Mamut Enterprise efaktura

Transkript

1 0BTilgang til Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Business Software Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Enterprise efaktura Versjon 14.5 MBS.EXT.EFA.NO I

2 Innhold Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser... 3 efaktura... 4 Kom i gang med efaktura... 5 Lese inn filer fra BBS... 6 Behandling av kundeavtaler Avmeldinger og avviste avtaler Aktiviserte avtaler Gå til fil/gå til BBS Fakturering og innlesing av filer Eksportere efaktura til BBS Fakturere med efaktura Instillinger for efaktura Innstillinger for efaktura, Innhold Tilgang til Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Installere eksempeldatabasen/evaluere utvidede produkter Mer informasjon Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Mamut Academy

3 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl alle hverdager Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2010 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. 2

4 Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser TILLEGGSPRODUKTER OG ENTERPRISE- UTVIDELSER Mamut tilbyr en rekke Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser som kan hjelpe deg å arbeide mer effektivt med programmet. Det finnes også flere Tilleggsprodukter som tilbyr mer funksjonalitet til ditt nettsted og din nettbutikk. Disse produktene for domene og e-postkontoer kan brukes uansett hvilket Mamut-program du kjører. Enkelte produkter krever imidlertid at du har en programversjon fra Mamut Enterprise-serien. Ønsker du å finne ut mer om hvilke Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser du kan utvide ditt Mamutsystem med, kan du besøke vår hjemmeside på Du kan også ringe gratis grønt nummer eller sende en e-post til for mer informasjon. Denne manualen er ment som en grunnleggende beskrivelse av hvordan produktet er satt opp, hvordan du navigerer gjennom det, og hvordan du kan tilpasse det til ditt bruk. Du kan når som helst klikke Hjelp eller trykke [F1] for å få hjelp med funksjonalitet i programmet. Vi vil også minne deg om vår nettside, hvor du finner svar på ofte stilte spørsmål om Mamut. Den er satt opp for å gjøre det så enkelt som mulig å finne svar på de spørsmålene du har 24 timer i døgnet. Vi er overbevist om at du og din virksomhet vil dra stor nytte av dette brukervennlige programmet og dets mange tilleggsprodukter, som vil gjøre det lettere for deg å utføre det daglige arbeidet. 3

5 Mamut Enterprise efaktura EFAKTURA efaktura er bankenes løsning for elektronisk formidling og presentasjon av regninger. Med Mamut Enterprise efaktura kan virksomheten presentere fakturaer elektronisk til alle kunder som har nettbank, uavhengig av hvilken bankforbindelse dine kunder har. Les mer på Internett: Ved å åpne for elektronisk formidling av fakturaer direkte fra din bedrift til dine kunders nettbank, blir det enklere for disse å motta, holde oversikt over og betale regninger i nettbanken. Din virksomhet får samtidig en ny, forbedret og mer kostnadseffektiv kundedialog gjennom Internett og nettbank som kommunikasjonskanal. efaktura vil være med på å skape nye muligheter innen interaktiv kundebehandling fremover. 4 Fordeler for din virksomhet Kostnadsbesparelse - Bedrifter som benytter efaktura reduserer sine kostnader tilknyttet utskrift, pakking, forsendelse og etterbehandling av regninger til kunder. Effektivisering - Bedrifter som benytter bankenes elektroniske innbetalingstjenester får garantert fullstendig informasjon tilbake om alle innbetalinger. Markedstilgang - Bedrifter som tilbyr efaktura får tilgang til samtlige av sine kunder som benytter nettbank. Kundepleie - Bedriften kan forbedre funksjoner som kundeservice, informasjon og annen dialog med kunden. Dette skjer gjennom interaktiv dialog via nettlinker på efakturaen. Bedriften sparer penger - Bedriften kan spare mye penger ved å gå over til efaktura, avhengig av antall fakturaer som sendes ut årlig. Men det beste er kanskje at efaktura er så enkelt å ta i bruk. For å implementere efaktura trenger virksomheten Mamut Enterprise efaktura. I tillegg må virksomheten benytte et fakturahotell (Internett-sider hvor fakturaene ligger) for fremvisning av fakturadetaljer. Her kan man velge å ha et eget fakturahotell, eller kjøpe denne tjenesten fra et godkjent fakturahotell. Les mer på Internett:

6 Kom i gang med efaktura KOM I GANG MED EFAKTURA Skal du fakturere dine kunder gjennom efaktura, skal du først tegne bankavtale gjennom banken din. Slik kommer du i gang med efaktura 1. Bestill lisens, og aktiver lisensen. For at du skal kunne bruke tilleggsprodukter, må du registrere lisensnummeret du har mottatt etter å ha bestilt produktet, i tillegg til å definere hvilken bruker eller hvilken firmadatabase som skal ha tilgang. Se mer om aktivering av tilleggsprodukter nedenfor. 2. Tegn bankavtale. For å kunne tilby deres kunder efaktura må det inngås en avtale med bedriftens bankforbindelse om bruk av efaktura. Banken oppretter kontakt mellom deg og BBS (Bankenes BetalingsSentral), som administrerer det videre oppsettet av tjenesten. Du finner informasjon om hvordan du kommer i gang med tjenesten hos din bankforbindelse, eller på Internett: 3. Aktiver efaktura i programmet. Merk av Automatisk KID-tildeling i firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura, og velg formatet som samsvarer med OCR-avtalen du har med banken din. KIDnummeret vil også gjelde som efaktura-referanse for kundene dine. Klikk efaktura nederst i det samme vinduet, for nødvendige innstillinger av funksjonaliteten. Merk av for Benytt efaktura. Resten av innstillingene blir nå tilgjengelige. De er delt opp i to fanekort, et med diverse Kontoinformasjon hos BBS og et hvor du definerer innholdet på fakturaen som overføres BBS. Se feltbeskrivelser for dette nedenfor. 4. Logg av, eller restart programmet, og logg på igjen. Du vil nå ha tilgang til efaktura-funksjonaliteten gjennom menyvalget Vis - efaktura. 5

7 Mamut Enterprise efaktura Testperiode Du må nå gjennom en testperiode. Denne avtales nærmere med banken eller BBS. I testperioden kan du lese inn en fil fra BBS som lagres på din datamaskin. Les inn filen og følg deretter veiviseren for behandling av kundeavtaler. Resultatet av denne godkjennelsen eksporteres. BBS vil nå lese inn denne filen i sitt system og du vil motta en kvittering på at kundene er opprettet som mottakere av efaktura. Les inn denne kvitteringen i programmet. Programmet vil foreslå at du sender efaktura og ikke normal giro ved neste fakturering på disse kundene. Ta efaktura i bruk Når testperioden er over (som regel etter en uke), settes Forsendelsestype til Produksjon i innstillingene for efaktura. Alle dine kunder som benytter nettbank kan nå melde seg som mottakere efaktura fra din bedrift. Tips! Det kan lønne seg å informere dine kunder gjennom e-post eller som fast tekst på alle kommende faktura om at denne tjenesten er tilgjengelig. Lese inn filer fra BBS Før du kan lese inn filene må du laste ned filene fra BBS, og lagre dem på din egen maskin (f.eks. C:\Mine dokumenter). Slik leser du inn filer fra BBS 1. Start prosedyren gjennom menyen Vis hvor du peker til efaktura og velger Les inn filer fra BBS Oppgi filbane til katalogen du lagret filene fra BBS på. 3. Klikk Neste. Programmet finner frem alle filer som er aktuelle for innlesning og lister dem opp. 4. Klikk Neste. Filene leses nå inn i programmet.

8 Kom i gang med efaktura Den videre behandlingen avhenger av hva filen inneholder. De forskjellige scenariene er beskrevet nedenfor. Legg merke til at en innlesning kan sette i gang flere av disse prosedyrene på samme tid. Punkt A, B og C nedenfor beskriver påmelding, avmelding og endring av avtaler fra kundene dine. Innlesning av slike filer må bekreftes med en fil som må overføres til BBS, som igjen svarer med en kvittering på mottak og innlesning Punkt D beskriver mottak av en slik kvitteringsfil (mottak og innlesning). Punkt E, F, G og H beskriver innlesning av filen BBS sender når de har behandlet filene og oppdatert banksystemet. Punkt I beskriver innlesning av filen som bekrefter at efakturaer du har overført er tilgjenglig i nettbanken til kundene dine. A. Påmeldinger av efaktura-kunder. Dette er kunder som har meldt fra i sin nettbank at de ønsker å motta efaktura fra deg. 1. Du må nå ta stilling om du godkjenner avtalene fra den innleste filen. 2. Kunder du godkjenner får nå efaktura-status "Avventer kvittering" i Kontaktregisteret. 3. Klikk Neste. Det lages nå en svarfil som må eksporteres til BBS. I tillegg til kvittering for mottak og innlesning av filen, sender BBS en bekreftelse på at koblingen mellom deg og kundene du har godkjent er satt opp i banksystemet. Denne filen må også leses inn i programmet (se punkt C). Kunder du ikke godkjenner blir ikke satt opp i banksystemet. B. Avmeldinger av efaktura-kunder. Dette er kunder som har meldt fra i sin nettbank at de vil slutte å motta efaktura fra deg. 1. Du får nå en oversikt over alle avmeldinger fra den innleste filen. 2. Kunder får nå efaktura-status "Nei" i Kontaktregisteret. 3. Klikk Neste. Det lages nå en svarfil som må eksporteres til BBS. I tillegg til kvittering for mottak og innlesning av filen, sender BBS en bekreftelse på at koblingen mellom deg og kundene er fjernet fra banksystemet. Denne filen må også leses inn i programmet (se punkt F). 7

9 Mamut Enterprise efaktura C. Endringer i avtalen fra efaktura-kunder Dette er kunder som tidligere er godkjente som efaktura-kunder, og som melder om endringer i avtalen. 1. Du må nå ta stilling om du godkjenner endringene som den innleste filen foreslår. 2. Endringer du godkjenner vil oppdateres i Kontaktregisteret. 3. Klikk Neste. Det lages nå en svarfil som må eksporteres til BBS. I tillegg til kvittering for mottak og innlesning av filen, sender BBS en bekreftelse på at koblingen mellom deg og kundene du har godkjent er endret i banksystemet. Denne filen må også leses inn i programmet (se punkt D). D. Kvittering fra BBS på mottatt/innlest fil For hver fil du laster opp til BBS, genereres to filer (kvitteringer), én for at filen er mottatt, og én for at filen er lest inn. Disse filene genereres raskt etter hverandre, og leses gjerne inn samtidig. Du må nå vente på at BBS får behandlet innholdet i filen, hvorpå de genererer en ny fil som også må leses inn (se punkt E, F G og H). E. Aktiviserte efaktura-avtaler BBS har oppdatert banksystemet med kunder du har godkjent som mottakere av efaktura (punkt A). 1. Du får nå en oversikt over alle aktiviserte avtaler fra den innleste filen. 2. Kunder får nå efaktura-status "Aktiv" i Kontaktregisteret. 3. Klikk Neste. Denne handlingen genererer ingen svarfil. Programmet vil nå foreslå at du sender efaktura og ikke normal giro til disse kundene. Vær oppmerksom på at filen du leste inn fremdeles kan inneholde annen informasjon som likevel generer en svarfil. F. Avmeldte efaktura-avtaler BBS har oppdatert banksystemet med kunder som har sagt opp avtalen om efaktura (punkt B). 1. Du får nå en oversikt over alle avmeldinger fra den innleste filen. 2. Kunder får nå efaktura-status "Nei" i Kontaktregisteret. 3. Klikk Neste. Denne handlingen genererer ingen svarfil. Programmet vil nå foreslå at du sender efaktura, og ikke normal giro til disse kundene. Vær oppmerksom på at filen du leste inn fremdeles kan inneholde annen informasjon som likevel generer en svarfil. 8

10 Kom i gang med efaktura G. Avviste kunder på grunn av feil efaktura referanse BBS har oppdatert banksystemet med kunder som er avvist på grunn av feil i efaktura-referansen (KIDnummer) (punkt A). 1. Du får nå en oversikt over alle avviste avtaler fra den innleste filen. 2. Kundene vil fortsatt ha efaktura-status "Nei" i Kontaktregisteret. 3. Klikk Neste. Denne handlingen genererer ingen svarfil. Dette vil nå ikke være mulig å fakturere disse kundene med efaktura. Vær oppmerksom på at filen du leste inn fremdeles kan inneholde annen informasjon som likevel generer en svarfil. H. Kunder du har avvist som mottakere av efaktura BBS har oppdatert banksystemet med kunder du har avvist ved tidligere behandling, selv om de har oppgitt gyldig efaktura-referanse (KID-nummer) (punkt A). 1. Du får nå en oversikt over alle avviste avtaler fra den innleste filen. 2. Kundene vil fortsatt ha efaktura-status "Nei" i Kontaktregisteret. 3. Klikk Neste. Denne handlingen genererer ingen svarfil. Dette vil nå ikke være mulig å fakturere disse kundene med efaktura. Vær oppmerksom på at filen du leste inn fremdeles kan inneholde annen informasjon som likevel generer en svarfil. I. Kvittering på mottatt efaktura-fil (selve fakturaen) BBS har oppdatert banksystemet med efaktura fra deg til kundene dine. Denne filen genererer ingen endringer på kundens efaktura-status. Denne handlingen genererer heller ingen svarfil. Dette vil nå ikke være mulig å fakturere disse kundene med efaktura. Vær oppmerksom på at filen du leste inn fremdeles kan inneholde annen informasjon som likevel genererer en svarfil. 9

11 Mamut Enterprise efaktura BEHANDLING AV KUNDEAVTALER Etter du har lest inn påmeldinger eller endringer av efaktura-avtaler fra BBS, kan du godkjenne eller avvise endringene. Alle endringer vises i dette vinduet, og behandles forskjellig i de tre fanekortene. Nedenfor finner du beskrivelse av fanekortet Nye/endrede avtaler. Fra det samme vinduet har du også oversikt over Avmeldinger og avviste avtaler og Aktiviserte avtaler. Nye påmeldinger med gyldig efaktura-referanse vises øverst i vinduet. Såfremt kunden oppgir KIDnummeret fra siste faktura som efaktura-referanse kan den kontrolleres mot kontaktregisteret (kunderegisteret). Kundenummer listes opp sammen med Navn i kunderegisteret. Du får også se Navn fra importfil som er navnet på kontoinnehaveren i nettbanken. Dersom navn, adresse eller annen informasjon fra påmeldingen avviker fra kontaktregisteret, vises opptegningen i rødt. For ytterligere informasjon om post- og e-postadresse kan du dobbeltklikke på linjen. Endret kundeinformasjon fra aktive avtaler presenteres på samme måte. Behandling av nye/endrede avtaler 1. Velg om du skal godkjenne Nye påmeldinger under Handling. Her kan du velge mellom: Godkjent forespørsel om avtale. Velg dette om du ønsker å tilby kunden betaling over efaktura Avvist grunnet uoverensstemmelse med kunderegisteret. Dersom du er usikker på om kunden har registrert feil informasjon, bør du velge dette. Er du sikker på at kundens informasjon er korrekt kan du likevel godkjenne. Avvist grunnet at det ikke tilbys efaktura. 10

12 Behandling av kundeavtaler Dersom du har tvil om kundens kredittverdighet eller betalingsevne, eller av andre grunner ikke ønsker å tilby kunden efaktura, er dette det riktige valget. 2. Velg om du skal godkjenne eventuelle Endringer under Handling. Her kan du velge mellom: Endre eksisterende avtale Kundens endringer overskriver informasjonen i ditt kunderegister. Avvise endring av eksisterende avtale Du beholder informasjonen som den er fra før i ditt kunderegister. 3. Klikk Neste for å lese inn endringene. 4. Eksporter til BBS med oversikt over hvilke påmeldinger du har godkjent. De vil nå sette opp kobling mellom deg og kunden i banksystemet. 5. Les inn fil fra BBS når koblingen er opprettet. Alle godkjente kunder kan nå faktureres med efaktura. Avmeldinger og avviste avtaler Etter du har lest inn påmeldinger eller endringer av efaktura-avtaler fra BBS, vises en oversikt over alle endringene her. Alle endringer vises i dette vinduet, og behandles forskjellig i de tre fanekortene. Nedenfor finner du beskrivelse av fanekortet Avmeldinger og avviste avtaler. Fra det samme vinduet har du også oversikt over Nye/endrede avtaler og Aktiviserte avtaler. Påmeldinger med feil efaktura-referanse vises øverst i vinduet. Kunden har ikke oppgitt efakturareferanse som kan kontrolleres mot kontaktregisteret (kunderegisteret). Under Avmelding presenteres kunder som ikke ønsker å motta efaktura lengre. Disse kundene kan ikke faktureres med efaktura etter at filen er lest inn, og status for efaktura i kontaktregisteret endres til "Nei". 11

13 Mamut Enterprise efaktura Aktiviserte avtaler Etter at du har godkjent kunder som mottakere av efaktura, setter BBS opp en kobling mellom deg og kunden i banksystemet, og sender en kvittering på at koblingen er utført. Når du leser inn denne kvitteringen, får du en oversikt over Aktiviserte avtaler i dette fanekortet, og kundene kan nå faktureres med efaktura. Andre endringer vises også i dette vinduet, og behandles i fanekortene Nye/endrede avtaler og Avmeldinger og avviste avtaler. Merk! Vinduet viser kun aktiviserte avtaler fra filen du nettopp leste inn. Den inkluderer ikke avtaler som allerede er aktivisert. Gå til fil/gå til BBS... Etter behandling av efaktura-avtaler blir filer med informasjon til BBS lagret på datamaskinen din. Disse må du laste opp til Internett-sidene til BBS. Som hjelp til dette presenteres to knapper, Gå til fil og Gå til BBS... Klikk Gå til fil for å åpne katalogen som filen er lagret i. Du må angi den samme katalogen på Internett-siden til BBS. Klikk Gå til BBS... for å åpne Internett-siden hvor du laster opp filene. Hvordan du gjør dette er beskrevet i dokumentasjonen du har mottatt fra BBS. Husk at du alltid må laste inn kvitteringsfilene som genereres hos BBS når de har mottatt, lest inn og behandlet dine filer. 12

14 Fakturering og innlesing av filer FAKTURERING OG INNLESING AV FILER Eksportere efaktura til BBS Ordre som er fakturert som efaktura må overføres til BBS. Gjennom denne veiviseren lages en fil som inneholder informasjon som vil vises i kundens nettbank, og informasjon som er nødvendig for BBSs behandling av betalingen. Slik eksporterer du efaktura 1. Start prosedyren gjennom menyen Vis hvor du peker til efaktura og velger Eksportere efaktura til BBS. 2. Klikk Neste. Alle fakturerte efaktura eksporteres til en fil som lagres på datamaskinen din. 3. Klikk Gå til fil for å åpne katalogen som filen er lagret i. 4. Klikk Går til BBS... for å åpne Internett-siden hvor du laster opp filen. Kunden du har fakturert vil nå motta efakturaene i sin nettbank. Du vil også motta en kvittering fra BBS for at filen er mottatt og en kvittering for at fakturaene er tilgjengelig for kundene dine. Retur og avstemming av betalinger gjøres på vanlig måte. Fakturere med efaktura For at du skal kunne fakturere en kunde over efaktura, må du bestille tjenesten gjennom banken og kunden må melde seg som mottaker av efaktura. Når du har godkjent kunden som mottaker og BBS har satt opp koblingen mellom deg kunden i banksystemet, vil neste ordre kunne faktureres som efaktura. Alle ordrer som er klare for efaktura merkes med efaktura-logoen. Dersom du ønsker ordinær fakturering for denne ordren, må du fjerne krysset foran efaktura i fanekortet Diverse. 13

15 Mamut Enterprise efaktura Slik overfører du en ordre til efaktura Etter ordren er opprettet faktureres ordren på vanlig måte. En ordre som er klar for efaktura får et ekstra valg i faktureringsdialogen. 1. Opprett ordren på vanlig måte. 2. Start faktureringsprosessen. Du kan nå velge efaktura i tillegg til de vanlige rapportene (giro, norgespakke etc.) Du kan også fakturere Alle eller et Utvalg ordre om du ønsker dette. Du vil da samle flere faktura i en fil som blir enklere å overføre til BBS. 3. Eksporter efaktura til BBS. Det anbefales at du eksporter og overfører fakturaer en gang om dagen. Ordrene overføres nå til status Fakturert selv om du ikke sitter igjen med en utskrift. 14

16 Instillinger for efaktura INSTILLINGER FOR EFAKTURA Du kommer til innstillingene for efaktura ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura, og klikke på knappen efaktura. Fanekortet Kontoinformasjon BBSs kundeenhetsid (BBS-ID): BBS har nummeret "8080" og skal kun endres om du får beskjed om dette. Fakturautsteders kontonummer: Kontonummeret du ønsker å motta oppgjør for utstedte efaktura. Referansenr.: Et av to måter du må føre opp ditt organisasjonsnummer på. Dette for å skille deg fra andre efaktura-kunder hos BBS. Organisasjonsnummeret omsluttes av NOR som betegner land-tilknytning, og et siffer, f.eks. -1. Organisasjonsnummer: Igjen, organisasjonsnummeret, men denne gang til bruk i juridisk øyemed, og vises i fakturaen. efaktura mal nr: Denne malen ble allerede bestemt ved bestilling av tjenesten hos banken din. Om du skriver inn et annet mal-nummer i dette feltet, får det ingen betydning for tjenesten. URL til BBS: Internett-adressen til BBS. Benyttes ved for å åpne nettsiden til BBS, for overføring av filer. Forsendelsestype: Skal stå på Test i testperioden. Alle efaktura du sender i testperioden vil ikke bli effektuert. Dette betyr at kundene dine ikke blir belastet ved betaling av de efaktura de mottar fra deg. Når testperioden er over, endres denne innstillingen til Produksjon. 15

17 Mamut Enterprise efaktura Innstillinger for efaktura, Innhold Fanekortet Innhold Presentasjonen av fakturaene du overfører til BBS kan tilpasses så de svarer til din bedrifts firmaprofil. Redigerbar tekst i faste felter i fakturahodet: Her kan du endre beskrivelsen av feltene for Beløp til forfall, Betalingsfrist, Fakturadato og Fakturanummer. Pass på at meningen med feltene ikke endres, slik at verdiene som presenteres blir misforstått. Velg inntil 5 felter som skal vises i fakturahodet: I tillegg til de faste feltene kan du legge opp 5 ekstra felter, som henter informasjon fra fakturaen. Disse blir presentert i den rekkefølgen de ligger i dette innstillingsvinduet. Radbeskrivelse i efaktura-mal: Du kan selv velge hvor detaljert produktene i fakturaen skal presenteres. Du kan velge mellom: 2 kolonner: Viser [Varebeskrivelse] [Fakturert (antall)] [Enhetspris] [Mva] [Sum] 3 kolonner: Viser [Produktnummer] [Varebeskrivelse] [Fakturert (antall)] [Levert (antall)] [Enhetspris] [Rabatt] [Mva] [Sum] I tillegg presenteres den Fasttekst du har definert i Ordre/Faktura-modulen. Du har også mulighet til å legge inn: Bedriftslogo Linker Reklame Bildefiler for av logoer og reklamer sendes til BBS på e-post sammen med henvisning om hvor du ønsker dem plassert. Når alle innstillingene er satt får du tilgang til efaktura gjennom Vis-menyen, neste gang du logger deg på programmet. 16

18 Tilgang til Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER OG ENTERPRISE-UTVIDELSER Når du har kjøpt Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser, vil du få tilsendt et lisensnummer for hvert produkt du har kjøpt. Dersom du har mottatt flere lisensnumre, må du først registrere lisensnummeret som gjelder for selve programmet. Deretter kan du registrere lisensnummeret som gjelder for serviceavtalen, eller andre Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser. Merk! Når du registrerer lisensnummeret, er det viktig å skrive inn lisensnummeret nøyaktig slik det fremkommer i brevet/e-posten du har mottatt. Merk forskjellen på bokstaven "O" og tallet "0". Lisensnummeret inneholder ikke bokstaven "O", kun tallet "0". Hvis du har kjøpt Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser etter at programmet er installert og registrert, vil du vanligvis kunne aktivere lisensen ved å gå til Hjelp - Om og klikke på knappen Last ned lisensfil. Noen Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser må registreres på din firmadatabase eller på bestemte brukere for at den nye funksjonaliteten skal bli tilgjengelig. Etter at du har registrert lisensen og restartet ditt Mamut-system, får du tilgang til å administrere lisensen. Dette gjøres under menyen Hjelp - Om - Administrer lisensinformasjon. Merk! Undersøk om lisensen gjelder for antall Brukere, antall Firmadatabaser eller Alle brukere og firmadatabaser. 17

19 Mamut Enterprise efaktura Slik administrerer du tilganger til produktet 1. Klikk på Hjelp - Om og klikk Administrer lisensinformasjon. 2. Under Tilleggsprodukter til venstre i vinduet vil du se en liste over de produktene du har tilgang til. Marker riktig produkt og klikk på knappen Legg til. 3. Velg firmadatabase eller bruker, og klikk OK. Gjenta dersom du skal legge til flere. 4. Avslutt programmet og start på nytt. Nå er all funksjonalitet i det nye tilleggsproduktet tilgjengelig i valgt firmadatabase eller for valgt bruker. Merk! Nederst på siden står det hvor mange lisenser du har av produktet. Du kan legge til like mange brukere/firmadatabaser som du har lisens for. 18

20 Installere eksempeldatabasen / evaluere utvidede produkter INSTALLERE EKSEMPELDATABASEN/EVALUERE UTVIDEDE PRODUKTER I eksempeldatabasen kan du prøve deg frem uten at det påvirker dine egne firmadata. Du kan også evaluere de ulike tilleggsproduktene og utvidelser som finnes, før du eventuelt bestiller. Under veiviseren for førstegangs oppstart av programmet blir du spurt om du vil installere eksempeldatabasen. Mange vil allerede ha installert eksempeldatabasen ved hjelp av Veiviseren for førstegangs oppstart. Er du usikker på om du allerede har installert eksempeldatabasen, kan du se etter ved å velge Fil - Åpne firmadatabase. Da får du opp firmadatabaselisten som viser oversikten over installerte firmadatabaser. Er du allerede kunde, men ønsker å evaluere tilleggsprodukter og utvidede produkter, kan du gjøre dette ved å ta i bruk eksempeldatabasen. For å installere eksempeldatabasen, velg Fil - Databaseverktøy - Installer eksempeldatabase. Merk! Når du logger deg på eksempeldatabasen, vil du kunne velge evalueringsprodukt og eventuelle tilgjengelige tilleggsprodukter til dette. Det er også mulig å fjerne en firmadatabase fra installasjonen. Dette gjøres fra vinduet Firmadatabaseliste. 19

21 Mamut Enterprise efaktura MER INFORMASJON Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale Mamut Serviceavtale gir deg rett til å benytte Mamut Supportsenter. Se mer om Mamut Serviceavtale nedenfor..mamut Supportsenter Mamut Supportsenter tilbyr et omfattende personlig serviceapparat som bistår deg med hjelp hvis behovet oppstår. Under rubrikken Support på har du også tilgang til vårt Artikkelsøk, hvor du kan finne spesifikke tips og triks som kan hjelpe deg med problemer du har i programmet. Her finner du dessuten linker til de 10 nyeste og de 10 mest leste brukerstøtteartiklene. Hvordan kontakte Mamut Supportsenter? Ta kontakt via programmet.den enkleste måten å ta kontakt på er via programmet. Via fokusområdet Mamut Supportsenter kan du finne svar på dine spørsmål og opprette nye henvendelser. Status og svar på dine henvendelser finner du på samme sted. Merk at du må ha Internett-forbindelse for å kunne bruke denne funksjonen i programmet. Ta kontakt via Telefon: (ordinær takst) Telefonen er åpen fra kl alle hverdager. De fleste spørsmål besvares som regel i løpet av samtalen, men ved spesielle henvendelser vil vi notere spørsmålet og ta kontakt når løsningen på problemet er funnet. Ta kontakt via telefaks: Har du ikke tilgang til Internett, kan du sende din henvendelse på telefaks til Mamut Supportsenter. Du vil da få svar på telefaks. Opplys likevel om et telefonnummer der du kan treffes mellom kl , da det kan hende vi trenger flere detaljer for å kunne gi deg rett løsning. Ta kontakt via e-post Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål, kan du sende det til support@mamut.no. Brev kan sendes til: Mamut ASA Mamut Supportsenter Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo 20

22 Mer informasjon Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Mamut Serviceavtale sikrer at du er forberedt og har full kontroll i alle utfordringer du eller din virksomhet møter. Oppdatert med endringer fra myndighetene Vi sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert med nye regler, avgiftsendringer og skjemaer. Fyldig dokumentasjon ved slike endringer sikrer enkel tilpasning. Ny funksjonalitet Mamut-systemene utvikles kontinuerlig som følge av teknologisk utvikling, nye standarder, tilbakemeldinger fra brukere og nye trender. Du er sikret en moderne løsning som vil forenkle hverdagen. Mamut Supportsenter Vi legger stor vekt på at du som Mamut-bruker skal få profesjonell og rask service hvis eventuelle spørsmål skulle oppstå. Du får tilgang til brukerstøtte via telefon, faks, e-post, Internett og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finner du en nyhetskanal som via Internett daglig oppdaterer deg med blant annet informasjon, nyheter og brukertips direkte relatert til ditt program og arbeidsområde. Med Mamut Information Desk kan du også kommunisere direkte med Mamut Supportsenter. Brukertips Med jevne mellomrom vil du motta e-post med tips om bruk av Mamut-systemene, nyheter innenfor produktserien og annen nyttig informasjon. Mamut Kunnskapsserie Mamut publiserer kunnskapshefter innen en rekke temaområder som for eksempel endringer fra myndighetene, effektiv bruk av systemet og nye trender. Spesialtilbud Mamut gir deg spesialtilbud på Mamut-produkter, samt relaterte produkter fra markedsledende leverandører. 21

23 Mamut Enterprise efaktura Mamut Academy Kurstyper på Mamut Academy Mamut Academy er navnet på kursvirksomheten i Mamut. Mamut ASA leverer komplette løsninger innenfor økonomistyring, salg/kundeoppfølging, innkjøp/logistikk, lønn/personal, timeregnskap/prosjekt og skatt/privatøkonomi. Kursvirksomheten Mamut Academy er et tilbud til deg som ønsker å arbeide mest mulig effektivt med Mamut Business Software og tilhørende fagområder. Nå kan du og dine medarbeidere virkelig utnytte funksjonsrikdommen i Mamut-systemene, noe som både stimulerer virksomheten og deg som jobber med systemet! Oppstartskurs Dette kurset er tilpasset helt nye brukere av Mamut Business Software. Kurset gir et innblikk i oppbyggingen av programmet og gir en god innføring i hvordan komme best mulig i gang. Grunnkurs Disse kursene tar for seg enkelte fagområder innenfor produktserien Mamut Business Software. Grunnkursene gir deltakeren et dyptgående innblikk i de enkelte deler av Mamut-systemene. Dette gir de beste forutsetningene for å utnytte systemet mest mulig effektivt. Viderekommende kurs Disse kursene tar for seg områder som ikke er med i innholdet på grunnkursene. Viderekommende kurs gir dyptgående kunnskap innen avanserte funksjoner i Mamut Business Software. Kurspakke Kurspakkene tar for seg et enkelt system i produktserien Mamut Business Software. Kursene gir deltakeren en helhetsforståelse av det aktuelle systemet. En kurspakke består av et gitt antall fagkurs. Om ønskelig kan bedriften sende ulike deltakere på de enkelte fagkurs. Temakurs Temakursene tar for seg spesielle emner innenfor ett fagområde, ett program, eller på tvers av ulike fagområder og programmer. Bedriftsinterne kurs Hvis ønskelig kan vi holde kurs skreddersydd for din bedrift eller organisasjon. Dette er spesielt lønnsomt hvis din virksomhet har spesielle rutiner eller mange fra samme organisasjon trenger opplæring i Mamutsystemet. Med et bedriftsinternt kurs sikrer du dine ansatte komplett opplæring i effektiv bruk av Mamut Business Software i din bedrift. Vi kan holde bedriftsinterne kurs i dine lokaler, eller i våre kurslokaler, som har komplett utstyr og alle fasiliteter. Nettbaserte kurs Mamut Academy Online tilbyr en rekke nettbaserte kurs i tillegg til vår tradisjonelle klasseromsundervisning. Nettbaserte kurs er et tilbud til deg som ønsker å gå på kurs via Internett. Her vil du koble deg opp til kurset via din egen PC hjemme eller på kontoret, og har mulighet til å koble deg til en telekonferanse for lyd. Det er verdt og merke seg at dette kurset legger opp til visning/gjenomgang av funksjonalitet mens øving vil skje på eget initiativ etter avsluttet kurs. For mer informasjon vedrørende Mamut Academy, eller for å få tilsendt vår kurskatalog/kursplan, ta kontakt med oss på telefon , eller kontakt oss via e-post academy@mamut.no. Du vil også finne informasjon på vår Internettside 22