Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin. Årsrapport HMS. Institutt for nevromedisin

Transkript

1 Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Årsrapport 2011 HMS Mål for helse, miljø og sikkerhet HMS-organisering ved INM Vernetjenesten ved INM HMS handlingsplan 2011 HMS-aktiviteter 2011 Forslag til HMS handlingsplan 2012 Institutt for nevromedisin

2 MÅL FOR HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Gjennom å sikre de ansatte gode, trygge og personlighetsutviklende oppgaver, skal NTNU skape et arbeidsmiljø som stimulerer til å være kreativ, konstruktiv og kritisk. NTNU skal sikre studentene et godt læringsmiljø gjennom god tilrettelegging av faglige forhold, velferd og det fysiske arbeidsmiljø. Arbeids- og læringsmiljøet skal fremme arbeidsevne, læring, helse og trivsel, og verne mot arbeidsrelatert sykdom og ulykker. Miljøbevissthet skal prege alle deler av universitetets virksomhet. NTNU skal kontinuerlig arbeide for å redusere belastningen på ytre miljø gjennom miljøvennlig drift. HMS-ANSVAR OG ORGANISERING VED INSTITUTT FOR NEVROMEDISIN (INM) Det er instituttleder som har HMS-ansvaret ved instituttet. Ansvar for oppfølging av arbeidet er delegert til kontorsjef. Ansatte som har som oppgave å lede andre i arbeidet (medarbeidere og studenter) har også et HMS-ansvar. For øvrig har alle ansatte en medvirkningsplikt når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS). Andre med dedikerte oppgaver innen HMS: Heine Skipenes var instituttets HMS -koordinator med delegerte oppgaver innen organisering av HMSarbeidet frem til i høst. Anni Bjerkhagen tok over som HMS-koordinator fra 1. september Hun er også instituttets IA-kontakt. Anni.Bjerkhagen@ntnu.no Lars Evje er instituttets strålevernskoordinator, med oppgaver i forbindelse med strålevernsforskriften og NTNUs organisering av strålevern. Lars.Evje@ntnu.no - 2 -

3 VERNETJENESTEN VED INM Instituttet er spredt over et stort område, og har flere verneområder. For 2011 gjelder følgende verneområder, verneombud og vara verneombud: Verneområde Spesifisering Verneombud Leder MTFS 3. et. Vest Lars Evje Tore Syversen Bevegelsessenteret 3. et. INM-kontor Siri Bjørgen Jon Olav Drogset Nevrosenteret Øst Marit Stjern Lars Jacob Stovner Nevrosenteret Vest Pernille Thingstad Jorunn Helbostad Nevrosenteret Nevrologisk lab Marit Stjern Linda White RBUP Klostergata Silje Haugen Turid Suzanne Berg-Nielsen NSEP 1. et. MTFS Terje Røsand Arild Faxvaag Andreas Landmark (vara) Østmarka Uavklart Carl Bredo Dahl Olav Linaker Omorganisering i organisasjonen gjør at HMS-ansvaret ved RBUP faller bort fra 1. desember RBUP blir lagt direkte under Det medisinske fakultet. Verneombud er valgt for perioden Nytt valg må gjennomføres i løpet av høsten

4 HMS HANDLINGSPLAN 2011 Styrke leders rolle og ansvar i HMS-arbeid. Dette gjelder både leder med HMS-ansvar i linja og arbeidstakere som har som oppgave å lede andre (studenter og ansatte) i arbeidet. Inngå avtaler med St. Olavs hospital om HMS-samarbeid (DMF) Avviksmeldinger og håndtering av avvik, samt sørge for læringseffekt av dette arbeidet At det alltid foretas risikovurderinger der dette er nødvendig og sikre dokumentasjon av dette arbeidet Videreutvikle verneombudenes arena/kunnskap Øket kompetanse på inkluderende arbeidsliv (IA) Valg av nye verneombud for 2011/2012 Dele verneområde Nevro: vest og øst HMS for stipendiater med hjemmeinstitusjon utenfor INM Håndtering av HMS for studenter ved INM HMS for arbeidstakere/studenter i utenlandsopphold eller borte fra hjemmesituasjon - 4 -

5 HMS-AKTIVITETER 2011 LEDERFORANKRING Operativ ledergruppe ved INM har HMS som fast punkt på møteplanen. Månedlig rapporteres det om HMS-status og konkrete saker for ledergruppa. Her tas også HMS-avvik opp til diskusjon. VERNEOMBUDSSAMLING Det er avholdt to møter med verneombudene i Vår 2011: Nye verneombud ble introdusert, og det ble gjort en oppsummering av HMS-aktivitetene i Handlingsplanen for 2011 ble gjennomgått. Høst 2011: Presentasjon av ny HMS-koordinator. Gjennomgang av fjorårets HMS-runder, og ingen hadde noe å anmerke i forhold til måten disse ble gjennomført. Midlertidig status på handlingsplanen ble gitt. KARTLEGGING AV HMS-KOMPETANSE I LINJEN Med referanse til verneombudsmøtet i mars, ble det 26. april sendt ut e-post til alle verneombud og varaer med aktuelle datoer for HMS-plattform og IA-kurs. De ble her gjort oppmerksom på at HMSplattformen er å anse som et minimumskrav til nødvendig HMS-opplæring, og at de som har plattformen eller tilsvarende fra noen år tilbake ble oppfordret til å friske opp kunnskapen. Resultatet er at pr. dags dato har alle våre verneombud tilstrekkelig HMS-kompetanse. Vara verneombud mangler plattformen, men er oppfordret til å delta i februar I juli ble e-post sendt ut til alle ledere med ansvar for verneområder. Av disse 8 har 5 HMS-plattform eller tilsvarende. 3 har ikke dokumentert HMS-kompetanse, og vil være noe som må følges opp fremover. BESTILLING PÅ HMS-RAPPORTERING FRA REKTOR 5. september ble det avholdt dekanseminar hvor HMS var tema for hele møtet. Arbeidstilsynet har hatt tilsyn og gitt NTNU flere pålegg. I møtet ble det utledet en bestilling på fire punkter som institutter og enheter har rapportert til fakultetet. DMF har så sydd sammen svarene og rapportert videre oppover i systemet for å få lukket pålegget fra tilsynet. Bestillingen handlet om 1. handlingsplan for gjennomføring av skriftlig risikovurdering 2. innspill på organisering og ressurser for forbedring av fakultetets HMS-arbeid 3. opplæring av verneombud 4. kartlegge og redusere negative arbeidsbelastninger ift alle ansatte - 5 -

6 Vi har besvart alle punktene bortsett fra det siste, som har frist oktober Svarene finnes i.ephortesak nr. 2011/1158/HIL Vi har tre labområder hvor kjemikalier brukes eller oppbevares, og som er aktuelle i spørsmål om reduksjon av kjemisk helsefare; MTFS-lab (Cellulær toksikologi og Metabolsk nevrovitenskap), Nevrobiologisk lab og Øyebiologisk lab. Vi har utarbeidet en tidfestet handlingsplan for å redusere den kjemiske helsefaren, som hovedsakelig går ut på å gjennomføre risikovurdering på alle kjemikalier og prosedyrer som benyttes, i tillegg til at kjemikalier som ikke brukes avhendes. Dette har vært og er et ressurskrevende arbeid som det jobbes med i labene på toppen av all annen aktivitet. Når jobben først er gjort må det følges opp kontinuerlig med oppdateringer av nye kjemikalier og prosedyrer. Alle risikovurderinger skal være ferdig før nyttår. Kjemikalier skal avhendes innen midten av februar. Studenter som jobber på laboratoriene ved INM gjennomgår dokumentert opplæring, og er underlagt Arbeidsmiljølovens bestemmelser på lik linje med ansatte. Under punkt 2 om organisering av HMS-arbeidet listet vi opp en rekke faktorer for å oppnå et profesjonalisert felt med klare mål, med vekt på at alle ansvarslinjer må være definert og at roller tydeliggjøres på alle nivå. Vi svarte at grunnet svak organisering og manglende ressurser er ikke instituttet i stand til å arbeide proaktivt og kvalitativt bra med HMS. Det mangler også en felles HMS-arena, og linjene er uklare. Videre ble manglende faglig støtte til laboratoriemiljøene nevnt. Det ble også svart at det legges mye arbeid ned i oppfølging av sykemeldte, men at det skorter på overordnet struktur og støttefunksjoner. Konklusjonen var at forsvarlig HMS-arbeid er uløselig knyttet til avsatt tid og penger, og at dagens ressurssituasjon ikke er tilstrekkelig til å løse HMS-oppgavene på forsvarlig måte. På punkt 3 var vi allerede i forkant med innhenting av informasjon hva angår kompetanse på verneombudene våre, og vi leverte inn et lite notat med disse opplysningene. FORENKLET RISIKOVURDERING BRANN I MTFS I MTFS ble det forhåndsmeldt et branntilsyn i løpet av november, og vi gjennomførte forenklete risikovurderinger i forhold til brannvern i våre kontorlokaler i bygget. Risikovurderingen på NSEP ble gjort i forbindelse med HMS-runde 20. oktober. Der så det hovedsakelig bra ut, med unntak av at mikrobølgeovn ikke er etablert på kjøkken med tilstrekkelig ventilasjon og et defekt tidsur til vannkoker. Det ble også avdekket et behov for flere stikkontakter. Risikovurderingen av kontorlokalene til MTFS-laben ble gjennomført 24. oktober, og avdekket noe av det samme som på NSEP. Mikrobølgeovn og vaffeljern er heller ikke her etablert med tilstrekkelig ventilasjon. I tillegg er det nødvendig med løse ovner på kontorene da disse ikke holder forsvarlig temperatur i vinterhalvåret. IA INKLUDERENDE ARBEIDSLIV Instituttet satte IA på dagsorden på årets instituttseminar, hvor Nav Arbeidslivssenter var invitert til å informere litt generelt om IA-avtalen og om nye regler og retningslinjer for oppfølging av sykemeldte fra - 6 -

7 1. juli Til tross for lavt sykefravær ønsker instituttet å bli en mer profesjonell arbeidsgiver når det kommer til ivaretakelse og oppfølging av sykemeldte. Dette innebærer å bidra til kompetansebygging om IA som verktøy og virkemiddel blant ledere ved INM, det være seg fjerdenivået (faggruppeledere, samt prosjektledere). Derfor ble alle ledere oppfordret til å delta på IA-seminar arrangert av DMF 22. november. Instituttleder, kontorsjef og HMS-koordinator deltok. IA-seminaret hadde ledere, støttefunksjoner og HVO som målgruppe. NAV Arbeidslivssenter fortalte litt om hvordan det arbeides med IA ved NTNU, og visualiserte tidslinjen man nå skal forholde seg til for å sikre en tettere oppfølging av sykemeldte. Tidslinjen inneholder frister for både arbeidstaker og arbeidsgiver, deres plikter, tillitsvalgtes plikter og sanksjoner om frister ikke overholdes. For prosjektledere er det verdt å merke seg at bøter for manglende oppfølging av en sykemeldt belastes prosjektet deres direkte. En del utfordringer gjenstår i forhold til strukturering og opplæring i IA-arbeid ved NTNU/DMF. Sykefraværsrapporteringssystem er innført i HMS-RUNDER De fleste HMS-runder har blitt gjennomført i løpet av høsten. Ledere, verneombud, kontorsjef, HMSkoordinator og studentrepresentant har deltatt. Rundene har blitt innledet med gjennomgang av rapporten fra HMS-runden 2010 de steder er det var aktuelt. Hovedinntrykket er at det er noen store saker det ikke ser ut til å bli en løsning på med det første. Det gjelder først og fremt urent vann i Nevrosenteret. Saken er blant annet meldt til Mattilsynet. St. Olav jobber med denne saken i sitt HMS system. Fokus på rundene har vært forskjellig: fra risikoanalyser ved kjemikaliebruk, laboratoriesikkerhet og brannsikkerhet, til rombehov og dårlig vannkvalitet. INM venter fortsatt på en avklaring og etablering av samarbeidsavtaler mellom St. Olavs hospital og NTNU som regulerer HMS-ansvarsforholdet på de enkelte enheter. Dette punktet er videreført fra fjorårets rapport. Dette rammer spesielt Østmarka som verneområde hvor NTNU ikke eier areal. NTNU-ansatte sitter i sykehusets lokaler. Det er ikke gjennomført HMS-runde på Østmarka i 2011, i påvente av en samarbeidsavtale. DMF jobber med en pilot på dette, som skal være ferdig innen utgangen av Vi venter i spenning på et overordnet avtaleverk som vi kan tilpasse på instituttnivå. Referat og protokoller fra gjennomførte HMS-runder er arkivert i ephorte under sak 2007/16827, og skal også arkiveres i verneområdets HMS-perm

8 GJENNOMFØRTE HMS-RUNDER DATO VERNEOMRÅDE DELTAKERE 4. oktober MTFS Lars Evje (VO), Torill Naavik, Anni Bjerkhagen 6. oktober Nevro øst Marit Stjern (VO), Torill Naavik, Marius Tufte (stud.) og Anni Bjerkhagen 18. oktober Nevrobiologisk lab Marit Stjern (VO), Torill Naavik, Linda White, Sylvia Nome Kvam, Anja Skålvoll (HMS-rep. St. Olavs) og Anni Bjerkhagen 20. oktober NSEP Arild Faxvaag, Terje Røsand (VO), Andreas Landmark (vara VO), Emilie Skytøen (stud.), Torill Naavik og Anni Bjerkhagen 2. desember Nevro vest Jorunn Helbostad, Pernille Thingstad (VO), Torill Naavik og Anni Bjerkhagen 9. desember Bevegelsessenteret Jon Olav Drogset, Siri Bjørgen (VO), Lars Jacob Stovner, Emilie Skytøen (stud.) og Anni Bjerkhagen IKKE GJENNOMFØRTE HMS-RUNDER VERNEOMRÅDE KOMMENTAR RBUP Gjennomføres ikke grunnet omstrukturering av organisasjonen, men det er lagt ned et stort arbeid for å ivareta det psykososiale i denne prosessen. Østmarka Gjennomføres ikke før det foreligger samarbeidsavtale med St. Olav. Vi har likevel en dialog med våre ansatte i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet - 8 -

9 MEDARBEIDERSAMTALER (MAS) Samtaler er gjennomført ved flere av instituttgruppene, men ikke alle har rapportert inn. Dokumentasjon skal foreligge i HMS-permene. Instituttgruppe Bevegelsessenteret (ortopedi og revmatologi) gjennomført MAS på alle ansatte i første halvdel av Det har ikke lykkes instituttgruppeleder å arrangere MAS med én av dem, til tross for flere forsøk. Det er ikke gjennomført MAS med stipendiatene. I samtalene kom man inn på tema som kompetanse og karriereutvikling, men ikke lønn. Har også kommet fram til at professorer i framtida skal ha MAS med instituttleder. Instituttgruppe Voksenpsykiatri alle vitenskapelig ansatte har fått tilbud om MAS, og samtalene er gjennomført andre halvdel av Det er gjennomført ordinær MAS mellom undervisningsgruppeleder og universitetslektorer. De øvrige har hatt samtale i gruppe, men med tilbud om ordinær MAS dersom ønskelig. Ikke gjennomført MAS med stipendiatene, oppfattes som veileders oppgave. Hovedveiledere har fått beskjed om at instituttgruppeleder kan ta samtale med stipendiatene i tillegg til dette. Lønn har vært drøftet i noen samtaler, det har også karriereutvikling. Fokuset ellers har vært på fysisk og psykisk arbeidsmiljø, og det har ikke vært avdekket noen tegn til avvik eller vesentlige problemer. Forslag om å minne hovedveileder på om MAS, sende lenke til veilederen til dem i april med purring i september for at oppgaven ikke skal bli borte mellom andre gjøremål. Instituttgruppe Slag og geriatri liste over hvem som skal ha MAS med hvem er formidlet til de aktuelle. De fleste er planlagt gjennomført i desember. Instituttgruppe Laboratorier har gjennomført MAS for Teknisk og administrativt personal MAS er ivaretatt av kontorsjef. Det ble laget en tidsplan for gjennomføring av samtalene, og de er gjennomført i andre halvdel av I forkant av samtalene ble det opplyst om veilederen for MAS slik at hver enkelt kunne komme forberedt. Vi må jobbe videre med å få til en bedre ordning for gjennomføring av medarbeidersamtaler for stipendiater. Dette er satt opp som eget punkt på handlingsplanen for BUDSJETT Det er i budsjett 2011 tatt høyde for kostnader forbundet med HMS-arbeid, og det er opprettet egen budsjettpost for tiltak forbundet med dette. I underkant av 40 % av budsjettposten er brukt, og utgiftene har hovedsakelig gått til innleid hjelp til klargjøring og avhending av kjemikalier og annet farlig avfall. Det vil tilkomme mer utgifter til avhending av kjemikalier i forbindelse med tiltakene etter handlingsplanen for reduksjon av kjemisk helsefare. Det vil også tilkomme utgifter på tilrettelegging av dataarbeidsplasser. Planlagte opplæringstiltak for ledere er ikke gjennomført

10 HMS-HJEMMESIDE FOR INSTITUTTET Det arbeides kontinuerlig med oppdatering og forbedring av HMS-informasjonen på instituttets HMShjemmesider. Målet med egen hjemmeside på dette området er å gjøre HMS-dokumenter og rutiner lett tilgjengelig for ansatte, synliggjøre at det arbeides systematisk med HMS på instituttet, samt skape en arena for å gi viktig informasjon om det arbeid som gjøres. Hjemmesiden fungerer som kapittel fire i enhetslederens HMS-håndbok. Det er webredaktør Espen Ihlen som redigerer instituttets hjemmesider. Espen.Ihlen@ntnu.no

11 FORSLAG TIL HMS HANDLINGSPLAN 2012 Mål Styrke lederes rolle og ansvar i HMS-arbeid. Dette gjelder både leder med HMS-ansvar i linja og arbeidstakere som har som oppgave å lede andre (studenter og ansatte) i arbeidet. Inngå lokale avtaler med St. Olavs hospital om HMSsamarbeid Implementering av nytt avvikssystem (digitalt) Alltid foreta risikovurderinger der dette er nødvendig og sikre dokumentasjon av dette arbeidet Videreutvikle verneombudenes arena/kunnskap Øke kompetansen på Inkluderende arbeidsliv (IA) gjennom utvikling av e-læringsmoduler Kommentar Videreføres DMF har en pilot med LBK og IKM, og regner med å være ferdig med denne i begynnelsen av desember. Når den er på plass kan vi begynne jobben med å utarbeide avtaler. Interne rutiner for hvordan vi skal håndtere avvik i det nye systemet må på plass. Systemet er meldt implementert på nyåret. Mye er gjort på kjemikaliesiden, men vi må være oppmerksomme på at det kan være annen aktivitet som bør risikovurderes, og gjøre dette fortløpende. Fortsette med kursing og jobbe for å få til en mer formell arena for VO På ledernivå (inkl. fjerdenivå) og støttefunksjoner Valg av nye verneombud for Bør gjennomføres tidlighøst 2012 MAS for stipendiater HMS for stipendiater med hjemmeinstitusjon utenfor INM Håndtering av HMS for studenter ved INM HMS for arbeidstakere/ studenter i utenlandsopphold Sikre at alle stipendiater får tilbud om MAS med annen leder enn veileder Vi har flere miljøer der dette er aktuelt, og bør se til at HMS-ansvaret for disse er tydelig slik at de ikke faller mellom stoler Lokal tilpasning Lokal tilpasning