BI Studentsamfunn Bergen Referat. Styremøte BI Bergen

Transkript

1 Referat Styremøte BI Bergen 1

2 Sted: Tid: Klasserom Ikke til stedet: SA og NA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og kommunikasjonsansvarlig som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. Godkjent Sak 45 15: Oppføring av eventueltsaker HR: 1 Sak Orienteringssak: Uken som har vært. ØA: Vanlig drift i tillegg til å ha hjulpet NLD med betalinger og deltatt på dansing med NLD. Jeg har også sendt inn søknad til Kulturstyret for BIS Entertainment. MA: Stipendtorsdag nå først kommende torsdag. Los Tacos konkurranse er i gang og mye planlegging med MU og fått på plass diverse. KA: Deltatt KA- seminar, daglig drift, oppdateringer av diverse plattformer, jobbet med BIS promotering på facebook og hjemmeside og tatt bilder under Wake Up. Jeg har i til- legg gjennomført første KU- arrangement, men er litt skuffet over dårlig oppmøte fra le- delsens side,. 2

3 SA: HR redegjør i sosialt ansvarlig sitt fravær: Jeg har jobbet mye med vinterlekene og planleggingen opp mot turen. I tillegg har vi be- stemt oss for å utlyse et 17 mai styre som skal settes i februar. Eller er det vanlig drift som går på å svare på mail, planlegge aktivitetskalenderen og hjelpe styrene/utvalgene som er under meg. FA: HR redegjør i fagansvarlig sitt fravær: Uken som har vært har gått i forberedelse og gjennomføring av et vellykket arrangement temakveld "Wake Up". Det har vært så som så med deltakelse av klassekontakter, men det er igjen en god måte å se hvem som har stått på og vist seg frem, som kan ta over som fagansvarlig. Arrangementet gikk ikke helt problemfritt, da det viste å være mye lydtekniske problemer. Her er det flere forbedringspotensiale. I tillegg til at Entertain- ment underholdningen varte for lenge og gikk langt utover foredraget til Henrik, så var absolutt underholdende og læringsrikt. Utenom dette så gikk fristen ut for utenlands- opphold så der har jeg søkt. Ellers var jeg delaktig på de første dansetimene, til NLD, men var ute med feber lør/sønd og ute av komfortsonen idag. Når det gjelder NHH ballet, så var det veldig interessant og se. Så mye ressurser og godt gjennomført kveld, har vi på BI Bergen mye å lære av. Det er sånn et ordentlig ball skal se ut. NA: Redegjørelse HR: Jobbet med BIS promotering, jobbet med intervjuspørsmålene til intervjuene, de blir klare ila dagen. Første BIS- dag er onsdag. HR2: Jobbet litt med HR i SL. CRM systemet er oppe og går. Leder kan fortelle mer om det. HR3: Samme som de to andre, jobbet videre med 4- kjappe spm. Og deltatt på KU og FA sitt arrangement. Leder: Deltatt i møte med administrasjonen, var konferansier under KU sitt arrange- ment, noe som var veldig gøy og som de fortjener mye skryt for. Deltatt på Wake Up og NHH- ballet på fredag hvor vi møtte en del representanter fra diverse skoler blant annet SBIO, CBS osv. Det er planlagt nyinnkjøp av møbler til Rederiet. Det nye CRM- systemet er kjøpt inn og allerede påbegynt. Sak Behandlingssak: 17. mai komité 3

4 Orientering fra HR: Vi har dessverre fått litt få søknader til 17.mai komtiéen og HR øns- ker at styret blir enige om vi skal fortsette arbeidet med komiteen eller om det skal leg- ges på hylla. ØA: Vi kan høre med de som har søkt om de kan motivere flere til å bli med i dette styret. KA: Vi har brukt mye tid på dette nå og det er klart at det ikke er nok engasjement til dette. HR2: Administrasjonen presser litt på dette og det er mye grunnet at de vil skape nye tradisjoner i studentsamfunnet. Slik jeg ser det så skaper dette en merverdi i det langsiktige mål om å være en skole med tradisjoner, men vi må være klar over merarbeidet for ledelsens del ved å kun ha to personer i 17- mai komiteen. MA: Jeg er for at vi kan delegere arbeidet til en annen undergruppe/utvalg, men at vi i ledelsen skal påta oss dette ekstra arbeidet så ser jeg ikke verdien i det. KA: Slik jeg ser det så savner jeg fortsatt det engasjementet hos administrasjonen hvis de pres- ser så mye på dette. Det er for kort tid nå HR: De vi burde fokusere på er 1. Klasse, det er der vi burde tak i og starte nye tradisjoner. HR2: Nå går vi inn i sporet om tidsaspektet og burde se på det om det i det hele tatt er gjennomførbart. HR3: Det vi diskuterer er om det mulig å arrangere, men er det noe etterspørsel det hos studen- tene, er det gjort noe undersøkelse for å avdekke interessen? HR: Formålet med hele dette er å få studentene til å stille i toget, vi burde avdekke alle mulighe- ter i form av transport, mat og alt sånn i forkant av en avgjørelse om dette skal legges dødt. HR2: Vi må definere hva vi legger i å fortsette arbeidet framover. Skal vi rekruttere flere, starte arbeidet på egenhånd eller danne en liten gruppe med det antallet som har søkt? MA: Slik jeg ser det så er alt det arbeidet som gjenstår være en del ansvaret til de som har søkt. HR2: Det er mulig at de som settes i vervene kan begynne arbeidet med å avdekke interessen blant studentene og se hva som er mulig å gjennomføre, slik at vi får tatt en mer overveid avgjø- relse. Leder: Nå er det mye synsing og vi tar litt sorgene på forskudd, jeg støtter forslaget om at arbei- det fortsetter. MA: Nå sporer vi litt av her og mister fokus med tanke på hva som er den egentlige saken. 4

5 Leder: Enig, vi ser at enkelte har gått inn i dette med lukket sinn og andre med åpent. Vi går vi- dere til aktiv votering, alle som er for viser med aktiv votering at de er for det foreslåtte vedta- ket. Forslag til vedtak: Arbeidet fortsetter - Godkjent. Sak Behandlingssak: Invitasjon til UKErevyen No. 1 Leder mottok følgende mail fra Isak Nikolai Solli Iveland (Assisterende PR- sjef UKEN16) som vi må svare på snarest mulig: «I anledningen MidtUKEfesten 2015, og som en takk for at dere har vært så behjelpelige med UKENs spørsmål om stand i sentrum ønsker UKEN16 å invitere deres skolestyre til den aller siste oppsetningen av UKErevyen 2014 lørdag 7. mars! Dere har som takk muligheten til å kjøpe billettene for 160 kr uten billettavgift (ordinær pris 180 kr med billettavgift) dersom dere bekrefter deres deltagelse innen fredag Dersom dere ønsker å delta vil deres styre få gode reserverte plasser i Aulaen.» Leder orienterer om saken og åpner for diskusjon. ØA: Jeg er positiv for at vi stiller og viser ansikt. Leder: Jeg ser på det som en god mulighet til å få besøkt NHH også. ØA: Jeg foreslår at det blir frivillig så alle som vil kan. Leder: Da går vi videre til aktiv votering, alle som er for vis under votering. Forslag til vedtak: De med mulighet stiller for ledelsen og ØA ser på mulighet for å dek- ke deler av billettprisen. - Godkjent. Sak Behandlingssak: «Tradisjonstiltak» ved BIS Bergen Etter erfaringer fanget opp under NHH- ballet 2015, ønsker Leder og Fagansvarlig å iverksette visse tradisjonsskapende tiltak. Mangfoldet av inviterte styrer fra rundt i lan- det hadde under NHH sitt ball, blant annet bånd i distinktive farger som representerer 5

6 deres institusjon. Flere hadde også enkle medaljer, der under Ballet fjorårets kjernestyre fikk utdelt sine for gjennomført vervs periode. Målet med å se på noe liknende til vårt studentsamfunn er for å skape en form for stolthetsfølelse, når vi stiller på arrangemen- ter sammen med andre institusjoner og liknende. Leder orienterer og opplyser om hvordan andre studentsamfunn profilerer seg under større sosiale arrangement, NHH har bånd med pins, jussen har noe lignende, CBS hadde sitt osv. MA: Jeg kan påta meg ansvaret for dette, avdekke noe som kan gis til avtroppende styre. Jeg og leder kan sette oss ned sammen og kartlegge dette. Leder: Flott. Jeg er litt usikker på hvordan dette skal gå fram med oss. Men dette er de- taljer som vi kan undersøke. HR3: Vi kan jo også se på om SL vil være med på dette. KA: Dette er jo kult, men vi kan jo også evt. videreføre det nedover i organisasjonen. MA: Ja, dette er jeg veldig for så alle forslag tas i mot. Leder: Vi går videre til aktiv votering; alle som er for forslag til vedtak viser med aktiv votering. Forslag til vedtak: Tiltak blir iverksatt for å skape tradisjoner innad i BIS Bergen. - Godkjent Sak Behandlingssak: BIS Bergen inviterer representanter fra studentbyen Bergen Årets ledelse har vært meget flinke til å synliggjøre både skolen, studentsamfunnet og arbeidet vi gjør ut mot studentbyen Bergen dette året. Dette er noe som blir lagt merke til av både andre institusjoner og vår administrasjon, så denne trenden vil vi opprett- holde. Leder og Fagansvarlig kom til å tenke på å invitere andre representanter fra stu- dentbyen Bergen til oss, etter GF. Dette for å være imøtekommende, vise dem hvordan vi har det hos oss, og presentere våre fremtidig planer. Utenom dette ser vi også på dette som en ypperlig overlapping for det nye styret. 6

7 Leder orienterer rundt temaet. Leder har vært i kontakt med div. styrer og vil invitere de til BIS Bergen og Campus. Åpner for diskusjon. HR3: Dette er noe så jeg støtter fullt, vi har blitt invitert til mye så vi burde absolutt ta initiativet til det samme. ØA: Enig, men det som burde være et motiv er at de kommende og de siste som kom inn i ledelsen for å dannet nye bånd og at det påtroppende styret får en god introduksjon. MA: Ja, dette er bra. Leder: Vi går til aktiv votering Forslag til vedtak: BIS Bergens sittende og kommende styre inviterer representanter fra studentbyen Bergen til et arrangement etter vårens GF. - Godkjent. Sak Behandlingssak: Søknad om opprettelse av BIS Musikk Det er blitt fremlagt ønske om å starte opp BIS Musikk. Se vedlegg 1 Leder orienterer om saken. KA: Vi hadde en lignende sak for en stund tilbake da en lik gruppe ble godkjent. Det ble investert mye penger i utstyr og gruppen døde ganske fort ut. Jeg ser ikke verdien å måt- te gå inn i dette igjen. HR2: Jeg snakket mye med han som vil starte dette opp og han har forklart at de har mye av utstyret selv. I tillegg er utstyret allerede kjøpt inn og ligger per nå og støver ned. Hvis vi oppretter gruppen uten innskudd og lar de drive på en stund for å se om det lig- ger noe bak interessen, vil de kunne søke på nytt senere. Da er i det minste utstyret i bruk uten at det koster studentmassen penger. Leder: Jeg er for dette ut ifra hva som har kommet fram at og vi går til votering ved aktiv votering. Forslag til vedtak: Gruppen blir startet opp - Godkjent. 7

8 Sak 52 15: Orienteringssak: Eventueltsaker HR: Til onsdag er det første BIS- dag; har folk lagt planer for hva de skal gjøre under standen? MA: Jeg og NA har noe planlagt. HR: KA? Har du noen ideer ellers så kan du stå med oss. KA: Har ikke noe spesifikt så jeg kan sikkert finne ut av det. HR: Det blir baking, RedBull og konkurranser! Jeg og ØA drar til innkjøp i forkant av BIS- dagen. - Møtet heves. Neste styremøte finner sted i klasserom 1 på BI Bergen, mandag 23. februar 2015 klokken