BI Studentsamfunn Bergen REFERAT. Ekstraordinært Styremøte BI Bergen

Transkript

1 REFERAT Ekstraordinært Styremøte BI Bergen 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat. Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Uken som har vært. Sak Diskusjonssak: Fadderuken Sak Diskusjonssak: Oversikt over alle undergrupper/utvalg. Sak Orienteringssak: Eventueltsaker 2

3 Sted: BI Bergen Tid: 10:00 Ikke til stede: HR2, HR og ØA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning - Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og kommunikasjonsansvarlig som referent. - Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. - Godkjent Sak : Oppføring av eventueltsaker HR2: 1 LEDER: 2 3

4 Sak Orienteringssak: Uken som har vært KA: Jeg har nå laget en oversikt over tryouts i August for idrettslag som er lagt ut på BIS sin Facebook side. Jeg har også fått oppdatert dodørene med plakater, for å promotere arrangementene som vil skje i August. Blant disse er det Back2school, Politisk aften og Studentkampen. Jeg jobber også med å lage et event for disse arrangementene samt promotering av disse. Jeg vil også minne dere på at vi skal stå på stand neste tirsdag for å promotere studentkampen, og SA vil fordele arbeidsoppgaver når det nærmer seg. MA: Det har gått mye i møter, telefoner og mail. Jeg og NA har også sett på mulighetene for å ha en workshop når markedsansvarlige i de ulike utvalgene/undergruppene er satt PA: Næringspolitisk rådgiver er nå på plass for den politiske aften. Jeg tror dette blir bra, han er god på saker som omhandler studenter som skal ut i næringslivet. Jeg holder også på å planlegge Studentpolitisk Utvalg. Jeg har snakket med NHH om hvordan de gjør det ettersom de har vært suksessfulle med sitt politiske utvalg. Ulike løsninger er under vurdering, jeg tenker også å promotere det på den politiske aften. Jeg tenker sette i gang arbeidet med utvalget når aftenen er over. Studentene på BI er generelt mindre politisk engasjerte, så vil ikke forvente rakettstart. FA: Jeg har vært rundt i 1 klassene og promotert klassekontakt vervet. Det er flott at vi har fått mange søkere allerede. Litt problematisk i forhold til mye miksing og triksing og blanding av klasser, så vi må finne noen gunstige plasser å ha disse valgene. SA: Det har vært fadderuke siden sist, det har gått greit og jeg er fornøyd med uken. Det er jo litt småting som kanskje kunne vært bedre, men med tanke på i fjor når det gjelder stemningen mellom BIS ledelsen og fadderstyret er dette en klar forbedring. BIS ledelsen har vært veldig hjelpsomme og vi er veldig takknemlige for hjelpen vi fikk. Jeg har også tatt prøve i skjenkebevilling, men strøk på den dessverre. HR2: Vi prøver å få til generalforsamling kl den 1. oktober, men ser ut til at dette viker på grunn av forelesninger og at den derfor må starte kl I forhold til saken om utleie av Rederiet til eksterne kan det bli en stor belastning og veldig komplisert, men jeg skal se enda nærmere på det. Lønnet personell er nok det store problemet, for da må folk eventuelt jobbe frivillig og det er vanskelig finne folk som ønsker stille frivillig på arrangementer som er 4

5 eksterne. Det ser ut til at mange vil søke til sosialutvalget, satt HR på dette så hun får litt erfaring. Det er også greit merke seg at det ikke er nødvendig at HR er med på alle intervjuer for smågrupper, som for eksempel klassekontaktene. NA: Jeg er litt overarbeidet de siste dagene, litt stress med det standbooking siden, men jeg har fått ordnet opp og laget en ny standplan. Denne er da delt med administrasjonen, men jeg er den eneste som kan redigere den. Når det gjelder Karrieredagene blir de litt annerledes i år ettersom vi kjører noen arrangementer sammen med Eiendomsutvalget. Vi tenker også ha et aksjekurs med Nordea den 6. oktober. Dette kommer til å bli kjempebra, jeg er overbevist om at dette vil bli veldig populært. Dette er et av mine store satsninger, det er viktig med faglige arrangementer. Skandiabanken skal ha et stort arrangement i januar eller februar. Vi har stabil økonomi i Næringslivsutvalget, vi har noen faste avtaler og kontrakter noe som gjør at vi tror at vi kan delegere like mye til NLD som tidligere, som da er i underkant av Vi har opplevd litt problemer med å verve bedrifter til å stå på stand, for eksempel så ønsker ikke bedrifter å bruke kr på å stå på stand når de ikke skal rekruttere. Noe som også er blir litt annerledes er at det ikke vil være en messedag under NLD slik som tidligere, det blir kun på Karrieredagene. Bedriftene ønsker ikke være «pauseunderholdning» under NLD og de mener det blir for mye med to store messedager. To store aktører gjør at vi kan støtte NLD fremfor bedriftene på stand. Jeg må understreke det at store aktører må betale for å stå på stand, men det er mange som får standplass gratis. Dette kan for eksempel være ny oppstartede bedrifter og de i studentmiljøet. ØA: Ikke tilstede, redegjørelse sendt per mail Jeg har fått tidligere økonomiansvarlig, Kenneth, på besøk og gått gjennom ett par småting som jeg lurte på, samt fått alt han har hatt tilgjengelig via en minnepenn. De siste dagene skulle jeg ha begynt med betalinger, og skaffet en generell oversikt, men har ligget syk siden søndag. LEDER: I fadderuken hadde jeg mye ansvar og jevn dialog med leder av fadderstyret. Generelt synes jeg fadderuken gikk bra. Jeg har også jobbet med NSF, det blir en eventuell sak på slutten av møtet angående dette. Jeg har mottatt veldig mange henvendelser på mail angående for eksempel stand, så jeg har sittet og svart på en del av de. Jeg er også fornøyd med at vi har fått gjort noe med FK tyngden, og fått en klar leder. De har vært relativt useriøse, men jeg tror det kan bli en bra gjeng i år. 5

6 Sak Diskusjonssak: Fadderuken Det har som kjent nettopp vært gjennomført fadderuke her ved BI Bergen. Jeg ønsker at vi diskuterer uken dag for dag slik at vi kan forbedre oss til neste år. Punktene jeg tenker at vi skal diskutere er hva som var positivt og hva som kan bli bedre ved følgende punkter: - Opplegget - Personinnsats (Ikke mot enkeltpersoner, men om innsatsen i sin helhet) - Kommunikasjon og oppgavedelegering - Arbeidsbelastning MANDAG Immatrikulering og faglig arrangement FA: Opplegget var bra men kunne med fordel blitt kuttet med to timer hver dag. NA: Kjempebra sånn som vi gjorde det i år, husker selv da jeg var fadderbarn og følte jeg fikk en dårlig introduksjon til skolen. Jeg forventet omvisning av fadderne, men ble rett på vorspiel i stedet. KA: Jeg synes ikke opplegget var helt ideelt i år ettersom det var svært mange som måtte gå rundt alene. Når man kommer første skoledag og ikke kjenner noen er det godt å ha noen å forholde seg til. Jeg observerte i alle fall mange som satt alene, og tror dette var for mange en dårlig start på uken. Vanskelig å være helt ny og ikke ha noen å sitte med hele dagen, og for å ikke glemme det å sitte alene hele neste dag. Dette kan gjøre at mange velger å ikke være med resten av fadderuken FA: Jeg er enig i at de bør få mingle litt først, men mener det å implisere faddergrupper allerede på mandag vil bety konsum av alkohol. Da må vi egentlig kjøre faddervaktordningen fra mandag av. 6

7 MA: Det var mange som måtte gå rundt alene, oppmøte ble dårlig på tirsdag siden man ikke turte å komme alene. Det må bli bedre opplegg med at de får ha noen å forholde seg til allerede første dagen. LEDER: Vi så kanskje bare de som var veldig negative til det lange faglige arrangementet, men jeg tror de traff mange av studentene med opplegget og at mange ble inspirerte og gira. HR2: Jeg ønsker at vi foreslår at de kutter ned på det faglige opplegget, og at vi prøver få til noe sosialt i etterkant som ikke inkluderer alkohol. De må få en sosial tilhørighet, til og med administrasjonen mente det var merkbart mindre folk som kom Tirsdag. Vi må altså få til noe sosialt så man får møtt noen, for eksempel grilling, fotball, volleyball eller annet. FA: Jeg ønsker unngå at man får enda en dag med alkohol, men det må gjøres et eller annet, for eksempel kveldturnering i fotball. Hvis vi samler faddergruppene så kommer det til å bli fest. HR2: Vi kunne for eksempel implementert undergruppedagen på mandag da har vi hele studentmassen og kan engasjere de. PA: Viktig hente inspirasjon fra NHH hva som gjør at alle blir kjempegira på undergruppedagen der, men ikke her. Noe må endres, men hva er forskjellen? NA: NHH er en prestisjeskole, mange lange tradisjoner, vi har ikke bygget opp slike tradisjoner her på BI. SA: Administrasjonen sa de ville møtes på halvveien, men vi har diskutert alt som dere har diskutert nå og administrasjonen nektet å gå med på noe av det. Ingen av de nye studentene jeg har snakket med ble inspirert. Vi burde hatt unge mennesker som inspirer, som kan vise til gode jobber og som har litt humor. BIS burde fått sjansen til å presentere seg i større grad, og fortalt om viktigheten av det å engasjere seg. FA: Jeg mener at vi som sitter her med en og annen leder fra andre utvalg, burde ha 50% av taletiden under det faglige arrangementet. Husker jeg så fjorårets leder, Jogvan, og ble helt bergtatt. Det er viktig å vise frem de som er dyktige, for eksempel flinke folk som har startet egen bedrift. 7

8 HR2: Altså som oppsummering kan vi si at det er viktig vise frem de flinke studentene og få mer fokus på de og ikke minst studentsamfunnet. I tillegg kutte ned på det faglige arrangementet og få til noe sosialt på kvelden som ikke inkluderer alkohol. TIRSDAG Faglig opplegg og festival i teltet HR2: En av vaktene skrøt av hvor flinke de som arrangerte var. Han vil gjerne komme tilbake, og jobbe under fadderuken neste år, han sa han ville heller valgt oss enn for eksempel NHH, noe som tyder på godt samspill med vaktene. PA: Vaktene var veldig fornøyde og positive, mange studenter som ble veldig fulle utover kvelden, men ellers synes jeg det var en veldig positiv kveld. LEDER: Bra at det ble gjort tiltak som skulle gjøre festivalen bedre enn i fjor, som for eksempel å gjøre teltet mindre. Det var også flott det tiltaket med å stenge baren i 20 minutter for at folk ikke skulle bli altfor fulle. Synes det var en fantastisk bra kveld. HR2: Er det mulig med noe lufteanlegg i teltet? SA: Vi prøvde åpne litt bak, men prøvde holde inngangen smal sånn at det ikke var så mye folk som sto ute og røykte osv. ONSDAG Bar til bar og beach party HR2: Kanskje vi bør bytte navn til byvandring eller lignende så vi ikke får noe negativ omtale i avisen igjen. Et navn som ikke er relatert til alkohol. PA: Vi gikk rundt og plukket ned en del skilter som omhandlet premiering av gullbilletter ved kjøp av alkohol til crew. Jeg fikk også snakket med en del dørvakter som sa vi var veldig flinke. Folk oppfører seg visstnok kjempebra. 8

9 HR2: Jeg vil bare ta opp det at et eneste kamera skal ikke være ute og filme dersom det for eksempel er kleslenke, det burde være en form for sanksjoner for de som aktivt filmer under slike ting, som da for eksempel bartendere. KA: Jeg snakket med en faddergruppe som opplevde at de måtte kjøpe masse alkohol til crew for å få gullbillett, slik bør det ikke være. De hadde kjøpt en runde med alkohol til crewet, men crewet mente det var for lite. Gullbillett skal jo handle om de som lager best stemning eller lignende, ikke hvem som har mest penger. Dette bør vi være med obs på til neste fadderuke. FA: Jeg hadde edruvakt denne kvelden. Var en hyggelig kveld, lite å utsette. Vaktene på Metro må få ros, det var en stødig drift av kvelden. Jeg vil nevne det at det ikke virket som fadderstyret hadde noen plan på hvem som var edru og hvor de skulle være. Vi burde hatt en plass eller sted der våre ting kunne hengt, min jakke ble for eksempel delt ut til en tilfeldig person. Metro må imøtekomme oss som har slike vakter TORSDAG Grilling i parken og Ricks på kvelden HR2: Løsningsorienteringen var dårlig da maten ikke kom, folk virket litt tiltaksløse. Ingen griller var klare da jeg kom. Det ble mye delegering fra min side, når det var andre som burde tatt ansvar. Arrangementet kom i gang tilslutt, og det ble bra. SA: Det var bra at BIS stilte opp denne dagen og hjalp til der det trengtes. LEDER: Det var et bra utgangspunkt for de neste årene, likevel var det dumt at noen forsov seg og ikke sa ifra. De burde hatt en de kunne rapportert til angående forsentkomminger og lignende. FA: Jeg synes at til neste år bør enten fadderleder eller nestleder sitte edru hver dag. Det er vanskelig med oversikt når mange i styret er beruset. HR2: En HR bør også alltid være edru, det skal vi implementere neste år. KA: I forhold til undergruppedagen er det et par ting jeg ønsker å ta opp. Etter å ha snakket med diverse fadderbarn var det mange som savnet en presentasjon av undergruppene i 9

10 forkant. Det burde vært utformet en liste på forhånd som fadderbarna kunne fått tilgang på og sett hvilke grupper som faktisk stilte opp og hvilket opplegg de skulle ha. Det blir dumt når de venter forgjeves på en gruppe som ikke dukker opp eller bare velger den første og beste som dukker opp. Den andre tingen jeg har lyst til å ta opp er i forhold til undergruppene. Jeg snakket med flere undergrupper som synes presentasjonen ikke helt holdt mål. Flere ble presentert med kun navn og opplegg og ikke hva de driver med, noe som også er forvirrende for studentene. Noe som også opplevdes som negativt var det at mange av de minste gruppene havnet helt på slutten, som for eksempel Retail management og Kommunikasjonsutvalget er jo veldig spesifikke grupper og det er derfor viktig med folk som er spesielt interessert i nettopp det gruppene driver med. Ingen av de som ble med oss (KU) og RM på undergruppedagen var interessert i noen av utvalgene, noe som gjør at hele poenget faller bort. Det var derfor et poeng at disse minste gruppene ble presentert først ettersom det vi driver med er så spesifikt, når vi blir presentert sist og det er rundt 50 mennesker igjen er sjansen liten for at noen av de er interessert i det vi driver med. Som sagt, dersom vi får til en presentasjon i forkant kan dette løse mye av problemet. FA: Jeg synes opplegget var bedre i fjor, der undergruppene presenterte seg selv. LEDER: Jeg har en ide. Vi kan lage en påmeldingsside, der gruppene skriver hva de har tenkt til å gjøre, hvem de er, hvor mange de har plass til også videre. Dermed får vi det ut til studentene at det er et obligatorisk opplegg og alle må melde seg på noe. Det vil da være førstemann til mølla og kino på de som ikke vil være med noen undergrupper. SA: Det var ikke meningen at jeg skulle gå rundt og finne alle i fadderstyret, så fikk ikke forbedret meg helt på undergruppedagen på grunn av dette. Jeg ble også satt ut av dårlig oppmøte den dagen. NA: Jeg synes det med å holde personlig appell funket veldig bra, vårt opplegg ble til og med overbooket ettersom noen snek seg med. DNB var svært fornøyde, de er en god samarbeidspartner så dette var veldig positivt FREDAG Rebusløp 10

11 SA: Treningssenteret Actic hadde en stand der faddergruppene kunne få gullbillett hvis de meldte seg inn i treningssenteret i 12 måneder. Dette var noe styret hadde sagt klart ifra om at de ikke skulle gjøre, så vi prøver rette oppi dette nå. LØRDAG Avslutning i teltet SA: Det var en post på rebusløpet på fredag der folk skulle lage en videohilsen til fadderstyret og Marita ville gjerne vise disse filmene i auditoriet. Vi fant ut at det ikke var mulig og dermed raknet mye av programmet. Noe annet som var negativt var at bandet var mye dårligere enn vi forventet. FA: Mcash i baren var ikke så bra gjennomført. Det var for få som jobbet i Mcash baren. Det var flere som trykket «løs inn» på bestillingen sin, og dermed er det svært vanskelig å få tilbake pengene for drikken de ikke mottok. HR2: Det var dårlig gjennomførelse i baren, Mcash ødela nesten mer enn de bidro. Fadderstyret må jobbe med å finne et bedre system, bedre planlegging og opplegg av baren. Man skulle ikke dele ut drikke i glass, dermed måtte vi i baren hele ut i kopper hele tiden som ikke fungerte så bra når det sto mange i kø. Baren var også veldig underbemannet. SØNDAG: Opprydding HR2: Det var et dårlig oppmøte denne dagen, men Kim gjorde en kjempegod jobb. Det som var dumt var at ingen av de frivillige ble tilkalt og at BIS ikke fikk noe oppmøtetidspunkt. Det var generelt for dårlig av både fadderstyret og BIS. Sak Diskusjonssak: Oversikt over alle undergrupper/utvalg. Jeg har fått henvendelser fra flere om BIS kan lage en oversikt med alle undergrupper/utvalg og skrive litt om hver. Dette er fordi det til nå har vært veldig vanskelig for folk å vite hva 11

12 som finnes av både undergrupper/utvalg på skolen og evt. hva de kan melde seg inn i. En ide hadde vært å laget en oversikt med navn på leder/nestleder, samt logo, liten tekst om hver og tilhørende mail og facebook side. Dette er noe som krever veldig mye tid, så lurer på om dette er et prosjekt vi bør begi oss ut på, og eventuelt hvilken plattform dette kunne vises på. Kommunikasjonsansvarlig orienterer videre. NU: Vi har jo en oversikt på BIS sin hjemmeside, vi bør heller jobbe med å oppdatere denne HR2: Vi har også et CRM system, med bilde og navn og stillinger på alle engasjerte. De som har tilgang er alle HR-ansvarlige, KA og LEDER. LEDER: Fint om KA tar hovedansvar med hjelp fra SA Sak : Orienteringssak: Eventueltsaker Sak 1 ved LEDER: NSF september vil NSF finne sted i Bergen. Det vil bli en del faglig opplegg samt en idrettsdag. Jeg er borte både lørdagen og søndag. Jeg har valgt å prioritere ferie de fem dagene jeg er borte ettersom jeg ikke har hatt ferie siden mai. Sak 2 ved HR2: BIS dag Fint om vi kan få til en dag der alle i BIS bruker genserne og er synlige for elevene. Jeg ser for meg at det blir dagen styremøtene finner sted. Sak 3 ved LEDER: Medarbeidersamtaler 12

13 Jeg ønsker å gjennomføre medarbeidersamtalene med hver enkelt neste uke. Da ønsker jeg at samtlige i ledelsen formulerer klare mål for dette og neste semester, både personlige og for hele ledelsen, og gjør opp tanker om hva dere forventer av meg, også skal jeg fortelle hva jeg forventer av dere. 13