Regler og rutiner for daglig leder ved Vikingskiphuset, butikk

Transkript

1 Universitetet i Oslo Vikingskipshuset Daglige ledere ved VSH Regler og rutiner for daglig leder ved Vikingskiphuset, butikk Revidert

2 2 Regler og rutiner for daglig leder ved Vikingskiphuset, butikk. Innholdsfortegnelse: 1. Daglige rutiner s.3 2. Rutiner ved månedsskife. s.3 3. Varebestilling og varemottak. s.4 4. Daglig leders plikter.. s.5 5. Ved nyansettelser og avslutning av arbeidsforhold.. s.6 6. Hvem, hva, hvor.. s.7 7. Internfakturering/Give Aways.. s.9 8. Rutiner ved brekkasje. s.9 9. Rutiner ved varetelling. s Rutiner «nettbutikk».. s. 10 2

3 3 1.Daglige rutiner Kontering/Rapportering Daglig leder rapporter daglig gårsdagens tall til regnskapsavdeling. Et ExCel-ark fylles ut, og leveres inn elektronisk sammen med scannet dokumentasjon (konteringsark, skuffeoppgjør, rapporter, samt eventuell valuta). Deretter sendes papirorignalene med hastepost hver tirsdag til Marta Buday, St. Olavsgate 29. Ethvert avvik skal gjøres rede for ved hver kontering. Er avviket på over 100 kroner kontaktes vedkommende som var ansvarlig for kassen på det aktuelle tidspunktet avviket oppstod. Kan hverken vedkommende eller daglig leder forklare avviket med tellefeil eller annen plausibel forklaring, kontaktes Marta Buday per telefon ( ). Ethvert avvik føres i eget ExCel-dokument av daglig leder, for å danne oversikt over hyppighet og hvem som var ansvarlig for kassen når avviket oppstod. 2.Rutiner ved månedsskifte Månedsoppgjør Ved hvert månedsskifte rapporteres helhetlig kasse- og vekselbeholdning til regnskapsavdelingen. Dette gjøres ved telling av kasser og safe. Tellingen dokumenteres i ulike ExCel-skjemaer som leveres elektronisk til regnskapsavdelingen (ved Marta Buday). Deretter sendes originalene med hastepost samme dag til Marta Buday, St. Olavsgate 29. Også her skal det redegjøres for et eventuelt avvik. Kan ikke avvik forklares kontaktes Marta Buday per telefon ( ). Kassebeholdning entré: 4000 Kassebeholdning butikk: 3000 Safebeholdning entré: Safebeholdning butikk: Månedlig rapportering av omsetningstall til leder for forretningsdrift Ved hvert månedsskifte skal daglig leder rapportere inn diverse nøkkeltall for måneden som gikk. Dette gjøres i WebReports, hvor man benytter seg av rapport 1.2. Nøkkeltall per måned for butikk. Tallene fylles ut i skjema hvor man kan legge til eventuelle kommentarer. Returslag hyppighet 3

4 4 Ved hvert månedsskifte går daglig leder gjennom rapport 7.22 i WebOffice per enkelt operatør, og avdekker på denne måten eventuell høy hyppighet av bruk av returfunksjonen. Ved hyppighet over det normale konfronteres den enkelte ansatte. 3.Varemottak Varebestilling Varebestilling foretas hver mandag og ved behov. Daglig leder fyller ut innkjøpsskjemaer og konfererer innkjøpsansvarlig ved seksjonen. Lavsesong (oktober-mars) brukes av daglig leder til å foreta større bestillinger og å forberede seg til høysesong. Mindre bestillinger foretas fortløpende. Varemottak Ved varemottak er det alltid daglig leder som teller og registrerer i systemet. 1. Varen tas i mot og det kontrolleres at det medfølger følgeseddel. 2. Varene kontrolleres mot følgeseddel. Ved avvik i leveringen noteres dette. 3. Notér alltid mottaksdato og signér følgeseddel. 4. Scannet versjon av følgeseddel sendes per mail til Mona Skauge og Jorun G.Kruse med kopi til Anette Maartman-Moe. (Registreres i BasWare hvis dl har foretatt bestillingen selv). 5. Papirversjon arkiveres i perm for følgesedler. 6. Varene legges inn i systemet (WebOffice) senest tre dager etter mottak. 7. Etter at varene er registrert inn i systemet kjøres rapport 6.21 i WebOffice ut for kontroll av riktig antall varer lagt inn. Rapporten stiftes ved følgeseddel og arkiveres i perm. 4. Daglig leders plikter 4

5 5 Daglig leder i butikken plikter å alltid være orientert om vaktplanen og å vite at det er noen på jobb i åpningstiden. Daglig leder plikter også å være tilgjengelig for ansatte som melder seg syke. Ved ferier og annet fravær faller denne oppgaven på stedfortredene. Daglig leder plikter å rapportere korrekt og i tide til regnskapsavdelingen og leder for forretningsdrift. Daglig leder plikter å alltid holde orden på bakrom og i butikk. Daglig leder plikter å fremstå til det beste for KHM utad, og alltid å være orientert om aktiviteter og utstillinger i museet. Daglig leder plikter å fremstå som et foregangseksempel for sine ansatte og å følge de retningslinjer som foreligger for disse. 5.Nyansettelser og avslutning av arbeidsforhold 5

6 6 Nyansettelser Når det ansettes nye ekstrahjelper skal daglig leder sørge for at vedkommende 1. signerer arbeidskontrakt 2. leverer skattekort 3. får utdelt stillingsinstruks 4. får utdelt adgangskort (ved resepsjon HM) 5. eventuelt får tilgang til nødvendige, ikke-sensitive mapper eller felles nettadresse for ekstrahjelper. Kontakt Arul Narendran for å melde vedkommende inn i systemet. 6. får utdelt rutinehåndboken 7. får tilstrekkelig opplæring 8. Daglig leder informerer vektere om nyansettelsen. Avslutning av arbeidsforhold Ved avslutning av arbeidsforhold skal daglig leder sørge for at vedkommende 1. leverer en skriftlig oppsigelse 2. leverer inn adgangskort 3. Daglig leder melder inn avslutningen av arbeidsforhold til Arul Narendran, slik at vedkommende blir slettet fra systemet. 4. Daglig leder leverer inn oppsigelsen med siste lønnslister og bilag til leder for forretningsdrift. 5. Daglig leder informerer vektere om avslutningen av arbeidsforhold. 6.Hvem / Hva / Hvor: 6

7 7 Administrasjonen Anette Mortman-Moe: Ansvarlig for forretningsdriften (entre, butikk og kiosk) på HM og VSH / Martin Hanssen: Daglig leder i souvernirbutikken / Jorun Kruse: Daglig leder Museumsbutikk ved HM / Tanja Thorjussen : Daglig leder i entrekassen VSH / Qadeer Suleman: Vaktmester ved Vikingskipshuset / Mari Liss Swan: Vouchere og kredittlister sendes til Mari Marta Buday: Regnskap/kontering sendes til Marta / også ansvar for bilagslønn Rane Willerslev: Direktør for museet samt museene i sentrum (Historisk Museum, Etnografisk Museum og Myntkabinettet) Marit Gamst Markussen: Forkontor, sekretær til direktør Jan Jensen: Har ansvar for Helse, Miljø og Sikkerhet: Inne/arbeidsmiljø/renhold/ skilting ute(ikke det som UPS er ansvarlig for som veggtekst og etiketter) Arul Narendran: IT Kontaktes per skjema på 7

8 8 Ved akutte tilfeller på André Pfister: Daglig leder kiosken UPS: Utstillings- og Publikums Seksjonen: Ellen Marie Næss: Er museumslektor og arkeolog. Omviser på museet, og etasjeansvarlig i kjelleren. Har også husansvar og kan svare på mange praktiske og upraktiske spørsmål / Ellen Semb: er markeds- og informasjonsansvarlig på museet. Du skal spørre/henvise til Ellen om tillatelse om filming og fotografering i museet samt arrangementer Idunn Kvalø : Ansvarlig leder for UPS. Tone K Simonsen: Omviser HM. Tone Wang: Har noen ganger omvisninger ved VSH, mest HM. Arkeologer og Konservator: Jan Bill: Samlingsansvarlig for Vikingskipshuset (Kontor på Vikingskipshuset) Kan være pressekontakt/intervjues. Bjarte Aarseth: Treskjærer, og lager kopier av utskårne gjenstander fra funnene på VSH. Har kontor og verksted i kjelleren. Ragnar Løchen: Smed og støttemaker. Har smie i container på parkeringsplassen bak museet, og kontor i kjelleren. 7.Rutiner ved internfakturering/give-aways 8

9 9 Ved internfakturering/give aways eller lignende registreres dette i skjema, settes i perm på bakrom og gjennomgåes før hver varetelling. I tillegg fylles skjema (ompostering/internhandel) ut og sendes til nærmeste leder med budsjettansvar og med kopi til mottaker. Ved nedskrevne varer foretas ikke noe annet enn utregistrering i systemet. 8.Rutiner ved brekkasje Ved brekkasje legges den defekte varen i kurv på bakrom. Daglig leder svinner jevnlig varene på kassa, med varetekst; brekkasje, leders navn., vitnes navn Både daglig leder og vitnet signerer på kvitteringen og arkiverer denne i perm. 9. Rutiner ved varetelling Ved varetelling brukes kontrollisten utarbeidet av PWC og revidert av Lars Martin Hanssen (daglig leder) før telling. FØR telling skrives rapport og rapport ut. Disse viser varebeholdning FØR telling. Det samme gjøres etter telling for sammenligningsgrunnlag. Daglig leder fyller deretter ut en avviksrapport og en generell varetellingsrapport. Når disse er godkjent av leder (Maartman-Moe) sendes de til Marta Buday sammen med rapporter, lister etc. Selve registreringen av tellingen foregår ved at alle telte varer slås inn i kassen før man velger knappen lagerkontroll varetelling. Når alle varer er slått inn og kvitteringer er kommet ut og tatt vare på, går man inn i BackOffice under arbeidsflaten Inngående varetelling og velger Danne sammendrag og - knappen. Da vil varelageret oppdateres og de nye tallene vil danne grunnlag for varebeholdningen. 9

10 Rutiner nettbutikk Alle bestillinger til nettbutikk kommer til museumshophm.uio.no. Ved slike bestillinger fylles registreringsskjema ut. Skjemaet ligger på K: / khm-ups / forretningsdrift / Museumsbutikker / HM butikk / Web-butikk. Signér ved sending og fakturautsendelse. 11. Årlige låserutiner Ved hvert årsskifte byttes kode på bakromssafe og kjellerlager. 10