Formannskapet. Møteinnkalling

Transkript

1 Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 39/07 Spørsmål til ordføreren PS 40/07 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 41/07 Søknad om ettergodtgjøring PS 42/07 Rådmannens plan- og budsjettrundskriv PS 43/07 Noen regler om saksbehandling (Saken legges frem på møtet) Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Folkevalgtopplæring onsdag 21. Og torsdag 22. november. Arne Øren kommer til formannskapets møte denne dagen, slik at han kan forberede arrangementet sammen med formannskapet. Møteinnkalling side 1 av 9

2 PS 39/07 Spørsmål til ordføreren Møteinnkalling side 2 av 9

3 PS 40/07 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 3 av 9

4 Saksnr 2007/ Ettergodtgjøring i 3 måneder Arkivkode 082 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /07 Søknad om ettergodtgjøring Sammendrag Sake er så vidt kortfattet at særskilt sammendrag anses unødvendig. Saksopplysninger Tidligere ordfører Paul Henriksen søker i e-post datert om ettergodtgjøring i 3 måneder. Søknaden henviser til reglement til folkevalgte i Hvaler kommune, pkt 1, samt til tidligere praksis. Vedlegg Søknad om ettergodtgjøring fra Paul Henriksen datert Innkomne merknader Ikke aktuelt i denne saken. Hjemmelsgrunnlag Reglement for og satser for godtgjørelser, lønn og utgiftsdekning for politisk valgte i Hvaler kommune, pkt 1, vedtatt i Kommunestyret sak 73/05 i møte Vurdering Reglementet gir formannskapet hjemmel for å innvilge ettergodtgjøring for inntil 3 måneder. Slikt krav må eventuelt fremmes innen 1 måned etter konstituering av nytt kommunestyre. Paul Henriksen har hatt permisjon fra uspesifisert stilling i Norsk Folkehjelp. Han har fått tilbud om stilling på samme nivå som tidligere, men med tjenestested i Kongsvinger. Hjemmelen for ettergodtgjøring åpner for skjønn, og gir lite anvisning for hvordan skjønnet skal utøves. Med bakgrunn i tidligere praksis legger rådmannen til grunn at ettergodtgjørelse i alle fall bør innvilges i de tilfeller hvor avgående ordfører ikke kan gå direkte tilbake til den stillingen/næringsvirksomheten som vedkommende forlit når han ble valgt til ordfører. Søknaden fra Paul Henriksen foreslås derfor innvilget. Han forlot en stilling ved Veum asylmottak i Fredrikstad og er nå tilbudt en liknende stilling i Kongsvinger. Dette innebærer at han ikke kan direkte tilbake til den stillingen han forlot når han ble ordfører. Godtgjøring og sosiale utgifter utgjør per måned ca kr Den økonomiske inndekningen fortas som følger: Art 71000, tjeneste 1125, Rådmannen belastes med kr ,-. (Sykepengerefusjon) Art 71000, tjeneste 1174 Servicetorget belastes med kr ,-. (Vakant stilling, service og utviklingssjefen) Art 71000, tjeneste 1199 Tilleggsbevilgninger belastes med ,-. Møteinnkalling side 4 av 9

5 Konklusjoner Se forslag til vedtak. Rådmannens forslag til vedtak 1. I henhold til kommunens reglement for godtgjøring til folkevalgte innvilges tidligere ordfører Paul Henriksen ettergodtgjøring fra det tidspunktet han fratrådte som ordfører, til og med Ettergodtgjøringen er den samme som den godtgjøring han hadde ved fratredelsen. 2. Den økonomiske dekningen foretas i art og tjenester som det framkommer i saksframlegget. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 5 av 9

6 Saksnr 2007/ Rådmannens plan- og budsjettrundskriv Arkivkode 150 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /07 Utvalget for kultur og personrettede tjenester Utvalget for miljø og teknikk Kommunestyret Rådmannens plan- og budsjettrundskriv Sammendrag I denne saken orienterer rådmannen om de retningslinjene og rammene som er gitt til avdelinger, virksomheter, seksjoner og staben i forbindelse med arbeidet med økonomiplan og budsjett Rammene og retningslinjene er basert på de anbefalingene om økonomiske forbedringer som fremgår av analysene fra AGENDA Utredning & Utvikling AS og som formannskapet og utvalgslederne har vært enige om. I tillegg har rådmannen innarbeidet inndekning av forventet underskudd for 2007 til inndekning i budsjettet for Dette for å bidra til å unngå at Hvaler kommune blir ført inn igjen i ROBEK-registeret. Kommunens økonomiske utfordringer blir meget kompliserte de nærmeste årene, når kommunen både skal gjennomføre økonomiske forbedringer, samtidig som vi skal inndekke underskudd som akkumuleres i Rådmannen vil i månedsskiftet oktober/november legge frem et samlet forslag til økonomiplan og budsjett som vil vise på hvilken måte vi kan nå målsettingene i det vedlagte rundskrivet og vedlagte utkast til hovedoversikt. Denne saken er også skrevet med henblikk på det behovet for informasjon som særlig de nye folkevalgte har. Saksopplysninger Prosessen I henhold til kommunens årshjul skal de politiske organene før sommerferien hvert år behandle rådmannens utkast til plan- og budsjettrundskriv for påfølgende økonomiplan (fireårig) og årsbudsjett for neste år. (Årshjulet er en oversikt over rekkefølgen av de aktiviteter, politisk og administrativt, som har tilknytning til kommunens løpende arbeid med planlegging, styring og rapportering). Plan- og budsjettrundskrivet er den viktigste planleggingsfullmakten/instruksen som gis fra kommunens øverste ledelse til avdelingsledere, virksomhetsledere og seksjoner. Rundskrivet inneholder blant annet de økonomiske rammene for kommunen, seksjonene og virksomhetene som aktiviteten må holdes innenfor. Normalt skal plan- og budsjettrundskrivet vedtas endelig av kommunestyret, slik at administrasjonen fra og med juli hvert år kan starte sitt arbeid med økonomiplan og budsjett for påfølgende periode i henhold til rundskrivet. Dette med sikte på å legge frem endelig forslag medio oktober hvert år, for politisk behandling i november og desember. I 2007 har formannskapet akseptert et unntak fra den fremdriften som er bestemt i årshjulet. Unntaket har sammenheng med at vi i juni/juli/august skulle gjennomføre en omfattende økonomisk analyse av kommunens virksomhet som bestemt av kommunestyret i forbindelse med budsjettvedtaket for 2007 i desember Det var lite hensiktsmessig å vedta et plan- og budsjettrundskriv i juni, når vi i august forventet en økonomisk analyse som ville gi et vesentlig bedre beslutningsgrunnlag for fastsettingen av de økonomiske rammene for kommende periode. Møteinnkalling side 6 av 9

7 27. og 28. august ble det gjennomført et plan- og budsjettseminar med formannskapet, utvalgslederne, virksomhetsledere, seksjonssjefene og rådmannens stab. På dette seminaret ble de økonomiske analysene, utført av AGENDA Utredning & Utvikling AS, presentert og drøftet. (Rapportene med disse analysene ligger tilgjengelig på kommunens hjemmesider Formannskapet og utvalgslederne ble der enige om at kommunens økonomi burde forbedres med om lag 10 mill. kroner, med basis i regnskapstallene for Man ble også enige om at denne forbedringen burde fordeles over budsjettårene 2008, 2009 og Analysene og diskusjonene om forbedringsbehovet var i tillegg basert på visse forutsetninger om hvordan forbedringene burde og kunne fordeles på kommunens ulike tjenesteområder. Dette har blant annet sammenheng med at de økonomiske analysene var basert på sammenlikning mellom våre tjenesteområder, og tilsvarende i et utvalg andre kommuner. Administrasjonen har med bakgrunn i konklusjonene fra plan- og budsjettseminaret arbeidet med fastsettingen av de økonomiske rammene for kommende perioder. Behovet for økonomiske forbedringer ble i analysearbeidet til AGENDA som tidligere nevnt anslått til 10 mill. kroner, basert på regnskap Samtidig ble det i disse økonomiske analysene forutsatt at forbedringsbehovet måtte korrigeres for de endringene som har funnet sted i I korthet innebærer disse endringene at de tjenesteområdene som i henhold til analysene burde redusere sine nettoutgifter (særlig grunnskolen), må redusere enda mer enn det som regnskapet for 2006 tilsa, samtidig som enkelte andre tjenesteområder i 2007 allerede har tilpasset seg de endringene som analysene foreslo basert på regnskap Et vesentlig motiv for igangsettingen av de økonomiske analysene var som kjent at vi i de siste årene har hatt betydelige vanskeligheter med å forstå de utgiftsbehovene som ble meldt for grunnskolene i budsjettarbeidet. Rammene for 2007 til grunnskolene ble derfor øket mer enn gjennomsnittet, men under den forutsetningen at analysearbeidet skulle hjelpe oss til å fastsette riktigere økonomiske rammer for kommunens ulike tjenesteområder. I særdeleshet gjaldt dette for grunnskolen. I administrasjonens arbeid med de endelige økonomiske rammene for kommende perioder har det i tillegg vært nødvendig å ta hensyn til forventet underskudd i kommunens økonomi for Dette forventede underskuddet er blant annet varslet og kommentert i tertialrapporten pr som ble endelig behandlet i kommunestyrets møte 10. oktober. Underskuddet er anslått til mill. kroner. Hvis dette underskuddet ikke dekkes i sin helhet i kommunestyrets vedtak i desember 2007, om budsjettet for 2008, så vil kommunen igjen bli innmeldt i det såkalte ROBEK-registeret. Når en kommune står i ROBEK-registeret blir kommunens handlefrihet noe redusert som følge av at flere kommunale vedtak trenger godkjenning fra fylkesmannen. Behovet for inndekning av underskuddet for inneværende år kommer med andre ord i tillegg til det forbedringsbehovet som er beregnet i AGENDA-rapportene og deler av den utgiftsveksten som skjedde i enkelte av kommunens tjenesteområder i budsjettet for I administrasjonens arbeid med de endelige økonomiske rammene har vi i tillegg forsøkt i større grad enn tidligere å ta hensyn til behovsrelaterte kriterier. Dette betyr at vi ønsker å finne frem til mest mulig objektive kriterier som gir en mer forutsigbar og rettferdig fordeling av de økonomiske rammene til kommunens virksomheter. Tradisjonelt har de økonomiske rammene nesten utelukkende blitt fordelt med bakgrunn i historiske tall (hvor mye hadde man siste år), og/eller med bakgrunn i hva man tror er en riktig fordeling. Denne troen kan være influert av at noen roper høyere enn andre, eller at noen er flinkere til å bruke ressursene mer effektivt enn andre. Til informasjon nevnes at det nasjonale inntektssystemet for kommunesektoren er basert på behovsrelaterte kriterier, slik vi nå også ønsker å utvikle et system for intern fordeling av kommunens samlede disponible økonomiske ramme til våre virksomheter/seksjoner. I denne omgangen har vi bare hatt mulighet til å ta hensyn til demografiske data (folketallet og bevegelser i dette for ulike aldergrupper) som et behovsrelatert kriterium. Ansatte, avdelingsledere, virksomhetsledere, seksjonssjefer og staben startet rett etter det tidligere nevnte plan- og budsjettseminaret i slutten av august sitt arbeid med å finne frem til tiltak som kan gi de økonomiske forbedringene som har utgangspunkt i AGENDA-analysene og som fremgår av vedlagte rundskriv på side 5. Hvordan vi lykkes i dette arbeidet vil vi få et bilde av når fristen for innlevring av budsjettinnspill går ut 20. oktober. Med bakgrunn i foranstående legger rådmannen med dette frem rundskrivet for økonomiplan / budsjett 2008, til behandling og orientering i de politiske organene. Hovedhensikten i år er å gi politikere og partier en mulighet til å være bedre forberedt på det forslaget til økonomiplan og Møteinnkalling side 7 av 9

8 årsbudsjett som vil bli lagt frem fra rådmannen i månedsskiftet oktober/november. I et mer normalt år vil plan- og budsjettrundskrivet, som tidligere nevnt og i henhold til årshjulet, bli lagt frem ti endelig behandling og avgjørelse i de politiske organene, før det brukes som instruks for arbeidet med økonomiplanen og budsjettet i administrasjonen. Plan- og budsjettrundskrivet Vedlagt (vedlegg 1) følger rådmannens rundskriv for økonomiplan /budsjett 2008, samt utkast til hovedoversikt (vedlegg2) (oversikt driftsbudsjett Hvaler kommune). Utkastet til hovedoversikt brukes i denne fasen primært til å beregne hvor stor ramme kommunen kan disponere til drift og investeringer. I hovedoversikten (og rundskrivet) er det lagt til grunn lønns- og prisstigning, endringer i skatteinntekter, rammetilskudd og renter som er i samsvar med de anbefalingene som er gitt fra Staten og KS. Med bakgrunn i dette har rådmannen også foreslått at kommunens priser økes med 4 %, i takt med den generelt forventede prisøkningen, unntatt når det gjelder priser som styres etter selvkostprinsippet. Av rundskrivet fremgår det også at vi i løpet av inneværende høst håper å få på plass de reglene som kan gi muligheter for videreføring av virksomhetenes over- og underskudd. Det fremgår også at vi på grunn av utilstrekkelig kapasitet og kompetanse må redusere ambisjonsnivået i Hvaler kommune i forhold til det krevende arbeidet med modernisering og fornyelse som har vært drevet gjennom flere år. Basert på disse og andre forutsetninger foreslår rådmannen, slik det fremgår av hovedoversikten, at kommunen i 2008 kan disponere til drift, investeringer og sparing (avsetninger til fond). Hele dette beløpet foreslås i hovedoversikten disponert til driften i de tre seksjonene og sentral stab. Dette med bakgrunn i at de rammene som kan fordeles er svært knappe, hvilket man ser ved blant annet å sammenligne med det som ble brukt i 2006 og budsjett Konsekvensen av dette er at det ikke blir midler igjen til egenkapital i investeringer og sparing (fondsavsetninger). På den annen side legger hovedoversikten opp til at underskuddet fra 2007 kan dekkes med 4.5 mill. kroner i Vi må håpe at underskuddet ikke blir større en dette, slik at vi kan unngå å bli ført tilbake i ROBEK-registeret. Fastsettelsen og fordelingen av netto utgiftsramme, tilsvarende mill. kroner, er som det fremgår av punkt 2.13 på side 5 i rundskrivet, basert på blant annet følgende: Analysene i AGENDA-rapportene som konkluderer med et forbedringsbehov på 10 mill. kroner, basert på regnskap Fordelingen av forbedringsbehovet på de ulike organisasjonsenhetene er i samsvar med AGENDArapportene, men korrigert for demografiske endringer (behovsrelatert kriterium). Forbedringsbehovet er fordelt over budsjettene for 2008, 2009 og 2010, med henholdsvis 25, 50 og 25 % Vedlegg 1. Rådmannens rundskriv for økonomiplan / budsjett Utkast til oversikt driftsbudsjett (hovedoversikt) 3. AGENDA-rapportene (ikke kopiert og utsendt vedlegg, med disse ligger tilgjengelig på kommunens hjemmesider Innkomne merknader Ikke aktuelt i denne saken. Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven med forskrifter om økonomiplan og årsbudsjett Kommunens årshjul for planlegging, budsjettering, rapportering m.v Vurdering Rådmannen anser at de økonomiske rammene blir svært trange i En av årsakene til dette er behovet for å finne dekning for forventet underskudd i 2007, samt behovet for å starte det økonomiske forbedringsarbeidet som analysene fra AGENDA tilsier. I 2009 og 2010 blir de økonomiske utfordringene enda større som følge av at det økonomiske forbedringsarbeidet i henhold til forslaget da slår inn med større effekt (25 % i 2008, 50 % i 2009 og 25 % i 2010). Møteinnkalling side 8 av 9

9 Kompleksiteten i de økonomiske utfordringene vi står foran de nærmeste årene vil vi få et klarere bilde av når virksomhetene og seksjonene etter hvert arbeider mer konkret med å finne frem til tiltak som kan gi nødvendige effekter. Rådmannen mener bestemt at det innenfor de økonomiske rammene som kommunen har i dag ikke er realistisk å få til økonomiske forbedringer, uten at rammene til grunnskolen blir redusert vesentlig. Dette innebærer at vi bør følge de anbefalingene som fremgår av AGENDA-rapportene. Rådmannens forslag til vedtak De politiske utvalgene og kommunestyret anbefales å ta vedlagte plan- og budsjettrundskriv og vedlagte utkast til hovedoversikt til orientering som administrasjonens arbeid med økonomipan og budsjett Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 9 av 9