Saksbehandling døgnovernattingssteder

Transkript

1 Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 10/2007 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø 2007 Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 Rapport 10/2007 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2006 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 3/2006 Kvalitet i skolen. Resultater, undervisning og ledelse ved Groruddalen skole 4/2006 Offentlige anskaffelser konkurranse - elementet i kjøpsprosessen 5/2006 Analyse av pleie- og omsorgstjenester med bruk av KOSTRA 6/2006 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport /2006 Bevaring av kunst i Oslo kommune 8/2006 Økonomistyring i Friluftsetaten, Kultur- og idrettsetaten og Park og Idrett Oslo KF 9/2006 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 10/2006 IKT-basert overvåkingssystem Oslo Havn KF 11/2006 Sykefravær i PRO-sektoren oppfølgingsundersøkelse 12/2006 Er nøkkeltall i KOSTRA fra de nye bydelene pålitelige? 13/2006 Bydelsbarnevernet i Oslo kommune 14/2006 Generelle IT-kontroller i Utdanningsetaten 15/2006 Langsiktig kapitalforvaltning av Boligbygg Oslo KFs eiendomsmasse i kjølvannet av eiendomsreformen 16/2006 Granskingsrapport. Undervisningsbygg Oslo KF 17/2006 Granskingsrapport. Anskaffelser i forbindelse med sikkerhetsoppgraderingen av Munchmuseet 18/2006 Beredskap i Oslo kommune 19/2006 Prioriteringer av lederoppgaver i grunnskolen 20/2006 Offentlige anskaffelser konkurranseeksponering og direktekjøp 21/2006 Brukerorientering overfor ikke-vestlige innvandrere i helsestasjonstjenesten 22/2006 Kontroll og oppfølging av tilskudd til kollektivtrafikk 23/2006 Psykisk helsearbeid bruk av individuelle planer i to bydeler 24/2006 Psykisk helsearbeid styringsinformasjon 25/2006 Tilgangskontroller i Gerica 26/2006 IKT i grunnskolen (Oppfølging av rapport 17/2005) 27/2006 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF 28/2006 Virksomhetslederes lønn, reiseregninger og bilgodtgjørelse 1/2007 Oppfølgingsundersøkelse Undervisningsbygg Oslo KF 2/2007 Kontroller i og rundt det elektroniske bestillings- og fakturasystemet i Oslo kommune 3/2007 Intern kontroll i og rundt IT-systemer Samlerapport /2007 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 5/2007 Bydelenes bruk av korttidsplasser 6/2007 Økonomisk forvaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger 7/2007 Bydelenes behandling av søknad om fast plass i sykehjem 8/2007 Tildelding av spillemidler til idrettsanlegg 9/2007 Skolefritidsordningen i Oslo kommune - status for tilbudet For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se,

3 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø Forord Denne rapporten er et resultat av en undersøkelse om saksbehandling ved bruk av døgnovernattingssteder. Undersøkelsen ble bestilt av kontrollutvalget i Oslo kommune , sak 84. Undersøkelsen er gjennomført av Irene Jensen, mens rapporten er ferdigstilt av Cecilie Karlsen. Vi vil takke Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø for nødvendig bistand i løpet av prosjektet. 28. august 2007 Lars Normann Mikkelsen fung. avdelingsdirektør Kommunerevisjonen 1

4 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/ Kommunerevisjonen

5 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø Innhold Hovedbudskap... 5 Sammendrag Innledning Sakens bakgrunn Problemstilling og framgangsmåte Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Sakene behandlet av Sosialtjenesten Vålerenga Sakene behandlet av Sosialtjenesten Grønland Sakene behandlet av Sosialtjenesten Østensjø Fellesskrivets anvendelsesområde Kommunerevisjonens vurderinger Høringsuttalelser og avsluttende kommentarer Høringsuttalelser fra bydelene Høringsuttalelse fra byråden Kommunerevisjonens vurderinger og avsluttende kommentarer Referanser...14 Vedlegg 1: Høringsuttalelser...15 Kommunerevisjonen 3

6 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/ Kommunerevisjonen

7 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø Hovedbudskap Sosialtjenesten i de to undersøkte bydelene har hatt for dårlig kjennskap til kvaliteten på døgnovernattingsstedene til OTT Eiendom AS, Thorvaldsen og Grude Eiendom ANS og OT Thorvaldsen Eiendom. Inntil mai 2006 definerte ikke sosialtjenesten i de to bydelene boliger der det ble inngått «månedskontrakter» som døgnovernattingssted i henhold til kommunens fellesskriv. Sammendrag Kommunerevisjonen har undersøkt sosialtjenestens saksbehandling når det gjelder sosialklienter som de siste årene har blitt innlosjert i boliger som disponeres eller eies av Ove T. Thorvaldsen (OTT Eiendom AS / Thorvaldsen og Grude Eiendom ANS / OT Thorvaldsen Eiendom). Undersøkelsen omfatter sosialtjenesten i Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø. I henhold til sosialtjenesteloven 4-5 plikter sosialtjenesten «å finne midlertidig husvære for dem som ikke klarer det selv». Plikten er begrenset til å skaffe midlertidig husvære i en nødssituasjon. Byrådet har i fellesskriv fastsatt nærmere bestemmelser om «sosialtjenestens formidling og betaling av døgnovernatting». Den lovbestemte plikten sosialtjenesten har til å finne midlertidig bolig, tilsier at sosialtjenesten sikrer seg at husværet de formidler holder en viss minstestandard. Også kommunens regelverk fellesskriv 12/2000 og fellesskriv 7/2004 forutsetter at sosialtjenesten skal foreta kvalitetskontroll av husværene. Etter fellesskriv 7/2004 skal sosialtjenesten for eksempel påse at døgnovernattingsstedet holder «god kvalitet». I de tilfeller barn plasseres i døgnovernattingssteder, skal sosialtjenesten påse at stedet har «særlig god kvalitet». Kommunens fellesskriv stiller bl.a. også krav om besøk i husværene og rapportering til byrådsavdelingen. Undersøkelsen viser at sosialtjenesten i de to bydelene har hatt for dårlig kjennskap til kvaliteten på boligene de har formidlet. I de sakene sosialtjenesten hadde inngått korttidskontrakter med en måned som minste leietid, definerte ikke sosialtjenesten dette som døgnovernatting i forhold til fellesskrivet. De la derfor til grunn at fellesskrivets krav ikke gjaldt for disse kontraktene. I de sakene sosialtjenesten la til grunn at fellesskrivet gjaldt, er det imidlertid også enkelte brudd på instruksens krav om rapportering og besøk. Kommunerevisjonen har mottatt høringsuttalelser fra Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø, og fra byråden for velferd og sosiale tjenester. Disse bydelene har nå endret sin praksis slik at den er i tråd med føringene i regelverket. Kommunerevisjonen 5

8 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/ Innledning Etter vedtak i kontrollutvalget , sak 84 har Kommunerevisjonen gjennomført en undersøkelse av sosialtjenestens saksbehandling når det gjelder sosialklienter som de siste årene har blitt innlosjert i boliger som disponeres eller eies av Ove T. Thorvaldsen (OTT Eiendom AS / Thorvaldsen og Grude Eiendom ANS / OT Thorvaldsen Eiendom). 1.1 Sakens bakgrunn I avisreportasjer våren 2006 ble det satt fokus på kritikkverdige forhold i boliger som sosialtjenesten hadde formidlet som midlertidig husvære. De aktuelle husværene var leid ut av selskaper hvor Ove T. Thorvaldsen var eier/innehaver vedtok helse- og sosialkomiteen, sak 52 å oversende følgende forslag til kontrollutvalget uten realitetsbehandling: Helse- og sosialkomiteen anmoder om at Kontrollutvalget tar initiativ til en undersøkelse av sosialtjenestens saksbehandling når det gjelder sosialklienter som de siste årene er blitt innlosjert i bolig som disponeres eller eies av utleier Ove T. Thorvaldsen. I den grad det er relevant bør annen kommunal saksbehandling knyttet til boligene også undersøkes. I møte , sak 84 vedtok kontrollutvalget: 1. Kontrollutvalget slutter seg til at Kommunerevisjonen setter i gang en undersøkelse av sosialtjenestens saksbehandling når det gjelder sosialklienter som de siste årene er blitt innlosjert i bolig som disponeres eller eies av utleier Ove T. Thorvaldsen. 2. Kontrollutvalget ber Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester oversende en rapport basert på sin oppfølging av bydelene, jf. byrådsavdelingens notat av og ber særskilt om at denne inneholder en oppdatert oversikt over omfanget av bydelenes bruk av døgnovernatting uten kvalitetsavtale i Rapporten sendes Kommunerevisjonen innen utgangen av november måned Kontrollutvalget ber revisjonen komme tilbake med en ny vurdering av en eventuell undersøkelse av bydelenes ivaretakelse av ansvaret for kontroll og oppføling ved kjøp av midlertidig husvære i døgnovernattingssteder med kvalitetsavtale med Oslo kommune i f.m. utvalgets behandling av forvaltningsrevisjonsplanen for våren Revisjonen undersøker også om det foreligger brudd på formelle bestemmelser i saken og i tilfelle om hvem som har lederansvaret for det. I samsvar med punkt 2 i vedtaket avga Byrådsavdelingen for velferd og sosiale tjenester en rapport som ble oversendt Kommunerevisjonen den Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte , sak 10. Kontrollutvalget konstaterte at døgnovernattingssteder uten kvalitetsavtaler var relativt begrenset i perioden , og at stedene med noen unntak holdt tilfredsstillende kvalitet og at oppholdene hovedsakelig var av kort varighet. Utvalget sluttet seg til Kommunerevisjonens kritikk av at bydelene hadde brutt instruksen i fellesskrivet om umiddelbar rapportering og forutsatte at bydelsdirektørene implementerte denne rutinen. Videre ønsket utvalget å følge situasjonen nøye, og byrådsavdelingen ble bedt om å sende en ny statusrapport innen 15. juni Slik statusrapport er gitt av byrådsavdelingen i brev og satt på kontrollutvalget kart for (sak 73). Utover en undersøkelse av sosialtjenestens saksbehandling når det gjelder sosialklienter som de siste årene hadde blitt innlosjert i bolig som disponeres eller eies av utleier Ove T. Thorvaldsen (jf. punkt 1 i vedtaket ) ønsket ikke utvalget å igangsette ytterligere undersøkelser. 1.2 Problemstilling og framgangsmåte Denne undersøkelsen følger opp punkt 1 i kontrollutvalgets vedtak Fokus i undersøkelsen er dermed på saksbehandlingen når det gjelder sosialklienter som de siste årene er blitt innlosjert i bolig som disponeres eller eies av utleier Ove T. Thorvaldsen. Byrådsavdelingens rapport avgitt viste at to bydeler Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø hadde benyttet midlertidig husvære utleid av OTT Eiendom AS/ Thorvaldsen og Grude Eiendom ANS (Borggata 8, Mosseveien 6, Peder Grøns vei 8 og Ljabruveien 30) i Kommunerevisjonen besluttet derfor å rette denne undersøkelsen mot disse to bydelene. Ved brev ble Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø bedt om å lage en oversikt over bruken av Thorvaldsens boliger som midlertidig husvære etter sosialtjenesteloven 4-5 for årene 2004, 2005 og Kommunerevisjonen har deretter gjennomgått de aktuelle saksmappene og hatt møter med representanter for sosialsentrene. Enkelte spørsmål er også avklart gjennom skriftlig korrespondanse med bydelene/sosialsentrene. 6 Kommunerevisjonen

9 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø 1.3 Revisjonskriterier I henhold til sosialtjenesteloven 4-5 plikter sosialtjenesten «å finne midlertidig husvære for dem som ikke klarer det selv». Plikten er begrenset til å skaffe midlertidig husvære i en nødssituasjon, jf. bl.a. side 10 i rundskriv U-10/2002 (utgitt av Sosialdepartementet m.fl.). Den lovbestemte plikten sosialtjenesten har til å finne midlertidig bolig for personer i en akutt nødssituasjon, tilsier at sosialtjenesten sikrer seg at husværet de formidler holder en viss minstestandard. I Helse- og omsorgsdepartementets rundskriv U-5/2003 Veileder for kvalitetskrav til midlertidig husvære etter lov om sosiale tjenester 4-5, er det også uttalt at kommunen bør gjøre en vurdering av tilbudets standard før midlertidig husvære tas i bruk. Byrådet har i fellesskriv fastsatt bestemmelser om «sosialtjenestens formidling og betaling av døgnovernatting». Fellesskriv 12/2000 som gjaldt fra til (jf. at undersøkelsen også omfatter denne perioden) slår bl.a. fast: Bruken av døgnovernatting skal forekomme i minst mulig grad og sosialtjenesten skal alltid prøve å skaffe klientene et mer egnet tilbud enn tilbud i døgnovernattingssted. (Punkt 2) I de tilfeller bruk av døgnovernatting er nødvendig, skal klienten få et tilbud som holder forsvarlig kvalitet. (Punkt 3) Steder uten kvalitetsavtale skal kun benyttes dersom det ikke er mulig å skaffe plass i tilrettelagte midlertidige tilbud eller døgnovernattingssted som har inngått kvalitetsavtale med kommunen. Sosialtjenesten har da et særskilt ansvar for klienten. (Punkt 3) Sosialtjenesten skal besøke klienten i døgnovernattingsstedet innen en måned etter innflytting. Dersom det er aktuelt med opphold utover en måned på steder uten kvalitetsavtale, skal klienten besøkes hver måned. Når vedtaket treffes skal klienten gjøres oppmerksom på at sosialtjenesten vil foreta besøk. (Punkt 4) I fellesskrivet står det videre at besøkene er viktig bl.a. for «å kunne følge opp klientens situasjon i døgnovernattingsstedet, med sikte på å avklare om stedet er egnet til klienten» og «for å innhente og opprettholde kunnskap om forholdene i døgnovernattingsstedet». (Punkt 4) Fellesskriv 7/2004 som gjelder fra slår bl.a. fast: Bruken av døgnovernatting skal reduseres til et absolutt minimum og sosialtjenesten skal alltid prøve å skaffe klientene et mer egnet tilbud enn tilbud i døgnovernattingssted. (Punkt 2.1) I de tilfeller bruk av døgnovernatting er nødvendig, skal sosialtjenesten benytte steder som har inngått kvalitetsavtale med kommunen. (Punkt 2.3) Dersom det er absolutt uunngåelig å benytte steder uten kvalitetsavtale har sosialtjenesten et særskilt ansvar for klienten. Sosialtjenesten må selv påse at tilbudet som da skaffes/formidles holder god kvalitet. (Punkt 2.3) I de tilfeller barn plasseres i døgnovernattingssted, skal sosialtjenesten påse at stedet er av «særlig god kvalitet». (Punkt 2.4) Sosialtjenesten skal besøke klienten i døgnovernattingsstedet innen fjorten dager etter innflytting. Dersom det er aktuelt med opphold utover en måned på steder uten kvalitetsavtale, skal klienten besøkes hver måned. Når vedtaket treffes skal klienten gjøres oppmerksom på at sosialtjenesten vil foreta besøk innen en måned, og det skal kunne dokumenteres at denne informasjonen er gitt. (Punkt 3.3) Dersom døgnovernattingssted uten kvalitetsavtale benyttes, skal bydelen straks sende særskilt rapport om dette til byrådsavdelingen i hvert enkelt tilfelle. (Punkt 4.2) Som det fremgår er det enkelte forskjeller i regelverket. Fellesskrivet fra 2004 krever for eksempel rapportering for bruk av døgnovernattingssteder uten kvalitetsavtale. Slik rapporteringsplikt fulgte ikke av fellesskrivet fra Besøksplikten er også noe forskjellig i de to fellesskrivene. Ifølge fellesskrivet fra 2000 skal sosialtjenesten besøke klienten i døgnovernattingsstedet innen en måned etter innflytting. Ifølge fellesskrivet fra 2004 skal sosialtjenesten besøke klienten i døgnovernattingsstedet innen fjorten dager etter innflytting. Kommunerevisjonen forstår for øvrig bestemmelsene om besøksplikt i fellesskrivene fra 2000 og 2004 slik at plikten ikke inntrer for opphold som er kortere enn henholdsvis en måned og fjorten dager. Kommunerevisjonen 7

10 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/ Faktabeskrivelse 2.1 Sakene behandlet av Sosialtjenesten Vålerenga Sosialtjenesten Vålerenga har benyttet bolig som eies av Thorvaldsen som midlertidig husvære etter sosialtjenesteloven 4-5 for fire klienter i perioden Fellesskriv 7/2004 gjaldt på tidspunktene for disse fire plasseringene. ID nr Ljabruveien/Borggt, perioden Det ble inngått bedriftsavtale om korttidshjem og sosialsenteret dekket husleien med kr. 7500,- pr. måned. ID nr. 652 Borggt, perioden Det ble inngått bedriftsavtale om korttidshjem og sosialsenteret dekket husleien med kr. 7500,- pr. måned. ID nr Ljabruveien, sosialtjenesten har betalt for perioden , men klienten oppholdt seg ikke i boligen hele denne perioden. Det ble inngått bedriftsavtale om korttidshjem og sosialkontoret dekket husleien med kr. 7500,- pr. måned. ID nr Ljabruveien, perioden Det ble inngått bedriftsavtale om korttidshjem og sosialsenteret dekket husleien med kr. 8500,- pr. måned. For alle fire klientene ble det inngått «bedriftsavtale om korttidshjem mellom Vålerenga sosialsenter og OTT Eiendom AS» med leietid minst en måned. Avtalen kunne sies opp innen månedsperioden med to dagers varsel. Ifølge avtalene skulle OTT fakturere forskuddsvis pr. månedsperiode med kr. 7500,- (kr. 8500,- for klient 8813). Hvis klienten ble noen dager over en månedsperiode skulle det faktureres kr. 300,- pr. dag etterskuddsvis. Det fremgår ikke av dokumentene i saksmappen (journalnotater eller øvrige dokumenter) at sosialsenteret forut for plasseringene undersøkte om det var ledige plasser i tilrettelagte kommunale tilbud eller i døgnovernattingssteder med kvalitetsavtale. Ut fra de muntlige og skriftlige opplysninger sosialsentrene/bydelsadministrasjonen har gitt til Kommunerevisjonen, må vi imidlertid legge til grunn at slike undersøkelser ble foretatt. I notat beklager for øvrig sosialtjenesten at det ikke fremgår av journalnotater/vedtak nøyaktig hva som ble gjort på dette punkt. I bydelsadministrasjonens brev samme dag beklages også manglende journalføring av arbeid som er gjort i forhold til klientene, og det opplyses at dette vil det bli tatt tak i umiddelbart. Sosialsenteret har ikke rapportert disse sakene til byrådsavdelingen og har heller ikke vært på besøk i boligene. Alle fire klientene skal imidlertid ha gitt inntrykk av å være fornøyde med boligene etter å ha vært på visning. Forut for byrådsavdelingens brev og bydelens svarbrev definerte ikke sosialsenteret bruk av månedskontrakter som døgnovernattingssted i forhold til kommunens fellesskriv. 2.2 Sakene behandlet av Sosialtjenesten Grønland Sosialtjenesten Grønland benyttet bolig som eies av Thorvaldsen som midlertidig husvære etter sosialtjenesteloven 4-5 for seks klienter i perioden Fellesskriv 12/2000 gjaldt på tidspunktene for de fire første plasseringene, og fellesskriv 7/2004 på tidspunktene for de to siste plasseringene. ID nr Schweigaards gate, perioden Sosialsenteret garanterte for og dekket oppholdet i periodene og med en døgnpris på kr. 650,-. Klientens forsikringsselskap dekket de resterende oppholdsutgiftene. ID nr. 338 Idunsgate, perioden Sosialsenteret dekket oppholdet med en døgnpris på kr. 600,-. ID nr og to barn Mosseveien, perioden Sosialsenteret garanterte for og dekket oppholdet for 7 døgn med en døgnpris på kr. 700,-. ID nr og to barn Mosseveien, perioden Sosialsenteret garanterte for og dekket oppholdet med kr. 650,- pr. døgn. ID nr og fire barn Borggata, perioden Sosialsenteret garanterte for «døgnovernatting». Det fremkommer av garantidokumentet at garantien «gjelder for perioden » og at «avtalt pris er ,-». ID nr og ett barn Theresesgate, Borggata og Ljabruveien, perioden Sosialsenteret garanterte og betalte for oppholdene. Garantiene ble gitt både for månedsperioder og kortere perioder. I flere av garantiene er det opplyst at prisen er kr. 600,- pr. døgn alternativt kr ,- for en hel måned. 8 Kommunerevisjonen

11 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø For de fire første plasseringene fremgår det ikke av dokumentene i saksmappen (journalnotater eller øvrige dokumenter) at sosialsenteret undersøkte om det var ledige plasser i tilrettelagte kommunale tilbud eller i døgnovernattingssteder med kvalitetsavtale. I notat erkjenner sosialtjenesten at det er en mangel at dette ikke er beskrevet i journalene. Sosialtjenesten skriver videre at de aktuelle saksbehandlerne ikke arbeider på Grønland i dag og at det derfor ikke er mulig å etterspørre hva som er gjort i disse konkrete sakene, men at det generelt alltid undersøkes om det er ledige plasser på steder med kvalitetsavtale før andre alternativer vurderes. At dette ikke er beskrevet i journal, gir etter sosialsenterets mening ikke grunnlag for å konkludere med at dette ikke er gjort. I bydelsadministrasjonens brev beklages manglende journalføring av arbeid som er gjort i forhold til klientene, og det opplyses at dette vil det bli tatt tak i umiddelbart. Sosialsenteret har ikke rapportert disse sakene til byrådsavdelingen. For de fire første plasseringene har sosialsenteret heller ikke besøkt klientene i boligene. To av disse plasseringene har imidlertid så kort varighet at instruksen ikke stiller krav om besøk. For klient med ID nr som flyttet inn i midlertidig husvære var sosialsenteret på hjemmebesøk den For klient med ID nr som flyttet inn i midlertidig husvære den var sosialsenteret på hjemmebesøk første gang den Sosialsenteret besøkte også denne klienten på utflyttingsdagen Sosialsenteret erkjenner i notat at kravene i fellesskrivene om besøk ikke er fulgt. Sosialsenteret skriver videre at dette ut fra en vurdering av ressurser og kapasitet ikke har latt seg gjøre i tilstrekkelig omfang i alle saker, men det har vært god kontakt med de aktuelle klientene. I notatet erkjenner sosialtjenesten at den hadde for dårlig kjennskap til standarden på boligene eid av Torvaldsen da disse ble formidlet. Det fremkommer videre at krisepregede situasjoner og tidsnød er årsaken til at det ikke hadde vært gjennomført kontroll av de aktuelle boligene i forkant av henvisning. Bydelsadministrasjonen poengterer i sitt brev at bydelen forut for byrådsavdelingens brev og bydelens svarbrev ikke definerte boliger der det ble undertegnet «korttidskontrakter» som døgnovernattingssted i henhold til kommunens fellesskriv. 2.3 Sakene behandlet av Sosialtjenesten Østensjø Sosialtjenesten Østensjø benyttet bolig som eies av Thorvaldsen som midlertidig husvære etter sosialtjenesteloven 4-5 for syv klienter i perioden Fellesskriv 7/2004 gjaldt på tidspunktene for alle disse plasseringene. ID nr Ljabruveien i perioden I vedtak dekket sosialtjenesten hospitsutgifter med kr. 3850,-. Ifølge faktura er prisen kr. 350,- pr. døgn. ID nr Ljabruveien i perioden I vedtak dekket sosialtjenesten hospitsutgifter med kr. 3850,-. Ifølge faktura er prisen kr. 350,- pr. døgn. ID nr Ljabruveien i perioden Det fremgår av journalnotat at sosialtjenesten garanterte opphold på OTT Eiendom til kr. 300,- pr. døgn for 7 dager da «dette er kravet fra overnattingssted». I vedtak dekket sosialtjenesten hospitsutgifter med kr. 1800,- fra til OTT Eiendom fakturerer for 14 døgn à kr. 300,-. ID nr Borggata i perioden Sosialtjenesten inngikk «bedriftsavtale om korttidshjem» med OTT Eiendom den Hospitsutgifter ble dekket av sosialtjenesten med kr. 7500,- pr. måned fra til ID nr. 265 Mosseveien i perioden Sosialtjenesten inngikk «bedriftsavtale om korttidshjem» med OTT Eiendom. Hospitsutgifter ble dekket av sosialtjenesten med kr. 7500,- pr. måned. ID nr Peder Grøns vei i perioden Sosialtjenesten inngikk «bedriftsavtale om korttidshjem» med OTT Eiendom den Hospitsutgifter ble dekket av sosialtjenesten med kr. 7500,- pr. måned. ID nr Ljabruveien i perioden I vedtak dekket sosialtjenesten boutgifter med kr. 900,-. For klientene med ID nr. 1991, 265 og 5271 inngikk sosialtjenesten «Bedriftsavtale om korttidshjem» med OTT- Eiendom med leietid minst en måned. Avtalen kunne sies opp innen månedsperioden med to dagers varsel. Ifølge avtalene skulle OTT fakturere forskuddsvis pr. månedsperiode med kr. 7500,-. Hvis klienten ble noen dager over en månedsperiode skulle det faktureres kr. 300,- pr. dag etterskuddsvis. For tre av de syv plasseringene fremgår det ikke av dokumentene i saksmappen (journalnotater eller øvrige dokumenter) at sosialsenteret undersøkte om Kommunerevisjonen 9

12 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/2007 det var ledige plasser i tilrettelagte kommunale tilbud eller i døgnovernattingssteder med kvalitetsavtale. Ut fra de muntlige og skriftlige opplysninger som er gitt til Kommunerevisjonen, må vi imidlertid legge til grunn at slike undersøkelser ble foretatt i alle saker hvor steder med kvalitetsavtale var aktuelle plasseringssteder. Når det gjelder rusmisbrukere under 23 år er det imidlertid ingen steder med kvalitetsavtale som er aktuelle. Sosialsenteret har ikke rapportert disse sakene til byrådsavdelingen. Sosialsenteret besøkte kun klient nr (Peder Grøns vei). Besøket skjedde etter avisoppslagene. Etter sosialsenterets oppfatning hadde boligen en grei standard, og klienten ønsket ikke å flytte derfra. Sosialsenterets kjennskap til standarden på husværene har i hovedsak vært basert på tilbakemeldinger fra klientene. I tillegg er det opplyst at besøk er gjennomført for flere år siden. Frem til våren 2006 definerte ikke sosialsenteret månedskontraktene om leie av hybel av OTT-Eiendom som døgnovernatting i forhold til fellesskrivet. Sosialtjenesten endret praksis våren 2006 etter at byrådsavdelingen hadde presisert at også dette var å betrakte som et døgnovernattingssted. 2.4 Fellesskrivets anvendelsesområde På bakgrunn av tilbakemeldinger fra sosialsentrene/ bydelsadministrasjonene om at de først våren 2006 ble klar over at fellesskrivet også gjaldt for avtalene om korttidsopphold som var inngått med Thorvaldsen, ble spørsmålet om hvilke kontrakter fellesskrivene var ment å gjelde for, tatt opp med Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester i brev herfra 9. mai I svarbrev skriver byrådsavdelingen bl.a.: Fellesskriv 7/2004 gjelder i de tilfeller der sosialtjenesten fremskaffer et midlertidig husvære i henhold til lov om sosiale tjenester 4-5, jf fellesskrivet punkt 1. I praksis vil midlertidig husvære ofte bli forskjellige former for døgnovernatting, noe som også er påpekt i fellesskrivet. Byrådsavdelingen gir videre uttrykk for at den ikke har vært klar over at enkelte sosialsentre har trodd at fellesskrivet ikke gjaldt for korttidsavtaler hvor det for eksempel var inngått leiekontrakter for en måned. Byrådsavdelingen skriver videre: Byrådsavdelingen ble først kjent med at enkelte bydeler benyttet Ove T. Thorvaldsens utleieboliger til midlertidig husvære ved oppslag i media 26. april Det ble sendt brev til alle bydeler hvor det presiseres at denne bruken faller inn under midlertidig husvære, jf vedlegg 2. Det ble videre igangsatt en egen kartlegging i Bydel Østensjø, jf brev datert , vedlegg 3. Svar fra Bydel Østensjø fremkommer i vedlegg 4. I tillegg ble alle bydeler innkalt til møte i byrådsavdelingen våren 2006 der rutinene rundt bruk av midlertidig husvære igjen ble presisert. 10 Kommunerevisjonen

13 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø 3. Kommunerevisjonens vurderinger Kommunerevisjonen legger til grunn at fellesskrivene er ment å gjelde i alle saker der sosialtjenesten formidler midlertidig husvære i henhold til sosialtjenesteloven 4-5, og at fellesskrivet dermed også gjelder for de månedskontrakter som Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø har inngått for Thorvaldsens utleieboliger. Kommunerevisjonen legger til grunn at de undersøkte sosialsentrene/bydelene inntil mai 2006 ikke definerte leiekontrakter med minste leietid en måned som «døgnovernatting». Ut fra ordlyden i fellesskrivene la de til grunn at instruksen ikke gjaldt for disse kontraktene. Bydel Gamle Oslo har også henvist til at en av sosialsjefene skal ha tatt spørsmålet muntlig opp med byrådsavdelingen, og at tilbakemeldingen han fikk var at fellesskrivet «ikke primært gjelder for kontrakter hvor det betales for lengre perioder enn et døgn». Kommunerevisjonen er for så vidt enig med sosialsentrene i at fellesskrivene ikke er klare på dette punktet. Det vises bl.a. til at fellesskriv 7/2004 har overskriften «Sosialtjenestens formidling og betaling av døgnovernatting». Under punkt 1 i fellesskrivet fremgår det videre at man med «døgnovernatting» mener botilbud hvor det betales døgnpris. Selv om ordlyden i fellesskrivet må sies å være uheldig, tilsier reelle hensyn at reglene gjelder for alle midlertidige plasseringer etter sosialtjenesteloven 4-5, også midlertidige plasseringer hvor det inngås månedskontrakter og betales månedspris. Jo lengre et opphold er, desto viktigere bør det jo være å undersøke kvaliteten på stedet. Når det gjelder Vålerenga sosialtjeneste, legger Kommunerevisjonen til grunn at senteret inngikk månedskontrakter for alle fire klientene. Etter senterets og bydelsadministrasjonens opplysninger er dette årsaken til at fellesskrivets regler om besøk og rapportering ikke ble fulgt. Når det gjelder Grønland sosialtjeneste, har Bydel Gamle Oslo opplyst at det ble inngått døgnovernattingsavtaler for fire klienter. For disse ble det derfor lagt til grunn at fellesskrivet gjaldt (fellesskriv 12/ 2000). To av de tre oppholdene var imidlertid så korte (7 og 14 dager) at fellesskrivet ikke synes å stille krav om besøk, jf. at besøk skal foretas innen en måned etter fellesskrivet fra Kommunerevisjonen legger imidlertid til grunn at det er brudd på fellesskrivets regler at klient med ID nr. 338 ikke ble besøkt siden dette oppholdet varte over en måned. Fellesskrivet fra 2000 oppstilte for øvrig ikke noe krav om særskilt rapportering. Bydelen har videre lagt til grunn at Grønland sosialtjeneste inngikk månedsavtaler for de to siste klientene. Bydelen har imidlertid erkjent at det ikke ble inngått noen skriftlige månedskontrakter for disse to. Kommunerevisjonen har også merket seg at det i den ene saken garanteres for «døgnovernatting» for perioden med avtalt pris kr ,-. I den andre saken (klient 1853) gis det flere garantier, noen for perioder på en måned og noen for kortere perioder. I flere av garantiene er det opplyst at prisen er kr. 600,- «pr. døgn» alternativt kr ,- for en hel måned. Kommunerevisjonen antar dermed at bydelens konklusjon om at det ble inngått månedsavtaler for disse to klientene har sin bakgrunn i muntlige avtaler. Østensjø sosialtjeneste har inngått månedskontrakter i tre av de syv sakene. For de fire andre har sosialsenteret inngått kontrakter hvor det betales pr. døgn, og disse er blitt definert som døgnovernattingssteder etter instruksen. Alle disse fire oppholdene var imidlertid kortere enn fjorten dager, slik at det etter Kommunerevisjonens oppfatning ikke var noen besøksplikt etter fellesskriv 7/2004. Sosialsenteret har imidlertid brutt rapporteringsplikten i fellesskrivet punkt 4.2 i disse fire sakene. Den lovbestemte plikten sosialtjenesten har til å finne midlertidig bolig for personer i en akutt nødssituasjon, tilsier at sosialtjenesten sikrer seg at husværet de formidler holder en viss minstestandard. Kommunens regelverk legger også opp til en kvalitetskontroll. For eksempel fremgår det av fellesskriv 12/2000 at klientene skal få et tilbud som holder «forsvarlig kvalitet». Etter fellesskriv 7/2004 skal sosialtjenesten påse at døgnovernattingsstedet holder «god kvalitet» for voksne og «særlig god kvalitet» dersom barn plasseres. Selv om reglene om besøksplikt i kommunens fellesskriv ikke gjaldt fordi oppholdene var korte, kan det derfor stilles spørsmål om ikke befaring likevel var nødvendig for at sosialtjenesten skulle kunne sikre seg at husværet holdt henholdsvis forsvarlig (fellesskriv 12/2000) god eller særlig god kvalitet (fellesskriv 7/ 2004). I de tilfellene sosialsentrene inngikk korttidskontrakter og la til grunn at fellesskrivene ikke gjaldt, kan det også stilles spørsmål om ikke befaring var nødvendig for at sosialtjenesten skulle sikre seg at husværet holdt en viss minstestandard. Som påpekt foran, følger det også av Helse- og sosialdepartementets rundskriv U-5/2003 at kommunen bør gjøre en vurdering av tilbudets standard før midlertidig husvære tas i bruk. Kommunerevisjonen 11

14 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/2007 Østensjø bydel, Bydelsadministrasjonen, opplyser i brev mottatt per post 21. mai 2007 at sosialsenterets kjennskap til standarden i hovedsak var basert på tilbakemeldinger fra klientene. To av boligene Borggata og Peder Grøns vei besøkte sosialtjenesten i etterkant, og disse ble da vurdert å ha en grei standard. Sosialtjenesten Grønland erkjenner i notat at den har hatt for dårlig kjennskap til standarden på boligene da disse ble formidlet. Det vises videre til at krisepregede situasjoner og tidsnød har vært årsaken til at det ikke har vært gjennomført kontroll av de aktuelle boligene i forkant av henvisning. Sosialtjenesten Vålerenga har heller ikke vært på besøk i boligene, men har på sin side bemerket at alle fire brukerne det dreier seg om ga inntrykk av å være fornøyde med leieforholdet etter å ha vært på visning. Slik sakene er opplyst for Kommunerevisjonen, mener vi at sosialsentrene ikke har hatt tilfredsstillende kjennskap til boligene de har formidlet. Ingen av sosialsentrene kontrollerte stedene før de ble tilbudt klientene. Det er heller ikke opplysninger som tilsier at sosialsentrene hadde vært på besøk i boligene den siste tiden, for eksempel i forbindelse med andre plasseringer. Selv om tilbakemeldinger (manglende tilbakemeldinger) nok kan gi sosialtjenesten en pekepinn på standarden på husværene, kan vi ikke se at dette er tilstrekkelig til at sosialtjenesten kan legge til grunn at husværene de formidler oppfyller kravene til standard. Vi må derfor konkludere med at Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø har hatt for dårlig kjennskap til Thorvaldsens boliger før disse ble formidlet i årene Som det fremgår ovenfor, presiserte byrådsavdelingen våren 2006 at fellesskrivet gjelder for all formidling av husvære etter sosialtjenesteloven 4-5. Byrådsavdelingen har også fulgt opp bydelene både i 2006 og 2007 ved å innhente oversikter over bruken av døgnovernatting uten kvalitetsavtale. Det må derfor kunne forutsettes at bydelene nå er klar over fellesskrivets krav, herunder at fellesskrivet gjelder for all formidling av husvære etter sosialtjenesteloven Kommunerevisjonen

15 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø 4. Høringsuttalelser og avsluttende kommentarer Foreløpig rapport fra prosjektet (kapitlene 1 3) ble sendt på høring til Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø, dessuten til byråden for velferd og sosiale tjenester. Samtlige har avgitt høringsuttalelser, disse ligger som vedlegg i rapporten. Her følger en sammenfatning av høringsuttalelsene, Kommunerevisjonens vurderinger av disse og våre avsluttende kommentarer. 4.1 Høringsuttalelser fra bydelene Bydelene har ingen særskilte kommentarer til prosjektets metode, kilder/data, revisjonskriterier eller Kommunerevisjonens vurderinger. Bydel Gamle Oslo sier i brev av at den ikke lenger benytter denne typen kortvarige leiekontrakter, og heller ikke inngår avtaler med utleiere der bydelen er avtalepart. Bydelen viser videre til Kommunerevisjonens påpekning om at bydelen ikke forut for plassering har undersøkt blant annet om det var ledig på døgnovernattingssteder med kvalitetsavtale. Ifølge brevet er det uklart for bydelen om Kommunerevisjonen er klar over at det ikke er anledning til å benytte døgnovernattingssteder med kvalitetsavtale til personer under 23 år, dersom det mottas personer med rusproblemer. Bydel Østensjø kommenterer i brev av at den legger merke til at Kommunerevisjonen viser forståelse for sosialtjenestens feiltolkning av fellesskrivene i forhold til at månedskontrakter skal oppfattes som døgnovernatting. Bydelen har nå lagt om sine rutiner, slik at sosialsjefen eller stedfortreder skal godkjenne alle vedtak om døgnovernatting og påse at instruksen følges. 4.2 Høringsuttalelse fra byråden Byråden for velferd og sosiale tjenester har avgitt høringsuttalelse i brev av I brevet viser byråden til byrådsavdelingens uttalelse i saken av (jf. pkt. 2.4) om at reglene i fellesskrivene 12/2000 og 7/2004 må gjelde for alle midlertidige plasseringer etter sosialtjenesteloven 4-5, i samsvar med Kommunerevisjonens vurdering. Byråden uttrykker at hun er enig med Kommunerevisjonen i at begrepet midlertidig husvære (jf. lovteksten) er mer klargjørende enn døgnovernatting, og at ordbruken i fellesskriv 7/2004 dermed er noe uheldig. Byråden har spørsmål til Kommunerevisjonen knyttet til lov om husleieavtaler av og bruk av Thorvaldsens utleieboliger: I husleieloven 1-1 fjerde ledd fremkommer det at loven ikke gjelder for «avtaler mellom hoteller, pensjonater og liknende overnattingssteder og deres gjester». Har Kommunerevisjonen foretatt en vurdering av om Thorvaldsens utleiedrift faller inn under denne definisjonen? Dersom Thorvaldsens utleie av rom/hybler/leiligheter ikke kan sies å være denne type overnattingssted, må de aktuelle leieforholdene dermed vurderes i henhold til husleieloven, jf. f.eks. lovens bestemmelser om leieforholdets varighet? Byråden viser også til sosialtjenestens uttalelse om at de la til grunn at kommunens fellesskriv ikke gjaldt de leieforholdene der minste leietid var en måned. Byråden mener dette må bety at sosialtjenesten heller ikke definerte disse stedene som f.eks «hospits, pensjonat eller hotell», siden dette er gitt som eksempel på døgnovernattingssted i fellesskriv 7/2004. Byråden bemerker videre at det i enkelte tilfeller er undertegnet leiekontrakter der leieforhold mellom den enkelte klient og utleier er regulert, og at dette ikke er vanlig ved f.eks utleie i hotell og pensjonat. Byråden forstår det slik at sosialtjenesten ikke vurderte disse leieforholdene etter husleieloven, og at leietakerne dermed er holdt utenfor både den sikkerhet for oppfølging og kvalitet som husleieloven og kommunens retningslinjer fastslår. Byråden vil dermed etterspørre en vurdering av leieforholdene sett i sammenheng med husleielovens bestemmelser. 4.3 Kommunerevisjonens vurderinger og avsluttende kommentarer Kommunerevisjonen registrerer at både Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø har lagt om sine rutiner på bakgrunn av funn og konklusjoner i rapporten. Kommunerevisjonen er klar over at det ikke er anledning til å benytte døgnovernattingssteder med kvalitetsavtale til personer under 23 år, dersom det mottas personer med rusproblemer. Vi har ingen øvrige kommentarer i forbindelse med bydelenes høringssvar. Når det gjelder spørsmålene til Kommunerevisjonen i tilbakemeldingen fra byråden for velferd og sosiale tjenester, er det slik at Kommunerevisjonens revisjonskriterier er basert på de nevnte rundskrivene 12/2000 og 7/2004, ikke husleieloven. Spørsmål knyttet til husleieloven er ikke behandlet i denne undersøkelsen. Kommunerevisjonen har ingen øvrige kommentarer til byrådens høringssvar. Kommunerevisjonen 13

16 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/2007 Referanser a) Referanser fra Oslo kommune Fellesskriv 7/2004 Sosialtjenestens formidling og betaling av døgnovernatting Fellesskriv 12/2000 Sosialtjenestens formidling og betaling av døgnovernatting b) Eksterne referanser Lov om sosiale tjenester m.v. (lov nr. 81) Rundskriv U-10/2002 Boligsosialt arbeid bistand til å mestre et boforhold (Sosialdepartementet m.fl.) 14 Kommunerevisjonen

17 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø Vedlegg 1: Høringsuttalelser Kommunerevisjonen 15

18 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/ Kommunerevisjonen

19 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø Kommunerevisjonen 17

20 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/ Kommunerevisjonen

21 Saksbehandling døgnovernattingssteder Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø Kommunerevisjonen 19

22 Forvaltningsrevisjonsrapport 10/ Kommunerevisjonen

23

24 Oslo kommune Kommunerevisjonen Fredrik Selmers vei 2, 0663 Oslo Telefonnummer: Telefaksnummer: Grafisk produksjon: Mediehuset GAN 08.07