Eldrerådet. Møteinnkalling

Transkript

1 Eldrerådet Møteinnkalling Utvalg: Eldrerådet Møtested: Stuevika, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 8/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 9/11 Interpellasjoner og spørsmål PS 10/11 Meldinger og informasjon PS 11/11 Sluttbehandling av Kommuneplanen for Hvaler PS 12/11 Økonomisk balanse i eksisterende drift - revurdering av budsjett og økonomiplan Bjørn Wilberg Leder Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 18

2 PS 8/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 18

3 PS 9/11 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 18

4 PS 10/11 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 4 av 18

5 Hvaler kommune Saksnr 2006/ Rullering av kommuneplan for Hvaler - Doknr 410 Arkivkode 140 Saksbehandler Anna Karin Hellstrøm Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /11 Utvalget for kultur og personrettede tjenester /11 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne /11 Eldrerådet /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Sluttbehandling av Kommuneplanen for Hvaler Sammendrag Kommuneplanen var på en andre høringsrunde sommeren Etter høringen gjensto fortsatt en rekke innsigelser fra regionale myndigheter. Det ble derfor foretatt mekling i desember Det ble oppnådd enighet i meklingen på alle punkter der det var innsigelse. Planen sendes nå til UMT og kommunestyret for sluttbehandling. Saksopplysninger Høringen sommeren 2010 hadde som hensikt å finne løsninger på uenigheter med regionale myndigheter som hadde varslet innsigelse på en rekke punkter. Etter høringen gjensto fortsatt en rekke innsigelser fra Fylkesmannens miljøvernavdeling, Fylkesmannens landbruksavdeling, Østfold fylkeskommune, Fylkeskonservatoren og Statens Vegvesen. Det ble foretatt mekling i to runder. Konklusjon fra meklingsmøtet 3 desember 2010 Innsigelsen fra Statens Vegvesen omhandlet to forhold: Tema for innsigelsen og meklingsresultat Bankerødkollen Ødegårdkilen Saken beror på en misforståelse, og anses løst. Kommunen er enig med Statens Vegvesen og innsigelsen trekkes. Rekkefølgebestemmelse gang- og sykkelvei fra Sand til Rød Partene er enig om målet med realisering av gang- og sykkelvei. Statens vegvesen informerte om behovet for avklaring av broas beskaffenhet. Partene er enig om at utbygger ikke kan belastes med kostnadene knyttet til forsterkning av de to aktuelle eksisterende Endring i planen som følge av meklingen Rekkefølgebestemmelsene for området er omformulert slik at de også inneholder et entydig krav om gang- og sykkelsti fra det nye boligområdet på Bankerødkollen til Bratte Bakke og Ødegårdskilen. Bankerødkollen opprettholdes altså som nytt boligområde i planen. Se meklingsresultat fra Møteinnkalling side 5 av 18

6 broene. Påhengt gang- og sykkelvei er en akseptabel løsning for Statens vegvesen. Partene er enig om at man går inn i en prosess frem mot meklingsmote 14. desember I hensikten er å avklare formuleringer for rekkefølgebestemmelser og innhold i områdeplan, slik at innsigelsen kan frafalles. Saken tas opp på meklingsmøte 14. desember 2010, der også fylkeskommunen er til stede. Konklusjoner fra meklingsmøtet 14 desember 2010 Tema for innsigelsen og meklingsresultat 1. Rekkefølgebestemmelse gang- og sykkelvei fra Sand til Rød Det vises til meklingsprotokoll datert 3. desember Kommunen og Statens Vegvesen har kommet frem til et omforent forslag, og innsigelsen trekkes. Omforent forslag fremgår av mail datert 10. desember 2010 som følger vedlagt og er å anse om en del av denne protokoll. 2. Byggesirkler hytter i strandsonen Hvaler kommune og Fylkesmannens miljøvernavdeling går inn en prosess for å fjerne byggesirklene som arealformål i kommuneplanen og erstatte disse med ulike formål innen LNF eller LNF b. Forutsetningen for prosessen er at - Kystsoneplanen for Østfold legges til grunn for prosessen - Kommuneplanens bestemmelser skal ha som målsetning å gi færrest mulig dispensasjonssaker. 3. Område K3 på Dypedal Innsigelsene trekkes forutsatt at detaljplanen innehar følgende bestemmelser: Forbud mot nyetablering av bolig Plasseringen av ny bebyggelse skal ikke være synlig fra sjøen All bebyggelse plasseres på eiendommens platå bak høyden Bebyggelsen skal ikke plasseres nærmere sjøen enn eksisterende bebyggelse Allmennhetens tilgjengelighet til sjøen skal sikres Bebyggelsen skal ikke kunne fradeles eller bruksendres til private hytter Utbygging skal skje skånsomt, slik at terrenginngrep minimeres 4. Byggesirkler i 100-metersbeltet Hollungen på Nordre Sandøy Endring i planen som følge av meklingen Bestemmelsenes punkt 1.3 og punkt 2.6 er endret i henhold til omforent forslag. Bestemmelsene for hytter er omformulert (kap 13 i bestemmelsene). De nye hyttebestemmelsene er i enda større grad enn tidligere differensiert. Bestemmelsene er basert, ikke bare på avstand til sjøen, men også med hensyn til f eks synlighet og friluftsliv. Alle byggesirkler for hytter er fjernet og erstattet av mer eller mindre sammenhengende LNF-bområder (eksisterende spredt fritidsbebyggelse). Noen steder er hytter i strandsonen plassert i rene LNF-områder (slik som 100m-beltet), mens det i andre steder er innført områder for spredt fritidsbebyggelse i 100m-beltet. Totalt er omfanget av antall hytter der det kreves dispensasjonsbehandling for å kunne gjennomføre endringer omtrent uendret. Området for fisketurisme på Dypedal (1-5 utleieenheter knyttet til guidede turer på sjøen) opprettholdes. Føringer for detaljplanen, dvs krav til innhold i bestemmelser, er innarbeidet i kommuneplanen. Rettigheter for bygging av to nye hytter i 100 m- beltet er tatt ut av kommuneplanen. Møteinnkalling side 6 av 18

7 Kommuneplanen endres i samsvar med fremsatt innsigelse. Innsigelsen trekkes. 5. Hagesenter i hensynssone kulturmiljø på Dypedal Kommuneplanen endres i samsvar med innsigelsen. Innsigelsen trekkes. 6. Utbyggingsfordeling 90%-10% Utbyggingsfordeling 90%-10% gjennomføres i Hvaler kommune og innsigelsene trekkes under følgende forutsetninger: Området Håbu endres til LNF. Begrepet "bestemors hager" tas ut byggesirkler for ny bolig tas ut av planen. Utbyggingsmuligheter etter kriterier for så kalte "bestemors hager", skal innenfor 500 meter fra sentrum av grendesenter angis direkte med gårdsog bruksnummer. Vedtatte reguleringsplaner for Bølingshavn, Skjelsbu Vest, Dypedal Brygge, Brente og Ekeberget, anses ikke som spredt boligbygging i første planperiode. Reguleringsplanene Bølingshavn, Dypedal Brygge og Brente, som er vedtatt etter gammel plan- og bygningslov (1985), forutsettes opphevet ved neste kommuneplanrullering, dersom de ikke er realisert. Hagesenteret på Dypedal er tatt ut av planen. Utbyggingsmulighetene på Håbu-Ekevika-Viker er tatt ut av planen. Alle byggesikler for nye boliger ( bestemors hage ) er tatt ut av planen. Gjenstående byggemuligheter nær grendesenter (totalt 9 stk) er listet opp i bestemmelsene. Bestemmelsene er også endre noe for å angi plassering av byggemuligheten til det stedet der byggesirkelen var plassert. Bestemmelser vedrørende de fem reguleringsplanene med unntak fra utbyggingsfordelingskravet er innarbeidet. Vedlegg Samfunnsdelen Arealdelen: Plankart Vestre øyer (ettersendes) Plankart Østre øyer (ettersendes) Plankart for hele kommunen inklusive sjøarealene (ettersendes) Beskrivelse Bestemmelser, med endringsliste Endringsliste for plankartene (ettersendes) KU-skjema Vesterøy (innkomne merknader) KU-skjema Spjærøy (innkomne merknader) KU-skjema Asmaløy (innkomne merknader) KU-skjema Kirkeøy (innkomne merknader) KU-skjema Søndre Sandøy (innkomne merknader) KU-skjema øvrige øyer (innkomne merknader) Innkomne merknader av generell karakter Referater fra meklingsmøter 3 desember 2010 og 14 desember 2010 Innkomne merknader Se vedlegg. Møteinnkalling side 7 av 18

8 Hjemmelsgrunnlag Lov om plan- og byggesaksbehandling (plandelen) Vurdering Meklingsprosessen Administrasjonen er meget fornøyd med hva som ble oppnådd i forbindelsen med meklingen. Alle parter viste stor villighet til å finne gode kompromissløsninger. Kommuneplanen som helhet vil i sin nåværende form danne et godt grunnlag for utviklingen på Hvaler de nærmeste årene. Nytt planforslag Planforslaget slik det foreligger nå er basert på den enigheten som ble oppnådd i meklingen. Det vil ikke være mulig å gjøre noen endringer uten at planen på ny må sendes på høring. Administrasjonen vil derfor spesielt be om at evt behov for endringer utsettes til neste rullering av kommuneplanen. Konklusjoner Rådmannen anbefaler at kommuneplan for Hvaler , bestående av samfunnsdel og arealdel med tilhørende vedlegg, vedtas. UMT innstiller til kommunestyret. Øvrige utvalg og råd oppfordres til å komme med uttalelser. Rådmannens forslag til vedtak I medhold av Lov om plan- og byggesaksbehandling (plandelen) vedtas kommuneplan for Hvaler , bestående av samfunnsdel og arealdel med tilhørende vedlegg. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 8 av 18

9 Hvaler kommune Saksnr 2010/ Økonomiplan og årsbudsjett Doknr 10 Arkivkode 152 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester /11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Utvalget for miljø og teknikk Eldrerådet /11 Økonomisk balanse i eksisterende drift - revurdering av budsjett og økonomiplan Sammendrag Denne saken oppsummerer prosessen med revurdering av budsjett og økonomiplan, Prosessen ble vedtatt av kommunestyret i møte , som del av gjeldende økonomiplan, og i tillegg i kommunestyrets sak 12/11, behandlet i møte Saken konkluderer med forslag til kommunestyret om å øke rammen til seksjon opplæring og kultur, samt forslag til UKPT, UMT og kommunestyret om endelige rammer til deres respektive virksomheter. Rådmannen mener at revideringen av budsjettet avdekker behov for økninger i rammene, sammenlignet med det budsjettet som ble vedtatt i desember Hovedrammene for driften i 2011 ble foreslått, vedtatt, og foreslås nå endret som følger (netto rammer i hele tusen kroner): Seksjon Rådmannens Kommunestyrets Rådmannens opprinnelige forslag vedtak reviderte forslag Sentral stab Opplæring og kultur Helse og sosial Miljø og teknikk Sum fordelt til drift Revideringen av budsjettet viser behov for økte rammer til samtlige seksjoner, men rådmannen anser at situasjonen for seksjon opplæring og kultur er så spesiell at han i denne omgang bare foreslår økt ramme til denne seksjonen. De øvrige seksjonene har mer realistiske muligheter til å kunne holde seg innenfor de rammene som ble gitt av kommunestyret i møte Ny netto ramme for driften av seksjon opplæring og kultur i 2011 foreslås til kr , det vil si en økning med kr , eller 6.1%, sammenlignet med den rammen som ble vedtatt av kommunestyret i desember Dette er kr mindre enn det som seksjonen selv har begrunnet som sitt forslag. Forslaget medfører at kr fordeles til drift i Møteinnkalling side 9 av 18

10 De interne og eksterne (BDO) analysene som er gjort av budsjettbehovet for opplæring og kultur, spesielt skole og barnehager, viser at det økte behovet fra 2010 til 2011 skyldes forhold som vi på kort sikt ikke kan gjøre mye med. For eksempel: bortfall av statstilskudd, helårsvirkning av tilskudd til privat barnehage, kjøp av PP-tjenester fra Fredrikstad kommune, økte utgifter til elever fra Hvaler i andre kommuner, reduserte inntekter fra andre kommuner med elever i Hvaler kommune, bortfall av statstilskudd til undervisning for asylanter, økt elevtall som krever deling i flere grupper, og øket behov for spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder og spesialundervisning i skolen. Enkelt uttrykt så viser de interne og eksterne analysene, etter rådmannens mening, at det ikke finnes romslige budsjetter i våre barnehager og skoler, på tross av at vi sammenlignet med andre kommuner relativt sett bruker mer ressurser i disse virksomhetene. Dette innebærer at det er vanskelig å finne mulighetene for realistiske og forvarlige reduksjoner i budsjettbehovene for barnehager og skoler. Rådmannen foreslår som følge av dette at det iverksettes grundigere undersøkelser av behovet for spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder, behovet for spesialundervisning i grunnskolen, og til tiltak for funksjonshemmede. Dette fordi det særlig er på disse områdene at behovet synes å øke kraftig. Resultatene av slike undersøkelser må gi best mulige svar på om Hvaler kommune har en populasjon, eller andre gitte strukturelle kjennetegn, som gjør at visse kostnader må være høye, eller om det finnes forklaringer som gjør at kostnadene kan reduseres. Siden de analysene som nå er foretatt ikke gir gode nye anvisninger for tildelingen av ramme til seksjon opplæring og kultur, og til virksomhetene i denne seksjonen, har rådmannen i sitt forslag lagt avgjørende vekt på tildeling av ramme til skolene, og mellom skolene, basert på metoden som kalles ARGUS. Metoden baseres på objektive kriterier som sikrer tildeling av rammer, tilsvarende minimum av det skolene trenger for å kunne levere et tilbud som tilfredsstiller lovbestemte krav. Denne metoden er utviklet i Fredrikstad kommune, og den brukes i mange kommuner, herunder også i Hvaler gjennom flere år. Rammene til skolene tar som kjent en stor del av rammen til seksjonen. For å finansiere økte driftsrammer til seksjon opplæring og kultur for 2011, slik at disse kan blir mer realistiske, foreslår rådmannen å øke anslaget på renteinntektene, bruk av tidligere avsatte fondsmidler innen seksjon opplæring og kultur, og bruk av forventet overskudd i kommuneregnskapet for 2010, med ca 2,5 mill kroner. Rådmannen finner det svært bekymringsfullt at vi er nødt til å benytte oppsparte midler allerede i 2011, for å få et budsjett som med tilstrekkelig grad av sannsynlighet kan være realistisk, og lovlig i henhold til kommunelovens bestemmelser om dette. Økonomiplanen viser at vi i resterende del av økonomiplanperioden ( ) forventer et sterkt økende misforhold mellom driftsinntekter og driftsutgifter, slik at vi blir mer avhengig av oppsparte midler. I 2013 vil kommunens oppsparte midler være brukt opp, med de forutsetninger som nå ligger til grunn. Det er følgelig vanskelig å se hvordan vi fra da av skal kunne budsjettere realistisk og lovlig, og levere regnskapet uten underskudd. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok rammene for kommunens utgifter og inntekter, og seksjonenes netto budsjettrammer, i møte Disse rammene inneholdt noen elementer som gjorde at vi var usikre på om kravene i kommuneloven og budsjettforskriftene var oppfylt. Kommunestyret ga derfor sin tilslutning til en revurdering av budsjettet som er omtalt i kapittel i vedtatt budsjett, og senere orientering i egen sak 12/11, behandlet i møte Prosess Rådmannen har nedsatt en gruppe bestående av økonomisjefen, seksjonssjefene og hovedtillitsvalgt for å vurdere alle utgifter og inntekter i kommunebudsjettet. Formålet med dette har vært å redusere utgifter, øke inntekter og eventuelt omfordele økonomiske rammer, for å kunne foreslå et budsjett som med større grad av sikkerhet er lovlig og økonomisk bærekraftig. Gruppen har innkalt nesten alle virksomheter til egne budsjettsamtaler, hvor det er blitt sett kritisk på økonomien, og vurdert hva som kan være strengt nødvendige rammer for hver virksomhet. I tillegg er det blitt benyttet ekstern bistand til å vurdere budsjettbehovet innen seksjon opplæring og kultur. Dette for å kartlegge økonomiske endringer fra 2009 til 2011, og for å finne hovedårsakene til endringene. Møteinnkalling side 10 av 18

11 Det er også blitt igangsatt en idédugnad hvor alle ansatte er blitt invitert til å komme med gode ideer, forslag og kommentarer til tiltak for å forbedre økonomien. Oppsummering av budsjettsamtaler med virksomhetene For seksjon miljø og teknikk mener rådmannen at budsjettrammene er realistiske, men så stramme at handlingsrommet i alle virksomheter reduseres. Ledige stillinger vil så langt det er mulig bli holdt ledige, og avviklingen av ferie vil i større grad bli styrt innenfor lovens minimumskrav. Budsjettreduksjonen for seksjon miljø og teknikk, som ble vedtatt av kommunestyret i desember 2010, fører til at aktivitet som ikke er finansiert med gebyrer må reduseres ytterligere. Selvkost-fondene i virksomhet plan og miljø er i det alt vesentlige brukt opp i 2010, og administrasjonen vil derfor så snart som mulig fremme forslag om økninger i plan- og byggesaksgebyrene. Seksjonens muligheter til å justere sine inntekter, gir større anledning til å planlegge handlingsrommet, enn det som er tilfelle i de andre seksjonene. For seksjon helse og sosial er hovedinntrykket det samme som for seksjon miljø og teknikk. Budsjettrammene for 2011 vurderes som svært nøkterne. Dette underbygges også av data fra sammenlignbare kommuner som finnes hos SSB, og KS sitt effektiviseringsnettverk. For sentral stab viser gjennomgangen at rammene er meget stramme. Utgiftene til valgavvikling og overformynderi er underfinansiert. Med den budsjettreduksjonen som kommunestyret vedtok i desember, er sentral stab avskåret fra å sette inn vikar ved langtidsfravær. Dette gir en viss mulighet til å kunne holde utgiftene innenfor rammene for 2011, men fører til utsettelser, forsinkelser og svakere kvalitet i saker og prosesser. Arbeidsbelastningen blir som følge av dette for høy. Budsjettrammene og behovene i seksjon opplæring og kultur er svært komplisert å vurdere. Barn med spesielle behov i barnehagene trenger store ressurser, skolene har utfordringer med vedtak og organisering av spesialundervisning, organisering av undervisning for flyktninger, og kompensasjon for lønns- og prisutvikling. Barnehagene har tidligere fått øremerket statlige tilskudd, som nå er blitt en del av statens rammetilskudd til kommunene. Samtidig har kommunen fått en ny privat barnehage, med helårsvirkning. Det har vært vanskelig å beregne de faktiske økonomiske virkningene av dette, Blant annet fordi statlige regler for beregningen av kommunenes tilskudd til barnehagene ble sterkt forsinket, i tillegg til at reglene også er uklare. Overkapasitet i totalt antall plasser i barnehagene har gjort det nødvendig å vurdere nedbemanning fra høsten 2011, med om lag 2.7 årsverk. Rådmannen mener at gjeldende budsjettramme for seksjon opplæring og kultur ikke er realistisk for 2011, og foreslår derfor at denne økes med kr , eller 6.1%, sammenlignet med den rammen som ble vedtatt av kommunestyret i desember Dette er kr mindre enn det som seksjonen selv har begrunnet som sitt forslag. Samtidig foreslår rådmannen at det iverksettes grundigere undersøkelser av behovet for spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder, behovet for spesialundervisning i grunnskolen, og til tiltak for funksjonshemmede. Dette fordi det særlig er på disse områdene at behovet synes å øke kraftig. Budsjettbehov i seksjon Opplæring og kultur Flere forhold har komplisert vurderingen av budsjettbehovene innen seksjon opplæring og kultur. I tillegg til kommunens egen kompetanse og kapasitet, er det innhentet ekstern bistand fra konsulent- og revisjonsfirmaet BDO. BDO har bidratt i å vurdere budsjettbehovet, kartlegge endringer over årsrekker, samt verifisere kommunens beregning av kommunalt tilskudd til privat barnehage. Det er også blitt levert en analyse av budsjettbehovet i 2011 for skolene og barnehagene, basert på sammenligning med andre kommuner. Bidraget fra BDO er dokumentert i to delrapporter, hvor hovedtrekkene gjengis i dette saksframlegget. Av praktiske grunner sendes ikke rapportene ut som papirvedlegg til denne saken, men rapportene kan fås elektronisk eller på papir ved henvendelse til formannskapets sekretær. Det samme gjelder et internt notat fra virksomhetsleder Svein Syversen, ved Hvaler oppvekst- og kultursenter. BDO gir i hovedsak tilslutning til det budsjettbehovet som seksjon opplæring og kultur har beregnet. Denne tilslutningen bygger imidlertid på at man i stor grad tar for gitt det underliggende behovet for tjenester, og måten denne tjenesteproduksjonen er organisert på. Herunder det skjønnet som tildelingen av rettigheter bygger på. Bruken av metoden ARGUS, viser et budsjettbehov for skolene som i det vesentligste er sammenfallende med de konklusjoner som BDO gir, og som seksjonen selv også fremhever. Møteinnkalling side 11 av 18

12 Delrapport 2 fra BDO viser i kapittel 3 at seksjonens nettoutgifter øker med om lag 26 mill kroner sammenlignet med regnskapstall for 2010, hvor seksjonen leverte et regnskapsresultat på 49,1 mill kroner. Hovedårsakene til økningen i seksjonens nettoutgifter på 26 mill kroner er: Bortfall av statstilskudd og øremerkede tilskudd til barnehagene 19 mill kr Økt tilskudd til privat barnehage 2,7 mill kr. Kjøp av PP-tjeneste fra Fredrikstad kommune 1,4 mill kr Etablering av skoletilbud for flyktninger 1,6 mill kr. Utvidelse til 2 klasser for første trinn ved Floren skole Økt behov for spesialundervisning Øvrige forklaringer er reduksjon i overføringer til private, mindre lønnsrefusjoner enn i 2010, samt øvrige endringer i budsjettet for Ser man i tallgrunnlaget for budsjettbehovet kan man vise til at hoveddelen av økning i budsjettbehov kan tilskrives barnehagene, mens økningen innen skolene utgjør samlet rundt prosent i forhold til både regnskap og budsjett for I det følgende presenteres funn fra budsjettrevideringen innen barnehagene og deretter fra skolene. Barnehagene Ny gjennomgang av budsjettet har blant annet vist at seksjonen i utgangspunktet burde ha blitt tildelt ca 1,35 mill kroner mer av kommunens rammetilskudd enn hva som ble foreslått i budsjettprosessen før jul. Årsaken til det er at nyere beregninger fra Kommunenes Sentralforbund viser at en større del av rammetilskuddet for 2011 kan henføres til barnehagene totalt kroner. Rapporten fra BDO har beregnet dette beløpet til 19,8 mill kroner, men har da ikke anslått effekten av alle fordelingsvirkninger for kommunen på samme måte som KS har gjort. I tillegg vil rådmannen informere om at påstanden som fremkommer i kap 2.2 i vedtatt økonomiplan, om nedgang i inntektsnivået som en følge av ny delkostnadsnøkkel for barnehagene, ikke medfører riktighet. Forutsetningene man la til grunn om hvilket nivå Hvaler kommune lå på - før ny delkostnadsnøkkel for barnehagene ble tatt i bruk - var feilaktige. Administrasjonen legger nå til grunn at inntektsnivået for barnehagene i Hvaler kommune er blitt opprettholdt på minst samme nivå fra 2010 til Et viktig forhold som påvirker budsjettbehovet innen barnehagene er utnyttelsen av antallet plasser, slik det fremgår av følgende tabell: Vår 2011 Høst 2011 under 3 over 3 under 3 over 3 under 3 over 3 under 3 over 3 under 3 over 3 kommunale barnehager Private bh totalt Tabellen viser at samlet antall barn i barnehager synker fra 2010 til 2011, og i særlig grad fra vår 2011 til høst 2011 (9 barn). Hele reduksjonen i antallet barn kommer i de kommunale barnehagene, fra 180 i 2009 til forventet 140 høsten Antallet barn i den private barnehagen øker fra 37 ved oppstarten i august i 2010 til forventet 50 høsten Fra 2010 fikk barn plass i barnehagene også utover opptak i februar. Forventet antall barn i de kommunale barnehagene høsten 2011, tilsier at antallet ansatte kunne reduseres med 2.7 årsverk. Senere i dette saksfremlegget blir det drøftet hvordan denne overtalligheten kan håndteres. Øvrige funn innen barnehagene, er at Hvaler kommune prioriterer området høyere enn sammenlignbare kommuner i Østfold. Vi har høyere netto driftsutgifter, men noenlunde samme nivå på brutto driftsutgifter per barn sammenlignet med andre kommuner. Vi er mer produktive enn sammenlignbare kommuner når det gjelder antall oppholdstimer per årsverk i barnehagene. Hvaler kommune bruker imidlertid store ressurser på barn som trenger ekstra ressurser. Avviket mellom Hvaler og sammenlignbare kommuner er av en slik karakter at rådmannen vil foreslå en grundigere undersøkelse av årsakene til dette. Dette som grunnlag for kvalifiserte beslutninger om hva som kan gjøres. Møteinnkalling side 12 av 18

13 Etter at BDO utførte sine analyser er det publisert foreløpige KOSTRA-tall fra driftsåret Disse viser en fortsatt sterk vekst i netto driftsutgifter til barnhagene, samt at Hvaler som følge av dette har det høyeste utgiftsnivået i forhold til sammenlignbare kommuner. Foreløpige KOSTRA-tall for 2010 viser for øvrig nedgang i utgiftene til barn som trenger ekstra ressurser i 2010, selv om Hvaler fortsatt ligger høyest i kommunegruppen. Reduserte utgifter til barn med spesielle behov i barnehagene kan være en forklaring på økningen i behovet for spesialundervisning i skolene. Skolene Analysene av skolene som er foretatt av BDO viser et relativt høyt kostnadsnivå i forhold til sammenlignbare kommuner i fylket og kommunegruppe 1 som SSB har plassert Hvaler sammen med. Indikatoren netto driftsutgifter til grunnskole per innbygger 6-15 år har økt med 33 prosent i perioden , og ligger høyest i 2009 av referansekommunene. Noe av utgiftsnivået i 2009 skyldes at Hvaler kommune prioriterte en større andel av regjeringens tiltakspakke rettet mot skolene, enn hva andre kommuner gjorde. Andre trekk i datagrunnlaget fra BDO for perioden er at andel elever som får spesialundervisning holder seg stabilt, og er stort sett lavere enn referansekommunene. Selv om Hvaler kommune ikke har spesielt stor andel elever som får spesialundervisning, brukes likevel et relativt høyere antall timer til dette i prosent av antall lærertimer, i forhold til sammenliknings-kommunene. Ressursbruken til spesialundervisning kan vanskelig måles på annen måte enn ved bruken av lærertimer. Foreløpige KOSTRA-tall for driftsåret 2010, som ikke er innarbeidet i BDO-rapportene, viser sterk økning også i andelen elever som mottok spesialundervisning. Det er således et sikkert funn at Hvaler kommune bruker vesentlig større ressurser til spesialundervisning enn sammenlikningskommunene. Dette er grunnen til at rådmannen, som nevnt flere steder i denne saksfremstillingen, foreslår en grundigere utredning av mulige årsaker til dette. Elever per årsverk i grunnskolen holder seg stabilt og man har en liten økning i gjennomsnittlig gruppestørrelse i perioden. Dette er et forhold som sammen med andre forhold kan være en indikasjon på at det ikke vil være veldig store gevinster å hente ved en ytterligere endring av skolestrukturen i Hvaler kommune. Nærmere vurderinger av dette vil bli gjort i den utredningen om skolestrukturen som nå er under planlegging. BDO-rapportene konstaterer at skolene i Hvaler kommune bruker en vesentlig mindre andel av undervisningstiden til ordinær undervisning, i forhold til sammenlikningskommunene. Dette kan misforstås dit hen at Hvaler kommune bruker en mindre del av lærernes arbeidstid til undervisning, enn andre kommuner. Det riktige er at Hvaler kommune bruker omtrent like stor andel av lærernes arbeidstid til undervisning som andre kommuner, men i Hvaler brukes en større andel av lærernes arbeidstid til annen undervisning enn ordinær undervisning. Årsaken har sammenheng med det særskilte behovet for spesialundervisning i Hvaler kommune. Dette og andre forhold forklares nærmere i et notat fra virksomhetsleder Svein Syversen ved Hvaler oppvekst- og kultursenter som ligger i sakens dokumenter. I september 2009 kom det en ny veileder for spesialundervisning. Det ser ut som om veilederen er med på å øke behovet for flere timer til organisering. Det er gjort avtaler om at PPT Fredrikstad skal gå inn sammen med de ansatte på skolene for å se på organiseringen av det spesialpedagogiske tilbudet for høsten Dette arbeidet vil bli gjennomført i april/mai. Resultatet skal brukes som en del av grunnlag for timeplanlegging for høsten. Foreløpige KOSTRA-tall for driftsåret 2010, som ikke er innarbeidet i BDO-rapportene, viser fortsatt relativt sterk økning i kommunens netto driftsutgifter til grunnskolen, pr innbygger 6-15 år, men veksten er mindre enn gjennomsnittet for kommunegruppe 1, og Våler kommune som vi ofte sammenlikner oss med. Innspill fra idédugnad Invitasjonen til idedugnad ble lagt på Hvalnett, og i tillegg ved oppslag på arbeidsplassene. Rådmannen mottok 19 innspill, fra enkeltpersoner og grupper av ansatte. Innholdet i innspillene dreier seg om et stort spekter av forslag og spørsmål. Mange av innspillene vil utvilsomt kunne føre til forbedringer av økonomi, kvalitet og arbeidsmiljø. Et interessant og positivt trekk ved flere av innspillene er at de dreier seg om forhold i andre deler av kommunens virksomhet, enn der hvor innspillene kommer fra. Møteinnkalling side 13 av 18

14 I saksdokumentene ligger en oversikt over innspillene, som også gir foreløpige indikasjoner på hvordan disse vil bli fulgt opp. Spesielt om investeringer Ved kommunestyrets behandling av budsjett og økonomiplan for , i møte , ble det bestemt at administrasjonen skulle komme tilbake med et bedre beslutningsgrunnlag for de investeringstiltakene som ikke ble tatt hensyn til i budsjettbehandlingen. Investeringstiltakene, totalt 14 stk, ble oppsummert i tabell 3 i kap i økonomiplan dokumentet, og kommer altså i tillegg til de investeringene som ble vedtatt av kommunestyret. Av disse 14 som skulle ses nærmere på, fremmes ikke ny hovedvannledning til Hvaler, tilbygg rådhuset og anlegg for septik-tømming som forslag til nye investeringstiltak. Det er fortsatt for stor usikkerhet rundt flere av forutsetningene for en investering i ny hovedvannledning, til at denne fremmes i denne omgang. Et tilbygg til rådhuset kan ikke realiseres innen nåværende økonomiske rammer for Hvaler kommune. Anlegg for septik-tømming er blitt fullfinansiert og kan realiseres uten ytterligere låneopptak. De to investeringstiltakene plan for havneutvikling og oppgradering av Nordgårdsbrygga foreslås skjøvet til budsjettår 2012 og vi kommer tilbake til disse i budsjettbehandlingen for Investeringen revidert prosjektplan for Utgårdskilen med kroner i 2011, foreslås fjernet i denne budsjettrevideringen. Dette på bakgrunn av kommunestyrets vedtak 6. januar 2011 hvor rådmannen skulle utarbeide alternativ reguleringsplan for Utgårdskilen og vedtak 17. februar 2011 hvor denne planen ikke ble prioritert i kommunens planstrategi. Østerhaug boliger for funksjonshemmede Kommunens boliger på Oladammen er lite hensiktsmessig til dagens drift. På bakgrunn av dette besluttet formannskapet i 2010 å kjøpe en 11 måls tomt på Østerhaug, Skjærhalden. Beregnet behov for antall boliger og avlastningsplasser frem til 2030 ut i fra befolkningsgrunnlag, utgjør 6 avlastningsplasser og 10 boliger. I tillegg må man ha en personalbase, fellesarealer og ferdigstille utearealene. Grovt kostnadsestimat er nesten 35 mill kroner og man kan forvente å få ca 12 mill kroner i tilskudd fra Husbanken, kommunens lånebehov vil da utgjøre nesten 23 mill kroner. Det er ikke beregnet inntekter ved et eventuelt salg av boliger på Oladammen. Denne investeringen foreslås foreløpig ikke igangsatt da den ikke lar seg realisere innen nåværende økonomiske rammer. Ventilasjonsanlegg - ungdomsskolen Kommunestyret fattet i møte i sak 12/11 vedtak om at administrasjonen skulle inkludere investeringer til ventilasjonsanlegg for Hvaler ungdomsskole i investeringene for Dette har sammenheng med inneklima målinger som viser for høye verdier av CO2 i forhold til anbefalte normer. Skolen ble bygget for 24 år siden og var beregnet på et visst antall personekvivalenter for barneskole. I dag er det flere elever, og eldre elever som bruker disse rommene og luftkvaliteten blir med det dårligere. I investeringsposten Investeringer skole/barnehage i påvente av skolebruksplan på 2 mil i 2011, er det beregnet hva slags tiltak som bør utføres umiddelbart og hvilke som kan avvente inntil et langsiktig beslutningsgrunnlag foreligger, i form av en skolebruksplan. Denne summen inkluderer utskifting av opptil 4 ventilasjonsaggregat. Styrket kapasitet på aggregatene forventes å gi tilfredsstillende effekt, men skolen må samtidig også vurdere lengde på undervisningstimene (pause/luftefrekvens), samt gruppestørrelse. Investeringspost Hvaler ungdomsskole paviljong gir også ungdomsskolen mer plass (2 undervisningsrom) og dermed bedre grunnlag for å være fleksible på gruppestørrelse. Paviljongløsning er også ment midlertidig, i påvente av skolebruksplan og gjennomføring av investeringer knyttet til denne. Summen av tiltak aggregater, 2 nye rom og vurdering av timeorganiseringen vil bringe skolen innenfor akseptable verdier i forhold til forskrift om miljørettet helsevern, arbeidsmiljøloven og opplæringslovens 9a. Det vil ihht forskrift bli foretatt nye inneklima målinger for å kunne dokumentere at tiltakene har hatt tilfredsstillende virkning. Det vises til vedlegg 2 for nærmere beskrivelse av de enkelte investeringene som fremmes ved denne budsjettrevideringen. Summen av de endringene i investeringene som foreslås innarbeidet i økonomiplanen er sammenholdt i følgende tabell: Sum investeringsbehov: Møteinnkalling side 14 av 18

15 Kommunestyrets vedtak Foreslått investeringsbehov april Sum lånebehov: Kommunestyrets vedtak Foreslått lånebehov april Alle tall i hele tusen. Størrelsene på forslag til låneopptak for 2011 og 2012, tilsvarer omtrent hva vi betaler i årlige avdrag på vår gjeldsbyrde. Det vil si at i dette forslaget til investeringsbudsjett så vil vår gjeldsbyrde ikke øke i kommende økonomiplanperiode. Dette også i tråd med retningsgivende handlingsregel som kommunestyret ga sin tilslutning til i forrige økonomiplan og som skulle gjelde så lenge kommunens økonomi er så utfordrende som nå. Vedlegg (herunder ikke utsendte) Av praktiske grunner sendes rapportene fra BDO ikke ut som kopierte papirvedlegg til denne saken. Rapportene kan fås tilsendt elektronisk eller på papir, ved henvendelse til formannskapssekretæren, og de ligger i mappe som del av alle sakens dokumenter. Det samme gjelder et internt notat fra virksomhetsleder Svein Syversen, ved Hvaler oppvekst- og kultursenter, datert De dokumentene som har særlig relevans for saken, men som ikke kopieres og sendes ut er således følgende: Rapportene fra BDO er: Rapport fra BDO, Kvalitetskontroll av budsjett for 2011 Opplæring og kultur, datert Oslo Rapport del 2 fra BDO Analyse av budsjettbehovet 2011 for skolene og barnehagene i Hvaler kommune basert på sammenligning med andre kommuner og utvikling over tid i egen kommune, datert Internt notat fra virksomhetsleder Svein Syversen, ved Hvaler oppvekst- og kultursenter, datert , om ressurssituasjonen ved Hvaler Ungdomsskole. Følgende dokumenter sendes ut vedlagt i papir til saken: Vedlegg 1, oversikt investeringsbudsjett Hvaler kommune Vedlegg 2, nærmere beskrivelse av de foreslåtte investeringstiltakene Vedlegg 3, oversikt driftsbudsjett Hvaler kommune. Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens 44, 45, 46 og 47 om økonomiplan og årsbudsjett Kommunestyrets vedtak i møte , sak 84/10, om økonomiplan og årsbudsjett Kommunestyrets vedtak i møte , sak 12/11, om revurdering av budsjett og økonomiplan ny prosess. Reglement for delegering av oppgaver og myndighet fra kommunestyret. Vurdering Rådmannen ser det som svært bekymringsfullt at kommunens samlede utgifter ikke samsvarer med samlede inntekter for inneværende budsjettår, og resten av økonomiplanperioden. Som omtalt i vedtatt økonomiplan er Hvaler kommune avhengig av finansiere driften med oppsparte midler fra og med 2012, og til disse er oppbrukt i Budsjettrevideringen har avdekket at behovet for bruk av oppsparte midler inntreffer allerede for inneværende år, i et bekymringsfullt omfang. Møteinnkalling side 15 av 18

16 I budsjettrevideringen har rådmannen også vurdert eventuelle justeringer av budsjetterte frie inntekter, skatt og rammetilskudd for De allerede budsjetterte inntektene er høyere enn det som fremgår i statsbudsjettet, og rådmannen finner det ikke tilrådelig på et så tidlig tidspunkt av året å foreslå endringer. Dette på tross av at vi hittil i år har sett en tendens til at skatteinntektene kan bli høyere enn budsjettert. Det fremgår tidligere i saksfremstillingen at redusert antall barn i kommunale barnehager fra høsten 2011 tilsier at antallet ansatte reduseres med 2.7 årsverk. Rådmannen tar i første omgang sikte på at kostnadene knyttet til disse årsverkene flyttes fra barnehagene, og inn i seksjonssjefens administrative budsjettramme. Kostnadene og årsverkene vil i så fall bli brukt som en ressurs innen alle tjenesteområder i kommunen, til utførelse av vikariater og andre liknende oppdrag som det allerede finnes finansiering for. I praksis innebærer dette at kommunens utgifter til kommunale barnehager kan reduseres med kr i 2011 (kostnaden ved 2.7 årsverk i 5/12 år). Hvaler kommune har høye relative kostnader til spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder, spesialundervisning i grunnskolen, og til tiltak funksjonshemmede (særlig unge). For å finne forklaringer på dette foreslår rådmannen å gjennomføre en grundig analyse av blant annet følgende: Hvor høye relative kostnader har Hvaler kommune til de nevnte tjenesteområdene, sammenlignet med andre kommuner? Utnytter Hvaler kommune statlige finansieringsordninger for særskilt ressurskrevende brukere på en god nok måte? Hvordan er vår faglige skjønnsutøvelse ved tideling av rettigheter til de nevnte brukergruppene, sammenlignet med andre kommuner, statlige retningslinjer og faglige standarder? Er det i kommunens befolkning en overrepresentasjon av behov innenfor de nevnte tjenesteområdene, og hva er i så fall årsakene til dette? Resultatene av en slik grundig analyse vil forhåpentlig gi svar på om Hvaler kommune må legge til grunn et fortsatt høyt kostnadsnivå innenfor de nevnte tjenesteområdene, eller om disse kostnadene kan reduseres. Dette har vært viktige, men uløste spørsmål helt fra kostnadene på disse tjenesteområdene begynte å øke sterkt i Hvaler kommune på midten av 1990-tallet. Deler av disse kostnadene gikk ned i perioden , men viser nå en sterk økende tendens igjen. Nevnte grundige analyse vil være faglig svært krevende å gjennomføre og det må kjøpes ekstern bistand i dette arbeidet. Rådmannen foreslår at det bevilges kr til gjennomføring av en slik analyse. Resultatene må foreligge i god tid før budsjettarbeidet for 2012 og kommende økonomiplanperiode starter. Analysene forventes å gi et mye bedre beslutningsgrunnlag for hvordan de økonomiske rammene kan settes for de aktuelle tjenesteområdene i budsjettet for 2012, og senere år. Siden de analysene som nå er foretatt ikke gir gode nye anvisninger for tildelingen av ramme til seksjon opplæring og kultur, og til virksomhetene i denne seksjonen, har rådmannen i sitt forslag lagt vekt på tildeling av ramme til skolene, og mellom skolene, basert på metoden som kalles ARGUS. Metoden baseres på objektive kriterier som sikrer tildeling av rammer, tilsvarende minimum av det skolene trenger for å kunne levere et tilbud som tilfredsstiller lovbestemte krav. Denne metoden er utviklet i Fredrikstad kommune, og den brukes i mange kommuner, herunder også i Hvaler gjennom flere år. Rammene til skolene tar som kjent en stor del av rammen til seksjonen. Ny netto ramme for driften av seksjon opplæring og kultur i 2011 foreslås til kr , det vil si en økning med kr , eller 6.1%, sammenlignet med den rammen som ble vedtatt av kommunestyret i desember Dette er kr mindre enn det som seksjonen selv har begrunnet som sitt forslag. Rådmannen mener at behovet for økt budsjettramme er godt begrunnet i lovbestemte endringer i aktiviteten, og endringer i ordningene for finansiering. Økningen av budsjettet fører verken til romsligere budsjetter eller, eller vesentlig øket kvalitet. Kroner av økningen av budsjettrammen til opplæring og kultur, kan som nevnt i saksfremstillingen tilskrives tidligere feil beregning av virkningene av omleggingen fra øremerking til rammetilskudd til driften av barnehagene. For å finansiere økte driftsrammer til seksjon opplæring og kultur for 2011, slik at disse kan blir mer realistiske, foreslår rådmannen å øke anslaget på renteinntektene, bruk av tidligere avsatte fondsmidler innen seksjon opplæring og kultur, og bruk av forventet overskudd i kommuneregnskapet for 2010, med ca 2,5 mill kroner. Møteinnkalling side 16 av 18

17 Det er også blitt vurdert å omfordele midler fra andre seksjoner og sentral stab, til opplæring og kultur. Budsjettrevideringen har imidlertid vist at alle seksjonene har budsjettrammer som er svært knappe. På nåværende tidspunkt finner rådmannen det derfor ikke tilrådelig å redusere de økonomiske rammene for noen seksjoner. Rådmannen har videre vurdert ansettelses- og innkjøpsstopp som tiltak for å bedre økonomien. Konklusjonen er foreløpig at mål- og rammestyringen, med videreføring av over- og underskudd, bør brukes som et enda strengere virkemiddel for å bedre økonomien. Ansettelses- og innkjøpsstopp er virkemidler som ikke nødvendigvis virker etter hensikten, når de skal kombineres med de styringsprinsippene som kommunen allerede praktiserer. For å forsterke gjeldende styringsprinsipper er rådmannen allerede i gang med å revurdere fordelingen av de individuelle fullmaktene som er gitt i reglementet for delegering fra rådmannen. I henhold til delegeringsreglementet skal kommunestyret fastsette seksjonenes netto økonomiske rammer og hovedmål. Kommunestyret har delegert til utvalgene å fordele denne rammen til de respektive virksomhetene. Utvalgene skulle dermed ha vedtatt virksomhetsrammer i etterkant av kommunestyrets møte 7. april. Rådmannen vil likevel anmode utvalgene om å fastsette virksomhetsrammene på sine møter allerede i mars måned, men med forbehold om at rammene til seksjonene blir vedtatt som foreslått, i kommunestyrets møte i april. Dette av hensyn til kommende tertialrapportering pr Dette betyr i praksis at UMT, UKPT og formannskapet anbefales å gjøre vedtak i møtene 23. og 24. mars, om rammene til sine respektive virksomheter, men med forbehold om kommunestyrets vedtak om rammene til seksjonene i møte 7. april Formannskapet anbefales i tillegg å gi innstilling til kommunestyret om rammene til seksjonene og om finansieringen av disse rammene, i kraft av sin særskilte myndighet i kommuneloven Alle andre utvalg som har denne saken til behandling, kan avgi uttalelse til utvalgene, formannskapet og kommunestyret, hvis utvalget ønsker å gjøre det. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen foreslår at utvalget for kultur og personrettede tjenester gjør slikt vedtak: 1. Seksjonen Opplæring og kulturs netto driftsramme for 2011 på kroner fordeles slik til de tilhørende virksomheter, alle tall i hele tusen: o Administrasjon og PPT med kr o Virksomhet Asmaløy barnehage med kr o Virksomhet Brekke barnehage med kr o Virksomhet Hauge barnehage med kr o Virksomhet Hvaler oppvekst og kultursenter med kr o Virksomhet Floren skole med kr o Virksomhet Åttekanten skole med kr Seksjonen Helse og sosials netto driftsramme for 2011 på kroner fordeles slik til de tilhørende virksomheter, alle tall i hele tusen: o Administrasjon med kr o Virksomhet Barn, unge og voksne med kr o Virksomhet Lege og fysioterapi med kr o Virksomhet Omsorgstjenesten med kr o Virksomhet Tiltak for funksjonshemmede med kr o Virksomhet Boliger med kr. 62 o Virksomhet NAV med kr o Virksomhet Barnevern med kr Møteinnkalling side 17 av 18

18 Rådmannen foreslår at utvalget for miljø og teknikk gjør slikt vedtak: 1. Seksjonen Miljø og teknikks netto driftsramme for 2011 på kroner fordeles slik til de tilhørende virksomheter, alle tall i hele tusen: o Virksomhet Plan og miljø med kr o Virksomhet Kommunal Teknikk med kr o Virksomhet Havn med kr. 50 o Administrasjon og brannsamarbeidsavtale med kr Rådmannen foreslår at formannskap gjør slikt vedtak: 1. Sentral stabs budsjettramme for 2011 fastsettes til kroner. Rådmannen foreslår at formannskapet avgir følgende innstilling til kommunestyret: 1. Seksjonsrammen for Opplæring og kultur oppjusteres med kroner, slik at netto budsjettramme økes fra til kroner. 2. Økt seksjonsramme dekkes ved at a. Renteinntektene oppjusteres med kroner b. Mva-kompensasjon fra investeringene oppjusteres med kroner c. Overføring fra drift til investeringsbudsjettet økes med kroner d. Finanskostnadene oppjusteres med kroner e. Bruk av årsoverskudd fra 2010 med kroner f. Tidligere avsetning til disposisjonsfond, salderes med kroner 3. Rammene for investeringer og finansiering av disse fastsettes i samsvar med vedlegg Rådmannen foreslår at det bevilges kroner til en analyse for å finne årsaker til omfanget av spesialpedagogisk hjelp før skolepliktig alder,- spesialundervisning i grunnskolen og om det er mulig å redusere våre høye kostnader innen dette området. Utgiftene til analysen foreslås dekket av disposisjonsfondet som reduseres fra til kroner. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 18 av 18