KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 11 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN

2 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Kjøperen og brukere av kontrakten Brukere av rammeavtalen Kontaktpersoner Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering Kunngjøring av anskaffelsen GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Veiledning til Leverandøren Fremdriftsplan Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Taushetsplikt og offentlighet KRAV TIL LEVERANDØREN - KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Krav til skatt og HMS Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Sosiale og etiske krav Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Opsjoner Forbehold og endringer Tilbakekalling eller endring av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Evaluering Tildelingskriterier Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Retur av tilbud... 11

3 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 11 1 Innledning 1.1 Kjøperen og brukere av kontrakten Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyningsavdelingen (FLO F) ved Driftsanskaffelsesavdelingen (DAA). FLO F DAA er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. DAA har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for kommersielle varer og tjenester. 1.1 Brukere av rammeavtalen Fokus, den tidligere Voksenopplæringen i Forsvaret, er en avdeling i Forsvarets Høgskole. Fokus er fordelt på 13 avdelinger over hele landet, som gir tilbud om sivil kompetanse til alle i Forsvaret, med spesiell vekt på vernepliktige og vervede. Fokus ønsker å tilby kurs/kompetanse innen spesielle bransjer eller ulike sertifiseringer, tilbud om å ta opp strykfag fra VGS både i studieforberedende fag og yrkesfag samt påbygning til generell studiekompetanse. Videre gir Fokus tilbud om fag på høgskole/universitetsnivå i tillegg til å gi stipend for utdanning utenom Fokus. Alle i målgruppene blir tilbudt karriereveiledning i løpet av sin tid i Forsvaret samt et jobbsøkerkurs før de slutter i Forsvaret. Fokus kontorene befinner seg ved følgende geografiske lokasjoner: Grensevakten, Kirkenes Skjold Bardufoss Setermoen Harstad (inkluderer Ramsund, Sortland, Andøya) Bodø Ørland Rena (Østlandet) (inkluderer Terningmoen og Jørstadmoen) Sessvollmoen (Østlandet) Oslo (Østlandet) Rygge (Østlandet) Rogaland/Agder (Vestlandet) Bergen (Vestlandet) FLO F DAA ber om tilbud innenfor de regioner som er oppgitt, på: Kursanskaffelser som gjengitt i Del II bilag 1, til bruk på de ulike Fokus-kontorene. 1.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er:

4 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 11 Porteføljeforvalter Trine Reitehaug Telefon Mobil telefon: Telefaks: E-post: treitehaug@u.forsvaret.no Leverandøren skal ikke kontakte andre personer vedrørende denne anskaffelsen. Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige på norsk med referanse: Spørsmål kursanskaffelser. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt via Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 1.3 Om anskaffelsen De ulike kursleveransene er beskrevet i konkurransedokumentenes Del II, Bilag 1. I dette bilaget har FLO spesifisert hvilke regioner det bes om tilbud på, av de ulike kursene. 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I Regler for anskaffelsen Del I inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del II Utkast til avtalebestemmelser Del II er utkast til rammeavtale inklusive krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del II inneholder følgende dokumenter: Rammeavtale for kursanskaffelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i del II rammeavtale 1.5 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( 1. mars Dette er en omtrentlig identisk utlysning som som ble avlyst februar De vesentligste endringer er markert med rød tekst, samt skjema for pris er vesentlig endret. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. april 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) er tilgjengelig på:

5 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av Veiledning til Leverandøren Kvalifisering For å kunne delta i konkurransen må Leverandøren oppfylle alle kvalifikasjonskravene som er nevnt i punkt 3. Se punktet for hvilken dokumentasjon som skal leveres Tilbudet Leverandøren skal basere sitt tilbud på avtalebestemmelsene som finnes i Del II Rammeavtale. Leverandøren må derfor sette seg inn i denne. Leveringsomfanget er definert i Del II Bilag 1. Leverandøren skal gi sine priser på leveringsomfanget i Del II Bilag 2 Pris og prisbestemmelser. Leverandøren skal utforme tilbudet sitt i henhold til kravene i punkt 4 nedenfor. 2.3 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN/TED 1. mars 2013 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 20. mars 2013 Tilbudsfrist 12. april 2013, kl 12:00. Tilbudsåpning 12. april 2013 Tilbudsevaluering Uke Tildeling av kontrakt Uke 19 Kontraktssignering Uke 21 Vedståelsesfrist 14. juni Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kjøperen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil umiddelbart sendes alle Leverandører som har registrert seg som interessenter på Doffin. 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Taushetsplikt og offentlighet Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Dette betyr at Leverandørens forretningshemmeligheter eller annen informasjon som anses som taushetsbelagt etter forvaltningsloven ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående.

6 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 11 Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort iht. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Kjøper er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Dersom Leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 4.1 nedenfor. Kjøper gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Kjøper er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova Krav til Leverandøren - kvalifikasjonskrav 3.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. 3.2 Krav til skatt og HMS KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. HMS egenerklæring i vedlegg B skal fylles ut. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører Firmaattest. Leverandører skal være godkjent eller sertifisert for å drive den aktuelle undervisningen. Link til, eller papirformat av dokument(er) som viser aktuell sertifisering/akkreditering innen hvert av de ulike fagområdene som det inngis tilbud på. 3.4 Sosiale og etiske krav KRAV Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ved egenerklæring akseptere de krav til menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter

7 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 11 som fremgår av vedlegg Corporate Responsibility (kun på engelsk) og etiske egenerklæring, Del II Bilag 6. Leverandøren aksepterer enten ved å signere selve dokumentene, eller eget skriv hvor begge dokumentene bekreftes, og legger ved tilbudet. 3.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring med leveranser av lignende type kursanskaffelse som det inngis tilbud på. DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder skal dokumentere tidligere leveranser av tilsvarende kurs som det inngis tilbud på. Leverandøren skal dokumentere erfaring ved å levere en liste med referanser på de tre viktigste og mest relevante leveransene av kurs de siste tre årene ( ). 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I Vedlegg A. 2 Skatteattester og HMS-erklæring jf punkt Firma attest og setifiseringer, jfr. Pkt Sosiale krav og etiske forpliktelser, jfr. pkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt Pris utfylt i Del II Bilag 2 Pris og prisbestemmelser jamfør, punkt Oppfyllelse av øvrige tildelingskriterier, jf punkt 5. 8 Eventuelle forbehold, jfr. pkt Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf punkt Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med: [ Tilbud] og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt.

8 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbudet skal være på norsk Antall kopier Tilbudet skal leveres i ett originaleksemplar. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: [Tilbud ] På baksiden: Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt nedenfor. 4.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning/DAA/Seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Trine Reitehaug Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning/DAA/Seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Trine Reitehaug 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 12. april 2013 kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 14. juni Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbyderen å tilby parallelle tilbud innenfor de krav Kjøperen har stilt.

9 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Tilbud på deler av leveransen FLO har valgt å dele de Fokus kontorene inn i ulike regioner. Tilbyder skal inngi tilbud på kurs som dekker hele regionens behov, i følgende inndeling: Kirkenes (dekker Fokus-kontor Grensevakten) Setermoen Bardufoss Skjold Harstad (dekker Fokus-kontor Harstad) Bodø (dekker Fokus-kontor Bodø) Ørland (dekker Fokus-kontor Ørland) Østlandet (dekker Fokus kontor Rena, Sessvollmoen, Oslo og Rygge) Bergen Rogaland/Agder For masseforflytning er Setermoen, Bardufoss og Skjold slått sammen til en region, og det skal leveres til alle tre i samme tilbud på dette kurset. Tilbyder kan krysse av i egen rubrikk på tilbudsbrevet ved tilbud på dette kurset.. Det er ikke anledning til å inngi tilbud på delvise regioner. Noen regioner kan ha opsjoner for kontorer som er tilknyttet en annen region. Opsjoner etterspørres i dialog med Leverandøren i forkant av utløsning, som utløses ved en endringsavtale. Intensjonen er å gi de ulike Fokuskontorene en mulighet til å være med på allerede etablerte rammeavtaler hvis leverandøren har kapasitet og mulighet til å gjennomføre kursleveranser. 4.8 Opsjoner FLO har beskrevet opsjoner under hver av kursbeskrivelsene. Hovedsakelig angår opsjonene muligheter for Fokus kontor innenfor regionen å benytte uttak av kurs på de kurs som etterspørres tilbud på innenfor samme region, eller i en annen region. 4.9 Forbehold og endringer Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt Tilbakekalling eller endring av tilbud Leverandøren kan tilbakekalle eller endre tilbudet inntil tilbudsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Evaluering Rammeavtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 lavest.

10 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av Tildelingskriterier Tildelingskriterium Vekt % Kvalitet Fokus har behov for instruktører som har god kompetanse (utdannelse og erfaring) i å undervise gjeldende kurs. Instruktørenes kompetanse bør være tilstrekkelig relatert til det aktuelle kurset. Tilbyder skal dokumentere med å legge ved instruktørenes CVer, som skal beskrive kompetansen instruktørene har, relevant etter- og videreutdanning, eller annen faktisk fagoppdatering og dato for denne. Forsvaret ønsker differensiert undervisning og variasjon i metode innenfor de muligheter som finnes for elever som har spesielle behov (for eksempel dyslektikere). Tilbyder bes å beskrive undervisningsmetodikk og kombinasjonen av forskjellige metoder, teknologi og oppdaterte virkemidler i undervisningen, samt beskrive tilpasset undervisning, spesielt med tanke på dyslektikere og teorisvake. I tilbudet ønskes det at det fremkommer hvilke pedagogiske metoder som blir benyttet. 30 Poengscore Ved evalueringen av kvalitet vil det bli gitt en score fra 0-10, med 10 poeng for beste kvalitet på hvert av de to kriteriene. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud på tildelingskriteriet kvalitet Pris Leverandøren skal oppgi pris på tjenesteleveransen, i henhold til omfang beskrevet i Del II Bilag 1. Prisene skal føres inn i Del II Bilag 2. Det skal leveres ett prisbilag for hvert kurs innenfor hver enkelt region det inngis tilbud på. Unntatt hvis prisen på kurset er identisk uansett region, kan navnet på alle regionene det gis tilbud på, påføres dokumentet. NB det skal være samsvar mellom inngitte priser og det som er oppgitt skal gis tilbud på i tilbudsbrevet (Vedlegg A) Prisene skal være inkludert alle kostnader. Ved ekstraordinære kostnader skal disse også være presisert i dokumentet. Det skal ikke tilkomme kostnader ut over det som beskrives i dokumentet. Tilbudene vil bli evaluert med kostnad som påløper for et fulltallig kurs, inkludert alle ekstrakostnader beregnet for gjennomføring av et komplett kurs, inklusive en time ekstra undervisning og en ekstra elev. Tilbyder må derfor synliggjøre hva en ekstra undervisningstime vil koste og hva kostnaden er per elev. Billigste tilbyder vil få 10 poeng, og de øvrige tilbudene relativ prosentmessig avvik i poeng Tilbudsregistrering Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av Kjøper.

11 DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli foretatt av minimum to av Kjøperens representanter. Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 5.5 Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Kjøper informerer alle leverandørene skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles rammeavtale i rimelig tid før kontraktssignering. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og frist for tilbydere til å klage over beslutningen. 5.6 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale.