FUNKSJONSANALYSE KHM PLAN FOR ARBEID MED IMPLEMENTERING

Transkript

1 FUNKSJONSANALYSE KHM PLAN FOR ARBEID MED IMPLEMENTERING

2 Delplaner 1. Lokalisering, flyttinger og fysisk oppgradering 2. Endringer IT-verktøy 3. Tilsettinger, bemanning, innplassering 4. Kompetanse- og rekrutteringsplan 5. Råd, møter, utredninger 6. Tverrseksjonelle team 7. Retningslinjer, rutiner, adm.utvikling 8. Utrede KHMs forretningsdrift/randsone 9. Ny strategi 2020

3 A B C D E F G H I J K L M N O P Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 Column16 DETALJPLAN OPPGAVE 1 - LOKALISERING, FLYTTINGER OG FYSISK OPPGRADERING 1.1. Behovsanalyse 1.1 sak til ledermøtet 15/10 HM KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Fr.gt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt St.Olavsgt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Økern Pågår KNI KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.2. Fordele kontor/ arealer 1.2 sak til ledermøtet 19/11 HM KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Fr.gt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt St.Olavsgt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Økern Pågår KNI KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.3. Kartlegge behov for og planlegge oppgradering 1.3 sak til ledermøtet 17/12 HM KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Fr.gt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt/sentralt St.Olavsgt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Økern Pågår KNI KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.4. Fysisk oppgradering HM KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Trolig lite behov, Mulig: "røde loft", evt. dele kontorer Fr.gt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt/sentralt Vinduer, ventilasjon, Berørte sek.ledere + EA-lokalt radon (?) St.Olavsgt KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Trolig lite behov, Økern 1 (2. etg.) KBj KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt Økern 2 (1. etg./kj.) KBj KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.5. Flyttelogistikk planlegges HM JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere Fr.gt JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere St.Olavsgt JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere Økern 1 (2. etg.) KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw Økern 2 (1. etg./kj.) KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw 1.6. Flytting HM JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere +transp.byrå (EA-avt.)

4 A B C D E F G H I J K L M N O P Fr.gt JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere +transp.byrå (EA-avt.) St.Olavsgt JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere +transp.byrå (EA-avt.) Økern 1 (2. etg.) KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw Tid/fr.drift usikker Økern 2 (1. etg./kj.) KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw Tid/fr.drift usikker 1.7. Skilting HM JSJ/MSw JSJ/MSw JB lager tekster i Modulex Fr.gt JSJ/MSw JSJ/MSw JB lager tekster i Modulex St.Olavsgt JSJ/MSw JSJ/MSw JB lager tekster i Modulex Økern 1 (2. etg.) KBj KBj JB lager tekster i Modulex Økern 2 (1. etg./kj.) KBj KBj JB lager tekster i Modulex

5 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 Column16 DETALJPLAN OPPGAVE 2 - ENDRINGER IT-VERKTØY 2.1. Ny stedkode KK/KNI RS IT, personal og arkiv Sak på ledermøtet 13/8 struktur el. 20/8; grunnlag for andre tilpasninger, høy prioritet sak på lederm. også Behovsanalyse KK/KNI Arul Arkiv, øk., personal Kan stedssegmentet benytny mappestruktur tes for å skape bedre orden i IT-tilgangene? Må koordineres mot Tilpasse adm it RS/IKAa MKv IT, arkiv, SA/Blindern Må fungere fra systemer til ny sted- seksj.ledere kodestruktur (HR, Basware, innkj., ephorte) 2.4. Endre individuelle MKv MKv IT, SA-Blindern Må fungere fra plasseringer i SAP i samsvar seksj.lederne ny stedkodestruktur (PPOSE) 2.5. Flyttinger av PC'er/ Arul Arul USIT/Blindern Følger planene for fysisk telefoni flytting, se pkt. 1.5 og Endring av JSJ JSJ EA-lokalt/vaktsjef, Følger planene for fysisk korttilganger seksj.lederne flytting, se pkt. 1.5 og 1.6

6 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DETALJPLAN OPPGAVER 3 - TILSETTINGER, BEMANNING, INNPLASSERING sak på lederm Tilsetting i nye KK/KNI IKAa Seksj.lederne Fire still. kunngj. og ledige stillinger samlet medio aug Intern utlysning KK/KNI IKAa ASL, SUM avd.leder konservering 3.3. Innplassering i IKAa IKAa Seksjonsledere Nye still.beskr. må nye still.funksjoner være på plass før iht. FA og ny still.beskr. innplassering 3.4. Midlertidige Pågående Kst. dir LAG Personal, Tj.m.org., Pågående utredning, arkeologer - tilsettings- "Mark" konklusjoner ila. forhold nov-13. sak på lederm Stillingsbeskrivelse KK/KNI + IKAa Seksj.lederne Må følges stramt, for alle stillinger seksj. tidsplan nødv., ledere bistand prosj.gr.

7 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DETALJPLAN OPPGAVE 4 - KOMPETANSE - OG REKRUTTERINGSPLAN 4.1 Lage struktur KNI/IKAa KNI/IKAa Ledergruppen og tidsplan for prosessen Behovs KNI/IKAa KNI/IKAa Ledergruppen kartlegging 4.3. Utarbeide plan KNI KNI Mus.dir., ledergr. personal 4.4. Beslutte plan Mus.dir./ KNI KNI Ledergruppen Styret fatter vedtak juni Utarbeide plan KNI/IKAa IKAa Ledergruppen for gjennomføring opplæring, komp.utv Gjennomføring IKAa IKAa Ledergruppen Kjøp av eksterne opplæring, komp.utv. oppl.tjenest. iht. plan og budsj.

8 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DELPLAN OPPGAVE 5 - RÅD, MØTER, UTREDNINGER 5.1 Opprette utstillingsråd, pågår Ledergruppen TW KK, IKVA Høyt prioritert fastsette mandat sak lederm og oppnevne medlemmer 5.2. Ny møtestruktur KHM Ledergruppen MGM/ KK, KNI Iverksetting fra ledelsen, detaljering, CAH utarbeiding møteplan(er) sak lederm Arbeidsgruppe Økern KNI KBJ Egen arb.gr., EA Ledergruppen bygget - ledelse, organi- ledergruppen nedsetter arb.gr. i sering, driftsrutiner, logi- sept-13, konsekv. stikk ift. budsj./årspl følges opp 5.4. Masterplan lokalisering Styret KNI Ledergruppen, KBj, EA Samordnes arb. med av museumsfunksjoner ny KHM-strategi (jfr. iht. 3-lokasjonsmodellen pkt. 9).

9 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DELPLAN OPPGAVE 6 - TVERRSEKSJONELLE TEAMS 6.1 Identifisere Ledergruppen Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Arb.gr. i ledergr. og beslutte opp- TW,MRAV) forbereder sak rettelsen av teams for ledermøtet sak lederm Velge ut test Ledergruppen Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Arb.gr. i ledergr. team, fastsette TW,MRAV) forbereder sak mandat, oppnevne for ledermøtet medl. sak lederm Nedsette teams Ledergruppen Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Arb.gr. i ledergr. TW,MRAV) forbereder sak for ledermøtet sak lederm Teams i arbeid, Teamledere Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF utprøve, justere TW,MRAV) 6.5. Levere anbefaling, Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Prosj.gr. FA Ledergruppen Ledergruppen beslutte rammer for TW,MRAV) beslutter videre drift av team

10 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 Column16 DELPLAN 7 - RETNINGSLINJER, RUTINER, ADM. UTVIKLING 7.1. Oppfølging ny KK/KNI KNI IKAa, RS Se pkt Arb. stedkode-struktur - samordnes med tydeliggjøring av 3.5 (still. beskr.) fullmakter og ansvar sak lederm seksj., avd. og grup Prosjektkontor, Pågår IKAa, RS MKv Ledergruppen Gradvis implemenavslutn. rutineutv., tering høst-13 iverksetting, opp- iht. plan fra arb.gr. læring 7.3. Retningslinjer KNI/IKAa IKAa Ledergruppen, OPA Må være klart til tilsetting, valg, utnev- valg av SENK-ledere ning av ledere og koordi- i nov. Forarbeid til natorer i enhetene pkt Gjennomføring av ØF ØF KNI, IKAa Foregår i samme valg av seksj.leder/ tidsspenn som innavd.leder(e) i SENK plasseringer (jfr. pkt. 3.3) 7.5 Utnevning av Aktuelle Prosj.gr. KK + ledergruppen Seksjonslederne gruppekoordinatorer seksjonsledere FA oppnevner etter samråding i ledergruppen 7.6. Administrasjons KNI/IKAa KNI Ledergruppen Samler alle formelle reglement endringer (jfr. bl.a. 7.1 og 7.3) i et eget adm.reglement, fastsettes av styret vår 2013

11 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 DETALJPLAN 8 - UTREDE KHMs FORRETNINGSDRIFT/RANDSONE 8.1 Avklaringer med KK/KNI, KNI TW, AMM, RS, IKAa Det må etableres NHM og UiO-ledelsen styreleder enighet med NHM om rammene for en og UiO om grunnprosess for randsone- laget, evt. må UiO organisering bestemme; styrebehandling KHM nødv. 8.2 Utarbeide mandat Universitets- KNI TW, AMM, RS, IKAa Hvis ikke felles UiOfor felles utrednings- direktøren, NHM, prosjekt, må saken gruppe museenes KK/KNI vurderes på nytt. forr.drift 8.3 Felles utrednings Mus.dir./ KNI Seksj.leder SPU, Forretningsmodell, gruppe KHM, NHM, UiO KNI AMM, RS, IKAa, styringsordning m.v. i arbeid NHM, UiO-sentralt, utredes. Endelige Unirand AS styrebeslutninger før sommer Detaljplanlegg KNI/SPU- AMM RS, IKAa, NHM Økonomi, pers., KHM og NHM leder UiO-sentralt, formalia, infra- Unirand AS struktur m.m. 8.5 Iverksetting AMM AMM Seksj.leder SPU, Ny organisering av og implemen- KNI, RS, IKAa, UiO-museenes teringsfase NHM, UiO-sentralt, forr.virks. iverk- Unirand AS settes fra 1. jan Implementeringsfase vår-15.

12 Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DETALJPLAN 9 - NY STRATEGI Avklare rammene Ny museums- Styret, ledergruppen for ny strategiprosess direktør 9.2 Utarbeide utkast Ny museums- KNI Ledergruppen til ny Strategi 2020 direktør 9.3 Intern hørings Seksjons- KNI KHMs ansatte runde lederne 9.4 Styrebehandling Jan/febr. Jan/febr. Ny museums- KNI Styret ny Strategi direktør