RETNINGSLINJER FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET OG SAMARBEID MED ANDRE VIRKSOMHETER

Transkript

1 Versjon Høgskolen i Gjøvik (HiG) RETNINGSLINJER FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET OG SAMARBEID MED ANDRE VIRKSOMHETER Retningslinjene er fastsatt av styret Innholdsfortegnelse 1. DEFINISJONER, ANVENDELSE OG AVGRENSNINGER ANSVAR OG FULLMAKTER KONTRAKTER OG GJELDENDE FORUTSETNINGER PERSONALE TOTALE KOSTNADER FORPLIKTENDE SAMARBEID MED ANDRE VIRKSOMHETER FORVALTNING AV HØGSKOLENS AKSJER... 7

2 1. Definisjoner, anvendelse og avgrensninger 1.1 Retningslinjenes omfang Retningslinjene inneholder kriterierier for forvaltningen og organiseringen av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). Retningslinjene gjelder for alle typer forpliktende samarbeid med selvstendige virksomheter om faglig aktivitet og omhandler også høgskolens eierskap og forvaltning av aksjer. 1.2 Definisjoner Følgende definisjoner gjelder i retningslinjene: Med bevilgning forstås tildelinger fra departementer som blir stilt til disposisjon for høgskolen gjennom tildelingsbrev. Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor høgskolen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at det foreligger krav om motytelse fra høgskolen når avtale om støtte inngås. Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter høgskolen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger krav om motytelse fra høgskolen når avtale/kontrakt inngås. Med motytelse menes at risiko og kontroll over en eiendel overføres fra høgskolen til oppdragsgiver. Med gave forstås midler som tilflyter høgskolen i den hensikt å styrke den økonomisk. Det må ikke være slike bindinger på gaven slik at den kan anses som betaling for en ytelse til giveren. Med salg forstås aktiviteter av mindre omfang der det forekommer transaksjoner, men der det ikke er naturlig eller hensiktsmessig å etablere den formelle dokumentasjonen som kreves for oppdragsfinansiert aktivitet. Etter- og videreutdanning med egenbetaling klassifiseres vanligvis som salg. Hvis høgskolen for eksempel mottar bidrag for samme studie, vurderes klassifiseringen på nytt. Merk også Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler (FOR ). Med egenandel i bidragsprosjekter forstås differansen mellom totale kostnader i prosjektet og eksterne bidrag. Med randsoneaktivitet forstås bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet som høgskolen har organisert eksternt i samarbeid med selvstendige virksomheter, uavhengig av om høgskolen selv har aksjer i virksomheten eller ikke. Med randsoneaktivitet forstås også eierskap i selskaper med andre formål som er av særlig faglig interesse. Med primæroppgaver forstås aktivitet som er avgjørende for å sikre og styrke høgskolens evne til å utføre sine oppgaver. Med aktivitet av faglig interesse forstås aktivitet som styret kan godtgjøre at styrker fagutviklingen internt ved høgskolen, og er forankret i høgskolens strategi. Med faglig uavhengighet forstås fravær av uønskede eller utilsiktede bindinger på hvordan høgskolen forvalter sine økonomiske ressurser. Faglig uavhengighet innebærer også at forpliktende samarbeid ikke medfører begrensninger i høgskolens selvstendighet i faglige spørsmål. Retningslinjene bygger på rundskriv F Reglement om statlige universiteter og høgskolens forpliktende samarbeid og erverv av aksjer. Det vises også til de statlige regnskapsstandardene SRS 9 og 10, Forvaltningsloven (Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker LOV ), 2

3 Aksjeloven (Lov om aksjeselskaper LOV ), Merverdiavgiftsloven (Lov om merverdiavgift LOV ), Anskaffelsesloven (Lov om offentlige anskaffelser LOV ) og EØS-avtalens regler om offentlig støtte. For forvaltning av aksjer, vises det særlig til Aksjeloven (Lov om aksjeselskaper LOV ) og til tidligere nevnte Rundskriv F Disse retningslinjene erstatter Retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved HiG av Ansvar og fullmakter 2.1 Høgskolestyret Høgskolestyret fastsetter overordnet strategi og rammer for bidrags- og oppdragsaktiviteten. 2.2 Rektor Rektor avgjør hvordan eksterne midler skal forvaltes. Rektor kan delegere myndighet til inngåelse av kontrakter inntil en nærmere bestemt grense til enhetslederne (dekaner og stabsdirektører) og til høgskoledirektør. 2.3 Enhetsledere Faglig interesse BOA-aktiviteten som høgskolen påtar seg, skal ha faglig interesse. Den faglige interessen skal være forankret i høgskolens strategi og skal dokumenteres spesifikt for hver enkelt aktivitet Evne til gjennomføring Enhetsledere, høgskoledirektør og rektor har ved sin underskrift ansvaret for at aktiviteten lar seg gjennomføre og for at reglene for forvaltning av eksterne midler blir fulgt Økonomisk ansvar Enhetslederne har det økonomiske ansvaret for aktivitetene og avgjør hvorvidt en aktivitet tilfredsstiller de økonomiske betingelsene for BOA-aktivitet ved HiG. Hvis aktiviteten berører flere enheter, skal det økonomiske ansvaret legges til en av enhetene Egenandeler Høgskolen kan bidra med egenandeler inn i en bidragsaktivitet hvis den er av slik faglig interesse at det tilsier egenandel. Bruk av egenandel skal alltid begrunnes og dokumenteres. Enhetsleder må signere for at egenandel tillates brukt i aktiviteten Valg av prosjektleder Enhetsleder utpeker leder for aktiviteten (prosjektleder). 2.4 Prosjektleders ansvar Prosjektleder har ansvaret for: at gjeldende retningslinjer og rutiner for BOA-aktivitet blir fulgt å involvere økonomiseksjonen helt fra planleggingsstadiet slik at budsjett, merverdiavgift, klassifisering, m.m. blir ivaretatt at all dokumentasjon i forbindelse med prosjektet blir opprettet at prosjektnummer opprettes å sørge for at alle dokumenter vedrørende prosjektet blir arkivert i høgskolens arkivsystem under eget journalnummer, helt fra søknad til avslutning av prosjektet å sørge for at alle som arbeider på prosjektet fører timelister og videresende timelistene til økonomiseksjonen som så belaster prosjektet å følge opp økonomien i prosjektet; at alle kostnader, inntekter og egenandeler kommer med 3

4 å lede den faglige framdriften i prosjektet; følge opp forpliktelser, rapportering, etc. å avslutte prosjektet og prosjektnummeret 2.5 Administrasjonen Høgskolens administrasjon skal føre kontroll med at gjeldende regler til enhver tid blir fulgt. 3. Kontrakter og gjeldende forutsetninger Alle søknader og kontrakter vedrørende eksterne midler skal være i regi av HiG. 3.1 Klassifisering av eksterne midler All BOA-aktivitet skal organiseres som prosjekter og klassifiseres i henhold til rundskriv F Unntak kan gjøres for oppdragsprosjekter med omsetning under kr Prosjektene klassifiseres i slike tilfeller som salg. Klassifiseringen skal begrunnes. Kategoriene er (se definisjoner i kapittel 1.2): BOA: o Bidrag o Oppdrag Tilgrensende kategorier: o Bevilgning o Salg o Gave Viktige momenter ved klassifisering er: - Typisk for oppdrag er at det innebærer en risiko for høgskolen samt en overføring av eiendomsrett. - Bidrag krever som regel en egenandel. - Oppdrag kan ikke omklassifiseres til bidrag selv om de ikke er fullfinansierte, jfr konkurranserettslige hensyn og at subsidiering med statsmidler ikke er lov. Oppdrag kan derfor ikke ha egenandel. - Bidrag etableres ofte etter søknad. - Bevilgninger er kun fra departement. - Gaver er fri for forpliktelser og rapportering. - Etter- og videreutdanning med studenters egenbetaling er typisk salgsinntekter. 3.2 Merverdiavgift Oppdrag er avgiftspliktig omsetning i henhold til merverdiavgiftsloven så fremt det ikke foreligger unntak. Oppdragsforskning er for eksempel avgiftspliktig, mens undervisningsoppdrag er unntatt. Før kontrakt inngås med oppdragsgiver, må det klarlegges om oppdraget er avgiftspliktig eller ikke. Ved avgiftspliktige oppdrag må avgiften medregnes i prosjektbudsjettet og kontrakten. Bidragsinntekter kan i enkelte tilfeller også være avgiftspliktige. Dette vurderes i hvert enkelt prosjekt. Viser for øvrig til Merverdiavgiftsloven (Lov om merverdiavgift LOV ) og til eventuelle endringer eller tillegg til denne. Hvert enkelt prosjekt skal drøftes med økonomiseksjonen når det gjelder betydningen av merverdiavgiftsloven for prosjektet. 3.3 Søknader Alle søknader skal være i regi av høgskolen. Budsjett med totale kostnader og inntekter og alle godkjenninger av enhetsleder må foreligge før søknad sendes. 4

5 3.4 Kontrakter Det skal inngås skriftlig kontrakt med budsjett for alle BOA-aktiviteter med unntak av bidrag med tildelingsbrev. Kontrakten skal være undertegnet før aktiviteten blir igangsatt og kostnader har påløpt. Alle kontrakter skal inngås i regi av høgskolen. Alle kontrakter og budsjetter skal kvalitetssikres og godkjennes av økonomiseksjonen. Godkjenninger for øvrig må foreligge før kontrakt skrives. Kontraktene må som minimum inneholde: Målsettingen for BOA-aktiviteten Budsjett Beskrivelse av prosjektet Varighet/kontraktsperiode Avklare om prosjektet er mva. pliktig, se avsnitt ovenfor Hvem som er ansvarlig for prosjektet Økonomi og betalingsbetingelser, oppdragsgivere skal normalt betale forskuddsvis Rettigheter, plikter og ansvar for partene Publiseringsrettigheter Eiendomsretten til resultatet av oppdraget og eiendomsretten til utstyr kjøpt inn på oppdraget. Rapporteringsrutiner Heving/oppsigelse av avtalen Behandling av tvister Beskrivelse av risiko og hvem som bærer den. 4. Personale 4.1 Lojalitet/etikk Ansatte plikter å ivareta HiGs interesser og må motta og behandle henvendelser i regi av høgskolen. Høgskolen kan ikke engasjere egne tilsatte som selvstendig næringsdrivende med eget firma til å utføre oppgaver tilknyttet BOA-aktivitet. Forespørsel om BOA-aktivitet skal alltid legges fram for enhetsleder. 4.2 Timeforbruk på BOA Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet bør fortrinnsvis utføres av tilsatte i høgskolen innenfor den ordinære arbeidsplan. All timeforbruk på BOA-aktiviteter må dokumenteres per prosjekt. 5. Totale kostnader All BOA-aktivitet skal budsjetteres og regnskapsføres med alle direkte og indirekte kostnader. Det samme gjelder for store gaver som genererer gaveforsterkning. Salg skal som minimum budsjetteres med totale kostnader. I tillegg skal oppdrag og salg budsjetteres med en rimelig fortjeneste. 5.1 Prosjektnummer All BOA-aktivitet skal organiseres som prosjekter. Økonomiseksjonen tildeler nummer ut fra gjeldende prosjektserier basert på klassifisering og avdeling så snart alle krav til dokumentasjon i henhold til gjeldende rutine foreligger. 5

6 Store gaver som genererer gaveforsterkning skal også prosjektføres. Salg anbefales prosjektført, for eksempel EVU-kurs, da det gir bedre mulighet for kostnads- og inntektsoppfølging. 5.2 Budsjett Budsjettet skal vise alle kostnader, både direkte og indirekte. For oppdrag og salg skal det også budsjetteres en rimelig fortjeneste. Budsjettet skal inneholde et anslag over ansattes totale tidsbruk på aktiviteten omregnet i kroner ut fra kalkulert timesats, eventuelt årslønn påplusset sosiale kostnader. Andre direkte kostnader skal også budsjetteres. Det forutsettes at den enkelte oppdragsgiver betaler for utstyr og utstyrskomponenter som må kjøpes for å gjennomføre oppdraget. Dette blir høgskolens eiendom dersom ikke annet er uttrykkelig avtalt i kontrakten. Budsjettet skal også vise antatte inntekter og eventuelt høgskolens egenandel. Egenandeler kan ikke forekomme i form av å oppgi et for lavt timeforbruk i aktiviteten eller ved å skjule aktivitetens direkte kostnader i høgskolens ordinære kostnadsregnskap. Budsjettet skal periodiseres. 5.3 Indirekte kostnader For alle bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter skal det belastes indirekte kostnader. Indirekte kostnader beregnes ut fra en kalkulert prosentsats og direkte lønn. Økonomiseksjonen kalkulerer prosentsatsen som skal dekke (ikke uttømmende liste): administrativ støtte, kontorplass med utstyr, bibliotek, IT, telefon, porto, kopiering, uspesifisert laboratoriemateriell, lys, oppvarming, husleie, renhold og vedlikehold. Per oktober 2014 legges TDI-modellen til grunn for beregning av indirekte kostnader på forskningsprosjekter. Høgskolens budsjettmodell avgjør til en hver tid hvor inntektssiden av de indirekte kostnadene skal godskrives. 5.4 Overskudd/underskudd Kun oppdrag kan gi overskudd. Oppdrag skal, som nevnt under budsjett, budsjetteres med alle kostnader samt en rimelig fortjeneste i henhold til markedet, men hvis det skulle dukke opp uforutsette hendelser slik at aktiviteten går med underskudd, må dette dekkes av høgskolens virksomhetskapital. Overskudd/underskudd i oppdragsfinansierte prosjekter tas ut når først når prosjektet er sluttført. Budsjettmodellen avgjør hvor overskuddet godskrives/underskuddet belastes. 5.5 Regnskapsføring Alle innbetalinger skal skje til HiG og regnskapsføres av høgskolen. Alle direkte og indirekte kostnader skal regnskapsføres på BOA-aktivitetens prosjektnummer. Det samme gjelder inntekter og egenandeler. Regnskapsføring av alle kostnader og inntekter på prosjektnummer gjelder også for store gaver som genererer gaveforsterkning og anbefales også for større salgsaktiviteter. Timer for ansatte regnes om i kroner ut fra høgskolens timesats i gjeldende lønnstrinn for BOAaktiviteter. Det skal tas hensyn til bidragsyters/oppdragsgivers krav til dokumentasjon, for eksempel midler fra EUs rammeprogram og NFR. 6

7 6. Forpliktende samarbeid med andre virksomheter 6.1 Samarbeidsavtale Når høgskolen deltar i forpliktende samarbeid med andre virksomheter, skal dette nedfelles i en skriftlig avtale. Følgende forhold skal avtales: økonomi, personal, styredeltakelse og eventuelle andre forhold som har betydning for samarbeidet. 6.2 Kriterier for samarbeid Følgende kriterier gjelder for å inngå samarbeid med andre virksomheter: a. Samarbeidet skal være av faglig interesse for høgskolen, og aktiviteten skal styrke høgskolens evne til å utføre sine primæroppgaver. b. Fagmiljøene internt ved høgskolen skal involveres i samarbeidet. Et hovedmål med å inngå samarbeid skal være at kvaliteten på aktiviteten i interne fagmiljøer blir bedre som resultat av samarbeidet. c. Høgskolen skal påse at samarbeidet ikke svekker høgskolens faglige uavhengighet. d. Samarbeidet skal forvaltes slik at det ivaretar høgskolens økonomiske interesser. e. Høgskolen kan ikke direkte eller indirekte subsidiere aktivitet ved samarbeidende virksomhet. Samarbeidende virksomhet må fullt ut dekke de kostnader som følger av dens aktivitet. 7. Forvaltning av høgskolens aksjer 7.1 Utøvelse av eierskap Høgskolens styre er ansvarlig for at utøvelse av eierskap skjer i henhold til Hovedinstruks for økonomiforvaltning og særskilte retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper, begge fra Kunnskapsdepartementet. Styret skal i tillegg fastsette høgskolespesifikke retningslinjer for hvordan statens aksjer skal forvaltes. 7.2 Organisasjonsformer Når høgskolen organiserer aktivitet i egne rettssubjekt, skal høgskolen bruke aksjeselskap som organisasjonsform, jfr Aksjeloven (Lov om aksjeselskaper LOV ). 7.3 Kapitalinnskudd Kapitalinnskudd skal som regel dekkes av høgskolens virksomhetskapital. Høgskolen kan unntaksvis søke departementet om bevilgning for å dekke kapitalinnskuddet. Det er ikke adgang til å benytte tingsinnskudd. 7.4 Salg av aksjer Salg av aksjer skal skje etter forretningsmessige prinsipper. 7