Rådmann, ale virksomhetsledere, stab samt alle tilsluttet kommunens intranett

Transkript

1 STRAND KOMMUNE INTERNTJENESTER - Økonomi Internt notat/brev Til: Til eksterne: Fra: Kopi: Kopi eksterne: Vedlegg: Rådmann, ale virksomhetsledere, stab samt alle tilsluttet kommunens intranett Alf Henning Heggheim Saksarkivnr. /Saksbeh. Løpenr. Arkivkode Dato 03/ /HEAL / BRUKERVEILEDNING/RETNINGSLINJER FOR FASTTELEFONI/MOBIL I STRAND KOMMUNE GJELDENDE FRA Nedenfornevnte brukerveiledning/retningslinjer trer i kraft fra Brukerveiledning/retningslinjer Bakgrunn har sammen med en rekke andre kommuner valgt Ventelo Norge AS som leverandør av telefonitjenester både fasttelefoni og mobil for perioden med mulighet for prolongering på inntil 2 år. Ansvar Innkjøpsansvarlig har hovedansvar for å få på plass ny innkjøpsavtale og oppfølging av denne. Samtlige abonnement er nå inndelt i tråd med ny organisasjonsstruktur og blir nå fakturert pr. virksomhet. Må vi bruke Ventelo? 1. Ventelo Norge AS er leverandøren som SKAL brukes ved bestilling av nye abonnement på både fasttelefoni og mobil. Også ved kjøp av nye mobiltelefoner SKAL Ventelo brukes. 2. Telenor Mobil AS skal brukes som leverandør ved bestilling av RingKontant. Denne tjenesten tilbys ikke pr. i dag av Ventelo. Ved bestilling av RingKontant: 1. Ta kontakt med Pedersen Radio&TV Service på Jørpeland. 2. Følgende epostadresse SKAL brukes ved bestilling: experten@online.no 3. Følgende opplysninger SKAL være med i BESTILLINGEN:: -ORGANISASJONSNUMMER:

2 -VIRKSOMHET mobilnr. skal registreres på. - VIRKSOMHETENS REFERANSEKODE. - NAVN PÅ BESTILLER. -REFERANSE til mobilnr, for eksempel Mobiltlf.. (Dette for at vi kan ta ut en samlet rapport fra Telenor Mobil over alle RingKontantmobilnr. - FAKTURAADRESSE skal oppgis:: Fakturamottak Virskomhet xxxxx (med referansekode) 4. NB: RingKontant anbefales kun i tilfeller der hensikten er å være tilgjengelig. Husk at tellerskrittene koster mye!! 5. NB: Hvis RingKontant avsluttes og det skal tegnes et ordinært abonnement, SKAL Ventelo brukes. NB: Det er ikke mulig å kjøpe mobiltelefon fra Ventelo og RingKontant-abonnement fra Telenor Mobil eller annen leverandør. Kontaktperson hos Ventelo Norge AS Navn: Claudia Veronica Sepulveda Tlf: Faks: Epost: claudia@ventelo.no Oppretting/endring/oppsigelse av abonnement for fasttelefoni og mobil 1. Ta kontakt med vår kontaktperson hos Ventelo Norge AS som vil være behjelpelig. Web-løsning: Alternativt kan du bruke Ventelos Web-løsning til å endre, si opp og bestille nye abonnement. Her har du også tilgang til fakturaer og rapportering. Det anbefales at større virksomheter som har en del endringer i abonnement m.v. bruker webløsningen. Tilgangen fås ved hjelp av tildeling av brukernavn og passord som innkjøpsansvarlig tildeler. Ventelo vil gi opplæring i bruk av denne. 2. Ved oppretting av nye abonnement; Pass på å oppgi HVILKEN VIRKSOMHET (med referansekode) og angi en BESKRIVELSE for hva abonnementet gjelder (for eksempel Hustelefon Jørp. Ungdomsskole ). Oppgi NAVN på bestiller. Virksomhetens REFERANSEKODE skal oppgis. FAKTURAADRESSE skal oppgis: 2

3 Fakturamottok v/ virksomhet xxxxx (Fakturaadresse ligger inne i systemet hos Ventelo. Ved bestilling av abonnement til ny virksomhet, er det viktig at korrekt fakturaadresse oppgis). Bestilling/kjøp av ny mobiltelefon+abonnement Rådmannen har plukket ut følgende valgmuligheter for mobiltelefoner: 1. NOKIA 2600/3100/3120 til ca kr 200,-* 2. NOKIA 5140 til ca. kr 811,-* 3. NOKIA 6230i til ca kr ,-* * Alle priser inkl. rabatt, eks. mva + porto NB: For nærmere funksjonalitetsbeskrivelse, kan du se på NOKIA 2600 eller 3100 eller 3120 Anbefales til administrativt personell. En helt kurant mobiltelefon med vanlig funksjonalitet. Ikke kamera, radio og internett. Forskjellen på NOKIA 2600 og 3100 er at 3100 kan sende mms. Forskjellen mellom 3100 og 3120 er design. NOKIA 5140 Anbefales til utegjengen. Er en polstret arbeidstelefon med vanlig funksjonalitet + kamera, radio. Tåler noe mer fuktighet enn Nokia NOKIA 6230i Anbefales bare til de som har et spesielt behov i jobbsammenheng. Har enda mer funksjonalitet enn 5140, bl. a. video. Fremgangsmåte ved bestilling:. (NB: Ingen bestilling blir iverksatt av leverandør før følgende opplysninger er oppgitt): 1. Send bestilling på epost til vår kontaktperson: claudia@ventelo.no. Følgende MÅ oppgis i bestillingen: - TYPE MOBIL som bestilles - TELENOR- eller NETCOMNETTET: Skal abonnementet gå på Telenornettet eller Netcom-nettet (kan velge. Avhenger av dekning. Samme pris). - ORGANISASJONSNUMMER: VIRKSOMHET abonnementet skal registreres på. REFERANSEKODE 3

4 til virksomheten - BESKRIVELSE av abonnementet. - FAKTURAADRESSE mobil og abonnement skal sendes til skal være: Fakturamottak v/ Virksomhet xxxx (med referansekode) - LEVERINGSADRESSE mobil og sim-kort skal sendes til (blir sendt pr. post) v/ Virksomhet xxxx Postboks xxxxx Postnummer Alternativt kan Ventelo`s Web-shop nyttes (må ha brukernavn og passord). Må det inngås en telefonavtale med på mobilbruk, og er jeg nødt til å rapportere privat forbruk? Ifølge sitt telefonreglement skal ALLE med mobiltelefon inngå en telefonavtale som lages av Personalavdelingen (gjelder ikke de som lar mobiltelefonen ligge igjen etter kontortid). Den som har mobiltelefon må også være klar over PLIKTEN til å rapportere forbruk hvert år. Hva gjør jeg når mobiltelefonen ikke virker lenger, men sim-kortet virker? For å sikre at ansatte slipper å vente flere dager på ny mobiltelefon, blir det kjøpt inn 3-5 mobiltelefoner (uten abonnement) av NOKIA 2600/3100/3120 og NOKIA 5140 som blir liggende i kommunens sentralbord. Faktura blir belastet sentral ledelse og regnskapskorrigert ved utkvittering. Fra vil innkjøpte mobiltelefoner være på plass i sentralbordet. Følgende fremgangsmåte gjelder: 1. Ta kontakt med sentralbordet der du kvitterer ut for ny mobiltelefon. 2. Kontostreng faktura skal belastes skal oppgis. 3. Sentralbordet lager en regnskapskorreksjon. har ansvar for å ta kontakt med Personalavdelingen for å få utarbeidet en telefonavtale Den enkelte mobilinnehaver har selv PLIKT til å rapportere forbruk hvert år (Kontortjenester v/ sentralbordet har ansvaret for å sørge for å bestille mobiltelefoner slik at det ALLTID er 3-5 mobiltelefoner av NOKIA 2600/3100/3120 og NOKIA 5140 liggende i sentralbordet) Alf Henning Heggheim innkjøpsansvarlig 4

5 Kopit sendt til: Ventelo Norge AS v/claudi V. Seupulveda og Jarle Selstø Pedersen Radio&Tv Service v/ Jostein Kalviknes 5