Den 8. mars 2012 ble det avholdt IDF-møte mellom administrasjonen og tjenestemannsorganisasjonene.

Transkript

1 Møtebok fra IDF-møte 8. mars 2012 Den 8. mars 2012 ble det avholdt IDF-møte mellom administrasjonen og tjenestemannsorganisasjonene. Til stede Fra organisasjonene Fra administrasjonen Eldbjørg Schøn FF Ann Elisabeth Wedø Gunhild Salvesen (bisitter) FF Ragnvald Thilesen Anne Thorsen Akademikerne Live K. Pedersen Eva Andresen Parat Jorid Bodin sak 26/12 Anne Reidun Dahl NSF Nina Faye Fjeldberg sak 26/12 Ingunn Haavardsholm (bisitter) NSF Elin Corneliussen sak 27/12 Anders Schjelderup Lyng NTL Brita Bye Randi Gavelstad (bisitter) NTL Høgskoledirektøren ledet møtet. IDF 25/12 Godkjenning av innkalling og dagsorden Akademikerne forespurte om det var greit at TMO har med bisitter til møtene. Høgskoledirektøren svarte at det er det opp til den enkelte organisasjon å vurdere dette. FF ba om at innmeldt sak til 29/12 utsettes pga sykdom. NTL opplyste om at deres sak til 29/12 er informasjonssak fra administrasjonen. Informasjon: IDF 26/12 Presentasjon av IS-programmet informasjonssikkerhetsprogrammet Jorid Bodin og Nina Faye Fjeldberg presenterte fagområdet og programmet. Presentasjonen er vedlagt møteboken. Organisasjonene mente dette var meget interessant, og et viktig område for høgskolen å ta tak i. Høgskoledirektøren sa at dette er et viktig område, og at det gjennom arbeidet har kommet fram mye interessant og tankevekkende informasjon. Bodin oppfordret alle om å melde i fra om man mister f.eks. nøkler eller minnepenn som kan gi tilgang til sensitiv informasjon. IDF 27/12 Presentasjon av resultatene fra FAB-piloten Elin Corneliussen presenterte resultatene fra FAB-prosjektets pilotområder tilsetting og timeplanlegging. Presentasjonen er vedlagt møteboken. Flere av de 6 prosessveilederne i prosjektet har nå sluttet ved HiOA, og nye ressurspersoner må inn idet videre arbeidet. Høgskoledirektøren sa at det er viktig for høgskolen å bygge denne kompetansen internt og ikke kjøpe eksterne tjenester. Det har derfor gått ut sterke oppfordringer til dekanene og fakultetsdirektørene om å finne disse ressursene. 1

2 Prosjektgruppen har lagt fram forslag til nye og bedre prosesser med konkrete forslag til tiltak for begge pilotområdene. Kartleggingen av tilsettingsprosessen har synliggjort mange uproduktive punkt. Corneliussen understreket at dette ikke handlet om at saksbehandlerne er uproduktive, men om ventetid ofte forbundet med ansvarsoverføring. NTL og NSF mente tidlig booking av tid for intervjuer var positivt. TMO representantene må tas med i denne prosessen for å sikre deres deltagelse. Bonusordning som insentiv for å overholde tidsfrister var de skeptiske til, og uansett - først må man se om en ny prosess faktisk fungerer. NSF var positive til en sakkyndig utvalg-pool, og framhevet også forslaget om å sile søkerne før oversending til sakkyndig utvalg. FF støttet forslaget om å utelate sakkyndig utvalg i enkelte tilsettingsprosesser. Kartlegging av timeplanleggingsprosessen har synliggjort mangel på prosess eller riktigere; veldig individualiserte prosesser. Men Corneliussen berømmet de som var med inn i arbeidet med å forbedre prosessen for imponerende evner til å se løsninger, og for mange gode forslag til løsninger. Mye av det som ligger i forslaget til ny prosess er hentet fra Kjeller. Corneliussen presiserte at spesialbehov, herunder pedagogiske behov, vil bli hensyntatt. Ønsker om spesielle tidspunkt av bekvemmelighetssyn er ikke foreslått prioritert. På spørsmål fra FF bekreftet Corneliussen at gruppebasert undervisning vil bli hensyntatt. Akademikerne mente forslagene var gode. FF pekte på behovet for samkjøring av undervisning. Romkapasiteten på studiested Pilestredet kan ikke utnyttes fullt ut før undervisningstimene starter på likt. På begge oppgaveområdene har de aller fleste bidragsyterne gitt gode tilbakemeldinger på de fremlagte forslagene. NTL mente likevel det er viktig å se på de motforestillingene som var fremkommet, og ba om å få informasjon om disse. Corneliussen har lagt disse med i den vedlagte presentasjonen. NTL påpekte at TMO tidligere har gitt beskjed om, og er blitt gitt lovnad om, at de skal inn i dette prosjektarbeidet. Dette har ikke skjedd. Corneliussen ba om tilbakemeldinger fra TMO om hvordan de ønsker å delta. FAB-prosjektet vil komme tilbake som ny sak for IDF-møtet når det foreligger forslag til hvilke områder som skal gjennomgås i neste runde. IDF 28/12 Administrasjonen informerer - LOK 2012 arealforhold ved HiOA, jf. S-sak 1/12 j) Ragnvald Thilesen informerte om LOK 2012 prosjektet, og la frem hovedaktivitet- og framdriftsplan for de fire delprosjektene, A. AA/P32 B. LUI C. P46 D. Kjeller 2

3 Han opplyste om at dette er den ferskeste informasjonen. Parat sa at TMO har tilkjennegitt ønske om kontor- og grupperom som organisasjonene kan benytte i sitt arbeid. Thilesen bekreftet at dette står på listen over rombehov. Forsinkelsene i P32 gjør at det for noen grupper må finnes midlertidige løsninger. NSF ba om at det må søkes unngått at folk må flytte to ganger, og at løsningene for studentene må bli den beste. FF støttet NSF. De ba samtidig om at man slipper lignende arbeidsmiljøbelastninger som ved flytteprosessen til P35. Thilesen sa det er viktige undervisningslokaler som ikke vil bli ferdigstilt før i oktober. Derfor vil det i perioden fra studiestart til medio oktober bli ekstra trykk på de øvrige undervisningslokalene. I forhold til midlertidige løsninger vil man prøve å normalisere problemene mellom annet gjennom å forlenge noen leieforhold. Statsbygg har iverksatt ekstra kvalitetssikringstiltak slik at alt er klart ved innflytting i P32. - Bemanningsplan for HiOA/ Innplassering av tidligere ledere Administrasjonen har valgt ikke å oppdatere bemanningsplanen etter desember Alt ligger i SAP og om TMO ønsker en oppdatert liste er det bare å melde ifra, så vil det bli kjørt ut en slik. NTL påpekte at det de var interessert i var å se resultatet etter fusjonen, om den oppsatte bemanningsplanen har blitt påvirket. NTL sa at de også ba om en oversikt over avtaler som er inngått med de tidligere lederne, også de som har sluttet ved høgskolen. Oversikt over innplassering av tidligere administrative ledere var ettersendt til TMO. Thilesen informerte om at i de tilfellene hvor tidligere ledere nå er blitt seniorrådgivere er det inngått avtaler. Det er ikke inngått noen avtaler med tidligere administrative ledere som har sluttet. Akademikerne minnet administrasjonen på at TMO skal informeres om nytilsettinger, samt at de tidligere har blitt lovt informasjon om hvem som går ut av organisasjonen. Administrasjonen beklaget at dette ikke var blitt fulgt opp. Høgskoledirektøren informerte om at ny forskningsdirektør er tilsatt, han vil tiltre i stillingen over sommeren. - AFI/NOVA Høgskoledirektøren sa at det ikke er gjort endringer i forhold til høringsdokumentet, og hun tydeliggjorde at det her er snakk om en virksomhetsoverdragelse og ikke en fusjon. Videre sa hun at det i utredningen var lagt inn en del forutsetninger som man i ettertid har sett var uheldige. Hvilke strategiske vinninger høgskolen vil få ved å tilknytte oss disse forskningsområdene burde i større grad være løftet. Man har også valgt å bruke noe mer tid på denne saken, - Strategiprosessen Fase 2 av Strategiprosessen er nå i gang, og Forventnings- og rammenotat er utsendt til alle enheter. Notatet vil bli sendt ut til TMO. - Opphør av forhåndsinnbetaling for kopier (ref.: sak 18/12 - redusert semesteravgift ) Det har vært ulike ordninger i forhold til materialavgift for studenter ved HiO og HiAk, og man har ønsket felles praksis. Materialavgiften ved HiO har dekket kopikostnader og utskriftskvoter for studentene. Slik forhåndsbetaling har høgskolen ingen hjemmel for å praktisere. 3

4 Høgskoledirektøren sa at det ikke er gått noen instruks til fakultetene om at det ikke lenger er anledning til å ta kopier til utdeling til studentene som en del av undervisningen. FF ønsker at saken vurderes på nytt. Saken settes opp til IDF-møtet 19. april. - Turn-over / Eksterne konsulenter NTL og Parat har i tidligere møter forespurt om turnover ved høgskolen etter fusjonen. De ønsker en generell analyse av hva som har skjedd, om det er iverksatt tiltak og om sluttsamtaler er iverksatt. Høgskoledirektøren sa at man nå setter i gang med medarbeiderundersøkelsen som TMO tidligere har vært informert om, og man håper å få gjort gode målinger som gir mulighet for oppfølging på områder hvor det er utfordringer. NTL har tidligere trukket frem avdeling for HR, hvor flere medarbeidere har sluttet. NTL har fått tilbakemeldinger om at dette har hatt sammenheng med bruk av eksterne konsulenter i stedet for å gjøre bruke av den fagkompetansen som allerede er i avdelingen. Videre sa NTL at det for å produsere en reklamefilm for HiOA også er valgt å bruke eksterne på et område hvor fagkunnskapen allerede finnes i organisasjonen uten at disse er gitt mulighet for å bidra i prosessen. FF påpekte at også Avdeling for IKT har mistet solide fagfolk. Her bekreftet både høgskoledirektøren og NTL at problemene er tatt tak i, og at forholdene er i bedring. Høgskoledirektøren sa spørsmål vedrørende HR-avdelingen vil det være riktigere å ta opp når HR-direktøren er tilstede. Han var dessverre ikke til stede i møtet og saken settes derfor opp til et senere møte. NTL påpekte at det ikke var bra at HR-direktøren ikke møtte. Høgskoledirektøren kjente ikke til omstendighetene rundt produksjonen av HiOAs reklamefilm. Høgskoledirektøren sa videre at en turnover-statistikk for høgskolen er interessant, og vil kunne løfte bevisstgjøringen i forhold til dette. Hun sa at administrasjonen vil se på hvilke muligheter som ligger innenfor SAP-systemet for å hente ut slike rapporter. IDF 29/12 TMO informerer - Akademikerne: Barnehageplasser ved HiOA Akademikerne sa at man bør kartlegge behovet for barnehageplasser som en del av høgskolens livsfasepolitikk. Høgskolen vil med bakgrunn i alderssammensetningen blant de tilsatte ha store rekrutteringsutfordringer i årene fremover og Akademikerne mener et slikt tilbud på sikt vil kunne gjøre høgskolen mer attraktiv «full barnehagedekning» løser ikke problemene for alle, logistikk kan blant annet være en stor utfordring i forhold til denne rettigheten. Høgskoledirektøren ønsker å innhente ferske tall fra SiO på området, og saken tas opp igjen i møte 19.april. Drøfting: IDF 44/11 Ressurser til de tillitsvalgte For høgskoledirektøren var det viktig at TMO ble enige om fordelingen av grunnressursene. 4

5 FF foreslo i utgangspunktet 30 % grunnressurs, men kunne gå med på 40 % grunnressurs til alle dersom FF innvilges en tilleggsressurser tilsvarende 15 % for å kunne opprettholde sin aktivitet. NTL, NSF og Akademikerne støttet FFs forslag men mente den nye situasjonen med to campus rettferdiggjør en endring i fordelingen av grunnressursene. Parat støttet i utgangspunktet administrasjonens forslag om en grunnressurs på 60 %, men valgte likevel å støtte FFs forslag. Partene ble enige om en grunnressurs på 40 %, med et tillegg til FF på 15 %. Administrasjonen gjorde oppmerksom på at ressursene gis til avgivende enhet til dekning av vikarer. Dekningen gis etter et standardbeløp. NSF påpekte at det standardbeløp som ytes i noen tilfeller er lavere enn de faktiske lønnstrinn den HTV innehar. Administrasjonen ville se på saken. De har i etterkant av møtet blitt informert om at standardbeløpet er gjennomsnittsberegnet til kr ,- pr. helårsverk pr. hovedtillitsvalgt. FF forespurte om utlegg til reiser i forbindelse med møter i IDF. Administrasjonen svarte at hovedtillitsvalgte kan sende reiseregninger på slike utlegg til Avdeling for HR. FF spurte videre om dekning av økte telefonutgifter som følge av at de nå befinner seg på ulike campus, og at de av jobbmessige årsaker iblant må bruke egen telefon. HiAk hadde en ordning med dekning av telefonutgifter mot regning. Administrasjonen vil se på hvilken praksis som finnes på området, og vil komme tilbake til saken i IDF-møtet 19. april. Brita Bye 9. mars