Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal. Innkalling. Saksliste nr: 6/16. Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00

Transkript

1 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Innkalling Saksliste nr: 6/16 Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00 Forfall meldes på telefon til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 015/16 Krav om observatørstatus for YS i partsammensatt utvalg 016/16 Kommunereform Lardal - Larvik, delprosjekt geodata, matrikkel, kart og veinavn. 017/16 Oppfølging av kommunikasjonsstrategi for kommunesammenslåingsprosessen 018/16 Kommunereform Lardal - Larvik, delprosjekt arkiv. 019/16 Eventuelt Larvik den 9. august 2016 Knut Olav Omholt Ordfører Lardal 1

2 2

3 ArkivsakID.: 16/5769 Arkivkode: FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 015/16 Partssammensatt utvalg Larvik Lardal 041/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik KRAV OM OBSERVATØRSTATUS FOR YS I PARTSAMMENSATT UTVALG RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Delta gis observatørstatus på vegne av Hovedorganisasjonen YS i Partssammensatt utvalg for Lardal og Larvik. SAKSBEHANDLER: HR-sjef Kari Teigen SAMMENDRAG: Delta har i brev av rettet krav om observatørstatus for YS i partssammensatt utvalg. Rådmannen vurderer det slik at YSs krav må imøtekommes ut fra Hovedavtalen. HANDLINGSROM: Hovedavtalen Del B 4,4 om partssammensatt utvalg; «Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget har anledning til å delta med en fast observatør med møte- og talerett.» FAKTISKE OPPLYSNINGER: Delta har med henvisning til HA Del B 4 rettet krav om observatørstatus på vegne av Hovedorganisasjonen YS i Partssammensatt utvalg for Larvik og Lardal. 3

4 Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Krav om observatørstatus for YS i Partssammensatt utvalg

5 5

6 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 016/16 Partssammensatt utvalg Larvik Lardal 042/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik KOMMUNEREFORM LARDAL - LARVIK, DELPROSJEKT GEODATA, MATRIKKEL, KART OG VEINAVN. 1. RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Fellesnemnda slutter seg til prosess for saksbehandling av like- og nesten like veinavn i de to kommunene slik det er beskrevet i avsnittet «vurderinger og konsekvenser» i saken. 2. Fellesnemnda får myndighet i tiden fram til til å fastsette veinavn i den nye kommunen 3. Kostnader knyttet til delprosjekt geodata, matrikkel, kart og veinavn innarbeides i i budsjettet for sammenslåingsprosessen og dekkes av mottatte statlige midler til kommunereformen. SAKSBEHANDLER: Stabssjef Vilhelm Einen SAMMENDRAG: I denne saken redegjøres det for det forestående arbeidet i kommunereformen som gjelder geodata, matrikkel, kart og veinavn. Rådmannen har fått utarbeidet et notat som viser omfanget av dette. Dette følger saken som vedlegg. Oppgavene som skal løses er i all hovedsak administrative oppgaver som løses ved å følge kartverkets veileder. I notatet meldes det behov for å tilføre økte ressurser for å få løst disse oppgavene som kommer i tillegg til daglig drift i de to kommunene. Det er identifisert like- eller nesten like veinavn innad i nåværende Larvik kommune og i Lardal og Larvik kommuner. Nye veinavn må være besluttet innen 1. april Nye veinavn må avgjøres gjennom politisk behandling. Hverken Lardal eller Larvik har pt egne veinavnkomiteer for politisk behandling av nye veinavn. Rådmannen tilrår derfor at Fellesnemnda får myndighet til å fastsette veinavn i den nye kommunen. I vedlagte notat anslås det ressursbehov for om lag en hel stilling til for ekstraarbeidet knyttet til dette delprosjektet. Dette bør innarbeides i et samlet budsjett for kommunereformarbeidet i de to kommunene. 6

7 HANDLINGSROM: Inndelingslova KMDs veileder Formelle rammer i bygging av nye kommuner KMDs veileder Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger Kartverkets sjekkliste FAKTISKE OPPLYSNINGER: Erfaringer fra arbeidet med nye Sandefjord kommune (SAS-kommunene) og Kartverkets (tidligere Statens kartverk) sjekkliste for kommunesammenslåing tilsier at det er behov for en gjennomgang av oppgaver innen fagområdet geodata/kart og oppmåling. Arbeidet med nye matrikkelnummer er omfattende og vil gi konsekvenser for alle kommunale systemer som gjenbruker informasjonen i matrikkelen. Larvik og Lardal kommuner har noen veinavn som enten er helt like eller svært like. I tillegg kommer mange like og nesten like veinavn i nåværende Larvik kommune, da det ikke ble gjennomført en opprydding av veinavn i den nye kommunen etter sammenslåingen av de fem kommunene Tjølling, Hedrum, Larvik, Brunlanes og Stavern i Nye veinavn må avgjøres gjennom politisk behandling. Det er nedsatt en administrativ arbeidsgruppe fra de to kommunene som skal kartlegge og gjennomføre de nødvendige arbeidsoppgaver i forbindelse med prosjektet før avklaringer legges frem for nemnda. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Det er anslått et behov for om lag en stilling knyttet til dette delprosjektet. Rådmannen foreslår derfor at det innarbeids lønnsmidler i tråd med dette i et samlet budsjett for kommunereformarbeidet. Stillingen foresås finansiert fra mottatte statlige midler til kommunereformen Lardal Larvik. KONSEKVENSER FOR BEFOLKNINGSVEKST, VERDISKAPING OG ØKT KOMPETANSE Korrekte og oppdatert kart- og matrikkeldata herunder veinavn vil være avgjørende for effektiv saksbehandling og god service overfor næringsliv og innbyggere i ny kommune. ALTERNATIVE LØSNINGER: Rådmannen kan ikke se at arbeidet knyttet til dette delprosjektet kan utsettes eller ikke utføres. Ressursbehovet vil vurderes nærmere utover høsten. Fellesnemnda kan velge å opprette et eget underutvalg/komite som får delegert myndighet til å fastsette veinavn i den nye kommunen. Evt kan Fellesnemnda opprette en komité som forbereder veinavnsaker til Fellesnemnda. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Forslag til prosess for fastsettelse av veinavn: 7

8 En administrativ arbeidsgruppe Geodata med personell fra begge kommunene står for kartlegging, innsamling av forslag til veinavn samt saksbehandling. Fellesnemnda blir vedtaksorgan for nye veinavn. Arbeidsgruppen vil ila. høsten fremme en sak med oversikt over alle like og nesten like veinavn i Larvik og Lardal som må endres. Samtidig fremmes sak om like og nesten like veinavn i dagens Larvik kommune som må endres. Etter at fellesnemnda vedtar hvilke veier som omfattes av navneendring, vil kommunenes innbyggere og næringsliv informeres gjennom annonser i lokale media og de kommunale hjemmesidene om behov for nye veinavn. Samtidig inviteres innbyggerne til deltakelse om å komme med forslag til veinavn. Etter at arbeidsgruppa har innhentet og utarbeidet forslag til nye veinavn, må Språkrådet v/stednavntjenesten kontrollere og godkjenne skrivemåten, før sak om nye veinavn kan legges fram for fellesnemnda. Vinteren 2017 fremmes ny sak til fellesnemnda med forslag om endelige veinavn. Fellesnemnda fatter vedtak om hvilke veier som beholder sitt opprinnelige veinavn, eller får et helt nytt veinavn. Vedtak om nye adresser bør gjennomføres før KONSEKVENSER FOR DEN NYE KOMMUNEN: Korrekte og oppdatert kart- og matrikkeldata herunder veinavn vil være avgjørende for effektiv saksbehandling og god service overfor næringsliv og innbyggere i ny kommune. Å få ryddet opp i like eller nesten like veinavn vil være svært viktig i beredskapssituasjoner som krever utrykning til spesifikke adresser. Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Prosessnotat Geodata Larvik og Lardal

9 Prosessnotat om Geodatas oppgaver vedrørende kommunesammenslåing av Larvik og Lardal kommuner. Bakgrunn Erfaringer fra arbeidet med nye Sandefjord kommune (SAS-kommunene) og Kartverkets (tidligere Statens kartverk) sjekkliste for kommunesammenslåing tilsier at det er behov for en gjennomgang av oppgaver innen fagområdet geodata/kart og oppmåling. Dette notatet har til hensikt å gi kunnskap om omfanget av oppgavene samt legge fram forslag til fordeling av administrative og politiske beslutninger i fellesnemda. Kartverket er tydelig på de utfordringer som kommunesammenslåingen vil skape for matrikkelen (register for eiendom, bygning og adresse). Behovet for nye matrikkelnummer krever mye jobb, og får også konsekvenser for alle kommunale systemer som gjenbruker informasjonen i matrikkelen. Arbeidet for å tilrettelegge nye matrikkelnummer og kretsnummer blir gjennomført på administrativt nivå. Det er også klart at kommunene må gjennomføre et arbeid med nye kretsnummer for valg- og skolekretser, samt avklare behovet for nye veinavn. Larvik og Lardal kommuner har noen veinavn som enten er helt like eller svært like. I tillegg kommer mange like og nesten like veinavn i nåværende Larvik kommune, da det ikke ble gjennomført en opprydding av veinavn i den nye kommunen etter sammenslåingen av de fem kommunene Tjølling, Hedrum, Larvik, Brunlanes og Stavern i Nye veinavn må avgjøres gjennom politisk behandling. Hverken Lardal eller Larvik har pt egne veinavnkomiteer for politisk behandling av nye veinavn. Det er nylig nedsatt en arbeidsgruppe (Arbeidsgruppe Geodata) bestående av personale fra Geodata/Kart og oppmåling i de to kommunene som skal kartlegge og gjennomføre nødvendige arbeidsoppgaver i forbindelse med sammenslåingen. Ressursbehov Det anslås at oppgavene adressering, GIS koordinering og matrikkelføring vil kreve (minst) en stilling. Belastningen innen fagområdet er allerede høyt både i Lardal og Larvik. Lardal har en stilling som jobber med fagområdet, mens det i Larvik har vært en nedbemanning på 1,5 årsverk ifm diverse omstillingsprosesser. Ressursbehovet vil bli tydeligere utover høsten og arbeidsgruppen vil da kunne si mer om behovet for personellressurser. Nye veinavn Vi foreslår at arbeidsgruppe Geodata står for kartlegging, innsamling av forslag til veinavn samt saksbehandling, og at Fellesnemda blir vedtaksorgan for nye veinavn. Arbeidsgruppen vil ila. høsten fremme en sak med oversikt over alle like og nesten like veinavn i Larvik og Lardal må endres. Samtidig fremmes sak om like og nesten like veinavn i dagens Larvik kommune som må endres. 9

10 Etter at fellesnemda vedtar hvilke veier som omfattes av navneendring, vil kommunenes innbyggere og næringsliv informeres gjennom annonser i lokale media og de kommunale hjemmesidene om behov for nye veinavn. Samtidig inviteres innbyggerne til deltakelse om å komme med forslag til veinavn. Etter at arbeidsgruppa har innhentet og utarbeidet forslag til nye veinavn, må Språkrådet v/stednavntjenesten kontrollere og godkjenne skrivemåten, før sak om nye veinavn kan legges frem for fellesnemda. Vinteren 2017 fremmes ny sak til fellesnemda med forslag om endelige veinavn. Fellesnemda fatter vedtak om hvilke veier som beholder sitt opprinnelige veinavn, eller får et helt nytt veinavn. Vedtak om nye adresser bør gjennomføres før Etter vedtak i fellesmemda starter arbeidet med å registrere nye veinavn i matrikkelen. Det gjennomføres nødvendig omadressering, og informasjon til alle som får nye veinavn og evt. adresser i henhold til matrikkelloven. Matrikkelnummer Når kommuner blir slått sammen eller kommunegrenser endres medfører dette som hovedregel større endringer i gårdsnummerseriene. Det ligger til Kartverket som sentral matrikkelmyndighet å godkjenne oppretting av nye gårdsnummer og andre større endringer i gårdsnummerseriene. Kommuner som skal slå seg sammen må søke Kartverket om godkjenning av nye gårdsnummer. Arbeidsgruppen er i kontakt med kartverket i Skien for nærmere avklaringer vedrørende planlegging og godkjenning. Søknad om nye gårdsnummer må avklares innen Dette er en administrativ oppgave som ikke trenger politisk behandling. Kretsdata Grunnkretser ( ) Ved kommunesammenslåing skal kommunene utarbeide forlag til ny grunnkretsinndeling. Forslaget sendes til SSB som har ansvaret for å tildele grunnkretsnummer til den sammenslåtte kommunen. Arbeidsgruppen vil undersøke behov for endringer i grunnkretsene og avklare dette med Kartverket og SSB. Valgkretser ( ) Kommunene beslutter valgkretser og nye valgkretsnummer, og må melde det administrativt inn til nødvendige statlige registre. Prosjektkoordinator for sammenslåingsprosjektet må avklare dette med valgstyret. Geodata kan bistå ved endring av grenser og melde dette inn til Kartverket. 10

11 Skolekretser, omsorgskretser og kirkesogn ( ) Kommunene beslutter skolekretser omsorgskretser, og må melde det administrativt inn til nødvendige statlige registre. Prosjektkoordinator for sammenslåingsprosjektet må kontakte oppvekst og omsorg for å undersøke behov for endringer i kretsene og avklare dette. Geodata kan bistå ved endring av grenser og melde dette inn til Kartverket. Rette avvik mellom grunnbok og matrikkel Kommunene må, sammen med Tinglysingen, rette matrikkel og grunnbok slik at de aktive matrikkelenhetene består. Vi har fått hjelp av kartverket til å ta ut feillister. Det er relativt få avvik mellom grunnbok og matrikkel, og både Larvik og Lardal vil ha rettet disse feilene før kommunesammenslåingen. Dette er en administrativ oppgave som utføres av Geodata. Overskjøte kommunale eiendommer Prosjektkoordinator for sammenslåingsprosjektet må kontakte virksomhetsområde eiendom for å avklare dette. IKT Programmer og bruk av nytt kommunenummer I forbindelse med sammenslåingen får kommunen nytt kommunenummer. Dette medfører at alle systemer som bruker kommunenummer i sine register må endres. Det er igangsatt en kartlegging i regi av IT, der systemenes bruk av kommunenummer er et av punktene det spørres om. Håndtering av nye nummer må hver enkelt systemansvarlig avklare med sine leverandører. 11

12 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 017/16 Partssammensatt utvalg Larvik Lardal 043/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik OPPFØLGING AV KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR KOMMUNESAMMENSLÅINGSPROSESSEN RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Det engasjeres en kommunikasjonsrådgiver i inntil 100 % prosjektstilling knyttet til sammenslåingsprosessen Larvik-Lardal. 2. Rådgiveren skal følge opp den vedtatte kommunikasjonsstrategien og iverksette tilhørende tiltak. 3. Lønns- og øvrige driftsmidler dekkes av mottatte statlige midler til kommunereformen. SAKSBEHANDLER: Kommunikasjonsrådgiver Nils Fredrik Lysebo SAMMENDRAG: Denne saken belyser nærmere hvordan vedtatt kommunikasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen kan følges opp og angir ressursbehovet for denne oppgaven. Kommunikasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen Larvik-Lardal ble vedtatt i fellesnemdas møte den Strategen er utarbeidet med utgangspunkt i framforhandlet politisk plattform, og KMDs veileder «Formelle rammer i bygging av nye kommuner». En har også lagt til grunn deler av det arbeidet som er gjort i sammenslåingsprosessen fram mot nye Sandefjord kommune. Hensikten med kommunikasjonsstrategien er å gi en overordnet retning for kommunikasjonsarbeidet. Strategien definerer overordnede mål, prinsipper, budskap og hovedkanaler for kommunikasjonsarbeidet rundt sammenslåingen. For å følge opp strategien og tilhørende tiltak estimeres behov for en % stilling som kommunikasjonsfaglig ressurs. Kommunikasjon blir i sammenslåingsprosesser definert som et viktig virkemiddel for å lykkes, noe også Kommunaldepartementet slår fast i sin veileder. Larvik kommune har en kommunikasjonsrådgiver. Han bistår til organisasjonen i Larvik kommune med kommunikasjonsfaglig rådgivning, ekstern og intern kommunikasjon og 12

13 innholdsproduksjon til kommunens kanaler, og vil ikke ha kapasitet til å følge opp kommunikasjonsstrategien for sammenslåingen på en skikkelig måte. Lardal kommune har ikke egen kommunikasjonsrådgiver. Den vedtatte kommunikasjonsstrategien skisserer en rekke kommunikasjonstiltak. Kommunikasjon er et fag og for at strategien skal følges opp med tilstrekkelig kvalitet, bør det ansettes en kommunikasjonsrådgiver med relevant kompetanse og erfaring. Kommunens kommunikasjonsrådgiver kan bistå i ansettelsesprosessen hvis ønskelig. Rådgiveren bør ansettes så fort som mulig. Da det trolig vil være behov for kommunikasjonsfaglig bistand også i en periode etter den formelle sammenslåingen , bør engasjementet strekke seg noe lenger enn dette. HANDLINGSROM: Oppdatert felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal Larvik, vedtatt KMDs veileder: «Formelle rammer i bygging av nye kommuner» KMDs veileder: «Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger» PAR 03/16: Det legges frem sak til møte som redegjør for administrasjonens kommunikasjonsstrategi og planlagt ressursbruk i forbindelse med dette FAKTISKE OPPLYSNINGER: i møtet i partssammensatt utvalg den 30, ble følgende vedtatt: «Det legges frem sak til møte som redegjør for administrasjonens kommunikasjonsstrategi og planlagt ressursbruk i forbindelse med dette.» ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Lønn, inntil 100 % stilling som kommunikasjonsrådgiver Utgifter knyttet til tiltakene i kommunikasjonsstrategien. Budsjett for dette bør avklares i samråd med prosjektleder for sammenslåing/midlertidig prosjektkoordinator og legges fram for fellesnemnda til behandling. Ny grafisk profil og ny nettside defineres som «parallelle kommunikasjonstiltak» i den vedtatte kommunikasjonsstrategien. Det er naturlig at en kommunikasjonsrådgiver leder disse prosessene, i samarbeid med kommunens kommunikasjonsrådgiver, og de to kommunenes webredaktører. Utvikling av ny grafisk profil og nye nettsider vil utgjøre en betydelig kostnad i tillegg til kostnadene knyttet til tiltakene i strategien. Kostnadene må sees i sammenheng med det pågående arbeidet med med nytt kommunevåpen og ordførerkjede. ALTERNATIVE LØSNINGER: Rådmennene vurderer at det ikke er tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i noen av organisasjonene til å utføre denne oppgaven i tillegg til eksisterende oppgaver. 13

14 Alternativet består da i å ikke lyse ut stillingen, dvs at kommunikasjonsarbeid knyttet til sammenslåingsprosessen blir på et minimumsnivå. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Både Kommunaldepartementet og kommuner som nå gjennomfører sammenslåingsprosesser definerer kommunikasjon som et viktig virkemiddel for å lykkes med prosessen. Sandefjord kommune har for eksempel satt av 1,5 stilling til kommunikasjonsarbeid. Uten en dedikert, kommunikasjonsfaglig ressurs knyttet til sammenslåingsprosessen vil dette virkemidlet være betydelig svakere. Slik vedtatt kommunikasjonsstrategi er utformet vil det kreve en godt kvalifisert og selvstendig person med relevant utdanning og erfaring for å følge denne opp, og utføre de oppgavene som er beskrevet. Rådmennene vurderer det slik at dette er en oppgave som har et slikt omfang at den ikke kan pålegges noen i organisasjonene uten at daglige oppgaver blir skadelidende. Stillingen bør derfor rekrutteres eksternt. 14

15 ArkivsakID.: 16/2364 Arkivkode: FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 018/16 Partssammensatt utvalg Larvik Lardal 044/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik KOMMUNEREFORM LARDAL - LARVIK, DELPROSJEKT ARKIV. RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Rådmennene gis fullmakt til å engasjere en prosjektleder i inntil hel stilling fram til og med 1. kvartal 2018 knyttet til avslutning og avlevering av eksisterende arkiv i de to kommunene. 2. Det avsettes lønnsmidler og midler til kjøp av konsulenttjenester i tråd med avsnittet «økonomiske konsekvenser» i denne saken. SAKSBEHANDLER: Stabssjef Vilhelm Einen SAMMENDRAG: I denne saken bes fellesnemnda ta stilling til om det skal engasjeres en leder for «Delprosjekt Arkiv» i forbindelse med sammenslåingen av de to kommunene. Det vises til sak 011/16 i fellesnemda der det ble redegjort for en søknad om «prosjekt- og utviklingsmidler til arkiv» til Arkivverket. Søknaden er nå behandlet og ble avslått. Ved kommunesammenslåingen 1. januar 2018 skal alle arkiver i de to kommunene være avsluttet. Den nye Larvik kommune vil da stå som eier av to historiske arkiv. Å avslutte alle arkiver innen kommunesammenslåingen er et stort og omfattende arbeid som vil kreve mye ressurser for å sikre at ikke kritisk informasjon går tapt. Det er strenge lovkrav knyttet til avlevering av arkivmateriale papirbasert så vel som elektronisk. Det vil være behov for en delprosjektleder i inntil full stilling for å gjennomføre avslutning og avlevering av arkivmateriale. Arbeidet vil måtte gjennomføres etter de krav som arkivloven med forskrift setter. Det vil derfor være behov for en person med arkivfaglig kompetanse i dette engasjementet. Lardal og Larvik kommune har samme leverandør av sak- og arkivsystem men kommunene er kommet noe ulikt i grad av å være fullelektroniske. I Larvik er bl.a eiendomsdelen av dette arkivet på vei til å bli fullelektronisk. For å sikre likeverdig saksbehandling for alle slike saker (plan- og bygningssaker) etter kommunesammenslåingen er gjennomført bes det derfor om 15

16 midler til å digitalisere Lardals eiendomsarkiver. Utover det ordinære sak- og arkivsystemet har de to kommunene en rekke fagarkiver og fagsystemer som inneholder arkivmateriale som også skal avsluttes og avleveres. Til dette knytter det seg kostnader i første rekke til de elektroniske fagsystemene det skal gjøres uttrekk av. Samlet sett vurderes de samlede kostnadene til å beløpe seg til om lag 2,7 mill kr. Rådmannen ber i denne saken om at det avsettes en tilsvarende sum fra mottatte statlige midler til kommunereformarbeidet til dette delprosjektet. Saken fremmes med bakgrunn i det ovenstående og det gjøres samtidig oppmerksom på at det haster med å komme i gang med dette arbeidet. HANDLINGSROM: Arkivloven med forskrift FEL- 011/16 Vedtak: «Fellesnemda tar innsendt søknad til orientering.» FAKTISKE OPPLYSNINGER: Det vises til saksutredning i sak 011/16 i fellesnemnda som omhandlet en søknad til Arkivverket om prosjekt- og utviklingsmidler til arkiv. På vegne av fellesnemnda utarbeidet Larvik kommune en søknad som ble sendt innen oppgitt frist. Søknaden er behandlet og ble dessverre avslått. Som konsekvens av den kommunale selvråderetten, må kommunene ta kostnadene ved å bevare kommunalt skapt arkivmateriale fra 1837-d.d. Dette gjelder både papirarkiver og elektroniske systemer som inneholder bevaringsverdig informasjon om særlig rettigheter og plikter. Hva som regnes som bevaringsverdig arkivmateriale, bestemmes av Riksarkivaren, som har myndighet til å pålegge kommunenene plikter i alle forhold som angår arkiv. Regelverket er omfattende. Det er statlige myndigheter som bestemmer hva som skal bevares både generelt og ved enkeltvedtak. Det er ikke tillatt med uhjemlet kassasjon ved at IT-avdelingene legger ned servere eller bidrar til at elektronisk skapt arkivmateriale går tapt i løpet av en kommunesammenslåing. Hensikten med bevaring er å sikre framtidens behov for samtidsdokumentasjon ved å ivareta avtaler og vedtak i alle saker som har juridisk dokumentasjonsverdi eller som har forskningsmessig verdi. Ved en kommunesammenslåing, blir de sammenslåtte kommunene å regne som nedlagte organer. Ved overgang til nytt organ, skal alle arkiver avsluttes og avleveres til arkivdepot som er IKA Kongsberg arkivselskap IKS. Både Lardal og Larvik er medeiere i selskapet og har ansvar for å avlevere elektroniske systemer med arkivverdig informasjon i forbindelse med kommunesammenslåingen. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: For å sikre faglig kvalitet på arbeidet foreslås det at det engasjeres en delprosjektleder med arkivfaglig utdanning eller tilsvarende i inntil 1 og ½ år. Lønnskostnader inkl. sosiale utgifter anslås til ligge på om lag 1,5 mill kr. Videre må det påregnes noe overtid, evt ekstrahjelp gjennom perioden fram til ny kommune er etablert. Dette lar seg vanskelig estimere før en har bedre oversikt over totaliteten i delprosjektet. Arkivleder i Larvik har gjort en kartlegging av de viktigste fagsystemene i begge kommunene 16

17 og har laget et skjønnsmessig oppsett over hva en kan forvente av nødvendig konsulentbistand for å få avsluttet/avlevert arkivverdig materiale fra diss. Det tas forbehold om disse kostnadene. KONSULENTTJENESTER for ARKIV FAG LARVIK LARDAL SYSTEMER LARVIK Historisk base Websak / Lardal Websak Websak driftsbase / Lardal Websak Driftbase Larvik Profil / Lardal Gerica Familia (felles barnevernssystem for L & L) PPI (felles PPT-system for L & L) Socio / Lardal Socio NAV kommune Larvik - papirarkiv/klient rydding* WIS skole / Visma flyt (skole) Visma Velferd flyktning (kun Larvik) Lardal Cgm Winmed (lege og helsesøster) Lardal SUM pr kommune Sum total DIGITALISERING AV HISTORISKE ARKIVER Digitalisering av de historiske bygg- og planarkivene til Lardal Samlet sett meldes det et behov på om lag 2,7 mill kr. Rådmannen anbefaler at det gjøres en avsetning i fellesnemdas budsjett for kommunereformidlene på tilsvarende beløp. KONSEKVENSER FOR BEFOLKNINGSVEKST, VERDISKAPING OG ØKT KOMPETANSE I et verdiskapingsperspektiv er det viktig å legge til rette for effektiv saksbehandling, særlig hva gjelder plan- og byggesaker. Rådmannen vurderer det derfor som særlig viktig at eiendomsarkivet i nåværende Lardal kommune også blir fullelektronisk. MILJØFAKTORER: Å legge til rette for mest mulig elektronisk saksbehandling/forvaltning bidrar til å redusere papirforbruket. KONSEKVENSER FOR BARN OG UNGE: Flere av kommunenes fagsystem og sak-arkivsystemet inneholder personopplysninger om barn og unge som har behov for til dels spesialiserte kommunale tjenester. Både i et kvalitetsperspektiv og i et rettighetsperspektiv er det avgjørende viktig at slik dokumentasjon blir bevart og gjort tilgjengelig for videre saksbehandling i ny kommune. ALTERNATIVE LØSNINGER: Rådmannen ser ikke at oppgavene knyttet til arkiv, slik de er beskrevet i saken, kan utsettes eller ikke utføres. Alternative løsninger består da i å vurdere ressursbehovet annerledes en slik det er foreslått. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: I denne saken er det tatt utgangspunkt i hva som vil generere utgifter til arkivarbeide i en kommunesammenslåing. Dette vil bestå av kjøp av konsulenttjenester fra leverandør ved uttrekk fra arkivsystemer med bevaringsverdig informasjon, ekstra lønnsutgifter, blant annet 17

18 til felles prosjektleder for de to kommunene (til det arkivfaglige) og til ekstrahjelp/overtid i begge kommunene til rydding av baser og papirbaserte klientarkiver etter fastsatte arbeidsrutiner. Larvik kommune har p.t. ikke en optimal bemanning til å håndtere ekstraordinære oppgaver som krever arkivkompetanse utover daglige oppgaver (arkivleder er den eneste med utdanning), mens Lardal har de samme utfordringene og i tillegg få ansatte. Lønnsmidlene som er lagt inn dekker arbeidsgiverutgifter (+ 40% av brutto årslønn). Når det gjelder systemene nevnt i saken, er det tatt utgangspunkt i saksarkivsystemer og fagsystemer med pasient- og klientinformasjon som inneholder bevaringsverdig informasjon. Ingen av kommunene har avlevert/deponert elektronisk arkivmateriale til IKA Kongsberg. Vi har estimert esktra midler for systemer som vi vet byr på tekniske utfordringer og ryddejobber der vi trenger konsulenttjenester fra leverandører, blant våre historiske baser. Den historiske basen til Larvik kommune er et opprinnelig Koark-/N-3-system, Forum Winsak. Systemet ble migrert til en Websak-base i 2007 og er senere konvertert til en N-5- versjon av Websak. Egenproduserte dokumenter ligger i Word-format og må massekonverteres. Det kreves en del opprydding i dette materialet. Larvik kommunes nåværende driftsdatabase (ACOS Websak) byr på en del problemer av eldre dato, både av arkivmessig (rydding) og teknisk art. Så vidt vi forstår har Lardal kommune tilsvarende utfordringer. Det må derfor påregnes noe konsulentbistand fra leverandør for å få dette i orden. WIS skole er et system som inneholder elevopplysninger og som trolig kan være problematisk å ta uttrekk fra. (Vi ser imidlertid at Flekkefjord har levert et uttrekk til IKA Rogaland i 2015.) Avdeling for Plan og Bygg i Larvik kommune digitaliserer nå kommunens historiske eiendomsarkiver og overfører kopiene til Geomatikks braarkiv. Plan og Bygg ser for seg at de historiske bygge- og planarkivene fra Lardal kommune digitaliseres og overføres til braarkiv for å effektivisere saksbehandlingen og sikre rettssikkerheten til innbyggerne. Det er særskilt viktig med tilgjengelighet og søkfunksjonalitet for å overholde frister ved overgang til ny kommune. Kostnadene knyttet til digitalisering av Lardals arkivmateriale er anslått til ca 0,5 mill kr basert på prisen pr. hyllemeter slik den er for det pågående digitaliseringsprosjektet i Larvik. KONSEKVENSER FOR DEN NYE KOMMUNEN: Rådmannen vurderer det som svært viktig for både ansatte og innbyggere i den nye kommunen at nåværende arkiver blir avsluttet og avlevert i en form som gjør de lett søkbare for effektiv saksbehandling i den nye kommunen. 18

19 ArkivsakID.: 16/6811 Arkivkode: FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 019/16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal EVENTUELT SAKSBEHANDLER: Sekretær Lise Dybdahl 19