Kjernejournalprosjektet bruk av konkurransepreget dialog og SSA-B

Transkript

1 Kjernejournalprosjektet bruk av konkurransepreget dialog og SSA-B 1 Advokat/partner Torstein Arendt HelsIT 20. september 2012

2 Oversikt over foredraget Kjernejournalprosjektet Valg av prosedyre for anskaffelsen Valg av kontrakt Gjennomføring av konkurransen 2

3 Kjernejournalprosjektet Helsedirektoratet skal sammen med valgt leverandør utvikle en nasjonal kjernejournal for borgerne i Norge. Ikke en pasientjournal. Inneholder kritisk informasjon om borgeren. Til bruk for helsepersonell. 3

4 Valg av prosedyre for anskaffelsen - I Helsedirektoratet valgte prosedyren konkurransepreget dialog. Fordeler og ulemper ved en slik prosedyre: Dialog med markedet om hvilke løsninger som finnes. Trenger ikke detaljspesifisere, kun angi overordnede behov. Ressurs- og kostnadskrevende for oppdragsgiver og tilbyderne. 4

5 Valg av prosedyre for anskaffelsen - II Hva er vilkåret for å benytte konkurransepreget dialog? Definisjon: anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i én eller flere runder fører en dialog med leverandører om alternative løsninger før det gis konkurrerende tilbud. Benyttes ved tildeling av særlig komplekse kontrakter. Utvikling av nasjonal kjernejournal er utvilsomt en særlig kompleks kontrakt som faller inn under FOA

6 Valg av kontrakt I Helsedirektoratet valgte å benytte SSA-B (bistandsavtalen). Kunne ha valgt SSA-O, SSA-T eller SSA-U (eller SSA-S). SSA-B har innsatsforpliktelse, men ikke resultatforpliktelse for leverandøren. Hvorfor benytte SSA-B? Helsedirektoratet ønsker en samarbeidspartner og ikke et vanlig kunde leverandørforhold. Fokus på løsning og ikke på krangler om endringsorder. Ikke alltid like god erfaring med de mer omfattende avtalene (SSA-K,T og U). Ønsker å sitte i førersetet selv. 6

7 Valg av kontrakt II Grunnleggende forutsetninger for å benytte SSA-B i et slikt prosjekt: Krever at oppdragsgiver har styringen på prosjektet, og at leverandøren er en samarbeidspartner med gode ressurser som kunden kan benytte. Avtalen krever gode rapporteringsrutiner, og tett oppfølging fra kunden. Avtalen krever at det gis estimater på arbeidet en viss binding på forbruk av timer. 7

8 Gjennomføring av konkurransen I Prekvalifisering ble gjort på vanlig måte som for de øvrige prosedyrer. Grunnlaget for konkurransen (kunngjøring, kvalifikasjonsdokument og et beskrivende dokument). De grunnleggende opplysninger som ble gitt i kunngjøringen ble ikke endret senere (kan ikke endres). 8

9 Gjennomføring av konkurransen II Gjennomføring av dialogfasen grunnleggende utgangspunkter: Formålet med dialogen er å identifisere og fastslå hvordan oppdragsgivers behov best kan oppfylles. Likebehandlingsprinsippet i lov og forskrift gjelder fullt ut. Oppdragsgiver skal ikke avsløre løsninger for øvrige deltagere. Oppdragsgiver kan sikre seg retten til løsningsforslagene det kombineres ofte med betaling. Det er adgang til å diskutere alle sider ved kontrakten i dialogfasen (tekniske løsninger, økonomiske forhold og kontraktsvilkår). 9

10 Gjennomføring av konkurransen III Utarbeidelse av det beskrivende dokumentet: Behovene som Helsedirektoratet ønsket skulle dekkes. Tildelingskriteriene. Om dialogen skulle foregå i flere faser - plan for gjennomføringen av dialogen. Helsedirektoratet forbeholdt seg retten til å velge bort løsninger underveis. Regler for bortvalg (stikkord tildelingskriterier). 10

11 Gjennomføring av konkurransen IV Utarbeidelse av det beskrivende dokumentet: Regler for innlevering av første løsningsforslag. Det beskrivende dokument ble oppdatert i løpet av dialogen tre ganger. Utarbeidelse av brukerhistorier. Tilbyder må da svare på hvordan løsningen løser utfordringene i bruker historien. Endrede løsningsforslag i dialogen ble innlevert elektronisk, og utveksling av dokumenter i dialogfasen ble gjort elektronisk (epost). 11

12 Gjennomføring av konkurransen V Helsedirektoratet valgte bort ett løsningsforslag etter første dialogrunde, men før andre dialogrunde startet. Gjennomførte en POC i andre dialogrunde. Avsluttet andre dialogrunde med to løsningsforslag 12

13 Gjennomføring av konkurransen VI Proof of Concept (POC). POC gir mulighet for tilbyder å teste leverandørens evne til å utvikle (under press) deler av løsningen. Bør oppdragsgiver betale for POC? 13

14 Gjennomføring av konkurransen VII Regler for POC må angis klart i det beskrivende dokument. Hvor mange konsulenter som får delta. Hvor lang tid har tilbyder på å løse oppgaven. Hva slags utstyr har de til rådighet. Hvilke oppgaver skal løses osv. POC bør kobles opp mot tildelingskriteriene og det bør forklares hvordan POC vil bli evaluert. POC er ikke et tildelingskriterium i seg selv. 14

15 Gjennomføring av konkurransen VIII Spørsmål som vanligvis dukker opp i en konkurransepreget dialog: Kan tilbyder foreslå flere løsningsforslag? Det beror på hva som er inntatt i det beskrivende dokument. Er det anledning til å introdusere nye løsningsforslag i dialogen? Muligens lov til å introdusere nye løsningsforslag, men ikke etter at det er foretatt bortvalg. Er det anledning til å endre gjenværende løsningsforslag etter at det er foretatt bortvalg? De elementene av løsningen som har vært vesentlige for fortsatt deltagelse i konkurransen kan ikke endres. Avslutning av dialogen må gjøres skriftlig og angi tidspunkt for avslutningen. Etter at dialogen er avsluttet er det ikke lov til å ha dialog mellom partene. 15

16 Gjennomføring av konkurransen IX To modeller for avslutning av konkurransen Modell 1: det lages et oppdatert beskrivende dokument og tilbyderne får konkurrere med det løsningsforslaget de har i dialogfasen. Modell 2: oppdragsgiver avslutter dialogen og lager en fullstendig kravspesifikasjon som tilbyderne konkurrerer på. Helsedirektoratet ba om tilbud på de foreliggende løsningsforslag (modell 1) og sendte ut et oppdatert beskrivende dokument (ingen kravspesifikasjon). 16

17 Gjennomføring av konkurransen X I utgangspunktet skal minimum tre kandidater inviteres til å innlevere tilbud, men for kontrakter av en viss kompleksitet (konkurransepreget dialog) er det tilstrekkelig med to tilbydere som leverer tilbud i tilbudsfasen. Det endelige tilbudet må leveres under de vanlige formkravene som forskriften oppstiller. Tilbudet kan avklares, presiseres og tilpasses (en snever adgang til å endre tilbudet) i fasen før antagelse av tilbud (dette skal ikke endre tilbudet vesentlig eller føre til konkurransevridning eller forskjellsbehandling). Etter at tilbyder er valgt kan oppdragsgiver be tilbyderen om å presisere tilbudet og bekrefte forpliktelser som er gitt (dette skal ikke endre tilbudet vesentlig eller føre til konkurransevridning eller forskjellsbehandling). 17

18 Gjennomføring av konkurransen XI Helsedirektoratet valgte leverandør, og det ble ikke klaget på tildelingen. Kontrakt er signert og arbeidet er i gang. Vi venter spent på resultatet (som blir bra!) 18

19 Takk for oppmerksomheten! Torstein Arendt Tlf: LinkedIn 19