Til: Strategisk koordineringsutvalg for administrativ IT Fra: SUAIT prosjektgruppe Dato: 23. august 2012 SUAIT

Transkript

1 Til: Strategisk koordineringsutvalg for administrativ IT Fra: SUAIT prosjektgruppe Dato: 23. august 2012 SUAIT SpørreUndersøkelse om Administrative IT- systemer ved UiO. Innhold Innledning s 2 Rapport fra OPA s 6 Rapport fra STA s 12 Rapport fra ØPA s 13 Rapport fra FA s 18 Felles spørsmål for alle s 19 1

2 Innledning USIT har hvert år siden 2003 gjennomført SUIT (Spørreundersøkelse om IT- tjenestene). Dette har gitt oss verdifull kunnskap om hvordan brukerne opplever IT- tjenestene, og mange nyttige tilbakemeldinger. SUIT har også tjent som temperaturmålinger i for IT- tjenestene. Basert på erfaringene fra SUIT, tok IT- direktøren og ITH- Plangruppen initiativ til SUAIT, en undersøkelse om brukernes opplevelse av de administrative IT- systemene. SUAIT skulle utvikles og gjennomføres i nært samarbeid med fagavdelingene i Sentraladministrasjonen og med USIT som teknisk operatør. SUAIT ble utarbeidet av en prosjektgruppe med deltagelse fra fagavdelingene i SA. Følgende personer ble oppnevnt av avdelingene selv: FA: OPA: STA: TA: ØPA: USIT Margaret Louise Fotland Trond Ryd Lena Finseth Tommy Bergeli Bjørn Brox Ellen Millar Per H. Jacobsen TA hadde ingen systemer med i undersøkelsen og deltok derfor primært som observatør. SUAIT ble gjennomført i april Det ble trukket et tilfeldig utvalg e- postadresser til brukere med ansattekode i USITs brukerdatabase. SUAIT omfatter både teknisk/administrativt og vitenskapelig ansatte, men ikke studenter. Questback ble brukt som elektronisk surveysystem og undersøkelsen er anonym i henhold til Questback sine retningslinjer. Skjemaets aller siste spørsmål var: «Vi vil gjerne ha dine synspunkter på dette spørreskjemaet!» Vi fikk mange (og jevnt over gode) tilbakemeldinger; her er én til ettertanke: «Spørreskjemaet var greit. En annen ting vil som selvfølgelig være veldig bra, er dersom det kommer noe positivt ut av en slik spørreundersøkelse.» Følgende 14 administrative systemer var med i undersøkelsen: OPA: HR- portalen ephorte EasyCruit Sidegjøremålsapplikasjonen STA: FS FA: CRISTin ØPA: Validering av regnskapsbilag (ADI) 2

3 Inngående fakturaer (Basware IP) Utgående fakturaer (Oracle App.) Bestillingssystemet (Basware PM) Styringskartet Kuben Buddy Økonomirapporter på nett Følgende systemer var ikke med i undersøkelsen: Notes, FinnRom, Fronter og Syllabus. Spørreskjemaet hadde 7 10 spørsmål for hvert system og noen få felles spørsmål. Gjennomgangstemaer for spørsmålene for de enkelte systemer: Brukeropplevelsen Opplæringen Brukerstøtten Forbedringspunkter Felles spørsmål til alle respondenter: Forbedringsfaktorer Bakgrunnsvariabler Fakultet/hovedenhet Stillingstype Bruksfrekvens for systemene Det ble sendt ut 3200 elektroniske invitasjoner signert av Universitetsdirektøren og IT- direktøren og vi fikk 1075 besvarte skjemaer [svarprosent = 34%]. Undersøkelsen ble gjennomført uten tekniske problemer. For en vurdering av SUAIT- prosjektet vises til et eget avsnitt i rapporten fra ØPA. 3

4 Blant systemene finner vi både allment brukte systemer (som HR- portalen) og mer spesialiserte systemer med få brukere (som Kuben og Buddy). Grafen viser f.eks. at 96.8% av teknisk/administrativt ansatte (T/A) bruker HR- portalen, og 80.2% av de vitenskapelig ansatte (VIT). 4

5 Av neste graf ser vi at mange bruker tre- fire systemer i sitt arbeid, mens noen få bruker mange systemer. Man blir kun spurt om de systemene man oppgir å bruke, samt noen spørsmål som er felles for alle. De 1075 svarende fordelte med: T/A = 554 respondenter [51.5%], VIT = 521 respondenter [48.5%]. Fakultetsvis ser det slik ut: 5

6 Veien videre SUAIT 2012 er altså gjennomført og sluttrapport fra fagavdelingene foreligger herved. Med tanke på videreføring av arbeidet med SUAIT mener vi at: SUAIT eies fra nå av Strategisk koordineringsutvalg for administrativ IT. Forslagene til tiltak i denne sluttrapporten må følges opp. Sjekkpunkt for dette kan være årsskiftet 2012/2013. Det må avgjøres om SUAIT skal gjentas noenlunde over samme lest i OPA Organisasjons- og personalavdelingen(opa) har nedsatt en intern arbeidsgruppe som har analysert og kommentert undersøkelsen vedrørende OPAs administrative systemer: HR- portalen ephorte EasyCruit Sidegjøremålsapplikasjonen Arbeidsgruppen har lagt vekt på følgende forhold i sitt arbeide: Oppsummering/viktige- /sære funn i undersøkelsen Konklusjon hovedtrekk/stemmer funnene med vår generelle oppfatning? Forslag til veien videre HR- portalen Systemeier valgte å fokusere på sluttbrukerne i undersøkelsen vedrørende lønns- og personalsystemet SAPUiO, og ikke på fagpersonenes bruk av systemet. Man valgte derfor å rette undersøkelsen mot sluttbrukergrensesnittet (HR- portalen). For å forsøke å få til klare valg hos respondentene, så har enkelte svaralternativ kun hatt to valg; «God brukeropplevelse» eller «Dårlig brukeropplevelse». Etter at spørreundersøkelsen ble gjennomført så er en oppgradert HR- portal implementert. Dette er kommentert i analysen. Arbeidsgruppen har i analysen av HR- portalen i lagt vekt på de skriftlige tilbakemeldingene på de åpne spørsmålene. Oppsummering 554 Teknisk ansatte(ta) og 521 Vitenskapelige (VIT) besvarte undersøkelsen 97% TA benytter portalen og av disse bruker 60% portalen daglig 80% VIT benytter portalen og av disse bruker 67% portalen månedlig eller sjelden Følgende oppfatninger er felles for begge ansattegruppene: 6

7 «Tid og fraværs modulen «Mange klikk Ønsker å komme rett til dagens dato Ønsker oversikt av tid/fravær i samme bilde Ønsker en enklere måte å endre/slette en feilregistrering «Refusjon og reise modulen» Lite brukervennlig, spesielt for uregelmessige (sjeldne) brukere «Leder modulen» Rapportene må forbedres. 65% TA og 48% VIT meldte om en dårlig opplevelse Generelt for HR- portalen Lite brukervennlig/dårlig grensesnitt Mange klikk Tekster/begreper/betegnelser bør forbedres Andre nettlesere enn IE må støttes spesielt for Mac brukere Konklusjon Av de 80% VIT som benytter HR- portalen er det kun 66% som bruker fraværsregistrering, mens 87% benytter refusjoner og reisemodulen. Normalt skal alle ansatte ved UiO benytte HR- portalen for registrering av fravær (ferie), men siden undersøkelsen også fanget opp «ikke fast ansatte», så kan et lavere tall enn 100% forstås: Av de 20% VIT (103 personer) som ALDRI benytter HR- portalen er følgende årsaker oppgitt 30% er ikke tilsatt ved UiO (f.eks. pensjonist) 15% nytilsatt 15% mener den ikke er relevant for dem 15% har problemer med bruk/tilgang Brukeropplevelsen er lik mellom TA og VIT for Tid- /fraværsmodulen og Reise/refusjons modulen: Hos begge gruppene skårer fraværsmodulen høyest med 67% god brukeropplevelse Lederportal oppleves mer positivt av TA - mens rapporter oppleves mer positivt av VIT. Årsaken kan være forskjell i behov mellom de VIT og TA lederne. Begge gruppene svarte likt på opplæring: Hovedsakelig selvlært eller opplært av kollega. Kun liten del benyttet e- læring eller nettsidene. Undersøkelsen kan ikke si noe om årsak til at kun 22% benytter nettsidene for informasjonsinnhenting. 7

8 Forslag til veien videre Informasjon om regelverk og brukerveiledning til refusjon/reisemodul må ligge inne i HR- portalen. Her må spesifikke brukerveiledninger lages, f.eks. beskrivelse av betydning av felt, «hva skal føres her». Foreta en utvidet undersøkelse både hos VIT og TA ledere for å avdekke hva de savner, og hvilke forskjellige behov de har ettersom de kom med ulike tilbakemeldinger? Samt vurdere om bruk av HR- portalen skal være en del av lederopplæringen. Oppgradering av HR- portalen ble foretatt rett etter undersøkelsen. Effekten av dette må måles på nytt. De største utfordringene i tid/fraværsmodulen, som fremkom i undersøkelsen, er nå løst. Lederportalens rapport funksjoner er også betraktelig forbedret. Oppsummering av tilbakemelding bør overleveres til systemeier for gjennomgang av SPLO/USIT og Systemgruppen i OPA. ephorte ephorte har flere forskjellige brukergrupper med ulikt brukerbehov. Vi er usikre på om vi har fått tatt riktig hensyn til dette i alle svaranalysene. Oppsummering 521 respondenter fordelt på brukerrollene personalkonsulent, saksbehandler og leder har svart. Personalkonsulent 6% T/A og 3%VIT Saksbehandler 74% T/A og 34%VIT Leder 20% T/A og 63% VIT Generell tilbakemelding: Lite brukervennlig/dårlig brukergrensesnitt De som ikke bruker systemet daglig/ukentlig må lære det på nytt for hver gang det brukes Mangel på integrasjon mellom systemene, dobbelt og trippelarbeid For mange menyvalg som ikke brukes og skaper forvirring. Vanskelig å importere e- post/andre dokumenter Vanskelig å søke etter saker/dokumenter Systemet oppfattes som tregt/henger Oppfattes som et arkivsystem og ikke et saksbehandlersystem. Ikke tilpasset mac- brukere Dårlig funksjonalitet oppveies av førsteklasses, pedagogisk og effektiv brukerstøtte fra arkivet Konklusjon Bruk av ephorte 33% T/A og 3% Vit bruker systemet daglig/ukentlig. 44% T/A og 93% Vit bruker aldri ephorte. 8

9 Brukertallet for T/A synes lavt fordi 74% driver saksbehandling. Noen leverer dokumentene til arkivet som før og bruker ikke systemet. Vi kan ikke konkludere fra denne undersøkelsen, da må saksbehandlerne spørres på nytt konkret om hva de gjør tilsvarende personalkonsulentene. Lavt brukertall blant Vit er forventet Brukeropplevelsen er lik (dårlig) for T/A og VIT og bekrefter det vi vet fra før. Kurs/Opplæring: 70% T/A og 16% VIT benytter kurs levert av OPA 70% tilsier at tilbudet er viktig. I tillegg får 32% T/A og 38% VIT opplæring av kollega. 24% T/A og 13% VIT benytter kurs ved egen enhet. Ved spørsmål om ephorte henvender 82% seg til egen enhet. Skriftlige tilbakemeldinger framhever at arkivene ved egen enhet brukes hyppigst. Lokal support er viktig ønskes av 82% av respondentene. 32% benytter OPAs nettsider og 15% benytter E- postliste esak- hjelp@admin.uio.no. Forslag til veien videre Systemet og brukergrensesnittet får vi ikke gjort noe med. Vi må se på muligheten for å lage kurs spesielt rettet mot tema respondentene opplever som vanskelige, herunder søk, restansebehandling, bruk av importsentralen. Delta på lynkursdagene USIT arrangerer. Gjennomgå grunnkursopplæringen med blikk på overstående tema. Rapporten bør overleveres og gjennomgås nøyere sammen med systemeier EasyCruit Elektronisk rekrutteringssystem er et spesielt fagsystem med et begrenset antall fagbrukere (personalkonsulenter). I tillegg er det en stor brukergruppe bestående av leder/fagforeningsrepresentanter/fagspesialister som bruker systemet som medlemmer av utvelgelses- /tilsettingskomiteer. Applikasjonen leveres som en tjenesteleveranse fra Lumesse AS. Oppsummering Totalt har 1075 respondert : 554 (TA) og 521 (VIT). Kun 1,4% (15 resp.) (T/A) bruker EasyCruit daglig. Hhv 76% (T/A) og 80% (VIT) bruker det ALDRI Totalinntrykk Hele 86% er selvlært på EasyCruit. 65% mener at systemet fungerer godt og at det går greit å bruke det. 73% får hjelp av nære kolleger når de trenger bistand Oppfattes mer brukervennlig for T/A enn for VIT 9

10 Lite brukervennlig ved mange søkere og ved vitenskapelige stillinger med mange vedlegg Tar for lang tid å få laget gode rapporter, noen ganger er det umulig å få produsert en tilfredsstillende rapport Konklusjon Lokale superbrukere og informasjon på UiOs nettsider er de viktigste kildene til støtte og bistand for brukerne, og funnene stemmer i stor grad med tilbakemeldinger vi har fått før, og med det generelle inntrykket. Noen av tilbakemeldingene skyldes misforståelser og lite eller dårlig opplæring. Eller - det kan hende at opplæringen er ok, men at effekten uteblir fordi systemet brukes for sjelden/for lite. Forslag til veien videre Mange superbrukere trenger mer opplæring for å inneha rollen, men vil da kunne være en viktig støtte lokalt. Kurs må være faste tilbud vår og høst nybegynner og oppfriskning/videregående kurs tilpasset rollen; saksbehandler, komitémedlem, leder Kurs i egen regi, samt tilpassede lynkurs. Jobbe tett med leverandøren (Lumesse) for å få optimalisert bruken av det systemet vi allerede har, i første omgang. (Spesielt mht. rapporter) Det er for mange frie valg slik systemet er satt opp nå, og det blir for komplisert siden mange bruker systemet sjeldent. Det bør utvikles flere spesialtilpassede rapportmaler. Integrering med ephorte. Systemeier må vurdere om opsjonsavtalen for neste periode skal utløses. Sidegjøremål Alle ansatte ved UiO skal registrere sidegjøremål og eierinteresser. I hovedsak er det vitenskapelig ansatte som har slikt. Applikasjonen er en enkel nettbasert UiO- utviklet applikasjon. Det er tre adskilte brukerroller i systemet: Ansatte, administrator (som styrer tilganger på lokal enhet) og godkjenner(ledere som representerer arbeidsgiver) Oppsummering Viktige/sære funn i undersøkelsen Opplæring: 90% er selvlærte i bruk av applikasjonen - peker i retning av at det er enkelt å innregistrere data. Rollene som administrator og godkjenner har noe større brukerterskel, uten at det går direkte fram av undersøkelsen her. Lokal opplæring/support ønskes av 42% (størst andel), 30% vil bruke UiOs nettsider. 10

11 Funksjonalitet: Mangler påpekes godkjenningsprosedyrene for ledere med oppfølgingsrolle for flere enheter nevnes Det er et begrenset antall funksjonsvalg (det er begrenset funksjonalitet i applikasjonen) Noen må registrere to steder (både UiO og OUS). Brukervennligheten kan bli bedre, både for rapporter/oversikter og knapper. Inn i HR- portalen: Systemeier ønsket å sjekke ut synspunkter om overføring av funksjonalitet til HR- portalen. Noe som er en aktuell løsning. 83% er positive kan tolkes slik at en tenker overgang til portalen vil minske de ulemper og begrensninger som dagens applikasjon innebærer og at det blir en rasjonaliseringsgevinst med et integrert system. 16% er negative kan skyldes skepsis til HR- portalen, ved at et enkelt innregistreringssystem i applikasjonen risikerer å bli byttet ut med en mer komplisert funksjon. (Bekreftes i enkeltkommentar.) Ønske om at sidegjøremål bør fremgå av hver enkelt ansatts personpresentasjon Konklusjon Funnene stemmer bra med OPAs oppfatning: 92% bruker aldri applikasjonen jf. at svært mange ansatte ikke har noen sidegjøremål å registrere. Lokal support/opplæring er viktig ønskes av 42%. God nettinformasjon er viktig 27% ønsker å bruke UiOs nettinfo. Applikasjonen har noen viktige begrensninger, men er enkel å bruke for de fleste. I hvilken grad er applikasjonen ukjent? Én person svarer at han eller hun ikke kjenner den. De fleste er positive til å overføre funksjonalitet til HR- portalen kanskje noe overraskende. Forslag til veien videre Svarene innebærer ikke noen dramatikk mht. behov for rask endring av systemet. De fleste er positive til å overføre funksjonalitet til HR- portalen. OPA er opptatt av oppfølgingen ved enhetene, når det gjelder ledernes rolle i forhold til godkjenning og administrasjon av applikasjonen og begrensningene applikasjonen innebærer i den forbindelse. Tilsvarende bekymring gjenspeiles i liten grad i svarene. Når svarene i undersøkelsen sammenholdes med de erfaringene OPA har med sidegjøremålsapplikasjonen, er konklusjonen at overføring av 11

12 funksjonalitet til HR- portalen bør være positivt. Videre arbeid med overføring til HR- portalen avklares i samarbeid med systemeier. 12

13 STA FS Drøyt 170 av de spurte svarte på spørsmålene om Felles studentsystem (FS). Den største andelen av dem oppgav at de arbeider med studenter, opptak og undervisning. De fleste respondentene mener funksjonaliteten og rettigheter er godt nok tilpasset arbeidsoppgavene de benytter FS til. En del av respondentene benytter FS i hovedsak til å hente ut rapporter og opplysninger. FS- brukere som står fast i en arbeidsoppgave, henvender seg oftest til en kollega på instituttet for å få hjelp. Tiltak 1: Sikre at FS- brukerne kan utføre arbeid som gir høy datakvalitet. Sikre at rutinebeskriver for hvordan en arbeidsoppgave skal løses i FS til enhver tid er oppdatert, slik at både gamle og nye arbeidstakere gjør det riktig. Løsning: Gjennomgå interne og individuelle rutinebeskrivelser og oppdatere dem. Avdekke behov for kursing. Tiltak 2: Sikre at de som benytter FS i hovedsak til å hente ut tall og rapporter, er innforstått med bakgrunn og datagrunnlag for de ulike rapportene og tallene. Løsning: STAR, eller mens vi venter på STAR Bok- kula (utviklet ved UiO): ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/statistikk/gjennomforing/bokkula.php. 13

14 ØPA Overordnet opplevelse og vurdering av SUAIT 2012 ØPA opplever at resultatene fra SUAIT 2012 gir en nyttig avsjekk og supplement til egne undersøkelser og pågående dialog med enhetene, mer enn de viser nye eller overraskende funn om brukeropplevelsen av systemene vi forvalter. Undersøkelsen har også gitt noen resultater vi ønsker vi å grave mer i og diskutere med økonomiledernettverket, og den løfter fram noen temaer vi gjerne vil diskutere med de andre systemeierne. Sett fra vårt ståsted, er følgende temaer særlig interessante å diskutere på tvers: Kontaktpunkter for brukerne: hvor henvender de seg i dag, hvor skal de henvende seg i framtiden? hva ligger egentlig i rollen som «superbruker» for de ulike systemene? i hvilken form skal denne rollen bestå, endres eller utfases framover, gitt pågående organisasjonsendringer med økt spesialisering og/eller standardisering av roller? Videre arbeid med gjennomgang og koordinering av prosessene og rutinene rundt systemene gitt at flere brukergrupper uavhengig av system svarer at de har utfordringene med prosessene rundt systemet, at disse oppleves som uklare og/eller ineffektive. Opplæring, brukerstøtte og veiledninger hvor mye rammeverk kan vi med fordel standardisere på tvers? Trenger vi et sett ulike standarder og løsninger for god opplæring og brukerdialog knyttet til at vi har minst tre ulike typer systemer: «spesialistsystemer» med et begrenset antall brukere, knyttet til bestemte administrative fagområder og spesialiserte roller innenfor disse «lavterskelsystemer» med et stort antall brukere, lite eller ikke knyttet til rollespesialisering «Ja- takk- begge- deler- systemer» med to eller flere distinkte brukergrupper, med tilhørende forskjeller i bruksmønster og behov Resultatene for systemene innenfor økonomi- og innkjøpsområdet indikerer også noen interessante forskjeller i brukeropplevelse mellom ulike fakulteter. Noen fakulteter synes gjennomgående å ha en mer negativ opplevelse av både systemene og brukerstøtten enn andre. Dette kan skyldes mange ulike faktorer, men viser uansett en tendens vi ønsker å undersøke nærmere i dialog med enhetene og med de andre systemeierne i SA. ØPA forvalter en relativt omfattende systemportefølje og de fleste av disse systemene inngikk i SUAIT Flere ulike fagmiljøer og ledd i organisasjonen har måttet bidra inn i utformingen av undersøkelsen, og det har dermed vært viktig for den interne arbeidsgruppen i ØPA å kunne legge opp møter, frister og 14

15 leveranser i henhold til et tydelig kommunisert ambisjonsnivå og målbilde fra oppdragsgiver. Vi opplever at selve samarbeidet med USIT og de andre fagavdelingene om undersøkelsen har vært godt, og har bidratt til ny og nyttig informasjons- og kompetansedeling på tvers av fagmiljøer internt i ØPA, og på tvers av SA. Hvem som har vært oppdragsgiver for undersøkelsen, og hvilke langsiktige mål eller prioriteringer den skal bidra til, opplever vi derimot har vært uklart, både i oppstarten av arbeidet og flere ganger underveis. Vi antar at resultatene fra SUAIT 2012 skal inngå i arbeidet til den IT- strategiske koordineringsgruppa med å lage et koordinert og langsiktig «veikart» for utvikling av UiOs samlede portefølje av administrative systemer, og SA sin samlede forvaltning av rollene, rutinene og standardene systemene skal støtte. Vi foreslår at eventuelle framtidige undersøkelser «på tvers» blir gjennomført som koordinerte aktiviteter innunder dette veikartet, og videre at de også inkluderer kvalitative metoder som kartleggingsintervjuer med grupper eller enkeltbrukere, jf. at det i SUAIT 2012 «var mye interessant i fritekstfeltet». Når vi spør brukere om deres opplevelse så skaper vi en økt forventning om forbedring, gjerne direkte relatert til det brukeren har sagt bør endres. Særlig i kvantitative, «enveis» undersøkelser er det en utfordring at du ikke kan ha noen dialog med frustrerte brukere om at det kan være mange årsaker til, og løsninger på, deres negative opplevelse. Dette gjelder ikke minst i en organisasjon hvor roller, rutiner og praksis på flere områder er i utakt med IT- systemene som er valgt, og hva de forutsetter av premisser for å kunne brukes godt og effektivt. Med tanke på dette opplever vi det som ekstra viktig at framtidige større brukerundersøkelser, kartlegginger og målinger blir planlagt og gjennomført som et ledd i en tydelig og langsiktig utviklingsplan. Da får vi også fulgt opp og implementert forbedringstiltak som handler om endring av kompetanse, kultur og praksis og dermed tar tid, før vi spør de samme brukergruppene om de har merket noen forbedringer. Kort om prioritering og tidsfesting av utviklingstiltakene under ØPA- ledergruppe ønsker å lage en oppdatert utviklingsplan på tvers av ØPA innen november 2012, som er koordinert med pålagte og/eller pågående drifts-, oppgraderings- og utviklingsoppgaver, samt prioriteringer i regi IT- strategisk koordineringsgruppe og utviklingsaktivitet i regi av IHR (f.eks. IHR- EFV, IHR- SA5). Flere av tidsrammene og fristene angitt i denne rapporteringen er dermed tentative og vil måtte justeres i løpet av høsten. Utviklingstiltak ØPA- systemportefølje og enkeltsystemer System Tiltak og bakgrunn/utdyping Planlagt ferdig På tvers av ØPA- system- portefølje Gjennomgang av prosessene rundt systemene og rutinene de inngår i. Jf. gjennomgående tilbakemeldinger i SUAIT 2012 om at flere I arbeid videre faser 15

16 System Tiltak og bakgrunn/utdyping Planlagt ferdig brukere opplever at prosessene rundt systemene er ineffektive, og pågående arbeid internt i ØPA og i samarbeid med enhetene knyttet til omorganisering og tilpassing av økonomi- og innkjøpsfunksjonen på flere nivåer (spesialisering og/eller standardisering av roller, kompetanse og rutiner). under plan- legging På tvers av ØPA- system- portefølje På tvers av ØPA- system- portefølje På tvers av ØPA- system- portefølje Validering av regnskapsbilag via ADI Fakturasystem for utgående faktura (OA) Fakturasystem for inngående faktura (Basware IP) Fakturasystem for inngående faktura Bedre koordinert og målrettet opplæringstilbud. Inkludert rollebasert opplæring og oftere tilbud i både felles prosesser, rutiner og standarder og i bruken av systemene for å utføre disse. Færre kontaktpunkter for brukerstøtte. Kartlegging primo 2012 viste 48 ulike e- postlisteadresser i ØPA, hvorav rundt 30 blir brukt av brukere på enhetene til å kontakte ØPA. Inntrykket av mange ulike kontaktpunkter som brukes og besvare ulikt forsterkes av svarene i SUAIT Antallet adresser for kontakt fra brukere kan med fordel reduseres og heller sluses mer spesifikt internt. Ved for eksempel bruk av nettskjema for innmelding og kategorisering av spørsmål + RT- kø får vi også bedre muligheter til å ta ut statistikk over typer spørsmål, avsenderenhet og lignende som igjen gir grunnlag for mer kontinuerlig oppfølging og forbedring av kompetanse, svarkvalitet, nettsider, brukerdokumentasjon m.m. utenom eller i tillegg til egne spørreundersøkelser. Bør på lengre sikt også vurdere felles helpdesk i samarbeid med OPA? Nettsider oppdatert og koordinert, også med brukerstøtte og opplæring. Enklere inngangsveier, ønsker å samle info om alle ØPA systemene et sted, inkl. brukerveiledningene og lignende. Mulighet for forbedret FAQ, kobling til e- posthjelp og ev. helpdesk, høyere svarkvalitet med henvisning til relevant nettinfo. Årsbudsjett skal inn via WebADI fra og med regnskapsåret ADI via terminalserver skal fases ut i løpet av For å erstatte ADI (tykk- klient) skal WebADI (tynn- klient) benyttes. Utvikling av ny fakturarapport med fakturabilde. Innføringen av elektronisk fakturaarkiv for utgående faktura har medført ytterligere et system. Brukere med behov for å se egne/enhetens fakturaer melder inn at de ønsker en rapport med mulighet for å se den reelle fakturaen (pdf). Innføring av elektronisk løsning for inngående faktura. Allerede planlagt/igangsatt i forkant av SUAIT 2012, men jf. tilbakemeldinger i undersøkelsen om uklare arbeidsprosesser og behov for effektivisering og forbedring. Forbedre kvalitet på svarene fra brukerstøtte/like svar og gjennomgang av nettsider for brukerstøtte. Jf. tilbakemelding fra ansatte som jobber med brukerstøtte og fra Under kart- legging og plan- legging Under kart- legging og plan- legging Under kart- legging og plan- legging Høst 2012 Høst 2012 I arbeid - høst 2012 Foreløpig ikke avklart, 16

17 System Tiltak og bakgrunn/utdyping Planlagt ferdig (Basware IP) brukere via svarene i SUAIT Viktig at brukere opplever å få presise og like svar, uavhengig av hvem som har brukerstøttevakt. Ønsker å utvikle og revidere websider slik at brukerstøtte kan henvise til info på web (kunne linke svar til info på web). jf. kobling til ØPA felles- Bestillings- systemet (innkjøps- systemet) Etablering av Søkesynonymer. Planlagt før SUAIT 2012, etter tilbakemelding fra brukerne. Jf. også ønsker meldt via SUAIT om bedring av brukervennlighet og responstid. I bestillingssystemet (Basware PM) har det tidligere ikke vært mulig å benytte søkesynonymer (key words) pga økt responstid ved søk. Dette er nå utbedret ved oppgradering. Bruk av søkesynonymer vil nå bli stilt som krav ved etablering av nye e- kataloger i de tilfeller hvor søkesynonymer antas å kunne tilføre verdi til e- katalogen og/eller forenkling rundt det å finne riktig produkt i katalogen. tiltak Høst 2012 Bestillings- systemet (innkjøps- systemet) Bestillings- systemet (innkjøps- systemet) SIBUKU (Styringskartet, Buddy og Kuben) SIBUKU (Styringskartet, Buddy og Økt adressekvalitet (leveringsadresser). Planlagt før SUAIT 2012, etter tilbakemelding fra brukerne. Datakvaliteten på leveringsadresser i bestillingssystemet er utilstrekkelig. Dette resulterer i mye redigering av adresser når bestillinger skal opprettes. Kvaliteten økes ved å utvide adresseoppsettet med en ekstra adresselinje (f.eks. for presisering av romnr.), samt at det skal kunne være mulig for et kostnadssted å kunne operere med mer enn én leveringsadresse (inntil syv). Tiltaket utføres i samarbeid med SAP- /systemgruppen i OPA, som er kritisk ressurs for gjennomføring. Serienummerregistrering ved varemottak. Planlagt før SUIAT 2012 etter tilbakemelding fra brukerne. Jf. også ønsker meldt i SUAIT om bedring av arbeidsprosessen. Registrering av serienummer og andre FA- opplysninger gjøres i dag ved fakturakryssing i Basware IP. Siden fakturabehandling og kryssing ofte skjer i lang tid etter reelt varemottak, er dette en tungvindt prosess hvor fakturabehandler ofte ikke er kjent med anskaffelsens serienummer, plassering osv. Vi vil flytte denne registreringen fram i prosessen, til selve varemottaket i Basware PM når varen er fysisk tilstede, for å forenkle prosessen rundt registreringen. Etablere forum for erfaringsutveksling og brukerstøtte mellom enhetene. SUAIT 2012 indikerer at også brukere av disse systemene oftest spør brukere på egen enhet om hjelp ved behov. Vi ønsker å øke kunnskapen og erfaringsutvekslingen på tvers av enhetene ved å etablere forum med erfarne brukere. Dette vil også være et viktig bidrag i videreutviklingen av eksisterende og eventuelt nye verktøy. Møter med ledelsen på de enkelte enhetene for å øke kunnskapen og kompetansen rundt Styringskartet. SUAIT 2012 indikerer at det fortsatt er lite kunnskap om Medio 2013 Medio 2013 Høst 2012 Høst

18 System Tiltak og bakgrunn/utdyping Planlagt ferdig Kuben) Styringskartet i organisasjonen. De enhetene som har fått opplæring synes imidlertid systemet er enkelt og nyttig. Det er tidligere meldt inn ønsker om informasjon på et lavere nivå på resultatindikatorene i Styringskartet, noe som ble lansert samtidig som SUAIT 2012 ble sendt ut. Dette har vi allerede fått positive tilbakemeldinger på, og vi tror det også vil dekke behovene for dette som ble bemerket i SUAIT svarene derfor er det viktig å få formidlet denne funksjonaliteten til brukerne. SIBUKU (Styringskartet, Buddy og Kuben) SIBUKU (Styringskartet, Buddy og Kuben) Økonomi- rapporter på nett Økonomi- rapporter på nett Økonomi- rapporter på nett Gjennomgang av rutinene for brukertilgang til Kuben og Buddy. Det er behov for å tydeliggjøre rutinene og redusere tidsbruken ved registrering av brukertilganger. Lansere og formidle brukerveiledere for Kuben og Styringskartet. Vi ser at det er flere brukere som benytter brukerveiledere ved spørsmål angående system, og vi får positive tilbakemeldinger om dem. Vi har også gjennomført en gjennomgang av den eksisterende Buddyveilederen. Opplæring i eksport til Excel, og i hvilke rapporter (og systemer) som best støtter hvilke typer analyser og spørsmål. SUAIT 2012 indikerer at det er en god del brukere som eksporterer til Excel, og at flere har behov for ytterligere opplæring i dette (32%), og i hvilke rapporter som best svarer til hvilke analysebehov. Ved eksportering blir rapportene brukt hovedsaklig til å lage egne rapporter (67%), og drille videre i data (36%) - av de som har svart annet går det også for det meste ut på å lage egne rapporter. Nye rapporter for ekstern finansierte prosjekter. Flere rapporter er under utvikling, blant annet rapport til NFR, rapport for prosjektledere og rapport prosjekteier. Det er samtidig behov for rydding i rapportporteføljen og utfasing av de rapportene som ikke lenger er i bruk eller som med fordel nå kan erstattes av en annen, nyere rapport. Informasjon via økonomiledernettverket om kontaktpunkter. SUAIT 2012 indikerer at det er lite kjent hvor man henvender seg ved behov for endringer i rapportene, eller ved behov for brukerstøtte. Høst 2012 Lansert vår/ sommer 2012 Høst Høst

19 FA CRISTin 453 av 1075 respondenter svarte på spørsmål om CRIStin i SUAIT! 351 av respondentene er vitenskapelige ansatt de resterende er administrative ansatte. De kategoriene som utpeker seg i bruk i CRIStin er «Sjelden» som er den største og «Månedlig» som er nest størst (se tabell) Alternativer Prosent Verdi 1 Aldri 57,9 % Før rapportering 8,6 % 92 3 Sjelden 19,3 % Månedlig 11,7 % Ukentlig 2,4 % 26 6 Daglig 0,1 % 1 Total 1075 Tilbakemeldinger på selve systemet har flertallet respondert nøytralt. Det kommer heller ikke noe oppsiktsvekkende flertallsstemme fram av svarene fra respondentene. Hovedsakelig bruker de vitenskapelige ansatte CRIStin til å registrere vitenskapelige publiseringer, samt konferanser og faglige presentasjoner. Begrunnelsen for at de ikke bruker de andre kategoriene er blant annet insentivene som blir gitt på grunnlag VA, tidsbruk er en annen samt at noen ikke er blitt informert om at det kan registreres andre vitenskapelige arbeider i CRIStin. Administrative brukere registrerer for vitenskapelige ansatte, kvalitetssikrer poster før rapporteringen, samt tar ut rapport i CRIStin. Tiltak 1: Sørge for at informasjonen om forskjellige kategorier som kan registreres i CRIStin blir spredt via vårt superbrukernettverk på UiO til de vitenskapelige ansatte. Samtidig gjøre UiOs CRIStin- nettsider bedre kjent på bruket hvor blant annet alle veiledninger ligger. Tiltak 2: Fortsette det tette samarbeidet med CRIStin- organisasjonen sånn at CRIStin blir et system som blir oppfattet som brukervennlig av alle ansatte ved UiO. Sikrer at UiOs interesser blir fremmet og sende inn ønsker som har blant annet kommet fram i denne undersøkelsen. Tiltak 3: Sikre at rutinene som er laget blir overholdt slik at CRIStin har god datakvalitet. Dette gjøres gjennom jevnlig kontakt med superbrukere og oppfølging av FA ved support. 19

20 Felles spørsmål I tillegg til spørsmål for hvert av systemene, var det spørsmål et fåtall spørsmål som alle kunne svare på. Det var dels spørsmål for å etablere bakgrunnsvariablene Fakultet/hovedenhet og stillingstype og spørsmål om kritiske faktorer for å forbedre bruken av de administrative systemene. Man ble bedt om å angi de tre mest kritiske faktorene med følgende resultat: Forbedret funksjonalitet i enkeltsystemer 44.2% Forbedret integrasjon mellom systemer 33.4% Forbedret opplæring 31.2% Forbedret brukerstøtte 25.1% Forbedret praksis og rutiner 23.7% Forbedret nettsider om systemene 19.5% Fakultetsvis var svarene som grafen viser. Merk at TF og DIV hadde få respondenter. UV skiller seg ut, eller er det små utslag mellom fakultetene her: 20