Prosjektplan. Regjeringens reiselivsstrategi. Destinasjon Norge Strukturprosjektet. Versjon 1.2. Prosjektplan Side 1 av 19

Transkript

1 Prosjektplan Regjeringens reiselivsstrategi Destinasjon Norge Strukturprosjektet Versjon 1.2 Prosjektplan Side 1 av 19

2 Endringslogg Her oppsummeres endringer til dette dokumentet: Versjon Dato Beskrivelse Utført av Revidering versjon Eigil Rian Revidering av tekst pkt 9, oppgave 6 Eigil Rian Endring 4.6, mandat for de regionale prosjektgruppene (eierskapsmodell) Mads C. Nakstad 1.2 Godkjent prosjektplan Prosjektplan Side 2 av 19

3 Innhold 1. EN BEDRE REISELIVSSTRUKTUR DEFINISJONER AV RÅD OG PROSJEKTGRUPPER I TILKNYTNING TIL STRUKTURPROSJEKTET PROSJEKTETS MANDAT ØNSKET RESULTAT FOR STRUKTURPROSJEKTET PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSOMRÅDER STRUKTURPROSJEKTETS RESSURSER KOMMUNIKASJONSPLAN TIDSPLAN PROSJEKTETS OPPGAVER RISIKOFAKTORER...18 Prosjektplan Side 3 av 19

4 1. En bedre reiselivsstruktur Regjeringen lanserte sin reiselivsstrategi, Destinasjon Norge, i april Strategien har tre konkrete mål og tre konkrete innsatsområder. Knyttet til innsatsområdet organisering er en restrukturering av organiseringen av norsk reiseliv et tiltak. NHD har igangsatt et eget prosjekt for dette arbeidet, som beskrives i denne prosjektplanen. Oxford Research kartla i 2009 bruken av offentlige midler til reiselivsnæringen i Norge. Resultatene fra denne kartleggingen er samlet i rapporten "Reiselivsmilliarden", som er én av flere utredninger som ligger til grunn for at reiselivsstrategien Destinasjon Norge tar initiativ til å iverksette dette prosjektet. Regjeringen er opptatt av at midlene som bevilges over offentlige budsjetter benyttes på en mest mulig effektiv måte. Dette gjelder også de midlene som direkte og indirekte går til å finansiere ulike deler av reiselivsstrukturen i Norge. Det er behov for en organisasjonsmodell for fremtidens reiselivsnæring som gir en mer effektiv bruk av private og offentlige ressurser og som skal bidra til å skape en mer lønnsom og bærekraftig reiselivsnæring. Det er spesielt tre områder for en fremtidig struktur for reisemålsselskapene i Norge som er avgjørende for dette prosjektet: Tydeligere fordeling av ansvars- og arbeidsoppgaver. En definisjon av hvilke selskapsstrukturer som er ønskelig, mulige og hensiktsmessig. En robust og langsiktig finansieringsmodell for en ny organisatorisk løsning. Restrukturering av landets reisemålsselskaper Nærings og handelsdepartementet (NHD) har startet et femårig prosjekt for å gjennomføre en restrukturering av landets reisemålsselskaper. Departementet har nedsatt et Strukturutvalg som referanse- og koordineringsgruppe for arbeidet, og har nedsatt seks prosjektgrupper én for hvert regionalt område. De regionale prosjektgruppene skal lede arbeidet med å etablere en regional struktur med regionale selskaper og tilhørende destinasjonsselskaper. Et viktig element i strukturprosjektet er at prosjektet har lokal forankring i reiselivsnæringen, det fylkeskommunale og kommunale virkemiddelapparatet og i de ulike politiske miljøer. Prosjektet har derfor oppnevnt prosjektgruppene med tilknyttning til prosjektets definerte mulige eller eksisterende regioner, Nord-Norge, Midt-Norge, Fjord-Norge, Sør- Norge, Fjell-Norge og Øst-Norge. Valget om å opprette regionale grupper er også basert på at det er den mest hensiktsmessige, effektive og beste måten å gjennomføre et så omfattende prosjekt på for å sikre god framdrift i prosjektet. Prosjektgruppene er satt sammen av deltagere fra små og store reiselivsbedrifter, reiselivsorganisasjoner, kommuner og fylkeskommuner. Prosjektgruppene skal utarbeide en forretningsplan for en ny struktur i sine respektive landsdeler. Forretningsplanene skal inneholde: Forslag til konkret organisasjonsstruktur og tilhørende ansvars- og arbeidsoppgaver. Prosjektplan Side 4 av 19

5 Beskrivelse av nødvendig antall destinasjonsselskaper og deres geografiske avgrensning. Skisse til fremgangsmåte for å etablere en ny struktur. Forslag til en robust finansieringsmodell som gjør strukturen levedyktig over tid. Målgruppen for denne prosjektplanen er alle som er involvert i prosjektet. Planen skal gi en tydelig beskrivelse av målsetninger, leveranser, organisering, roller, fremdrift og risiko for prosjektet. En prosjektplan tilpasset hvert regionale område skal utarbeides i etterkant av denne prosjektplanen. 2. Definisjoner av råd og prosjektgrupper i tilknytning til strukturprosjektet. Strukturutvalg: Rådgivende gruppe for strukturprosjektet med representanter fra fylkeskommuner, kommuner, reiselivsorganisasjoner og reiselivsnæringen. Strukturutvalget er oppnevnt av, og godkjent av, politisk ledelse i NHD. Regional prosjektgruppe: Arbeidsgruppe for en region med representanter fra fylkeskommuner, kommuner, reiselivsorganisasjoner og reiselivsnæringen. Regionalt selskap: Selskap som betjener reiselivsnæringen i et definert geografisk område. Destinasjonsselskap: Selskap som skal betjene et definert antall reisemål, produkter, attraksjoner og reiselivsnæring innen et geografisk område innenfor det regionale selskapet. 3. Prosjektets mandat Regjeringen lanserte i april 2012 den nasjonale reiselivsstrategien, Destinasjon Norge. Strategien har følgende mål: Økt verdiskaping og produktivitet. Flere helårs arbeidsplasser og mer solide bedrifter, særlig i distriktene. Flere unike og kvalitativt gode opplevelser som tiltrekker seg gjester med høy betalingsvillighet. For å nå målene i strategien rettes innsatsen inn mot tre områder: Organisering Opplevelses- og reisemålsutvikling Salg og markedsføring Reiselivsstrategien er beskrevet i eget dokument. Dokumentet er tilgjengelig som trykksak og ligger i tillegg på NHDs nettside Prosjektplan Side 5 av 19

6 En bedre reiselivsstruktur er et av strategiens sentrale tiltak under innsatsområdet organisering. Organiseringsarbeidets mål er å: Etablere et hensiktsmessig antall regionale selskaper i løpet av 2 år. Etablere et bærekraftig finansielt system for den nye strukturen i løpet av 2 år. Etablere minst ett regionalt selskap med ny eierstruktur i løpet av 2 år. Gjennomføre strukturprosessen i hele Norge i løpet av 5 år. Den nye strukturen skal kunne betjene reiselivsnæringens aktører bedre og på en mer effektiv måte enn det dagens struktur gjør, og på denne måten bidra til økt lønnsomhet i reiselivsnæringen. Hensynet til reiselivsnæringens behov skal være førende i arbeidet med hver regions forretningsplan. Den nye strukturen for regionale selskaper med tilhørende destinasjonsselskaper må være relativt lik i alle landsdeler, men med tilstrekkelige muligheter til å ivareta regionale variasjoner og lokale forhold. Det vil være prosjektgruppenes ansvar å komme frem til den endelige organiseringen av eget regionalt selskap og tilhørende destinasjonsselskaper. Det kan finnes flere ulike modeller for hvordan en eierstruktur kan se ut og bli implementert i de enkelte regionale områder. Det kan også tenkes flere ulike eierskapsmodeller for både regionale selskap og destinasjonsselskap og at en eierskapsmodell har flere ulike tilknytningsformer for reiselivsnæringens aktører hvorav eierskap bare er én slik form. NHD har startet et arbeid for å utrede ulike modeller for organisering av en eierskapsstruktur for de nye regionale selskapene og deres tilhørende destinasjonsselskaper. Prosjektgruppene vil i løpet av arbeidet bli forelagt ulike aktuelle modeller for organisering av regionale selskap med tilhørende destinasjonsselskaper som skal benyttes i arbeidet med forretningsplanen for hver region. Å få på plass en robust langsiktig finansieringsmodell for en ny struktur er en problemstilling som er lik for alle regionale områder. NHD har derfor iverksatt et arbeid for å kartlegge ulike finansieringsmodeller for den nye strukturen med prioritet på hvordan de offentlige midlene kan innrettes på en lovlig måte og hvordan pengestrømmene kan koordineres bedre og mer effektivt. Mandat for de regionale prosjektgruppene De regionale prosjektgruppenes mandat er å utarbeide en konkret forretningsplan for sitt regionale selskap. Forretningsplanen som skal utarbeides skal beskrive: Ansvars- og arbeidsområder for det regionale selskapet med tilhørende destinasjonsselskap. Kompetanseprofil og -behov i det regionale selskapet med tilhørende destinasjonsselskap. Bemanningsbehov og organisasjonsstruktur i det regionale selskapet med tilhørende destinasjonsselskap. Bestemme grensene for det regionale selskapet uavhengig av fylkes og kommunegrenser og antall tilhørende destinasjonsselskap med hvilke reisemål som skal tilhøre hvert av destinasjonsselskapene. Langsiktige robuste finansieringsmodeller for selskapene. Samarbeidsmodeller for de regionale selskapene. Budsjetter for det regionale selskapet med tilhørende destinasjonsselskap. Økonomiske besparelser og gevinster ved ny struktur. Prosjektplan Side 6 av 19

7 Nødvendige tiltak med en fremdriftsplan, kommunikasjonsplan og mål for å etablere ny struktur. Beskrivelse av ønskede resultater og økonomiske mål. For å kunne utarbeide forretningsplanen på riktig grunnlag, vil det være behov for kunnskap, informasjon, statistikk og analyser. Det er forretningsplanen som utgjør grunnlaget for å gjennomføre strukturendringene. Prosjektgruppene må derfor: Innhente kunnskap, informasjon, statistikk og analyser gjennom interne og eksterne prosesser. Kartlegge, vurdere og eventuelt implementere allerede løpende og gjennomførte prosesser som er i tråd med strukturprosjektets målsetninger. Det er fra NHDs side avsatt midler som skal bidra til denne type prosesser. Midlene skal bidra til å finansiere arbeid som skal gi kunnskap, analyser og informasjon som er nødvendig for strukturendringsprosessen. Det må søkes NHD om tildeling av midler, og søknadene må være initiert av prosjektgruppene eller andre knyttet til strukturprosessen. 4.0 Ønsket resultat for strukturprosjektet Den nye strukturen skal sikre en mer effektiv bruk av både offentlige og private ressurser. Det skal skje ved at strukturen betjener reiselivsnæringens aktører bedre og på en mer effektiv måte enn det dagens struktur gjør, og gjennom denne bidra til økt lønnsomhet i reiselivsnæringen. Organisatorisk skal det etableres en struktur bestående av seks regionale selskaper for hhv. Nord-Norge, Midt-Norge, Fjord-Norge, Sør-Norge, Fjell-Norge og Øst-Norge. Disse skal betjene reiselivsaktørene i tilhørende region. Det skal også etableres et nasjonalt samarbeidsforum mellom disse selskapene, eventuelt i regi av Innovasjon Norge som også skal koordinere sitt arbeid med den nye strukturen. Operative mål: En forretningsplan for hvert regionalt selskap i løpet av 2 år. Etablere 6 regionale selskaper. Etablere et bærekraftig finansielt system for strukturen i løpet av 2 år. For minst ett regionalt selskap skal strukturen med tilhørende destinasjonsselskaper være på plass i løpet av 2 år. Strukturprosessen skal være gjennomført i løpet av 5 år. 5.0 Prosjektorganisering og ansvarsområder Prosjektets organisering er: Prosjektplan Side 7 av 19

8 Prosjekteier: NHD Prosjektleder: Eigil Ulfsøn Rian, NHD. Prosjektsekretariat: Mads Christffer Nakstad. NHD,(Kaluna Nordic) Prosjektstøtte: NHD seksjon Reiseliv. Prosjektgrupper med prosjektgruppledere: Nord-Norge, Eigil Rian (midlertidig). Midt-Norge, Per Lund. Fjord-Norge, Tore Gautesen. Sør-Norge, Reidar Fuglestad. Fjell-Norge, Vidar Svanemyr. Øst-Norge, Knut Aandal. Rådgivende gruppe for strukturprosjektet: Strukturutvalget. Samarbeidspartnere og rådgivende organisasjoner : Innovasjon Norge, RLU(Reiselivsutvalget),KS, NHO, Virke, Hanen, Forum for Reiseliv Rapportering Prosjektets ledelse vil rapportere utviklingen av prosjektet til NHDs ledelse iht til kommunikasjonsplanen i pkt 7. Det er etablert et prosjektstyringssystem, Trello, som alle prosjektdeltagere vil bli invitert inn i. Systemet oppdateres løpende av sekretariatet og vil gi informasjon om fremdriften i prosjektet til enhver tid. Det er innført et fildelingssytem, Ensafer, (sikkerhetsmessig godkjent av DSS) som gjør all dokumentasjon i prosessen tilgjengelig for alle prosjektdeltagere i et lukket system. 6. Strukturprosjektets ressurser Strukturprosjektet er finansiert av NHD gjennom særskilt bevilgning, i 20 beløper den seg til 12 mill. kroner. Prosjekteier (NHD) har ansvaret for å sikre tilstrekkelig finansiering av prosjektet i prosjektets løpetid. Prosjektet er bemannet med en prosjektleder i full stilling gjennom hele prosjektets løpetid, og et prosjektsekretariat bestående av minst 0,5 årsverk. Det vil være behov for ulik kompetanse og størrelse på sekretariatet gjennom prosjektets løpetid, og det etableres derfor ikke et fast sekretariat for prosjektet i hele dets løpetid. I 20 støttes prosjektleder av et innleid sekretariat som utgjør ca. 50 pst. stilling i perioden april til desember. I tillegg deltar representanter for prosjekteier (ansatte i reiselivsseksjonen) i gjennomføring av prosjektet etter behov. Prosjektplan Side 8 av 19

9 Prosjektleder skal melde fra til prosjekteier dersom han mener prosjektets ressurser, økonomiske og/eller bemanningsmessige, ikke er tilstrekkelig til å gjennomføre prosjektet iht. denne prosjektplan. 7.0 Kommunikasjonsplan Når Hvem skal informeres Hva skal informeres/gjøres Hvem har ansvaret Hvert kvartal Reiselivsnæring og reiselivsorganisasjoner i regionen Infomøter Prosjektgruppeleder (PGL), NHD Hvert kvartal Fylkeskommuner (politisk og administrativt nivå) Infomøter PGL/NHD Halvårlig Kommuner Infomøter PGL/NHD Ved behov Presse, lokal/sentral pressemelding/intervju NHD Hvert tertial NHDs ledelse Prosjektsammendrag og status iht tidsplan NHD Etter avtale Deltagere i konferanser mm. Foredrag /presentasjoner om prosjektet NHD Prosjektplan Side 9 av 19

10 8.0 Tidsplan Prosjektmøter 02/ 03/ 04/ 05/ 06/ 08/ 10/ 11/ 12/ 02/ 14 03/ 14 04/ 14 05/ 14 06/ 14 08/ 14 10/ 14 11/ 14 12/ 14 Fremdriftsplan Tema Oppg. 1 Bestemme ansvar og arbeidsoppgaver. Oppg. 2 Oppg. 3 Oppg. 4 Oppg. 5 Oppg. 6 Oppg. 7 Oppg. 8 Oppg. 9 Oppg. 10 Oppg. 11 Oppg. 12 Oppg. Bestemme kompetanseprofil og behov. Bestemme bemanningsbehov. Kartlegge behov for kunnskap og analyse for strukturprosessen. Starte ulike prosesser for kunnskapsinnhenting. Bestemme ny organisasjonsstruktur og geografiske områder. Utarbeide forslag til eierskapsmodell. Utarbeide forslag til robust langsiktig finansieringsmodell. Fastsette kvalitative og økonomiske mål for prosessen. Bestemme omstruktureringstiltak. Budsjettere ny org. struktur. Etablere realistisk tidsplan for prosessen. Utarbeide kommunikasjonsplan for implementeringsprosessen. Utarbeide forretningsplan forhver region med tilhørende destinasjonsselskaper. Utarbeide plan for innsalg av forretningsplan og forankring av prosessen. Oppg. 14 Plan for videre framdrift. Alle forretningsplaner skal være ferdig innen utgangen av 2014 Det vil bli utarbeidet en tidsplan for videre fremdrift i god tid før dette arbeidet er fullført. Ny tidsplan blir lagt til prosjektplanen høst Farveforklaring: Gult: under arbeid. Grønt: avsluttet. Prosjektplan Side 10 av 19

11 9.0 Prosjektets oppgaver Oppgave 1: Bestemme arbeidsoppgaver og ansvar til de regionale selskapene med underliggende struktur. Innhold: Gruppene skal bestemme hvilke arbeidsoppgaver som skal ligge hos de regionale selskapene og i de tilhørende destinasjonsselskaper i en ny struktur. Det skal som en del av oppgaven utarbeides en beskrivelse av hvilke målgrupper/ kunder selskapene skal betjene. Hvordan Tidsplan Juni 20. Hver av prosjektgruppene skal utarbeide arbeidsoppgaver og arbeidsfordeling mellom selskapene inklusiv en beskrivelse av grensesnittet til Innovasjon Norge på ulike arbeidsoppgaver og ansvar. Forslaget skal være en del av forretningsplanen for hver region. Prosjektgruppene. Oppgave 2: Definere kompetansebehov og -profil for alle arbeidsområder i de regionale selskapene med tilhørende destinasjonsselskaper. Hvordan Når arbeidsoppgavene for de regionale selskapene og destinasjonsselskapene er bestemt skal prosjektgruppene bestemme kompetansebehov og profil for de ulike arbeidsområdene i hvert regionalt selskap med tilhørende destinasjonsselskap. Oppgaven er en del av forretningsplanen for hver region. Tidsplan: Juni 20. Prosjektgruppene. Oppgave 3: Definere bemanningsbehov i de ulike selskapene. Hvordan Tidsplan: August 20. Annet: Bestemme bemanning for å kunne utføre arbeidsoppgavene og tjenestene det regionale selskapet og destinasjonsselskapene skal levere til sine målgrupper/kunder. Del av forretningsplanen for hver region. Bemanningsbehovet skal bestemmes uavhengig av dagens bemanning. Prosjektgruppene. Prosjektplan Side 11 av 19

12 Oppgave 4: Kartlegge ulike behov for kunnskap, analyser og informasjon som er nødvendig for strukturendringsprosessen. Iverksette informasjons og kunnskapsinnhentninger, informasjonsinnsamlinger etc. som er nødvendig for strukturendringsprosessen. Innhold: Definere ulike behov for kunnskap, analyser og informasjon som er nødvendig for strukturendringsprosessen. Innhente ulike informasjons og kunnskapsinnhentninger, informasjonsinnsamlinger etc. som er nødvendig for strukturendringsprosessen om det er naturlig at det gjennomføres av NHD. Kunnskap, analyser og informasjon som er nødvendig for strukturendringsprosessen. Kartlegging av eksisterende undersøkelser som er nyttige for prosessen og distribusjonen av disse. Eventuell utarbeidelse av leveransespesifikasjoner, anbud, bakgrunnsmateriell, etc. som er nødvendig for å utarbeide relevante og riktige anbudspapirer til leveranser fra eksterne leverandører som skal utføre oppdrag innenfor dette området. Hvordan Annet: Tidsplan: Vurdere relevansen i ulike søknader fra andre som vil gjennomføre undersøkelser, analyser og informasjonsinnhenting som er relevant for strukturendringsprosessen. Vurdere behov for undersøkelser og iverksette undersøkelser som det er naturlig gjennomføres av NHD. NHD, prosjektgruppene. NHD og prosjektgruppene vil være førende i dette arbeidet, men ulike prosesser kan beskrives, søkes om midler til og gjennomføres av alle som har tilknytning til strukturendringsprosessen og kan motta støtte under forutsetning av at prosjektet ligger under kriteriene for incentivordningen NHDs sekretariat vil være ansvarlig for egne bestillinger. Lov om offentlig anskaffelse legges til grunn for alle anskaffelser som foretas med bruk av midler fra NHDs incentivordning. Våren 20 til prosjektet er ferdig. Oppgave 5: Definere grensene for de ulike regions og destinasjonsselskap og bestemme forslag til ny organisasjonsstruktur. Hvordan Strategiplanen definerer 6 områder, Nord-Norge, Midt-Norge, Fjord- Norge, Sør-Norge, Fjell-Norge, Øst-Norge som en regional oppdeling av norsk reiseliv. Prosjektgruppenes oppgaver er uavhengig av fylkes og kommunegrenser å definere grensene for hvert regionalt selskap, antall destinasjonsselskaper som er optimalt innenfor regionen og hvilke områder(reisemål), attraksjoner, produkter etc. som skal ligge under destinasjonsselskapene i den definerte regionen. Med bakgrunn i definisjonen av arbeidsoppgaver, kompetanse, bemanningsbehov og grenser for de ulike selskapene, gi forslag til en ny organisasjonsstruktur. Er en del av forretningsplanen for hver region. Tidsplan: Vår Prosjektplan Side 12 av 19

13 Annet: Grensene skal fastsettes uavhengig av tidligere oppdelinger. Strukturen skal bestemmes uavhengig av dagens organisasjon og bemanning. Prosjektgruppene. Oppgave 6: Utarbeide forslag til eierskapsmodell. Hvordan Innhold: Annet: Behovet for bindende og langsiktig samordning mellom de ulike nivåene i organisasjons og driftsmodellen er åpenbar. NHD vil utarbeide forslag til samordningsmodeller basert på integrering av ressurser, kompetanse og drift gjennom eierskapsmodeller og/eller langsiktige forpliktende samarbeidsavtaler mellom de ulike nivåene i organisasjonsmodellen. Samordningen skal ta utgangspunkt i at de regionale selskapene besitter spisskompetanse innen sitt geografiske område og forvalter de statlige tilskuddsordningene. Del av forretningsplanen for hver region. Forslag til eierskapsmodell og forpliktende samarbeidsavtaler. NHD vil ta hovedansvaret for å utarbeide relevant eierskapsmodell og forpliktende samarbeidsavtale som alternative integreringsmodeller. Tidsplan: Vår NHD, prosjektgruppene. Oppgave 7: Utarbeide forslag til en robust langsiktig finansieringsmodell. Hvordan Med utgangspunkt i en mulig robust langsiktig offentlig grunnfinansiering av de regionale selskapene og destinasjonsselskapene i regionene, skal det utarbeides forslag til finansieringsmodell. NHD vil arbeide med mulige forslag til en langsiktig finansieringsmodell som skal være underlag for prosjektgruppenes arbeid. Prosjektgruppene skal utarbeide endelig forslag som del av foretningsplanen for hver region. Innhold: Annet: Forslag til langsiktig finansieringsmodell. NHD vil i felleskap med de andre departementene som bidrar med offentlig støtte til reiselivet se på mulighetene til å sikre en robust langsiktig grunnfinansiering av den nye strukturen. NHD,prosjektgruppene. Tidsplan: Høst 20 / Vår Prosjektplan Side av 19

14 Oppgave 8: Fastsett økonomiske mål for prosessen Innhold: Hvordan Etter at oppgavene 1-9 er ferdig behandlet, fastsette endrings-, økonomiske og kvalitative mål som skal være resultatet av strukturprosessen. Beskrivelse av hvilke elementer og verktøy som er nødvendige for å kunne måle resultatene av prosessen. Prosjektgruppen skal utarbeide en ferdig plan for omstrukturering som en del av forretningsplanen for hver region med økonomiske mål. NHD vil bidra med å fremskaffe nødvendig kunnskap for å kunne utføre oppgaven. Annet: Det bør innhentes ekstern kunnskap om hvordan dette kan måles og evalueres. NHD vil vurdere om kunnskapen kan innhentes sentralt for alle prosjektgrupper. Prosjektgruppene. Tidsplan: Vår Oppgave 9: Bestemme omstruktureringstiltak Hvordan Med bakgrunn i definisjonen av arbeidsoppgaver, kompetanse og bemanningsbehov, og organisasjonsstruktur som er utarbeidet av prosjektgruppene, er neste steg en tiltaksplan for omstrukturering av reiseselskapene i regionen. Ferdig plan for omstrukturering som en del av forretningsplanen for hver region. Innhold: Annet: En komplett tiltaksplan for omstruktureringsprosessen med beskrivelse av tiltak, tidsplan, gjennomføring, konsekvenser etc. Planen skal inneholde alle forhold som feks. kommunale og fylkeskommunale vedtak, ansettelsesavtaler, leieavtaler etc. som vil påvirke omstruktureringsprosessen og som det må tas hensyn til i en endringsprosess. Prosjektgruppene. Tidsplan: Juni Oppgave 10: Utarbeide budsjett til ny organisasjonsstruktur. Med bakgrunn i definisjonen av arbeidsoppgaver, kompetanse og bemanningsbehov, og organisasjonsstruktur, budsjettere kostnadene for den nye strukturen. Prosjektplan Side 14 av 19

15 Hvordan Prosjektgruppens skal utarbeide et budsjett som en del av forretningsplanen for hver region. Innhold: Annet: Utarbeide et fullstendig budsjett for den nye organisasjonsstrukturen for hver region med tilhørende destinasjonsselskaper. Budsjettet skal være et driftsbudsjett for selskapene i regionen. Prosjektgruppene. Tidsplan: Høst Oppgave 11: Fastsette en realistisk tidsplan og utarbeide en kommunikasjonsplan for gjennomføringen av strukturendringsprosessen. Innhold: Med basis i oppgavene 1-10, som i sum definerer den nye strukturen som skal implementeres, sette en realistisk aktivitets- og tidsplan for gjennomføring av strukturendringsprosessen og utarbeide og oppdatere en kommunikasjonsplan sentralt og regionalt for gjennomføringen av prosessen og implementeringen av forretningsplanene. Planen må inneholde en beskrivelse av hvilke aktiviteter som må gjennomføres av hvem, hvor og når for å implementere den nye strukturen. Herunder skal inngå oversikt over aktuelle lokal- og regionalpolitiske beslutninger som må fattes, samt hvilke transaksjoner som må gjennomføres for å få etablert det eierskap o.a. som er besluttet. Kommunikasjonsplanen skal beskrive hvordan strukturprosessen skal kommuniseres til hvem og når. Hvordan Annet: Ferdig tidsplan med beskrivelser av tiltak, milepæler, kommunikasjon mm. Tidsplanen må være knyttet opp mot de andre elementene i planen og være bygget på den tid det vil ta å gjennomføre en prosess på en forsvarlig og lovlig måte. NHD har primæransvaret for kommunikasjonplanen. All mediekommunikasjon skal så langt det er mulig koordineres med NHDs kommunikasjonsavdeling. Prosjektgruppene. Tidsplan: Vår 2014/høst Oppgave 12: Utarbeide en forretningsplan for hver region med tilhørende destinasjonsselskaper i den nye strukturen. Utarbeide en forretningsplan for hver av de 6 regionene. Innhold: Planen skal inneholde organisasjonsstruktur,forslag til eierskap og finansieringsmodell. Planen skal bestemme kompetanseprofil og kompetansebehov i de regionale selskap og i destinasjonsselskap som tilhører regionen. Planen skal Prosjektplan Side 15 av 19

16 bestemme ansvarsområder, arbeidsområder, funksjoner, bemanningsbehov etc. i de ulike selskapene. og skal beskrive tiltak, framdriftsplan og mål for å gjennomføre endringene og synliggjøre økonomiske besparinger og gevinster samt inneholde kvalitative, kvantitative og økonomiske mål. Annet: Planen skal være komplett og inneholde alle elementer i prosjektplanen ferdigbehandlet av de respektive prosjektgrupper. Prosjektgruppene i Nord-Norge, Midt-Norge, Fjord-Norge, Sør-Norge, Fjell-Norge, og Øst-Norge. Tidsplan: Høst Oppgave : Utarbeide plan for innsalg av forretningsplan og forankring av planen hos alle som er berørt av prosessen. Målgruppe: Innhold Når en ferdig forretningsplan er utarbeidet for alle 6 regioner må planen forankres hos de som blir berørt av omstruktureringen. Forretningsplanen skal selges inn hos næring, fylkeskommuner, kommuner, i det politiske apparatet og til alle andre berørte aktører. Det er viktig at planen forankres på riktig nivå og i riktig rekkefølge i reiselivsnæringen, reiselivsorganisasjoner, fylkeskommuner og kommuner på administrativt og politisk nivå. Alle som har behov for å bli informert i forbindelse med lanseringen av forretningsplanen og gjennomføringen av strukturendringsprosessen. Plan for forankring av prosessen hos alle berørte parter, eller som har behov for informasjon om prosessen. Tiltak, tid og stedsplan for innsalg av forretningsplanen. NHD, prosjektgruppene i Nord-Norge, Midt-Norge, Fjord-Norge, Sør- Norge, Fjell-Norge og Øst-Norge. Tidsplan: Høst 2014 Oppgave 14: Plan for videre framdrift i prosjektet. Målgruppe: Innhold Kostnader: Prosjektet er tenkt avsluttet i Når forretningsplanen er ferdig utarbeidet og presentert bør det foreligge en detaljert plan for videre fremdrift av implementeringsprosessen i prosjektet. Alle parter som er berørt av prosessen Tids og handlingsplan. NHD, Prosjektgruppene i Nord-Norge, Midt-Norge, Fjord-Norge, Sør- Norge, Fjell-Norge og Øst-Norge. Iht. til innsalgsplan. Tidsplan: Desember 2014 Prosjektplan Side 16 av 19

17 9.0 Grensesnitt mot andre aktører og prosjekter Prosjektgruppenes oppgaver og mål er de samme for de ulike regionene. I alle regioner, og for den sentrale prosjektledelsen, vil samarbeid med andre prosjekter /aktører være en viktig del av forretningsplanen. Tabellen under viser ulike aktører/prosjekter som vil være aktuelle: Aktør/prosjekt Initiativeier/prosjekteier Beskrivelse av grensesnitt Innovasjon Norge Cruiseprosjektet Innovasjon Norge Norwegian Convention Bureau NCE Innovasjon Norge NCB Fjord-Norge Arbeidsoppgaver som skal utføres av Innovasjon Norge og arbeidsoppgaver som skal utføres av de regionale selskapene i framtiden. Samarbeid i MICEE markedet. RLU (Reiselivsutvalget) NHD Forankring hos reiselivsnæringens organisasjoner. Ulike Arena prosjekt Arena prosjekt knyttet til reiseliv. Andre departementer FIN, KRD, LMD, FKD Disse bidrar med finansiering av reiselivsutvikling, og er sentrale i arbeidet med å få en ny stabil og forutsigbar finansiering på plass. Fylkeskommuner og kommuner Reiselivsnæringens aktører KS og alle landets fylkeskommuner og kommuner. Store og små aktører i alle relevante bransjer over hele landet. Deltakere i prosjektets grupper og utvalg. Er eiere av dagens strukturer. Både fylkeskommuner og kommuner kan komme til å måtte gjennomføre politiske prosesser og beslutninger knyttet til implementering av den nye strukturen. Deltakere i prosjektets grupper og utvalg. Er eiere av dagens strukturer. Må beslutte deltakelse i ny struktur. 10. Risikofaktorer Følgende faktorer er diskutert sammen med strukturutvalgets medlemmer som mulige risikofaktorer for prosjektet. Listen er i uprioritert rekkefølge. Riskovurdering : 3= høy, 2= middels, 1 =lav. Sannsynlighet: S Konsekvens: K Farvekoder: Grønn, liten risiko. Gul, middels risiko. Rød, stor risiko. Risikobeskrivelse S K Risiko (SxK) Far- ge- Tiltak Prosjektplan Side 17 av 19

18 kode Utydelig kommunikasjon fra NHD internt til nedsatte utvalg og grupper, og eksternt til andre forankringspunkter, interessenter og mediene. Utilstrekkelig forankring av prosjektets mål og arbeid før og under prosessen til reiselivsnæring, reiselivsorganisasjoner og nasjonale, regionale og lokale myndigheter. Prosjektet blir for altoppslukende restruktureringsarbeidet pågår samtidig som hverdagen fortsetter; reiselivsnæringen skal produsere reiselivstjenester og øvrig reiselivspolitikk. Relevante tiltak fra virkemiddelapparatet må ikke bli stilt på vent i påvente av at prosessen skal bli gjennomført Rammebetingelsene for næringen må være stabile underveis i restruktureringsprosessen nasjonale, regionale og lokale myndigheter må opprettholde sitt engasjement i reiselivsnæringen. Eventuell skiftende politisk ledelse på ulike forvaltningsnivåer må ikke endre på rammene for prosjektet. De finansielle rammebetingelsene for den nye strukturblir ikke stabil og forutsigbar. Tiden det tar å gjennomføre prosjektet og synliggjøringen av gevinstene blir for lang. Det er en utfordring at næringen er så fragmentert det må tas valg som alle aktører, store som små, kan akseptere. Lokale politiske miljøer støtter ikke opp om prosessen At kunnskap som tilegnes gjennom prosjektet i pro Utviklet kommunikasjonsplan. Klare retningslinjer for kommunikasjon. Samarbeid med NHDs kommunikasjonsavdeling Regelmessig informasjon til alle grupperinger. Detaljert kommunikasjonsplan. Landsdekkende presentasjoner på relevante møter, konferanser mm under hele prosessen.resentasjoner for det lokale offentlige og politiske apparat Viktig å informere fylkeskommuner, kommuner og resten av virkemiddelapparatet om at all daglig virksomhet skal fortsette under prosessen. Skal være integrert del av kommunikasjonsplanen for prosjektet Viktig å forankre prosessen politisk på alle nivå Arbeid med de ulike departementene og andre berørte parter om langsiktig finansiering og samordning og tildelte midler. Viktig at rammebetingelsene ikke endres under prosjektets gang Til enhver tid forankre prosessen og informere aktivt om utvikling og resultater. Være pådriver for effektivt arbeid i prosessen Informasjon om prosessen så det er tilstrekkelig kunnskap til enhver tid både i det lokale offentlige og politiske apparat Informasjon om og involvering i prosessen så det er tilstrekkelig kunnskap til enhver tid både i det lokale offentlige og politiske apparat Det er NHD og sekretariatets oppgave og ansvar å sørge for kunn- Prosjektplan Side 18 av 19

19 sjektperioden ikke formidles tilfredsstillende. Det fellesskapet prosjektet skal resultere i, må oppleves og realiseres under hele prosessperioden. Ikke tilstrekkelig god mediehåndtering underveis i restruktureringen. Mangel på riktig kompetanse på ulike nivåer. Lokale vedtak og beslutninger som kan hindre gjennomføringen av prosessen. Eksisterende selskapers forpliktelser overfor ansatte, leieforhold o.a. må ivaretas i transformasjonen til ny struktur. Lokale ansettelsesforhold, leieavtaler etc. kan forsinke strukturendringene Prosjektets rammebetingelser endres. skapsdeling og informasjon Høy oppmerksomhet. Samarbeid med NHDs kommunikasjonsavdeling Fokus på kompetanse ved sammensetning av ulike grupper og utvalg i prosjektet. Prioritere rekrutteringsarbeid når forretningsplan skal implementeres, slik at ansatte i ny struktur har riktig kompetanse Viktig å kartlegge slike vedtak og beslutninger under arbeidet med forretningsplanen Viktig å kartlegge slike forhold under arbeidet med forretningsplanen Viktig å sikre at de økonomiske rammebetingelser for gjennomføring av prosjektet forblir uendret uavhengig av politisk ledelse. Prosjektplan Side 19 av 19