Velkommen til kurs for lokal prosjektstøtte (LP) ved NTNU

Transkript

1 1 Velkommen til kurs for lokal prosjektstøtte (LP) ved NTNU

2 2 Kursprogram 2-dagers innføringskurs: - Innføring i Prosjektprosessen ved NTNU - Regnskap, merverdiavgift og prosjekt - Prosjekthåndtering ved NTNU 3-dagers kurs i prosjektregnskapssystemet Maconomy

3 3 Formål med kurset Gi dere som er innplassert i LP-rollen innsikt i ny prosess, roller, rutiner og verktøy Skape forståelse for LP-rollen i implementeringen av ny prosjektprosess ved NTNU Gi alle i LP-rollen en felles faglig plattform som vi vil bygge videre på i LP-nettverket: grunnleggende regnskap, merverdiavgift og prosjekthåndtering (litt generell teori, samt for NTNU spesielt) en grundig innføring/oppdatering i bruk av prosjektregnskapssystemet Maconomy. Gi mulighet for erfaringsutveksling for dere som skal innplasseres i LP-rollen ved NTNU

4 4 Agenda, Innføring i Prosjektprosessen Kl Ny prosjektprosess Kl Kaffepause Kl Økonomiportalen på nett LP-nettverk Veien videre, LØF 2010

5 5 1. Ny prosjektprosess Avgrensinger Mål Reglement, Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Standardisert prosess inneholder: Rollebeskrivelser Organisering av roller i støtteapparatet Prosesskart Økonomiportal på nett Gjøremål og arbeidsflyt (hvem gjør hva) Rutinebeskrivelser Viktige endringer

6 6 Avgrensinger prosjektprosessen Hva inngår i prosjektprosessen og hva ligger utenfor? INNENFOR UTENFOR Nr Beskrivelse Nr Beskrivelse 1 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Aktuelle kilder: Forskningsrådet EU Private/næringsliv Offentlig/statlig 1 Interne prosjekter (700-serien) Strategi- og omstillingsprosjekter (RSO, 800-serien)) 39/59/58/69-prosjekter. 2 Fakturering av inntekter via Maconomy 2 Bestilling til betaling Bilagskontroll, kontering, med mer 3 Prosessen omfatter administrative gjøremål med fokus på økonomi 3 Utarbeidelse av faglig innhold og gjennomføring av det faglige er ikke tatt med i prosessbeskrivelsen 4 Personal Eks. tilsetting, lønn

7 7 Prosjektprosessens mål Hovedmål Støtte NTNUs kjernevirksomhet som forskning og utvikling gjennom et apparat for optimal prosjektstyring og service for eksternfinansiert virksomhet: Det skal leveres riktig kvalitet til riktig tid og til riktig pris. Delmål - Bidra til en mer effektiv og målrettet ressursbruk i kjernevirksomheten - Drive proaktiv og kompetent prosjektservice - Bidra til flere tilslag på søknader/tilbud ved å lette prosjektleders arbeid med søknader og kontrakter mht til økonomi - Bedre prosjektleder og enhetens styringsmulighet gjennom enkle og hensiktsmessige rapporter, verktøy og arbeidsmetoder - Redusere sårbarheten gjennom standardisering av rutiner og roller og formalisering av back-up i støtteapparatet - Det skal være attraktivt og utviklende og jobbe med prosjektservice

8 8 Lover og retningslinjer, bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Regelverk fra Kunnskapsdepartementet: Hovedinstruks fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, pkt 8.1 Reglement om statlige universitet og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (Rundskriv F med vedlegg) Nytt reglement fra (endret def. Fra EFV til BOA) Interne regler og instrukser (NB! Revideres høsten 2008): Hovedregler for økonomiforvaltninger ved NTNU (Gjelder fra 1. januar 2006, Hovedregler om BOA revidert og vedatt av styret ) Økonomiinnstruks fra rektor (Gjelder fra : Vil bli revidert) Ovennevnte bestemmelser omtaler BOA spesielt. Det forutsettes at lokal prosjektstøtte innehar god kjennskap til aktuelle bestemmelser Lover og retningslinjer aktuelt for prosjektprosessen finnes i økonomiportalen på nett.

9 9 Prosjektprosessen ved NTNU Markedsovervåking Søknad/Tilbud Kontrakt Oppstart Gjennomføring Drift Avslutning Markedsfasen inngår ikke i prosessbeskrivelsen for Prosjektprosessen per i dag!

10 10 Standardisert prosjektprosess Entydig prosess for hele NTNU Prosessen med ulike gjøremål, ansvar og rutiner er beskrevet Prosessbeskrivelsen omfatter administrative gjøremål med fokus på økonomi. Noen gjøremål er nye for noen men allerede praksis for andre (stor variasjon i praksis frem til i dag) Hvem som har ansvar for hvilke oppgaver er definert Hvem har ansvar og hvem skal gjøre oppgaven eventuelt når kan oppgaven delegeres, er beskrevet gjennom rollebaserte rutinebeskrivelser for hver aktivitet Hver rolle er beskrevet med ansvar, myndighet, oppgaver, kompetansekrav Alt dette finner du i Økonomiportalen på nett

11 11 Roller prosjektprosessen Prosjektansvarlig Prosjektleder Lokal prosjektstøtte (LP) Sentral prosjektstøtte (SP) Sentral og lokal prosjektstøtte med spesialisering innen EU (EU-SP og EU-LP) Prosessleder

12 12 Sentraladministrasjonen Organisering av roller, prosjektstøtte NTNU (økonomi) Sentral Prosjektstøtte Prosessleder Lokal Prosjektstøtte sentral adm og EU Fakultet/ VM Lokal prosjektstøtte Lokal prosjektstøtte Lokal prosjektstøtte Insdtitutt/ seksjon Lokal prosjektstøtte Lokal prosjektstøtte Modellen viser ikke linjeledelse, men faglig organisering

13 13 LP-rollen Ansvar for: Myndighet til: - Holde seg oppdatert om gjeldende lover, reglement og rutiner - Plikt og rett til å melde fra til prosjektansvarlig og prosjektleder - Sørge for at prosjektet forvaltes i henhold til ovennevnte dersom EFV ikke forvaltes i hht gjeldende retningslinjer og - Proaktiv støtte for prosjektleder reglement Arbeidsoppgaver: - Utarbeide/kvalitetssikring av prising av tjenester, ressursestimat og budsjett i søknads- og kontraktsfasen (samt ved inngåelse av underkontrakter) - Detaljbudsjettering, periodisering og utarbeidelse av faktureringsplan ved oppstart - Registrering og opprettelse av prosjekt i Maconomy prosjektregnskapssystem - Sørge for arkivering av saker tilknyttet prosjekt under prosjektnummer i elektronisk prosjektarkiv - Oppfølging av regnskap mot budsjett (oppfølging ved avvik/feil, budsjettrevisjoner) - Fakturering i prosjektregnskapssystemet - Bistå ved skriving av økonomiske rapporter utover kvalitetssikring (etter avtale) - Kvalitetssikring av sluttregnskap og avvikshåndtering - Bistå ved skriving av økonomisk sluttrapport utover kvalitetssikring (etter avtale) - Bistand til og ev. opplæring av prosjektleder i aktuelle systemer, samt ved innføring av nye rutiner - Orientere controller og nærmeste leder om forhold som påvirker enhetens totaløkonomi (avvik) - Evaluering (interne rutiner, samarbeid, innspill til forbedringer sentrale rutiner med mer). Krav til kompetanse: - Høyere utdanning økonomi/prosjektstyring (ev. relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning) - Helhetsforståelse prosjektstyring - Personlig egnethet: serviceinnstilling, løsningsorientert, proaktiv, ryddig, trygg i rollen - Gode engelskkunnskaper - God kjennskap til aktuelle systemer, retningslinjer, regelverk og rutiner Krav til verktøy/støtte: - Enkle verktøy med homogent brukergrensesnitt - Prosjekthåndbok/økonomihåndbok - EFV nettverk/ekspertise - Kompetanseutvikling

14 14 Viktige endringer å merke seg: PL og LP er et team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet! LP skal kobles på i søknads/tilbudsfase og har ansvar for å utarbeide/kvalitetssikre budsjett for kostnader og finansiering Enhetene oppfordres til å ha spesiell fokus på å implementere rutinene i søknadsfasen nå ved innføring av ny prosess! Prosjektansvarlig skal alltid godkjenne søknader etter gitte kriterier før disse sendes! Kontrakter skal alltid godkjennes av den som er ansvarlig leder ved den enhet prosjektet skal gjennomføres uansett om kontrakten signeres på høyere nivå i organisasjonen! Månedlig kontroll av regnskap mot budsjett (avvik) Ny dimensjon i ephorte: Arkivering av saker i tilknytning til et prosjekt skal lagres under prosjektnummer i ephorte beskjed via Maconomy til det lokale dokumentsenteret om opprettelse av nytt prosjekt, LP sørger for (dvs gir beskjed om) at tidligere dokumenter og fremtidige dokumenter lagres under rett prosjektnummer

15 15 Diskuter: Hvilken rolle har du for implementering av ny prosess ved egen enhet? Ved innføring av sentrale rutiner Ved utarbeidelse/innføring av interne rutiner Hvilken støtte trenger du ved implementering av ny prosess? Eksempelvis fra LØF 2010, sentralt, linjeledelsen, kollegaer

16 17 Kaffepause

17 18 Økonomiportalen på nett Økonomiportalen på nett ble lagt ut i oktober 2008 Portalen er levende og skal redigeres underveis med oppdateringer Hovedformål: Samle all økonomirelatert informasjon på et sted, herunder også informasjon om BOA-prosjekter

18 19 2. LP-nettverk Sentralt: Det skal opprettes et nettverk for alle som innehar LP-rollen og SProllen Ansvarlig for å gjennomføre møtene er prosessansvarlig ved Regnskapstjenesten. Oppstart våren 2008: Felles nettverksmøter avholdes annenhver måned Fakultetsvis: I tillegg til det sentrale nettverket, så anbefales det at det opprettes et forum for de som innehar LP-rollen ved hvert fakultet (flere fakulteter er i gang med dette)

19 20 Diskuter: Hva vil etter din mening være det viktigste å oppnå med et LP-nettverk? Har du forslag til tema og arbeidsformer?

20 24 3. Veien videre, prosjektprosessen: Etablere og innføre nye maler/rutiner innen BOA: - Arkivrutiner - Budsjettmaler - Kontraktsmaler Involvere og informere prosjektledere/prosjektansvarlig: - Forankring hos NTNUs ledelse på alle nivå - Informasjon om ny prosjektprosess - Synliggjøre prosjektstøtte, verktøy og maler som finnes Utvikle en egen prosjektportal på nett Tiltakene er planlagt fullført i løpet av 2009 og vil bli implementert fortløpende.