BI Studentsamfunn Bergen Referat. Styremøte BI Bergen

Transkript

1 Referat Styremøte BI Bergen 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat. Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Uken som har vært. Sak Orienteringssak:. BIS- Dag og generell promotering Sak Orienteringssak:. Forslag til intervjuplan Sak Behandlingssak:. Vedtektsmøte Sak Behandlingssak:. Søknad om opprettelse av PR- Linjen Bergen Sak Orienteringssak: Eventueltsaker 2

3 Sted: Tid: Klasserom Ikke til stedet: ØA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Økonomiansvarlig som ordstyrer, og kommunikasjonsansvarlig som referent. Ikke godkjent Forslag til vedtak: leder som ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. Godkjent Sak 56 15: Oppføring av eventueltsaker FA: 1 NA: 1 3

4 Sak Orienteringssak: Uken som har vært. HR3: Intensiv BIS promotering, med høydepunkt under BIS Dagen på onsdagen som var. Tror det gav et godt inntrykk til studentene og godt å komme i kontakt med studentene på den måten. Ellers har det vært daglig drift og fortsatt planlegging av videre promotering og gjennomføring av BIS dag. NA: Redergjørelse fra forrige uke: daglig drift, booket bedrifter, bistått arrangementsansvarlige. NLD temaslipp med flash- mob. som gikk veldig bra, flere av dagene under NLD er utsolgt, blant annet jentekvelden, bedrifts dater og kveldsarrangementet. Billettsalg for dagen har solgt bedre enn i fjor. Det er også 4 flere bedrifter enn tidligere så det 14 signerte bedrifter. DNB stiller for første gang også. Deltatt på intervju med K7. Var på møte med karrieresenteret til Studentsenteret, de gikk inn på hvordan det er å jobbe i et studentstyre, det vil bli kursing i første omgang kun for ledelser innen HR, kommunikasjon, økonomi etc. det vil også være et foredrag om motivasjon og engasjement som et pluss. Så etter hvert nedover i organisasjonene mot utvalg og etc. Ledelsen i SIB må ta stilling til dette om det er noe som er verdt å bruke penger på. Hvis dette blir vedtatt så vil dette skje hver oktober framover. MA: Samtaler med eksterne partnere, booket en foredragsholder til Markedskvelden, vært i møte med KA og Care leder, så det blir et samarbeid mellom oss og Care for lørdagen i MU- uken. Datoer kommer fortløpende. Men det blir i april. KA: Daglig drift, deltatt i møte med Care og MU, oppdatert alt av BIS Promotering på bis.no og Facebook. Filmet og redigerte filmen til SA i dag og lastet opp. KU er i fullt arbeid med grafisk arbeid til NLD sitt programblad og banner som skal opp i mellom trappene. Filmet og tok bilder under ballongslippet til NLD. NLD filmen er ferdig og ute etter litt om og men. Redigert og sendt VL bildene til Sentralt. Har bistått Care med litt råd og hvordan de kan promotere seg framover, fikk bestilt og hentet genserne til Care. Deltok på Stipendtorsdag sammen med HR, FA og SA. Ellers var BIS dagen bra, snakket litt med studenter og fikk vekket litt interesse hos et par potensielle søkere. SA: Vært en del daglig drift, vært i dialog med det nye fadderstyret og BISI. Planlagt aktivitetsdagen som mest sannsynlig, vært litt arbeid med aktivitetskalenderen. Sendt Rederiet logo til kunstner som skal male den inne på Rederiet ila våren og vært i møte med Jørgen i admin. HR: Jobbet og gjort så å si ferdig alle intervjuene, eneste vi mangler er vervs relevante spørsmål og caser. Begynt å se på valgkamp og debatten mellom leder kandidatene. Vært i dialog med leder om hvordan dette var i fjor. Har satt en foreløpig dato for debatt. Ordstyrer er satt, HR- ene i samarbeid med leder og ordstyrer utformer caser for debatten. HR ene kommer til å stå stand samme dagen debatten skal være og promotere dette og GF, sakspapirene skal publiseres og skape litt blest rundt det. Skal også sies at alle var veldig flinke under BIS- dagen. HR2: Ikke noe mer å tilføye. FA: Deltok på nyttårsbord med admin. og klassekontakter som var meget hyggelig. Daglig drift, planlagt nytt tillitsvalgt møte er satt. Progresjonssamtaler er satt i gang med foreleserne og sendt inn til meg. Leder: Leser først redegjørelsen for økonomiansvarlig. 4

5 Redegjørelse for ØA Uke 8: Mye vanlig drift, en del utbetalinger og bestillinger i forbindelse med NLD, og fått jobbet litt med regnskap. BIS- dagen var veldig positiv. Jeg fikk snakket med noen potensielle kandidater, som virket veldig motivert. Dersom de som har sagt de skal søke, faktisk søker, så kan vi fort ende opp med å få et luksusproblem. For min egen del har det hovedsakelig jobbet med CRM- systemet, i dag går halvtårs plan fristen ut for undergruppene, kommet mye bra inn og litt mindre bra, men godt å se at alle jobber fortsatt. Det er styringsgruppemøte til helgen, lederne kommer hovedsakelig på fredag morgen, BIS Stavanger leder lander på onsdag rundt kl. 12:00. Jeg skal på et møte da som jeg ikke får flyttet så jeg rekker ikke det. Uansett så ønsker han en liten omvisning av skolen. Eller så skal jeg blant annet ta opp CRM- systemet og tradisjonstiltak på styringsgruppemøte i helgen. Frem til det må jeg ordne et par småting for SL leder før han kommer på fredag. Deltok på kremmerdagen som konferansier, flott å se at så mange kom og var igjen til baren stengte. Godt å se at Rederiet fungerer som et foredragslokale. Snakket en del med foredragsholderne fra Adams matkasse, de var veldig interessert i BI studentene og ville komme å stå på stand, så de har jeg henvist videre til NA. Senterlederen for Horisont kjøpesenteret snakket videre med RM styret og henviste hun videre til MA. Har også fått reviderte priser på de nye Rederi møblene og KA, SA og kroleder har satt i gang Rederiet logo prosjektet med administrasjonen, ellers daglig drift. Sak Orienteringssak: BIS- dag og generell promotering Vi går inn i siste uke av promoteringen av verv til den nye ledelsen. En ny BIS- dag blir holdt onsdag HR orienterer videre. HR: Litt mindre konkurranser denne gangen, så vi tenker å kjøre i gang instagram konkurransen som KA hadde under forrige BIS- dag, der studentene skal ta et bilde og legge ut på instagram og tagge BIS Bergen. Vi får mer redbull av Robin, men vi får ikke åpne og dele ut Redbull, så studentene må delta og vinne Redbull. Vi kommer til å kåre vinner av bildet fra Mindre fokus på konkurranser, snakke mer med studenter, henvise de til rette vervene de ønsker å søke. Vi går inn i klassene, oppmøte er kl.09:00, og senest kl. 09:30. SA, NA, HR og FAG baker. Det blir refundert hva som blir lagt ut for. FA: BIS dagen er neste onsdag? HR: Nei, nå onsdag FA: Okei, da må dere si ifra til foreleserne tidlig fordi de blir litt irritert når folk bare går inn i pausene og promoterer uten å snakke med dem i forkant. Enkelte liker å gå igjennom et par ting i pausene så hvis dere skal inn i forelesningene så avtale med foreleser først. HR: Flott, da snakker vi med de i morgen! FA: Er det ikke bedre å dele ut ting som vi har fått fra bedrifter i stedet for godteri, chips og sånn? 5

6 Leder: Ja, vi har veldig mye igjen fra Kremmerdagen. HR: Redbull og kaker har en bedre effekt, det som er obs er at dette er siste dag med stand promotering! Viktig at dere eksponere dere, snakk med potensielle søkere, gå med gensere, BIS skjorter, la døren til kontoret stå åpen når dere sitter der etc., legg ut på via Instagram, Snap og Facebook! Vi kan slette det senere. Fristen er søndag 1. Mars kl. 23:59!! KA: Lagre bilder og send de til meg så mekker jeg en collage på instagram! HR3: Og dere har fått en mail om å sende inn potensielle søkere, slik at vi kan snakke med folk dere ønsker skal søke. Jeg forventer at alle har sendt inn til i morgen! Det er dere i sittende verv som har innsikt i hvem dere ønsker eller ser for dere kan ta over for dere. Sak Orienteringssak: Forslag til intervjuplan HR presenterer forslag til når og hvordan intervjuprosessen til den nye BIS ledelsen skal foregå. HR orienterer videre. HR dele ut lister for intervjutider. HR: Hele mandagen blir brukt til innkalling, dette på grunn av at søknadsfristen er satt til kl. 23:59 på søndag. SA og KA er for eks. satt opp på torsdag, alle har fått egne dager, tidene er ikke satt ennå, men det kommer fortløpende. Leder: Fredag 13. er en umulig dato for meg pga. jobb. HR: I utgangspunktet så bruker vi en dag per verv, hvert intervju varer i ca. 30 min. Vi prøver å banke igjennom alle intervjuene til leder på en dag, alle for øa på en annen osv. Dagene er foreløpig satt men det kan bli endringer med tanke på når HR er tilgjengelig og når de som skal på intervju kan. Det er fortsatt usikker på hvor mange som søker hva. MA: Jeg har kun mulighet på kveldene på de dagene jeg er satt opp på. HR: Okei, det ordner vi. Tider på intervjuene kommer til å ha klart i løpet av søndagen og mandagen etter at alle søknadene er kommet inn. HR3: Husk å push på alle som har tenkt å søke eller som har vist interesse, be de søke og engasjer de! Vi vil ha mest mulig søkere! MA: Er det HR eller sittende i vervet som har siste ordet? HR: Nei, det er HR som har innstillingen, dere er med i diskusjonene men etter vedtektene så er det HR som tar siste avgjørelse. MA: Burde ikke sittende ha en tyngre vekting på anbefaling og utvelgelse? HR: Det er litt på grunn av at rekrutteringen og innsettelsen er hovedansvaret og den store jobbe til HR ene i BIS. Jeg skjønner hva du mener men til syvende og sist er HR som har siste ordet og på grunn er objektiviteten HR representerer. NA: De beste blir valgt uansett, siden vi fremmer ingen som ikke gode nok. Alle som blir invitert er de som har gjort det best på intervjuet med sittende verv og HR. MA: Det er bra at HR som sitter i objektivitet, men det er igjen vi som har innsikten og det spesifikke til vervet. 6

7 HR3: Den innsikten vil bli tatt med som en stor del av avgjørelsene av hvem som blir inviterte til GF i og med at dere sitter i de posisjonene dere har i styret. HR: vi sjekker også opp referansene slik at vi får en skikkelig innsikt i hvordan kandidaten er og om han/hun er best egnet til vervet. FA: Hvordan er det med innstillinger, jeg har fått en del tilbakemeldinger på at det er veldig mange som blir vippet på hvem de skal velge pga. innstillingene. Og da føler de at de mister den demokratiske delen av stemmingen. HR: Det er rett og slett fordi det er vedtekts ført, men det representerer styrets og ledelsens anbefaling til hvem de mener er den sterkeste kandidaten. Dette er også det eneste HR ene kan bestemme. Siden vi er objektive på alt annet på skolen i intervjuer og avgjørelser. Leder: Dette også igjen skapt mer blest rundt styret om vi skulle ha favorisert kandidater til GF og sagt Dette er de vi vil at dere skal stemme på. NA: De beste blir valgt uansett, vi er med i diskusjonen og de beste kandidatene blir fremmet på intervjuet. MA: Jeg er enig i det dere sier, og det er veldig godt at dere er objektive, men når det kommer til det spesifikke så er det vi som har mest innsikt. Vi kan ha ganske tunge argumenter for hvem som egner seg best til vervet ettersom det er vi som sitter med oppgavene og arbeidet i de spesifikke vervene. Leder: Ja, hvis det er et tungt argument så vil det bli tatt med som en tung vurdering når kandidatene skal inviteres til GF. HR3: vi tar veldig stort hensyn til det dere sier og viser til. Dere er ikke med for gøy på intervjuene, det dere argumentere og viser til vil bli tatt med i vurdering som en stor påvirkning. HR: I tillegg til alt dette så sjekke vi også referansene til kandidatene. Det gir oss innsikt i hvordan kandidatene er, om de har vært flinke under sine tidligere verv, jobb og etc. Det er mange som er flinke til å snakke for seg men uten å kunne vise til godt nok arbeid. Sak Behandlingssak: Vedtekts møte HR ønsker sammen med resten av ledelsen å diskutere utformingen av de lokale vedtektene. Det legges frem forslag om at hele ledelsen samles til vedtekts møte. Leder åpner for diskusjon. HR2: De lokale vedtektene til BIS Bergen er ikke tilfredsstillende, så dette blir å revidere dette og totalendring. Dette vil da tas med videre til landsmøte, slik at det kuttes ned på standardiserte vedtekter slik at det gir oss litt mer spillerom. MA: Forslag til dato? HR: Det er det vi skal diskutere her nå. Leder: Da kan vi ta det med dato mot slutten og så tar vi heller konseptet nå. FA: Hvis dette er en behandling for dato? Fordi da må dettes inn før jeg reiser og før GF. Og da burde det skje allerede i neste uke. 7

8 HR: Jeg har forslag om søndag, ikke så tidlig men ila dagen. Nei vent den dagen fungerer ikke. Leder: Jeg har styringsgruppemøte KA: Ja, jeg jobber hele helgen. HR: Ja, jeg får besøk i helgen. Jeg kan men da må det bli utover dagen, men hvis du Jógvan har styringsgruppemøte. Evt. kvelden på søndag? SA: hvis det skal være grundig så burde det ikke være så sent? Leder: er det en ide å gjøre neste styremøte om til vedtekts møte? SA: jeg er på SU- tur neste mandag. HR: Vi må ikke ha alle tilstede, hvis SA kan sende inn sine forslag til vedtektsendring før hun reiser så skal det gå. Det viktigste er å presisert stillingsbeskrivelsene til vervene fordi disse forsvinner fra de lokale standardiserte under landsmøte, så de må inn i de lokale vedtektene. FA: Hvis alle skal diskutere vedtektene som inngår i mitt verv skal kuttes, hvordan skal dette gå i praksis? HR3: Det blir ikke å lage nye fra grunnen av, det er å fjerne og legge til vedtekter som vi ikke praktisere. Det blir å gå inn å rette på de som angår BIS Bergen, det er en del lokale standardiserte vedtekter som ikke angår vår ledelse. Som for eksempel NLD som en del av ledelsen, dette er noe som vi ikke praktiserer per dags dato. FA: Du svarte ikke på spørsmålet mitt, jeg tenker hvorfor er det nødvendig at alle skal delta og diskutere vedtekter som ikke angår riktige verv. Hvordan skal dette fungere i praksis? Skal det være et styremøte, eller skal vi sitte sammen å diskutere alt punkt for punkt? HR2: det som er planen er at alle setter seg inn i sine vedtekter og instrukser i forkant av møtet og stiller på møtet med konkrete forslag til endringer til sitt respektive verv og ikke de andres. Dette for å spare tid og lette litt arbeidet på oss HR ene med tanke på GF intervjuer. Det blir et møte der vi legger fram endringsforslagene. Det blir på vegne av BIS. HR: Det vil bli sendt ut et skriv med stillingsinstrukser, de vedtektene vi har til nå, så jeg oppfordrer alle til å sette seg inn i deres vedtekter og stillingsinstrukser. Jeg vil legge fram et ønske om at det blir på mandag etter styremøte. Der presenterer vedtekter, retningslinjer og stillingsinstruksers. Gjør dere opp meninger for endringer, før vi faktisk endrer vedtektene. HR2: Dere trenger ikke å ferdig skrive til møtet men har konkrete forslag klare så vil vi HR ene fikse de og skrive de riktig inn i vedtektene slik at de kan presenteres på landsmøtet. HR: Jeg vil legge fram et ønske om at det blir på mandagen, vi tar styremøte først, tviler på at det blir veldig langt og så tar vi vedtekts møte etter det. Vi HR ene kaller inn til det og har skrevet ned hva som skal gås igjennom. Og hva som vi ønsker å endre og forslag til endringer. HR2: Det vil ta tid så dere må vite at dere ikke kan legge planer for det. Så hvis dere har planer for mandagen så ikke tenk at dette kommer til å være i min. Det skal gjøres grundig og skikkelig slik at vi slipper å måtte gjøre det i flere omganger. Leder: alle sjekker om dere kan på mandag. KA: Jeg foreslår at vi utsetter styremøtet på mandag, det er ikke så mye som skal tas opp uansett. Så har i hvert fall flere mulighet til å stille på vedtekts møtet og at vi prioriterer det framfor et styremøte. 8

9 FA: Kan vi også begynne tidligere? Du, HR jobber til kl 16 men vi har jo to HR er til så er ikke fullstendig krise om du kommer litt etter møtestart? HR2: kan alle fra kl 15? Alle enige om oppmøte mandag 2. Mars 2015 kl HR2: Da tar vi det på mandag 2. mars 2015 kl. 15:00 så tar vi styremøte fortløpende etter vedtekts møtet. Alle som må gå, de får gå men da må dere sende inn beretningene deres innen styremøtet. Leder: Da går vi til inaktiv votering, alle som er imot forslaget vis med aktivt stemmetegn nå. Forslag til vedtak: Ledelsen stiller på vedtekts møte og blir enige om passende dag. Godkjent. Sak Behandlingssak: Søknad om opprettelse av PR- Linjen Bergen Se vedlegg 1. NA orienterer om søknaden. NA: Jeg har blitt kontaktet av noen som er interessert i å opprette en linjeforening for PR og markedskommunikasjon fordi de følte det mangler og at det mangler et opplegg for de studentene som går i den linjen. Dette i form av arrangement og tilhørighet til linjen de går. Så jeg ba de sende inn en god søknad, med et budsjett. De har skrevet at de ønsker å ha et arrangement som er litt i samme stil som RM har med Kremmerdagen. Litt når det blir uvisst, men det blir ikke ila våren fordi det er ikke plass til det nå. Når det kommer til foredragsholdere og slikt så regner de med å ha et budsjett på ca. Kr ,-. Hvor de får de midlene fra er opp til dem selv, fordi det er fullt mulig å skaffe seg samarbeidspartnere. Så det er egentlig opp til dere og oss om dette er lurt å opprette en ny linjeforening for PR. Det var en linjeforening for økonomi i fjor, som funket dårlig. Om det har vært for PR før er jeg usikker på, men det kan være greit og de skader ikke noe veldig. Mye ettersom det ikke er søkt om noen midler, de vil gjerne teste ut vann og se om det er interesse for det og det kan være fint å gi de muligheten for det. KA: Først og fremst jeg vet hvem det gjelder, det er faktisk 3 gutter fra mitt eget utvalg. Da de første presenterte ideen for meg så sa jeg at det var bare til å kjøre på og at det kunne være en god plan. Men nå når jeg ser på søknaden så ser jeg at de faktisk vil ta over alt som er KU sitt område. Altså ta over all den faglige delen av utvalget som jeg har brukt snart et år på å bygge opp fra grunnen av. Dette er noe de egentlig er meget klare over. De har vært med på arrangere det og de er en del av utvalget mitt/vårt. De har innsikt i hva KU står for, det er ikke kun grafisk arbeid, det er ikke bare å fotografering. Det er derfor jeg omstrukturerte hele utvalget til å ha et styre, med nestleder, med arrangementsansvarlige, med grafiske og etc. Ja, det skal ikke være noe problem å opprette dette men de må definere grensene sine. Det blir for likt utvalg som allerede eksisterer. De ønsker å ta over arrangementsansvaret til KU, og det stiller jeg meg kritisk til for da har mitt år vært bortkastet. Folk må snakke sammen og de må lære å samarbeide. Jeg har hele tiden presisert at KU er et faglig utvalg for PR og markedsføringsstudentene og ikke en arbeidsgruppe. 9

10 NA: Veldig godt poeng, jeg har ikke sett på det slik, det som kan gjøres er at vi sender det tilbake, og at de får retningslinjer. Det har vi sett med ØU og hvordan de ville ta over det NU jobber for, og det går ikke når utvalg allerede er etablert. Evt. gi beskjed til de at det de har tenkt på nå krasjer med eksisterende utvalg eller at kommunikasjonsutvalget allerede har dette under sitt ansvar. FA: Jeg har ikke lest alt men det blir for mye for den enkelte student, de blir for mye. Det er gøy å se at de engasjerte tenker nytt hele tiden, men vi må tenke på oppslutning og det er for dårlig oppslutning mtp arrangement, det blir ingen forskjell og de studentene. Det blir altfor mye å forholde seg til. Da mener jeg at KU, og nå er de allerede i KU, at man endrer retningslinjene til utvalget, og de blir hovedansvarlig for PR- og markedskommunikasjon. Så slipper vi å opprette to som kjemper for samme sak og så blir det dårlig oppslutning hos begge. Nå tenker jeg på arrangement, fordi studentene som står utenfor vet ikke forskjellene på det ulike. Det blir for mange undergrupper, utvalg og foreninger. Og da er det viktigere å samarbeide for det er de studentene vi må nå ut til. De engasjerte studentene er allerede engasjerte vi må vekke de som er utenfor som ikke helt hva som skjer. SA: Jeg er helt enig, hvem er det som blir ansvarlig for dette? Hvem er det som setter styret og etc.? er det KA? NA: Det blir vel meg det. FA: Det blir å definere hva som er KU sitt og evt. omstrukturere KU igjen slik at de får hele PR- linjen under seg igjen. Jeg ser ikke grunnen i å opprette to helt like foreninger eller utvalg slik vi var innom på i sted. Fordi det havner i bunn og grunn på definisjon på navnet, at det ikke appellerer til PR- studentene. Det blir for mange like ting her. Leder: jeg hiver meg inn, mange gode argumenter her nå og jeg sier meg enig i både de NA og FA sier. Det blir litt å bite seg selv i halen til hvilken grunn. Her er det ikke noe snakk å gjøre noe mer av det som eksisterer men heller dobbelt moral når det kommer til hvem det er snakk om. Fordi det de ønsker underminer det KA og hans utvalg har jobbet hardt for til nå og det de tenker å gjøre. Og det FA sier om at det til syvende og sist handler om å nå ut til de sovende studentene. Fordi hvis dette kun handler om å få en større CV for de engasjerte men til hvilken effekt? Jeg synes det er litt dårlig kultur å være med på noe og så stjele hele ideen og bygge noe nytt ved siden av. KA: Jeg ser jo nå de at det sa til meg første gangen ikke stemmer med deres tanker. Det jeg ble informert om var at det var mangel på en linjeforening for PR- og markedskommunikasjon. Og jeg sa at det var en god ide, og at det burde eksistere. Det blir som vi har kommet fram til nå, at det blir for mye likt, for mye udefinerte foreninger. Det jeg kan gjøre er å skrive retningslinjer og vedtekter for KU og legge det fram på GF, slik at det blir vedtektsført. Leder: Det er det jeg og ser nå, at denne gjengen har sett muligheten og at de da vil copyrighte det før KU gjør det. Og Jørgen i admin har luftet for meg at dette var et godt tiltak men han er tydelig ikke innforstått med faktiske fakta. Og det faktumet av at de nå står med en litt sånn two- face posisjon. 10

11 FA: Ja, for da enten KU kuttes ut og at det opprettes en ny gruppe som evt. heter PR- og kommunikasjon som KA har ansvaret for. Men det går egentlig bare på definisjonen av navnet på foreningen. KA: Men slik det er nå så har tanken hele tiden vært at KU skal være bygd opp på samme måte som NU, med hovedansvar for det faglige. Slik det er med karrieredagene, der det er et understyre internt i NU som har et ansvar for det arrangementet. Men dette har tydeligvis ikke gått inn på disse. Dette er jo også de samme som har startet det nye kommunikasjonshuset. Jeg ser jo hvorfor de ønsker dette her men det blir for mye personlig vinning enn det ganger studentene godt. Så den beste løsningen er å vedtekts føre og omstrukturere KU slik FA foreslo, endre navnet og gjøre det mer appellerende. Hvis vi fjerner KU så blir det som det var i fjor der KA må gjøre alt alene og ting blir mindre profesjonelt og dårligere kvalitet. Da blir ingen kreditert for noe og jeg har tapt et år som KA. SA: Jeg lurer på en ting, når man har satt et idrettsstyre så kan de sette seg selv i ledervervene, kan de gjøre det samme her eller må det intervjurunder til? HR: De kan sette seg selv først, siden det er deres initiativ. Siden det er første gangs opprettelse. NA: Jeg foreslår da at vi gir beskjed om at det ikke ble godkjent, at jeg da sender de en mail om at det blir for likt KU og vi jobber ut ifra det KU står for i dag og framover. Leder: Bra, hvis de da fortsatt ønsker dette så kan de søke på nytt med revidert søknad og klarere retningslinjer. Da går vi til votering, alle de som er for vedtaket som ligger til grunn, vis med aktivt stemmetegn. Forslag til vedtak: Godkjenne opprettelse av PR linjeforening. Enstemmig nedstemt Ikke godkjent. Sak 62 15: Orienteringssak: Eventueltsaker FA orienterer; Ettersom jeg ikke fikk med meg referatet fra sist møte, så har administrasjonen gitt beskjed om at dette er et prøveprosjekt som må startes for at dette er noe som burde gjennomføres. Ting må startes og satses på. Jeg er for dette. Så lenge det er en leder for dette er så har de administrasjonen på sitt lag fordi dette er noe direktøren ønsker at vi skal gjennomføre og bli en realitet. HR2: I stedet for kalle det en undergruppe så kan vi kalle det bare som medhjelpere for å få dette til å bli en realitet. SA: Dette er ikke en undergruppe det skal bare være en komite. 11

12 FA: Det er nå vist interesse av studentene så vi må bare bli enige hvem som skal lede denne gruppen studenter. SA: Ja det velger vi internt. HR: jeg tror ikke det blir nødvendig å definere det inn i spesifikk stillinger. Hvem som er leder osv. Men at man deler det internt i komiteen. SA: Jeg er ikke for det, det trengs med tanke på erfaringer vi tidligere har hatt med andre liggende styrer og komiteer. Det trengs en som kan sette foten ned og sette folk i gang. Hvis alle skal bestemme så blir det ikke gjort noe produktivt. FA: Dette er noe annerledes, dette er en komite som skal jobbe for studentene på skolen. Denne gruppen trengs ikke å spesifiseres til detalj, men det er klart at det kan være en kontakt person fra gruppen til administrasjonen. SA: Så da er vi egentlig enige da? FA: Ja, i grunn så vi må bare sette i gang asap. Leder: Godt å se at dette er i sving og at det er folk som ønsker dette, igjen slik Niklas sier så det bare definisjonen på komiteen og hvem som gjør som kan tas i etterkant. NA orienterer; Det går på stands og arrangement forover. Det burde noen retningslinjer for kalenderen. Det er stappfullt framover til nesten ut april. Hver eneste dag! Det er litt ledig mot slutten av april og etter påske. Det MÅ gis beskjed i tid forveien. Det er ikke så gøy når jeg har satt opp 2 stands og så står det 4-5 stands på samme dag og Bård ikke informert. Fordi det er mange som ikke følger med, og jeg har vært grei å latt det gå et par ganger men dette kan ikke bli en vane. Det må bli retningslinjer. HR3: da hadde det vært greit med litt innsyn i den planen. Ikke for å redigering men bare for å se. Man blir kastet litt mye fram og tilbake. Så litt innsyn hadde vært gunstig. FA: Vi kan sette en frist på 7 dager i forveien, folk må jo planlegge hvis de skal ha stand uansett. Slik at folk ikke kommer 2-3 dager for å holde stands uten å ha planlagt det skikkelig. NA: Jeg har holdt det litt åpent for å få litt liv i gangene, men folk har sendt inn i forveien og booker hele uker. Det er folk tar mer enn det egentlig hadde trengt. Vi kan ilegge retningslinjer for antall dager det er lov til å holde stands. Slik med NLD så kan de stå uken før arrangementet skjer osv. Litt om det med innsyn så blir det litt fort vanskelig å gi tilgang til alle, det kan bli vanskelig. Til nå så har jeg operert med at alle sender meg info om stands så sjekker jeg opp i når det er ledig. HR: er det mulig å legg inn valgkamp nå? Beklager for sent melding. Leder: er det mulig å i legge at det ikke er mulig å booke sammenhengende dager? Slik at ikke alle for favorisere dager, slik at vi kan gi ulike dager til alle. 12

13 NA: Litt av grunnen for at det blitt til nå, det er for å lette litt arbeid med tanke på på at det skal passe med forelesninger, når det passer for bedrifter etc. HR2: Kan du lage et utkast for hvordan kan praktiseres lettere til mandag? SA: er det mulig å spørre revyen om de kan flytte sine stands fordi nå står de med stands 3 uker for premiere, så det krasjer med både GF og Candyland. 13