BI Studentsamfunn Bergen Referat. Styremøte 15. Februar 2016 BI Bergen

Transkript

1 ! BI Studentsamfunn Bergen Referat Styremøte 15. Februar 2016 BI Bergen

2 BI Studentsamfunn Bergen Sted: Kontoret Tid: Ikke til stedet: Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjent Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR-ansvarlig som referent. Forslag til vedtak: Godkjent Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjent Godkjent Sak 30 16: Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: «Siden sist» Leder: Den siste uken har det meste gått i promotering av valget og GF.

3 BI Studentsamfunn Bergen Vi hadde BIS dag forrige uke hvor alle i ledelsen deltok. De siste 5 månedene har som tidligere nevnt gått mye i den nye org.strukturen samt strategien. Dette skal legges frem på førstkommende GF, så det er selvsagt endel dokumenter og løse tråder som må fikses. Jeg arrangerte også Strategi kveld i auditorium 2 på torsdag hvor vi la frem de potensielle endringene. Oppmøte var imponerende og de stilte seg positive til det som ble lagt frem. Uten om dette går det mye i daglig drift. -- ØA: HR: HR har stått på stand for å promotere de utlyste stillingene sammen med resten av ledelsen. Fristen for å søke var satt til 14. februar, og vi er svært fornøyde med søkerne og begynner intervjuprosessen denne uken. I tillegg er det litt planlegging frem mot GF. MA: Deltatt på BIS-dagen, vel og merke ikke helt til stede pga. mitt kjære handikap <3 Og jeg fikk dessverre ikke vært med på kveldskosen, men gleder meg til neste kveld! Vært med på planleggingen til Jubileumsfesten. Til tross for svakt oppmøte på Rederiet, koste alle seg - og hørte det var super stemning på SOHO, og gutta var veldig fornøyd med kvelden! Har vært i møte med den nye markedsgruppen på Psykologisk Fakultet, der jeg utvekslet mine erfaringer, og forsøkte å gi en del råd for hvordan de best mulig skal komme i gang. Programbladet med samarbeidsavtalene er ferdig printet ut, og skal deles ut på stand i morgen. Første promoteringsplakat angående ballet og auksjonskvelden er ferdig og printet ut, og skal også promoteres for allerede i morgen. Har vært i møte med Tøsse for å få pris på mat, lyd og lys osv.. til ballet. Maten blir ikke så altfor dyr, og vi håper på at vi ender opp med inngangsbilletter på maks. 150,- pr. person. DnB-avtalen skal informeres om i morgen, og Beautytrend-avtalen slippes på torsdag. Litt forsinkelser med slippene av disse avtalene, men har ventet på promoteringsinformasjon, og utstyr. Kontrakten til Sundt Motehus avd. BIK BOK og Carlings er nå helt klar, og skrives under i morgen. Har ellers jobbet litt med de ulike avtalene i forbindelse med NLD, der jeg fortsatt venter på den ene bekreftelsen til hovedsamarbeidspartneren Standout - som da er en veldig viktig sponsorinntekt. NA: Næringlivsansvarlig har i den siste uken jobbet med noe varierende oppgaver. En fremtidsplan for Næringslivsutvalget er under arbeid, og sammen med fagansvarlig i BIS Sentralledelsen, Niklas Bråthe, har jeg satt opp en fremtidig vervoversikt i NU

4 BI Studentsamfunn Bergen med tilhørende stillingsbeskrivelser. Dette for å generealisere utvalget og gjøre forskjellene mellom de ulike NU-utvalgene på alle BIS-skoler mindre. I tillegg har det vært foreberedelser til gjennomføring av bedriftspresentasjon med Skandiabanken," Fremtidens bank" i inneværende uke. Det er hele tiden henvendelser fra næringsliv om aktivitet på BI bergen. I den siste uken er det avtalt at DNB i anledning sitt nylig annonserte samarbeid med BIS bergen, avholder sitt første seminar på BI Bergen Dette blir et type eie/leie seminar, med fokus på en analytisk del i forbindelse med boligmarkedet. PA: Denne uken har jeg vært bortreist og hatt besøk hjemmefra, så har vært en rolig uke. Sto på stand med BIS, noe som var veldig koselig. Var også på Metro på torsdag noe som jeg vil si var et veldig vellykket arrangement. FA: KA: Siden sist har KA ferdigsstilt rekrutteringsfilmen til BIS og videreformidlet den til studentene. KA har også jobbet med planlegging og logistikk rundt PR-kurset som vil finne sted Ellers er det som vanlig mye daglig drift, mye som skal ut på våre sosiale medier i disse dager, deriblant MA sine poster om samarbeidspartnere og ulike arrangementer som finner sted. Jeg har også fått opprettet GF arrangementet. Jeg fikk også snakket med Fagansvarlig sentralt om de nye endringene i mitt verv og ser på dette som en svært positiv forandring da det vil bli langt mye mindre arbeid daglig drift, men mer fokus på profilering og branding SA: Stått på stand og promotert for vervet mitt Promotering, pynting og gjennomføring av torsdagens arrangement, 10 års jubileet. Litt lite med folk på rederiet men veldig vellykket på metro Deltatt på fadderlederforum med leder og nestleder for fadderuken. Oppfølging av BISI, SU og fadderstyret BISI har arrangement 23. februar, ØLYMPICS som arrangeres I fadderstyret har jeg hatt litt medarbeidersamtaler og oppfølging

5 BI Studentsamfunn Bergen I sosialutvalget er det en del daglig drift; denne uken er det standup på onsdag og kremmerdagen på torsdag Sak Til behandling: Søknad til økonomisk støtte BIS ENTERTAINMENT ønsker å søke om økonomisk støtte. Se vedlegg 1. SA: Uforventede kostnader knyttet til leie av lyd og lys på Logen. SA: Budsjettert med å selge 50 billetter mer per kveld enn de hadde på Cornerteateret. Leder: Noen som vet hvor mange billetter de solgte i fjor? FA: Tror det var relativt utsolgt i fjor. Leder: Bør man se på andre muligheter for lokale dersom Logen ikke holdt seg til den opprinnelige avtalen? NA: Ikke så mye forhold til revyen, men god skolekultur. Bygge opp under dette. Forskjellen på for eksempel 10 eller 15-tusen er ikke så stor. Kultur er dårlig representert på skolen, gode alumnigrupper senere. Leder: Hvis vi skal investere 15-tusen så skal det være for en god effekt, for kostymer og det som gjør revyen bedre. SA: Kostymer har de dekket, det er derfor snakk om lyd og lys. HR3: Veldig enig med NA, men savner litt mer spesifisert hva vi gir penger til. Enig i at de burde få penger, men etterlyse informasjon om hva det faktisk skal gå til. Leder: Jeg og ØA går i dialog med Elise, for å få konkrete kostnader og se hva de har tenkt til å bruke resten av pengene på. Da kan vi også stille litt krav til revyen. Forslag til vedtak: Styret innvilger sum på Ikke godkjent Nytt forslag til vedtak: Styret godkjenner en investering opp til , med fullmakt til økonomiansvarlig og leder - Godkjent Sak Til diskusjon: 17. Mai

6 BI Studentsamfunn Bergen SA orienterer videre. Konklusjon: BIS Ledelsen stiller seg positiv til å delta på 17. mai arrangementet til administrasjonen og ønsker etter hvert å opprette en 17. mai-komité. Sak Eventueltsaker VEDLEGG 1: Søknad om støtte fra BIS Vi i BIS Entertainment ved BI Bergen trenger midler fra BIS for å gjennomføre BI revyen, og søker derfor om kr. Formålet vårt er å øke tilbudet for studentmassen, ved å tilby en større revy enn tidligere år. Vi er en gruppe med store ambisjoner, noe som krever større midler enn tidligere. BIS Entertainment er revygruppen på BI Bergen. Vi står for meste parten av underholdningen på skolen. Vi opptrer med dans, teater og musikk gjennom hele året både på arrangementer i regi av BI Studentsamfunn, og andre undergruppers arrangementer. Som hovedprosjekt har vi BI-revyen som i år vil finne sted på Logen april. Vi produserer og arrangerer hele revyen selv, og planlegger i år å gjøre showet større og bedre, og med nytt lokale for forestillingen vil det være tilgjengelig for langt større publikum enn tidligere. Dette er også noe dyrere, så for å holde prisene nede for studentene trenger vi mer midler enn i fjor. BIS Entertainment fikk tittelen Årets undergruppe under LEF høsten 2014, og har utmerket seg som en svært synlig undergruppe. Gjennom skoleåret 2014/15 har undergruppen utviklet seg til å bli mer selvstendig og profesjonell, med BI revyen som selvstendig arrangement. Per i dag har Entertainment kun noen midler fra samarbeidspartner Høyden frisør som vi selv har skaffet. Pengene vi har brukt forrige semestret kom fra egen lomme. Det er klart at tildeling av penger vil øke kvaliteten på opptredende våre da vi kan få tilgang på kostymer, rekvisitter, sminke, lyd og lys. I fjor var første gang BIS Entertainment arrangerte BI-revyen som et selvstendig prosjekt. Vi spilte 3 forestillinger på Cornerteateret som ligger rett ved siden av BI. I år skal vi spille på Logen, som er mer sentralt i byen og har større kapasitet for publikum. I tillegg til forestillingene i fjor deltok vi også på blant annet Bergen Challenge, Meglerkvelden, Jentekvelden under NLD, Kriser i søkelyset for Kommunikasjonsutvalget, Wake up-

7 BI Studentsamfunn Bergen arrangementet, Stipendtorsdag samt arrangement i regi av både fagutvalget og linjeforeningen til markedsføringsstudentene. Nå i 2016 var vi med på innspillingen av BIS og kommunikasjonsutvalgets film i forbindelse med utlysning av nytt BIS styre. På disse arrangementene kom kostymer og andre eventuelle utgifter fra egen lomme. Med lokalet på Logen og en utvidelse av antall personer som er med i undergruppen har vi et ønske om å utvide konseptet uten at det skal måtte gå ut over økonomien til våre mange flinke og kompetente engasjerte i undergruppen. Vi ønsker å være et åpent og tilgjengelig støtteledd for andre undergrupper som bidrar på arrangementer når andre undergrupper og utvalg i studentsamfunnet trenger oss. Vi ønsker å videreføre revyen som et selvstendig prosjekt og med det nye lokalet har vi tro på at vi kan få til et større, mer spektakulært prosjekt for flere studenter. Med større lokale og plass til flere ønsker vi å opprettholde 3 forestillinger, men nå med mulighet for et større publikum per forestilling. Vi skal også ha åpent for studenter ved andre skoler som ønsker å komme og se revyen. Dette mener vi vil bidra til å skape tettere bånd mellom Bergensskolene og være positivt for BI sitt renommé utad. Vi er allerede i hyggelig dialog med Jusrevyen. Disse ambisjonene krever selvsagt større midler. Vi har hatt ekstremt mange søkere i år, og har utvidet gruppens antall medlemmer, noe som gir ressurser til å kunne sette opp et større og mer omfattende show. Vi vil satse alt på å nå ut til flere studenter med underholdningen vår. Revy og humorteater er i en showgren som krever mer av effekter som lys og lyd for at forestillingen skal fungere godt. Logen har ikke alt utstyr vi trenger, så vi er nødt til å leie inn dette i tillegg. Lys og lydteknikere vil også være nødvendig, både for rigging, programmering og under forestilling + øvinger. Det planlagte konseptet for BI-revyen 2016 gjør at vi vil trenge mer spektakulære kostymer og rekvisitter. I fjor var ikke dette like nødvendig, da vi kunne benytte oss mer av våre egne private ting og klær. For vår undergruppe er det slik at jo flere midler vi får, jo flere arrangementer kan vi stille opp på og med et bedre opplegg. Ved oppdrag hvor vi skal opptre på NLD, markedsuken eller andre arrangementer som kommer, vil vi kunne gi muligheter for mer profesjonelle opptredener. Støtten vi mottar kommer altså til gode for alle studentene på BI Bergen, samt alle studenter fra andre skoler som kommer for å se revyen. Vi mener også at den vil komme BI til gode, ved at vi blir mer synlige med større revy, og gjerne får mer positiv medieomtale. Det er mange sportslige grupper på BI Bergen, men svært få kulturelle. Derfor mener vi de er viktig at vi bygger opp de kulturelle gruppene skolen har, samt synliggjør disse. Som sagt kan vi utrette mer jo større midler vi får. Men for å sette opp den revyen vi ønsker oss, med det omfanget vi ser for oss, tror vi at det vil gå med kr der pengene vil gå til å sikre revyen lyd og lys. Vi søker derfor til dere om kr. Håper på positivt svar! Med vennlig hilsen Elise Oseid, Leder BIS Entertainment Madeleine Skoog, Pr-og markedsansvarlig BIS Entertainment

8 BI Studentsamfunn Bergen