INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES TEKNISK- NATURVITENSKAPELIGE UNIVERSITET (NTNU)

Transkript

1 INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES TEKNISK- NATURVITENSKAPELIGE UNIVERSITET (NTNU) Instruksen er fastsatt av rektor og gjelder fra (Instruksens kap.5.1 er revidert )

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Rammebetingelser Definisjoner Overordnet ansvarsforhold Intern kontroll og rutiner ved økonomiforvaltningen Generelt om intern kontroll Økonomisystem Forvaltning av eiendeler Fysiske eiendeler Immaterielle eiendeler Behandling av verdipost Lønnsområdet Anskaffelsesområdet Utbetalingsrutiner og betalingsformidling Regnskapsføring Budsjettdisponeringsmyndighet Generelt Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet Registrering og kontroll av budsjettdisponeringsmyndighet Utfyllende retningslinjer Attestasjon Plan og budsjett Retningslinjer Strategiplan Årsplan Fordeling av bevilgninger fra UFD Interne budsjetter Rapportering Budsjettdokumentet til departementet Intern rapportering Ekstern rapportering Styringsdialogmøter Regler for spesielle områder Forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Virkeområde, ansvar og definisjoner Virkeområde Definisjoner og krav Oppfølging og gjennomføring av BOA ved NTNU Søknads- og tilbudsfase Kontrakter Oppstart Gjennomføring Avslutning Retningslinjer for NTNUs samarbeid med andre rettssubjekt (selskap, stiftelser og andre selveiende tiltak) Gyldighetsområde Prinsipper for organisering av EFV ved NTNU Samarbeidsavtaler

3 5.2.4 Opprettelse eller deltakelse i selskaper Retningslinjer for styremedlemmer

4 1. Innledning 1.1 Rammebetingelser Økonomiforvaltningen ved NTNU skal følge Lov om universiteter og høgskoler av 1. april 2005 (univl.). 1 Økonomireglement for staten (ØR), fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av FD Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet (UFD) om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, fastsatt Rundskriv, reglement og pålegg for øvrig fra UFD som gjelder økonomiforvaltningen Bestemmelser fastsatt i hovedreglene og instruks(er) for økonomiforvaltningen ved NTNU Bestemmelsene om økonomiforvaltningen gjelder så vel virksomhet finansiert over den statlige grunnbevilgningen som virksomhet finansiert på annen måte (eksternt finansiert virksomhet). 1.2 Definisjoner I hovedreglene for NTNU benyttes følgende begreper: Budsjettansvarsområde er organisatoriske enheter som tildeles budsjettrammer direkte fra styret, og vil hovedsaklig være synonymt med fakultet. Budsjettenhet benyttes om organisatoriske enheter som har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet for begrensede områder under et budsjettansvarsområde. Instrukser er underliggende bestemmelser til hovedreglene fastsatt av rektor. Enhet benyttes om enheter som har budsjettansvar. 1.3 Overordnet ansvarsforhold Hovedreglene er styrets instrukser og delegasjoner til rektor. Rektors oppgaver er regulert i univl Rektor skal sørge for at økonomiforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Instruksen for økonomiforvaltningen er rektors instrukser og delegasjoner til underliggende nivå. Etter behov vil det for områder/oppgaver nevnt i denne instruksen, bli utarbeidet delinstrukser, retningslinjer og rutinebeskrivelser som kommer i tillegg til denne instruksen

5 2. Intern kontroll og rutiner ved økonomiforvaltningen 2.1 Generelt om intern kontroll Alle administrative ledere har ansvar for at det etableres en tilfredsstillende intern kontroll for sin ansvarlige enhet innenfor alle relevante områder. Økonomiavdelingen er ansvarlig for å følge opp enhetene og sørge for at det etableres tilfredsstillende intern kontroll hos de enkelte enhetene. Økonomiavdelingen er ansvarlig for å utarbeide retningslinjer og veiledning for enhetene for etablering av intern kontroll. 2.2 Økonomisystem Økonomiavdelingen er ansvarlig for anskaffelse og vedlikehold av IT-systemer som direkte eller indirekte påvirker økonomirapporteringen. Økonomiavdelingen skal påse at anskaffelse av nye systemer tilfredsstiller den overordnede IT-strategi for NTNU, at systemene tilfredsstiller krav og behov, samt at systemet tilfredsstiller gjeldende lover og regler om økonomistyring i staten. Økonomiavdelingen kan delegere ansvar for enkelte delsystemer. 2.3 Forvaltning av eiendeler Fysiske eiendeler Økonomiavdelingen er ansvarlig for å utarbeide retningslinjer for å sikre verdiene av de fysiske eiendeler. Retningslinjene skal inneholde krav til vurderinger om vedlikehold, registrering av driftsmidler og fysisk sikring av eiendelene Immaterielle eiendeler Organisasjonsavdelingen skal utarbeide retningslinjer for IT-sikkerhet for å sikre informasjonen som ligger på NTNU s IT-nettverk. Retningslinjene skal inneholde rutiner og kontroller om arbeidsdeling innenfor IT-administrasjonen, tildeling av rettigheter, tilgangsrettigheter, backuprutiner, viruskontroll, overvåkning osv. Administrativ leder innenfor hver enhet er ansvarlig for tilfredsstillende IT-sikkerhet innenfor hvert sitt område. 2.4 Behandling av verdipost Med verdipost menes alle verdibrev og rekommanderte brev og andre postsendinger inneholdende betalingsmidler og andre verdier til NTNU. Økonomiavdelingen er ansvarlig for å utarbeide rutiner for behandling av verdipost. 2.5 Lønnsområdet Økonomiforvaltningen ved NTNU skal forestå effektiv produksjon av korrekte lønnsdata, korrekt beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt korrekt og tidsriktig rapportering av lønns- og personaldata i henhold til krav fra offentlige myndigheter. Økonomiavdelingen er ansvarlig for at det utarbeides nødvendige rutiner og retningslinjer for å tilfredsstille alle krav og retningslinjer fra myndighetene. 5

6 2.6 Anskaffelsesområdet Innkjøp av varer og tjenester til NTNU skal foretas i samsvar med gjeldende regelverk for slike anskaffelser, og være basert på forretningsmessig opptreden overfor NTNUs leverandører. Det vises i den forbindelse til: Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Etiske regler for innkjøp/anskaffelser, godkjent av styret Enhetene skal sørge for at anskaffelsene foretas på en forretningsmessig best mulig måte, ut fra både brukernes behov og totaløkonomiske vurderinger. Gjeldende rammeavtaler skal til enhver tid benyttes. Økonomiavdelingen er ansvarlig for å utarbeide et felles reglement for anskaffelsesområdet. Reglementet skal godkjennes av styret. Økonomiavdelingen skal videre gi utfyllende retningslinjer ved behov. 2.7 Utbetalingsrutiner og betalingsformidling Hovedutbetalingsformen skal være elektronisk remittering til betalingsmottakers konto. Ved utbetaling til betalingsmottakere som ikke har konto, kan utbetalingskort benyttes med mindre annet er avtalt. Sjekk skal kun unntaksvis benyttes. Kredittider skal utnyttes. Statens konsernkonto benyttes ved betalingsformidling og likviditetsforvaltning ihht krav fra dep. Økonomiavdelingen er ansvarlig for at det utarbeides nødvendige rutiner og retningslinjer for å tilfredsstille de målsettinger nevnt ovenfor. NTNUs betalingsformidling er lagt til Økonomiavdelingen. Økonomidirektøren skal skriftlig fastsette hvem som har myndighet til å autorisere betalingsoppdrag og skal sørge for at det til enhver tid foreligger ajourført oversikt hos kontofører og ved institusjonen over hvem som har autorisasjonsmyndighet. Økonomidirektøren oppretter arbeidskonti hos kontofører. 2.8 Regnskapsføring Regnskapsføringen er grunnlaget for økonomisk rapportering. Økonomiforvaltningen ved NTNU må omfatte rutiner og kontrolltiltak som sikrer at kvaliteten på data som registreres i regnskapssystemet er tilfredsstillende og at regnskapsføringen tilfredsstiller gjeldende lover og forskrifter. Økonomiavdelingen er ansvarlig for å utarbeide nødvendig rutiner og retningslinjer for å ivareta disse krav. 2.9 Budsjettdisponeringsmyndighet Generelt Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva midler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten. Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. 6

7 2.9.2 Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet Budsjettdisponeringsmyndighet delegeres i første omgang til ledere for eventuelle underliggende driftsenheter, som har overordnet samlet myndighet for vedkommende enhet. Samlet budsjettdisponeringsmyndighet skal bare tildeles et begrenset antall tilsatte, mens myndighet for deler av det samlede budsjettet kan tildeles flere. All delegering må gjøres skriftlig med angivelse av de begrensninger som gjelder fullmakten Registrering og kontroll av budsjettdisponeringsmyndighet Økonomiavdelingen skal til enhver tid ha oppdatert register over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet. Når en person med budsjettdisponeringsmyndighet slutter i sin stilling, skal nærmeste administrative overordnede leder sende melding til Økonomiavdelingen. På vegne av rektor fører Økonomiavdelingen kontroll med at budsjettdisponeringsmyndigheten utøves på en forsvarlig måte Utfyllende retningslinjer Økonomidirektøren gis ansvar til å fastsette utfyllende retningslinjer Attestasjon Attestasjon vil si å gå god for at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som virksomheten faktisk skal dekke, og at fastsatte regler om for eksempel avlønning, anskaffelser og tilskuddsforvaltning er fulgt. Attestasjonen er en viktig del av virksomhetens intern kontroll, og er en del av transaksjonskontrollene som skal utføres. Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Økonomiavdelingen gis ansvar til å fastsette utfyllende retningslinjer vedrørende attestasjonsoppgaven. 7

8 3. Plan og budsjett 3.1. Retningslinjer Rektor fastsetter etter forslag fra Økonomiavdelingen retningslinjer for arbeidet med strategiplaner, årsplaner og budsjetter, herunder hvordan arbeidet skal organiseres, hvilke dokumenter som skal utarbeides, hva de skal inneholde og hvilke frister som gjelder Strategiplan Alle budsjettansvarsområder skal på bakgrunn av universitetets overordnede mål og strategiske plan utarbeide sin egen strategiplan. Den skal inneholde følgende elementer: hovedprioriteringer og mål for budsjettansvarsområdet i planperioden innenfor realistiske rammer hovedtall for budsjettansvarsområdet i planperioden strategi for å oppnå målene i planperioden vurdering av behovet for strukturendringer i planperioden Budsjettansvarsområdene bestemmer hvordan planarbeidet skal organiseres og gjennomføres innenfor sine ansvarsområder, men slik at dette er innenfor de til enhver tid gjeldende retningslinjer Årsplan Budsjettansvarsområdene skal hvert år utarbeide en årsplan som en handlingsplan for kommende år. Årsplanen skal utarbeides med utgangspunkt i den overordnede strategiplanen. Årsplanen skal tallfestes og danne grunnlag for utarbeidelse av årsbudsjettet Fordeling av bevilgninger fra UFD Økonomiavdelingen utarbeider med basis i en inntektsfordelingsmodell forslag til fordeling av hovedtildelingen fra UFD på grunnlag av framlegget til statsbudsjett (St. prp. nr 1). Prioriteringene i forslaget til fordeling tar utgangspunkt i NTNUs budsjettforslag til UFD, styringsdialogmøtene og fakultetenes prioriteringer innenfor egne rammer. Økonomiavdelingen utarbeider også forslag til overordnet fordeling av tilleggsbevilgninger fra UFD. Alle bevilgninger stilles til disposisjon ved disponeringsskriv som utarbeides av Økonomiavdelingen Interne budsjetter Budsjettansvarsområdene skal i henhold til retningslinjer og frister fastsatt av Økonomiavdelingen utarbeide periodiserte årsbudsjetter for sine samlede inntekter og kostnader som omfatter både bevilgningsfinansiert og eksternt finansiert virksomhet. Økonomiavdelingen er ansvarlig for at budsjettene blir lagt inn i økonomisystemet og at likviditetsbudsjett for NTNU blir utarbeidet. 8

9 4. Rapportering 4.1. Budsjettdokumentet til departementet Økonomiavdelingen koordinerer arbeidet med det årlige budsjettdokumentet til UFD inneholdende rapport om virksomheten, plan for disponering av årets bevilgning og budsjettforslag for kommende år. Budsjettforslaget skal bygge på vedtatte strategier og prioriteringer for NTNU og overordnede føringer fra styret, forslag og prioriteringer fra fakultetene samt mål og oppgaver gitt i statsbudsjettet og retningslinjer fra UFD Intern rapportering Økonomiavdelingen utarbeider på grunnlag av regnskap og kommentarer fra budsjettansvarsområdene tertialvise rapporter til styret om økonomisk status i forhold til budsjettet. Rapporteringen skal også inneholde en vurdering av behovet for omprioriteringer. I tillegg skal Økonomiavdelingen rapportere økonomisk status månedlig til rektor Ekstern rapportering Økonomiavdelingen samordner ekstern rapportering til UFD, DBH, NIFU etc. Vedkommende stabsdirektør er ansvarlig for kvalitetssikring av innrapporterte data. Dekaner og tilsvarende er ansvarlige for at data om virksomheten blir lagt inn i de sentrale datasystemene i henhold til fastsatte rutiner og frister Styringsdialogmøter Styringsdialogmøter mellom rektor og hvert enkelt fakultet eller tilsvarende enhet gjennomføres minimum 1 gang pr. år (vår eller høst) på grunnlag av strategiplaner, årsplaner og økonomistatus ved budsjettansvarsområdene. Økonomiavdelingen er ansvarlig for å utarbeide nødvendig grunnlagsmateriale til møtene. 9

10 5. Regler for spesielle områder 5.1 Forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Virkeområde, ansvar og definisjoner Virkeområde Retningslinjene for forvaltning av BOA ved NTNU tar utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F gjeldende fra ) og Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (revidert ) Definisjoner og krav Nedenfor defineres sentrale begreper som ofte benyttes ifm oppfølging av BOA ved NTNU. Finansieringskilde: Ekstern bidragsyter eller oppdragsgiver som NTNU inngår kontrakt/avtale med for gjennomføring av bidrags- eller oppdragsfinansiert aktivitet. Bidragsfinansiert aktivitet: Prosjekter hvor NTNU henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder (eksterne), uten krav til leveranser (uten motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Bidragsfinansiert aktivitet kan være: a) Delfinansiert fra NTNUs grunnbevilgning og er aktuelt når NTNU vurderer at prosjektet har en slik faglig interesse som tilsier at NTNU kan delfinansiere prosjektet. b) Fullfinansiert fra ekstern bidragsyter så fremt bidragsyteren ikke stiller krav til leveranser ved avtale/kontraktsinngåelse. Dette kan for eksempel være bevilgninger fra offentlig etater og gaver. Oppdragsfinansiert aktivitet: Prosjekter NTNU utfører mot vederlag (betaling) fra ekstern(e) oppdragsgiver(e), med krav til leveranser (med motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og NTNU skal kunne dokumentere dette. Faglig interesse: Aktivitet som styrker fagutviklingen internt ved NTNU og som er forankret i NTNUs mål og strategier. For alle BOA-prosjekter ved NTNU skal det foreligge og dokumenteres en vurdering av at prosjektene er av en slik faglig interesse. Finansieringsplan: Oppstilling over forventede faktiske inntekter i prosjektet som skal dekke prosjektets totale kostnader. Oppstillingen skal vise både inntekter fra eksterne finansieringskilder og eventuell delfinansiering fra NTNU. Habilitet: Enhver NTNU-ansatt skal opptre på en slik måte at det ikke svekker tilliten til deres upartiskhet. NTNU kan ikke engasjere egne tilsatte til å utføre oppgaver i prosjekter ved NTNU som næringsdrivende, dvs at egne tilsatte ikke kan fakturere NTNU. Alle tilsatte ved NTNU som utfører et arbeid på et BOA-prosjekt er underlagt de statlige retningslinjene når det gjelder biarbeid og lojalitet til NTNU som arbeidsgiver. Prosjekt: Bidrags- eller oppdragsfinansiert aktivitet som er begrenset i tid og som skal lede frem til et bestemt resultat. Prosjektet er konkretisert i form av en kontrakt/avtale, periodisert 10

11 budsjett og fremdriftsplan som krever forskjellige typer ressurser for gjennomføring. Alle prosjekter skal ha en prosjektleder og tilhøre en prosjektadministrativ enhet ved NTNU. Prosjektadministrativ enhet: Den enhet (som regel fakultet eller institutt) som på vegne av NTNU er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i henhold til kontrakt inngått med finansieringskilde. Prosjektet er administrativt tilhørende denne enheten og leder ved enheten har ansvar for å vurdere om søknader er av faglig interesse for enheten og undertegner kontrakten på vegne av NTNU. Prosjektansvarlig: NTNU som juridisk enhet vil være avtalepart mot ekstern finansieringskilde. Hvert prosjekt tilordnes en prosjektadministrativ enhet ved NTNU som er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet. Prosjektleder: Den person som på vegne av prosjektadministrativ enhet ved NTNU skal ivareta den faglige fremdriften og gjennomføringen av prosjektet, herunder også rapportering av økonomiske og administrative forhold i prosjektet. Prosjektregnskap: NTNUs regnskap over prosjektets faktiske inntekter og kostnader. Prosjektregnskapet skal på inntektssiden vise inntekter fra eksterne finansieringskilder og eventuell delfinansiering fra NTNU. På kostnadssiden skal prosjektregnskapet vise alle kostnader, dvs både direkte og indirekte kostnader, som medgår for å fullføre prosjektet Ansvar og kontroll Retningslinjene for BOA vil gjelde for all aktivitet som ikke er fullfinansiert over NTNUs grunnbevilgning, og inngå som en integrert del av NTNUs virksomhet underlagt de ordinære styringsorganer og det ordinære linjeansvaret. Rektor har ansvar for å fastsette retningslinjer og rutiner for forvaltning av BOA, jfr Hovedreglene pkt 5.1. Retningslinjene og rutinene skal sikre en effektiv økonomistyring og en tilfredsstillende kontroll med forvaltningen av BOA. Fakultetene er ansvarlig for at retningslinjene og rutinene fungerer tilfredsstillende innenfor sitt budsjettansvarsområde, og at de til enhver tid har den oversikt som er nødvendig for å kunne rapportere økonomien ved fakultetet i henhold til gjeldende økonomistyringsrutiner. For alle BOA-prosjekter skal det oppnevnes en ansvarlig prosjektleder, og prosjektene skal tilordnes en prosjektadministrativ enhet ved NTNU. Alle BOA-prosjekter skal registreres i NTNUs prosjektstyringssystem. All relevant dokumentasjon skal arkiveres i NTNUs arkiv- og saksbehandlingssystem Oppfølging og gjennomføring av BOA ved NTNU Søknads- og tilbudsfase Ansvar og faglig interesse Prosjektleder har ansvar for å avklare sin prosjektidé med enhetsleder ved prosjektadministrativ enhet. Enhetsleder skal vurdere prosjektet i forhold til enhetens mål, strategier og ressurssituasjon, samt vurdere om prosjektet holder tilstrekkelig kvalitet mht faglig innhold, økonomi og juridiske forhold. Det skal også foretas en vurdering mht habilitet i prosjektene. Prosjektadministrativ enhet er ansvarlig for å søke råd i det sentrale 11

12 støtteapparatet mht økonomiske og juridiske vurderinger, herunder råd om merverdiavgiftsog kontraktshåndtering. Søknader og tilbud som berører flere enheter ved NTNU, skal godkjennes av de involverte enhetene. Ved bidragsfinansierte prosjekter skal prosjektadministrativ enhet foreta vurdering om prosjektene har en slik faglig interesse at enheten kan delfinansiere prosjektene. Vurdering av prosjektenes faglige interesse og habilitet skal dokumenteres og vedlegges prosjektsøknaden. For prosjekter finansiert av EU-programmer skal søknader kvalitetssikres iht fastsatte rutiner og retningslinjer. Søknadene skal underskrives av dekanus eller den dekanus bemyndiger eller av rektor eller den rektor bemyndiger. Prosjekter finansiert av Forskningsrådet skal kvalitetssikres og godkjennes av planlagt prosjektadministrativ enhet. Søknader til større senter-ordninger skal kvalitetssikres og godkjennes av rektor eller den rektor bemyndiger. Budsjettering For alle søknader og tilbud skal det utarbeides et budsjett som tilfredsstiller NTNUs krav til prosjektbudsjett, som viser alle inntekter og kostnader. Budsjetterte inntekter skal omfatte inntekter fra eksterne finansieringskilder. I bidragsfinansierte prosjekter skal også delfinansiering fra NTNU synliggjøres som en del av inntektssiden. Budsjetterte kostnader skal omfatte alle direkte og indirekte kostnader som beregnes å medgå for å fullføre prosjektet, uavhengig av finansiering. Budsjettet skal synliggjøre full dekning av indirekte kostnader 4 selv om de eksterne finansieringskildene bare dekker en del av disse Kontrakter Ansvar For alle BOA-prosjekter skal det foreligge en skriftlig kontrakt eller avtale mellom NTNU og ekstern finansieringskilde. Kontrakter kan underskrives av prosjektadministrativ enhet med følgende unntak: 1. Det enkelte fakultet kan delegere fullmakten til instituttnivået for kontrakter med en samlet kontraktssum fra ekstern finansieringskilde på inntil 10 mill. kr. Kontrakter med en samlet kontraktssum fra ekstern finansieringskilde på over 10 mill. kr, skal underskrives av dekanus eller den dekanus bemyndiger Kontrakter som medfører ansvar eller forpliktelser for NTNU utover NTNUs standard kontraktsvilkår skal underskrives av dekanus eller den dekanus bemyndiger. 3. Dersom den eksterne finansieringskilden krever det, skal kontrakten underskrives av dekanus eller den dekanus bemyndiger eller av rektor eller den rektor bemyndiger. 4 Minimumssats for full dekning av indirekte kostnader på BOA-prosjekter ved NTNU utgjør p.t 40 %. På ordinære BOA-prosjekter beregnes indirekte kostnader som et påslag på regnskapsførte kostnader til lønn og sosiale utgifter. For prosjekter finansiert av EU-programmer gjelder egne satser og beregningsgrunnlag. 5 Kontraktssum omfatter kun finansiering fra ekstern finansieringskilde og inkluderer IKKE delfinansiering fra NTNU i prosjektet 12

13 Iht vedtak i NTNUs styre skal kontrakter av uvanlig art eller av stor størrelse forelegges NTNU sitt styre. For prosjekter finansiert av EU-programmer skal kontrakter kvalitetssikres av juridisk kompetanse ved NTNU. Kontraktene underskrives av rektor eller den rektor bemyndiger. For ordinære forskningsprosjekter finansiert av Forskningsrådet underskrives kontrakter av prosjektadministrativ enhet, unntatt dersom prosjektets størrelse eller kontrakt tilsier at kontrakten skal underskrives på et høyere nivå (fakultetsledelse eller av rektor eller den rektor bemyndiger). Kontrakter tilhørende senter-ordninger finansiert av Forskningsrådet underskrives av rektor eller den rektor bemyndiger. Krav til prosjektkontrakter For prosjekter finansiert av EU-programmer og Forskningsrådet benyttes de kontraktsformularer som gjelder for slike prosjekter. For andre BOA-prosjekter skal kontrakt eller avtale minimum regulere følgende forhold: 1. Prosjektets art, omfang, formål og leveranser 2. Varighet/kontraktsperiode 3. Prosjektadministrativ enhet og kontaktpersoner 4. Kontraktssum, faktureringsgrunnlag og betalingsplan 5. Regulering av rettigheter, forpliktelser og ansvar for partene, herunder: Publiseringsrettigheter Eiendomsrett til resultater, utstyr og eventuelt bruk av utstyr 6. Rapporteringsrutiner 7. Heving/oppsigelse av kontrakten 8. Behandling av tvister Økonomiavdelingen ved NTNU er ansvarlig for at det blir utarbeidet standardkontrakter for BOA-prosjekter med bistand fra NTNUs juridiske kompetanse, og disse skal med unntak som er nevnt i dette punktet, legges til grunn. For enkle prosjekter med samlet ekstern finansiering med inntil kr kan spesielle kontraktsvilkår i standardkontrakten erstattes av et forenklet dokument som minimum spesifiserer prosjektets innhold, relevante betingelser, kontraktssum og betalingsplan. Det forutsettes i så fall at NTNUs standard kontraktsbetingelser gjelder uten unntak Oppstart På grunnlag av inngått kontrakt/avtale med finansieringskilde oppretter prosjektadministrativ enhet prosjektet i NTNUs prosjektstyringssystem. I forbindelse med opprettelse av prosjektet i prosjektstyringssystemet skal følgende prosjektrelevante dokumenter foreligge i NTNUs arkiv- og saksbehandlingssystem: 1. Søknader og tilbud, herunder også vurderinger ifm prosjektklassifisering 2. Undertegnet kontrakt/avtale mellom NTNU og finansieringskilde 3. Prosjektplan med fullstendig budsjett som inkluderer finansieringsplan 13

14 4. Begrunnelse for eventuell delfinansiering fra NTNU i bidragsfinansierte prosjekter mht faglig interesse Gjennomføring Prosjektadministrativ enhet (se instruksens pkt og ) har ansvar for at de ressurser som kreves for å gjennomføre prosjektet (personale, lokaler, utstyr osv) kan skaffes til veie. Dersom ikke annet er avtalt for det enkelte prosjekt, er prosjektadministrativ enhet ansvarlig for alle økonomiske forpliktelser knyttet til sin enhets BOA-virksomhet, inkludert eventuell delfinansiering i bidragsfinansierte prosjekter. Prosjekleder har ansvar i samsvar med instruksens pkt Dersom det oppstår forhold som gjør at prosjektet ikke kan gjennomføres som planlagt, skal prosjektleder så raskt som mulig varsle prosjektadministrativ enhet, ekstern finansieringskilde og eventuelle andre samarbeidspartnere. Ved slike tilfeller skal prosjektleder i samråd med prosjektadministrativ enhet iverksette tiltak for å oppfylle NTNUs forpliktelser iht inngått kontrakt/avtale med finansieringskilde Avslutning Rapportering til finansieringskilde Prosjektleder er ansvarlig for å gi en faglig og økonomisk sluttrapport til finansieringskilden iht kontrakt/avtale. Faglig og økonomisk sluttrapport med andre relevante dokumenter skal arkiveres i NTNUs arkiv- og saksbehandlingssystem. Regnskapsmessig avslutning Når prosjektet er fullført og alle faglige og administrative forhold til finansieringskilden er sluttført er prosjektadministrativ enhet ansvarlig for at prosjektet avsluttes regnskapsmessig og saldo gjøres opp iht fastsatte rutiner. Ved avslutning av bidragsfinansierte prosjekter skal eventuelt regnskapsmessig underforbruk/merforbruk avregnes mot prosjektadministrativ enhets bevilgningsøkonomi. Ved avslutning av oppdragsfinansierte prosjekter skal eventuelle overskudd/underskudd regnskapsføres som økning/reduksjon av prosjektadministrativ enhets egenkapital. 14

15 5.2 Retningslinjer for NTNUs samarbeid med andre rettssubjekt (selskap, stiftelser og andre selveiende tiltak) Gyldighetsområde Retningslinjene gjelder når NTNU ved sine enheter og ansatte driver faglig virksomhet i samarbeid med selskap eller stiftelser og samarbeidet har en slik art at det kommer inn under bestemmelsene i rundskriv F fra UFD om Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høgskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt, heretter kalt EFV-reglementet Samarbeid med følgende selskaper og stiftelser anses å omfattes av retningslinjene: 1. Selskaper hvor NTNU har eierinteresser a. Datterselskaper hvor NTNU eier mer enn 50 % av aksjene b. Selskaper hvor NTNU har en mindre aksjepost. 2. Helse Midt-Norge RHF med datterselskaper, herunder St Olavs Hospital 3. Stiftelsen SINTEF med datterselskaper 4. Andre selskaper og selveiende tiltak (stiftelser, foreninger etc.) som NTNU har eller ønsker å innlede et langsiktig strategisk samarbeid med som ikke primært gjelder finansiering av FoU ved NTNU. Det forutsettes også generelt at ansatte ved samarbeidspartnerne som en varig ordning deltar i hverandres prosjekter eller annen faglig virksomhet. Styret avgjør i tvilstilfelle hvorvidt et konkret samarbeid omfattes av disse retningslinjene. Det skal utarbeides og vedlikeholdes en oversikt over de selskaper og stiftelser dette gjelder. Ansvaret for dette legges til Økonomiavdelingen Prinsipper for organisering av EFV ved NTNU Ved valg om en aktivitet skal organiseres internt eller i samarbeidende selskaper, stiftelser eller lignende, skal det overordnede hensyn alltid være hva som tjener NTNUs interesser best. Ved samarbeid med datterselskaper eller andre selskaper, stiftelser eller lignende skal følgende prinsipper legges til grunn: a. Samarbeidet skal skje i henhold til bestemmelsene i EFV-reglementet punktene 3 og 4 og andre overordnede bestemmelser b. Samarbeidet skal ikke medføre begrensninger i NTNUs selvstendighet c. Det skal ikke brukes ressurser på samarbeidet som er ment for å løse NTNUs egne oppgaver. Det er spesielt viktig å unngå skult subsidiering av virksomhet organisert i selskapet eller stiftelsen. d. Samarbeidet skal ikke medføre at overholdelse av gjeldende regelverk for korrekt budsjett- og økonomiforvaltning svekkes. e. Samarbeidet skal institusjonaliseres. Det innebærer at alle individuelle avtaler skal forankres i det institusjonelle samarbeidet. f. Doktorgradsstipendiater skal som hovedregel ansettes ved NTNU. 15

16 5.2.3 Samarbeidsavtaler Det skal inngås samarbeidsavtaler i henhold til punkt 3 i EFV-reglementet med alle selskap, stiftelser etc. som omfattes av punkt Samarbeidsavtalene skal godkjennes av styret eller den styret i det enkelte tilfelle har gitt fullmakt. Etablering av samarbeid og utarbeidelse av samarbeidsavtale skal skje i samråd med rektor eller den rektor delegerer denne funksjonen til. Samarbeidsavtalene skal utarbeides i samsvar med utfyllende retningslinjer for innholdet i slike avtaler Opprettelse eller deltakelse i selskaper Ved vurderingen av om NTNU skal opprette eller medvirke til opprettelsen av nytt selskap skal det alltid vurderes om den planlagte virksomheten alternativt kan organiseres internt ved NTNU eller i samarbeid med eksiterende selskap, stiftelse eller lignende. Vedtak om å opprette et datterselskap eller gå inn med aksjekapital fattes i hvert enkelt tilfelle av styret selv. Styret skal så tidlig som mulig orienteres om planer for slik opprettelse eller deltakelse. Alle aktiviteter knyttet til opprettelse av datterselskap eller deltakelse med aksjekapital i selskaper skal skje i samråd med rektor eller den rektor delegerer denne funksjonen til. Tilsvarende gjelder for eventuelle engasjementer i andre typer selskaper, stiftelser, foreninger eller lignende Retningslinjer for styremedlemmer Verv som styremedlem medfører et betydelig personlig ansvar. Med unntak for ex officiomedlemmer, er det derfor frivillig for NTNU-ansatte å påta seg slike verv. Alle som oppnevnes av NTNU som styremedlemmer i aksjeselskaper hvor NTNU har aksjer, plikter å bidra til at NTNU fyller kravene til utøvelse av eierrollen som er fastsatt av departementet i Hovedinstruksen og i særskilte retningslinjer for utøvelse av eierrollen. Alle som oppnevnes av NTNU som styremedlemmer i selskaper, stiftelser eller andre tiltak plikter å følge de særskilte retningslinjene for styremedlemmer som utarbeides. Retningslinjene gjelder også styremedlemmer som i henhold til vedtekter eller andre bestemmelser skal være ansatt ved NTNU, selv om de oppnevnes av organer utenom NTNU. 16