Prekvalifisering DEL 1. Ettersyn og vedlikehold av Luftforsvarets oppfangingssystemer for luftfartøy

Transkript

1 DEL 1 Prekvalifisering Side 1 av 10 Prekvalifisering DEL 1 Ettersyn og vedlikehold av Luftforsvarets oppfangingssystemer for luftfartøy

2 DEL 1 Prekvalifisering Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Kjøperen og brukere av rammeavtalen Om anskaffelsen Prekvalifiseringdokumentets oppbygning GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av prekvalifiseringsdokumentene Leverandørens deltakelseskostnader Sosialt og etisk ansvar Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser PREKVALIFISERINGSDOKUMENTENE Struktur Administrative vilkår og bestemmelser Adresse og leveringssted Frist Forbehold Avvik fra minstekrav Retur av dokumenter KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Sosiale og etiske krav... 10

3 DEL 1 Prekvalifisering Side 3 av 10 1 Innledning 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av Forsvarets Logistikkorganisasjon (heretter «FLO»), Divisjon Forsyning, Driftsanskaffelsesavdelingen, Kontraktseksjon Luft. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder kontraktsinngåelser, innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for både militærspesifikke- og kommersielle varer og tjenester. Rammeavtalens brukere vil være: - Forsvarsdepartementet med alle underliggende etater, primært FLO og Luftforsvaret 1.2 Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet Formålet med denne anskaffelsen er å møte Brukerens behov for vedlikeholdstjenester på Luftforsvarets ulike oppfangingssystemer for luftfartøy, gjennom etablering av rammeavtale for planlagt ettersyn, faseinspeksjoner og timebasert vedlikehold. Luftforsvaret har følgende oppfangingssystem: 5 stk. Portarrest, P-4, BAK-12, o skal vedlikeholdes i henhold til TO 35E stk. BAK-12 med BAK-14 konfigurasjon, o skal vedlikeholdes i henhold til TO 35E , 35E og 35E stk. Water Twister AA34B-1C, o skal vedlikeholdes i henhold til TO 35E Systemene er fordelt på følgende av Forsvarets lokasjoner: Bodø hovedflystasjon, 2 stk. stasjonære system Ørland hovedflystasjon, 2 stk. stasjonære system Rygge hovedflystasjon, 2 stk. stasjonære system Kjeller flybase (mtp. flyplassdrift v/ Kjeller), 1 stk. stasjonært system 4 Mobile system, kan befinne seg på alle Forsvarets flystasjoner. Vedlikeholdstjenestene vil i hovedsak bestå av at leverandøren demonterer og henter oppfangingssystemene på Forsvarets lokasjoner, for så å gjennomføre depotvedlikeholdet i egne lokaler. Hvert system totalvedlikeholdes ca hvert. 10. år. Rammeavtalen vil også gi grunnlag for bestillinger for å dekke det løpende behov for vedlikehold og reparasjoner på oppfangingssystemene på Forsvarets lokasjoner. Dette i tillegg det planlagte depotvedlikeholdet nevnt over. Rammeavtalens varighet settes til 4 år. Kjøper forbeholder seg retten (opsjon) til ensidig å forlenge rammeavtalen med ytterligere inntil 3 år, fordelt på en eller flere opsjoner.

4 DEL 1 Prekvalifisering Side 4 av 10 Rammeavtalens verdi er estimert til ca NOK 3-4 millioner ( ,-) eks. mva. pr år. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av brukernes behov i avtaleperioden. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser vil bli gitt i Konkurransegrunnlaget som utdeles til kvalifiserte leverandører i anskaffelsens del 2. Vedlikeholdet vil i hovedsak være basert på beskrivelsene i vedlegg Del 1 Systembeskrivelser. Opplysningene vedrørende den endelige rammeavtalen er gjort etter beste skjønn på tidspunktet for kunngjøringen av prekvalifiseringen. Kjøper forbeholder seg retten til å gjøre nødvendige endringer i det endelig utkastet til rammeavtale i anskaffelsens del Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres etter lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om Forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (FOSA), Del (2), jfr 1-3 (1) c), 2-2. Tildeling av rammeavtalen vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen gjøres etter en to-trinns prosedyre hvor det først gjøres en prekvalifisering av interesserte leverandører. Etter gjennomført prekvalifisering vil det bli sendt ut konkurransegrunnlag til kvalifiserte tilbydere. Tilbyderne skal deretter gi innledende tilbud basert på konkurransegrunnlaget, før det gjennomføres forhandlinger med de aktuelle tilbyderne. 1.3 Prekvalifiseringdokumentets oppbygning Del 1 Prekvalifisering Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Prekvalifisering (dette dokument) Del 1 Vedlegg HMS Egenerklæring Del 1 Vedlegg Etisk egenerklæring Del 1 Vedlegg Guide for clearance of foreign citizens visiting Norway Del 1 Systembeskrivelser o BAK-12 Arresting System o Portarrest PIV BAK-12 Arresting System o Water Twister AA34B-1C

5 DEL 1 Prekvalifisering Side 5 av 10 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til prekvalifisering Frist for å levere dokumenter til prekvalifiseringen Utdeling av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist for innledende tilbud Forhandlinger Kontraktssignering 2.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktperson for denne anskaffelsen er: Merkantil koordinator Truls Oskar Pedersen Telefon Mobiltelefon: E-post: trpedersen@mil.no kl 15:00 juni juni august Tidlig September Alle spørsmål og henvendelser skal rettes merkantil koordinator. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse: «Spørsmål Vedlikeholdsavtale Oppfangingssystemer» Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av prekvalifiseringsdokumentene Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av dokumenter relatert til prekvalifisering og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse i prekvalifisering eller anbudsprosessen for øvrig vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser.

6 DEL 1 Prekvalifisering Side 6 av Sosialt og etisk ansvar Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes om å informere Kjøper om en slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN-konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av pkt. 4 Kvalifikasjonskrav. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 2.6 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser Leverandøren er ansvarlig for å få nødvendige besøkstillatelser for sine deltagere til møter eller forhandlinger på Forsvarets anlegg, dersom det er behov for dette. Leverandørens utenlandske statsborgere skal sende besøksanmodninger gjennom Leverandørens ambassade til den norske forsvarsstaben, jf Vedlegg Guide For Clearance of Foreign Citizens Visiting Norway. Dersom Leverandøren allerede har en gyldig sikkerhetsklarering, må dette opplyses. 3 Prekvalifiseringsdokumentene 3.1 Struktur Prekvalifiseringsdokumentene fra eventuelle tilbydere skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Skatteattester eller tilsvarende jf punkt HMS erklæring, jf punkt Firmaattest eller tilsvarende, jfr pkt Organisasjon og kapasitet, evt. forpliktelseserklæring fra underleverandører jfr. punkt 4.3.

7 DEL 1 Prekvalifisering Side 7 av 10 5 Finansiell og økonomisk stilling, jf punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt Signert Etisk egenerklæring, jfr. pkt Opplysning om eventuell taushetsbelagt informasjon. 9 Annen relevant informasjon fra tilbyderen 3.2 Administrative vilkår og bestemmelser Innbinding 1. Prekvalifiseringsdokumentene med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Vedlikeholdsavtale Oppfangingssystemer og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet Antall kopier Prekvalifiseringsdokumentene skal leveres i to originalkopier. En elektronisk versjon av dokumentene skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM/USB minnepenn. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Dokumentene (ringpermene) skal være pakkes forsvarlig i lukket nøytral konvolutt/innpakning som skal merkes følgende: På forsiden: Prekvalifisering Vedlikehold av Luftforsvarets Oppfangingssystemer» På baksiden: Tilbyders returadresse Aksepterte språk Prekvalifiseringsdokumentene med all tilhørende dokumentasjon skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. 3.3 Adresse og leveringssted Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning DAA / Kontraktseksjon Luft

8 DEL 1 Prekvalifisering Side 8 av 10 Att: Truls Oskar Pedersen Postboks Kjeller Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning DAA / Kontraktseksjon Luft Att: Truls Oskar Pedersen Fetveien 80-84, Bygning Kjeller 3.4 Frist Dokumentene til prekvalifisering skal være Kjøperen i hende senest innen , kl 15:00 norsk tid (GMT +1). For sent mottatte dokumenter vil avvises. 3.5 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere kvalifikasjonskravene uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt Avvik fra minstekrav Avvik fra kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning. 3.7 Retur av dokumenter Kjøperen vil ikke returnere mottatte dokumenter fra tilbydere. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil gå videre til forhandlingsdelen av anskaffelsen. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom det benyttes underleverandører til oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i rammeavtalens varighet. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra frist for å levere prekvalifiseringsdokument jf. punkt 2.1. Med skatteattester menes:

9 DEL 1 Prekvalifisering Side 9 av 10 For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en egenerklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. Vedlegg HMS egenerklæring skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske tilbydere: kopi av Firmaattest, ikke eldre enn 12 måneder regnet fra frist for å levere prekvalifiseringsdokument jf. punkt 2.1 Utenlandske tilbydere: Certificate of Incorporation, eller annen bekreftelse på at Leverandøren er registrert i foretaksregister eller bransjeregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre det estimerte leveringsomfanget. Beskrivelse av leverandørens organisasjon, ledelse og kapasitet. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen.

10 DEL 1 Prekvalifisering Side 10 av Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. En liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av lignende oppdrag, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Med lignende leveranser menes: Vedlikehold på militære eller sivile oppfangingssystem til luftfartøy. Annen erfaring fra vedlikehold av mekaniske eller tekniske system, som kan sammenlignes, dersom FLO vurderer erfaringen som relevant. Leverandøren skal ha tilstrekkelig faglige kvalifikasjoner til å gjennomføre tjenestene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig med personell som er sikkerhetsklarert eller kan sikkerhetsklareres til B (Begrenset) jf. Sikkerhetsloven 11 d av Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM Beskrivelse av det aktuelt personell sine faglige kvalifikasjoner. Egenerklæring om å stille nødvendig personell som kan sikkerhetsklareres for å gjennomføre leveringsomfanget, dersom det senere oppstår behov for dette. Utenlandske statsborgere kan gis sikkerhetsklarering av norske myndigheter, dersom vilkårene for det er oppfylt. Leverandøren skal ha AQAP 2120 kvalitetssikringssystem, eller tilsvarende kvalitetssikringssystem etter ISO-standard Dokumentasjon på at leverandørens interne kvalitetssikringssystem er i henhold til AQAP eller tilsvarende standard 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i Vedlegg «Etisk egenerklæring».