BI Studentsamfunn Bergen REFERAT. Styremøte 29. September 2015 BI Bergen

Transkript

1 1 REFERAT Styremøte 29. September 2015 BI Bergen

2 2 Sted: Kontoret Tid: Ikke til stedet: KA, NA, PA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR- ansvarlig som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. Godkjent Sak : Oppføring av eventueltsaker MA: 1 Leder: 1 Sak Orienteringssak: Uken som har vært. Leder:

3 3 - Planlagt og avholdt Informasjonsdag - Jobber med skrivet nå, må sendes inn - Omsider er tilgangen fikset - Vært i møte med budsjettkomiteen - Generalforsamling - Vært i dialog med ulike parter angående SINCO kort. Økonomiansvarlig: - Bokføring - Regnskap (GF) - Revidering av budsjetter - Nytt budsjett (GF) - Støtt på endel problemer, men hatt god kommunikasjon med ØA Sentralt og tidligere ØA Bergen. Politisk ansvarlig: - Hatt møte med budsjettkomiteen til VT med leder og ØA! Det gikk veldig fint. De hadde ikke så altfor mange spørsmål og Sindre svarte støtt som et fjell på alle. - Blitt bestemt at jeg får delta på Nordic Forum i Stockholm med alle de andre nordiske handelshøyskolene. Ellers har det vært en rolig og fin uke. Denne uken vi står ovenfor nå er langt mer travel, så har brukt en del tid på å forberede meg på det som kommer. Både Nordic Forum og Generalforsamlingen. Markedsansvarlig: - Analysert undersøkelsene som viser tydelig at synligheten på skolen er altfor dårlig når det kommer til markedsavtaler, og hva som er savnet av studentene - Møte med Retro - Nytt møte med Standout - Deltatt på KD Nydalen - I gang med planleggingen av Markedsuken 2016

4 Planlegging av hyttetur sammen med BIS Marketing Deltatt på BIS opplæringsdag Skype- møte med Starbucks Fagansvarlig: - Jobbet med oppfølging av 30% eksamen for Markedsføring 2. året - Setter de siste tillitsvalgte - Gjort klart til første møte med administrasjonen og klasserepresentanter - Bedt om møte i kantinerådet - Klager på forelesere - Klage på fag fra andreklasse Engelsk - Fulgt opp klasserepresentant fra eiendomsmegling 2. året med tanke på uheldig håndtering av media. Sosialtansvarlig: - Oppfølging av undergrupper og idrettsgrupper. (BISI Runners, Tennis, Volley, Innebandy, BBQ/ Fitness). - Forberedt meg til infodagen + skrevet skriv - Rederiet går sin gang, veldig gode tall. - BISI er godt igang, motiverte for å nå målene vi har satt oss. - Mye som skjer på Rederiet nå i oktober, forbereder meg selv og SU til det. - Begynt på månedsmail. Næringslivsansvarlig: Etter gjennomføring av Karrieredagene, er det noe oppfølgning og evaluering som må tas tak i. Næringslivsutvalget utarbeidet en ny tradisjon for "kåring av årets bedriftsstand" under messedagen 17.09,- dette slo svært godt ann. SR- Banken gikk av med seieren, og fikk tilsendt en formell diplom, der bedriften gratuleres med innsatsen, samt innvilgelse av en stand på valgfri dag det kommende semester på BI Bergen, til en verdi av 7,5`. Dette er noe som fort blir en "snakkis" blandt bedrifter, og øker da også attraktiviteten for standeksponering på BI Bergen for næringslivsaktører. Det er også utsendt en "survey"/spørreundersøkelse, samt takkebrev til alle deltakende

5 5 bedrifter under messedagen,- for å belyse eventuelle forbedringsområder under messedagen. Noe vet vi/jeg selv, men mye er også bedre i år enn tidligere. For øvrig er strukturering av "Aksjeskolen i regi av Nordea" og "Kurs i pers øk. med Halgeir fra Luksusfellen og Sr- banken" godt i gang. Førstnevnte er allerede klargjort, med event på facebook og ticketco. Billetter er svært begrenset med tanke på matservering,- og det forventes utsolgt kort tid etter "billettslipp" torsdag kl 12:00. HR- ansvarlig: - Planlegging og promotering av Generalforsamling. - Intervjuet og invitert kandidater til Generalforsamling. - Skrevet sakspapirer til Generalforsamlingen. - Hatt interne samtaler med alle i ledelsen. Kommunikasjonsansvarlig: Ikke tilstede, vært på tur med Fjell og Sprell. Sak Orienteringssak: Bry deg på BI Kort om saken: Administrasjonen ønsker at vi bidrar under kampanjen 'bry deg på BI' i uke 41. Dette innebærer å stå på stand, at vi deler litt på Facebook og Sissel ønsker å ha en kveld med quiz eller lignende på torsdag. Kampanjen skal forsøke å bidra til at flere får møte hverandre etter fadderuken ettersom mange fortsatt går alene. HR orienterer videre. HR: Studentene skal skape bedre samhold for studentene oss med administrasjonen. Varer i tre dager, handler om å dele ut vafler, stå litt på stand osv. Tirsdag til torsdag i uke 41. To BI bamser. SiB kommer onsdagen, torsdag er det en bry deg på BI - kro, med quiz. Leder: De som er engasjerte bør informeres om datoen, og gjerne delta under

6 6 arrangementet. HR: På sikt er det meningen at det skal skje i samarbeid med mot. Kursing hos mot for ledelse, fadderstyret osv. i forhold til hvordan man skal skape et bedre miljø. Følger med en økonomisk forpliktelse, som følger at alle tre lokalavdelingene må med på opplegget. Planen er at Studentaksjonen skal bære det gjennom året, som også gir dem mer kontinuitet og mer å gjøre gjennom hele året. Sak Behandlingssak: BIS Studentaksjonen Kort om saken: BIS Studentaksjonen søker om støtte fra BIS. Vedlegg: 1 ØA orienterer videre. Leder: Nå som det er gjort til Studentaksjonen er det under oss eller sentralt? HR: Det er under Kristoffer Saez, KA I sentralledelsen. Leder: Søker de da midler hos oss lokalt? HR: De kan søke begge steder, men gensere støttes av sentralt. Leder: Mener det er en god søknad, og at vi bør hjelpe de i starten. Godt formål. ØA: Mener at vi støtter opp om Studentaksjonen, som er utelukkende positivt. De er realistiske på summer i søknaden. Leder: Veldig god og sammensveiset gjeng som er satt i Studentaksjonen. Forslag til vedtak: Godkjenner støtte opp mot 6250.

7 7 Ikke godkjent Nytt forslag til vedtak: Godkjenner støtte opp til 5500 kr, uten gensere. Godkjent Sak : Behandlingssak: BIS Shipping Kort om saken: Ny søknad om støtte fra BIS Shipping. Vedlegg: 2 ØA: Søknaden er endret siden sist. Ankerpils og sosiale aktiviteter er fjernet fra søknaden. HR: Dersom man har tatt en feilvurdering og søkt om midler tidligere, burde man da kunne søke igjen så fort? Leder: Logoen koster 2000 mer enn hva KU ville tatt. FA: Jeg mener at vi ikke burde godkjenne logoen, i og med at man kan lage logoen på huset selv. Setter et dårlig inntrykk utad. SA: BBQ & Fitness kontaktet selv KU tidligere for eksempel. HR: Mener at de burde kunne sjekke opp om det finnes muligheter for å lage logo på skolen før de gjør det eksternt. FA: Stiller meg spørrende til budsjettet da vi har startet opp mange grupper på huset på 0 kroner. Synes det er en stor sum.

8 8 Leder: Dette er en gruppe som bidrar faglig. Bergen er i verdensklasse når det kommer til shipping, så vi bør ha en shippinggruppe som er oppe og går. FA: Mener vi skal stryke 2000 kroner som har gått til logo. HR: Snakket med et av medlemmene i Shipping. De har store planer, og allerede fått en nyhetsartikkel. Viser godt initiativ. ØA: De vil ha oppstartssum for å promotere seg på skolen. De har fått støtte fra Neptun til andre formål. FA: Har de fått disse pengene? ØA: De har fått innvilget det fra tidligere men kronene fra Neptune er ikke brukt ennå. HR: Er i utgangspunktet positive til shipping som gruppe. Syns 2000 til logo er uaktuelt. Resten er til gensere. Kun promotering i form av gensere. Bør heller gå gjennom MA og få en god pris der gjennom genseravtalen. Leder: Eventuelt kjøre pique og gensere uten trykk, så de kan brukes senere. FA: Mener at de bør bruke pengene de har blitt tildelt allerede hvis de har fått gjennom Neptune. ØA: Snakket med NA (ikke tilstede), de har ikke fått innvilget støtten fra Neptune. Planen deres er å gjennomføre to arrangementer i semesteret. Det de søker om nå er en oppstartspakke til promotering. Vi vil ikke få flere søknader som skal gå til arrangementer, da de planlegger å få sponsorinntekter her. Planen er faglige arrangementer. Leder: Hvilket signal ønsker vi å sende? Godkjenne eller ikke godkjenne? FA: Fortsatt ikke ønskelig å støtte logo, da dette kunne skaffes på skolen. Mener at

9 9 resten bør kuttes til MA: Budsjettet kan kuttes i massevis når det kommer til gensere og piquer. Vi kan si at vi dekker prisen fra genserleverandøren vi nå har fått. SA: Rederiet sin logo er ganske komplisert, så hvis de skal ha en komplisert logo kan trykket bli dyrere. HR: Shippingnæringen er stor, og vi bør gi dem et lite spark bak. Kan skape interesse og komme studentmassen til gode. Forslag til vedtak: Godkjenne støtte til BIS Shipping med 7230 kroner. Ikke godkjent Nytt forslag til vedtak: BIS innvilger støtte til innkjøp av pique og trykk med forbehold om at det går gjennom markedsansvarlig og genseravtale. Godkjent Sak : Eventueltsaker Sak 1: Sinco- avtalen. Leder: Jeg har snakket med andre styrer og skoler, hørt hvem som har sagt ja til Sinco kort tidligere, hvorfor noen har sagt ja og noen har sagt nei. Alle jeg har snakket med sier at vi bør si ja, hvis det er behov. Enten har vi behov, eller så har vi ikke. Skovli mente at de sa nei en gang fordi alle mente de hadde fordelene fra før av. SL har sagt ta i mot hvis det er behov og det kan forsvares. Sist møte fikk jeg inntrykk av at vi var positive. HR: Mener at det er dårlig argumenter for at vi skal ha kortene. Mener at vi skal kunne avklare med metro på forhånd at vi kan komme forbi kø for eksempel. Mener at vi ikke skal kunne bruke kortene utenfor der det er behov, som da for eksempel er utenfor BIS sammenheng. Mener også at diskusjonen må flyttes til at de godene som følger med en

10 10 stilling skal være satt på forhånd. Jeg mener at goder som kommer underveis ikke skal godkjennes, men være avklart før man søker et verv. FA: Ser argumentasjonen men jeg mener at hvis vi ønsker kortene så blir det ikke et problem. HR: Mener at vi bør ha bedre argumenter enn at vi ikke får kjeft denne gangen. FA: Mener at det er prinsipp for prinsippets skyld. Mener heller at neste styre som settes mottar kortene, og at det da er bestemt på forhånd. Leder: Vi har få fordeler, ingen har lønnet verv vi har to refusjoner på konteeksamener. Er derfor ikke negativ til å motta kortene, da det kommer godt med å ha noen fordeler for den jobben vi gjør. For lite goder på lokalt plan. Alle andre styrer i Bergen sier ja. HR3: Mener at vi ikke kan stemme inn fordeler underveis. HR2: Alle søker på grunnlag av at det er et frivillig verv, ikke fordi det er goder. Mener det er feil argument at vi fortjener goder. Mener vi bør ha retningslinjer på hvorfor vi tar de. HR1: Sincokort er ikke en ny avtale, det har vært slik i flere år, bare så det er sagt. ØA: Grunnen til at kortene kommer opp nå er fordi Sinco skal sendes ut nye kort, det har vært en avtale alle styrer har blitt introdusert for i flere år. SA: Jeg og MA har hatt en del møter med Sinco, og Sumo er ikke det billigste stedet å spise på i byen. Men hvis vi vil ha en god dialog med de vi samarbeider med, så bør vi også ha et godt forhold til de. Da vi er synlige på stedene vi samarbeider med. MA: Kortet handler mest om Sumo avtalen og muligheten til å gå forbi køen, 2 for 1 har alle andre BI studenter på torsdager. FA: Vi har tilnærmet null goder i BIS, og er ganske unike der i student Bergen. Leder: Vi tar dette som behandlingssak neste gang, og man kan selv velge om man tar imot kortene eller ikke, men alle må stå bak beslutningen. Sak 2: Navneendring

11 11 BISI Show går over til å hete BISI Dans. Ingen vedtekter som sier at man ikke kan det, de får ny logo gjennom KU. Vedlegg 1: Søknad fra BIS Studentaksjonen BIS Studentaksjonen Bergen v/ Ingvild Bretzeg Kong Christian Frederiks plass Bergen ingvild.bretzeg@gmail.com Til: økonomiansvarlig ved BIS Bergen Okonomi.bergen@bis.no SØKNAD OM PENGESTØTTE FRA BIS Søknadssum: 6250 kroner BIS studentaksjonen er BI Bergens veldedighetsprosjekt. Hvilken organisasjon vi skal støtte er enda ikke besluttet, da det skal stemmes over de to aktuelle på generalforsamlingen den BIS studentaksjonen vil i løpet av skoleåret

12 /2016 gjøre alt vi kan for å hjelpe valgt organisasjon nærmere målet og trenger derfor økonomisk støtte til våres arrangementer. Hva søker vi om? Støtten vi søker vil uavkortet brukes til å dekke alle kostnadene rundt arrangementene våre. Vi vil i hovedsak vektlegge viktigheten av økonomisk støtte til den planlagte innsamlingsuken til våren, der alle inntekter uavkortet vil gå til valgt organisasjon. Mer detaljert program for denne uken vil legges frem så fort styret har begynt planleggingen. En eventuell økonomisk støtte vil da mer presist gå til promotering mot elevene, for å engasjere og informere alle studentene ved BI Bergen om vårt prosjekt, samt alle kostnader knyttet til innsamlingsuken, stands og mindre arrangementer. Vi planlegger å totalt gjennomføre 6 stands, to i 2015 og fire i 2016, da innsamlingsuken krever større grad av promotering. For skoleåret 2015/2015 planlegger vi å gjennomføre quiz, stand- up, temakveld og innsamlingsuken. Da styret i BIS studentaksjonen akkurat er satt, har vi kun et utkast til budsjett, dette finnes lenger ned i dokumentet. Pengestøtten vil gå til våre planlagte arrangementer som quiz, stand- up og innsamlingsuken, samt promotering av våre arrangementer for å engasjere flest mulig studenter. Hvorfor skal vårt prosjekt støttes? - Fremtidsrettede tiltak som skal komme medlemmene til gode også i tiden ut over søknadsåret: Samtidig som prosjektet i hovedsak vil gå ut på å samle inn penger til vår organisasjon, ønsker vi også å være med på å endre folks holdninger når det kommer til det å hjelpe andre. Vi vil også informere elevene om fremtidige og liknende arrangementer, og ser derfor på dette som et godt tiltak for å skape gode holdninger og engasjement. - Støtte til aktiviteter og innkjøp som kommer en stor del av studentmassen til gode: Da våre kommende arrangementer vil være åpne for alle som studerer ved BI Bergen, ser vi på dette som aktiviteter som når ut til store deler av studentmassen på skolen. Vi ønsker at de elevene som deltar på våre arrangementer skal sitte igjen med en positiv innstilling, og få følelsen av at de

13 13 virkelig har gjort noe for å hjelpe andre. - Støtte til aktiviteter eller lignende som er knyttet til BI sine fokusområder: Det er viktig for oss å lage aktivitetsmaksimerende arrangementer. Derfor er planen å arrangere både større og mindre arrangementer gjennom hele skoleåret, og samtidig integrere disse arrangementene i andre arrangementer som studentene deltar på. F. Eks NLD. Innsamlingsuken og stands har blitt gjennomført tidligere. Lenger ned i dokumentet finnes en oversikt over hva prosjektgruppen brukte av kostnader i fjor. NB: Alle ønskede arrangementer ble ikke gjennomført da kostnadsforbruket oversteg pengestøtten som ble gitt. Vi håper dere ønsker å støtte vårt prosjekt, og ser frem til å høre fra dere. Budsjett: Legger til grunn at BIS studentaksjonen, ved navn BIS CARE, kun ble tildelt kr 2500 i fjor. Dette medførte at styremedlemmene måtte ta fra egen lomme for å dekke kostnader ved arrangementer/stands, noe som igjen medførte at alt som var planlagt/ønskelig ikke ble gjennomført. Fjorårets forbruk: Arrangement Beløp Julestand 500 Promotering generelt 1000 Promotering i forkant av CARE- uken 600 Promotering under CARE- uken 1050 Totalt 3150 kr Budsjett skoleåret 2015/2016: Arrangement Beløp Stands, totalt 6 stk x250 kr 1500 Kveldsarrangement innsamlingsuke 1500 Quiz på rederiet 1000 Temakveld 1500

14 14 Støtte til gensere Totalt Med vennlig hilsen Ingvild Bretzeg Økonomiansvarlig BIS studentaksjonen ved BI Bergen Tlf: Epost: Vedlegg 2: Budsjett BIS Shipping POSTER: Inntekt Kostnader Ønsket Støtte fra BIS 7230 Design Logo 2000 Logo til trykk "Patch" 2730 Innkjøp Piqueskjorter x