Rutiner(for(ansvar(og(kontroll(ifb.(bidrags4(og( oppdragsfinansiert(aktivitet((boa),(ime4fakultetet,( 4.(februar(2015(

Transkript

1 Rutiner(for(ansvar(og(kontroll(ifb.(bidrags4(og( oppdragsfinansiert(aktivitet((boa),(ime4fakultetet,( 4.(februar(2015( (gjelder(ikke(prosjekter(finansiert(av(eu5programmer)( DetvisestilInstruksforøkonomiforvaltningenvedNTNU 1,kapittel5.1(revidert28.mars2011) (Økonomiinstruksfrarektor). Vedkontraktermedensamletkontraktssum 2 fraeksternfinansieringskildepåinntil10mnokhar fakultetetdelegertfullmaktentilinstituttnivåetper3.juni2011. o Institutteterprosjektadministrativ/enhetogdermeddenenhetsompåvegneavNTNUer ansvarligforatprosjektetgjennomføresihenholdtilkontraktinngåttmedfinansieringskilde. Enhetslederharansvarforåvurdereomsøknadereravfagliginteresseforenhetenog undertegnerkontraktenpåvegneavntnu. o Instituttlederkanlikevelanmodeatfakultetetskalværeprosjektadministrativenheti særskiltetilfeller. Kontraktermedensamletkontraktssumfraeksternfinansieringskildepåover10MNOK,skal underskrivesavdekanusellerdendekanusbemyndiger(fakultetsdirektør). ForprosjekterfinansiertavEUNprogrammerskalsøknaderkvalitetssikresiht.fastsatterutinerog retningslinjer.rutinebeskrivelsennedenforgjelderderforikkeforprosjekterfinansiertaveun programmer 3.VidereskalsøknadertilstørresenterNordningerkvalitetssikresoggodkjennesav rektorellerdenrektorbemyndiger KontraktssumomfatterkunfinansieringfraeksternfinansieringskildeoginkludererIKKEdelfinansieringfra NTNUiprosjektet. 3 ForprosjekterfinansiertavEUNprogrammergjelderegnesatserogberegningsgrunnlagogkontrakterskal kvalitetssikresavjuridiskkompetansevedntnu.søknadeneskalunderskrivesavfakultetsdirektørellerav rektorellerdenrektorbemyndiger.kontrakteneunderskrivesavrektorellerdenrektorbemyndiger.for prosjekterfinansiertaveunprogrammerbenyttesdekontraktsformularersomgjelderforslikeprosjekter.

2 Ansvarogkontroll Søknads9ogtilbudsfasen Samletkontraktssumfraeksternfinansieringskildepåinntil10MNOK Prosjektlederharansvarfor: o åavklaresinprosjektidémedsininstituttleder o atkopiavalleunderskrevnekontrakterogbudsjettersendestilfakultetetvia ephorte 4 o atkopiavalleutfylt(e)sjekkliste(r) 5 forboanprosjektersendestilfakultetetvia ephorte 3 (gjelderogsåhvorsamletkontraktsumerover10mnok). Instituttlederskalvurdereprosjektetiforholdtilenhetensmål,strategierog ressurssituasjon,samtvurdereomprosjektetholdertilstrekkeligkvalitetmht.fagliginnhold, økonomiogjuridiskeforhold.detskalogsåforetasenvurderingmht.habilitetiprosjektene. Institutteteransvarligforåsøkerådidetsentralestøtteapparatetmht.økonomiskeog juridiskevurderinger,herunderrådommerverdiavgiftsnogkontraktshåndtering. SøknaderogtilbudsomberørerflereenhetervedNTNU,skalgodkjennesavdeinvolverte enhetene. Vedbidragsfinansierteprosjekterskalinstituttetforetavurderingomprosjekteneharenslik fagliginteresseatenhetenkandelfinansiereprosjektene.vurderingavprosjektenesfaglige interesseoghabilitetskaldokumenteresogvedleggesprosjektsøknaden. ForallesøknaderogtilbudskaldetutarbeidesetbudsjettsomtilfredsstillerNTNUskravtil prosjektbudsjett,somviseralleinntekterogkostnader. Budsjetterteinntekterskalomfatteinntekterfraeksternefinansieringskilder.I bidragsfinansierteprosjekterskalogsådelfinansieringfrantnusynliggjøressomendelav inntektssiden. Budsjettertekostnaderskalomfattealledirekteogindirektekostnadersomberegneså medgåforåfullføreprosjektet,uavhengigavfinansiering.budsjettetskalsynliggjørefull dekningavindirektekostnaderselvomdeeksternefinansieringskildenebaredekkerendel avdisse. BudsjettetskalbaserespåTDINmodellen 6. 4 AlledokumenterknyttettilarkiveringiePhortesendestilfakultetetforviderefordelingtilsaksbehandler

3 Samletkontraktssumfraeksternfinansieringskildepåover10MNOK NårdetgjeldersøknadertilNorgesforskningsråderrutinensomfølger: Deterikkenødvendigmedunderskriftfrafakultetsdirektørisøknadsfasen(detkrysses derforavirubrikkiesøknadhvorenbekrefteratoverordnetgodkjennersøknaden). Fakultetsdirektørenskalhakopiavsøknaden. Fakultetsdirektørenkantrekkeinnsendtesøknaderdersomdeavenellerannengrunnikke kanellerbørgodkjennes.eksemplerpådetteer: o søknadersomforutsetteregenandelerfrantnu,menhvoregenandeleneikkeer avklartog/ellerikkeblirtildeltfraansvarligledervedntnu.dettekanværeinstitutt, fakultetellerandre. o søknadersomenkeltpersonerlevereristridmedstrategiellerkvalitetsnormerslik definertavinstitutt/fakultet. o NTNUerikketjentmedatdårligesøknaderblirevaluert(m.a.o.en sikkerhetsmekanisme) Forøvrigesøknader(somikkeersøknadertilNorgesforskningsråd)skaldisseleverestil fakultetsdirektørforunderskriving.fakultetetkanværebehjelpeligmedkvalitetssikringav kontrakterogkvalitetssikringavbudsjetterhvisønskelig. Kontraktsfasen ForalleBOANprosjekterskaldetforeliggeenskriftligkontraktelleravtalemellomNTNUog eksternfinansieringskilde. Kontrakterkanunderskrivesavinstituttet(prosjektadministrativenhet)medfølgende unntak: o Kontraktermedensamletkontraktssumfraeksternfinansieringskildepåover10 MNOK,skalunderskrivesavfakultetsdirektør. o KontraktersommedføreransvarellerforpliktelserforNTNUutoverNTNUsstandard kontraktsvilkårskalunderskrivesavfakultetsdirektør. o Dersomdeneksternefinansieringskildenkreverdet,skalkontraktenunderskrivesav fakultetsdirektørelleravrektorellerdenrektorbemyndiger. Iht.vedtakiNTNUsstyre7.desember2005skalkontrakteravuvanligartelleravstor størrelseforeleggesntnusittstyre.forordinæreforskningsprosjekterfinansiertav Forskningsrådetunderskriveskontrakteravprosjektadministrativenhet,unntattdersom prosjektetsstørrelseellerkontrakttilsieratkontraktenskalunderskrivespåethøyerenivå (fakultetsledelseelleravrektorellerdenrektorbemyndiger). ForprosjekterfinansiertavForskningsrådetbenyttesdekontraktsformularersomgjelderfor slikeprosjekter.forandreboanprosjekterskalkontraktelleravtaleminimumregulere følgendeforhold: o Prosjektetsart,omfang,formålogleveranser o Varighet/kontraktsperiode o Prosjektadministrativenhetogkontaktpersoner

4 o Kontraktssum,faktureringsgrunnlagogbetalingsplan o Reguleringavrettigheter,forpliktelserogansvarforpartene,herunder: Publiseringsrettigheter Eiendomsretttilresultater,utstyrogeventueltbrukavutstyr o Rapporteringsrutiner o Heving/oppsigelseavkontrakten o Behandlingavtvister NyrutinefraNorgesforskningsrådav1.januar2014kreverforelektronisksigneringav kontrakter 7. Samarbeidsavtaler 8 medsamarbeidspartermåværesignertogsendttilfakulteteti papirformatførkontraktenmednorgesforskningsrådkansigneresavfakultetet. ØkonomiavdelingenvedNTNUeransvarligforatdetblirutarbeidetstandardkontrakterfor BOANprosjektermedbistandfraNTNUsjuridiskekompetanse,ogdisseskalleggestilgrunn (somnevntmedunntakforprosjekterfinansiertavforskningsrådetogeu). Forenkleprosjektermedsamleteksternfinansieringmedinntil0,5MNOKkanspesielle kontraktsvilkåristandardkontraktenerstattesavetforenkletdokumentsomminimum spesifisererprosjektetsinnhold,relevantebetingelser,kontraktssumogbetalingsplan.det forutsettesisåfallatntnusstandardkontraktbetingelsergjelderutenunntak. Rettighetsspørsmål(IPR)ogandrekontraktsmessigeforholdbørforeleggesfakultetetialle prosjektforåsikreharmonisertpraksispåtversavfakultetet.fakultetetvilsikreatimesin praktiseringerisamsvarmedntnusregelverkgjennomkontakttilntnusjurister,ttoog andre. IkontrakteneskalNTNUsorganisasjonsnummer, ,benyttes.Detvilsiat organisasjonsnummertilunderenhetersomfakultetetellerdeltagendefakultet(er)ikkeskal benyttes

5 Vedlegg( (Diverse(lenker(og(rutinebeskrivelser( Kilde:(( Prosjektprosessen BOA9prosjekter: N Rutinebeskrivelser: N Rutinebeskrivelsenegjelderfølgendefaseriprosjektet; o Søknad/tilbud o Kontrakt o Oppstart o Gjennomføring o Avslutning