Kontrollutvalget i Bardu kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 31. oktober 2016, kl , Kommunehuset Setermoen, kommunestyresalen. Sakskart Sak 15/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 19. september 2016 Sak 16/16 Svar på revisjonsbrev nr. 6 Sak 17/16 Sak 18/16 Sak 19/16 Overordnet analyse status Budsjett Eventuelt, herunder; - Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - Uavhengighetserklæring regnskapsrevisor - Svar på oppsummeringsbrev Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 24. oktober 2016 Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Narvik, 24. oktober 2016 Hålogaland Revisjon AS Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 19. september 2016 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 19. september 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 19. september 2016

3 Kontrollutvalget i Bardu Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset Setermoen, møterom Fra sak: Til sak: 11/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 11:00 12:45 Følgende medlemmer møtte: Torill A. Johansen Vilhelm Kjelsvik Ragnhild Movinkel IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Mikael Falch Hope Thomas Jensen ANDRE: Toralf Heimdal (ordfører) 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent. Sak 11/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 6. juni 2016 Ingen av medlemmene hadde noen innsigelser til protokoll fra forrige møte, og det ble fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 6. juni 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak.

4 Kontrollutvalget i Bardu Sak 12/16 Svar på revisjonsbrev nr. 6 Administrasjonssjefen er gitt frist til med å besvare revisjonsbrev nr. 6. Pr forelå ikke svar på det nummererte brevet, og det ble fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalgets leder anmoder administrasjonssjefen om å svare på revisjonsbrev nr. 6 direkte til revisjonen. Enstemmige vedtak Sak 13/16 Overordnet analyse - status Kontrollutvalgets leder orienterte om status i forhold til gjennomføring av en slik analyse. Sekretariatet har startet et innledende arbeid med å utarbeide en overordnet analyse av Bardu kommune, som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet orienterte om status i møtet, og det ble fattet følgende VEDTAK: Statusoppdatering fra kontrollutvalgets leder og sekretariatet tas til orientering. Kontrollutvalgets leder anmoder administrasjonssjefen om å finne budsjettmessig dekning for å få gjennomført en slik analyse. Sekretariatet fortsetter arbeidet med å utarbeide overordnet analyse. Enstemmig vedtak Sak 14/16 Eventuelt, herunder; - Forvaltningsrevisjonsprosjekter Det ble drøftet ulike mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter, som kunne være hensiktsmessig å få utført, og det ble fattet følgende VEDTAK: Forskjellige forhold, som kom frem gjennom drøftingen, vil bli hensyntatt i jobben med utarbeidelse av Overordnet analyse og medtatt i vurdering ved utarbeidelse av 4-års plan for forvaltningsrevisjon. - Møteplan 2016 I kontrollutvalgsmøte , ble møteplanen for 2016 vedtatt. Det ble da bestemt at neste høstmøte skulle avholdes 17. oktober. Ettersom ikke alle de ordinære medlemmene kan stille på møtet 17. oktober, ble dette møtet flyttet til 31. oktober kl. 11:00. Protokoll kontrollutvalgsmøte Bardu 19_09_2016 sak 11/16 14/16 Side 2 av 3

5 Kontrollutvalget i Bardu VEDTAK: Neste møte berammes til 31. oktober 2016 kl. 11:00. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:45. Bardu, 19. september 2016 Torill A. Johansen Leder kontrollutvalget i Bardu Protokoll kontrollutvalgsmøte Bardu 19_09_2016 sak 11/16 14/16 Side 3 av 3

6 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/16 Sakstittel: Svar på revisjonsbrev nr. 6 Innstilling til vedtak: Administrasjonssjefens svar på revisjonsbrev nr. 6, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet, tas til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Utvalget utfører en del av sitt påse-ansvar ved å følge opp at revisor mottar tilfredsstillende svar på nummererte brev og oppsummeringsbrev sendt til kommunens administrasjon. Administrasjonssjefen har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 6, datert Revisor har vurdert administrasjonssjefens tilsvar på revisjonsbrevet. Sekretariatet orienterer i møtet. Vedlegg: Svar på revisjonsbrev nr. 6 Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 6

7 Bardu kontrollutvalg Vår ref. Saksnr.-løpenr. 16/ / Oppgis ved alle henv. Vår dato Arkivkode 210 Avd/Saksb RÅDMANN/HWF Deres ref Svar - Melding om vedtak i kontrollutvalget sak 09/16 Bardu kommune har tatt til etterretning de merknadene revisjon har gitt vedrørende Regnskap Ad: Forbehold i revisjonsberetningen om at deler av variabel lønn for desember ikke er utgiftsført per samt vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett Punkt 1: Bardu kommune vil endre rutinen i forhold til lønnsføring ved årsskiftene. Fra år 2016 vil lønn vedrørende regnskapsåret (år 2016), som utbetales i påfølgende år (år 2017), bli periodisert til korrekt regnskapsår (år 2016). Punkt 2 og punkt 3: For investeringer som går over flere år, vil det høsten 2016 bli fremmet forslag om budsjettreguleringer (på grunn av endret fremdrift). Det vil ikke bli regnskapsført mer i bruk av lån enn det som er budsjettert. Det ble våren 2016 utarbeidet endringer i administrativ rutine for økonomirapportering og innført tettere oppfølging av enhetene. Målet er å fange opp merforbruk og sette inn tiltak raskere. Forslag til inndekning fremmes til politisk behandling i tertialrapportene. Det vil bli utarbeidet og fremmet forslag om nytt budsjettreguleringsreglement til politisk behandling høsten Innspillene fra Revisjon er imidlertid allerede implementert, ved at alle budsjettreguleringer kommunestyret selv må behandle, legges frem til politisk behandling i år Rådmannen Bardu kommune, postboks 401, 9365 Bardu Altevannsveien 16, 9360 Bardu Org.nr. NO Telefon: (sentralbord) Telefaks: E-post: postmottak@bardu.kommune.no Bankgiro: Konto for skatt

8 Ad: Selvkostfond Fremført overskudd utover et 5-årsperspektiv i vann- og avløpssektoren Forsinkede investeringer har medført at vann- og avløps- fondene er for høye. Bardu kommune har ferdigstilt større investeringsprosjekt innen VAR i år Dette vil påvirke regnskapsføringen mot fondet. Bardu kommune vil etter andre tertial vurdere å ikke innfordre gebyr på vann og avløp i siste termin for inneværende år. Dette som tiltak for å redusere fondet ekstraordinært. Det vil i arbeidet med Økonomiplan , bli vurdert om gebyrsatsene for 2017 evt foreslås redusert. Dette må ses i sammenheng med investeringene som er gjennomført og som planlegges. Med overnevnte tiltak mener Bardu kommune å ha lukket momentene i nummerert brev nr 6. Hege Walør Fagertun rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer.

9

10 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 17/16 Sakstittel: Overordnet analyse - status Innstilling til vedtak: Sekretariatets redegjørelse tas til orientering. Saksopplysninger To av kontrollutvalgets viktigste oppgaver er å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper. Den overordnede analysen og arbeidet med å utarbeide planer er viktig for at kontrollutvalget skal bli kjent med kommunens virksomhetsområder og eierinteresser. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder og eierinteresser, slik at det er mulig for kontrollutvalget å gjøre hensiktsmessige prioriteringer for arbeidet med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Slik plan er kontrollutvalget pålagt å utarbeide innen utgangen av 2016, jf. forskrift nr. 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Kontrollutvalgets leder orienterer om status i forhold til gjennomføring av en slik analyse. Sekretariatet er i gang med å utarbeide en overordnet analyse av Bardu kommune, som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet orienterer om status i møtet og avklarer med kontrollutvalget det videre arbeidet.

11 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 18/16 Sakstittel: Budsjett Innstilling til vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bardu kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjett for 2016 på kr ,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bardu kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for Saksopplysninger Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bardu kommune for 2016 og Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariattjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.

12 2. Kjøp av tjenester Bardu kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2016 og 2017 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Det er etter vår kunnskap ikke gjort endringer i fordelingsnøkkelen for kostnadene i KomRev NORD IKS, og kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4-årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Bardu kommune som leverandør av sekretariattjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 6 årlige møter. For 2016 er det også lagt inn midler i budsjettet til utarbeidelse av overordnet analyse, som kontrollutvalget har vedtatt at skal utføres av sekretariatet. Det er anslått timer arbeid med dette, og søknad om midler til gjennomføring av denne lovpålagte oppgaven er innarbeidet i revidert budsjett for 2016, som vil bli fremlagt for kommunestyret. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn kr 500,- i godtgjørelse til hvert av medlemmene pr. møte og dekning for til sammen kr 4 500,- i tapt arbeidsfortjeneste pr. møte. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2016 og 2017

13 Vedlegg 1. Bardu kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2016 Budsjett 2017 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Bevertning Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjeneste sekretariat Sum Kontrollutvalget og Kommunerevisjonen Budsjett sekretariat 2016 inneholder midler til utarbeidelse av lovpålagt overordnet analyse.

14 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 19/16 Sakstittel: Eventuelt, herunder; - Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - Uavhengighetserklæring regnskapsrevisor - Svar på oppsummeringsbrev Vedlegg: Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Uavhengighetserklæring regnskapsrevisor Svar på oppsummeringsbrev årsregnskap 2015

15

16

17

18

19 KomRev NORD IKS Sjøgata HARSTAD Vår ref. Saksnr.-løpenr. 16/ / Oppgis ved alle henv. Vår dato Arkivkode 210 Avd/Saksb RÅDMANN/HWF Deres ref Svar - Oppsummeringsbrev årsregnskap 2015 Viser til oppsummeringsbrev fra Komrev Nord ifm revisjon av regnskap for Rådmannen tar oppsummeringsbrev nr 6 til etterretning og har hatt en gjennomgang av alle områdene. Under følger rådmannens kommentarer til de enkelte punkter:. LØNNSOMRÅDET 1. Dokumentasjon av lønns- og reiseutgifter. Ufullstendig grunnlag oversendes for bokføring og utbetaling Arbeidskontrakt benyttes som grunnlag for lønn til arbeidstaker. Kontrakten skal underskrives av begge parter før utbetaling av lønn. Dette er en rutine allerede, men vil bli presisert på nytt til enhetene. Variabel lønn som timelister anvises i systemet Min Vakt eller manuelt på skjema for de som ikke benytter Min Vakt. Reiseregninger attesteres og anvises i egen modul. Manuelle reiseregninger skal ikke forekomme. Alle utgifter som kreves refundert dokumenteres elektronisk i programmet. Programmet har imidlertid en svakhet med dokumentasjon av deltakelse på f.eks. kurs, da det ikke er mulig å legge ved dokumentasjon elektronisk uten at dette knyttes til et utlegg. Programvareleverandøren har lovet at slik funksjonalitet skal komme. 2. Balanseposter lønn - arbeidsgiveravgift og refusjon fra NAV ikke tilfredsstillende avstemt Det er opprettet rutine for avstemming av lønn, arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Avvik på balansekonto arbeidsgiveravgift på ca. kr i 2015 skyldes en feil som påpekt av revisjonen, men dette er rettet opp våren Differanse fra før vil en arbeide for å finne ut av. Det er etablert rutine for behandling av refusjon fra NAV. Kommunen har egen modul i lønnssystemet for automatisk utligning av krav/mottak. Der det ikke utlignes automatisk behandles dette manuelt i systemet. Det arbeides med å få på plass rutine for avstemming av refusjon fra NAV mot balansekonto. Det har imidlertid vært avvik på balansekonti for refusjon NAV i flere år, noe som stammer fra den tiden da kommunen gikk over fra gammelt lønnssystem NLP og til Visma HRM. Det arbeides med å finne ut av denne gamle differansen. Rådmannen Bardu kommune, postboks 401, 9365 Bardu Altevannsveien 16, 9360 Bardu Org.nr. NO Telefon: (sentralbord) Telefaks: E-post: postmottak@bardu.kommune.no Bankgiro: Konto for skatt

20 . INNKJØPSOMRÅDET 3. Attestasjon og anvisning alle utbetalinger må attesteres og anvises av to personer Revisjon sin bemerkning er tatt til etterretning, og rutinene er endret. Oppdatert reglement for kontering, attestasjon og anvisning vil bli behandlet i Kommunestyret Alle fakturaer som i fakturabehandlingssystemet endte opp med samme attestant og anviser har vært gjennom fakturaflyten, og hadde opprinnelig vært til behandling hos ulik attestant og anviser ute i enhetene. Men på grunn av feil som måtte korrigeres i disse fakturaene (kan være feil kontering, feil MVAkode, feil splitt av beløp i flere linjer) og at fakturaene var forfalt da de kom til kontroll hos regnskapsavdelingen, har denne feilrettingen blitt gjort av ansatte på regnskapsavdelingen. Når dette blir gjort i fakturakontrollen på regnskap, så endres alle rollene i fakturaflyten til den som gjør korrigeringen. Dette betyr at den som gjorde denne korrigeringen ble både konterer, attesterer og anviser. Dette har vi nå sluttet med, og fakturaene blir konsekvent sendt i retur til de som anviser og attesterer for korrigering. Dermed unngår vi at det ser ut som fakturaene ikke har vært til attestasjon og anvisning ute på de ulike enhetene.. FINANSOMRÅDET 4. Aksjer og andeler. Slettede foretak/andeler skal nedskrives. Bardu kommune foretar nå en gjennomgang av vår aksjer og andeler. Der disse er opphørt, eller vi ved vår gjennomgang ikke oppfatter disse som reelle andeler, så vil disse nedskrives. Dette vil synliggjøres ved regnskapsavslutningen for Bundne fond - øremerkede tilskudd som er brukt/ikke lenger er bundet skal resultatføres Bundne fond og øremerkede tilskudd som ikke er brukt/ikke lengre er bundet vil bli vurdert om disse skal slettes ifm regnskapsavslutning for OVERFØRINGSOMRÅDET 6. Sosialstønad/kommunal bostøtte - innberetning skal avstemmes mot regnskap NAV har hatt en gjennomgang av dette, og vil innskjerpe rutinene slik at det sikres at alle innberetningspliktige utbetalinger i Socio blir haket av for innberetning. Det er opprettet egne arter for ulike utbetalinger i flyktningetjenesten. Flyktningetjenesten jobber med å se på muligheter for å få kjørt innberetningspliktige utbetalinger via Visma Flyktning. Pr. i dag gjøres utbetalingene manuelt, noe som medfører at innberetningen må gjøres manuelt for Flyktningetjenesten jobber også med en gjennomgang av hvilke utbetalinger som er innberetningspliktig. Målet er at vi for 2016 skal få innberettet alle innberetningspliktige utbetalinger korrekt.. LIKVIDOMRÅDET 7. Kontanter - negativ bokført kontantbeholdning vedrørende Barduhallen Vi vil gå igjennom rutinene rundt kasse i Barduhallen. Dette innebærer å få postert manglende posteringer fra tidligere år og få etablert løpende avstemmingsrutiner.

21 8. Bankinnskudd - alle balanseposter vedrørende bank er ikke avstemt Avstemming av bankkontoer gjøres nå løpende. Vi har nå tatt i bruk avstemmingsmodulen i økonomisystemet, og all avstemming vil etter hvert dokumenteres her.. ÅRSOPPGJØRSOMRÅDET 9. Veksthuset - inngående balanse fra Veksthuset vedrørende kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld ikke avstemt per Dette vil bli avstemt i løpet av Budsjettregulering - skal vedtas av kommunestyret med eksakt beløp med samme inndeling som i budsjettskjemaene 11. Bevilging i regnskapsskjema 1B Nettobevilgning forutsetter at merinntekter innenfor rammen kan disponeres uten kommunestyrets vedtak Felles svar for 10 og 11: Det vil bli laget et nytt Budsjettreguleringsreglement som vil bli lagt frem til politisk behandling før jul. Kommunen har imidlertid allerede tatt Revisjon sine bemerkninger til etterretning, og legger frem alle budsjettreguleringer til Kommunestyret, der Kommunestyret ikke kan delegere til andre politiske organ eller til rådmann. Hege Walør Fagertun rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi til: Hålogaland revisjon AS