// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online

Transkript

1 // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online

2 Innhold Introduksjon 3 Ny versjon 3 Om oppdatering til ny versjon 3 Nyheter i Mamut Business Software versjon 17.0 og Kontaktoppfølging 6 Netthandel 7 Salg og logistikk 8 Regnskap 9 Systemforbedringer 10 Nyheter i Mamut Online versjon 6.0 og Versjon 17 MBS.MAN.NEWS.NO.171 2

3 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Introduksjon Ny versjon Mamut lanserer med jevne mellomrom nye versjoner av Mamut Business Software. Disse hovedversjonene blir automatisk tilsendt alle brukere med Mamut Serviceavtale, som ikke selv har lastet de ned. Vi anbefaler våre kunder å oppdatere til siste hovedversjon. Mellom hovedversjonene gjøres det tidvise forbedringer av eksisterende funksjonalitet. Disse versjonene tilgjengeliggjøres via Internett gjennom delversjoner. Det er viktig å merke seg at oppdateringer som er gjort i Service Releases ikke nødvendigvis angår alle brukere, da endringene ofte er avhengig av bruksmåte, samt hvilke funksjoner som er tilgjengelige i programmet. Dette dokumentet tar for seg de viktigste nyhetene i den siste versjon av Mamut Business Software og Mamut Online, slik at du kan gjøre deg kjent med disse. Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt. Du kan sende e-post til mail@mamut.no eller ringe Når du installerer en ny versjon av programmet, vil du også motta oppdatert hjelp. Du kan åpne hjelpen ved å trykke [F1] på tastaturet når du står i et vindu, og informasjon om programvinduet vil vises. Du kan også bruke nettbasert hjelp, som nå er tilgjengelig fra programmet og inkluderer den mest oppdaterte informasjonen om versjonen av programmet du arbeider i. På våre nettsider kan du søke etter informasjon i artikler som kontinuerlig oppdateres og legges til. Basert på tilbakemeldinger fra kunder, publiserer vi svar på spørsmålene som oftest mottas av Mamut Supportsenter (FAQ-er). Du kan gjøre et artikkelsøk på Du finner installasjonsveiledning for oppdateringen på våre nettsider på Om oppdatering til ny versjon Mamut lanserer med jevne mellomrom nye versjoner av Mamut Business Software. Disse hovedversjonene blir automatisk tilsendt alle brukere med Mamut Serviceavtale, som ikke selv har lastet de ned. Vi anbefaler våre kunder å oppdatere til siste hovedversjon. 3

4 Introduksjon Merk! Du bør kontrollere at din datamaskin/server oppfyller de gjeldende systemkravene før du installerer. Informasjonen er tilgjengelig på Internett: (ekstern lenke). Vær oppmerksom på at oppdateringen kan ta lang tid, spesielt ved store datamengder. Mellom hovedoppdateringer gjøres det forbedringer av eksisterende funksjonalitet ved helt spesielle behov. Disse versjonene tilgjengeliggjøres via Internett gjennom delversjoner. Oppdateringer som er gjort i Service Release kan være relevante kun for enkelte brukere, da endringene kan være relaterte til spesielle funksjoner i programmet som ikke benyttes av alle. Mamut vil varsle når det har kommet nye versjoner av programmet. Det er viktig at du leser materiellet som følger oppdateringen før du iverksetter denne. Du må også ta sikkerhetskopi først. Enkelte eldre versjoner kan bare oppdateres fra versjoner av relativt ny dato. Har du en eldre versjon, kan det tenkes du må oppdatere til en nyere versjon før du kan oppdatere til den aller seneste. Se mer nedenfor. Når oppdateringer er tilgjengelige, vil du finne informasjon om oppdateringen og oppdateringsveiledning på Internett: Enkelte egendefinerte rapporter kan slutte å fungere etter oppdatering til ny versjon. Merk! Mamut Business Software benytter.net Framework og Windows Installer. Disse komponentene installeres automatisk, og kan kreve omstart av din maskin opptil 2 ganger under installasjonen. Dette avhenger av hvilke versjoner av disse komponentene som er installert fra før på din maskin. Se etter oppdateringer Når vi anbefaler deg å oppdatere til ny versjon av programmet, eller har gjort en påkrevd versjon tilgjengelig, vil du motta en melding før du logger deg inn. Du kan også finne denne meldingen i Mamut Business Software ved å gå til Hjelp - Om - Se etter oppdateringer. Meldingen vil ikke starte oppdateringen, men vil ta deg til nedlastingsområdet. Der kan du finne mer informasjon om den nye versjonen og oppdateringsveiledning. I tillegg kan du laste ned den nye versjonen. Oppdatering i flerbrukermiljø Oppdatering i flerbrukermiljø bør foretas av systemadministrator. Server bør oppdateres først, etter at sikkerhetskopi er tatt og alle brukere er logget av. Når server er oppdatert, vil brukere som logger seg på via arbeidsstasjonene få beskjed om at deres versjon må oppdateres. Systemadministrator kan i løpet av serveroppdateringen velge å lagre installasjonsfilene på server. Ved oppstart av programmet på arbeidsstasjonene vil 4

5 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online brukerne da få spørsmål om de vil benytte disse filene til oppdateringen. Arbeidsstasjonene kan imidlertid også oppdateres ved nedlasting. Flytte Mamut Business Software og databasen til en annen datamaskin/server Det er mulig å flytte programmet og databasen for eksempel fra en gammel til en ny datamaskin eller server. Oppdatering av Mamut Online Brukere som er pålogget nettbasert funksjonalitet gjennom Mamut Online, vil få melding om at systemet oppdateres. Inntil oppdateringen er fullført, vil de ikke kunne benytte systemet. Synkroniseringen med Mamut Online gjenopptas når oppdateringen er fullført, og nettbasert funksjonalitet blir da igjen tilgjengelig. Tilgangskontroll Som standard er det kun Systemadministrator, det vil si brukere med tilgangsmalene Full tilgang/superbruker eller Administrator, som har tilgang til å oppdatere til ny versjon. Øvrige brukere kan imidlertid gis tilgang via tilgangsmalene under Tilgangskontroll i Brukeradministrasjon. Dette må gjøres før oppdateringen. Før oppdatering av systemdatabasen kan startes kontrolleres tilgangen, og den som oppdaterer må oppgi brukernavn og passord. Det vil alltid være minst én bruker med tilgangsmalen Full tilgang/superbruker i systemet. Alle brukere i et flerbrukermiljø kan imidlertid oppdatere sine klienter/arbeidsstasjoner etter at systemdatabasen er oppdatert på server. Oppdatering av innebygget hjelp.innebygget hjelp oppdateres automatisk når du oppdaterer til ny versjon av programmet. Tips! Du kan også velge nettbasert hjelp med den nyeste versjonen av hjelp. Dette gjør du under Vis - Innstillinger - Bruker - Annet. 5

6 Nyheter i Mamut Business Software versjon 17.0 og 17.1 Nyheter i Mamut Business Software versjon 17.0 og 17.1 Kontaktoppfølging Version 17.0 Visma Kredittopplysning Visma Kredittopplysning er en integrert nettbasert tjeneste i Mamut Business Software. Tjenesten gir deg mulighet å enkelt oppdatere dine kontakter med blant annet navn, adresse og organisasjonsnummer. I tillegg kan tjenesten gi deg informasjon om antall ansatte, bransje og økonomi. For din bedrift kan den fungere som et oppslagsverk for bedriftsinformasjon og nyheter ettersom tjenesten alltid gir oppdaterte opplysninger om kunder og marked. Løsningen gir deg en mer effektiv arbeidsdag. Du trenger ikke lenger å bruke tid på manuell oppdatering av kontaktinformasjon og du får en kundebase av bedre kvalitet. Hva er Visma Kredittopplysning? Visma Kredittopplysning består av en database med oppdatert informasjon over alle norske selskaper. Flere hundre tusen bedrifter er registrert i tjenesten og databasen blir kontinuerlig oppdatert fra Brønnøysundregistrene, Statistisk Sentralbyrå, Telenor og andre teleoperatører, samt alle norske nettmedier. edokumenter PEPPOL I denne versjonen aktiveres PEPPOL ved aktivering av edokumenter: En PEPPOL- ID opprettes og eksporteres til ELMA. Dette betyr at norske kunder er søkbare i PEPPOL/ELMA etter aktivering. Mobiltelefoner Det finnes nå flere nye funksjoner i den mobile versjonen av Mamut Online. Dersom du bruker mobiltelefonen din for å administrere dine kontakter og aktiviteter, vil du nyte godt av følgende forbedringer: Kontakter: Du kan nå opprette og redigere kontakter og kontaktpersoner. I tillegg kan du liste opp kontaktpersoner og opprette aktiviteter for dem. Timeregistrering: Du kan nå velge å se en ukesvisning av dine timesedler. Kalender Felleskalenderen i Mamut Business Software er blitt forbedret: 6

7 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Det vises nå også datoens ukedag. Det vises nå opp til 20 ansatte/ressurser. Du finner felleskalenderen under Vis Aktivitet Kalender ikon Felleskalender. Versjon 17.1 Denne versjonen fikser noen feil, sikkerhetsproblemer og legger til forbedringer til Kontaktregisteret. For eksempel vil du oppleve noen filter forbedringer (når du velger kunder basert på kjøpte/ikke kjøpte produkter, og ved filtrering av timesedler per prosjekt). Netthandel Versjon 17.0 Vis pris Du kan nå velge om du vil vise prisene til produktene dine i nettbutikken, om prisene skal skjules eller bare være synlige for kundene som er logget på. Du finner innstillingene i nedtrekkslisten Vis pris under Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - fanekort Innstillinger Nettbutikk - fanekort Produktliste. Hindre kjøp av vare dersom varen er utsolgt Du kan nå forhindre at kundene dine kjøper produkter i nettbutikken din som er utsolgt. Dette gjør du via den nye innstillingen Hindre kjøp av vare dersom varen er utsolgt som finnes under Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - fanekort Innstillinger Nettbutikk - fanekort Produktliste. Versjon 17.1 Nytt administrasjonsvindu for e-poster Det er nå et nytt administrasjonsvindu for e-postadresser som du bruker for din nettside og nettbutikk. Du vil finne vinduet under Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - Innstillinger Nettbutikk. Det nye vinduet finnes på fanekortet Kundekommunikasjon under E-postinnstillinger. Andre forbedringer Med versjon 17.1 har vi forbedret flere funksjoner i nettbutikken. For eksempel vil du oppleve en forbedret håndtering med avrunding av produktpriser og rabatter, innkjøpspriser kan nå være 0 ved import av produkter, og produktbeskrivelse støtter nå punktlister. 7

8 Nyheter i Mamut Business Software versjon 17.0 og 17.1 Salg og logistikk Versjon 17.0 I versjon 17 har vi forbedret flere funksjoner i salgsmodulen. Målet med forbedringene er for å spare deg for tid og arbeid, samt gjøre dine daglige oppgaver effektive. Følgende liste inneholder noen av de viktigste endringene. Tekstmaler for e-post Hvis du sender salgsrapporter via e-post til dine kontakter (for eksempel e-poster med PDF-fakturaer), kan du spare tid ved å opprette en e-postmal. Teksten bare formateres en gang i stedet for hver gang en salgsrapport sendes til dine kontakter. I tillegg kan du opprette tekstmaler i flere kundespråk. Dette vil hjelpe deg med korrespondansen siden du bare trenger å oversette en gang. Ved hver ny generert e-post til en kunde vil det valgte språket automatisk inneholde e-postteksten i det korrekte språket. For å opprette en tekstmal for e-post, gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura, gå til fanekortet E-posttekster og klikk Ny. Maler for filnavn Du kan opprette maler for filnavn på PDF og vedlegg til e-post. Dette gjør at du selv styrer filnavnet på disse dokumentene. Også for denne funksjonaliteten kan du legge til flere språk. For å opprette mal for filnavn, gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura, gå til fanekortet Utskrifter og velg Filnavn på PDF og vedlegg til e-post. Brukerinnstillinger for å registrere antall produkter Når du på salgsordre og innkjøp legger til et produkt fra produktlisten, kan du nå legge til antall produkter direkte. Funksjonen aktiveres via Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger pr modul - Produkt, gå til fanekortet Produktliste og velg Registrer antall direkte når produkter legges til på innkjøp/tilbud/ordre. Opprette PDF av salgsdokumenter Det er nå mulig å sende salgsdokumenter direkte til PDF. Flere valg for å endre et utvalg produkter Når du kjører veiviseren for å endre et utvalg produkter, setter utvalg i for eksempel produktmodulen eller tar ut rapporter som inneholder fanekortet Produkt, så kan du nå også 8

9 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online velge avdeling, velge lagervare, ressurs, arbeid/tjeneste, kampanjeprodukt og provisjon. Forbedret kalender Kalenderen for å velge dato i Salgs- og Innkjøpsmodulene viser nå også ukenummer. Versjon 17.1 Denne versjonen fikser noen feil, sikkerhetsproblemer og legger til forbedringer til Salgsmodulen. For eksempel vil du oppleve en forbedret søk for varianter i Ordremodulen, og du vil finne en forbedret vareopptellingsrapport når du bruker varianter og en forbedret lagerverdiliste. Regnskap Versjon 17.0 Mamut Mobile Scanner Mamut Mobile Scanner gjør det mulig å ta bilder av dine kvitteringer og fakturaer, og så lagre og sende dem digitalt til Mamut Business Software. Den gir deg en enkel måte å lagre visuell dokumentasjon av regnskap og lønnstransaksjoner. Dette fjerner mye av jobben med å linke bilder og dokumentasjon til regnskapsdata og reduserer behovet for tredjepart integrasjon. Fra Mamut Business Software kan du nå invitere brukere til å laste ned en enkel applikasjon for mobiltelefoner (iphone og Android) slik at det er mulig å ta et bilde av en kvittering/faktura med kommentarer og la den bli overført til en skytjeneste. Dette bildet vises så i Mamut Business Software og kan bli koblet til bilags- og lønnsregistrering. Etter at bildene har blitt linket til transaksjonene kan de ses i regnskapsmodulen og i lønnshistorikken, samt brukt til å forstå regnskapstallene. Dette gir brukere av regnskap og lønn en enkel måte å samarbeide med andre mennesker i organisasjonen, for å gjøre rapportering mer nøyaktig og samle inn informasjon hurtigere. Overføring til hovedbok uten å åpne posteringsjournalen Du kan nå sette en innstilling i veiviseren for overføring til hovedbok, som gjør at du ikke lenger trenger å svare på spørsmål om du ønsker å vise PDFen av posteringsjournalen hver gang. Dette gjøres i veiviseren for overføring av bilag under Vis - Regnskap - Bilagsregistrering - ikonet Overfør til hovedbok idet du fjerner haken ved Åpne i Acrobat Reader. Utvalget er lagret i din brukerprofil, slik at du ikke trenger å velge det igjen. 9

10 Nyheter i Mamut Business Software versjon 17.0 og 17.1 Forbedret Slette-funksjon i Bilagsregistreringen Du kan nå slette alle bilag i Bilagsregistreringen i én operasjon. Klikk Slett på toppen av verktøylinjen, og velg den nye knappen Uposterte bilag i vinduet som nå vises. Svar Ja på spørsmålet om bilagene skal slettes. Da vil alle bilagene i bilagsregistreringen innenfor det regnskapsåret det registreres for bli slettet. I tillegg er et nytt Slette-ikon nå plassert ved siden av hver bilagslinje i Bilagsregistreringen. Klikk på ikonet for å slette separate bilagslinjer på en rask og enkel måte. Forenklet inkasso Kunder som bruker inkassobyråer vil nå ha muligheten til å inngå en avtale med Visma Collectors for å håndtere sine inkassosaker og for å følge opp status på disse sakene direkte i Mamut Business Software via et angitt vindu. Fra dette vinduet vil det være mulig å overføre nye saker til oppfølging, se hvor i prosessen inkassobyrået er i å innkassere pengene, samt motta varsel når saken er avsluttet. Den kan også sende betalingspåminnelser og varsle om inkasso på dine vegne. Ved å bruke integrasjonen Visma AutoCollect elimineres behovet å sende filer via e-post og forenkler samarbeidet med inkassobyrået. Du finner Visma AutoCollect under Vis - Regnskap - Kundereskontro. Versjon 17.1 Denne versjonen fikser noen feil, sikkerhetsproblemer og legger til forbedringer til Regnskapsmodulen. Systemforbedringer Versjon 17.0 Fjerning av gammel funksjonalitet Travel CRM og Forretningsplan er nå fjernet fra Mamut Business Software. 10

11 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Nyheter i Mamut Online versjon 6.0 og 6.1 Nyheter i versjon 6.0 Produktregister I Produktkortet i Mamut Online finner du alle produkter fra din firmadatabase. Her fra kan du for eksempel registrere, redigere eller slette produkter.den er hovedsaklig strukturert på samme måte som Produktregister i Mamut Business Software. Arbeidsflyten er den samme og terminologien er identisk. Du kan også finne dine produkter under Lister - Produkter. Fra der kan du også registre nye produkter. Alternativt, kan du registre nye produkter via Ny - Produkter. edokumenter PEPPOL I denne versjonen aktiveres PEPPOL ved aktivering av edokumenter: En PEPPOL- ID opprettes og eksporteres til ELMA. Dette betyr at norske kunder er søkbare i PEPPOL/ELMA etter aktivering. Dette medfører at du også vil motta fakturaer i Mamut Online. Disse finner du i innboksen i edokumenter. Mer funksjonalitet på mobiltelefoner Det finnes nå flere nye funksjoner i den mobile versjonen av Mamut Online. Dersom du bruker mobiltelefonen din for å administrere dine kontakter og aktiviteter, vil du nyte godt av følgende forbedringer: Kontakter: Du kan nå opprette og redigere kontakter og kontaktpersoner. I tillegg kan du liste opp kontaktpersoner og opprette aktiviteter for dem. Timeregistrering: Du kan nå velge å se en ukesvisning av dine timesedler. Kalender Du finner kalenderen nå også under Lister - Kalender. Rapportarkiv I arbeidsområdet Rapportarkiv kan du nå flytte mapper. Kontakter og aktiviteter I arbeidsområdet Kontakt finner du disse nye funksjonene: 11

12 Nyheter i Mamut Online versjon 6.0 og 6.1 Du kan nå angi like mange kontaktadresser på kontaktkortet i Mamut Online som i Mamut Business Software, siden valgene besøksadresse og annen adresse er blitt implementert. Du du nå søke for kontaktpersoner for å knytte dem mot en aktivitet. Du kan nå duplisere kontakter via Dupliser i verktøylinjen på kontaktkortet. Nyheter i versjon 6.1. Nytt design av Mamut Online I versjon 6.1 blir Mamut Online publisert i nytt design. Topp verktøylinjen er nå strukturert på en litt annen måte: På venstre side av topp verktøylinjen, vil du få direkte tilgang til arbeidsområder og andre funksjonaliteter for å utføre dine daglige oppgaver. På høyre side av topp verktøylinjen, kan du nå få tilgang til administrative verktøy som for eksempel firmainnstillinger og brukeradministrasjon, veksle mellom de ulike databasene, eller åpne eller logge ut. Firmainnstillingene har et nytt design og er strukturert på en litt annen måte med en ny venstre meny. 12

13 Flere enn kunder i Norge forenkler hverdagen med Mamut One Mamut Norge AS Karenlyst allé 56 Pb. 733 Skøyen 0214 Oslo Norge Tel: e-post: info@mamut.no Mamut AS tar forbehold om eventuelle feil eller mangler i denne folderen, og påberoper seg retten til å endre oppgitte spesifikasjoner uten varsel.