Kulturhistorisk museum Universitetet i Oslo

Transkript

1 Kulturhistorisk museum Universitetet i Oslo REFERAT FRA LEDERMØTET 26. august Til: Ledergruppen Fra: Camilla Haugan Dato: Emne: REFERAT FRA LEDERMØTET :00-15:30 Til stede: Håkon Glørstad (HG)(møteleder), Karl Kallhovd (KAKA), Inger Astri Kobbevik (IAK), Renate Salomonsen (RESA), Torunn Klokkernes (TK), Øivind Fuglerud (ØF), Jan Henning Larsen (JHL), Ingeborg Knutzen Aas (IKAA), Karsten Aase-Nilsen (KNI) og Camilla Haugan (referent). Fravær: Forkortelser: Arkeologisk seksjon AS, Seksjon for etnografi, numismatikk og klassisk arkeologi SENK, Seksjon for samlingsforvaltning SF, Utstillings- og publikumsseksjonen UPS, Seksjon for administrative støttefunksjoner SAS. Merknad: Forskningsrådgiver Arve Monsen var tilstede ved sak nr Referat Referatet fra ledermøtet 19. august ble godkjent med merknader. Referatet fra 17. juni vil bli lagt i ledermappen snarest. 2. Status REVITA Saken ble utsatt til ledermøtet tirsdag 23. september. Organisering og styring av prosjektet, samt prioriteringer vil da være viktige stikkord. Grunnlag for gjennomgang av organisering/styrings vil være «Styringsordning for REVITA» fastsatt av ledermøtet i januar i år. Prioriteringsdiskusjonene vil være del av arbeidet med budsjett og årsplan for Agenda Kick off seminar KHM 17/10 Arkeolog og numismatiker Gareth Williams har takket ja til å holde et foredrag om sitt arbeide som kurator ved British Museum. Svar fra Staatlichen Museen zu Berlin om mulig foredragsholder er enda ikke mottatt. I tillegg til disse foredragene ser HG for seg en presentasjon av seksjonenes arbeid med strategi prosessen, samt en produktiv diskusjon mellom forskningsrådet og utstillingsrådet, og seksjonene sett i forhold til forsknings- og utstillingsstrategisk plan. 1

2 Det ble besluttet at HG lager et utkast til program for seminaret til ledermøtet tirsdag 2. september. 4. Retningslinjer samlingsforvaltning ved UiO Ledergruppen påpekte at det må skilles mellom ulike typer samlinger. Det vil for eksempel være mest naturlig at språksamlingene blir ivaretatt av Nasjonalbiblioteket da de ikke er av vitenskapelig interesse for KHM. HG vektla at KHM også trenger en avklaring av dilemma tilknyttet etikk og samlingsforvaltning: Samlingsmateriale og samfunnsinteresser knyttet til grupper, individer og slekter Hvilken rolle KHM skal ha i destruktive prosesser Hensynet til vitenskapelig etterprøvbarhet Rettigheter til denne typen analyser mht. til publisering og kreditering En sammenhengende policy må utarbeides. Konkrete innspill sendes til HG og forskningsrådgiver i forkant av det nasjonale museumsmøtet i Bergen september. Det ble besluttet at HG videreformidler notatet i sin nåværende form til universitetsledelsen. 5. Fremdrift Strategi 2020 seksjonenes satsningsområder individuelle arbeidsplaner Ledergruppen er usikker på formen på arbeidsplanene. Ledergruppen stiller også spørsmålstegn ved hvorvidt det er hensiktsmessig at alle ansatte bruker samme mal som til eksempel AS mal med timesetting. Utfordringen ved å bruke en slik type mal for alle ansatte er at fleksibiliteten forsvinner i tillegg til at KHMs visjoner om lekenhet og tverrfaglighet brytes. HG utfordret lederne til å presentere skisser til arbeidsplaner som ivaretar disse hensynene, på neste ledermøte. Det ble besluttet at de individuelle arbeidsplanene må være ferdige til Kick off seminaret torsdag 17. oktober. Videre vil ledergruppen presenterer arbeidet som er gjort til nå med arbeidsplanene på ledermøtet tirsdag 2. september. Presentasjon av seksjonenes arbeidsoppgaver med vekt på det tverrfaglige vil da være viktige stikkord. Det ble også foretatt en gjennomgang av fremdriftsplan for arbeidet med Strategi 2020 m/delstrategier, årsplan og budsjett. Det minnes særlig om lederseminaret m/overnatting 4-5. november. 2

3 6. Professor II spissing av tekst Kulturhistorisk museums har dessverre ikke mottatt svar på sin søknad til universitetsledelsen, men stillingen er tenkt brukt strategisk for nettverksbygging samt å utvikle og skaffe finansiering til internasjonale forskningsprosjekter. Stillingen er tenkt lagt til direktørens stab på linje med forsknings- og utstillingsrådgiver og skal operere i tett dialog med disse. Når det gjelder finansieringen av stillingen, som er en 20 % stilling som går over 5 år, vil et ja fra UiO innebære at stillingen finansieres med UiO-midler for 2 år. Det legges opp til at lønnsutgift for 1 år (20 %) dekkes av sponsormidlene fra Viking Cruises. Restandelen på to år (40 % av tot. utgifter) dekkes over KHMs basisbudsjett. I søknaden til universitetsledelsen er det også søkt om driftsmidler til stillingen. Styret behandlet saken på sitt møte 22. august. Tilsettingsform (direkte tilsetting eller kunngjøring samt stillingens oppgaver er til vurdering på grunnlag av det som fremkom under styrets behandling. HG følger saken videre opp. 7. Sponsoravtale med Viking Cruises Kontrakt m/viking Cruise (ramme 10 mill. kr) samt overordnet prosjektplan er nå utarbeidet og signert. Styreleder og avdelingsleder butikkdrift har hatt viktige roller i å få dette på plass. Nå må budsjett utarbeides og prosjektkode opprettes. Den overordnede styringsgruppen for prosjektet vil bestå av 2 personer fra KHM og 2 personer fra Viking Cruises. Det vil da være naturlig at HG eller styreleder representerer KHM i tillegg til en av KHMs vikingtidseksperter. Videre må en operativ prosjektgruppe ved KHM opprettes i tillegg til at eksterne tjenester, samt prosjektleder må kjøpes. Det ble besluttet at IAK følger opp saken og innkaller snarlig til et møte med utstillingsrådgiver Peter Bjerregaard, utstillingsdesigner Eili Lindøe, økonomi- og prosjektkontroller Jørn Henry Christiansen, HG og Jan Bill, som representant for fagmiljøet. 8. Kostnadskalkylke og fremdriftsplan ny utstilling («Kollaps») 1. etg. HM Diskusjonen er i gang og det arbeides med innspill fra AS og SF om ressursbehov for prosjektet. Kalkylen for kostnadene knyttet til utstillingsproduksjonen vil være ferdig utarbeidet til 2. tertial, medio september. Videre er det planlagt dialogmøte med EA hvor prioritering av prosjekter i 2015, herunder bygningsmessige behov i tilknytning til Kollapsutstillingen, vil være hovedtema. KHMs tidligere innspill til prioriterte prosjekter for 2015 har delvis blitt uaktuell og må justeres. Det må foretas en separat gjennomgang av behovet EA-midler til Kollapsprosjektet. KNI følger opp saken og innkaller til et møte med alle involverte parter. 3

4 9. Medarbeidersamtale for ledergruppen Samtlige ledere satte seg opp på foreslåtte møtedatoer. Camilla innkaller til medarbeidersamtale på HGs kontor i Outlook. 10. HMS KNI: Sikkerhet. Det er planlagt et møte tirsdag 26. august med konsulentfirmaet Rambøll om risikoanalyse for de nye Økernlokalene. IAK: Publikumstoalettene på Vikingskipshuset er ikke tilfredsstillende. Det lukter urin og museet har fått mange klager. KNI følger opp saken. 11. Runden o KNI: -Orienterte om prosjektet nytt vikingskipshusmuseum, herunder avholdte og planlagte delseminar i regi av Statsbygg for klargjøring av viktige spørsmål i byggeprogram og konkurranseprogram (klima, gjenstandenes tåleevne m.v.). o IAK: -Orienterte om et planlagt seminar i Professorboligen om utstillingsmetodikk fredag 29. august kl Alle som skal jobbe med utstillinger er velkommen. IAK vil sende invitasjon til seminaret per mail til ledergruppen. -Evaluering av Frihets-utstillingen. o TK: -Orienterte om halvdagsseminaret torsdag 21. august i regi av prosjektet nytt vikingtidsmuseum, hvor museets ytre forhold og bygningskropp var hovedtema. o JHL: -Utstillingsvirksomhet og utlån er tunge arbeidsoppgaver for AS. Deltagelse i utstillingsarbeid resulterer i at halvparten av tiden som benyttes tas av de ansattes forskningstid, noe som er problematisk. Denne praksisen ble bestemt av tidligere direktør Rane Willerslev. o IKAA: -Orienterte om at det ikke er mulig å få fri med lønn i forbindelse med lærerstreiken. Dersom ansatte ved museet har barn som er berørt av streiken må de avspasere eller benytte feriedager. Dersom man ikke har oppsparte feriedager til gode er det mulig å ta forskudd på neste års ferie. o KAKA: -Orienterte om Musits behov for oppgradering av IT-systemene, særskilt databasene. Et utkast til brev om ekstrabevilgninger til dette arbeidet er utarbeidet og signeres av HG før det videresendes til universitetsledelsen. -Gjennomgang av KHMs policy for mobilbruk og hjemmekontor vil bli tatt opp som egen sak på et fremtidig ledermøte. KHMs kostnader er for store. 4

5 Eventuelt Neste møte: 2. september kl Sted: St. Olavsgate 29 5