Mamut Business Software. Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser. Mamut Cost Centre. Versjon 14.5 MBS.EXT.MCT.NO

Transkript

1 Mamut Business Software Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Cost Centre Versjon 14.5 MBS.EXT.MCT.NO

2 Innhold Innhold... 1 Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser... 3 Ekstra kostnadsbærere... 4 Bilagsføring med egendefinert kostnadsbærer... 5 Regnskapsinnstillinger: Kostnadsbærere... 6 Opprette rapporter med kostnadsbærere... 7 Tilgang til tilleggsprodukter... 9 Installere eksempeldatabasen/evaluere utvidede produkter Mer Informasjon

3 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl alle hverdager Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.

4 Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser TILLEGGSPRODUKTER OG ENTERPRISE- UTVIDELSER Mamut tilbyr en rekke tilleggsprodukter og -tjenester slik at din virksomhet kan arbeide mer effektivt med programmet. Mamut tilleggsprodukter er tilgjengelig og kan kjøpes av de som bruker Mamut Enterpriseserien, og som har behov for mer avansert funksjonalitet enn det som er inkludert i det vanlige Mamutprogrammet. Dette gjør det mulig for din virksomhet å arbeide mer effektivt med Mamut-systemet. Det er flere tilleggsprodukter som tilbyr mer funksjonalitet i forbindelse med ditt nettsted og din nettbutikk. Domene og e-postkontoer kan brukes uansett hvilket Mamut-program du kjører, men det er noen tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser som krever at du har en programversjon fra Mamut Enterpriseserien. Ønsker du å finne ut mer om hvilke Enterprise-utvidelser og tilleggsprodukter som er kompatible med ditt Mamut-system, kan du besøke vår hjemmeside på (ekstern lenke). Du kan også ringe gratis grønt nummer eller sende en e-post til info@mamut.no for mer informasjon. Denne manualen er ment som en grunnleggende beskrivelse av hvordan Enterprise-utvidelsen er satt opp, hvordan du navigerer gjennom det, og hvordan du kan tilpasse det til ditt bruk. Vi vil også minne deg om vår nettside, (ekstern lenke), hvor du finner svar til ofte stilte spørsmål om Mamut. Den er satt opp for å gjøre det så enkelt som mulig å finne svar på de spørsmålene du har - 24 timer i døgnet. Vi er overbevist om at du og din virksomhet vil dra stor nytte av dette brukervennlige programmet og dets mange tilleggsprodukter og utvidelser, som vil gjøre det lettere for å utføre det daglige arbeidet. Lykke til med Mamut Enterprise-utvidelser! 3

5 Mamut Cost Centre EKSTRA KOSTNADSBÆRERE I regnskapsmodulen i Mamut Business Software kan du distribuere kostnader til ulike kostnadsbærere. Disse kostnadsbærerne er ofte produkter og tjenester, men andre eksempler på kostnadsbærere kan være kampanjer, ansatte, reklamasjoner, emballasje og transportskader. Formålet med kostnadsbærerne kan være å få eksakt oversikt over kostnader knyttet til spesielle forretningsområder, deler av virksomheten eller lignende. I Mamut Enterprise E5 kan du opprette en ekstra kostnadsbærergruppe. Ved kjøp av lisens på tilleggsproduktet Mamut Cost Centre, vil du få tilgang til å opprette inntil fire egendefinerte kostnadsbærergrupper (tre i E5). Du kan organisere disse kostnadsbærergruppene etter din bedrifts behov. Merk! Ekstra kostnadsbærere er kun tilgjengelige ved registrering av bilag i bilagsregistrering. Bilag som føres via andre moduler vil ikke kunne kostnadsføres på disse egendefinerte kostnadsbærerne automatisk. De vil kun bli knyttet til kostnadsbærerne Prosjekt og Avdeling. Det er mulig å endre kostnadsbærere på bilag i ettertid. Dette kan gjøres via Reskontro og Hovedbok ved å markere aktuelt bilag og klikke Rediger. Tips! De egendefinerte kostnadsbærerne er ikke sammenlignbare med de to standard kostnadsbærerne i Mamut Business Software: Avdeling og Prosjekt. Disse to er integrert i forskjellige funksjoner og prosesser i Mamut Business Software 4

6 Bilagsføring med egendefinert kostnadsbærer BILAGSFØRING MED EGENDEFINERT KOSTNADSBÆRER Ved bilagsføring i bilagsregistrering har du, dersom du har Mamut Enterprise E5 eller tilleggsprodukt for ekstra kostnadsbærere, mulighet til å føre på din egen spesialtilpassede kostnadsbærer i tillegg til standardbærerne Avdeling og Prosjekt. Slik fører du bilag med egendefinerte kostnadsbærere 1. Definer først dine egne kostnadsbærere under knappen Kostnadsbærere som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger. Les mer om å definere kostnadsbærere nedenfor. 2. Aktiver deretter kolonnen for Kostnadsbærergruppe i brukerinnstillinger i bilagsregistrering, slik at kolonnen vises i bilagsregistreringsvinduet. 3. Før bilag på vanlig måte, men velg i tillegg egendefinert kostnadsbærer på aktuelle bilagslinjer. Bilaget er nå registrert med den egendefinerte kostnadsbæreren og kan overføres til hovedboken. 5

7 Mamut Cost Centre REGNSKAPSINNSTILLINGER: KOSTNADSBÆRERE I vinduet Kostnadsbærere kan du opprette kostnadsbærere tilhørende en ny egendefinert kostnadsbærergruppe. Egendefinerte kostnadsbærere kan benyttes ved bilagsføring i bilagsregistrering i tillegg til Avdeling og Prosjekt som er standard kostnadsbærere i programmet. I brukerinnstillinger i bilagsregistrering kan du merke av for at kolonnen for din egendefinerte kostnadsbærer skal vises i bilagsregistreringsvinduet. Eksempler på andre aktuelle kostnadsbærergrupper kan være kampanje, produkt, ansatt, reklamasjoner, emballasje og transportskader. Til høyre for nedtrekkslisten Velg kostnadsbærergruppe kan du klikke Rediger for å endre navn på en kostnadsbærergruppe. I hver kostnadsbærergruppe kan du opprette så mange kostnadsbærere som du har behov for. Knappen Ny oppretter en ny kostnadsbærer i kostnadsbærergruppen som er valgt i nedtrekkslisten over. Rediger gir deg mulighet til å redigere navnet på markert kostnadsbærer. Slett vil slette markert kostnadsbærer. Tips! Du kan redigere informasjon om kostnadsbærere på lik linje som Prosjekt og Avdeling på bilag som ligger bokført i hovedbok. Gjør dette ved å merke av de relevante boksene i Innstillinger for hovedboka. 6

8 Opprette rapporter med kostnadsbærere OPPRETTE RAPPORTER MED KOSTNADSBÆRERE Fra dine regnskapsrapporter kan du filtrere bilagsregistreringer med informasjon om kostnadsbærere og deretter skrive dem ut eller videresende som e-post, fax, etc. I tillegg kan til og med bilag fra finans eksporteres med informasjon om kostnadsbærere til Microsoft Excel for ytterligere analyse. Slik skriver du ut rapporter med informasjon om kostnadsbærere Alle kostnadsbærere kan bli funnet under Avanserte Kriterier for den relevante regnskapsrapporten (for eksempel Hovedboksutskrift eller de to sporingsrapportene). Les mer om utvalg i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". 1. Gå til Vis - Regnskap - Rapporter. 2. Velg Regnskap i menyen til venstre. 3. Dobbeltklikk rapporten du vil åpne. 4. Velg fanekortet Avansert og klikk på Ny. 5. I veiviseren for Avanserte Kriterier, velg Utvidet og angi kostnadsbærergruppen. 6. Klikk Neste. 7. I fanekortet Standard, skriv inn relevant informasjon for operator, vilkår og verdi. 8. Klikk OK. 9. Om nødvendig, legg til flere kriterier. 10. Når du er ferdig, klikk OK. Nå vises rapporten på skjermen din med dine kriterier. For å skrive ut rapporten, klikk på ikonet for å skrive ut. Tips! Hvis du ikke ønsker å skrive ut rapporten, men heller vil opprette en PDF. eller Excel-fil, velg alternativet Send til etter trinn 2 før du fortsetter med trinn 3. Les mer om dette i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". 7

9 Mamut Cost Centre Slik eksporterer du ut hovedboken med kostnadsbærere til Microsoft Excel 1. Du kan eksportere hovedboken, inkludert kostnadsbærere til Excel, hvor du da kan fortsette videre analyse. 2. Gå til Vis - Regnskap - Hovedbok. 3. Klikk Innstillinger. 4. Velg avmerkingsboksene for den kostnadsbærerinformasjonen du ønsker å eksportere som ekstra kolonner. 5. Klikk OK. 6. Kolonnene vises nå i hovedbokstabellen. 7. Høyreklikk tabellen og velg Eksport til Microsoft Excel fra hurtigmenyen. Et Microsoft Excel regneark vil nå åpne og inneholder all tabellinformasjonen med kolonnene for kostnadsbærere. Om ønskelig kan du nå fortsette din analyse. 8

10 Tilgang til tilleggsprodukter TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER For at du skal kunne bruke tilleggsprodukter må du registrere lisensnummeret du har mottatt etter å ha bestilt produktet, i tillegg til å definere hvilken bruker eller hvilken firmadatabase som skal ha tilgang. Deretter er tilleggsproduktet klart til bruk. Når du har kjøpt tilleggsprodukter, vil du få tilsendt et lisensnummer for hvert tilleggsprodukt du har kjøpt. Dersom du har mottatt flere lisensnumre, må du først registrere lisensnummeret som gjelder for selve programmet. Deretter kan du registrere lisensnummeret som gjelder for serviceavtalen, eller andre tilleggsprodukter. Merk! Når du registrerer lisensnummeret, er det viktig å skrive inn lisensnummeret nøyaktig slik det fremkommer i brevet/e-posten du har mottatt. Merk forskjellen på bokstaven "O" og tallet "0". Lisensnummeret inneholder ikke bokstaven "O", kun tallet "0". Slik registrerer du en tilleggslisens 1. Velg Hjelp - Om og klikk Registrer Lisensnummer. 2. Skriv inn lisensnummeret, og klikk OK. Tilleggslisensen er nå registrert. Enkelte av Mamut Enterprises tilleggsprodukter må registreres på din firmadatabase eller på bestemte brukere for å få tilgang til ny funksjonalitet. Etter at du har registrert lisens på ditt tilleggsprodukt, og restartet ditt Mamut Enterprise-system, får du tilgang til å administrere lisensen. Dette gjøres under menyen Hjelp - Om - Administrer lisensinformasjon. Merk! Undersøk om tilleggsproduktet gjelder for antall Brukere, antall Firmadatabaser eller Alle brukere og firmadatabaser. 9

11 Mamut Cost Centre Slik administrerer du tilganger til tilleggsproduktet 1. Klikk på Hjelp - Om og klikk Administrere lisensinformasjon. 2. Du får nå en liste over de tilleggsproduktene du har tilgang til. Marker tilleggsproduktet til venstre i skjermbildet, og klikk på knappen Legg til. 3. Velg firmadatabase eller bruker, og klikk OK. Gjenta dersom du skal legge til flere. 4. Avslutt programmet og start på nytt. Nå er all funksjonalitet tilgjengelig. Merk! Nederst på siden står det hvor mange lisenser du har av tilleggsproduktet. Du kan legge til like mange brukere/firmadatabaser som du har lisens for. 10

12 Installere eksempeldatabasen/evaluere utvidede produkter INSTALLERE EKSEMPELDATABASEN/EVALUERE UTVIDEDE PRODUKTER I eksempeldatabasen kan du prøve deg frem uten at det påvirker dine egne firmadata. Du kan også evaluere de ulike tilleggsproduktene og utvidelser som finnes, før du eventuelt bestiller. Under veiviseren for førstegangs oppstart av programmet blir du spurt om du vil installere eksempeldatabasen. Mange vil allerede ha installert eksempeldatabasen ved hjelp av Veiviseren for førstegangs oppstart. Er du usikker på om du allerede har installert eksempeldatabasen, kan du se etter ved å velge Fil - Åpne Firmadatabase. Da får du opp firmadatabaselisten som viser oversikten over installerte firmadatabaser. Er du allerede kunde, men ønsker å evaluere tilleggsprodukter og utvidede produkter, kan du gjøre dette ved å ta i bruk eksempeldatabasen. For å installere eksempeldatabasen, velg Fil - Databaseverktøy - Installer eksempeldatabase. Merk! Når du logger deg på eksempeldatabasen, vil du kunne velge evalueringsprodukt og eventuelle tilgjengelige tilleggsprodukter til dette. Det er også mulig å fjerne en firmadatabase fra installasjonen. Dette gjøres fra vinduet Firmadatabaseliste. 11

13 Mamut Cost Centre MER INFORMASJON Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale Mamut Serviceavtale gir deg rett til å benytte Mamut Supportsenter. Se mer om Mamut Serviceavtale nedenfor..mamut Supportsenter Mamut Supportsenter tilbyr et omfattende personlig serviceapparat som bistår deg med hjelp hvis behovet oppstår. Hvordan kontakte Mamut Supportsenter? Ta kontakt via programmet.den enkleste måten å ta kontakt på er via programmet. Via fokusområdet Mamut Supportsenter kan du finne svar på dine spørsmål og opprette nye henvendelser. Status og svar på dine henvendelser finner du på samme sted. Ta kontakt via Internett Under rubrikken Mamut MySupport på kan du ta kontakt med Mamut Supportsenter 24 timer i døgnet, og et svar er aldri langt unna. Skriv inn ditt spørsmål og det vil bli besvart i løpet av 1 arbeidsdag. Ta kontakt via Telefon: (ordinær takst) Telefonen er åpen fra kl alle hverdager. De fleste spørsmål besvares som regel i løpet av samtalen, men ved spesielle henvendelser vil vi notere spørsmålet og ta kontakt når løsningen på problemet er funnet. Ta kontakt via telefaks Har du ikke tilgang til Internett, kan du sende din henvendelse på telefaks til Mamut Supportsenter. Du vil da få svar på telefaks. Opplys likevel om et telefonnummer der du kan treffes mellom kl , da det kan hende vi trenger flere detaljer for å kunne gi deg rett løsning. Ta kontakt via e-post Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål kan du sende det til support@mamut.no. 12 Brev kan sendes til: Mamut ASA Mamut Supportsenter Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo

14 Mer informasjon Mamut Academy Kurstyper på Mamut Academy Mamut Academy er navnet på kursvirksomheten i Mamut. Mamut ASA leverer komplette løsninger innenfor økonomistyring, salg/kundeoppfølging, innkjøp/logistikk, lønn/personal, timeregnskap/prosjekt og skatt/privatøkonomi. Kursvirksomheten Mamut Academy er et tilbud til deg som ønsker å arbeide mest mulig effektivt med Mamut Business Software og tilhørende fagområder. Nå kan du og dine medarbeidere virkelig utnytte funksjonsrikdommen i Mamut-systemene, noe som både stimulerer virksomheten og deg som jobber med systemet! Oppstartskurs Dette kurset er tilpasset helt nye brukere av Mamut Business Software. Kurset gir et innblikk i oppbyggingen av programmet og gir en god innføring i hvordan komme best mulig i gang. Grunnkurs Disse kursene tar for seg enkelte fagområder innenfor produktserien Mamut Business Software. Grunnkursene gir deltakeren et dyptgående innblikk i de enkelte deler av Mamut-systemene. Dette gir de beste forutsetningene for å utnytte systemet mest mulig effektivt. Viderekommende kurs Disse kursene tar for seg områder som ikke er med i innholdet på grunnkursene. Viderekommende kurs gir dyptgående kunnskap innen avanserte funksjoner i Mamut Business Software. Kurspakke Kurspakkene tar for seg et enkelt system i produktserien Mamut Business Software. Kursene gir deltakeren en helhetsforståelse av det aktuelle systemet. En kurspakke består av et gitt antall fagkurs. Om ønskelig kan bedriften sende ulike deltakere på de enkelte fagkurs. Temakurs Temakursene tar for seg spesielle emner innenfor ett fagområde, ett program, eller på tvers av ulike fagområder og programmer. Bedriftsinterne kurs Hvis ønskelig kan vi holde kurs skreddersydd for din bedrift eller organisasjon. Dette er spesielt lønnsomt hvis din virksomhet har spesielle rutiner eller mange fra samme organisasjon trenger opplæring i Mamutsystemet. Med et bedriftsinternt kurs sikrer du dine ansatte komplett opplæring i effektiv bruk av Mamut Business Software i din bedrift. Vi kan holde bedriftsinterne kurs i dine lokaler, eller i våre kurslokaler, som har komplett utstyr og alle fasiliteter. For mer informasjon vedrørende Mamut Academy, eller for å få tilsendt vår kurskatalog/kursplan, ta kontakt med oss på telefon , eller kontakt oss via e-post academy@mamut.no. Du vil også finne informasjon på vår Internettside Alle kursdeltakere vil få tilsendt kursbevis for deltagelse. 13

15 Mamut Cost Centre Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Mamut Serviceavtale sikrer at du er forberedt og har full kontroll i alle utfordringer du eller din virksomhet møter. Oppdatert med endringer fra myndighetene Vi sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert med nye regler, avgiftsendringer og skjemaer. Fyldig dokumentasjon ved slike endringer sikrer enkel tilpasning. Ny funksjonalitet Mamut-systemene utvikles kontinuerlig som følge av teknologisk utvikling, nye standarder, tilbakemeldinger fra brukere og nye trender. Du er sikret en moderne løsning som vil forenkle hverdagen. Mamut Supportsenter Vi legger stor vekt på at du som Mamut-bruker skal få profesjonell og rask service hvis eventuelle spørsmål skulle oppstå. Du får tilgang til brukerstøtte via telefon, faks, e-post, Internett og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finner du en nyhetskanal som via Internett daglig oppdaterer deg med blant annet informasjon, nyheter og brukertips direkte relatert til ditt program og arbeidsområde. Med Mamut Information Desk kan du også kommunisere direkte med Mamut Supportsenter. Brukertips Med jevne mellomrom vil du motta e-post med tips om bruk av Mamut-systemene, nyheter innenfor produktserien og annen nyttig informasjon. Mamut Kunnskapsserie Mamut publiserer kunnskapshefter innen en rekke temaområder som for eksempel endringer fra myndighetene, effektiv bruk av systemet og nye trender. Spesialtilbud Mamut gir deg spesialtilbud på Mamut-produkter, samt relaterte produkter fra markedsledende leverandører. 14