KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 11 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA.

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Forsvarets logistikkorganisasjon Kjøperen og brukere av rammeavtalen Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Sosialt og etisk ansvar Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser KRAV TIL TILBUDET Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold Avvik fra minstekrav (kravspespesifikasjon) KRAV TIL LEVERANDØREN Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Sosiale og etiske krav EVALUERING Tildelingskriterier Returnering av tilbud... 11

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 11 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyning, avdeling Driftsanskaffelser. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalen er Forsvaret. 1.3 Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet Formålet med denne anskaffelsen er å møte Forsvarets behov for service på røntgen- og steriliseringsutstyr, og tilknyttede tjenester gjennom etablering av rammeavtaler. Det vil bli inngått landsdekkende rammeavtaler for avtaleområdet: Service på steriliseringsutstyr Service på røntgenutstyr Service på CT skanner Service på røntgenutstyr, C-BUE Kontrakten omfatter av følgende leveranser: Service: Preventiv service Korrektiv service Kompetanseprodukter: Support Rådgivning

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 11 Apparatspesifikk opplæring/undervisning Teknisk opplæring Forvaltningsoppgaver: Database administrasjon Mottakskontroll Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del II Vedlegg A Leveringsomfang med undervedlegg, samt Vedlegg E Kravspesifikasjon generelle krav med undervedlegg. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen en eller flere ganger, inntil 24 måneder. Rammeavtalens verdi er estimert til NOK 1,5 til 4 mill. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Kjøper betinger seg retten til å tegne helt eller delvis overlappende rammeavtaler, forsyne fra egne kanaler eller benytte allerede inngåtte avtaler, dersom dette finnes formålstjenelig Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jfr 15-1 og Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Vedlegg C: Corporate Responsibility Vedlegg D: Referanseskjema Vedlegg E: Etisk Egenerklæring FD Del 2 Avtalebestemmelser

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 11 Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 - Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist , Kl 12:00. Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Tildeling av rammeavtale Klagefrist Kontraktssignering Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter Åshild Berg Telefon: Mobiltelefon: E-post: e-asberg@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse: Spørsmål Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her.

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Sosialt og etisk ansvar Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av pkt.3 Krav til leverandøren. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 2.6 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser Leverandøren er ansvarlig for å få nødvendige besøkstillatelser og sikkerhetsklareringer for sine deltagere til møter, forhandlinger eller tilbudskonferanser på Forsvarets anlegg. Leverandørens utenlandske statsborgere skal sende besøksanmodninger gjennom Leverandørens ambassade til den norske forsvarsstaben. Veiledning gis på forespørsel. Dersom Leverandøren allerede har en gyldig sikkerhetsklarering, bes dette opplyst. 3 Krav til tilbudet Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 11 2 Skatteattester jf punkt HMS erklæring, jf punkt Firmaattest 5 Organisasjon og kapasitet, jfr. punkt Finansiell og økonomisk stilling, jf punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt Egenerklæring på oppfyllelse av Corporate Responsibility og egenerklæring på oppfyllelse av Etisk Egenerklæring FD jfr. pkt Referanser, jf pkt Utfylt Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser, jf pkt Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jf pkt Eventuelle forbehold eller endringer til kontraktsutkastet, jfr. pkt Eventuelle forbehold eller endringer til tekniske krav, jfr. pkt Annen relevant informasjon 3.1 Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med SERVICE PÅ RØNTGEN- OG STERILISERINGSUTSTYR og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal pakkes forsvarlig i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: På baksiden: Tilbud SERVICE PÅ RØNTGEN- OG STERILISERINGSUTSTYR Tilbyders returadresse

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning DAA/ Seksjon for felles- og støttesystemer Postboks Kjeller Att: Åshild Berg Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning DAA/ Seksjon for felles- og støttesystemer Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Åshild Berg 3.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen tilbudsfrist angitt i pkt Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til , kl 12: Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbyderen å tilby parallelle løsninger/produkter/tjenester innenfor de krav Kjøperen har stilt. 3.6 Tilbud på deler av leveransen Det er anledning til å gi tilbud på en eller flere av følgende kategorier: Røntgenutstyr Steriliseringsutstyr CT Skanner Steriliseringsutstyr, C-BUE Leverandøren skal tilby samtlige tjenester, som nevnt i Vedlegg A Leveringsomfang og Vedlegg E Kravspesifikasjon med undervedlegg, for alt materiell listet i den/de kategori(ene) han inngir tilbud på. 3.7 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt Avvik fra minstekrav (kravspespesifikasjon) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning.

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 11 4 Krav til leverandøren 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom det benyttes underleverandører til utførelse av leveransen, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i vedlegg B skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder:

10 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 11 Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Samarbeidspartnere/underleverandører: o Samme som for egen virksomhet. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger. Ovennevnte informasjon skal også leveres for eventuelt morselskap. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle kontrakten. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal levere en liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av prosjektet/arbeid utført. (Referansene skal være knyttet til den del av leveringsomfanget som Leverandøren inngir tilbud på.) Det kreves 3 relevante referanser fra liknende oppdrag utført innenfor siste 2 år. Del 1, Vedlegg D Referanseskjema skal fylles ut for de aktuelle referansene. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Leverandøren skal ha samtykke fra sentral tilsynsmyndighet for å forestå utførelse av og selvstendig utføre reparasjon av elektrisk utstyr hvis bruk er forbundet med spesiell risiko, j.fr; forskrift 14 desember 1993 nr om kvalifikasjoner for elektrofagfolk (fke) 14 nr: 2. Det skal leveres en liste med navn over personell hos leverandøren med kopi av samtykke til ovennevnte regelverk for den enkelte arbeidstaker/tekniker. 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV Leverandøren skal oppfylle de krav som stilles til etiskske retningslinjer og sosial og samfunnsmessig ansvarlighet. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i Vedlegg C Corporate Responsibility og Vedlegg E Etisk egenerklæring FD.

11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 11 5 Evaluering Kontrakter for de ulike Kategoriene nevnt i punkt 3.6 tildeles etter den fordeling som er økonomisk mest fordelaktig for Kjøper. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 er lavest. Skal-krav i Del 2 Vedlegg E med undervedlegg anses som minstekrav, der eventuell ytelse utover minstekrav kan vektes. 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekt % Kostnad preventiv service Punktet vil bli evaluert på følgende måte: Angitt pris i Fastpris preventiv service multipliseres med antall for hver enkelt linje. Kolonnen summeres deretter ned for hver enkelt kategori. Leverandøren med lavest sum for kategorien scorer høyest. De andre leverandørene scores suksessivt lavere. Kompetanse hos tilbudt personell Punktet vil bli evaluert på bakgrunn av leverandørens besvarelse av krav nr 26 i Del II, vedlegg E. Det er viktig at leverandøren gir en utførlig beskrivelse på punktet, slik at det lar seg evaluere på en god måte. Leverandøren som tilbyr totalt sett best kompetanse, vil bli scoret høyest. Pris korrektiv service Punktet vil bli evaluert på timepris for korrektiv service i vedlegg B; laveste pris scorer høyest. De andre leverandørene scores suksessivt lavere. Påslagsprosent reservedeler Leverandøren med lavest påslagsprosent vil score høyest. De andre leverandørene scores suksessivt lavere. Lagerkostnad Leverandøren med lavest lagerkostnad vil score høyest. De andre leverandørene scores suksessivt lavere. Ekspressleveringsgebyr Leverandøren med lavest pris vil score høyest. De andre leverandørene scores suksessivt lavere. Timepris opplæring, rådgivning, montering/flytting og mottakskontroll Leverandøren med lavest timepris for opplæring og rådgivning vil score høyest. De andre leverandørene scores suksessivt lavere. Timepris opplæring, rådgivning, montering/flytting og mottakskontroll Leverandøren med lavest timepris for mottakskontroll, montering og flytting vil score høyest. De andre leverandørene scores suksessivt lavere Returnering av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt kontrakt.