KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 10 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN

2 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) Kjøperen og bruker av rammeavtalen Kontaktpersoner Formålet med anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering Kunngjøring av anskaffelsen GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Veiledning til Leverandøren Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Taushetsplikt og offentlighet KRAV TIL LEVERANDØREN - KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Krav til skatt og HMS (gjelder for alle kurs) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV TIL TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Opsjoner Forbehold Tilbakekalling eller endring av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Evaluering Tildelingskriterier Tilbudsregistrering Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Retur av tilbud... 10

3 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 10 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) Forsvaret består i dag av ca personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Under vises en oversikt over FLO s ulike avdelinger: Forsvarets logistikkorganisasjon (Flo) Forsvarets logistikkorganisasjon Flo stab Forsvarets materielltilsyn Investeringsavdeling Systemstyringsavdeling Forsyningsavdeling Produksjonsavdeling Informasjons- og kommunikasjonstjenester Avdeling for tungt vedlikehold 1.2 Kjøperen og bruker av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO ved Driftanskaffelsesavdelingen (DA). DA har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for kommersielle varer og tjenester. Fokus tilhører Forsvarets Høgskole. Fokus er fordelt på 12 avdelinger over hele landet, som gir tilbud om sivil kompetanse til alle i Forsvaret, med spesiell vekt på vernepliktige og vervede. Fokus tilbyr blant annet fag på høgskole/universitetsnivå i tillegg til å gi stipend for utdanning utenom Fokus. Alle i målgruppene blir tilbudt karriereveiledning i løpet av sin tid i Forsvaret samt et jobbsøkerkurs før de slutter i Forsvaret. Fokus kontorene befinner seg ved følgende geografiske lokasjoner: Grensevakten, Kirkenes Skjold Bardufoss

4 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 10 Setermoen Harstad (inkluderer Ramsund, Sortland, Andøya) Bodø Ørland Rena (Østlandet) (inkluderer Terningmoen og Jørstadmoen) Sessvollmoen (Østlandet) Oslo (Østlandet) (inkluderer Rygge) Rogaland/Agder (Vestlandet) (inkluderer Stavanger og Kjevik) Bergen (Vestlandet) I tillegg kan øvrige deler av Forsvaret benytte rammeavtalen ved behov. 1.3 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter Trine Reitehaug Telefon E-post: treitehaug@u.forsvaret.no Leverandøren skal ikke kontakte andre personer vedrørende denne anskaffelsen. Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige på norsk med referanse: Spørsmål Nettstudier i studieforberedende fag. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt via Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 1.4 Formålet med anskaffelsen FLO har til hensikt å inngå en rammeavtale for nettstudier i studieforberedende fag på videregående skole. Tilbudet skal gjelde alle militære avdelinger og alle ansatte og vernepliktige i Forsvaret. Tilbudet skal ikke være en del av /supplement til klasseromsundervisning. Leveransen er i sin helhet nettstudier i studieforberedende fag. Formålet med anskaffelsen er å gi målgruppen en fleksibel mulighet til å øke sin kompetanse i studieforberedende fag. Fagtilbudet og nettløsningens funksjonalitet er derfor en viktig faktor for å oppnå dette målet. Målgruppen vil få tilbud om nettstudiet gjennom FHS/Fokuskontorene. Gjennomføringen av studiene vil skje på målgruppens private datamaskiner Omfang Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelsen finnes i Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang Varighet Rammeavtalenes varighet vil være to år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen en eller flere ganger med inntil 24 måneder.

5 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av Verdi Rammeavtalenes verdi er estimert til NOK samlet i avtaleperioden. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden, og kan medføre endringer fra år til år i behov, utenfor denne rammen, hvor rammen kun er basert på historiske kjøp. Kjøper presiserer at det er vanskelig å beregne omfanget av rammeavtalen, men at rammeavtalen er ment å dekke Kjøpers behov for denne typen tjenester over avtaleperioden. Ved vesentlige overskridelser av estimatet, vil opsjon tas ut. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. 1.5 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I Regler for anskaffelsen Del I inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del II Utkast til avtalebestemmelser Del II er rammeavtale inklusive krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del II inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i del II rammeavtale 1.6 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( 24. november Gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I og Del II 5-1, jfr. 6-1 og 6-2. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling. Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) er tilgjengelig på: Forhandlinger Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, samt reglene i FOA 3-6. FLO kan redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jfr. FOA En eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene med grunnlag i tildelingskriteriene. Alle tilbydere som er igjen i siste forhandlingsfase skal gis adgang til å gi et revidert tilbud før beslutning om tildeling av kontrakt.

6 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 10 Etter at en eventuell forhandlingsfase er avsluttet vil oppdragsgiver legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Et eget evalueringsteam hos Oppdragsgiver som forestår eventuelle forhandlinger vil utarbeide innstilling om valg av leverandør i henhold til tildelingskriteriene. Forhandlinger vil kunne bli gjennomført enten som møter, e-postforhandlinger, VTC, eller over telefon. 2.2 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN 24. november 2015 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 15. desember 2015 Tilbudsfrist 25. januar 2016, klokken 12:00. Tilbudsåpning 25. januar 2016 Tilbudsevaluering Uke 4-7 Forhandlinger 7-8 Tildeling av kontrakt Uke 9 Kontraktssignering Uke 10 Vedståelsesfrist 2. juni Veiledning til Leverandøren Kvalifisering For å kunne delta i konkurransen må Leverandøren oppfylle kvalifikasjonskravene. Se punkt 3 for hvilken dokumentasjon som etterspørres og skal leveres Tilbudet Leverandøren skal basere sitt tilbud på avtalebestemmelsene som finnes i Del II Avtalebestemmelser, samt Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang. Leverandøren må derfor sette seg inn i dokumentene. Leveringsomfanget er definert i Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang. Leverandøren skal gi sine priser på eget vedlegg, som i endelig avtale vil utgjøre pris i Del II Vedlegg 2 Pris og betalingsbetingelser. Leverandøren skal utforme tilbudet sitt i henhold til kravene i punkt 4 nedenfor. 2.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kjøperen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil umiddelbart sendes alle Leverandører som har registrert seg som interessenter på Doffin.

7 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Taushetsplikt og offentlighet Kjøper er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 11. Dersom Leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 3.1 nedenfor. Kjøper gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Kjøper er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova Krav til Leverandøren - kvalifikasjonskrav 3.1 Innledning Leverandøren må oppfylle alle de aktuelle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. 3.2 Krav til skatt og HMS (gjelder for alle kurs) KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. HMS egenerklæring i Del I Vedlegg B skal fylles ut. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører Firmaattest. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for:

8 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 10 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I Vedlegg A. 2 Skatteattester og HMS-erklæring jamfør punkt 3.2 Firma attest og sertifiseringer, jamfør punkt Pris, jamfør punkt Besvarelse av leveringsomfang, jamfør dette dokumentets punkt 5.2 samt Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang 5 Eventuelle forbehold, jamfør punkt Eventuell taushetsbelagt informasjon, jamfør punkt Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med: [ Tilbud] og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbudet skal være på norsk Antall kopier Tilbudet skal leveres i ett originaleksemplar. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM/USB. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: [Tilbud ] På baksiden: Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt nedenfor. 4.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO Stab Øs /DA/Seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Trine Reitehaug

9 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO Stab Øs /DA/Seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Trine Reitehaug 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 25. januar 2016 klokken Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 2. juni Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 4.8 Opsjoner Kjøperen har opsjon på nye fagtilbud på studieforberedende fag. Opsjoner utløses ved en endringsavtale. Merk at det ikke er krav om at Kjøper tar ut opsjoner. Det er en ensidig rett for Kjøper til og når som helst i løpet av rammeavtaleperioden å ta ut opsjon, da ved utstedelse av en endringsavtale. 4.9 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt Tilbakekalling eller endring av tilbud Leverandøren kan tilbakekalle eller endre tilbudet inntil tilbudsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Evaluering Rammeavtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 lavest. 5.2 Tildelingskriterier Tildelingskriteriene for konkurransen fremkommer i tabellen nedenfor.

10 DEL I DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 10 Tildelingskriterium Kvalitet Kvaliteten på tilbudet vil bli vurdert ut i fra punktene under, og tilbudet må derfor i best mulig grad beskrive dette, samt begrunne de valg som er gjort. Svarene skal fylles ut i i eget vedlegg. Breddetilbud (vektet 50 %) Nettløsningens innhold og funksjonalitet (vektet 20 %) Offline tilgjengelighet (vektet 20 %) Metodikk for måling av elevens progresjon (10 %) Evalueringen baseres på punkt 7, 16, 22 og 23 i del II Bilag 1 Leveranseomfang Pris Pris kjernefag oppgitt i punkt 6 i Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang (60 %) Prisene sammenlignes ved å summere opp prisen på kjernefagene Vekt % Pris øvrige fag (ut over kjernefagene) oppgitt i punkt 7 i del II Vedlegg 1a Leveranseomfang (30 %) Prisene sammenlignes etter følgende modell: Evalueringspris = Summen av kurs (alle kurs leveranseklare 1. august 2016) Antallet kurs Pris mentor ved maksimalt uttak (10 %) Maksimum 8 møter/samtaler = totalt 90 minutter Prisene sammenlignes etter følgende modell: Evalueringspris = tilbudt timepris * 1,5 time Prisene skal fylles ut i eget vedlegg, som i en eventuell rammeavtale vil utgjøre Vedlegg Tilbudsregistrering Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av Kjøper. 5.4 Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Kjøper informerer alle leverandørene skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles rammeavtale i rimelig tid før kontraktssignering. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og frist for tilbydere til å klage over beslutningen. 5.5 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale.