BI Studentsamfunn Bergen REFERAT. Styremøte 14. oktober 2015 BI Bergen

Transkript

1 1 REFERAT Styremøte 14. oktober 2015 BI Bergen

2 2 Sted: Kontoret Tid: Ikke til stedet: MA, NA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjent Ikke godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HRansvarlig som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. Godkjent Sak : Oppføring av eventueltsaker FA: 1 PA: 1 Leder: 1

3 3 Sak Orienteringssak: Uken som har vært. ØA: Daglig drift. Oppdaget at vi har fått alt i en egen postkasse, noe som har gjort at jeg ikke har mottatt en del brev. Måtte ta en opprydding der. Videre har jeg jobbet med LNU søknaden er ikke alle som er like flinke til å sende inn på tiden. Men søknaden blir sendt inn til Erlend i løpet av dagen når etternølerne har fått sendt inn til meg. FA: Hatt kurs med klasserepresentantene. Vært i møte angående kantinen på skolen. Forberedelser til SP. Leder: Velferdstinget: I forbindelse med budsjettkomiteens innstilling har jeg vært endel i dialog med P.A. Vi deltok også på innstillingsmøte og kan si at vi er relativt fornøyd med tildelingen. Det er mindre enn i fjor, men fortsatt noe vi kan leve med. Positiv til at vi kan kutte andre på avgjørende møte for å stikke av med mer. LEF: Planlegger LEF. Utvider i år arrangementet for å få med flere av de engasjerte, noe som vil føre til en liten egenandel. Daglig drift: Svare på mail og telefon. Inforskriv: Etter informasjonskvelden til BIS skulle alle i BIS sende inn et skriftlig dokument med

4 4 det essensielle. Dette er nå mottatt, og jeg fletter sammen dette til et dokument ila uken. Evalueringsmøte Fadderuken: Fra BIS stilte jeg, SA og Emilie (HR) på møte med fadderstyret og admin til evaluering. Møtet gikk veldig bra og alle parter fikk lagt frem forbedringspotensial. Leder for Fadderuken settes rett over nyttår. Medarbeidersamtaler: Har nå unnagjort de fleste samtalene, men mangler fortsatt noen få. Nye lokaler: Jobber her sammen med Baard for å sikre passende frosting til vinduene. KA: Gjennomført medarbeidersamtaler med medieavdelingen i Kommunikasjonsutvalget Hatt en del møter i KU: dette gjelder for eksempel samarbeidsavtaler med bedrifter samt planlegging av PRarrangementet vi skal gjennomføre fredag 6. november. Det er også som vanlig generell promotering og deling, deriblant utlån av snapchat til undergrupper og opprettelser av arrangementer HR: Gjennomført en del overlapping med de to nye HR ene. Begynt å se på et reglement innad i styret for forsentkomminger, møteskikk osv. Emilie har vært i møte med administrasjonen, leder og sosialtansvarlig angående neste års fadderuke. Laget ryddeliste på kontoret. Nye HR er er klare for å skrive under overlappingskontrakt i løpet av neste uke. PA: Uken som har vært har for PA bestått av mest dagtildag jobb med vervet. Jeg har jobbet med rapporten om Nordic Forum som snart er ferdig og vil bli sendt til medlemmene av

5 5 ledelsen når den er ferdigstilt. Når det gjelder SPU har jeg bestemt å utsette rekrutteringen av medlemmer til nyåret (samtidig som Eiendomsutvalget og leder av Fadderuken) for å få flest mulige søkere. Har også vært på pressekonferanse om innstillingen til Velferdtinget. BISI er innstilt med av kroner, noe som er 3% av totalpotten og en veldig fair innstilling. Ukene som kommer vil gå til forberedelse til Budsjettmøtet 7. november. NA: Ikke tilstede, redegjørelse sendt per mail. I den forbigående uken, har det vært hektiske dager for Næringslivsansvarlig arrangerte Næringslivsutvalget "Aksjeskolen i regi av Nordea", et vellykket arrangement der Nordea initierte til engasjement på BI Bergen, der studenter skulle på innsyn i aksjehandel. Det ble sendt dyktige ansatte fra Nordea Markets, som gav de oppmøtte studentene et godt faglig utbytte. Alt i alt var arrangementet utsolgt med 230 plasser, som fylte hele Auditorium 3. Det ble også servert Sushi på Rederiet i etterkant. For øvrig har fokus mot hyttetur og generell teambuilding med NLD hatt mye fokus arrangeres den årlige hytteturen mellom NU og NLD, der fokuset er rettet mot teambuilding mellom skolens to største faglige utvalg. Dette er særdeles viktig med tanke på samarbeidet mellom NU/NLD ifm næringslivsdagene i vårsemesteret. Undertegnede har også gjenomført medarbeidersamtaler med samtlige engasjerte i Næringslivsutvalget. Dette gir både meg som utvalgsleder, samt rent utviklingsmessig i NU en god peker på forbedringspotensialer og om hvordan de vervede for øvrig trives. God input. Det planlegges også mye mot SRBank sitt arrangement 20.10, da Hallgeir Kvadsheim fra Luksusfellen hospiterer BI Bergen med sitt seminar om personlig økonomi. Mer om dette i neste ukes rapport. MA: Ikke tilstede, redegjørelse sendt per mail. I løpet av uken som har vært, har jeg jeg vært i møte med bemanningsbyrået xx. De blir

6 6 kun en samarbeidspartner til NLD, og ikke en samarbeidsavtale til BIS Bergen. Jeg har vært i møter med kaffeleverandøren xx. Kontrakten er ferdig behandlet fra begges sider, og blir signert når daglig leder er tilbake i Bergen. Det skjer mye når det gjelder nytt samarbeid med kleskjede. Der har vi et såkalt luksusproblem. Vi venter spesielt på den ene kjeden, og ser hva mulighetene er der, før vi evt. kjører på med en av de andre. Videre har jeg søkt LNUmidler til Markedsuken. Markedsuken skal først og fremst være en uke med minst mulige kostnader, og samarbeidspartnerne skal dekke det meste. Men vi ønsker å gjennomføre en auksjonskveld, der vi vil trenge litt støtte når det kommer til underholdning mm. Markedsutvalget og BIS Marketing skulle også egentlig på hyttetur til helgen. Alt var planlagt med tanke på hytte, biler, mat og leker. Jeg ble oppringt på mandagen av hytteeier, og fikk da beskjed om innbrudd og hærverk på hytten. Den er da ikke mulig å oppholde seg i. Jeg brukte tirsdagen sammen med flere og forsøkte å finne ny hytte men dette viste seg å være helt umulig. Dette var veldig kjipt og trist for alle sammen, og vi hadde gledet oss veldig. Til gjengjeld får vi leie hytten gratis en annen helg. Til slutt er også samarbeidet mellom BBQ & Fitness og Actic oppe og går. Vi var i møte sammen, og det var godt engasjement fra begges sider, og jeg tror dette kan bli et veldig stilig opplegg. Sak Diskusjonssak: Sponsor NM i Lacrosse Kort om saken: Lacrosse jentene skal arrangere NM i Bergen, og lurer på om BIS ønsker å bidra med noe sponsing. ØA orienterer videre.

7 7 Vedlegg: 1 SA: Mener at hvis vi sponser er det fordi det er et positivt arrangement, ikke fordi BIS får noe igjen. Cheetahs er allerede engasjert, og det er ikke noe vi nødvendigvis får igjen ved å promotere BIS til andre skoler. ØA: Baneleie er dyrt, vi har ikke noe som er vårt eget. Blir det kun ute? KA: Tror de tror man kan søke om en pott og bruke pengene til det de vil, og ikke en spesifikk sum til en spesifikk ting. FA: Vi kan sette en maksssum. ØA: Regner med at det er en påmeldingssum for å delta på NM? KA: Nei ingen påmeldingssum. Leder: Mener ØA tar en prat med lacrossen, og får de til å sette opp en oversikt over hva pengene skal gå til før vi tar en videre vurdering på denne saken. Sak Behandlingssak: Opprettelse av treningsgruppe for kvinner Kort om saken: Ny søknad om å opprette treningsgruppe for kvinner på BI. Leder orienterer videre. Vedlegg: 2 Leder: Ikke store endringer i søknaden. Litt mer spesifikt. I forhold til forrige uke er situasjonen annerledes, mener at BBQ & Fitness har fått til en god avtale med Actic og at det derfor burde være et tilbud for jenter også.

8 8 ØA: Syns ikke søknaden er den beste i forhold til spesifikke ting. Men positiv til lavterskel tilbud. Viktig med tilhørighet til noe annet enn forelesninger. Koster ikke penger og hvis de kan få timer på Actic er det veldig positivt. FA: Kunne tenkt meg å gi en godkjennelse og se hvordan det går fremover. Leder: Tenker at man kan gi en undergruppe prøvetid på feks 2 måneder. SA: De kan ta kontakt med Pikegym på NHH, få tips fra de. Eventuelt samarbeid. Forslag til vedtak: Godkjent Ikke godkjent Nytt forslag til vedtak: BISI Treningsgruppe for kvinner godkjennes som prøveordning frem til 1. desember. Godkjent Sak Eventueltsaker Sak 1 Velferdstinget v/politisk ansvarlig PA, ØA, FA og Leder var på Velferdstinget. BISI har innstilt Veldig fair instilling, men vi kommer til å gå gjennom søknadene til andre og se om vi kan hente inn mer penger. De har kuttet oss litt fra i fjor men da var det urettferdig fordelt sammenlignet med andre. Leder: Helt greit at NHHI får mer penger enn oss, da det er 2000 engasjerte i NHHI mot 400 I BISI. PA: Føler vi har et godt grunnlag, og vil forberede oss godt til budsjettmøte 7. november.

9 9 FA: BISI ligger ganske høyt fortsatt sammenlignet med NHH, og på lik linje med HiB osv. med tanke på antall engasjerte. Sak 2 Sinco kort v/leder Sincokort er nå blitt tilbudt til NU, NLD og SU. Vi har stemt nei til kortene, men nå er det snakk om at andre utvalg skal få tilbud om kortene. Spørsmålet er om vi skal stå i veien for at de får kortene. ØA: Hvis vi gir det til NLD, NU og SU og det resulterer i at de går mer på Metro, er det positivt for vår markedsavtale. Leder: For SU er det også positivt å kunne gå forbi køen etter fester på rederiet, da de må være igjen å rydde. HR2: Syns det er feil om vi gir lov til de, og ikke tar de selv. Prinsippet er det samme. Blir å gå i mot seg selv hvis vi sier ja til de men sier nei selv. ØA: Det som kan skje er at Metro deler ut kort uten å gå gjennom oss. Men jeg vil tro at det vil gå gjennom oss fra Sinco, og ikke at utvalg og undergrupper kan banke på døren og spørre om kort. PA: Jeg mener at hvis det ikke bare er en liten gjeng som sitter med kortene, så blir det litt mindre skille mellom BIS og studentforeningen. FA: Mener at vi må kjøre alle eller ingen. Blir rart om næringslivsansvarlig sitter uten kort men hele utvalget har kort. Jeg mener nei til alle. Leder: Enten kan jeg gå i dialog med Metro, eller si at vi sier nei til kortet med en gang. Må ta en prat med Tøsse, og høre hva det innebærer. På NHH har de gjort en selekteringsprosess i forhold til hvilke utvalg som kan gi mest tilbake til Metro. Men jeg er enig i at vi tenker alle utvalgene eller ingen.

10 10 SA: Mange kjenner Tøsse, og hvis vi sier nei til utvalgene så kan fortsatt de som kjenner han spørre om kort, og da blir det skjevt innad i utvalgene. HR: Under forutsetningen at alle utvalgene kan få, så er det positivt. Leder: Jeg tar en prat med Tøsse, for å kartlegge hvor mange som kan få osv.

11 11 Vedlegg 1: Sponsorsøknad Lacrosse Søknad om sponsoravtale for gruppespill til NM Cheetahs og Chiefs skal sammen arrangere et gruppespill til NM her i Bergen fra 30. Oktober 1. November og det er nettopp derfor vi kontakter dere. Det å arrangere et gruppespill til NM medfører visse kostnader som baneleie, leie av garderober, høyttalere, telt til sekretariat og høyttalere, utstyr til oppmerking av bane (for eksempel spray, evt. teip) og annet som måtte være nødvendig. Vi har leid Rederiet lørdag kveld 31. Oktober hvor alle deltakerne av gruppespillet er invitert. Siden det skal spilles kamper dagen etter går vi ut fra at dette blir et relativt edruelig arrangement. I tillegg er deltakerne her i Bergen for å spille lacrosse og vi ønsker derfor å stille med et sportslig arrangement der det skal foregå leker og konkurranser som innebærer hyppig bruk av motorikk og hjerneaktivitet. I konkurranser finnes det alltid noen vinnere, noe som vil si at vi kunne trengt noen små premier. Vi har også sett for oss at et ordentlig show kan være aktuelt. Vi skal kontakte BIS Show for å høre om de ønsker å stille opp, men vi har også sett for oss å leie inn en standup- komiker for å myke opp i de alvorlige mimikkene som enda ikke har forlatt lacrossebanen. Vi håper på, gjennom hjelp fra dere, å skape et uforglemmelig arrangement her i Bergen! Vårt bidrag i et eventuelt samarbeid med Dere Dersom vi skulle være så heldige å få et samarbeid med dere vil vi gjøre vårt ytterste for å være gode ambassadører for deres merke/logo. Vi kan bidra på følgende måter: Positiv omtale

12 12 Fronte logoen deres ved eventuell kontakt med media, samt gjennom innlegg på for eksempel Instagram og Facebook Dele ut BIparaplyer Markedsføre med bannere med deres logo Mvh BI Cheetas og Chiefs Lacrosse

13 13 Vedlegg 2: Søknad om opprettelse av treningsgruppe for kvinner Forslag til ny undergruppe Vi ønsker å starte en ny undergruppe på BI Bergen, der vi vil samle en gjeng sporty og treningsglade jenter, hvor vi møtes ukentlig for felles treningsøkter og sammenkomster. Gruppen vil fokusere på både fysisk aktivitet og det sosiale. Her er det muligheter for å knytte nye vennskap med andre som deler samme interesse. Alle uansett form er velkommen i gruppen, og sammen skal vi motivere hverandre til å nå de målene man setter for seg selv. Vi vil velge en fast dag i uken vi møtes for å trene, og legge opp til at det passer for alle. Om medlemmene er interesserte vil vi legge inn en eller flere ekstra dager i uken. I tillegg til å trene sammen har vi lyst til å ha sammenkomster der vi vil lage forskjellige temaer for hver gang. Da tenker vi tapaskveld, vinsmaking, bytur osv. Det vil være en liten gruppe på rundt tjue jenter da vi må ta størrelsene til treningslokalene i betraktning. Vi vil finne et treningssenter som ligger lokalt for medlemmene og få en god pris for gruppen. Dermed må hvert enkelt medlem være forberedt på å betale en liten egenandel. Utenom å trene på treningssenter vil vi arrangere turer i Bergensområdet, felles utetrening og vil bruke dette som et alternativ dersom vi ikke har mulighet til å trene på treningssenter. For å verve medlemmer til gruppen, vil vi lage facebook-side og gjøre studenter oppmerksom på at vi er på utkikk etter nye medlemmer og vi vil i tillegg stå på stand på skolen. For å promotere gruppen vil vi bruke sosiale medier. Her vil vi ta i bruk facebook, instagram og felles hashtag. Vi vil også promotere gruppen ved å lage egne jakker, der vi trykker på logoen og navnet til gruppen. Vi er ikke helt sikker på hva vi skal kalle gruppen vår enda, men leter etter et oppsiktsvekkende og artig navn. Grunnet en liten gruppe, velger vi å ha leder og nestleder. Leder vil være Anette Kalvik og nestleder er Lena Hustvedt. Vi håper på positivt svar. Mvh Anette Kalvik