TILSTANDSRAPPORT 2016 HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN I RISSA

Transkript

1 TILSTANDSRAPPORT 2016 HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN I RISSA

2 Innhold 1 Sammendrag Organisering Enhet Omsorg Bemanning og arbeidsmiljø Tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering Rissa sone merkantil avdeling Rissa sone kjøkken Rissa sykehjem Rissa sone hjemmetjenesten Dagsenter for hjemmeboende demente Stadsbygd sone Stjørna sone Kommunalt akutt døgnopphold(kad) Brukerundersøkelser Avvik Enhet Helse Bemanning og arbeidsmiljø Status tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering Legetjenesten Helsestasjonen Psykisk helsetjeneste og rus Fysioterapi- og ergoterapitjenester Oppfølgingstjenesten PPT Avvik NAV Bemanning og arbeidsmiljø Tjenesteyting og brukermedvirkning Kommuneoverlegen Økonomi Sykefravær Kommunebarometer Utfordringsbilde Fokusområder

3 1 Sammendrag Tilstandsrapporten for helse- og omsorgssektoren i Rissa 2016, bygger først og fremst på årsmeldingene fra de tre enhetene Omsorg, Helse og NAV, samt tilleggsopplysninger. Tilstandsrapport 2015 var den første i sitt slag og den inneholdt detaljerte beskrivelser av tjenesteytingen i sektoren. I tilstandsrapport 2016, er vi mer opptatt av å beskrive utviklingen i sektoren fra 2015 til Oppsettet er derfor noe endret fra i fjor. I denne utgaven har vi også valgt å ta med materiale fra Kommunebarometeret har vært et spennende år for helse- og omsorgssektoren i Rissa og mye har skjedd. Av positive ting, kan følgende nevnes: 2 nye bofellesskap, med til sammen 16 omsorgsboliger for mennesker med funksjonshemming, ble ferdigstilt og tatt i bruk. Øyeblikkelig hjelp døgnopphold ble, i samarbeid med Leksvik kommune, etablert ved Rissa sykehjem fra Tilbudet har hatt et belegg på 34 %, noe som er meget bra så kort tid etter oppstart. Bosetting av flyktninger går etter planen og det gjøres et meget godt arbeid på området. Sykefraværet går ned i hele sektoren. Helse oppnådde en 61. plass på Kommunebarometeret. Demensteam ble etablert og demensplan utarbeidet. Felles psykologressurs med Leksvik ble etablert. Det er likevel ikke til å komme fra at sektoren har hatt et utfordrende år. Hovedtendensen i enhet Omsorg har i 2015 vært en økning i etterspørselen etter hjemmetjenester, overbelegg ved institusjonene, høyt sykefravær, overforbruk knyttet til bemanning, flere komplekse og ressurskrevende saker, raskere pasientflyt og kort liggetid ved St Olavs Hospital. Enhet Helse har hatt store utfordringer knyttet til bemanning ved legetjenesten, i tillegg til høyt sykefravær i enkelte avdelinger, stadig flere krevende og komplekse saker, endring av drift og mindre omorganiseringer, for å nevne noe. NAV har i 2015 vært sterkt preget av situasjonen ved tidligere Noryards, nåværende Fosen yards. Det medførte at Rissa kommune i lange perioder hadde den høyeste arbeidsledigheten i Sør-Trøndelag og vi hadde på det meste over 300 arbeidsledige. Dette har, naturlig nok, påvirket oppgavene ved kontoret. Sektoren hadde et samlet merforbruk på over 10 millioner kroner i 2015, noe som medfører tiltak for å sikre økonomistyringen i Tjenesteytingen går likevel sin vante gang. Det er gjennomført bruker/pårørendeundersøkelser i flere enheter, med gjennomgående gode resultat. Det er ikke foretatt store endringer i bemanning i sektoren. Det jobbes meget godt på tvers av enhetene, både på områder som er definert som felles, som for eksempel forvaltningskontor, demensteam og Ø-hjelp, men også i enkeltsaker. Det er ikke gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse i kommunen i 2015, men det er likevel grunn til å anta at arbeidsmiljøet stort sett er bra. Dette baseres på gjennomførte medarbeidersamtaler, personalmøter, samt de faste møtene som avholdes mellom ledelse, tillitsvalgte og verneombud og tilbakemeldingene som kommer der. Helse og omsorg er en stor og kompleks sektor og utfordringsbildet er mangfoldig. Det er likevel enighet i alle enheter om at det største fokusområdet i det kommende året er utviklingen av Indre Fosen kommune. 2

4 2 Organisering Organisasjonskart ledelse HELSE- OG OMSORGSSJEF Hilde Anhanger Karlsen KOMMUNE- OVERLEGE Arnfinn Seim NAV André Sagmo ENHET HELSE Marit Vaarheim ENHET OMSORG Lillian Nøst Organisasjonskart enhet Omsorg Organisasjonskart NAV NAV- leder André Sagmo Mottaksteam Team/gruppeleder: Monica Berget Oppfølgingsteam Team/gruppeleder: Maria H Fines Avdeling integrering og opplæring Avdelingsleder Aiga Berg 3

5 Organisasjonskart enhet Helse Enhet Helse Enhetsleder Marit Vaarheim Forvaltningskontor sammen med enhet Omsorg Forvaltning av tjenester knyttet til logoped voksne Forvaltning av private fysioterapihjemler med kommunalt driftstilskudd Legetjenester Avd. leder John Martin Teigen Pedagogisk Psykologisk tjeneste (PPT) Avd.leder Tove-Karin Lein Helsestasjon Avd.leder Solveig Brørs Psykisk helse og rus Avd.leder John Martin Teigen Fysio- og ergoterapitjenester Avd.leder Børge Solem Oppfølgingstjenesten Avd.leder Børge Solem Fastleger Tilrettelegging for barn/ elever med spesielle behov Helsesøstertjeneste Psykisk helsearbeid Tjenester i institusjon og tjenester i hjemmet Døgnbaserte tjenester i hjemmet og avlastning Legevakt dag Rissa Sakkyndig vurdering av elever Skolehelsetjenste Kommunepsykolog sammen med Leksvik Barn- og unge Psykisk utv.h. Lekevakt kveld/helg, Rissa Leksvik, Vanvikan Rådgivning, veiledning foreldre, hjelpeapparat mv. Jordmortjeneste Kommunalt rusarbeid Hjelpemidler mv. Alvorlige psyk.lidelser Lab.tjenester Følge-/beredskapsordning jordmor Psykososialt krise- og beredskapsteam (kjerne) Funksjonsh. Sykehjemsleger Helsestasjonslege 3 Enhet Omsorg 3.1 Bemanning og arbeidsmiljø Bemanning Avdeling Antall ansatte Antall årsverk Stadsbygd sone 30 18,30 Stjørna sone 29 19,85 Rissa sone, sykehjem, inkl. Ø ,75 hjelp og dagsenter demente Rissa sone, hjemmetjenesten 33 23,37 Kjøkken 18 11,08 Merkantilt 7 4,55 4

6 Det har ikke skjedd store endringer i bemanningen i løpet av det siste året. Enkelte ansatte har fått større stillinger som følge av krav i henhold til Arbeidsmiljølovens Arbeidsmiljøundersøkelse Det er ikke gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse i Rissa kommune i Ny undersøkelse vil gjennomføres i løpet av mai Medarbeidersamtaler Det er ikke gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte i Det er en uttalt målsetting at dette skal gjennomføres i 2016, og arbeidet er allerede i gang. 3.2 Tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering Rissa sone merkantil avdeling Merkantil avdeling er i all hovedsak plassert ved Rissa Helsetun, bortsett fra 20 % ressurs ved Stadsbygd eldresenter (2015). Merkantil avdeling utfører ulike administrative oppgaver som arbeidsavtaler, vederlagsberegning, fakturering av tjenester, lønn, innleie av vakter, mm Rissa sone kjøkken Kjøkkentjenesten er fordelt på alle tre soner, med hovedkjøkken i Rissa sone. Hovedkjøkkenet leverer middag til beboere ved Rissa sykehjem, Stadsbygd eldresenter og hjemmeboende i begge soner. I tillegg drives kantine ved Rissa Helsetun. Råkvåg aldershjem har eget kjøkken som server beboere på aldershjemmet og hjemmeboende. I tillegg drives cateringservice. Avdelingen har ikke hatt noen spesielle kostnadsmessige utfordringer i 2015, men har kjøpt inn en del nytt utstyr ved Råkvåg aldershjem, som følge av meget dårlig vannkvalitet Rissa sykehjem Rissa sykehjem hadde i 2015 omtrent 352 døgn med overbelegg. I tillegg var det lange perioder med utagerende atferd hos pasienter ved skjerma avdeling, og dette medførte ekstra innleie. Overbelegget skyldes stadig raskere pasientflyt fra sykehuset. Dette fører til ekstra utgifter i forhold til innleie av personell, for å sikre god nok kompetanse/bemanning. Ut over dette tilkommer ekstra kostnad når kommunen ikke er i stand til å ta i mot utskrivningsklare pasienter fra St Olavs, jfr samarbeidsavtalen med Helseforetaket. Det ble i 2015 etablert demensteam i Rissa kommune og det er utarbeidet en demensplan. Demensteamet er et samarbeid på tvers av enhetene Rissa sone hjemmetjenesten Det var i 2015 økt tjenesteyting i hjemmetjenesten, som følge av økt behov, bortsett fra hjemmehjelpssiden. 50 % hjemmehjelp er vakant på grunn av mindre etterspørsel etter slike tjenester. Tjenesteytingen i avdelingen preges av godt arbeidsmiljø og høy fagkompetanse Dagsenter for hjemmeboende demente Dagsenter for hjemmeboende demente drives av 2 aktivitører, fem dager i uka. Tilbudet skal gi en meningsfull hverdag for demente, og har ulike aktiviteter/underholdning fra interne og eksterne aktører. Dagsenteret stenges i hovedferien, grunnet mangel på ressurser. Dagsenteret er fullfinansiert gjennom statlig tilskudd med årlig rapportering- og søknad. Dette innebærer at tilbudet 5

7 først og fremst er øremerket for hjemmeboende demente, som igjen gir en avlastningsordning for deres pårørende. Beboerne ved Rissa sykehjem har ingen egen aktivitør Stadsbygd sone Stadsbygd sone har i 2015 hatt en økning av etterspørsel av tjenester i hjemmetjenesten. Det har vært flere oppdrag med omfattende pleie, derav økt tidsbruk. Det er også flere hjemmeboende som ønsker middagslevering. Eldresenteret har hatt overbelegg med en til to brukere, gjennom hele året, til sammen 507 døgn. Sonen har vært preget av høyt sykefravær. Dette har medført omfattende bruk av vikarer og ekstra personell. Ansatte har gjort en fantastisk innsats for å holde driften i gang, til tross for store utfordringer. I KST i desember 2014, ble det vedtatt at kommunen skal bygge 40 nye omsorgsboliger på Stadsbygd. Disse skal bygges på ny tomt, noe som innebærer at beboerne får bli på Stadsbygd Eldresenter til det nye bygget står klart. Med tanke på avvikene som er knyttet til eksisterende bygningsmasse, de nåværende arbeidsforhold, samt utformingen av dagens bygg, var dette en meget god nyhet for brukere, pårørende og ansatte Stjørna sone Råkvåg aldershjem hadde gjennom hele 2015 konstant overbelegg med 1 pasient, noe som til sammen utgjorde 171 døgn med overbelegg. Institusjonen har hatt flere tunge brukere, som krever mer enn én ansatt pr bruker. Det har ikke vært behov for økt bemanning i hjemmetjenesten, men oppdragene har i lange perioder vært omfattende, slik at det ikke har vært mulig å yte hjelp på institusjonen. På grunn av økt behov i hjemmetjenesten i perioder, overbelegg på institusjonen, kombinert med flere svært hjelpetrengende pasienter, har det vært vanskelig å gjennomføre reduksjonen i bemanning-innleie. Lønnskostnadene har dermed blitt høyere enn budsjettert. Sykefraværet har jevnt over vært litt høyere enn ønskelig Kommunalt akutt døgnopphold(kad) Kommunalt akutt døgnopphold/ø-hjelpssenger, ble i samarbeid med Leksvik kommune etablert ved Rissa sykehjem fra 1. mars Beleggsprosenten har vært 34 % i 2015, noe som er meget bra så kort tid etter oppstarten. Det er jobbet med bygningsmessige faktorer for å få til gode løsninger for inn/utkomst til Ø-hjelpssengene og dette fungerer nå veldig bra. Alle legene har vært på befaring og sier seg svært fornøyd med den totale løsningen. Det er opprettet et eget «minilaboratorium», der det meste av prøvetaking ved innkomst utføres lokalt. Det har vært et godt samarbeid med laboratoriet ved legekontoret i Rissa omkring dette. Vår erfaring så langt, er at opprettelsen av Ø- hjelpssenger har medført at ansatte får brukt sin kompetanse, samt tilegnet seg ny. Ansatte oppgir også at det har gitt positive effekter for arbeidsmiljøet. Vi har gode tilbakemeldinger fra både legetjenesten og pasienter Brukerundersøkelser Bruker- og pårørendeundersøkelse er gjennomført ved alle institusjoner og i hjemmetjenesten i 2015, med gjennomgående gode tilbakemeldinger på tjenesteyting Avvik Avvik meldes på to måter; avvik knyttet til behandling/medisinering på individnivå registreres i profil, avvik knyttet til tjenestekvalitet, HMS og informasjonssikkerhet registreres i kommunens avviksmodul i Risk Manager. 6

8 Avvik Profil Avvik RM Rissa sone - kjøkken 1 Rissa sykehjem Rissa sone - hjemmetjeneste 61 0 Stadsbygd sone 10 7 Stjørna sone Enhet Helse 4.1 Bemanning og arbeidsmiljø Overordnet mål: Alle innbyggerne i Rissa kommune skal oppleve å ha et godt helse- og omsorgstilbud, uavhengig av alder, funksjonsnivå og bosted. Avdelingene har ulike fokusområder for å nå dette målet. Felles er fokus på Individuell Plan, koordinerte tjenester og tverrfaglig samhandling. Enhet helse prioriterer derfor arbeidet i de tverrfaglige teamene; overordnet tverrfaglig team, 0-6årsteam, 6-20årsteam, og voksenteam. Disse teamene oppleves som svært viktig og virksomme for å utvikle tjenestene og sikre god tjenestekvalitet. Bemanning Avdeling Antall ansatte Antall årsverk Legetjenesten 20 10, fastleger PPT 4 2,8 Helsestasjon 10 6,8 Psykisk helse og rus 8 6,32 Fysio-og ergoterapi 6 5,2 Private fysioterapihjemler 4 2,8 Oppfølgingstjenesten 68 42,15 De største endringene i bemanning det siste året er knyttet til Oppfølgingstjenesten. Som følge av drift ved flere tjenestesteder og nye brukere, har bemanningen økt. De andre endringene skyldes omrokkering og ny organisering av Psykisk helsetjeneste og rus, samt fysio- og ergoterapi. Arbeidsmiljøundersøkelse Rissa kommune har ikke gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse i Dette gjennomføres i mai 2016 Medarbeidersamtaler Alle avdelingsledere og alle ansatte i PPT, helsestasjonen og fysio- og ergoterapitjenesten har hatt medarbeidersamtale i Avdeling psykisk helse og rus, legetjenesten og Oppfølgingstjenesten har ikke gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte i

9 4.2 Status tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering Legetjenesten I 2015 har det vært relativt stort innslag av vikarer blant legene, dette dels grunnet sykefravær og dels grunnet venting på nye fast ansatte leger. Skiftene av leger i de faste stillingene har medført ekstra utfordring knyttet til opplæring og oppfølging for medleger og medarbeidere. Det forventes at alle faste legehjemler er besatt primo Det har i perioden kommet inn avvik knyttet til bygningsmasse. Avvikene er av mindre kostnadsmessig karakter og følges opp. Det kommer med jevne mellomrom avvik opp mot tjenesteutøvere. Disse følges opp fortløpende. Legetjenesten har i 2015 gjennomført følgende endringer av teknisk art: Journalsystemet ble byttet ut i midten av oktober 2014 og 2015 har vært første år med full drift. Innføringen av dette programmet gir gode muligheter til ytterligere effektivisering. Det har derfor i 2015 blitt brukt ressurser på konsulentbistand fra leverandør for å optimalisere driften av programmet. I tråd med de andre kommunene og i samarbeid med 2.linjetjenestene, har legetjenesten utviklet sine systemer for elektronisk meldingsutveksling. Epikriser, henvisninger, prøvesvar m.m. kommuniseres nå elektronisk. Prosessen har medført en rekke utfordringer knyttet til ustabilitet og usikkerhet. Elektronisk kjernejournal skulle etter planen innføres i september Dette arbeidet er i gang, men er forsinket. Kjernejournal er fortsatt ikke aktivt implementer i De tekniske løsningene ble ferdigstilt tidlig i Det er tatt i bruk informasjonsskjerm i ventearealet. På skjerm publiseres generell informasjon om hvordan kontakte lege, hvilke leger jobber her osv. Tilbakemeldingene fra publikum har vært gode. Nytt nasjonalt nødnett ble tatt i bruk pr mai Det har vært en del feil knyttet til dekning, som det fortsatt jobbes med for å løse, blant annet knyttet til lokalisasjon Vanvikan. Legetjenestens mål i perioden 2014 til 2017 er at de skal bidra til bruk av IP i enkeltsaker, samt at de skal jobbe med brukertilfredshet og ressursbruk, med satsningsområde E-resept, nytt datasystem, EPJ og betalingsterminal. Videre satsning vil knyttes til IP og sms-bestillingsordning for publikum. Ny akuttmedisinforskrift som kom i 2015 gir nye kompetansekrav til legevaktsbemanning gjeldende fra 1. mai Organisering og bemanning av legevakta har derfor vært i fokus fra 2015, og vil måtte være det i tiden framover. Dette må også ses i sammenheng med forestående planlagt sammenslåing til Indre Fosen kommune Helsestasjonen Helsestasjonens mål for perioden 2014 til 2017 er å ivareta det helhetlige forebyggende og helsefremmende arbeidet rettet mot gravide, barn og unge 0-20 år. I tillegg har man fokus på IP, saksbehandlingstid, elevers skolehverdag, ressursbruk og arbeidsmiljø. Status mål pr vår 2015 er at Helsestasjonens medarbeidere deltar på mange ulike arenaer, knyttet til helsefremmende og forebyggende arbeid. Jordmødrene deltar i vaktsamarbeidet på Fosen, finansiert og administrert av St Olavs hospital. 8

10 Det var stor aktivitet på alle områder i helsestasjon- og skolehelsetjenesten i En helsesøster som har gått videreutdanning i psykisk helse for barn og unge, blir ferdig våren Fram til nyttår har helsestasjonen hatt en vikar som også jobber i Psykisk helse i kommunen. Det opplevdes som en fin beriking av fagmiljøet i avdelinga. Stillingen som hjemkonsulent ble sent på høsten 2015 ledig, og stillingen ble omgjort til helsesøsterstilling. Dette, sammen med statlige midler til styrking av tjenesten, gjorde at det ble en 100 % ny stilling for helsesøster. Jordmortjenesten og helsesøstertjenesten samarbeider om oppfølging etter tidlig heimreise fra barsel. Samarbeidet helsesøstre-jordmødre fungerer godt. I 2014 kom det nye retningslinjer for oppfølging av barselkvinner, og Rissa er godt rustet til å møte de nye kravene. Helsestasjonen i 2015: godkjent som Ammekyndig helsestasjon og jobber stadig med å bli bedre som ammehjelpere for nybakte mødre. deltar i tverrfaglige arbeidsgrupper som er kommunens tverrfaglige team for 0-6 år og 6-20 år. Ledende helsesøster er leder av 0-6 års teamet. jobber bevisst med hvordan vi kan satse på tilknytning og psykisk helse, helt fra svangerskap/barsel og til ungdom/voksen. samtalegruppe for barn/unge som har opplevd samlivsbrudd videreføres. Det er ønskelig at alle skoler skal få tilbudet. fødselstallet i 2015 ble 72. Fordelt på skolekretser: Fevåg/Hasselvika 7, Mælan 2, Rissa 41 og Stadsbygd 22. Jordmortjenesten og helsesøstrene samarbeider tett, og dette, sammen med et vel etablert samarbeid med barneverntjenesten, gir et sterkt fokus på forebygging og tidlig innsats. Samarbeidet med St.Olavs Fødeavdeling fungerer bra og er i stadig utvikling. Gjennom beredskapstjenesten er jordmødrene sikret faglig oppdatering gjennom deltagelse på fagdager og kurs på St.Olav Psykisk helsetjeneste og rus Avdelingen har ivaretatt vanlig drift gjennom hele året med høy henvisningsmengde. Fosenteamet/2.linjetjensten tildeler tjenester på bakgrunn av sin prioriteringsveileder. Dette medfører at alle som ikke får innfridd sin rettighet her, overføres til kommunal psykisk helsetjeneste. For 2015 kan det se ut som at strengere håndtering opp mot denne prioriteringsveilederen har medført øket henvisningspress mot kommunal psykisk helsetjeneste. Dette medfører øket behov for kompetanse i de kommunale tjenestene. Avdelingen har gjennomført det årlige arrangementet «verdensdagen for psykisk helse» i samarbeid med Mental helse Rissa. I 2015 ble teamet/psykisk helsetjeneste og rus styrket ved at psykologstillingen ble øket fra 30 % til 100 % stilling totalt. Stillingen deles med Leksvik kommune. Styrkingen dekker pasientgruppen i hele aldersspekteret fra ufødt til voksen. Styrkingen har betydning for tidlig intervensjon, noe som vil ha både behandlende og forebyggende effekt. I 2015 besluttet Rissa kommune å overføre ansvaret for oppfølging av personer med utfordringer knyttet til rus, fra NAV Rissa til Psykisk helsetjeneste. Ny tjeneste «Psykisk helsetjeneste og rus» ble 9

11 etablert høsten Avdelingen ble tilført ruskoordinator finansiert av prosjektmidler, og i tillegg ble 0,5 årsverk overført fra NAV. Like etter at endringen ble effektuert, gjennomførte fylkesmannen varslet systemtilsyn med Rissa kommune, i forhold til kommunens oppfølging av personer med samtidig rus og psykisk helselidelse. Tilsynet avdekket ett avvik og flere merknader. Rissa kommune tar dette med i etableringen av ny tjeneste for brukergruppen og er i gang med forbedringer og lukking av avvik. Kommunens psykososiale kriseteam har vært aktive flere ganger i Fysioterapi- og ergoterapitjenester Fysio- og ergoterapitjenestene har fått økte oppgaver gjennom året Velferdsteknologisatsning og etablering av demensteam krever ergoterapi- og teknikerkompetanse, og har medført mye tid til kompetanseheving, møter, kurs mv. Rissa kommune etablerte Demensteam i 2015, ergoterapeut er sentral i arbeidet rundt demente og inngår som fast ressurs i teamet. Fra 1. januar 2016 er det derfor gitt en 10 % ressurs som styrking av tjenesten. Aktive fysioterapibrukere gjennom året er 126, hvorav 43 er rehabiliteringssaker. Aktive ergoterapibrukere gjennom året er totalt 211, hvorav 177 rehabiliteringssaker. I samarbeid med omsorgstjenesten er det fokus på hverdagsrehabilitering, som er et satsningsområde i Målet er å øke funksjonsevne og korte ned liggetid for pasienter på korttidsopphold, slik at de kan reise hjem raskere, samt å opprettholde funksjonsnivå for langtidspasienter. Tjenesten opplever en meget god flyt på beredskap til rask hjemsendelse til hjemmet med tekniske hjelpemidler. Dette indikerer pålitelighet og tilgjengelighet. Utstyret fra kommunalt lager er tilpasset hjemmet og har strukturkvalitet. Rissa kommune yter ergoterapitjenester til Leksvik kommune tilsvarende 20 % stilling Oppfølgingstjenesten I 2015 ble to nye bofellesskap, med 8 boenheter i hvert, ferdigstilt og beboerne flyttet inn, enkelte før jula 2015, andre på nyåret I den forbindelse ble det opprettet 4 «nye»team med ansatte. Avdelingen har i 2015 opplevd en krevende personalsituasjon, med stort sykefravær, utfordringer med å få tak i nok vikarer og mye bruk av overtid, spesielt ved ferieavvikling og høytider. Mange av de som leies inn ekstra har lav kompetanse i forhold til de de skal erstatte og over tid fører dette til en forskyvning av kompetansebalansen i avdelingen, ved at ukvalifiserte gis fortrinn til ledige stillinger etter AML 14. Flytting til nye lokaler har også vært krevende for personalgruppa. Det er iverksatt prosesser, både knyttet til sykefravær og til arbeidsmiljø. Antall tjenestemottakere er for tiden totalt 65. Dette inkluderer beboere i omsorgsboliger og i egne hjem, avlastningstilbud (både privat og offentlig), støttekontakter, omsorgslønn mm. Det er utstrakt samhandling med brukere, pårørende, verger og samarbeidsaktører. I løpet av de neste fem årene vil det komme flere brukere med behov for tjenester, så langt har vi kjennskap til 2-3. Pr i dag har avdelingen nesten like mange brukere som mangler støttekontakt som de som har og dette er et økende problem. 10

12 Antallet avviksmeldinger på grunn av vold og trusler i avdelingen er svært høyt, men har gått noe ned. Det har vært et vedvarende problem med utagering vold/trusler knyttet til 1 bruker der medikamentell behandling ikke har adekvat virkning og der behandlingsmiljø ikke er tilfredsstillende. Dette fører til økt stressnivå og nedsatt jobbtilfredshet for de ansatte, og potensielt til alvorlig personskade. Plan for endring er utarbeidet og iverksatt og gjennomføres i løpet av Aktivitetstilbud ved Homla skal nedlegges, grunnet avvikling av bygningen. Det er viktig at det så snart som mulig kommer et nytt tilbud om bygningsmasse til denne sårbare gruppen PPT PPT sine mål for perioden er å øke fokuset på bruk av IP, på saksbehandlingstid, ressursbruk og arbeidsmiljø. Antall henvisninger går fremdeles noe ned, noe som kan skyldes at PPT i større grad enn tidligere gjennomfører konsultasjoner med skoler og barnehager i forkant av en eventuell henvisning. Man bidrar da til å prøve ut ulike tiltak, og gjennom dette kan man unngå å henvise. Avdelingen får en mer overkommelig arbeidssituasjon ved at tallet på antall henvisninger reduseres. I tillegg frigjøres det tid til å arbeide mer forebyggende. PPT deltar i ulike forum med blant annet forebyggende arbeid som formål: 0-6 års gruppa, 6-20 års gruppa, Barnehageteam, faste møter mellom kommunen og BUP, fagmøtene til barnehagestyrerne og rektorene, faggruppe for språk, lesing og skriving, språkforum med fokus på fremmedspråklige det siste året. Det er i tillegg besluttet å opprette Skoleteam fra høsten 2016, tilsvarende Barnehageteam, som skal være et rådgivende organ for skolene slik at elevene sikres rett hjelp til rett tid. Det er laget en rutine for oppfølging av fravær ved skolene i Rissa, og målet er at den skal iverksettes fra høsten Flere av de sakene PPT har er krevende og sammensatt, og fordrer et godt tverrfaglig og tverretatlig samarbeid. Avdelingen har siden høsten 2015 hatt et tett og regelmessig samarbeid med kommunepsykologen, og det oppleves svært nyttig og relevant. Det er godt arbeidsmiljø i Rissa PPT. To ansatte jobber i 60 % stilling gjennom AFP. De andre to går i 80 % stilling og tar master ved siden av, henholdsvis til Logoped og i PPT-arbeid. Det knyttes spenning til utviklingen av Indre Fosen kommune. Det vil kunne innebære store organisatoriske endringer for avdelingens del Avvik Enheten skiller på avvik og klager. Avvik meldes på to måter: 1. avvik knyttet til behandling/medisinering på individnivå registreres i fagsystemet Profil 2. avvik knyttet til tjenestekvalitet, HMS og informasjonssikkerhet registreres i kommunens avviksmodul i fagsystemet Risk Manager. Brukerklager registreres og behandles i fagsystemet ephorte. 11

13 2015 Avvik profil Avvik Risk Manager Formaliserte brukerklager Tj.kval. HMS Infos. PPT Helsestasjonen Psykisk helse og rus Legetjenesten Fysio/ergo Oppfølgingstjenesten Enhet Helse overordnet Klage på vedtak Det har vært og er utfordringer knyttet til kommunens avviksmodul i RM. Det er store tregheter i systemet, slik at håndtering av avvik datateknisk er særdeles tungvint. Avvikene henger sammen med at noe har skjedd som ikke er i tråd med prosedyre, eller at det mangler prosedyre. Prosedyrene skal ligge i Kvalitetssystemet, som har vært nede store deler av 2015, og delvis ikkefungerende både i 2013, 2014 og Nytt kvalitetssystem er nå under implementering, og må forventes virksomt i løpet av Det er derfor sannsynlig at det reelle avviksbildet er noe større, samtidig som at store/alvorlige avvik forventes å være ivaretatt. 5 NAV 5.1 Bemanning og arbeidsmiljø Bemanning Avdeling Antall ansatte Antall årsverk Oppfølging 6 5,7 Mottak 6 6,0 Integrering og opplæring 15 11,04 Den største endringen i bemanning er knyttet til Avdeling IO, som følge av økende bosetting av flyktninger. Arbeidsmiljøundersøkelser Det er gjennomført en årlig HKI-undersøkelse (Humankapitalindeks) på statlig side, og den omfatter alle ansatte ved kontoret. Den viser et høyt energinivå og høy tilfredshet blant ansatte. De ansatte svarer at det er god trivsel og stemning, og besvarelsen ligger fortsatt over både fylkes- og landsgjennomsnittet. Medarbeidersamtaler Det er gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte. 12

14 5.2 Tjenesteyting og brukermedvirkning Kontoret var i 2015 sterkt preget av konkursen ved Noryard Bergen Group, som medførte at NAV Rissa i en lang periode hadde den høyeste arbeidsledigheten i Sør-Trøndelag. På det meste hadde kommunen over 300 arbeidsledige, mot ca som har vært «normalen» de siste årene. Volumet har vært voldsomt høyt, og har påvirket ansatte og arbeidsoppgaver på en lite gunstig måte. Kontoret har hatt svært høyt sykefravær i Handlingsrommet til å gjøre konkrete grep på ansatt siden har vært svært lite, både på grunn av den økonomiske situasjonen og på grunn av liten tilgang til kvalifisert arbeidskraft. Kontoret har likevel klart å drive effektiv saksbehandling, men har ikke klart å følge opp enkelte grupper så tett som ønskelig, spesielt mottakere av økonomisk sosialhjelp. Til tross for svært høy arbeidsbelastning, har kontoret levert gode resultater på de måleparametere som er satt som NAV`s satsningsområder. I løpet av 2015 ble behandling av startlån og gjeldsrådgiving overført til økonomiavdeling i Rissa kommune, samt at Rus koordinator ble overført til Psykisk helsetjeneste. Kontoret har over tid sett en urovekkende utvikling i forhold til økonomisk sosialhjelp. Det er grunn til bekymring, da det siden 2011 har vært en årlig økning på utbetalinger. Problemstillingen er sammensatt, men det er en helt klar sammenheng mellom presset på boligmarkedet med de økonomiske utfordringer det gir, samt det usikre arbeidsmarkedet kommunen har hatt over tid. Avdeling Integrering og opplæring har opplevd en del turnover i 2015, og dette, i tillegg til mangel på boliger, har påvirket bosettingen av flyktninger noe. Av vedtakene for 2015, ble 2 flyktninger bosatt allerede i slutten av 2014, 12 ble bosatt i 2015 og de resterende 4 ble bosatt tidlig i Antallet flyktninger som har rett og plikt til norskopplæring har økt og det er veldig ulike nivå hos elevene. Det medfører økt behov av lærerressurs. Flyktningene innser at de konkurrerer med mange andre arbeidsledige i Rissa, og at grunnutdanning gir flere fremtidsmuligheter. Økt elevtall og økt antall ansatte har ført til at nåværende lokaler er lite egnet for NAV IO. Det har vært misnøye hos ansatte pga manglende pauserom, manglende tilgang til stasjonære PC mm. Behovet for nye lokaler er meldt inn til kommunen og man håper å få tilbud om større lokaler så fort som mulig. Bolig er gjennomgående en stor utfordring ved bosetting av flyktninger. Det er i Rissa mangel på leiligheter som er egnet til små familier med liten inntekt. Det å få barnehageplass for familiegjenforente eller de som bosettes i 2.halvdel (etter søknadsfrist har gått ut) er også en utfordring. Samarbeid med helsestasjon og med Åsly skole fungerer greit; flyktninger får bistand og skolestart innen rimelig tid. NAV IO har også i 2015 brukt Noris AS og Shakeo for å tilfredsstille krav om fullt introduksjonsprogram for flyktningene i undervisningsfrie perioder. Utfordringen er mangel på språk- / praksisplasser i hverdagen, både i privat næringsliv og i egen organisasjon. Avdelingen har et samarbeid med Rissa videregående skole og Rissa Bibliotek om Språkkafe én gang per måned. Høsten 2015 startet et samarbeid med Fosen Folkehøyskole rundt leksehjelp, hvor elever fra Folkehøyskole bidrar med leksehjelp til voksenopplæringas elever. Brukermedvirkning NAV (statlig side)gjennomfører årlig en brukerundersøkelse, der alle som er innom kontoret i en periode på tre uker, blir bedt om å delta. Svarene viste en høy tilfredshet blant brukerne, når det gjelder hvordan de opplevde kontakten med kontoret. 13

15 I voksenopplæringas grunnskoleklasser har det blitt etablert klasseråd, valgt av medelever. Det er jobbet mye med forståelse av brukermedvirkning mange flyktninger kommer fra ikke-demokratiske land og er vant til at det er noen som bestemmer og forteller hvordan ting blir. Prosessen med å få en felles forståelse av demokratiske prinsipper er tidkrevende og utfordrende. 6 Kommuneoverlegen Kommuneoverlegen er kommunens medisinskfaglige rådgiver og er, etter helselovgivningen, offentlig helsemyndighet. Kommuneoverlegen koordinerer, tilrettelegger og leder det samfunnsmedisinske arbeidet i kommunen. Overordnet medisinskfaglig ansvar for kommunens helsetjenester er også tillagt kommuneoverlegen. Kommuneoverlegeoppgaver knyttet til miljørettet helsevern er delegert til interkommunal aktør, Fosen Helse IKS. Pga sykmelding har kommuneoverlegen i Rissa høsten 2015 vært konstituert som overlege i samfunnsmedisin i Fosen Helse IKS. Kommuneoverlegen har møter med rådmannen og deltar i rådmannens utvida ledergruppe etter behov, knyttet til overordnede planer/ tverrsektorielle saker i kommunen. Han inngår i ledergruppen til enhet Helse, samt i overordnet tverrfaglig arbeidsgruppe tilknyttet folkehelsearbeid. Kommuneoverlegen inngår i Helse- og omsorgssjefs organisasjon, på lik linje med enhet Helse, enhet Omsorg og NAV. 7 Økonomi Regnskap 2015 Regulert Oppr. budsjett Regnskap 2014 budsjett Helse og familie PPT Oppfølgingstjenesten SUM Merkantilt Kjøkken Rissa Rissa sone Hjemmetjeneste Stjørna sone Stadsbygd sone SUM NAV Voksenopplæring SUM Omsorg har et samlet merforbruk på kroner 5, 3 millioner. Dette skyldes hovedsakelig overskridelser av budsjett grunnet høyt sykefravær, overbelegg med påfølgende innleie og dyre innleieløsninger. 14

16 Helse har et merforbruk på kroner 4, 5 millioner. I hovedsak skyldes dette høyt sykefravær i flere avdelinger, med påfølgende dyre innleieløsninger, samt nye brukere og etablering av ny drift. NAV har et merforbruk på kroner 0,9 millioner. Dette skyldes i sin helhet utgifter knyttet til økonomisk sosialhjelp. Den økonomiske utviklingen i 2016 følges tett, både i form av månedlig rapportering, prosesser internt i enkelte enheter for å få ned utgiftene, samt dialog med politikerne. 8 Sykefravær Fravær (%) Korttidsfravær (%) Langtidsfravær (%) Merkantilt/adm personell 8,4 4,6 0,9 1,2 7,5 3,4 Rissa omsorg - kjøkken 4,5 4,8 0,3 0,7 4,2 4,1 Rissa omsorgssone - hjemmetjenester 10,4 10,8 1,2 1,7 9,2 9,1 Rissa Omsorgssone 10,1 13,3 2,9 2,5 7,3 10,8 Stjørna Omsorgssone 7,6 18,2 3,5 1,7 4,2 16,5 Stadsbygd Omsorgssone 17,4 21,9 1,2 1,9 16,2 20,0 Helse 6,2 9,4 1,3 1,3 5,0 8,0 Oppfølgingstjenesten 14,4 15,3 2,7 2,3 11,7 12,9 PPT 2,9 1, NAV - Sosialtjenesten 20,0 16,5 2,0 2,2 18,0 14,3 NAV - Integrering og opplæring 2,1 1,5 0,6 Voksenopplæringa 0,0 2,9 0,0 0,7 0,0 2,2 I enhetene Omsorg og Helse viser oversikten en nedgang i det totale sykefraværet fra 2014 til Korttidsfraværet holder seg stabilt ganske lavt, mens det er langtidsfraværet som utgjør brorparten av det totale fraværet, og som har gått ned i Det er iverksatt tiltak knyttet til sykefraværet og det ser ut til å ha effekt. NAV har hatt en økning i sykefravær i 2015 og også der er det langtidsfraværet som er høyest. NAV er en forholdsvis liten og spesialisert enhet, der fravær hos hver enkelt vil få stort utslag, og et så høyt sykefravær gir store utfordringer knyttet til tilgangen på kompetente vikarer. 9 Kommunebarometer Kommunal Rapport utarbeider hvert år et kommunebarometer, der kommunene måles etter spesifikke parametere og deretter sammenlignes. Grunnlaget hentes blant annet fra KOSTRArapporteringen som alle kommuner gjennomfører årlig. Barometrene varierer noe fra år til år og det er endringer i hva som måles. Det kan derfor gjøre det vanskelig å sammenlikne tjenestene fra år til år. Det er store ulikheter innenfor helse- og omsorgssektoren i Rissa. Helse er plassert som nr 61 i Norge, noe som er meget positivt. Dette er en stor forbedring fra året før. Eldreomsorg ligger på en

17 plass, og det er omtrent samme plassering som i Sosial, det vil si NAV, holder seg også ganske stabil og oppnår i 2016 en plass som nr Eldreomsorg Størst positive utslag gir andel brukertilpassede enerom på sykehjem, der Rissa kommune har 100 % måloppnåelse, samt antall døgn på sykehus for utskrivningsklare pasienter. Her gjør Rissa en meget god jobb. Vi er også gode på gjennomføring av brukerundersøkelser. 78 % av de ansatte i Rissa har fagutdanning, mot 75 % i landsgjennomsnitt. Størst negativt utslag finner vi i forhold til bemanning av ergoterapeut og geriatrisk sykepleier, i forhold til hvor stor andel av de over 80 år som får tjenester hjemme, samt andel skjerma plasser for demente, der kun 11 % av plassene i Rissa er ment for demente. 16

18 Helse Rissa scorer veldig godt på antall årsverk jordmor. Vi har også et godt resultat knyttet til bruk av hjerte- og karmedisin hos innbyggerne i kommunen. Legedekningen i Rissa er klart lavere enn i de beste kommunene. Det er i tillegg litt lav dekning av helsesøster, målt mot antall småbarn i kommunen. Det er allerede foretatt en styrking av helsesøsterressursen fra Tilbudet av psykiatrisk sykepleier er middels, mens jordmordekningen som sagt er meget god. Størst negativt utslag finner vi på posten forebygging, der kommunen helt klart har et stort forbedringspotensial. 17

19 Sosial NAV har sine største utfordringer knyttet til forebygging og økonomisk rådgivning. Det er allerede gjennomført tiltak i NAV, knyttet til økonomisk sosialhjelp og gjeldsrådgivning. Det er i tillegg gjort budsjettmessige grep, med målsetting om å kunne jobbe mer forebyggende i forhold til økonomisk sosialhjelp. 10 Utfordringsbilde Enhet Omsorg Høyt sykefravær er en stor utfordring. Enheten må i tillegg jobbe aktivt for å sikre at ansatte får tilbud om utviklingssamtaler en gang pr år. Tjenesteytingen preges av endring i brukergruppen, mot flere yngre og mot flere områder, som rus og psykiatri og nye landsmenn. Alle sonene hadde konstant overbelegg i institusjonene i 2015, som følge av samhandlingsreformen og det den medfører av raskere pasientflyt fra sykehus til kommune. Dette medfører behov for ekstra bemanning. Økende antall hjemmeboende pasienter i årene som kommer, noe som om år fører til økende antall pasienter i institusjonene. Hovedtendensen i 2015 har vært en markant økning i etterspørselen etter hjemmetjenester. Det forventes at kommunen holder innleggelsene i sykehus nede, ved å legge dem inn i eget Ø-hjelpstilbud. Det stilles stadig større krav til kommunen som generalist og som er til stede 24/7, samtidig som spesialisttjenester bygges ned og legges ut til kommunene. Stadig økende forventninger til tjenestene og tjenesteytingen fra brukere, pårørende, politisk ledelse, sentrale myndigheter og ansatte; systemkrav, kvalitetskrav og effektivitetskrav. 18

20 Enhet Helse Enhetens samlede utfordringer er knyttet til: Samhandling i tunge komplekse saker, internt i kommunen men også med eksterne aktører er utfordrende Økt mengde komplekse saker Sykefravær bemanningsutfordringer, vikarutfordringer Generell rekruttering til vikariat og ledige stillinger, søkere mangler nødvendig fagkompetanse For lav kapasitet i tjenestene til både å løse individsaker, forebyggende arbeid, normale utviklingsoppgaver og ekstraordinære utviklingsoppgaver som sammenslåing av kommuner. o Saksbehandlingstider strekkes Stab- og støttesystemer i organisasjonen bidrar ikke til å få oppgaver løst, heller motsatt: Eks. IKT-systemer, kvalitetssystem, avvikssystem fungerer dårlig. Manglende ressurser i organisasjonen til opplæring og vedlikehold av kompetanse knyttet til ikt-systemer (fellessystemer og fagsystemer). NAV Høy arbeidsledighet, som medfører høy arbeidsbelastning/slitasje på ansatte. Utviklingen i forhold til økonomisk sosialhjelp ser noe bedre ut i starten av 2016, men kan fort endre seg. Situasjonen ved Fosen Yard. Lokaler til NAV IO som er egnet til formålet. Praksisplasser for å lære språket og arbeidslivsregler. Manglende barnehageplasser for flyktninger. Egnede bolig til flyktninger i sentrumsnære områder. 11 Fokusområder 2016 Omsorg Det området som har høyest prioritet i enheten i 2016 er økonomistyring. Enhetsleder jobber tett med sonelederne for å opprettholde økonomisk kontroll og balanse i forhold til budsjett. Det ble i 2015 iverksatt tiltak for å få ned sykefraværet og dette viktige arbeidet fortsetter i Det faglige målet for enheten er å opprettholde god tjenesteyting. De nye tjenestene som ble etablert i 2015,og som går på tvers av enhetene omsorg og helse, eksempelvis demensteam og Ø- hjelp, skal videreutvikles, men bortsett fra det, kommer ikke enheten til å satse på nye store prosjekt i 2016, ettersom utviklingen av Indre Fosen kommune vil kreve mye arbeid. Helse Arbeid med sykefravær, spesielt i tilknytning til Oppfølgingstjenesten, er høyt prioritert i Det samme er økonomistyring, ettersom disse faktorene henger sammen, og med bakgrunn i regnskap Det er gjort noen endringer knyttet til andelen helsesøsterressurs i kommunen og dette medfører en tiltrengt økning. 19

21 Det jobbes ellers med å lukke avvik knyttet til systemtilsynet som Fylkesmannen gjennomførte på området psykisk helsetjeneste og rus, høsten For å få lukket avviket er det blant annet nødvendig at avdelingen iverksetter skriftlige vedtak innenfor tjenesteområdet. Det jobbes i tillegg med rusmiddelpolitisk handlingsplan. Utvikling av Indre Fosen kommune er også i enhet helse det viktigste fokusområdet i året som kommer. NAV Det er allerede iverksatt en del tiltak i enheten, knyttet til økonomisk sosialhjelp og gjeldsrådgivning. Man har også valgt å styrke ansattressursen som jobber med økonomisk sosialhjelp, for å kunne jobbe tettere med denne gruppen. I tillegg er det det høye sykefraværet i enheten et fokusområde i