Vedlegg. Generalforsamling Høst 2016

Transkript

1 Vedlegg Generalforsamling Høst 2016 Dato: 04. oktober 2016 Sted: Aud 1 Tid: Vedlegg 1: Redegjørelser fra ledelsen og HR ved BIS Bergen Vedlegg 2: Regnskap Vedlegg 3: Budsjett

2 Leder sin redegjørelse ved Fredrik Knutsen Hegdal Først av alt ønsker jeg å takke for tilliten jeg ble vist ved sist Generalforsamling. Det er et stort privilegium og en spennende oppgave å få muligheten til å lede BI Studentsamfunn Bergen skoleåret 2016/2017. Sammen med en helt ny ledelse ble vi konstituert den 1. Juli i det som vi ønsker skal bli et spennende og givende år. Det siste året har det blitt lagt ned et stort arbeid for å lage en ny organisasjonsstruktur og strategi for BIS. Arbeidet ble lagt frem på landsmøtet til BIS våren 2016 og ble vedtatt enstemmig. Det vil si at årets ledelse tar fatt på en helt ny organisasjonsstruktur med nye verv som følger med. Dette er både en utfordring og en mulighet til å forme studentsamfunnet slik at det skal bli så effektivt og oversiktlig som mulig. Dette er et arbeid som vil løpe gjennom hele vervperioden. Høstsemesteret startet for fult med fadderuken der nye og gamle studenter skapet en festfult uke for å markere starten på semesteret. Årets fadderstyre har gjort en utmerket jobb med å løfte dette til et arrangement med høy kvalitet og tilbakemeldinger fra både administrasjon og eksterne parter har vært tilnærmet utelukkende positive! BI Studentsamfunn har kjerneverdier som legger blant annet vekt på at vi skal være et inkluderende, engasjerende og nyskapende studentsamfunn. Det er da utrolig gøy som leder å se det brennende engasjementet som har vært siden skolen startet. Vi har allerede gjennomført store arrangement som karrieredagene i regi av Næringslivsutvalget og Eiendomsutvalget. I tillegg er det startet opp flere grupper og idrettslag som føyer seg inn i rekken av tilbud til studentene ved BI Bergen. Vi arbeider kontinuerlig for å bedre markedsavtalene som studenter i BIS kan benytte seg av. I sommer ble det signert helt nye utelivsavtaler med KoK/jovial og Calibar/Contra som er spennende nye samarbeid som jeg tror vil bli utrolig bra. Her er det mye spennende som skjer så her er det bare å følge med videre. For uten om utelivsavtaler blir det jobbet med at det skal være en markedsavtale for studenter innenfor de fleste segment, her er det bare å sjekke BIS.no for å være oppdatert på hvor man kan benytte våre avtaler. Høstsemesteret er godt i gang, men før man vet ordet av det nærmer eksamenstiden seg og vi legger semesteret bak oss. I tiden fremover vil vi arbeide med nye arrangement og legge til rette for undergrupper og idrettslag slik at høsten blir noe lysere og kjekkere for studentene ved siden av studien. Vi ønsker også at rederiet skal bli brukt hyppigere til arrangement både med og uten alkohol. Vi er alltid åpne for nye ideer og innspill, og jeg oppfordrer alle som har en ide til å ta kontakt med en av oss i BIS ledelsen. Det er en fryd å få lov å lede et så levende studentsamfunn med så mange kompetente og positive personer. Jeg er imponert over alt som er gjort på campus siden semesterstart og gleder meg til perioden fremover. Med vennlig hilsen Fredrik Knutsen Hegdal Leder BIS Bergen 2016/2017 Leder.bergen@bis.no

3 Økonomiansvarligs redegjørelse ved Cecilie Tiedemann Gjersøe Jeg vil takke for tilliten jeg fikk ved vårens generalforsamling. De fleste har vel inntrykk av hva økonomiansvarlig gjør men her er en liten oversikt: «Som økonomiansvarlig er jeg ansvarlig for at budsjett og regnskap blir utarbeidet i samsvar med handlingsplaner, samt å følge opp den økonomiske siden ved det arbeidet som blir gjort i alle utvalg med underlagte grupper og komiteer. Jeg er også ansvarlig for refusjonsordningen, regnskapsføring og betaling, opprettelse og utsendelse av faktura. Samt at jeg også er delansvarlig for at søknader til Velferdsstinget og BI-fondet blir sendt inn på en best mulig måte. Med økonomiansvarlig vervet følger også ansvaret for å fordele midler ut til utvalg, undergrupper, idrettslag og lignende. Her er utfordringen å glede alle, og fordele pengene på en rettferdig måte. Her kan det være mange ulike synspunkter og noen vil føle seg urettferdig behandlet.» Etter jeg tok over vervet 1.juli har jeg jobbet en del med å sette meg inn i hvordan studentsamfunnet her på BI fungerer, som har tatt litt tid siden de økonomiske retningslinjene virker å være litt uklare for alle parter. Etter skolestart utlyste jeg stillingen etter to økonomiassistenter, de ble satt en uke senere og har nå blitt satt inn i sine roller. Dette tror jeg vil gjøre en stor forskjell i arbeidsmengden som dette vervet har. Og at dette vil hjelpe på de problemene tidligere økonomiansvarlige har møtt ved at man ikke rekker igjennom alt og at man konstant blir hengene på etterskudd og overleverer ikke vervet i den tilstanden man helst vil gi det fra seg. Det Vi har i samarbeid med Økonomiutvalgene i Trondheim og Stavanger ved årets NSF utarbeidet en OnePager med økonomiske retningslinjer for hva man skal gjøre i ulike situasjoner som jeg håper vil gjøre ting litt enklere for alle å finne informasjon de letter etter. Dette ligger på bis.no, under økonomi. Vi har også utarbeidet et undergrupperegnskap som skal gjøre det enklere for idrettslag, interessegrupper, linjeforeninger og utvalg å ha en oversikt av hva de har brukt og hvor mye de har igjen av sine budsjetter. Jeg har satt meg noen mål for året som kommer og ting jeg syns kan forbedres: Lage konkrete retningslinjer for hva BIS støtter og hva som ikke støtter. Dette er spesielt opp mot idrettslagene som vokser veldig fort og som i dag har litt ujevnheter i sin fordeling grunnet uklarheter. Jeg vil endre fordelingsmåten av midler for idrettslag og interessegrupper. Jeg vil budsjettere med en penge pot hvor idrettslag/interessegrupper skal sende inn en søknad om midler. Denne poten vil ØA fordele iht. søknaden med representant fra BISI og Internkoordinator for å få den mest rettferdige fordelingen av midlene. Jeg ønsker å få økonomiassistentene til å fungere optimalt fra november i sine oppgaver og greie å gi fra meg ansvarsområder. Jeg vil få økonomiassistentene til å bli en naturlig stabsfunksjon for studentsamfunnet og for de økonomiansvarlige som kommer etter meg.

4 Med fungerende økonomiassistenter vil dette gi økonomiansvarlig bedre tid til å følge opp større prosjekter som f.eks fadderuken, revyen og næringslivsdagene. Her vil jeg prøve å få satt strengere retningslinjer som fører til høyere involvering av ØA i økonomiske avgjørelser spesielt opp mot de prosjektene/gruppene med lav kontinuitet i sine styrer. Jeg vil prøve å være så tilgjengelig som mulig og at det skal være lett å komme å spørre meg hvis det er noen usikkerheter eller spørsmål man har. Med vennlig hilsen Cecilie Tiedemann Gjersøe Økonomiansvarlig BIS Bergen 2016/2017 Okonomi.bergen@bis.no Fagansvarligs redegjørelse ved Robert Tokheim Først og fremst vil jeg takke for tilliten jeg ble vist under Generalforsamlingen i mars. Jeg syntes det er utrolig kjekt å kunne representere dere studenter i et så viktig verv, og har i løpet av perioden jeg har sittet hatt det utrolig spennende og lærerikt! I vervet som Fagansvarlig har jeg ansvar for å følge opp de faglige ved skolen. Dette innebærer både fag, eksamener, fasiliteter osv. Den aller viktigste jobben er å være et bindeledd mellom studentene og administrasjonen, hvor jeg leder klasserepresentantene og fagutvalget gjennom de problemstillingene de kommer med. Fagutvalget ble satt allerede tidlig i september. Sammen med tidligere Fagansvarlig Haakon Kvernevik Knudsen startet vi arbeidet med å velge inn klasserepresentanter allerede i vår. Dette var for å sørge for kontinuitet i arbeidet, slik at det ikke ble en måned opphold i starten av høstsemesteret. Denne løsningen har fungert svært godt, og vil også bli gjennomført både i Stavanger og Trondheim ved neste anledning. Under overlappings- og vervsperioden har jeg så langt deltatt som observator under Landsmøtet, deltatt under Nasjonalt Styreforum (NSF), gjennomført Teambuilding med de andre lokale vervene, samt gjennomført et dialogmøte med administrasjonen på skolen. Jeg vil gjerne trekke frem NSF som et utrolig fint forum, hvor vi fikk muligheten til å jobbe med de speilende vervene fra Trondheim og Stavanger, og diskutere saker som går på tvers av lokalavdelingene. 14. Oktober drar jeg sammen med to klasserepresentanter til Oslo for å delta på Studentpanelet. Studentpanelet er en møtearena hvor administrasjonen i Oslo, samt Fagansvarlige og klasserepresentanter fra alle lokalavdelingene er representerte. Agendaen for årets studentpanel er enda ikke satt, men vår kjernesak vil være å bedre informasjonsflyten fra Nydalen til periferiskolene. Så langt i vervsperioden har jeg oppdaget spesielt en sak jeg ikke syntes fungerer optimalt; Kursevalueringene. Kursevalueringene blir etter hvert semester skrevet av klasserepresentantene for hvert enkelt fag, og er en unik mulighet for meg å finne ut hvor skoen trykker. Evalueringsskjemaene representantene skal utfylle er tungvinte, lite forståelige og tar fryktelig lang tid å skrive og gå igjennom.

5 Ellers er jeg veldig fornøyd med å ha fått satt Fagutvalget så tidlig. Jeg er svært fornøyd med klasserepresentantene, og ser for meg at vi kan få til masse i løpet av det kommende året. Helt til slutt vil jeg igjen takke for tilliten! Jeg gleder meg til fortsettelsen, og gleder meg til å representere dere videre. Dersom du har noe innspill eller spørsmål til arbeidet jeg gjør, send meg gjerne en mail! Med vennlig hilsen Robert Tokheim Fagansvarlig BIS Bergen 2016/2017 fag.bergen@bis.no Markeds- og næringslivsansvarligs redegjørelse ved Lars-Håkon Fjelltveit Hva inngår i vervet Marked -og næringslivsansvarlig? Hei. Mitt navn er Lars-Håkon. Først og fremst vil jeg takke for tilliten som ble vist til meg på vårens Generalforsamling og er stolt over å ha rollen som marked -og næringslivsansvarlig i vårt studentsamfunn. Som marked -og næringslivet har jeg hovedansvar for all kommunikasjonen vår mot næringslivet. Gjennom dette skal jeg skaffe gode inntekter, fordeler og rabatter for studentene ved BI Bergen, og samtidig jobbe mot å få inn bedrifter som kan tilfredsstille de forskjellige studieretningene på BI. Hva har jeg gjort så langt? En del av tiden har gått til overlapping med nåværende samarbeidspartnere, der vi har evaluert for å se om avtalene gir best mulig merverdi til studentene. Noen er videreutviklet og reforhandlet, andre er fortsatt i en evalueringsfase. Det har også gått en del tid til å se på det store bildet når det kommer til samarbeid, der det gjerne ikke gjelder å hente inn flest mulig avtaler så fort som mulig, men samarbeid som vil ha en god og stabil relasjon med BIS. Dette har også gått opp mot et tett samarbeid med MaNa i Trondheim og Stavanger, der vi jobber for å få til et samarbeid av større skala. Ellers så har jeg signert to nye avtaler innenfor uteliv og er i dialog med flere potensielle samarbeidspartnere. Hva er jeg fornøyd med? I mitt verv så langt er jeg er jeg fornøyd med de to nye samarbeidene vi har gått inn i. Begge disse avtalene gir oss større frihet enn det vi har hatt før, godt økonomisk insentiv, samtidig som vi kan nytte oss av fordeler for oss BI studenter. Dette har vært noe jeg har jobbet målrettet mot, etter å ha fått mange tilbakemeldinger tidligere samarbeid, der jeg føler vi har kommet fram til en god løsning med to avtaler, som på flere måter utfyller hverandre. Ellers er jeg fornøyd med henvendelser jeg har fått fra ulike studenter, der jeg føler jeg stadig har gitt studentene rask tilbakemelding uavhengig av relevans. Hva vil jeg gjøre bedre? Som første marked -OG næringslivsansvarlig ved BI Bergen, føler jeg på noen måter at jeg vært en slags prøvekanin i vervet. Det er en ny stilling med nye stillingsinstrukser, og det er tydelig at jeg har noen steg å gå for å oppfylle vervet så mye som jeg selv ønsker, og som BIS

6 Bergen fortjener. Stine, leder for Næringslivutvalget, har stort sett hatt alt ansvar for næringslivutvalget i starten av semesteret, og selvfølgelig gjort dette med glans. Jeg vil bli en mye bedre sparringspartner for NU og ha full oversikt over utvalget, hvilket er det jeg prøver å jobbe mest med nå og kommer til å legges stor vekt på i tiden framover. Plan for året som kommer? I året som kommer skal vi i markedsutvalget og næringslivsutvalget gjennomføre alt fra konserter, markedskvelder og sosiale begivenheter til spennende og innholdsrike faglige arrangementer og bedriftspresentasjoner. Vi er på god vei med å planlegge og tidfeste ulike arrangementer utover høsten/vinteren, i tillegg til sosiale begivenheter med andre potensielle samarbeidspartnere. Vi er også i startfasen av flere større nye samarbeid, både innenfor mote og sport. Jeg vil igjen takke for tilliten jeg fikk under vårens Generalforsamling, og vil presisere at dere aldri må nøle med å ta kontakt med oss i MU og NU. Vi er her kun for å gi dere de beste avtalene vi kan få til, samtidig som at veien ut mot næringslivet er kortest mulig, slik at dere skal få best mulig studenthverdag og grunnlag for å gå ut i arbeidslivet. PR & Kommunikasjonsansvarlig redegjørelse ved Bahar Darabi Tusen, tusen takk for tilliten som ble vist til meg under Generalforsamlingen våren Det har vært meg en ære å sitte i BIS dette semesteret her, og det er en glede å dele at dette bare er starten. Jeg har lært utrolig masse om meg selv, det å arbeide i team og selvstendig. Det har vært tøft, intenst og morsomt på samme tid. Jeg ville absolutt ikke vært foruten den erfaringen det å sitte i BIS har gitt meg. Vervet har gitt meg relevant erfaring til å ta med meg videre resten av året her, som skal bidra til at innsatsen blir mer strukturert. Jeg har sakte men sikkert prøvd meg frem i vervet mitt, feilet og heldigvis lært av det. Det har vært en interessant reise foreløpig, men det er godt å vite at reisen ikke er slutt helt enda. PR & Kom. Ansvarlig er ansvarlig for å profilere og markedsføre BI Studentsamfunn for å oppnå en sterkest mulig standpunkt i næringslivet og blant de andre skolene. Det er utrolig viktig at BI Studentsamfunns profil, både innad og utad er i tråd med skolens fremdriftsplan og strategi, samt forsterke BI Studentsamfunns merkenavn i næringslivet. Jeg har nå vært PR & Kom. Ansvarlig i BIS ledelsen 16/17 i fire måneder, og kan stolt fortelle kort hvordan reisen har vært. Mitt ønske fra starten av var å forbedre åpenheten vi på BI har og vise det godt frem på sosiale medier. Studentene ved BI campus Bergen har et utrolig godt samhold, og er utrolig flinke til å vokse seg større både innad på skolen, og vise seg ut i næringslivet. Det har vært viktig for meg siden dag en å legge ut relevant info. på våre sosiale plattformer på en interessant måte, og skrive med omhu for å treffe målgruppen vår. I dette tilfellet har målgruppen vår vært et bredt segment, men har likevel prøvd å finne ut hva som fanger interessen til våre følgere. Det har gått en del i daglig drift, svare på henvendelser og være et godt bindeledd fra studentene til BIS-ledelsen. Prøvd at dialogen skal bli så god som mulig. Jeg har kontinuerlig oppdatert Snapchat, Instagram, Facebook og nettsiden vår med morsomme innblikk, saker og tilfeldige moments som kan fange interessen hos våre følgere. Jeg blir utrolig glad av å se at det ligger i folks interesse å følge med. Vi har økt med likes og følgere på alle sosiale medier, og det

7 gleder meg. Jeg er dedikert for dette og arbeider kontinuerlig for å skape vekst både i interessen til studentene men og følgere og likes. En del av mitt ansvar som PR & kom. Ansvarlig er å ha overordnet ansvar for Kom. Utvalget og SLIPPEN. Det har vært utrolig morsomt å være med på rekrutteringsprosessen til hver av disse undergruppene/utvalg. Jeg er så stolt over hva vi har klart hittil, vi har hatt en åpen dialog hele veien og et utrolig godt samarbeid. Det har vært noen fine og ikke minst utfordrende fire måneder så langt. Jeg er veldig spent på fortsettelsen. Jeg er spent på utviklingene videre av mitt verv og det er meg en ære på å vise dere at dere valgte meg av riktige grunner. Vil avslutningsvis takke for deres tillit som ble vist under Generalforsamlingen våren 2016 Med vennlig hilsen Bahar Darabi PR & Kommunikasjonsansvarlig BIS Bergen 2016/2017 Kommunikasjon.bergen@bis.no Internkoordinators redegjørelse ved Byron Varner Jeg vil starte redegjørelsen min med å takke for tillitten dere gav meg i vår semesteret med å stemme meg inn! Videre ønsker jeg å dele redegjørelsen inn følgende punkter: - Hva inngår i vervet Internkoordinator: - Hva har jeg gjort så langt: - Hva er jeg fornøyd med: - Hva vil jeg gjøre bedre: - Plan for året som kommer: Hva inngår i vervet Internkoordinator: 1. Etter Generalforsamling vår 2016 ble det stemt inn nytt Sosialutvalget styrer, hvor en ekstra Nest-Leder ble implementert i styret. Samt ble det også stemt inn ny BISI Leder og Nest-Leder hvor tidligere ledere var til stedet under intervju. 2. Følge opp Sosialutvalget, BISI og ha god oversikt over alle Idrettslag, Undergrupper og Linjeforeninger. 3. Opprette holde en god dialog med BIS Ledelsen og BI Bergens Administrasjon. 4. Ha kontroll på all intern aktivitet på skolen i henhold til BIS Ledelsens strategi, retningslinjer. 5. Bistå Undergrupper, Linjeforeninger, Utvalg, Prosjekter med diverse forespørsler som omgår campus BI Bergens område. Hva har jeg gjort så langt: Med engang etter generalforsamlingen i vår 2016, ble det satt i gang en overlapping med tidligere Sosialansvarlig Amanda Hesmyr. Siden den gang har jeg vært i dialog med alle ledere i hver Undergruppe, Utvalg, Linjeforening, Prosjekt og Idrettslag hvor det ble planlagt ett arrangement som het: Back2School. Formålet

8 med arrangementet var å informere alle nye studenter om hva nettopp VI har å tilby de utenom det faglige. Med god hjelp fra BISI ble jeg informert at alle idrettslagene har satt en ny rekord på antall søknader. Det har også blitt en satt en UA (Undergruppe Ansvarlig) og LA (Linjeforening Hvor disse skal bistå meg med opprettelse av nye Undergrupper/Linjeforeninger som studenter ønsker å starte opp. Med det sagt har jeg vært med i prosessen hvor vi har fått til 3 nye idrettslag (Badminton, Styrketrening for Damer og en kanonball idrettslag) og 1 ny undergruppe som heter BIS GO. Dette er en ny Grunder relatert undergruppe med mye spennende i vente! Hva er jeg fornøyd med: Jeg er veldig fornøyd med behjelpeligheten til alle engasjerte på skolen! Hvor på tross av det engasjerte vervet mann deltar i, så er man alltid tilgjengelig for å gi en hjelpende hånd. Jeg vil gi denne anledningen til å rose alle som tar seg tid til å bli engasjert og sette av tid til å skape noe spennende hvor alle får et godt utbytte fra. Om det vil si å være ambassadør i NLD, til å drifte baren i Rederiet eller stille sterkt og jevnt på trening i ditt idrettslag. Alle disse bidrar til å skape en god felleskap blant deres gruppe og med dette vil bare si takk! Hva vil jeg gjøre bedre: Med resten av semesteret i vente og vår semesteret som kommer rett rundt hjørnet, så vil ha bedre fokus på kommunikasjon. Dette vektlegger jeg fordi jeg vet uten å ha god kommunikasjon, så ville vårt system ikke fungert på slik god operativ måte som det gjør. Kommunikasjonen per dags dato er god, men det er alltid rom for forbedring. Samtidig vil også ha fokus på alle våre studenter, hvor jeg vil ønsker å være en støttespiller for en hver og en av dere. Jeg vil gjøre meg selv bedre for å hjelpe dere studenter med hva som helts det måtte være. Også vil gjøre lav-terskel arrangementer eventuelt bedre enn det som har vært tidligere. Plan for året som kommer: Planen for året som kommer er å følge opp Sosialutvalget, BISI + alle Idrettslag på en oversiktlige måte. Styre mine ansvarsområder på en god måte og få alle arrangementene i både Høst og Vår semesteret gjennomført på en måte, som både BIS Ledelsen og BI Bergens administrasjon er fornøyde med. Bistå en hver student, engasjert og administrasjons personell på en god måte. Med det sagt ser jeg fram til en spennende, gøy og utfordrende framtid! Med vennlig hilsen Byron Varner Internkoordinator BIS Bergen 2016/2017 intern.bergen@bis.no

9 Prosjektkoordinators redegjørelse ved Vidar Windsland Aller først så vil jeg takke for tilliten jeg ble vist ved forrige Generalforsamling. Det er en stor tillitserklæring å få sitte i ledelsen til studentsamfunnet. Jeg har allerede lært og fått vært med på utrolig mye, og har mye å se frem til det neste året. Som prosjektkoordinator har jeg ansvar for å koordinere prosjektene i studentsamfunnet. Min oppgave er å legge til rette for at prosjektgruppene kan planlegge og gjennomføre arrangementene etter studentenes interesser, og i tråd med organisasjonens visjon og strategi. Dette innebærer å holde kontroll og følge opp det prosjektgruppene foretar seg, være til stede og hjelpe til der det trengs. Videre har jeg også ansvaret for, sammen med PK i Trondheim og PK i Stavanger, å planlegge og gjennomføre interne arrangement for BIS Ledelsene. Her inngår NSF og Landsmøtet. Etter vårens generalforsamling tok jeg over oppfølgingen av Fadderstyret etter sosialansvarlig. Jeg var med på møter og fungerte som bindeledd mellom fadderstyret og BIS-ledelsen. Over sommeren jobbet de ulike gruppene innad i Fadderstyret individuelt og møttes tidlig i august for å gjøre de siste forberedelsene. Etter godt lederskap fra Martin Varhaug og Benedikte Pedersen og en enorm innsats fra fadderstyret og frivillige ble arrangementet gjennomført på en meget profesjonell måte. Det vil alltid være ting som kunne blitt gjort bedre og noen utforventede kostnader som burde vært unngått. Det ble blant annet tatt opp en god del færre studenter i år enn hva administrasjonen hadde lovet, som resulterte i lavere billettinntekter enn budsjettert. Dette, og andre uforventede kostnader, resulterte i at selv om fadderuken ble gjennomført på en meget god måte, så gikk arrangementet økonomisk i minus. Nasjonalt Styringsforum (NSF) er en felles samling for ledelsene i Stavanger, Trondheim og Bergen, hvor vi møtes for å samarbeide og utveksle erfaringer. Arrangementet ble i år gjennomført på BI Bergen til omtrent ⅓ av kostnadene sammenlignet meg fjoråret, mens det faglige utbytte antas å ha vært enda større. Spesielt workshops mellom speilvende verv var veldig verdifullt og arrangementet i sin helhet viste seg å være viktig for samarbeidet mellom lokalavdelingene. Før sommeren ble nytt NLD-styre satt og overlapping gjennomført. Det ble bestemt en ny struktur på styret som ser ut til å effektivisere og forbedre arbeidet. Prosjektgruppen har nylig satt 10 nye ambassadører etter rekordmange søkere. Hele gruppen virker meget kvalifiserte til å gjennomføre skolens største faglige arrangement og er allerede godt i gang med planleggingen. Det blir spennende å se hvordan Næringslivsdagene 2017 blir. Trondheim har hovedansvaret for Vinterlekene De har satt et styre og er godt i gang med arbeidet. Vi skal også ha et styre i Bergen bestående av to markedsansvarlige og to PR- og kommunikasjonsansvarlige, med PK som leder. Disse skal bidra til å inngå markedsavtaler og promotere arrangementet på BI Bergen. Studentaksjonen har nylig satt sitt styre og har store planer for hvordan de skal jobbe for å få inntekter til veldedige formål. De skal satse på å være mer synlige på skolen, samarbeide med flere andre undergrupper og utvalg, samt arrangere flere lavterskel-arrangement. Dette skal bygge opp til bøssebæringsuken i vinter.

10 Hovedansvar for å arrangere Landsmøtet for BI Studentsamfunn ligger i år i Stavanger med hjelp fra PK Bergen og PK Trondheim. Starten på min periode som Prosjektkoordinator har vært meget innholdsrik og jeg gleder meg stort til å fortsette arbeidet. Studentsamfunnet på BI Bergen består av utrolig mange flinke, initiativrike og inspirerende mennesker som er en ren glede å samarbeide med. Helt til slutt vil jeg takke prosjektgruppene for at de legger ned så enormt mye frivillig arbeid for studentmiljøet på skolen! Med vennlig hilsen Vidar Windsland Prosjektkoordinator BIS Bergen 2016/2017 Pk.bergen@bis.no Eksternansvarligs redegjørelse ved Alice Beate Holm Først, så vil eg takke for tilliten eg vart vist ved førre Generalforsamling våren Det var ei stor tillitserklæring at de ville ha meg til å representere skulen eksternt og inn i studentpolitikken i Bergen. Vervet som eksternansvarlig er veldig nytt, og det har så langt vore utruleg spanande. Eg har lært mykje undervegs i arbeidet. Rett etter Generalforsamlingen byrja arbeidet med å planlegge det kommande året, og eg har brukt mykje tid på å setje meg inn i studentpolitikken i Bergen, lest meg opp på kva liknande organ arbeider med og kva som har vore gjort tidlegare. Det har vore viktig for meg å setje eit Studentpolitisk utval tidleg i semesteret, og allereie 7. september vart utvalet sett med seks medlem. Utvalet er samansett slik: Leiar og VT-representant: Alice Beate Holm Nestleiar og VT-representant: Ola Kellerhals Økonomiansvarleg: Julie Bredvei Medlem: Thomas Sørensen Medlem: Jan Erik Vie Nordeide Medlem: Anders Brunæs Utvalet byrja straks med å utarbeide eit studentpolitisk strategidokument, og hadde ein aksjon på campus der vi ønskja innspel frå medstudentane. Vi fekk over hundre innspel til strategidokumentet, og har lagt ned eit godt stykke arbeid for å utforme eit dokument med fem satsingsområder. Strategidokumentet er oppe til sak her på Generalforsamlingen. Dette dokumentet representerer dei politiske måla Studentpolitisk utvalg skal jobbe for det neste året. Ved å setje både realistiske og ambisiøse mål i politikken, vil dette resultere i eit meir givande og engasjerande arbeid.

11 Elles har utvalet som mål å skapet eit større samfunnsengasjement på campus, og arbeider allereie med å arrangere interessante arrangement. Første arrangementet vi planlegg å arrangere er ein studentpolitisk frukost 25. oktober på Rederiet. Dette er eit samarbeid med Studentersamfunnet, og er første gongen BIS gjere eit samarbeid med dei, så dette vert spanande. Som eksternansvarleg har du ansvar for å representere skulen eksternt og inn i ulike organ. Eg har delteke på møte i Studentlederforum, som er eit forum der alle dei politiske leiarane frå dei ulike institusjonane sit. I tillegg til dette har eg delteke på møter i Velferdstinget. Ein viktig del av politikken er relasjonsbygging, og sidan BIS er relativt nye i studentpolitikken i Bergen har dette vore ei stor prioritering. Vi driv på med planlegging av eit arrangement der vi inviterer alle representantane på Velferdstinget til campus for aktivt å drive relasjonsbyging. Planande framover er mange, og om vi får til alt veit eg ikkje. Vi ønskjer å få til quizkveldar på Rederiet, kurs og foredrag frå flinke folk, politiske debattar og jobbar no iherdig med å skaffe oss samarbeidspartnerar og bygge eit nettverk for utvalet. Med vennlig hilsen Alice Beate Holm Eksternansvarlig BIS Bergen 2016/2017 Ekstern.bergen@bis.no HR-ansvarliges redegjørelser ved Josef Carter Jaber, Emilie Bærulfsen og Brage Engebretsen Vi vil takke for tilliten vi ble vist på Generalforsamling i fjor og gjennom det siste året. Vi har lært utrolig mye av hverandre i Ledelsen, men enda mer av dere studenter. Vi har fått muligheten til å møte utrolig mange forskjellige mennesker som har bidratt til både en bedre studietid så vel som en økt forståelse for betydning av arbeidet vi gjør. Denne redegjørelsen er et supplement til redegjørelsen gitt våren 2016 for å unngå gjentagelser av utført arbeid. Josef Carter Jaber som ble valgt inn som HR-ansvarlig på vårens generalforsamling vil også takke for tilliten han ble vist. Nå går Emilie og Brage sin vervsperiode mot slutten, og jeg vil gjerne takke for seks måneder med veldig godt samarbeid, der vi har lært mye og utviklet oss i stor grad. Det blir trist at de nå trer ut av styret, men slik er det for at vi skal få god kontinuitet i HR-vervet. I dag skal det velges inn nye HR-ansvarlige som skal sitte med meg ut høsten og våren. Jeg gleder meg til å lære opp de nye, og vi i styret gleder oss til å få nye med på laget. Daglig drift Daglig drift som HR krever mye arbeid. Det er kontinuerlig pågang av varierte henvendelser fra studentmassen. Vi gjør så godt vi kan for å imøtekomme henvendelsene som dukker opp underveis.vi har jobbet med å være i stor grad tilgjengelige for alle som skulle trenge bistand fra oss. Vi sørger for at den administrative delen av BIS Bergen fungerer optimalt. Under dette ligger ukentlige møteinnkallelser, sakspapirer, så vel som jevnlig økonomisk kontroll over bokføringen. Vi forsøker hele veien å holde god kontakt med administrasjonen og har et delansvar for å sørge for god kommunikasjonsflyt. Et annet område der vi bidrar i stor grad er leder støtte, som en rådgivende funksjon inn mot de beslutninger fattet av styret. Vi

12 bedriver jevnlige HR-samtaler i tillegg til å utføre internevalueringer minst én gang per semester. Utskiftning av ledelsen Siden forrige Generalforsamling har mye tid gått med til å legge om intervjuprosessen, for å være tilpasset omstruktureringene som vi har fått i studentforeningen. Vi har hatt et overblikk over prosessen til hvert verv slik at de nye skal kunne komme best mulig i gang. Det er alltid et problem at man mister mye kompetanse i perioden hvor en ledelse skiftes ut og det er derfor dette har fått mye oppmerksomhet. Retningslinjer, instrukser og vedtekter Det har blitt opprettet instrukser for ledelsen i følge med diverse situasjoner man kan havne i. Dette er for å effektivisere driften ved å slippe å bruke unødvendig mye tid på lignende situasjoner i fremtiden. Vi jobber hele tiden for at vervstilsatte ved BI Bergen skal ha en forutsigbar og trygg hverdag. Dette gjøres gjennom et kontinuerlig arbeid med instrukser, handlingsplaner og vedtekter. Vår innsats legger rammen og forutsetningene for at ledelsen skal få gjennomført sitt arbeid med høyest mulig kvalitet og i henhold til de retningslinjer satt i BI Studentsamfunn. Vedtektene ble utarbeidet på nytt inn mot denne Generalforsamling og det er lagt frem mindre tillegg også denne gangen. Rekruttering Vårt arbeid som HR-ansvarlige ved BIS Bergen omhandler ofte utlysning og seleksjon for verv på ledelsesnivå så vel som i undergrupper, utvalg og nå idrettslag. Dette er et arbeid som er både viktig og essensielt for at BIS som studentsamfunn skal vokse innenfor rettferdige og etterprøvbare rammer. Vi lagt ned mye tid og arbeid i alle faser av rekrutteringen, men det er likevel promoterings- og intervjufasen som tar mest tid. I promoteringsfasen tilstreber vi at informasjon om stillingene som utlyses skal gjøres tilgjengelig og synlig for så mange som mulig. Vi har gjennom promotering på sosiale medier, stand og løpesedler opparbeidet oss et godt nedslagsfelt i studentmassen. Under intervjufasen stiller HR som et sikkerhetsorgan for studenten. HR skal påse at intervjuene gjennomføres på en rettferdig og objektiv måte. Dette for å forsikre seg om at det ikke gjøres forskjell på søkerne. På denne måten unngår man at personlige relasjoner påvirker tilsettingsprosessen. Under noen verv har det kun vært to HRansvarlig, da den tredje har er en relasjon til en av søkerne. På denne måten føler vi oss trygg på at alle kandidatene har blitt behandlet på en god og rettferdig måte. Generalforsamling Generalforsamling kommer hvert semester og er HRs ansvar. Vi bruker mye tid for å tiltrekke oss de beste kandidatene til de ledige stillingene i Ledelsen slik at vi kan kvalitetssikre videre arbeid. Generalforsamling våren 2016 ble gjennomført på en tilfredsstillende måte og vi håper denne Generalforsamlingen blir like vellykket. Vi har som mål å tiltrekke oss så mange fra studentsamfunnet som mulig slik at de saker som blir besluttet representerer så stor andel av studentmassen som mulig. Vi vil til slutt ønske alle påtroppende lykke til i sin periode. Vi håper og tror vi har lagt et godt grunnlag for videre arbeid for alle involverte. Med vennlig hilsen Josef Carter Jaber, Emilie Bærulfsen og Brage Engebretsen HR-Ansvarlige BIS Bergen 2015/2016 og 2016/2017 Hr.bergen@bis.no Hr2.bergen@bis.no

13

14 Driftsresultatregnskap vår 2016 Noter DRITSINTEKTER 3110 Rederiet kr , *Standup billettinntekter kr , * Drikkevarer inntekter kr , Retail Mangement kr , BIS Entertainment kr , Ledelsen kr , *LEF kr , *17.Mai kr , * Bachelor Middag kr , Markedutvalg kr , Næringslivsdagene kr , Fadderuken kr , Støtte velferdstinget kr , BI- Fond kr , Medlemskontigent kr , Egenandel Overlapping kr , Egenandel idrettslag kr , Vinterlekene kr , Driftsinntekter kr ,32 VAREKOSTNADER 4110 Varekjøp kr , Hansa kr , Varekosnad kr ,00 DRIFTSKOSTNAD 6001 Studentaksjonen kr 7 356, NLD Styret kr , *Næringslivsdagene kr , Entertainment kr , *Revy kr , Vinterlekene kr , Fadderuken kr , Rederiet kr , *oktoberfest kr , Ledelsen kr , *Reisekostnader kr 3 265, *LEF kr , *Overlapping kr , Markedutvalget kr 3 062, Næringslivsutvalget kr , Sosialutvalget kr ,

15 6017 Eiendomsutvalget kr , Fagutvalget kr 7 185, Kommunikasjonsutvalget kr , BISI kr , *Idrettsdagen kr 3 747, Chiefs Lacrosse kr , Cheethas Lacrosse kr , Håndball Jenter kr , Håndball Gutter kr , BISI Basket kr 1 800, BISI Futsal kr , BBQ and Fitness kr 7 500, Innebandy kr 3 929, Tyngden FK (H) kr , Tyngden FK (D) kr , Roklubben kr , Volleyball kr 5 500, Tennis kr , Shipping kr 8 544, Fjell og sprell kr , Retail Mangement kr , *kremmerdagene kr , BIS Marketing kr 743, Jakt og fiske kr 2 039, Logistics kr 1 713, Slippen kr , Inventar (ikke balanseregistert) kr 9 495, Wifi kr , Leie lyd/lys kr , Artisthonarer kr , Lisenser kr 1 757, GF kr , Gebyr Brønnøysundregisteret kr 8 600, Bank og kortgebyr kr 336, Bankterminaler kr 4 200, Annen driftskostnad kr ,78 Samlet kostnad kr ,78 DRIFTSRESULTAT kr ,46

16 Noter 3.1 Salgsinntekter Rederiet 3.2 Billettinntekter StandUp 3.3 Salg alkohol/mineralvann rederiet 3.4 Inntekter kremmerdagene 3.5 Billettinntekter Revyen 3.6 Inntekter regi Ledelsen 3.7 Billetter Lokalt Styrings Forum 3.8 Billetter 17mai frokost 3.9 Bachelormiddag på teatro resturant 3.10 Inntekter Veldighetsball 3.11 Billettinntekter og sponsorinntekter nld 3.12 Sponsorinntekt Itrain 3.13 Støtte fra VT til Idrett og Slippen 3.14 BI-Fond. Øremerkede penger 3.15 Bergensdel medlemskontigent 3.16 Egenandel for overlappingsturen ledelsen 3.17 Egenandel fra idrettslag og fjell&sprell 3.18 Tilbakebetalt utlegg fra SL 4.1 Varekjøp til rederiet 4.2 Hansa Borg Bryggerier 6.1 Kostnader knyttet til Studentaksjonen 6.2 Kostnader knyttet til NLD styret og næringslivsdagene 6.3 Driftskosnader av næringslivsdagene 6.4 Kostnader knyttet til Entertainment og revy 6.5 Driftskostnader av revyen 6.6 Kostnader Vinterlekene 6.7 Kostnader fadderuken 2015 og Kostnader knyttet til drifting av rederiet 6.9 Kostnader knyttet dirkete til oktoberfesten 6.10 Kostnader knyttet til drift ledelsen og ledelsen sin prosjekter 6.11 Reisekostander knytte til strategirådsmøte i februar 6.12 Kostnader knyttet til Lokalt Engasjement forum 6.13 Kostnader knyttet til overlappingsturen til ledelsen 6.14 Kostnader knyttet til MU 6.15 Kostnader knyttet NU 6.16 Kostnader knyttet til SU 6.17 Kostnader knyttet til Eu 6.18 Kostnader knyttet til Fagutvalget 6.19 Kostnader knytte til KU 6.20 Kostnader til ølympsik, idrettsdagg og drift av BISI 6.21 Direkte kostnader til idrettslagene 6.22 Kostnader ved Lacrosse herrer 6.23 Kostnader ved Lacrosse damer 6.24 Kostnade Håndball jenter 6.25 Kostnader Håndball gutter 6.26 Kostnader Basket

17 6.27 Kostnader Futsal 6.28 Kostnader BBQ and fitness 6.29 Kostnader innebandy 6.30 Kostnader Fotball Herrer 6.31 Kostnader Fotball damer 6.32 Kostnader Roklubben 6.33 Kostnader vollyballen 6.34 Kostnader Tennisen 6.35 Kostnder shipping og arragementet " Et friskt pust i seilene" 6.36 Kostnader Fjell og sprell, utlegg surfetur Driftkostnader RM og kremmerdagene 6.38 Direktekostnader Kremmerdagene 6.39 Kostnader promotering BIS Marketing 6.40 Kostnader jakt og fiske 6.41 Kostnader logistisk 6.42 Kostnader for trykkeri og drift Slippen avis 6.43 Kjøp ikke balanseregistret inventar til BIS kontor 6.45 Ruter til rederiet 6.46 Leie lyd/lys ulike arrangementer 6.47 Artiosthonar til standup på rederiet 7.1 Lisenser BIS. 7.2 Direkte kostnader knyttet til generalforsamling vår Gebyr for å ikke ha levert regnskap til brønnøysundregisteret for Gebyrer for kort og bank 7.5 Kostnader for betalingsterminaler ( Izettel)

18 DRIFTSINNTEKTER BUDSJETT VÅR Rederiet salgsinntekter ,00 kr 3111 Rederiet Billettinntekter ,00 kr 3200 Medlemskontigent ,00 kr 3212 BI- Fond ,00 kr 3040 NLD Billettsalg ,00 kr 3050 NLD samarbeidsavtaler ,00 kr 3060 Revy Billetsalg ,00 kr 3065 Billettinntekter LEF ,00 kr 3070 Støtte kulturstyret ,00 kr 3080 Veldighetsball ,00 kr 3090 Retail Mangement/KD ,00 kr 3100 Eiendomsutvalget ,00 kr 3110 Samarbeidspartnere ,00 kr 3120 Annonseinntekter Slippen ,00 kr 3210 Støtte Velferdstinget ,00 kr 3220 Egenandel overlapping Ledelsen/Hr ,00 kr SUM DRIFTINNTEKTER ,00 kr VAREKOSTNADER 4100 Hansa ,00 kr 4110 Vektura ,00 kr VAREKJØP ,00 kr DRIFTSKOSTNADER 6001 Næringslivsdagene ,00 kr 6002 Studentaksjonen 8 000,00 kr 6003 Fadderstyret ,00 kr 6004 Sosialutvalget 3 000,00 kr 6005 Næringslivutvalget ,00 kr 6006 Markedsutvalget ,00 kr 6007 Kommunikasjonsutvalget 8 000,00 kr 6008 Økonomiutvalget 2 000,00 kr 6008 Studentpolitiskutvalg 8 000, PR-linjen 2 000,00 kr 6010 BIS Marketing ,00 kr 6011 Retail Mangement 3 000,00 kr 6012 Kremmerdagene ,00 kr 6013 Eiendomsutvalget ,00 kr 6014 Revy ,00 kr

19 6015 Interessegrupper ,00 kr 6016 Idrettslag ,00 kr 6017 Fond oppstartninger/prosjekter ,00 kr 6200 E-Accounting Kurs 5 000,00 kr 6220 BI studentsamfunn 30år ,00 kr 6240 LEF ,00 kr mai frokost 5 000,00 kr 6300 HR-organ ,00 kr 6800 Drift rederiet ,00 kr 6801 Yara 7 000,00 kr 6802 Vakthold ,00 kr 6803 Leie Lyd/lys ,00 kr 6850 Underholdning ,00 kr 6900 Renhold ,00 kr 6902 Kontorrekvista 3 000,00 kr 6902 Profilering BIS ,00 kr 7400 Bevertning ledelsen 8 000,00 kr 7450 Overlappingstur ledelsen ,00 kr 7140 Reisefond ledelsen ,00 kr 7600 Internett/domener 7 000,00 kr 7710 Generalforsamling ,00 kr 7760 Abonnoment nettbank bedrift 500,00 kr 7770 Bank og kortgebyr 5 000,00 kr 7780 Betalingsterminaler 3 000,00 kr SUM DRIFTKOSTNADER ,00 kr DRIFTSRESULTET ,00 kr