Vår referanse Arkivkode Sted Dato 03/ F DRAMMEN

Transkript

1 Notat Til : Bystyrekomite helse og omsorg Fra : Rådmannen Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato 03/ F DRAMMEN REORGANISERING AV ARBEIDET MED INTERNKONTROLL OG KVALITETSUTVIKLING I HELSE OG OMSORG ORIENTERING TIL BYSTYREKOMITE HELSE OG OMSORG 8.MARS Bakgrunn: I Formannskapets møte , la rådmannen fram et notat med redegjørelse for situasjonen i pleie og omsorg. Redegjørelsen ble gitt som tillegg til sak "Oppfølging av økonomiplan / årsbudsjett 2005" FO-sak 33/05 og BY-sak 18/05. Notatet omhandlet i begrenset grad redegjørelse for tiltak som må gjennomføres for å bedre situasjonen innenfor deltjenestene, fordi det var behov for å gå nærmere inn på innholdet i dette. Internkontroll og kvalitetsutvikling er et av områdene som har hovedfokus, for å bedre situasjonen innenfor pleie og omsorg. Pleie- og omsorgstjenesten er i en krevende situasjon. Det er derfor særlig viktig å fokusere på kvalitet, både når det gjelder myndighetskrav, selvpålagte kvalitetsnormer og brukernes opplevelse av kvaliteten på tjenestetilbudet. Kvalitetsutvalget i pleie og omsorg har vært i drift i to år. Utvalget har behandlet avviksmeldinger fra virksomhetene for å avdekke mulig systemsvikt, behov for endring av rutiner og bidra til kontinuerlig selvevaluering og læring for alle i organisasjonen. Avviksbehandlingen avdekker ytterligere behov for kompetansebygging i kvalitetsutvikling og systemforbedring raskt. Kvalitetsutvalget vil derfor bli reorganisert med virkefelt for all tjenesteyting etter kommunehelseloven, med kommuneoverlegen som leder. 2.0 Hensikt: Hensikten med dette notatet er å gjøre rede for videre organisering av arbeidet med internkontroll og kvalitetsutvikling i helse og omsorg. Den nye organiseringen vil umiddelbart tre i kraft. Rapport fra utvalget etter avviksbehandling for januar og februar 2005 vil bli lagt fram for bystyrekomiteen i april.

2 3.0 Organisering av arbeidet med internkontroll og kvalitetsutvikling i helse og omsorg Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjensten gir føringer for hvordan kvalitetsutviklingsarbeidet skal ivaretas i helsetjenesten og i pleie og omsorg. Denne forskriften stiller krav til etablering av rutiner som sikrer at kravene i helselovgivningen og interne kvalitetskrav følges. Internkontrollen dreier seg om systematikken i arbeidet. Forskriften bygger på anerkjente prinsipper for kvalitetsutvikling. Rutinene som etableres skal være enkle. Læring av feil er en helt sentral del av internkontrollen. Ofte brukes begrepet avvik. Dette innebærer avvik fra en norm, enten den er fastsatt i lov, forskrift eller internt i kommunen. Avhengig av hva man her snakker om kan begrepet avvik ha svært forskjellig betydning og alvorlighetsgrad. Derfor er antall avvik i seg selv sjelden en god målestokk som gir et helhetsbilde av kvalitet. Risikoen for avvikshendelser i komplekse virksomheter er høy. For å forebygge, må flest mulig avvikshendelser og nestenhendelser dokumenteres med åpenhet. Hensikten er å iverksette tiltak for å hindre gjentakelse. Det å skape god kultur for avviksmelding er en stor utfordring på alle samfunnsområder. Unødig publisitet, urimlig sanksjonering osv. hemmer meldekulturen i alle virksomheter. Dette er det svært viktig å forstå og ta hensyn til. En fortsatt god meldekultur bør ha høyeste prioritet. Meldingene som kommer inn må analyserers nøkternt, slik at de gir grunnlag for læring og nødvendige endringer. For å fremme dette, ønsker rådmannen å etablere et felles kvalitetsutvalg for helse, pleie- og omsorg. Ansvaret for tiltak, rutineendringer osv. må fortsatt ligge på virksomhetsleder, men kvalitetsutvalget skal fungere som pådriver for god avvikshåndtering.. Kvalitetsutvalget skal behandle avviksmeldiger av en viss alvorlighetsgrad og mindre alvorlige avvik som opptrer hyppig. Utvalget skal være sammensatt av personer med nødvendig kompetanse til å analysere hendelsene og gi råd om endringer i rutiner og eventuelle behov for endringer i ulike rammevilkårer, f.eks. tjenestenes dekningsgrad og prioritering. ene må alltid gis tilbakemelding om kvalitetsutvalgets vurderinger. Korrigering av feil i forhold til enkeltbrukere skal skje umiddelbart i virksomhetene. Kvalitetsutvalgets oppgave er å vurdere om det er rutine- / prosedyrefeil som ligger til grunn. I tillegg til å være pådriver som sørger for "lukking" av de avvikene som ligger i uhensiktsmessige rutiner og arbeidsprosedyrer, skal kvalitetsutvalget bidra til at eksterne instanser får sine lovpålagte meldinger. Det er virksomhetene og av og til enkeltpersoner som i følge lovverket har ansvar for at slike eksterne meldinger ble gitt, mens kvalitetsutvalget også her skal ha en pådriverfunksjonen. 3.1 Kvalitetsutvalgets oppgaver Kvalitetsutvalget for helse og omsorg skal ivareta følgende oppgaver: 1. Stimulere til forebyggende og kvalitetsfremmende arbeid i virksomhetene. Kvalitetssikringsarbeidet må ikke kun konsentreres om oppståtte avvikshendelser, men også forebygge mulige avvikshendelser og heve det generelle kvalitetsnivået.

3 2. Kvalitetsutvalget skal bidra til at det skapes en kultur blant de ansatte som gjør at avvikshendelser brukes aktivt for å forebygge kvalitetssvikt. Kvalitetsutvalget bør også stimulere virksomhetene til å iverksette tiltak for å få fram annen informasjon som kan anvendes i forebyggende og kvalitetsfremmende hensikt. 3. Kvalitetsutvalget skal bidra til å stimulere virksomhetene til å iverksette interne tiltak som kan medføre kvalitetsbedring, uavhengig av forekomst av avvikshendelser. 4. Kvalitetsutvalget skal sørge for å få løpende informasjon om de tiltak som iverksettes lokalt, samt hvilke erfaringer som høstes av tiltakene. Denne informasjonen videreformidles til virksomhetslederne, bystyrekomite helse/omsorg og fylkeslegen, sammen med annen relevant informasjon. 5. Kvalitetsutvalget skal se til at meldeplikten til eksterne instanser blir overholdt. Dette innebærer også råd/veiledning til helsepersonell og bidra til at helsepersonellet har nødvendig kunnskap om dette. 3.2 Kvalitetsutvalgets sammensetning Kvalitetsutvalget for helse og omsorg vil være sammensatt av en representant fra hver av virksomhetene innen helse og omsorg, representant fra kommuneadvokaten og sekretær. Kommuneoverlegen er leder av utvalget. Representanten fra hver virksomhet vil ha et særskilt ansvar for oppfølging av kvaltetsarbeidet i sin virksomhet. KVALITETSUTVALGET HELSE OG OMSORG Kommuneoverlegen, leder Kommuneadvokaten Ansvarlige for kvalitetsarbeidet i hver av virksomhetene Institusjonstjenester Bragernes Institusjonstjenester Strømsø Hjemmetjenester Bragernes Hjemmetjenester Strømsø Omsorgstiltak Helsestasjoner Helsetjenester Bystyrekomite helse og omsorg, Eldrerådet og Rådet for funksjonshemmede vil motta jevnlig informasjon om kvalitetsutvalgets arbeid. Vedlegg: 1. Avviksbehandling og kategorisering av avvik i helse og omsorg

4 Vedlegg 1 Avviksbehandling og kategorisering av avvik i helse og omsorg Å forbedre kvaliteten i arbeidet med avviksbehandling er en del av kvalitetsarbeidet i helse og omsorg. Sentralt i dette arbeidet står: Fokus på kvalitet i tjenesteyting er en styrke for enhver organisasjon Drammen kommune har valgt å opprette et Kvalitetsutvalg innenfor pleie- og omsorgstjenesten! Kvalitetsutvalget har valgt å lage et system for rapportering av avvik og behandling av disse Registrering og oppfølging av avvik bør være en sentral oppgave i kvalitetsarbeidet i organisasjonen Vi må nødvendigvis ikke ha et Kvalitetsutvalg, men vi er pålagt å ha et system for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser (Internkontroll i sosial- og helsetjenesten Hvordan holde orden i eget hus desember 2004.) Den sier Når en virksomhet har orden i eget hus, øker sikkerheten for klienter og pasienter! Hva er så et avvik? Avvik er brudd på gjeldende krav i lov, forskrift, interne bestemmelser, mål og planer Kvalitetsutvalget har valgt å legge brudd på: "Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene", retningslinjer for medikamenthåndtering, dokumentasjonsplikt... til grunn for avviksmeldning Det er også viktig å fokusere på at:

5 Avviksbehandling, behøver ikke bare omfatte hendelser som representer lov- og forskriftsbrudd. Den kan med fordel omfatte andre typer hendelser eller svikt som virksomheten ønsker å bruke til læring og forbedring Hva er formålet med avviksrapportering? Formålet med avviksrapportering er systematisk å registrere og analysere avvik, slik at man kan iverksette effektive forebyggende tiltak og utarbeide standarder for å behandle lignende situasjoner, - og dermed drive virksomheten oppover i forbedringsspiralen Avvik er en kilde til forbedring! Med andre ord: Et avvik som har inntruffet, men som ikke er registrert, er en tapt forbedringsmulighet! Sånn sett er avvik en "ressurs" som kan utnyttes. Men det er en forutsetning at avvikene fanges opp i et system hvor de blir behandlet omsatt til kvalitetsforbedring Den viktigste, men samtidig vanskeligste utfordringen for virksomheten ligger i å få registrert de avvikene som oppstår. Dette handler om kompetanse, bevisthet og motivasjon, - og

6 registreringsarbeidet blir en aktiv handling som krever initiativ. En viktig motivasjonsfaktor blir derfor tilbakemelding til den som er "eieren" av avviket. Det er derfor motiverende å se at initiativet fører til noe, at det blir seriøst behandlet i kvalitetssystemet vårt, - og kanskje resulterer i konkret handling. Et annet viktig moment i kvalitetsarbeide er akseptasjonen av at avvik ikke bare observeres og kan meldes av egne ansatte, men at også brukere, pårørende og eksterne samarbeidspartnere kan formidle klager og tilbakemeldinger. Dette må også oppleves som kilder til forbedringer. Målet blir å bidra til økt samhandling mellom brukere, pårørende og helsepersonell, gjennom: Å sette kommunikasjon og samhandling i system Å se at det har betydning at brukere og pårørende møter helsepersonell som er fleksible og kreative og som har evne til å se den andres perspektiv Å se betydningen av at pårørende inkluderes fra første møte med brukerne og ved den videre oppfølging Vi mener derfor at: Det er viktig å fokusere på forbedringspotensialet når svikt og mangler avdekkes, ikke å lete etter "syndebukker.

7 Kategorisering av avvikene: A Institusjonsnivå Avvik som kan lukkes gjennom opplæring og forbedring av interne rutiner Dette er avvik som skal lukkes innenfor hver enkelt institusjon! Eksempler: o At pasienter er alene i livets sluttfase, skal ikke forekomme o At pasienter ikke får dusje minst hver 14. dag, skal ikke forekomme o At pasienter får kald middag, skal ikke forekomme o At pasienter får feil medisiner, skal ikke forekomme B s- eller systemnivå Avvik som kan lukkes gjennom systemforbedring Dette er avvik som bør kunne lukkes på virksomhetsnivå eller systemnivå (samhandling mellom virksomheter) Eksempler: o At urolige eller utagerende pasienter truer medpasienter og evt. personale o At pasienter må ligge lengre enn ønskelig pga. mangel på vikarer

8 C - Organisasjonsnivå Avvik som vanskelig kan lukkes innenfor eksisterende rammer Dette er avvik som kun kan lukkes gjennom omprioriteringer av ressurser på kommunenivå eller ved politiske vedtak (budsjettbehandling eller særskilte vedtak) Eksempler: o At svært pleietrengende brukere i hjemmesykepleien ikke har et godt nok tilpasset tilbud om tjenester. o At ikke alle pasienter får anledning til å delta i sosiale arrangementer Tiltak for å bedre kvalitet i tjenesten: Tiltak som er eller vil bli iverksatt: Opplæring i kaviltesarbeid og avviksbehandling Intensivere arbeidet med interne kvalitetsgrupper ved hver enkelt institusjon (KMK-grupper Kompetanse, Miljø og Kvalitet) Gjennomgå å bruke resultatene fra brukerundersøkelsene Gjennomføre målsettingen med arbeide ift. de pårørende

9 Oppsummering: Vi er ikke vant med å bli konfrontert med egne handlinger Vi må ha åpenhet mot feil og tro på at vi kan lære av dem Å ha fokus på kvalitet, er en styrke for enhver organisasjon Å øke sikkerheten for pasientene er en klar målsetting Å øke fokus på kvalitet og avvikshåndtering, - vil kunne øke antall avvik, - men også medføre at økt kunnskap vil "lukke" andre avvik