KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 12 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Innfordringstjenester

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Forsvarets logistikkorganisasjon, Lønnsadministrasjon og Regnskapsadministrasjon Kjøperen og brukere av rammeavtalen Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Sosialt og etisk ansvar TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold Avvik fra minstekrav (kravspec) Retur av tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Sosiale og etiske krav TILDELINGSKRITERIER... 12

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 12 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon, Lønnsadministrasjon og Regnskapsadministrasjon Forsvaret består i dag av ca personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og ca ved mobilisering. Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet og Cyber Forsvaret inngår i Forsvaret. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. FLO s oppgaver er å understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet, Luft- og Cyberforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Forsvaret bruker SAP som økonomisystem. Det opplyses om at det ikke er mulig å sende data/informasjon direkte inn i Forsvarets IKT-systemer. Forsvarets Lønnsadministrasjon (FLA) er fagansvarlig innenfor prosessene lønn, reise og flytting i Forsvaret. Hovedoppdraget er å bidra til forsvarlig forvaltning innenfor dette fagfeltet. FLA er også Forsvarets kompetansesenter innenfor de nevnte fagområdene. FLA er gjennom instruks tillagt et helhetlig og faglig ansvar for å gjennomføre lønnsprosessen for Forsvaret. I dette ligger bl.a. beregning av lønn, tillegg og reise-/ flytterelaterte godtgjørelser samt å produsere Forsvarets lønnsregnskap. FLA har også ansvar for å føre hjemmelskontroll og for å kreve tilbake eventuelt for mye utbetalt lønn eller godtgjørelser. Forsvarets Regnskapsadministrasjon (FRA) skal ivareta rollen som prosessleder regnskap for hele Forsvaret. Dette innebærer at FRA har helhetlig og faglig ansvar for å gjennomføre regnskapsprosessen og derigjennom produsere Forsvarets regnskap. 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Stab ØS, avdeling Driftsanskaffelser. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalen (e) er følgende avdelinger: Forsvarets lønnsadministrasjon (FLA) Forsvarets Regnskapsadministrasjon (FRA) Forsvarsmateriell (FMA) Disse skal kunne gjøre avrop på avtalen på samme linje som Forsvaret selv.

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av Om anskaffelsen Formål og varighet Formålet med denne anskaffelsen er å møte Kjøpers behov for innfordringstjenester. Innfordringstjenester innebefatter blant annet: - Mottak, registrering, start av sak hos Leverandør. - Oppsøk - Møte i forliksråd - Juridisk bistand i følge med spørsmål uklarheter rund innfordring - Besvarelse av spørsmål av generell karakter rundt innfordring - Juridisk bistand ifølge med forhandlinger i retten - Forfølging av krav (overvåking) - Behandling av gjeldsordningssaker - Opplæring og kurs i emner/fag som naturlig inngår i innfordringstjenester Denne listen er ikke utømmende. Tjenester/ytelser som naturlig faller innunder overnevnte punkter og innfordringstjenester generelt skal omfattes av avtalen. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del II Vedlegg A Leveringsomfang. Rammeavtalens varighet vil være 4 år Omfang og verdi Med kontraktens omfang menes her gjennomsnittlig antall saker/avrop på kontrakten per år. Statistisk har FLA og FRA siste 3 år henholdsvis 20 og 96 saker pr år. Snittbeløp på FLAs krav siste 3 år: kr ,- Snittbeløp på FRAs krav siste 3 år: kr ,- Fordeling av krav (for FLA) mellom privat og foretak er etter beste skjønn anslått å være 98 % rettet mot private, og 2 % rettet mot foretak. Av krav rettet mot private, har det i stor grad vært krav om tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn som har vært den største andelen (ca %). Da Forsvaret fokuserer mye på internkontroll har denne posten minket betydelig de siste tre-fire år. Kravene som har vært rettet mot foretak har vært få, og det er derfor vanskelig å beskrive disse. Det er generelt mange usikre krav, da det primært dreier seg om feilutbetalinger av lønn og lignende. Forsvaret har noen saker til overvåkning som er i snitt 3 måneder gamle. I snitt går det ca saker i året til overvåkning. Det er normalt 5-10 saker i året hvor innfordringstjenesten vil rette seg mot personer/foretak i utlandet. Det er ikke mulig å gi noe spådom om hvilke land som er aktuelle.

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 12 Den samlede verdien av kravene er estimert til ca. 17 millioner NOK fordelt over 4 år. Det understrekes at dette ikke er en omsatt verdi mellom Oppdragsgiver og Tilbyder. Det er estimert at det er ca saker i året, som kan bli sendt fra Forsvaret til Tilbyder. Den anslåtte verdien mellom Oppdragsgiver og Tilbyder i året antas å være mellom ca NOK. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpe- eller oppdragsplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Et vanlig scenario som beskriver Forsvarets rutiner er som følger: Forsvaret oppdager en feil, sender melding om feil utbetaling til vedkommende som har fått for mye penger (skyldner). Skyldneren har 14 dager på å ta kontakt hvor skyldneren enten a) godkjenner kravet og innbetaler i form av trekk i lønn eller andre måter, eller b) bestrider kravet og Forsvaret må saksbehandle kravet. Hvis Forsvaret ikke hører noe fra skyldneren innen svarfristen på 14 dager, blir purring sendt med 14 dagers frist. Etter utløpt frist blir saken oversendt inkasso. Forsvaret ilegger ikke purregebyr på inkassovarslene. Enkelte detaljer i Forsvarets rutiner kan variere ut ifra sakstype Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjøres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II. Rammeavtalen gjelder innfordringstjenester, herunder blant annet juridisk rådgivning og bistand i forbindelse med innkreving av pengekrav. Dette er «uprioriterte tjenester» jfr. FOA 2-1 (5) jfr. FOA vedlegg 6 kategori 21 og kategori 27, jfr. motsetningsvis vedlegg 5 kategori 6. Derfor skal anskaffelsen gjennomføres etter FOA del I og del II, selv om rammeavtalens verdi overstiger EØS-terskelverdien angitt i FOA 2-2 (1) annet punktum. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse jfr. FOA 5-1.

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Vedlegg C: Referanseskjema Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er kontraktsbestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Kontraktsbestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 - Kontraktsbestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Kl. 12:00 Tilbudsåpning Kl. 12:30 Tilbudsevaluering Tildeling av rammeavtale Kontraktsignering Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Merkantilt ansvarlig Løytnant/Jurist Henrik Nicolaisen Mobil: E-post: henicolaisen@mil.no

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 12 Merkantil støtte Major Georg Nicolay Beichmann Kaltenborn Telefon: Mobil: Telefaks: E-post: gkaltenborn@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes skriftlig på e-post til Løytnant Nicolaisen, med Major Kaltenborn i kopi. Spørsmålene skal være merket med referanse: Spørsmål INNFORDRINGSTJENESTER. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin.no. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Sosialt og etisk ansvar Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes å informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av pkt. 4.6 Sosiale og etiske Krav til leverandøren, jfr. Del II Vedlegg H Corporate Responsibility og Del II Vedlegg K Etisk egenerklæring FD..

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 12 For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I Vedlegg A. 2 Skatteattester jf punkt HMS erklæring, jf punkt Firmaattest, jfr pkt Finansiell og økonomisk stilling, jf punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt Utfylt egenerklæring på oppfyllelse av «Corporate Responsibility, samt utfylt «Etisk Egenerklæring For» jfr. pkt Prismatrise, jf punkt 5 10 Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jf punkt Eventuelle forbehold eller endringer til avtalebestemmelsene, jfr. pkt Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf punkt Annen relevant informasjon 3.2 Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Innfordringstjenester og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet.

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Antall kopier Tilbudet skal leveres i tre originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes forsvarlig i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: På baksiden: Innfordringstjenester tilbyders navn Tilbyders returadresse 3.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning FORSVARETs Rammeavtalesenter Postboks Kjeller Att: Henrik Nicolaisen Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning/DAA/Felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Henrik Nicolaisen 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen frist beskrevet i punkt Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til , kl 12: Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbyderen å tilby parallelle løsninger/produkter/tjenester innenfor de krav Kjøperen har stilt. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen.

10 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt Avvik fra minstekrav (kravspek) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning. Del II Vedlegg D Kravspesifikasjon skal fylles ut som beskrevet i vedlegget Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom det benyttes underleverandører til utførelse av leveransen, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt- og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 3 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av

11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 12 leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i Del I vedlegg B skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren må ha tilstrekkelig organisatorisk kapasitet Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandør må beskrive sin organisasjon og kapasiteter. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Kredittvurderingen fra anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 3 mnd. Ovennevnte informasjon skal også leveres for morselskap Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap eller Leverandørens komplette årsregnskap (inkludert noter med styre- og revisjonsberetning) for år 2010 og Komplett årsregnskap for 2009 kan aksepteres som alternativ for 2011 årsregnskap Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Leverandør skal levere skjema fra minimum tre referansekunder, som bekrefter lignende leveranser fra de siste tre år. Skjema for referanser (Del I Vedlegg C Erklæring fra referansekunder) skal nyttes. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt.

12 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 12 Leverandør må dokumentere minimum 3 års erfaring fra innfordringstjeneste. 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i Del II Vedlegg H Corporate Responsibility og Del II Vedlegg K Etisk egenerklæring FD. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Pris på varen skal fremgå av Del II Vedlegg B - 1 Prismatrise. Tildelingskriterie Vekt % TK1 Pris 100 % Nærmere om tildelingskriteriene: TK1, pris (100 %): Grunnlaget for vurderingen vil være den totalsum som fremkommer i Del II, bilag BI Prismatrise. Leverandøren med lavest totalpris vil score høyest, de andre leverandørene vil bli gitt en relativt vektet score ut fra beste (lavest priset) leverandør.