KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN BRØD OG BAKERIVARER - ALLE FYLKER EKSL. NORDLAND, TROMS OG FINNMARK

Transkript

1 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 13 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA BRØD OG BAKERIVARER - ALLE FYLKER EKSL. NORDLAND, TROMS OG

2 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 13 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Forsvarets logistikkorganisasjon Kjøperen og brukere av rammeavtalen Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Kontaktperson Spørsmål under anskaffelsesprosessen Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Sosialt og etisk ansvar TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Retur av tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Sosiale og etiske krav Internkontrollsystem for kvalitetssikring TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterier... 13

3 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 13 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO, Divisjon for forsyning, driftsanskaffelsesavdelingen. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalene er følgende avdelinger: Forsvarets kjøkken 1.3 Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet Forsvaret ønsker å inngå rammeavtale med en leverandør for å dekke Forsvarets behov for forsyning av Brød og bakerivarer til Forsvarets avdelinger i alle fylker eksl. Nordland, Troms og Finnmark. Gode rammeavtaler for leveranse av proviant er et viktig element i Forsvarets fokus på en god og enhetlig forpleiningstjeneste. Virkeområdet vil være leveranser av Brød og bakerivarer til Forvarets egne drevne kjøkken i alle fylker eksl. Nordland, Troms og Finnmark.

4 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 13 Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del II Vedlegg A Leveringsomfang, og Del II Vedlegg E Kravspesifikasjoner. Rammeavtalen vil ha en varighet på 3 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen med inntil 12 måneder, til sammen maksimalt 4 år. Rammeavtalen har en estimert verdi på ca. kr nok eks mva. over fire år. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn, og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), DEL I og Del III 14-1 (1), jfr 15-1 og Konkurransen vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Ved åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom konkurranse, jfr. FOA 21-1 Forhandingsforbudet ved anbudskonkurranser. Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) er tilgjengelig på: Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 Avtalebestemmelser

5 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 13 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Kl 14:00 Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Tildeling av rammeavtalen Karenstid Kontraktsignering Vedståelsesfrist Rammeavtalen trer i kraft Kontaktperson Kjøperens kontaktperson for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter: Linda Stoll Telefon: Mobiltelefon: E-post: lstoll@mil.no 2.3 Spørsmål under anskaffelsesprosessen Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige og sendes på e-post til porteføljeforvalter Linda Stoll (lstoll@mil.no) med referanse: Spørsmål Brød og bakerivarer - alle fylker eksl. Nordland, Troms og Finnmark. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer.

6 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Sosialt og etisk ansvar Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av pkt.4 Krav til leverandøren. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

7 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 13 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I - Vedlegg A. 2 Skatteattester jfr. punkt HMS erklæring, jfr. punkt Firmaattest, jfr pkt Organisasjon og kapasitet, jfr. punkt Finansiell og økonomisk stilling, jfr. punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt Morselskapsgaranti, jfr. punkt Liste over referanser, jfr. punkt Egenerklæring på oppfyllelse av DEL II - Vedlegg H Leverandørens samfunnsansvar og Vedlegg K - Etisk egenerklæring jfr. pkt Internkontrollsystem for kvalitetssikring, jfr. punkt Prismatrise, jfr.del II - Vedlegg B1 13 Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jfr. DEL II -Vedlegg E 14 Underleverandører, jfr. Del II - Vedlegg J 15 Kurs og kompetanseplan, jfr. Del II Vedlegg O 16 Leverandørens produktkataloger. 17 Liste over leverandørens glutenfrie varesortiment (brød og bakerivarer). 18 Prisliste over leverandørens økologiske produktsortiment 19 Eventuelle forbehold, jfr. punkt Eventuell taushetsbelagt informasjon. 21 Annen relevant informasjon.

8 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med BRØD OG BAKERIVARER - ALLE FYLKER EKSL. NORDLAND, TROMS OG og Leverandørens navn. 3. Tilbyder skal levere tilbud i 2 eksemplarer. 4. Permene skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark som klart skiller hvert punkt. 6. Sidene skal ikke være stiftet. 7. Tilbudet skal være på norsk Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på minnepinne (2 stk). I tilfelle motstrid har papirversjon forrang foran digitalversjon Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være forsvarlig pakket i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: BRØD OG BAKERIVARER - ALLE FYLKER EKSL. NORDLAND, TROMS OG tilbyders navn På baksiden: Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/DIV FORS/DAA/F&S Postboks Kjeller Att: Linda Stoll, BRØD OG BAKERIVARER - ALLE FYLKER EKSL. NORDLAND, TROMS OG

9 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/DIV FORS/DAA/F&S fetveien Kjeller Att: Linda Stoll 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen , Kl 14: Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold skal inntas som et eget punkt i tilbudet. 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere mottatte tilbud. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt.

10 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. Del I Vedlegg B: HMS egenerklæring skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Beskrivelse av leverandørens organisasjon, ledelse og kapasitet. Under kapasitet skal leverandøren også redegjøre for sitt distribusjonsapparat.

11 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styreog revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet er oppfylt. Dersom Leverandøren må støtte seg på underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskravet, skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon på at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos angitte underleverandører, f.eks. ved å fremlegge en signert forpliktelseserklæring om dette fra underleverandørene, samt vedlegg J Samarbeidspartnere og underleverandører legges ved. For det tilfelle at Leverandør støtter seg på sitt moderselskap for oppfyllelse av kravet, skal vedlegg F - Morselskapsgaranti benyttes og legges ved tilbudet. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at Leverandøren har tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke. Leverandøren må være forberedt på å tillate Kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. En liste over de tre viktigste leveransene av Brød og bakerivarer fra de siste tre år. Listen skal inneholde en kort presentasjon av leveransen, verdi, tidspunkt, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i Del II - Vedlegg H Leverandørens samfunnsansvar og

12 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 13 Vedlegg K Etisk egenerklæring FD. 4.7 Internkontrollsystem for kvalitetssikring KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal besitte relevant internkontrollsystem for sin virksomhet. Dette systemet skal minst dekke: A. IK- MAT (Iht. forskrift om internkontroll). B. IK-HMS (Iht. Forskrift om HMS) C. Sporbarhets- og tilbakekallingsprosedyrer Eller tilsvarende Leverandørene bes beskrive og dokumentere hvilket internkontrollsystem /er de følger, alternativt legge ved dokumentasjon på ekstern sertifisering. Dersom leverandøren ikke er sertifisert av en tredje part, må det dokumenteres at kravene er opprettholdt på tilsvarende og tilfredsstillende måte. Leverandøren skal beskrive hvilke kvalitetsstandarder de bruker, eventuelt hvilke ISO-standarder eller tilsvarende de bruker, samt om de er tilknyttet følgende eller andre produsent- og leverandørstandarder. Kvalitetsstandard omfatter en implementert miljøpolicy som blant annet nevner de mest betydelige miljøaspektene: Rutiner for å sikre at alle lover og forskrifter som virksomheten omfattes av overholdes Rutiner for opplæring av personalet i miljøspørsmål Rutiner for oppfølging, evaluering, og forbedringsarbeid Rutiner for avvikshåndtering Rutiner for rapportering Leverandøren skal redegjøre for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Det skal legges fram dokumentasjon for hva slags standard leverandør bruker: ISO Standarder 9001 og ISO HACCP (Hazard Analysis (and) Critical Control Point) British Retail Consortium Standards (BRC Global Standard for Food Safety Issue 5) Debio økologisk produksjon EMAS-registrering Alternativt kan andre tilsvarende ordning/løsninger fremlegges.

13 DEL 1 - REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 13 av 13 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering i henhold til tildelingskriteriene beskrevet nedenfor. For samtlige tildelingskriterier benyttes det en skala for score Score 10 gis til beste tilbud, og konkurrerende tilbud gis en forholdsmessig lavere score 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier TK1 Pris Under tildelingskriteriet Pris vil Oppdragiver evaluere på bakgrunn av tilbudte priser i Del II vedlegg B1- Prismatrise. Tilbudte priser av alle produkter oppgitt i prismatrisen vil bli summert. Vekt % 50 Tilbyder med lavest totalsum vil få høyest score. TK2 Kvalitet Under tildelingskriteriet Kvalitet vil Oppdragsgiver evaluere kvaliteten på et utvalg av tilbudte varer i Del II Vedlegg B1 Prismatrisen (jfr. B2 Evaluering av næringsinnhold). Evaluering skjer på bakgrunn av næringsinnhold oppgitt i innlevert varedeklarasjoner (jfr. B2 Evaluering av næringsinnhold), underkriteriet er vektet 20 % Evaluering av produkter innlevert til smakstesting (jfr. Del II Vedlegg Q Smakstesting), underkriteriet er vektet 30 % 50 Tilbyder med best kvalitet vil få høyest score.