 2.3 Byggpartner AS Totalt per 28. september 2006 (kontrolltidspunktet) har Undervisningsbygg bokført utbetalinger til Byggpartner AS for 136,7 mill. kroner (inklusiv merverdiavgift). Utbetalingene til Byggpartner AS er regnskapsmessig fordelt med 1,5 mill. kroner i 2002, 5,3 mill. kroner i 2003, 37 mill. kroner i 2004, 54,9 mill. kroner i 2005 og 38 mill. kroner i Gjennomgang av bilag Vi har gjennomgått bilag som til sammen utgjør 91,5 mill. kroner for å finne ut hvilke bilag den tidligere eiendomssjefen har hatt befatning med. Bilagsgjennomgangen viser at bilag som utgjør 36,7 mill. kroner, er attestert av den tidligere eiendomssjefen. Bilagene som den tidligere eiendomssjefen har attestert, er i tillegg signert for varemottak; signatur i «kontrollfeltet». Vurderingen nedenfor gjelder for fakturaene som er attestert av den tidligere eiendomssjefen. Fakturaene som er attestert av den tidligere eiendomssjefen, er tekstet med diverse kontroll- og utbedringsarbeider i tilknytning til skolebygg. Arbeidene som skal være utført ifølge fakturatekstene, fremgår av tabell 4 nedenfor. 2. Direktekjøp: Anskaffelse som skjer ved direkte henvendelse til én eller flere leverandører. 14 Kommunerevisjonen

17 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF Tabell 4: Oversikt over arbeider som skal være utført av Byggpartner AS ifølge fakturatekster for bilag som er attestert av den tidligere eiendomssjefen Skole Type arbeid Regnskapsår Utgiftsført hos UBF (inkl. mva.) Bryn SFO Fasadearbeid Bryn SFO Takarbeid Engebråtenhallen Sikringsarbeider Fagerborg vg. Dusjanlegg Grindbakken Vannskade Grindbakken Takarbeid Hartvig Nissen Nye dører Haugenstuahallen Sikringsarbeider Kjelsås Taklekkasje Klemetsrud Div. arbeider (nye dragere på gangbru iflg posteringsbilaget) Klemetsrud Fasadearbeid Klemetsrud Oppussing innv./utv Lusetjern Arbeider utført på gangbru Majorstua Snekkerarbeid, mur- og flisleggerarbeid, malerarbeid Munkerud Bomberom: riving av div. utstyr/ventkasser etc., bygging nye vegger Nedre Bekkelaget Utbedring av himlinger Oppsal Nytt tak i aula Romsåshallen Sikkerhets-/brannsikringsarbeider Ruseløkka Utbedring av himling Rustad Levert og lagt gulvbelegg Skullerud Snekkerarbeid Sofienberg Tekniske Fagskole Utbedring av himlinger Svendstuen Takarbeid Svendstuen Fasadearbeid Sørkedalen Takarbeid Toppåsen Lekeapparater Ullern vg. Utbedring av himlinger, maling og sliping av gulv Voksen Fasadearbeid Østensjø Utbedring av gulv (sportsgulv) Skoler i sone nord, vest og syd Himlingskontroll Skoler i sone nord, vest og syd Utbedring av himlinger Skoler i sone nord, vest og syd Kontroll/utbedring av lekeapparater Skoler i sone nord, vest og syd Utbedring av lekeapparater Skoler i sone nord, vest og syd Tak- og fasadekontroll (Ikke spesifisert) Sjekking og branntetting i vegger idrettshaller Klemetsrud: Arbeidet er uriktig beskrevet som nye dragere på gangbru, arbeidet gjelder utbedring av gulv i paviljong og arbeidet er utført. Majorstua: Undervisningsbygg har gitt tilbakemelding om at dette arbeidet trolig er utført. Ifølge tilbakemelding fra Undervisningsbygg skal arbeidene som ikke er spesifisert på skoler, være utført av blant annet Byggpartner AS (se kapittel 3.1). Arbeidene som er spesifisert på skoler skal være utført av Byggpartner AS. Når det gjelder Svendstuen skole, har vi innhentet tilbakemelding fra skolen vedrørende utførte arbeider og har fått tilbakemelding om at omfanget av utførte arbeider i forbindelse med takarbeidene var ca. to timer. Som tabellen viser er det fakturert for 0,2 mill. kroner. Kommunerevisjonen 15

18 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/2006 Eiendomsavdelingen var i 2004 og 2005 delt inn i fire eiendomssoner nord, vest, syd og sentrum. Av de kontrollerte bilagene som den tidligere eiendomssjefen har attestert, utgjør tak- og fasadekontroll for skoler i sone nord, vest og syd 10 mill. kroner, kontroll/utbedring av lekeapparater for skoler i sone nord, vest og syd utgjør 12,9 mill. kroner, mens kontroll/utbedring av himlinger for skoler i sone nord, vest og syd utgjør 2,8 mill. kroner. Antall utførte timer fremgår bare på én av disse fakturaene, denne fakturaen utgjør 0,2 mill. kroner. At antall utførte timer ikke fremgår av fakturaene er i strid med kontraktens bestemmelser (jf. kapittel 2.3.2) og gjør det vanskelig å etterkontrollere hvor mange timer som faktisk er medgått. Fakturaene er dessuten ikke spesifisert på skoler. Disse forholdene øker risikoen for overfakturering/fiktiv fakturering. Tilbakemeldingen fra en skole vedrørende utførte arbeider, kan tyde på at det har forekommet overfakturering. Bilag/fakturaer som den tidligere eiendomssjefen ikke har hatt befatning med, er i større grad spesifisert på skoler og timer. Kommunerevisjonen er kjent med at det er avdekket pengeoverføringer på ca. 5 mill. kroner mellom Byggpartner AS og den tidligere eiendomssjefen. På bakgrunn av dette har Oslo politikammer tatt ut siktelse mot en person fra selskapet Gjennomgang av anskaffelsesdokumenter Ifølge notat fra Undervisningsbygg av 18. september 2006 er rammeavtale for tømrer/snekker den eneste kontrakten med Byggpartner AS, som er inngått i regi av eiendomsavdelingen. Konkurransen om rammeavtalen ble utlyst 10. desember 2003 med tilbudsfrist 19. desember Ifølge kunngjøringen gjelder rammeavtalen følgende: «Tømrer og snekkerarbeider med tilhørende 24 timers vaktordning som forankres i rammeavtaler. Rammeavtalene vil ha en varighet på 3 år med mulighet for forlengelse i ytterligere år. Hvert enkelt tiltak i rammeavtalen er begrenset oppad til ,-. Eiendommene er delt inn i 4 soner og omsetningen i hver sone antas å ligge på minimum ,- for 2004.» I konkurransegrunnlaget er det stilt krav til tilbydernes kvalifikasjoner (kvalifikasjonskrav): «Leverandøren skal dokumentere å inneha god kompetanse til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver legger vekt på leverandørens tekniske kvalifikasjoner, herunder faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Videre vektlegges leverandørens finansielle og økonomiske stilling.» Konkurransegrunnlaget angir hvordan tilbyderne skal dokumentere kvalifikasjonene. Av konkurransegrunnlaget fremgår det at tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut ifra følgende kriterier (tildelingskriterier), som ikke er oppstilt i prioritert rekkefølge: pris responstid forbehold kvalitet: referanser kapasitet Anskaffelsesprotokollen er signert for korrekt tilbudsåpning 19. desember 2003 av den tidligere eiendomssjefen og den ene medarbeideren vi har identifisert signaturen til på Ocker-Bygg-bilagene (NN). Anskaffelsesprotokollen er vedlagt en oversikt som viser at seks av de 18 leverandørene som leverte tilbud, ble vurdert med hensyn til kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det ser ut til at vurderingen tok utgangspunkt i leverandørene med de laveste timeprisene. Av anskaffelsesprotokollen fremgår det at ingen leverandører/tilbud ble avvist i konkurransen. Det fremgår videre at det ikke ble gitt tilleggsfrist for innlevering av skatteattester. Ifølge anskaffelsesprotokollen hadde et annet selskap den laveste timeprisen (kr 275), men selskapet hadde ikke levert dokumentasjon som tilfredsstilte de tekniske kravene som var fremstilt i konkurransegrunnlaget. Det fremgår av anskaffelsesprotokollen at manglende oppfyllelse av tekniske krav gjaldt sentral godkjennelse 3. Det fremgår vi- 3. sentral godkjenning for ansvarsrett etter plan- og bygningsloven, som utstedes av Statens bygningstekniske etat 16 Kommunerevisjonen

19 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF dere av anskaffelsesprotokollen at Byggpartner AS hadde alle forespurte kvalifikasjoner, kapasitet og referanser til oppgaven, og at selskapet hadde den nest laveste timeprisen ved tildeling av tre eiendomssoner (kr 295). Ved tildeling av to soner hadde Byggpartner AS den tredje laveste timeprisen (kr 315) sammen med en annen leverandør, mens Byggpartner AS ved tildeling av én sone hadde den fjerde laveste timeprisen (kr 325) sammen med en annen leverandør. Etter det Kommunerevisjonen kan se, var det ingen andre tilbud i konkurransen med tilsvarende «sonerabatt». Byggpartner AS ble tildelt tre soner (nord, vest og syd). Innstilling om tildeling av kontrakt ble truffet av den tidligere eiendomssjefen 20. desember 2003 ifølge anskaffelsesprotokollen, det vil si dagen etter tilbudsåpningen. Avgjørelse om tildeling av kontrakt ble truffet av administrerende direktør 22. desember Kontrakten med Byggpartner AS er datert 12. januar I punkt i kontrakten fremgår følgende: «Tjenesteyterens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Oppdragsgiveren.» Vi har fått fremlagt brev vedrørende beslutning om tildeling av kontrakt, som ble sendt til én av tilbyderne som ikke ble tildelt kontrakt. Brevet er datert 5. januar 2004 med klagefrist 15. januar Dette betyr at kontrakt ble inngått før klagefristen utløp. Per 10. november 2006 er det på kostnadsstedene for eiendomsavdelingen utgiftsført 85,2 mill. kroner (eksklusiv merverdiavgift) med Byggpartner AS som leverandør. I kunngjøringen er det anslått en anskaffelsesverdi på ca. 30 mill. kroner i løpet av 5 år. Kommunerevisjonens vurdering Vi har avdekket følgende brudd på Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser: Det var bare enkelte av leverandørene som ble vurdert med hensyn til kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Ifølge regelverket skal alle tilbydere først vurderes med utgangspunkt i stilte kvalifikasjonskrav. De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene skal avvises etter forskriften 15-12, l. ledd bokstav a. Regnskapsførte utgifter (85,2 mill. kroner per 10. november 2006) er nesten tre ganger større en anslått anskaffelsesverdi (ca. 30 mill. kroner). Dette betyr blant annet at andre leverandører kunne gitt andre betingelser dersom anslått anskaffelsesverdi hadde vært mer i tråd med den faktiske anskaffelsesverdien. Kommunerevisjonen mener derfor at kravene i anskaffelsesloven 5 til forutberegnelighet og likebehandling av leverandører, ikke er oppfylt. Ifølge anskaffelsesprotokollen hadde en annen tilbyder den laveste timeprisen. I protokollen er det anført at tilbyderen ikke hadde levert dokumentasjon som tilfredsstilte de tekniske kravene i konkurransegrunnlaget vedrørende sentral godkjennelse. Klagenemnda for offentlige anskaffelser har i sak 2005/60 og 2005/197 uttalt at oppdragsgiver ikke kan stille et ubetinget krav om sentral godkjenning med den virkning at tilbydere uten slik godkjenning avvises fra å delta i konkurransen. Dersom sentral godkjenning blir etterspurt, må oppdragsgiveren godta alternativ dokumentasjon som viser om vedkommendes kvalifikasjoner er tilstrekkelige. Tilbudet som revisjonen har fått fremlagt, inneholder ikke dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner. Det fremgår imidlertid ikke av anskaffelsesprotokollen at leverandøren ble avvist i samsvar med forskriftens bestemmelser. Vi har heller ikke fått fremlagt dokumentasjon på at tilbyderen ble informert om eventuell avvisning i samsvar med forskriften 15-13, 2. ledd. Skatteattesten til Byggpartner AS for merverdiavgift er datert 23. desember Dette er både etter tilbudsfristens utløp (19. desember 2003) og etter at avgjørelsen ble truffet av administrerende direktør (22. desember 2003 ifølge anskaffelsesprotokollen). Det fremgår ikke av anskaffelsesprotokollen at det ble gitt tilleggsfrist for ettersendelse av skatteattest. Hvis det ikke ble gitt tilleggsfrist for innlevering av skatteattester, skulle Byggpartner AS vært avvist i samsvar med forskriften 15-12, l. ledd bokstav b. Hvis det ble gitt tilleggsfrist, skal det ifølge forskriften 12-9 nr. 3, ikke foretas en vurdering av tilbudene før tilleggsfristen er utløpt. I dette tilfellet er skatteattesten datert etter datoen for avgjørelsen om tildeling av kontrakt. Fremlagt brev vedrørende beslutning om tildeling av kontrakt, som ble sendt til én av tilbyderne som ikke ble tildelt kontrakt, har en klagefrist (15. januar 2004) som er etter at kontrakten med Byggpartner AS ble inngått Kommunerevisjonen 17

20 Forvaltningsrevisjonsrapport 27/2006 (12. januar 2004). Dette er ikke i samsvar med forskriften 17-3, hvor det fremgår at oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal meddeles skriftlig til deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Brudd på regelverket for offentlige anskaffelser øker risikoen for misligheter. Innstilling vedrørende tildeling av kontrakt forelå dagen etter tilbudsåpningen. Tatt i betraktning omfanget av innkomne tilbud (18 stk.), synes vurderingen av leverandører og tilbud å være foregått på så kort tid, at Kommunerevisjonen stiller seg tvilende til realiteten i vurderingen. På samme tid ble det også foretatt en vurdering av leverandører og tilbud i forbindelse med konkurranse om rammeavtaler for elektrotjenester, hvor El-effekt AS ble tildelt tre soner (jf. kapittel 2.4.2). Totalt i de to konkurransene kom det inn 44 tilbud. Dette forsterker Kommunerevisjonens tvil med hensyn til realitetsvurderingen av leverandører og tilbud. Både Byggpartner AS og El-effekt AS (se kapittel 2.4) ble tildelt tre soner (de samme sonene) etter bruk av samme rabattstruktur, det vil si prisreduksjon ved tildeling av to soner og ytterligere prisreduksjon ved tildeling av tre soner. Kommunerevisjonen mener dette er påfallende tatt i betraktning at det var ingen andre tilbud i de to konkurransene med tilsvarende «sonerabatt». Vi vil også påpeke at anskaffelsesprotokollen er signert for korrekt tilbudsåpning av den tidligere eiendomssjefen og den ene medarbeideren vi har identifisert signaturen til på Ocker-Bygg-bilagene (NN). Som nevnt under kapittel 2.3.1, er Kommunerevisjonen kjent med at det er avdekket pengeoverføringer mellom Byggpartner AS og den tidligere eiendomssjefen, og at Oslo politikammer har tatt ut siktelse mot en person fra selskapet. 2.4 El-effekt AS Totalt per 28. september 2006 (kontrolltidspunktet) har Undervisningsbygg bokført utbetalinger til El-effekt AS for 34,3 mill. kroner (inklusiv merverdiavgift). Utbetalingene til El-effekt AS er regnskapsmessig fordelt med 11,1 mill. kroner i 2004, 16,1 mill. kroner i 2005 og 7,1 mill. kroner i Gjennomgang av bilag Vi har gjennomgått bilag som til sammen utgjør 18,7 mill. kroner for å finne ut hvilke bilag den tidligere eiendomssjefen har hatt befatning med. Bilagsgjennomgangen viser at bilag som utgjør 11,1 mill. kroner, er attestert eller signert for varemottak 4 av den tidligere eiendomssjefen. Bilagene som den tidligere eiendomssjefen har attestert, er i tillegg signert for varemottak (signatur i «kontrollfeltet»), med unntak av ett bilag som utgjør 0,1 mill. kroner. Vurderingen nedenfor gjelder for fakturaene som er attestert/kontrollert av den tidligere eiendomssjefen. Fakturaene som er attestert/kontrollert av den tidligere eiendomssjefen, er tekstet med diverse kontroll- og utbedringsarbeider i tilknytning til skolebygg. Arbeidene som skal være utført ifølge fakturatekstene, fremgår av tabell 5 nedenfor. 4. Ett av bilagene (0,2 mill. kroner) er signert for varemottak av den tidligere eiendomssjefen, mens øvrige bilag er attestert av den tidligere eiendomssjefen. 18 Kommunerevisjonen