NYE RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET VED UNIVERSITETET I TROMSØ

Transkript

1 Fakulteter/enheter Deres ref.: Vår ref.: /MWI/470 Dato: NYE RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET VED UNIVERSITETET I TROMSØ Vedlagt oversendes Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved Universitetet i Tromsø som ble fastsatt av universitetsdirektøren 19. desember De nye retningslinjene trer i kraft fra 1. januar 2009 og erstatter universitetets tidligere Reglement for eksternt finansiert virksomhet ved Universitetet i Tromsø, datert 14. desember Retningslinjene tar utgangspunkt i Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer fastsatt av Kunnskapsdepartementet 21.desember 2007 (F 20-07) og Instruks for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Tromsø fastsatt av universitetsstyret 24.november De nye retningslinjene bygger i stor grad på det eksisterende regelverk og gjeldende praksis ved universitetet. Retningslinjene legger vekt på å klargjøre skille mellom bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og ansvars- og oppgavefordelingen mellom nivåene i institusjonen. En vesentlig endring i forhold til tidligere regelverk er at alle oppdragsprosjekter (søknader/avtaler) samt større bidragsprosjekter skal godkjennes sentralt før de undertegnes. Retningslinjene beskriver videre ansvar, oppgaver og regler knyttet til forvaltning av det enkelte prosjekt gjennom de ulike prosjektfasene (søknad, avtaleinngåelse, oppstart, gjennomføring og avslutning). Mer detaljerte regler og rutiner vil fremgå av underliggende dokumenter/rutinebeskrivelser som vil bli lagt ut på økonomiavdelingens nettsider om bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Dette gjelder retningslinjer for beregning av indirekte kostnader, budsjettering, merverdiavgift, regnskapsføring, forvaltninga immatrielle rettigheter (IPR) etc. I tillegg til retningslinjene som er omtalt over, er det fastsatt Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte studietilbud ved Universitetet i Tromsø (jf vedlegg). Dette må ses på som et underliggende dokument til Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved Universitetet i Tromsø. UNIVERSITETSDIREKTØREN Personal- og økonomiavdelinga Universitetet i Tromsø, No-9037 Tromsø, tlf , e-post postmottak@uit.no, rådgiver Marianne Winther Riise, tlf , faks , e-post marianne.winther.riise@adm.uit.no

2 Det vil bli gitt tilbud om opplæring i ovennevnte regelverk i løpet av vårsemesteret Vennlig hilsen Lasse Lønnum Universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal- og økonomidirektør Kopi: Avdelingene i sentraladministrasjonen Vedlegg 1. Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved Universitetet i Tromsø. 2. Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte studietilbud ved Universitetet i Tromsø. side 2

3 RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) VED UNIVERSITETET I TROMSØ Fastsatt av: Universitetsdirektøren Fastsatt dato: Hjemmel: Gjelder fra: Arkivreferanse DL Instruks for økonomiforvaltning ved Universitetet i Tromsø (DL ) Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, F (DL ) 1. Innledning Disse retningslinjene gjelder fra og erstatter universitetets tidligere Reglement for eksternt finansiert virksomhet ved Universitetet i Tromsø, datert Retningslinjene tar utgangspunkt i Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer av (F 20-07) og Instruks for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Tromsø fastsatt av universitetsstyret Bidrags- og oppdragsfinansiert aktiviteter (BOA) omfatter alle deler av virksomheten ved Universitetet i Tromsø som finansieres helt eller delvis utenom Universitetets grunnbevilgning. BOA kan omfatte undervisning, forskning, formidling og annen aktivitet som Universitetet ut fra sitt formål skal drive, og som gjennomføres i henhold til avtale med eksterne finansieringskilder. BOA kjennetegnes ved at virksomheten utføres i tjenesten og således er underlagt Universitetets styring. Dette er til forskjell fra bierverv 2 som den enkelte ansatte måtte utføre, og eventuelt motta betaling for, f eks deltakelse i eksterne bedømmelseskomiteer, deltakelse i offentlige utvalg, faglige foredrag og annen opplysningsvirksomhet. 1 I samsvar med endringene i begrepsbruken i det nye reglementet fra departementet (F-20-07), endres også begrepsbruken i disse retningslinjene, slik at det som tidligere ble omtalt som eksternt finansiert virksomhet (EFV) nå omtales som bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). 2 Retningslinjer for ansattes adgang til å påta seg biarbeid, fastsatt av universitetsstyret 14. september 2006.

4 2. Definisjoner og klassifisering Fakulteter/enheter: Med dette menes fakultetene og øvrige enheter underlagt universitetsstyret. Administrasjonen er i denne sammenheng likestilt med fakulteter/enheter så langt dette passer. Dekan/fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling: Dekanene/fakultetsdirektørene ved fakultetene, direktørene ved Tromsø museum og Universitetsbiblioteket og de øverste administrative ledere ved øvrige enheter underlagt universitetsstyret. Prosjekt: Med begrepet prosjekt menes i dette dokumentet bidrags- og/eller oppdragsfinansiert aktivitet. Prosjektleder: Den personen som internt ved fakultetet/enheten skal ivareta den faglige framdriften og gjennomføringen av prosjektet fra søknadsfase til avslutning, herunder også oppfølging av økonomiske og administrative forhold. Alle prosjekter skal ha prosjektleder. Ledelsen ved fakultetet/enheten (dekan/fakultetsdirektør eller tilsvarende) oppnevner prosjektleder. Ledelsen ved fakultet/enheten er i siste instans ansvarlig overfor universitetsledelsen for de oppgaver som skal ivaretas av prosjektleder. Oppdragsfinansiert aktivitet (oppdragsprosjekter) Med oppdragsfinansiert aktivitet (oppdragsprosjekter) forstås prosjekter som Universitetet utfører mot vederlag (betaling) fra ekstern oppdragsgiver, med krav til leveranser (med motytelse) ved avtale/kontraktinngåelse. Med motytelse forstås levering av varer og tjenester (forsknings-, undervisnings- og andre tjenester) mot vederlag. En motytelse forutsetter en transaksjon der risiko og kontroll over en eiendel overføres fra en part til en annen. Oppdragsprosjekter skal alltid fullfinansieres av ekstern oppdragsgiver/finansieringskilde (jf. F 20-07), det vil si at alle direkte og indirekte kostnader ved prosjektet skal dekkes av den eksterne finansieringskilden/oppdragsgiveren. Som utgangspunkt for beregning av indirekte kostnader skal Universitetets standardsatser legges til grunn. Universitetet skal som hovedregel ha eiendomsretten til resultater som frembringes i prosjekter (er i hovedsak relevant i forskningsprosjekter). I oppdragsprosjekter kan Universitetet overdra rettighetene til utnyttelse av resultatene til oppdragsgiver. Dette skal i så fall godkjennes av universitetsdirektøren og avtalefestes i kontrakten/avtalen som inngås med oppdragsgiver før prosjektet igangsettes. Universitetet skal uansett alltid ha rett til å utnytte alle forskningsresultatene eller annet til undervisnings- og forskningsformål. Det vises for øvrig til gjeldende praksis vedrørende håndtering av immaterielle rettigheter (IPR) ved Universitetet 3. Bidragsfinansiert aktivitet (bidragsprosjekter) Med bidragsfinansiert aktivitet (bidragsprosjekter) forstås prosjekter hvor Universitetet får finansiering fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder (andre departementer enn Kunnskapsdepartementet, direktorater, Norges forskningsråd, EU og liknende), uten krav til leveranser (uten motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Bidragsfinansierte prosjekt kan være delfinansiert eller fullfinansiert av bidragsyteren. 3 Universitetsstyret vedtok retningslinjer for IPR ved UiT i styresak S08-08 om felles rettighetspolitikk for universitetene i Norge (DL ). 2

5 Egenfinansiering/delfinansiering i bidragsprosjekter krever at prosjektet har faglig interesse for Universitetet og at denne vurderingen dokumenteres. Egeninnsatsen skal stå i et rimelig forhold til det faglige utbyttet fra prosjektet. Universitetet skal som hovedregel ha eiendomsretten til resultatene som bidragsprosjektet frembringer. Grunnbevilgning Med grunnbevilgning forstås bevilgninger stilt til rådighet av Kunnskapsdepartementet (KD). Som grunnbevilgning regnes også, i regnskapsmessig forstand, inntekter som ikke er forpliktet til anvendelse til et bestemt formål i henhold til kontrakt/avtale 4. Dette kan for eksempel gjelde salgsinntekter og leieinntekter. Betaling/vederlag for tjenester/ytelser som Universitetet har utført for KD og som KD skal bruke i egen virksomhet, klassifiseres som oppdragsfinansiering. Nærmere om skille mellom oppdrag og bidrag - klassifisering Det er arten av tjenesten som er avgjørende for hvorvidt et prosjekt skal defineres som oppdrag eller bidrag (motytelse), og ikke hvilke finansieringskilde som Universitetet mottar midlene fra. Imidlertid er det slik at midler fra statlige/internasjonale finansieringsinstitusjoner som NFR og EU, og til dels departementer, nesten uten unntak, vil være bidragsprosjekter. Mens finansiering fra private virksomheter, kommuner og fylkekommuner i større grad vil kunne være oppdragsprosjekter. I det følgende redegjøres det kort for hva som karakteriserer de ulike typer prosjekter. Kjennetegn ved oppdragsprosjekter: Aktiviteten har preg av en konkret tjenesteleveranse mot betaling, hvor resultatet kan anvendes direkte i oppdragsgivers/finansieringskildens virksomhet. Videre kjennetegnes normalt et oppdrag av at ett eller flere av følgende momenter er til stede: Oppdraget er spesifisert med hensyn til resultatene som skal oppnås. Oppdragsgiver har rett til å påvirke utformingen av tjenesten Oppdragsgiver har rett til erstatning eller kompensasjon hvis tjenesten er mangelfullt utført Resultatet skal brukes i omsetningsøyemed/kommersiell sammenheng. Oppdragsgiver har eiendomsretten til forskningsresultatene. Eksempler på tjenester som ofte vil kunne defineres som oppdrag: Laboratorie- og feltundersøkelser Evalueringsrapporter Videreutdanning/etterutdanning finansiert av ekstern oppdragsgiver Forskningssamarbeid med kommersielle parter der eiendomsrett overdras Kjennetegn ved bidragsprosjekter Finansiering som det ikke er knyttet betingelser/motytelser til, ut over eventuell rapportering på økonomi, faglige resultater, fremdrift eller tilsvarende. Eksempler på finansieringskilder som normalt tildeler midler uten krav til motytelse: 4 Brev, eller annen skriftlig dokumentasjon kan erstatte kontrakt/avtale ved mindre bidragsprosjekter (jf omtale under avsnittet Krav til kontrakt). 3

6 Norges forskningsråd EU Ideelle organisasjoner Departementer og direktorater Videreutdanning/etterutdanning med egenbetaling fra studentene/kursdeltakere skal klassifiseres som bidragsprosjekter. Kulturminne-/forvaltningsprosjekter (jf Kulturminneloven) ved Tromsø museum skal klassifiseres som bidragsprosjekter. Helhetsvurdering Hvorvidt et prosjekt defineres om bidrag eller oppdrag, skal baseres på en helhetsvurdering av de ulike momentene som er skissert over. 3. Oppgave- og ansvarsfordeling på overordnet nivå Universitetsdirektøren v/økonomiavdelinga utarbeider interne systemer, rutiner, regelverk og rapporteringsverktøy for forvaltning av BOA innenfor rammen av regelverk fastsatt av overordnet myndighet (departementet og universitetsstyret), og fører kontroll med fakultetenes/enhetenes prosjektforvaltning. Universitetsdirektøren har ansvar for overordnet rapportering av BOA til universitetsstyret og departementet. Fakultetene/enhetene er ansvarlig for å etablere tilfredsstillende systemer og rutiner for forvaltning av BOA lokalt ved fakultetet/enheten, slik at søknader, kontrakter og budsjett/regnskapsføring forvaltes etter gjeldende regelverk. Hovedregelen er at fakultetet/enheten, som en del av oppgavefordelingen mellom sentralt og lokalt nivå, har ansvar for forvaltning av det enkelte prosjekt fra søknadsfase til prosjektet er avsluttet. I enkelte tilfeller er imidlertid endelig beslutningsmyndighet lagt til universitetsdirektøren, jf pkt 5. Videre bistår universitetsdirektøren med veiledning og råd i de ulike fasene av prosessen. Universitetsdirektøren avgjør i tvilstilfeller hvordan eksterne midler skal forvaltes. 4. Prosjektforvaltning - oppgave- og ansvarsfordeling på prosjektnivå I det følgende beskrives ansvar, oppgaver og regler knyttet til forvaltning av det enkelte prosjekt fra søknad om eksterne midler initieres til prosjektet avsluttes. I det følgende deles prosjektaktivitetene inn i fem faser: Søknad 5, avtaleinngåelse (kontrakt), oppstart, gjennomføring og avslutning. Søknadsfase Godkjenning av søknad Initiativtaker har ansvar for å få godkjenning av prosjektidé (faglig innhold) av en overordnet (normalt instituttleder eller tilsvarende) før en detaljert planlegging starter. Prosjektet skal vurderes i forhold til vedtatte strategier (for Universitetet og fakultetet/enheten) og tilgjengelige ressurser/økonomi (personale, lokaler, utstyr etc). Det er krav om dokumentasjon 6 av faglig interesse ved eventuell egenfinansiering/delfinansiering av bidragsprosjekter. 5 Ikke alle prosjekter har en forutgående søknadsprosess før ekstern finansiering mottas. Dette gjelder for eksempel ofte etter- og videreutdanningstilbud. 6 Dokumentasjon av faglig interesse og budsjett skal være en del av den dokumentasjonen som dekan/fakultetsdirektør vurderer før beslutning om den enkelte søknad tas. 4

7 Hvem som har beslutningsmyndighet og som skal underskrive søknaden om ekstern finansiering fremgår av punkt 5 nedenfor. Der flere fakulteter/enheter medvirker i søknaden, er prosjekteierfakultetet 7 ansvarlig for å få skriftlig tilslutning fra de andre medvirkende fakulteter/enheter før søknaden sendes. Søknad om midler fra eksterne finansieringskilder skal være i regi av Universitetet og journalføres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem. Prosjektleders oppgaver Prosjektleder skal sørge for kvalitetssikring av det faglige bidraget i prosjektet, og skal ved eventuell egenfinansiering/delfinansiering dokumentere faglig interesse for Universitetet. Prosjektleder skal påse at det utarbeides prosjektplan/prosjektbeskrivelse. Prosjektleder skal videre påse at det utarbeides budsjett før søknadsbeslutning tas og søknad eventuelt sendes. Normalt vil utarbeidelse av slikt budsjett skje med bistand fra administrativt personale fra fakultetet/instituttet. Fastsetting av budsjett Før eventuell søknad sendes skal det settes opp et realistisk budsjett over alle kostnader og inntekter/finansiering fordelt over aktuell prosjektperiode. Dette skal ligge til grunn for fakultetets beslutning om eventuell godkjenning av prosjektsøknad. a) Kostnadsbudsjettet skal vise alle direkte og indirekte kostnader, per år og totalt. Direkte kostnader består av lønnskostnader inkl. sosiale kostnader for all arbeidsinnsats som inngår i prosjektet, inklusive dekning av lønn til det faste personalet som helt eller delvis deltar i prosjektet. I tillegg kommer prosjektspesifikke driftsmidler og investeringer i utstyr mv. Indirekte kostnader består av estimerte kostnader knyttet til drift av en personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester (kontorlokaler, PC, IT/telefon, bibliotek, lokale og sentrale adm. tjenester mv) samt bruk av teknisk infrastruktur (laboratorier, teknisk personale og utstyr). Universitetets standardsatser og regler for beregning av indirekte kostnader skal benyttes 8. For oppdragsprosjekt kommer eventuell fortjeneste og påslag for uforutsette kostnader eller lavere inntekter enn budsjettert, i tillegg. Det må videre avklares hvorvidt prosjektet skal belastes merverdiavgift. Det vises i denne forbindelse til relevant regelverk og veiledning for beregning av merverdiavgift. b) Finansieringsplanen/inntektsbudsjettet skal vise hvordan prosjektkostnadene skal finansieres per år og totalt, fordelt på eksterne kilder og eventuelt Universitetets egenfinansiering/delfinansiering. Ved eventuell egenfinansiering/delfinansiering må fakultetet/enheten ta stilling til om prosjektet har slik faglig interesse at det forsvarer den egenfinansiering/delfinansiering prosjektet krever 9. De vurderinger som danner grunnlag for beslutning om egenfinansiering/delfinansiering i 7 Med prosjekteierfakultet menes det fakultetet/enheten som har det faglige, økonomiske og administrative ansvaret for prosjektet på vegne av UiT. Normalt vil prosjektleder være tilsatt ved prosjekteierfakultetet. 8 Retningslinjer for beregning av indirekte kostnader ved Universitetet i Tromsø, fastsatt 7. april 2008, DL Med faglig interesse forstås aktivitet som styrker fagutviklingen internt ved Universitetet og er forankret i Universitetets strategi (herunder fakultetenes/enhetenes strategier), jf F-20-07, punkt 2.2.c. 5

8 bidragsprosjekter 10 skal dokumenteres i fastsatt skjema for oppretting av prosjekt vedrørende bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Ved søknad om midler fra finansieringskilder som har egne retningslinjer for søknadsutforming og beregning av kostnader, herunder indirekte kostnader, må fakultetet/enheten ta hensyn til dette ved utforming av søknad/budsjett. Det skal imidlertid alltid foreligge et budsjett i tråd med Universitetets interne retningslinjer som reflekterer Universitetets inntekter/finansiering og kostnader i henhold til beregningsreglene for indirekte kostnader. Kontraktsfasen Krav til kontrakt For hvert enkelt oppdrags-/bidragsprosjekt skal det foreligge skriftlig kontrakt/avtale mellom oppdragsgiver/bidragsyter og Universitetet. Universitetets til enhver tid gjeldende standardmal 11 for kontrakt/avtale skal benyttes der dette er hensiktsmessig. Ved bruk av andre kontraktsformularer må eventuelle særvilkår komme som tillegg til punktene i standardmalen. Følgende forhold skal alltid være regulert i en kontrakt: Formål med bruk av midlene Varighet/kontraktsperiode Prosjektansvarlig Økonomi og betalingsbetingelser (tidspunkt og beløp, fortrinnsvis forskuddsbetaling) Universitetets faglige og økonomiske rolle i prosjektet. Generelt regulere rettigheter, plikter og ansvar for partene Publiseringsrettigheter Eiendomsretten til resultatet av prosjekter og eiendomsretten til eventuelt utstyr finansiert av prosjektet. Rapporteringsrutiner Heving/oppsigelse av avtalen Behandling av tvister Ved tildeling av mindre beløp (anslagsvis under kr ) i bidragsprosjekter hvor Universitetet ikke påtar seg vesentlige forpliktelser (tilskudd/gaver), kan behov for og omfang av kontrakt vurderes. Brev, eller annen skriftlig dokumentasjon fra bidragsyter, kan da eventuelt erstatte kontrakt. Medfører prosjektet tilsetting av personale skal det imidlertid alltid foreligge kontrakt. Ved etter- og videreutdanning eller tilsvarende der deler av finansieringen av studietilbudet skjer gjennom egenbetaling fra deltakerne/studentene (bidragsprosjekt), inngås det ikke kontrakt på vanlig måte. I slike tilfeller skal det som erstatning for kravet om kontrakt utarbeides et notat/dokument som beskriver formål, varighet, forpliktelser, økonomiske betingelser mv knyttet til studietilbudet/prosjektet. Det skal fremgå hvem som er prosjektleder. Notatet skal følge saken på samme måte som en kontrakt i et ordinært prosjekt. Det skal utarbeides budsjett på ordinær måte. Det foreligger egne godkjenningsprosedyrer ved Universitetet for oppretting av studietilbud med egenbetaling fra studenter (bidragsprosjekter) I henhold til F pkt 2.2 c). 11 Informasjon om gjeldende kontrakts-/avtalemaler vil ligge på Universitetets nettider om bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. 12 Det vises til prosedyrer og myndighetsforhold beskrevet i kap 3.8 i dokumentet Kvalitetssikring av studieprogram og studieplaner. 6

9 Ved oppdragsprosjekter skal det alltid inngås kontrakt som underskrives av begge parter. Alle kontrakter skal journalføres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem. I tillegg til den ansattes ordinære arbeidsavtale ved Universitetet skal fakultetet/enheten vurdere og eventuelt etablere arbeidsavtaler som gjelder den ansattes eventuelle ansettelsesforhold i bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. Beslutning om å inngå kontrakt Beslutning om å gjennomføre et prosjekt (og inngå kontrakt med oppdragsgiver/bidragsyter) skal baseres på en faglig vurdering og endelig budsjett 13 for prosjektet (se omtale av budsjett over). Universitetets regler for beregning av indirekte kostnader skal legges til grunn for budsjetteringen, og størrelsen på egenfinansieringen/delfinansieringen skal fremgå av budsjettet. Regler for beslutningsmyndighet og underskriving av kontrakter om ekstern finansiering fremgår av punkt 5 nedenfor. Prosjektleders oppgaver Prosjektleder skal gå god for at prosjektet faglig sett lar seg gjennomføre med de betingelser som fremgår av kontrakten og innenfor de samlede ressursrammer som er stilt til disposisjon for prosjektet. Oppstartsfasen Universitetsdirektøren v/ økonomiavdelinga oppretter prosjektet i universitetets regnskapssystem etter initiativ fra fakultetene/enhetene på fastsatt skjema så snart endelig budsjett er fastsatt og kontrakt underskrevet. I forbindelse med anmodning om oppretting av prosjekt i regnskapssystemet skal følgende dokumenter foreligge i arkiv- og saksbehandlingssystemet: Søknad om midler (dersom det har vært en søknadsrunde før kontrakt ble inngått). Underskrevet kontrakt Kostnadsbudsjett og inntektsbudsjett/finansieringsplan, periodisert og for hele prosjektperioden (endelig budsjett). Begrunnelse for eventuell egenfinansiering/delfinansiering fra Universitetet. Gjennomføringsfasen Fakultetenes/enhetenes oppgaver: Sørge for faglig og administrativ gjennomføring av prosjektet i tråd med inngått kontrakt og gjeldende regelverk for BOA ved Universitetet. Sørge for at årlige budsjett registreres i Universitetets økonomisystem og at alle relevante inntekter og utgifter regnskapsføres på prosjektet, herunder Universitetets delfinansiering/egenfinansiering, i henhold til gjeldende regler for budsjettering og regnskapsføring ved UiT. Sørge for at alle inntektskrav (i henhold til kontrakt) følges opp (faktureres). Sørge for faglig og økonomisk rapportering til eksterne finansieringskilder i henhold til kontrakt, herunder også oppfølging ved eventuell revisjon av de enkelte prosjekter i regi av eksterne finansieringskilder. Sørge for at all rapportering i henhold til kontrakt journalføres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem. 13 Det vil si budsjettet etter at det er avklart i forbindelse med søknadsrunden hvilke tildeling Universitetet faktisk vil motta fra finansieringskilden, og hvilke kostnader som vil påløpe. 7

10 Prosjektleders oppgaver: Sørge for løpende oppfølging av prosjektet med hensyn til faglig, administrative og økonomiske forhold internt ved fakultetet/enheten. Sørge for å rapportere om eventuelle vesentlige avvik i prosjektet og i samråd med fakultetsledelsen eventuelt iverksette tiltak i denne forbindelse. Sørge for å koordinere prosjektet og fordele inntekter og utgifter mellom de berørte fakultetene/enhetene (i prosjekter der flere fakulteter samarbeider). Avslutningsfasen Fakultetene/enhetene er ansvarlig for faglig og økonomisk sluttrapportering til de eksterne finansieringskildene i henhold til kontrakt. Det er normalt prosjektleders oppgave å sørge for slik rapportering. Videre er fakultetene/enhetene ansvarlig for regnskapsmessig avslutning av prosjektene i henhold til gjeldende regnskapsregler. Ved avslutning av bidragsprosjekter skal eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk/merforbruk avregnes mot bevilgningsøkonomien til fakultetet/enheten. Ved avslutning av oppdragsprosjekter avregnes eventuelle regnskapsmessige overskudd/underskudd mot virksomhetskapitalen til Universitetet som disponeres av universitetsstyret. Fakultetet/enheten som er ansvarlig for oppdragsprosjektet, mottar/trekkes i så fall tilsvarende beløp i bevilgningsøkonomien. Fakultetet/enheten er ansvarlig for å kvalitetssikre at alle relevante dokumenter er journalført og videre avslutte prosjektet i arkiv- og saksbehandlingssystemet. 5. Beslutningsmyndighet mv Tabellen under viser hvilke personer som har beslutningsmyndigheten ved søknad om ekstern finansiering og inngåelse av kontrakt med eksterne finansieringskilder. Videre viser tabellen hvem som skal underskrive søknadene og kontraktene på vegne av Universitetet, og hvor hovedansvaret for saksbehandlingen er plassert. Type prosjekt Endelig godkjenning av søknad/kontrakt Underskriving av søknad/kontrakt OPPDRAGSPROSJEKT Universitetsdirektør Dekan/ fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling. BIDRAGSPROSJEKT 14 Hovedregel Dekan/ fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling Dekan/ fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling Merknad vedrørende saksbehandling Det forutsettes at søknad/kontrakt er utarbeidet/behandlet ved fakultetet/enheten og godkjent av dekan/fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling før universitetsdirektøren sluttbehandler/ sluttgodkjenner søknaden/kontrakten Søknaden/kontrakten utarbeides/behandles ved fakultetet/enheten. 14 Universitetsdirektøren skal allikevel orienteres ved planlegging av søknadsinitiativ hvor UiTs andel er større enn 20 mill kr (samlet prosjektbeløp). 8

11 BIDRAGSPROSJEKT Unntak EU-prosjekter SFF og SFI 15 Større bidragsprosjekter hvor universitetsdirektøren fastsetter spesielle behandlingsprosedyrer Universitetsdirektør Dekan/ fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling. Det forutsettes at søknad/kontrakt er utarbeidet/behandlet ved fakultetet/enheten og godkjent av dekan/fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling før universitetsdirektøren sluttbehandler/ sluttgodkjenner søknaden/kontrakten. Den person som underskriver søknaden og/eller kontrakten på vegne av Universitetet bekrefter at prosjektet lar seg gjennomføre på de betingelser som er fastsatt i kontrakten, og at Universitetet (v/fakultetet/enheten) påtar seg økonomiske og øvrige forpliktelser som fremgår av kontrakten Dekan/fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling kan delegere myndigheten til å godkjenne og underskrive søknader og kontrakter dersom dette er hensiktsmessig og forsvarlig. I så fall skal dette skje skriftlig (journalføres i arkiv- og saksbehandlingssystemet) og til personer med budsjettdisponeringsmyndighet/anvisningsmyndighet. Universitetsdirektøren vil i enkelte tilfeller kunne gjøre unntak fra reglene som er skissert i tabellen. 6. Nærmere retningslinjer og relevant regelverk Økonomidirektøren kan fastsette nærmere retningslinjer for BOA innenfor rammen av denne instruksen. Det vises for øvrig spesielt til følgende regelverk og veiledninger: Retningslinjer for beregning av indirekte kostnader ved eksternt finansiert virksomhet ved Universitetet i Tromsø (DL ). Veiledning om merverdiavgift, jf økonomiavdelingens nettsider. Relevant regelverk for regnskapsføring og budsjettering (jf økonomiavdelingens nettsider). Forvaltning av immaterielle rettigheter (IPR) ved UiT (jf DL ). Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte studietilbud ved Universitetet i Tromsø (jf DL ). 15 Henholdsvis Sentre for fremragende forskning og Sentre for forskningsdrevet innovasjon, finansiert av Forskningsrådet. 9

12 Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte studietilbud ved Universitetet i Tromsø Fastsatt av: Universitetsdirektøren Fastsatt dato: Hjemmel: Gjelder fra: Arkivreferanse DL Instruks for økonomiforvaltning ved Universitetet i Tromsø (DL ) Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer F (DL ) Innledning Retningslinjene under angir hvilke regler som gjelder for finansiering, budsjettering og regnskapsføring av eksternt finansierte studietilbud ved Universitetet i Tromsø. For helhetens skyld er også statsbudsjettfinansierte studietilbud tatt med i omtalen. Tabellen under viser sammenhengen mellom studietilbud/emnekategori, finansieringskategori og finansieringskilde. Kolonnen finansieringskategori angir hvilke regelverk som gjelder for finansiering, budsjettering og regnskapsføring av inntekter og utgifter knyttet til det aktuelle studietilbudet (emnet). Finansieringskilde Finansierings Studietilbud/ Merknad emnekategori 1 kategori Ordinære studietilbud (grunnutdanning.) Statsbudsjettet/eget departement Grunnbevilgning Ingen ekstern finansiering Ordinære studietilbud (grunnutdanning) Statsbudsjettet/eget departement Grunnbevilgning Ingen ekstern finansiering med spesiell tilrettelegging Egenbetaling Bidragsfinansiering Delfinansieres ved studieavgift. Ekstern oppdragsgiver Oppdragsfinansiering Skal fullfinansieres av oppdragsgiver Videreutdanning Statsbudsjettet/eget departement Grunnbevilgningen Ingen ekstern finanisering. Egenbetaling Bidragsfinansiering Delfinansieres eller fullfinansieres ved studieavgift Ekstern oppdragsgiver Oppdragsfinansiering Skal fullfinansieres av oppdragsgiver Etterutdanning Statsbudsjettet/eget departement Grunnbevilgning Ingen ekstern finansiering Egenbetaling Bidragsfinansiering Delfinansieres eller fullfinansieres ved kursavgift Ekstern oppdragsgiver Oppdragsfinansiering Skal fullfinansieres av oppdragsgiver 1 Med etterutdanning menes ikke-studiepoengsgivende kurs, seminar etc. De øvrige kategoriene studietilbud/emner er studiepoengsgivende.

13 Det vises til Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler av for nærmere presisering av regelverk om adgang til å kunne kreve egenbetaling av studenter. Ordinære studietilbud (grunnutdanninger) Ordinære studietilbud/emner kjennestegnes av følgende: - Emnet har førstegangsstudenter som hovedmålgruppe. - Emnet inngår normalt i et studieprogram som fører frem til en grad eller yrkesutdanning ved Universitetet - Emnet tilbys regelmessig - Undervisningen foregår på campus Det understrekes at ovennevnte kjennetegn ikke anses som uttømmende eller absolutte. Hva som anses som ordinære studietilbud (emner) avgjøres i siste instans etter en helhetsvurdering, dersom det foreligger tvil om kategoriseringen. Ordinære studietilbud (emner) skal i sin helhet finansieres av den ordinære bevilgningen over eget departements kapittel i statsbudsjettet. Det vil si at emnet/faget finansieres av grunnbevilgningen, og inngår i bevilgningsøkonomien til Universitetet, og skal følge regelverket som gjelder for budsjettering og regnskapsføring for denne finansieringskategorien. Ordinære studietilbud (grunnutdanninger) med spesiell tilrettelegging Ordinære studietilbud/emner med spesiell tilrettelegging kjennetegnes av følgende: - Emnet har samme faglig innhold og nivå som et bestemt ordinært emne ved Universitetet, og kan inngå i samme studieprogram som tilsvarende ordinære emne. - Emnet er spesielt tilrettelagt for og tilpasset en bestemt målgruppe (f eks geografisk). - Den spesielle tilretteleggingen skjer ved at undervisningen/veiledningen er nettbasert, samlingsbasert og/eller gis desentralisert (utenfor campus). - Emnet tilbys etter behov og etterspørsel, og gis nødvendigvis ikke regelmessig over tid. Eksempel på slikt emne: Ex.phil.- nettvarianten. Det understrekes at ovennevnte kjennetegn for denne kategori studietilbud ikke anses som uttømmende eller absolutte. Hva som anses som ordinære studietilbud/emner med spesiell tilrettelegging avgjøres i siste instans etter en helhetsvurdering, dersom det foreligger tvil om kategoriseringen. Ordinære studietilbud/emner med spesiell tilrettelegging kan i sin helhet finansieres over statsbudsjettet (eget departement), gjennom egenbetaling fra studentene (dekning av merkostnad) eller ved at ekstern oppdragsgiver dekker utgiftene. Nærmere om egenbetaling fra studenter (studieavgift) Ordinære studietilbud skal i utgangspunktet i sin helhet finansieres over statsbudsjettet (grunnbevilgningen). Eventuell egenbetaling fra studentene kan kun gå til å dekke merkostnader knyttet til spesiell tilrettelegging. Det må her, med utgangspunkt i strategi og økonomi/budsjett, vurderes hvorvidt man vil tilby studier innenfor denne kategorien, da slike studier altså ikke vil kunne fullfinansieres gjennom egenbetaling. Det vises til Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler av for nærmere presisering av regelverk om adgang til å kunne kreve egenbetaling av studenter. 2

14 Nærmere om oppdragsfinansiering Ordinære studietilbud med spesiell tilrettelegging som etter avtale med offentlige eller private virksomheter (oppdragsgiver), skal tilbys en bestemt gruppe studenter (målgruppen), skal fullfinansieres av oppdragsgiver. Dette vil gjelde ordinære studietilbud som ikke er åpne for allmennheten, i motsetning til andre ordinære studietilbud ved Universitetet. Målgruppen kan for eksempel være ansatte i oppdragsgivers virksomhet eller en bestemt studentgruppe som en offentlig virksomhet ut fra sitt formål, ønsker å finansiere utdanningen til. Ekstern oppdragsgiver kan både være private og offentlige virksomheter (herunder departementer, etater og kommuner). Det vises til statlig regelverket for eksternt finansiert virksomhet (Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, fastsatt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra ) hvor det fremgår at oppdragsfinansiert aktivitet skal fullfinansieres av oppdragsgiver, og defineres som oppdragsprosjekt i budsjett- og regnskapssammenheng. Det vil si at alle direkte og indirekte kostnader skal dekkes fullt ut av ekstern oppdragsgiver. Videreutdanning Videreutdanningsemner kjennetegnes av følgende: - Emnet har personer med yrkeserfaring som hovedmålgruppe (ikke førstegangsstudenter). - Emnet er ofte tilpasset en bestemt målgruppe (f eks yrkesgruppe, ansatte i en bestemt virksomhet, geografisk ). - Emnet inngår ikke som en normal del av et studieprogram som fører frem til en grad eller yrkesutdanning ved Universitetet (med et generelt unntak for erfaringsbaserte masterprogram som regnes som videreutdanning). - Emnet tilbys etter behov og etterspørsel, og gis nødvendigvis ikke regelmessig over tid. - Undervisningen kan gis på campus, nettbasert, samlingsbasert og/eller desentralisert. Det understrekes at ovennevnte kjennetegn for denne kategori studietilbud ikke anses som uttømmende eller absolutte. Hva som anses som videreutdanning avgjøres i siste instans etter en helhetsvurdering, dersom det foreligger tvil om kategoriseringen. Videreutdanning finansieres normalt ved egenbetaling eller ved oppdragsfinansiering, men kan også finansieres over statsbudsjettet. Generelt gjelder at de samlede kostnadene ved videreutdanningstilbud skal søkes dekket så langt som mulig gjennom egenbetaling eller oppdragsfinansiering (fullfinansiering). Nærmere om finansiering over statsbudsjettet Videreutdanningstilbud som i sin helhet finansieres over statsbudsjettet/eget departement skal være åpne for allmennheten på samme måte som ordinære studietilbud ved Universitetet (men antall plasser kan være begrenset) og inngå i bevilgningsøkonomien. Nærmere om egenbetaling fra studenter (studieavgift) Videreutdanningsstudier med egenbetaling initieres normalt av Universitetet selv, ut fra en vurdering av behov og etterspørsel i marked. Slike studietilbud er normalt åpne for allmennheten (men antall studieplasser vil kunne være begrenset). Egenbetalingen fra studentene kan enten delfinansiere eller fullfinansiere de samlede utgiftene for studietilbudet (direkte og indirekte utgifter). Hvorvidt Universitetet skal gi slikt studietilbud og graden av finansiering gjennom egenbetaling fra studentene avgjøres med bakgrunn i økonomiske 3

15 og strategiske vurderinger samt konkurransesituasjonen i det aktuelle utdanningsmarkedet. Som minimum skal de direkte kostnadene ved studiet finansieres gjennom egenbetaling. Dersom det aktuelle studietilbudet innenfor videreutdanning ved Universitetet konkurrerer direkte med tilsvarende studietilbud som tilbys av private/kommersielle norske eller utenlandske virksomheter, skal egenbetalingen settes tilnærmet lik markedspris eller den pris som gir fullfinansiering (jf EØS-avtalens artikkel 61. og tildelingsbrevet fra departementet for 2008, punkt , DL ). Det vises til Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler av for nærmere presisering av regelverk om adgang til å kunne kreve egenbetaling av studenter. Nærmere om oppdragsfinansiering Videreutdanningsstudier med oppdragsfinansiering initieres normalt av oppdragsgiver ved at oppdragsgiver bestiller et skreddersydd studietilbud for et en bestemt målgruppe (normalt ansatte i oppdragsgivers virksomhet). Slike bestillinger kan enten komme som følge av en anbudsrunde der Universitetets studietilbud har blitt valgt i konkurranse med andre eller som en følge av en forutgående dialog/samarbeid med oppdragsgiver. Adgangen til slike studietilbud er normalt begrenset til den aktuelle målgruppen og er ikke åpne for allmennheten. I henhold til regelverket for eksternt finansiert virksomhet (Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer fastsatt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra ) skal oppdragsfinansiert aktivitet fullfinansieres av oppdragsgiver, og defineres som oppdragsprosjekt i budsjett- og regnskapssammenheng. Det vil si at alle direkte og indirekte kostnader skal dekkes fullt ut av ekstern oppdragsgiver. Etterutdanning Etterutdanning er ikke-studiepoengsgivende kurs, seminarer etc. Etterutdanning kan finansieres i sin helhet over statsbudsjettet/eget departement (grunnbevilgningen), gjennom egenbetaling (bidragsfinanisering) eller av ekstern oppdragsgiver (oppdragsfinansiering). Generelt gjelder at de samlede kostnadene ved etterutdanningstilbud skal søkes dekket så langt som mulig gjennom egenbetaling eller oppdragsfinansiering (fullfinansiering). Nærmere om finansiering over statsbudsjettet Etterutdanningstilbud (kurs, seminarer etc) som finansieres over statsbudsjettet/eget departement skal være åpne for allmennheten på samme måte som ordinære studietilbud ved Universitetet (men antall plasser kan være begrenset) og inngå i bevilgningsøkonomien. Normalt skal ikke etterutdanningstilbud i sin helhet finansieres over statsbudsjettet, men gjennom egenbetaling eller oppdragsfinansiering. Nærmere om egenbetaling (kursavgift) Etterutdanning som finansieres ved egenbetaling i form av kursavgift, seminaravgift og liknende og er åpne for allmennheten (men antall plasser kan være begrenset) skal behandles som bidragsfinansiert aktivitet dersom aktiviteten er av vesentlig omfang målt i tid og/eller i økonomi/budsjett. Det innebærer at regelverket for bidragsfinansiert aktivitet skal følges (herunder oppretting av eksternt finansiert prosjekt i regnskapet). Dersom aktivitetsomfanget er under grensen for hva som regnes som vesentlig, kan aktiviteten behandles som grunnbevilging, slik at inntektene fra egenbetaling inngår i bevilgningsøkonomien. Egenbetalingen fra kursdeltakerne kan enten delfinansiere eller fullfinansiere de samlede utgiftene for kurset (direkte og indirekte utgifter). Hvorvidt Universitetet skal tilby slike kurs etc og graden av finansiering gjennom egenbetaling avgjøres med bakgrunn i økonomiske og strategiske 4

16 vurderinger samt konkurransesituasjonen i det aktuelle utdanningsmarkedet. Som minimum skal de direkte kostnadene ved studiet finansieres gjennom egenbetaling. Dersom etterutdanningsvirksomheten ved Universitetet konkurrerer direkte med tilsvarende virksomhet som tilbys av private/kommersielle norske eller utenlandske virksomheter, skal egenbetalingen settes tilnærmet lik markedspris eller den pris som gir fullfinansiering (jf EØSavtalens artikkel 61. Jf også tildelingsbrevet for 2008 punkt DL ). Det vises til Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler av for nærmere presisering av regelverk om adgang til å kunne kreve egenbetaling av studenter. Nærmere om oppdragsfinansiering Etterutdanning (kurs, seminarer og liknende) med oppdragsfinansiering initieres normalt av ekstern oppdragsgiver ved at oppdragsgiver bestiller et skreddersydd kursopplegg etc for en bestemt målgruppe (f eks ansatte i oppdragsgivers virksomhet). Slike bestillinger kan enten komme som følge av en anbudsrunde der Universitetets kursopplegg har blitt valgt i konkurranse med andre eller som en følge av en forutgående dialog/samarbeid med oppdragsgiver. Adgangen til slike kurs, seminarer etc er normalt begrenset til den aktuelle målgruppen og er ikke åpne for allmennheten. I henhold til regelverket for eksternt finansiert virksomhet (Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer fastsatt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra ) skal oppdragsfinansiert aktivitet fullfinansieres av oppdragsgiver, og defineres som oppdragsprosjekt i budsjett- og regnskapssammenheng. Det vil si at alle direkte og indirekte kostnader skal dekkes fullt ut av ekstern oppdragsgiver. 5