KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 12 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Revisjonsstyring (slettes ved inngåelse av kontrakt) Utgitt av: Trine Reitehaug 29. april 2016 Revisjonsnummer Dato. Henvisning Revidert av 1 2

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Forsvarets logistikkorganisasjon Kjøperen og brukere av rammeavtalen Om anskaffelsen - leveranseomfang Konkurransegrunnlagets organisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Tilbyderkonferanse Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Taushetsplikt og offentlighet KRAV TIL TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative og parallelle tilbud Forbehold Retur av tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Skatter og avgifter Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner ABSOLUTTE KRAV AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Evaluering Tildelingskriterier Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling... 12

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 12 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Etterretningstjenesten, Forsvarets Spesialstyrker, Heimevernet, Cyberforsvaret, Forsvarets sanitet og Forsvarets Logistikkorganisasjon. Denne anskaffelsen gjennomføres av Forvarets logistikkorganisasjon (FLO). FLO vedlikeholder alt materiell til Forsvaret, og forsyner Forsvaret med riktig utstyr og nødvendige tjenester. FLO er den organisasjonen i Forsvarets som følger materiellet gjennom levetiden med vedlikehold og oppgradering, og til slutt avhending av materiell. 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Stab ØS, avdeling Driftsanskaffelser. Heretter betegnet «Oppdragsgiver». Inngåelsen av rammeavtalen er på vegne av flere offentlige virksomheter, heretter benevnt «kjøper». Kjøper under rammeavtalen er følgende avdelinger: Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) Forsvarsmateriell Forsvarsbygg (FB) (ved opsjon) Forsvarets Forskningsinstitutt (FFI) (ved opsjon) Forsvarsdepartementet (ved opsjon) Eventuelt andre nyopprettede etater underlagt FD (ved opsjon). Kjøper skal kunne gjøre avrop på avtalen på samme linje som Oppdragsgiver selv. 1.3 Om anskaffelsen - leveranseomfang Forsvarssektoren er en dynamisk sektor hvor det er behov for ulike typer konsulenttjenester. Denne anskaffelsen gjelder konsulenttjenester innen prosjektfaget, prosjektledelse og støtte. Kjøper gjennomfører til enhver tid en stor rekke prosjekter med ulik kompleksitet og innhold. Prosjektene spenner fra teknologiprosjekter for anskaffelse og ombygging av materiell til organisasjonsutviklingsprosjekter for gjennomføring av blant annet strukturelle endringer i organisasjonen. De mest komplekse prosjektene stiller store krav til kunnskap og erfaring innen en rekke kompetanseområder under fagfeltet prosjektledelse. Fagområder som omfattes av fagfeltet prosjektledelse og -støtte er: Prosjektledelse og -støtte Teknologiledelse og LCC styring Usikkerhetsstyring Kvalitetsstyring/kvalitetsledelse Informasjonssikkerhetsledelse

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 12 Det vil være behov for bistand gjennom alle prosjektfasene. Det er også behov for å få implementert og overført kunnskap om prosjektledelse, så det vil hele veien være nødvendig å ha fokus på erfaringsoverføring og kursing av Kundens eget personell. Forsvaret bruker i dag PRINSIX som metodeverktøy innen prosjektstyring Avrop på rammeavtalen parallelle rammeavtaler Det skal inngås rammeavtale med maksimalt 8 leverandører. Inngåelse av rammeavtale innebærer ingen kjøpeplikt for Kjøper, eller at Leverandøren har krav på et bestemt volum eller leveranse. Rammeavtalene er ikke-eksklusive, som medfører at det er mulig for Kjøper å kunngjøre spesifiserte behov utenom avtalene, eller invitere leverandører fra andre parallelle rammeavtaler til samme gjenåpning/minikonkurranse. Kjøp av konsulenttjenester på grunnlag av rammeavtalen gjøres på følgende to måter: Avrop inntil ,- NOK eks mva.: Alle avrop inntil ,- NOK eks mva. kan leveres av A-leverandør. Utvelgelsen av A-leverandør skjer på bakgrunn av tildelingskriteriene, jf. Pkt Selv om avropet er inntil ,- NOK, foreligger det ingen plikt for Kjøper til å benytte A-leverandør og kan, dersom det finnes hensiktsmessig, gjennomføre en gjenåpning av konkurransen (minikonkurranse). Avrop over ,- NOK eks mva.: For avrop over ,- NOK eks mva. skal det gjennomføres en gjennomåpning av konkurransen (minikonkurranse). Tildeling av kontrakt skjer på bakgrunn av resultatutfallet etter gjennomført minikonkurranse jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 15-3 (3). Tilbudsinvitasjonen vil oversendes gjennom det til enhver tid benyttede elektroniske system for gjenåpning av konkurranse, p.t. KGV fra Visma. Tildelingskriteriene som skal benyttes er opplistet i avtalevilkårene. For den enkelte tildeling etter gjenåpning av konkurranse av rammeavtalen vil oppdragsgiver benytte bestilling iht. konkurransedokumentasjonens Del II SSA-O og SSA-B: - Mal for bestillingsforside - Statens standardavtaler om konsulenttjenester, Bistandsavtalen (SSA-B) - Statens standardavtaler om konsulenttjenster, Oppdragsavtalen (SSA-O) - Mal for bilag 1-6 til SSA-B/SSA Varighet og verdi Rammeavtalens varighet vil være to år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen (e) en eller flere ganger med inntil 2 [to] år. Rammeavtalens maksimale varighet inkludert opsjoner vil være 4 [fire] år. Rammeavtalenes totale verdi er estimert til Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters skiftende behov i avtaleperioden. Det presiseres igjen at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpsplikt.

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I og Del III 14-1, jfr. 15-1, 15-2 og Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) er tilgjengelig på: Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler. Del I omfatter gjeldende dokumenter i konkurransefasen, frem til en tildeling av kontrakt. Del II utgjør Oppdragsgivers kontraktutkast. Del I Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: Egenerklæring vandel Vedlegg C: Mal for CV-oppsett Vedlegg D: Ressursmatrise Vedlegg E: Referanseskjema Del II Avtalebestemmelser Del II inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring 29. april 2016 Tilbyderkonferanse 10. mai 2016 klokken 10 Møtereferat fra tilbyderkonferansen sendes Leverandørene 13. mai 2016 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 30. juni Tilbudsfrist 8. august 2016, kl Tilbudsåpning 8. august 2016 Tilbudsevaluering Uke 32-34

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 12 Tentativ dato for tildeling av rammeavtale Uke 35 Klagefrist Uke 36 Kontraktssignering Uke Tilbyderkonferanse Kjøperen vil arrangere en tilbyderkonferanse den 10. mai klokken 10, hvor det orienteres om hvordan konkurransegrunnlaget skal besvares. Sted for gjennomføring av tilbyderkonferansen vil bli Fetveien på Kjeller. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referatet fra tilbudskonferansen publiseres uten ugrunnet opphold i Doffin. Spørsmål som Leverandøren ønsker besvart under konferansen må oversendes merkantil saksbehandler senest 5. mai Alle spørsmål skal være skriftlige og på norsk. Tilleggsspørsmål kan imidlertid stilles på konferansen, men Kjøper kan ikke garantere at disse spørsmålene vil bli tilfredsstillende besvart på konferansen. Leverandøren må levere en liste til merkantil saksbehandler som navngir hans deltagere til konferansen ikke senere enn 1 dag før konferansen. Kjøperen forbeholder seg retten til å begrense antall deltagere fra hver leverandør. 2.3 Kontaktpersoner Oppdragsgivers kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: MERKANTIL SAKSBEHANDLER TOM. 24. mai 2016: Merkantil saksbehandler Trine Reitehaug Telefon E-post: treitehaug@u.forsvaret.no MERKANTIL SAKEHANDLER FRA 24. mai 2016: Merkantil saksbehandler Malene Haugen Telefon E-post: malhaugen@mil.no Alle merkantile spørsmål og henvendelser skal rettes til begge merkantil saksbehandlere til og med 24. mai Spørsmålene skal være skriftlige og merkes med følgende referanse: «Spørsmål Konsulent». Eventuelle spørsmål og svar vil bli meddelt skriftlig via kunngjøring av tilleggsinformasjon til konkurransen på Doffin. Tilbyder skal i forbindelse med denne anskaffelsen ikke kontakte andre personer i Oppdragsgivers organisasjon enn de over oppgitte kontaktpersonene. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Det anbefales at tilbydere holder seg oppdatert med eventuelle endringer vedrørende anskaffelsen på Doffin. 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør eller pådra oppdragsgiver økonomiske forpliktelser. 2.6 Taushetsplikt og offentlighet Oppdragsgiveren er bundet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Dette betyr at leverandørens forretningshemmeligheter eller annen informasjon som anses som taushetsbelagt etter forvaltningsloven ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående. Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandøren er gjort iht. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, og FOA 3-5. Dersom leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 3.1 nedenfor. I slike tilfeller bes det også om at leverandøren leverer sammen med tilbudet, en versjon av tilbudet hvor det taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova Krav til tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Del I Vedlegg A Tilbudsbrev 2 Skatteattester jfr. punkt 4.2. Firmaattest og egenerklæring om vandel, jfr. punkt Besvarelse av kvalifikasjonskravene i punkt Besvarelse av absolutte krav, del II Vedlegg 1 Leveransekrav, punkt 5 5 Priser, jfr. punkt Eventuelle forbehold, jfr. punkt Eventuell taushetsbelagt informasjon, jfr. punkt Eventuell(e) Forpliktelseserklæring(er), jfr. pkt

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 12 9 Annen relevant informasjon 3.2 Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med « » og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark merket med samme seksjonsnummer som følger av punkt 3.1 for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet Antall kopier Tilbudet skal leveres i 1 originalkopi. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM eller minnepinne. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes forsvarlig i lukket konvolutt/innpakning. Konvolutt/innpakningen skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud » 3.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud kan sendes til postadressen: FLO Stab Øs DA Seksjon for felles og støttesystemer Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Malene Haugen Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom klokken mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO Stab Øs DA Seksjon for felles og støttesystemer Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Malene Haugen 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 8. august 2016 klokken 1200.

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 3. oktober Alternative og parallelle tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative eller parallelle tilbud. 3.7 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Oppdragsgiver anbefaler leverandøren å benytte sin rett til å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget innenfor den frist som er oppgitt i punkt 2.1 i stedet for å inngi et tilbud med forbehold. Dersom leverandøren ønsker å ta risikoen med et eventuelt forbehold, skal forbeholdet angis presist og klart slik at Oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt Retur av tilbud Innsendt tilbud vil ikke bli returnert av Oppdragsgiver. 4 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle samtlige krav nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for oppfyllelse de krav som er stilt Forpliktelseserklæring Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på et annet foretak for oppfyllelse av krav fastsatt i konkurransegrunnlaget, skal det vedlegges en signert forpliktelseserklæring eller tilsvarende dokumentasjon fra det foretak som støtter leverandøren. Det skal fremkomme klart hvilket/hvilke krav i konkurransegrunnlaget foretaket vil støtte leverandøren på. Tilsvarende krav gjelder selv om det støttende foretaket er i samme konsern som leverandøren. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden. 4.2 Skatter og avgifter KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske Tilbydere: Attest utstedt av Skatteoppkrever eller Skatteetaten vedrørende: o o o Merverdiavgift Skatt og Arbeidsgiveravgift

10 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 12 For utenlandske Tilbydere: Utenlandske Tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal Tilbyder fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av Tilbyders økonomidirektør/økonomiansvarlig. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske Tilbydere: Firmaattest. Utenlandske Tilbydere: Bekreftelse på at Tilbyder er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor Tilbyder er etablert. Leverandøren skal ha god vandel. Leverandøren skal bekrefte dette ved å signere Del I Vedlegg C, egenerklæring om vandel. 4.4 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. Med tilstrekkelig kapasitet menes leverandørens tilgang til alle ressursnivå (junior-, seniorkonsulent, rådgiver, seniorrådgiver/partner som oppgitt i Del II Vedlegg 2 pris- og betalingsbetingelser). Leverandøren skal dokumentere at de har tilstrekkelig kapasitet ved å vedlegge én utfylt ressursmatrise over leverandørens ressurser som er aktuelle for gjennomføringen av leveransene. Minimum 10 og maksimum 30 (Del I Vedlegg C Ressursmatrise fylles ut). Kravet er stilt for å kunne vurdere leverandørens evne til å gjennomføre leveransene på rammeavtalen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig relevant kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen. Med kompetanse menes kunnskaper og ferdigheter (herunder formal- og FLO presiserer at det er ikke anledning til å oppgi ressurser i tilbudet som har vært ansatt i Forsvarssektoren de 2 siste årene. Leverandøren skal dokumentere at de har tilstrekkelig relevant kompetanse til å gjennomføre leveransene, ved å vedlegge én CV per ressurs oppgitt i ressursmatrisen, (Del I Vedlegg D Mal for

11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 12 realkompetanse). Med tilstrekkelig relevant kompetanse menes relevant i forhold til kompetansekravene oppgitt i Del II Vedlegg 1 Leveransekrav. Kravet er stilt for å kunne vurdere leverandørens evne til å gjennomføre leveransene på rammeavtalen. Leverandøren skal ha et etablert system for kvalitetsstyring. Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring fra lignende leveranser. CV). CV skal være maksimalt én side. FLO presiserer at det er ikke anledning til å oppgi ressurser i tilbudet som har vært ansatt i Forsvarssektoren de 2 siste årene. Dersom det foreligger en sertifisering, skal leverandøren legge ved dokumentasjon på dette. Dersom en sertifisering ikke foreligger, skal kvalitetssystemet beskrives. Leverandøren skal fylle ut vedlagt skjema jfr. Del I Vedlegg E Referanseskjema, for å dokumentere lignende leveranse(r) fra de siste 3 år. Dersom Leverandøren ønsker å dokumentere de oppgitte leveransene ytterligere, kan slik dokumentasjon beskrives på eget ark med presise henvisninger til referanseskjema. Kjøper forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte oppdragsgivere. Leveransemottakere skal på forhånd orienteres om en slik mulig kontakt. 5 Absolutte krav Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i Del II bilag 1 Leveransekrav. Å utelate oppfyllelse av de absolutte kravene vil kunne medføre avvising. 6 Avgjørelse av konkurransen 6.1 Evaluering Leverandører som har dokumentert at de oppfyller de kravene som fremkommer i konkurransegrunnlaget, herunder samtlige kvalifikasjonskrav og absolutte krav fremsatt som leveransekrav vil få sine tilbud evaluert i henhold til laveste pris. Kontrakten tildeles de 8 leverandørene som som scorer best på tildelingskriteriene Den leverandøren som scorer best, vil bli valgt som A-leverandør for hele rammeavtalens periode. Score 10 gis til laveste tilbud, og konkurrerende tilbud gis en forholdsmessig lavere score. 6.2 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekt % PRIS Med «pris» menes følgende: Utfylt prismatrise for basispris jfr. Del II Vedlegg 2 30

12 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 12 Evalueringen baseres på vektet timepris innenfor følgende priskategori/ressursnivå: Juniorkonsulent (10 %) Seniorkonsulent (10 %) Rådgiver (40 %) Seniorrådgiver/partner (40 %) PRIS Med «pris» menes følgende: Utfylt prismatrise for maksimalpris jfr. Del II Vedlegg 2 Evalueringen baseres på vektet timepris innenfor følgende priskategori/ressursnivå: Juniorkonsulent (10 %) Seniorkonsulent (10 %) Rådgiver (40 %) Seniorrådgiver/partner (40 %) Tilbudsregistrering Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av Kjøper. 6.4 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli foretatt av minimum to av Kjøperens representanter. Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 6.5 Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Kjøper informerer alle leverandørene skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles rammeavtale i rimelig tid før kontraktssignering. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og frist for tilbydere til å klage over beslutningen.