KUNNGJØRING AV KONKURRANSE DEL 1. Helikoptertjenester (SAR)

Transkript

1 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 1 av 10 KUNNGJØRING AV KONKURRANSE DEL 1 Helikoptertjenester (SAR)

2 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Sosialt og etisk ansvar TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold Avvik fra minstekrav Retur av tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Forskriftsfestet krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Sosiale og etiske krav TILDELINGSKRITERIER FORETRUKKET TILLEGGSINFORMASJON AVVIKLING AV KONKURRANSE... 10

3 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 3 av 10 1 Innledning Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av Forsvarets Logistikk Organisasjon (FLO) ved Driftsanskaffelser, Kontraktseksjon for Luftsystemer. FLO er ansvarlig for blant annet gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte avtaler som dekker Forsvarets behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Redningstjenesten er underlagt Justis- og beredskapsdepartementet og styres i fredstid fra Hovedredningssentralene. Drift av redningstjenesten ivaretas av Luftforsvaret. 1.1 Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet Justis- og beredskapsdepartementet og Luftforsvaret har besluttet at det skal leies inn erstatningshelikopter med bemanning for søk og redning (SAR). Behovet er estimert til 30 dager/døgn for to perioder anslagsvis i april og mai/juni 2017 med forbehold om endringer. Kontraktens varighet er initialt fra til Kontrakten inkluderer opsjon for forlengelse til Helikopteret skal operere ut fra 330 skvadronens lokaler (militært område) i innleide perioder. Den innleide helikopterressursen vil bli bemannet med den sivile legen som vanligvis har vakt på Sea King. Forsvaret vil også stille med en operativ person som skal delta på alle oppdrag og fungere som en kjentmann/liason for den innleide besetningen. Redningshelikoptertjenesten er en kombinert søk-, rednings- og luftambulansetjeneste. Redningshelikopteret er myndighetenes dedikerte ressurs til søk- og redningstjeneste i norsk ansvarsområde. Helikopteret er også integrert i den akuttmedisinske beredskap. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Kontraktutkastet Nærmere om avtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA). Tjenesten går inn under «uprioriterte tjenester» jfr. LOA/FOA vedlegg 6. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse med FOA del to som styrende regelsett. 1.2 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Kunngjøring av konkurranse Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg: Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater. Vedlegg: Varsomhet, taushetsplikt og habilitet

4 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 4 av 10 Del 2 Konkurransegrunnlag Del 2 er avtalebestemmelser som også inneholder tekniske krav til leveringsomfanget. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Utkast til kontraktsbestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene og anbefales derfor å gjøre seg godt kjent med nevnte dokumenter. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Tilbud som leveres etter tilbudsfrist vil avvises. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 10 kalenderdager før tilbudsfrist. Vedståelsesfrist kl 14:00 Tilbudsfrist kl 14:00 Tilbudsevaluering Tildeling av kontrakt Klagefrist Kontraktsignering 2.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Merkantil saksbehandler Katrine Eltarvåg Telefon E-post: keltarvag@u.forsvaret.no September. September 10 dager etter tildeling av kontrakt September Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse: Helikopterinnleie Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer og annen informasjon tilknyttet anskaffelsen. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Database for offentlige anskaffelser, Leverandører oppfordres til å registrere interesse og holde seg oppdatert på endringer som eventuelt vil informeres om via databasen.

5 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 5 av Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Sosialt og etisk ansvar Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme, se Vedlegg Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet, se Vedlegg. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, som skal inneholde følgende: Referanse til anbudet Tilbyders adresse, telefon, og organisasjonsnummer. Tilbyder kontaktperson med telefonnummer og e- post adresse. Bekreftelse av tilbudets vedståelsesfrist. Bankkonti nummer og navn og adresse til banken. SWIFT kode og IBAN kode Bindende signatur fra person autorisert til å signere på vegne av tilbyder. 2 Skatteattester (gjelder norske leverandører), jfr. pkt Firmaattest, jfr. pkt Organisasjon og kapasitet, jfr. pkt 4.3.

6 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 6 av 10 5 Finansiell og økonomisk stilling, jfr. pkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. pkt Sosiale og etiske krav, jfr. pkt Forpliktelseserklæring fra underleverandør dersom bruk av underleverandører, jfr. pkt Informasjon ang. tildellingskriteriet «bør» krav i Utkast til kontraktsbestemmelser jfr. pkt Tilbudte priser, jfr. pkt.5 11 Eventuelle forbehold eller endringer til avtalebestemmelsene. 11 Eventuelle forbehold eller endringer til tekniske krav, jfr. pkt Annen relevant informasjon. 3.2 Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Tilbud Helikopterinnleie og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i pkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet Antall kopier Tilbudet skal leveres i to (2) originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet kan i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes forsvarlig i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud Helikopterinnleie På baksiden: Tilbyders returadresse 3.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO Stab ØS DA Kontraktseksjonen Luftsystemer Postboks Kjeller Att: Katrine Eltarvåg Åpnes kun av adressat

7 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 7 av Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO Stab ØS DA Kontraktseksjonen Luftsystemer Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Katrine Eltarvåg 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen , kl 14:00. Tilbud som er Kjøperen i hende etter dette tidspunkt vil bli avvist. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 4.1. Dersom forbehold om offentliggjøring av konkurranseresultat skal begrunnelse fremkomme i tilbudets seksjon nummer 11, se punkt Avvik fra minstekrav Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere dokumentasjon for å vise oppfyllelse for de krav som er stilt. Dersom det benyttes underleverandører til utførelse av leveransen, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden.

8 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 8 av Forskriftsfestet krav KRAV Norske leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter, jfr. FOA 8-7. DOKUMENTASJONSFORESPØRSEL Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. DOKUMENTASJONSFORESPØRSEL Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Beskrivelse av leverandørens organisasjon. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. DOKUMENTASJONSFORESPØRSEL 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandør skal ha erfaring fra lignende leveranser. Leverandørens bes levere årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. DOKUMENTASJONSFORESPØRSEL Leverandøren bes levere en liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av prosjektet, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Det bes informasjon følgende: Type tjeneste Omfang (antall baser/oppdrag/varighet) Operasjonsområde Type luftfartøy Crew konsept Instrument

9 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 9 av 10 Leverandør skal kunne utføre tjenesten iht. skal krav gitt i Utkast til kontraktsbestemmelser Leverandøren skal ha tilstrekkelige godkjenninger for å levere tjenesten. Leverandør skal tilfredsstille Nasjonal standard for redningsmenn innen luftambulansetjenesten, redningshelikoptertjenesten og SAR offshore av 18. juli Leverandør skal ha tilstrekkelig personell som har gjennomført trening med helikopterevakuering i hht. JAR Ops eller tilsvarende. 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. eller tilsvarende. Dag/natt operasjoner NVG-operasjoner Heis-operasjoner Leverandør bes levere en egenerklæring om oppfyllelse av skal krav gitt i Utkast til kontraktsbestemmelser. Leverandøren bes vedlegge gyldig lisens, AOC, og driftstillatelse eller tilsvarende. Leverandør bes levere egenerklæring. Leverandør bes levere egenerklæring. DOKUMENTASJONSFORESPØRSEL Leverandøren bes i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i og Vedlegg Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater og Vedlegg Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene herunder: Vekting Hva Vurdering 20-30% Oppfyllelse av bør krav gitt i Utkast til kontraktsbestemmelser % Pris - Dagleie (70%) - Flytid (time) (15%) - Mobilliseringskost (pr. innleieperiode, inkludert demobilisering) (15%) Leverandør som oppfyller flest «bør» krav vil få høyest poengsum, øvrige tilbydere vil motta en relativ poengsum. Leverandør med lavest tilbudte pris vil få høyest poengsum, øvrige tilbydere vil motta en relativ poengsum. Undervekting er oppgitt i prosent. Leverandør velges basert på økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på tildelingskriteriene overfor. Leverandøren som vurderes økonomisk mest fordelaktig vil bli tildelt kontrakt.

10 Kunngjøring av konkurranse Helikopterinnleie Side 10 av 10 6 Foretrukket tilleggsinformasjon Kjøper ber at leverandørene spesifiserer tilbudt besetningsløsning samt kort redegjøre for kapasiteter tilbudt helikopter har i sitt tilbud. 7 Avvikling av konkurranse Leverandør vil informere samtlige tilbydere samtidig om kontraktstildeling med informasjon om tildelingen. Anskaffelsen følger LOA/FOA og tilbydere anbefales å gjøre seg kjent med reglene i LOA/FOA. Kjøper forbeholder seg retten til å avvise alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. Det vil være en karensperiode fra informasjon om valgt tilbyder til kontraktsignering. Tilbydere bes melde så tidlig som mulig dersom tilbyder anser at det foreligger saklig grunn for klage og vil fremsende klage.