Fellesnemnda Lardal og Larvik. Innkalling. Saksliste nr: 11/16. Møtested: Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 14:00-16:00

Transkript

1 Fellesnemnda Lardal og Larvik Innkalling Saksliste nr: 11/16 Møtested: Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 14:00-16:00 Forfall meldes på telefon til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 052/16 Meldinger - Fellesnemnda /16 Kompensasjon for utført arbeid som berører sammenslåing Larvik 054/16 Engasjement av eksternt firma til analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune 055/16 Forliksråd nye Larvik kommune 056/16 Kommunevåpen 057/16 Orientering om økonomiske virkemidler for overgangen til ny kommune 058/16 Eventuelt Larvik den 11. oktober 2016 Knut Olav Omholt. Utvalgsleder, ordfører Lardal 1

2 2

3 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 052/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik MELDINGER - FELLESNEMNDA SAKSBEHANDLER: Sekretær Lise Dybdahl VIKS Eierinformasjon september 2016, følger vedlagt Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID VIKS - Eierinformasjon september

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 053/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik /16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal KOMPENSASJON FOR UTFØRT ARBEID SOM BERØRER SAMMENSLÅING LARVIK RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Prinsipp for dekning av kostnader knyttet til administrativt arbeid i sammenslåingsprosessen er fastlagt i Fellesnemdas sak 009/16, vedtakspunkt Økonomiske rammer for kompensasjon for administrativt arbeid i sammenslåingsprosessen fastlegges ved behandling av budsjett for sammenslåingsprosessen. 3. Det føres egne timelister for administrativt arbeid knyttet til sammenslåingsprosessen som dokumentasjon for utgiftsdekning til de to kommunene fra budsjett for sammenslåingsprosessen. SAKSBEHANDLER: Rådmann Jan Arvid Kristengård SAMMENDRAG: Kommunestyret i Lardal behandlet i sitt møte den sak om ressurser til rådmannens stab for 2017, begrunnet i økende saksmengde. Kommunestyrets vedtak var følgende: «Kommunestyre ber om at saken tas opp i fellesnemnda, og kommer tilbake til kommunestyre etter behandling i fellesnemnda.» Ordfører i Lardal tok opp kommunestyrets vedtak i partssammensatt utvalg under eventuelt i møte den Saken ble drøftet, med konklusjon om at det må legges frem en sak til 9

10 neste møte. I partssammensatt utvalg ble det i møte den fattet følgende vedtak under eventuelt: «Rådmannen kommer tilbake om kompensasjon for utført arbeid som rører sammenslåingen i neste møte.» Det synliggjøres i denne saken vedtak som er fattet av fellesnemnda tidligere i forhold til kostnader knyttet til administrativ og politisk aktivitet i sammenslåingsprosessen. HANDLINGSROM: FEL 009/16 Bruk av engangstilskudd - kostnader knyttet til administrativ og politisk aktivitet i sammenslåingsprosessen. Herunder møtegodtgjørelse for Fellesnemnda. FAKTISKE OPPLYSNINGER: I fellesnemndas møte den ble det behandlet sak om bruk av engangstilskudd og kostnader knyttet til administrativ og politisk aktivitet i sammenslåingsprosessen. I saksutredningen fremkommer det følgende: «En prosess for kommunesammenslåing medfører ressursbruk og kostnader knyttet til både administrativ og politisk aktivitet. Det utbetales derfor engangstilskudd for å dekke engangskostnader ved kommunesammenslåingen. I brev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) av vises til utbetaling av kr. 25 million som engangstilskudd ved kommunesammenslåing av Lardal og Larvik kommune og rammer for engangstilskuddet.» Fellesnemda bør avklare prinsipper knyttet til inndekning av administrative og politisk ressursbruk og kostander knyttet til sammenslåingsprosessen. Det vil frem til endelig sammenslåing den måtte gjennomføres en omfattende jobb både administrativt og politisk for å avklare både forhold knyttet til organisering, ansatte og formelle rammer. For å få frem faktiske og synliggjøre ressursbruk ved gjennomføring av prosess frem mot etablering av ny kommune, samt ivareta intensjonen med inndekningstilskuddet, bør samtlige kostander og ressursbruk registreres og dekkes av tilskuddet. Fellesnemnda vedtok i sak 009/16 følgende: «1. Alle kostnader og ressursbruk knyttet til arbeid med prosess for etablering av ny kommune både administrativt og politisk belastes tildelt engangstilskudd ved kommunesammenslåing. 2. Behandling av pkt. vedrørende godtgjøring utsettes. Rådmennene bes legge frem forslag basert på lik sats for medlemmene av Fellesnemnda. 3. Fellesnemda holdes løpende orientert om bruk av midler fra engangstilskuddet.» I tillegg til dette er det i enkeltsaker vedrørende delprosjekter gitt økonomiske ressurser som skal kompensere for tidsbruk, behov for kjøp av tjenester, prosjektstillinger, mv. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: 10

11 Alle kostnader og ressursbruk knyttet til arbeid med prosess for etablering av ny kommune, både administrativt og politisk belastes tildelt engangstilskudd. Begge kommunene får kompensert tidsbruk knyttet til arbeid med sammenslåing av kommunene. I beskrivelse Plan hovedprosjektet under «Foreløpig budsjett for sammenslåingsprosjektet» fremkommer det et budsjett til administrasjon/saksforberedelser på kr ,- i 2016 og kr ,- i Fellesnemnda vedtok i sak 050/16 at bruken av vedtatte økonomiske ressurser i delprosjekter rapporteres til fellesnemda kvartalsvis. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Vedtaket forstås slik at alle kostnader og ressursbruk knyttet til arbeid med prosess for etablering av den nye kommunen belastes tildelt engangstilskudd. Engangstilskuddet på 25 millioner er gitt av staten for å dekke kommunenes kostnader ved den forestående sammenslåingen. Det betyr i praksis at begge kommunene vil få dekke kostnader og ressursbruk knyttet til arbeidet med etablering av ny kommune, både administrativt og politisk. Hittil har i all hovedsak arbeidet med etablering av ny kommune vært utført ved bruk av begge kommunenes eksisterende ressurser. Det skal føres tidsbruk for dette arbeidet, og godtgjøring utbetales til den enhet i kommunen som har bidratt med ressurser. Godtgjøringen føres inn i kommunens ordinære regnskap, noe som i praksis blir en styrking av eksisterende ramme til den enhet som har bidratt med ressurser inn i arbeidet med forberedelse til ny kommune. Hvordan disse midlene benyttes i den enkelte kommune er opp til kommunen selv å avgjøre innenfor de reglementer og rutiner som gjelder. Det kan for eksempel være aktuelt å styrke bemanningen midlertidig, eller løse noen oppgaver ved kjøp av tjenester, for å kunne ivareta kommunens oppgaver samtidig som en må benytte faste personressurser i sammenslåingsprosessen. 11

12 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 054/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik ENGASJEMENT AV EKSTERNT FIRMA TIL ANALYSE OG MULIGHETSAVKLARING FOR NYE LARVIK KOMMUNE RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Det legges ikke frem forslag til vedtak i saken. SAKSBEHANDLER: Stabssjef Vilhelm Einen HANDLINGSROM: Vedtak i sak FEL-051/16; Engasjement av f.eks. Telemarksforskning til analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune Det legges frem en tom sak til neste møte, vedlagt alle aktuelle tidligere rapporter. Alle rapporter skal i tillegg sendes ut på papir for forberedelse til neste møte. FAKTISKE OPPLYSNINGER: Rapportene, «Bedrifter, næringsstruktur og verdiskaping i Larvik» (E&Y), «Utfordringer ved å nå mål for befolkningsvekst og næringsvekst i Larvik» Telemarksforskning og «Regional analyse for Lardal 2015» Telemarksforskning er sendt ut i post. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Det gjøres oppmerksom på at Fellesnemnda så langt ikke har budsjettert med midler til å gjennomføre slike analyser. 12

13 13

14 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 055/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik FORLIKSRÅD NYE LARVIK KOMMUNE RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Det velges ett forliksråd for nye Larvik kommune med funksjonstid fra sammenslåingstidspunktet og fram til SAKSBEHANDLER: Rådmann Jan Arvid Kristengård SAMMENDRAG: Kommunal- og moderniseringsdepartementet gjør i brev av «Sammenslåing av Lardal og Larvik kommuner - presisering vedr. kommunenes forliksråd» kommunene oppmerksomme på at fellesnemnda skal sørge for at sammensetningen av kommunens forliksråd er i tråd med domstolloven 27 og 57 i perioden fra sammenslåingstidspunktet 1. januar 2018 til nytt forliksråd i den nye kommunen trer i kraft 1. januar Fellesnemnda kan fastslå at det skal være to forliksråd i perioden fram til 1. januar I saksfremstillingen gis det en kort orientering om forliksrådets oppgaver og sammensetning. Under vurderinger og konsekvenser presenteres det kort noen betraktninger som fellesnemnda bør vurdere når det skal besluttes ett eller to forliksråd i nye Larvik kommune i perioden til HANDLINGSROM: Domstolloven Inndelingslova Kommunal- og moderniseringsdepartementet, brev av Sammenslåing av Lardal og Larvik kommuner - presisering vedr. kommunenes forliksråd FAKTISKE OPPLYSNINGER: Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til kongelig resolusjon av 5. februar 2016 om sammenslåing av Lardal og Larvik kommuner. Punkt 6 i vedlegget lyder: «Fellesnemnda 14

15 skal sørge for at sammensetningen av kommunens forliksråd er i tråd med domstolloven 27 og 57 i perioden fra sammenslåingstidspunktet 1. januar 2018 til nytt forliksråd i den nye kommunen trer i kraft 1. januar Fellesnemnda kan fastslå at det skal være to forliksråd i denne perioden». Dato for nytt forliksråd i den nye kommunen ble ved en inkurie satt til 1. januar 2020, korrekt dato skulle vært 1. januar I den kongelige resolusjonen heter det at fellesnemnda «skal sørge for at sammensetningen av kommunens forliksråd er i tråd med domstolloven 27 og 57. Det er dermed gjort unntak fra domstollovens regler om kommunestyrets kompetanse til å velge forliksrådsmedlemmer, jf. inndelingsloven 17. Fellesnemnda kan etter resolusjonen gjøre dette valget. Forliksrådet er det laveste leddet i rettssystemet for sivile saker, og er både meklingsinstans og domstol. Hovedreglene om behandlingen i forliksrådet fremgår av tvisteloven kapittel 6. Forliksrådets hovedoppgave er å legge til rette for at partene ved mekling eller dom får løst saken enkelt, hurtig og billig. Både forlik og dom i forliksrådet har rettsvirkning og kan eventuelt tvangsfullbyrdes hos namsmannen. Alle kommuner har forliksråd. Forliksrådet består av tre lekfolk og like mange varamedlemmer, som velges blant kommunenes innbyggere for fire år om gangen. Forliksrådets sekretariatsoppgaver ivaretas av politiet som en sivil oppgave. I lensmannsdistrikt er lensmannen sekretær, i politidistrikt er det politistasjonssjefen og i namsfogddistrikt er det namsfogden som utfører sekretariatsoppgavene. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Det er ikke foretatt økonomiske beregninger av kostnader ved ett eller to forliksråd. ALTERNATIVE LØSNINGER: Fellesnemnda kan velge at det skal være ett forliksråd fra Fellesnemnda kan velge at det skal være to forliksråd fra VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Kommunal- og moderniseringsdepartementet opplyser i sitt brev av at det er gjort unntak fra domstollovens regler om kommunestyrets kompetanse til å velge forliksrådsmedlemmer, jf. inndelingsloven 17. Fellesnemnda kan etter resolusjonen gjøre dette valget. Uten at dette er spesielt nevnt, antas at Departementet hjemler dette i domstolloven 27, tredje ledd: «Med samtykke fra departementet kan kommunestyret fastsette at forliksrådet skal ha to eller flere avdelinger. Hver avdeling velges etter annet og tredje ledd. Den ene formannen velges som leder for domstolen. Den andre formannen, eller de andre formennene i den rekkefølge kommunen har fastsatt, er lederens stedfortreder for domstolen.» I vedlegg til denne resolusjonen, punkt 6, er spørsmålet om forliksråd regulert særskilt. Det legges til grunn at det eventuelt er forliksrådet i Lardal som vurderes å utgå dersom fellesnemnda skulle beslutte at det skal være ett forliksråd fra Rådmann har forsøkt å innhente statistikk over antall saker i forliksrådet i Lardal pr. år, noe som viser seg å ikke være så enkelt. Leder i forliksrådet i Lardal oppgir i telefonsamtale at det ikke er mange saker i forliksrådet i Lardal pr. år (ca. 10 saker i snitt). Han sier at forliksrådet har drøftet internt at det er uheldig med «så nært» forliksråd, det vil være en stor fordel med en «større avstand». Det er ikke innhentet synspunkter blant de som møter i forliksrådet i forhold til evt. å måtte 15

16 reise til Larvik. Det kan tenkes at det på den ene siden kan være synspunkter på reiseavstand, mens det på den annen side kan være synspunkter i forhold til å møte forliksrådsmedlemmer som en ikke har noe forhold til. Her vil det nok kunne være litt ulike vurderinger og vektlegging av hva som er viktig. Et annet moment i vurderingen kan være lokaliteter til forliksrådet i Lardal videre. Kommunestyret i Lardal nedsatte i sak 043/16 den en arbeidsgruppe, bestående av gruppelederne, til å vurdere bruken av Lardal herredshus i nye Larvik kommune. I saksfremlegget står det blant annet; Fra denne dato vil ikke herredshuset i Lardal lenger huse alle de funksjoner som naturlig inngår i en kommuneadministrasjon. Forliksrådet i Lardal avholder i dag sine møter på Herredshuset. Domstolloven 28 sier følgende: 28. Forliksrådene skal holde møte en gang i måneden og oftere dersom saksmengden krever det. Forliksrådet kan unnlate å holde møte i juli. Forliksrådet kan også unnlate å holde møte en måned dersom det til møtet ikke foreligger saker til behandling. Møtene holdes på det sted i forliksrådskretsen som forliksrådet fastsetter. Det er fellesnemnda som fastslår om det skal være ett eller to forliksråd fra Rådmann er av den oppfatning at erfaringene og synspunktene leder av forliksrådet i Lardal gir uttrykk for bør tillegges vekt i vurderingen. På den bakgrunn foreslår rådmann at det vedtas ett forliksråd for nye Larvik kommune fra og med til og med Rådmannen må komme tilbake til fellesnemnda med ny sak i forhold til avklaringer av eventuelt behov for nytt valg av forliksråd i nye Larvik kommune dersom det vedtas ett forliksråd fra og med Det vil da være behov for å avklare hvordan dette skal håndteres med Justis- og beredskapsdepartementet. 16

17 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 056/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik KOMMUNEVÅPEN RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: (Saken fremmes uten innstilling fra rådmannen, komiteen ønsker å orientere om sitt arbeid og drøfte prosess fram til beslutning) SAKSBEHANDLER: Stabssjef Vilhelm Einen SAMMENDRAG: Komiteen for nytt kommunevåpen og ordførerkjede ønsker å orientere om arbeidet og drøfte prosessen fram til beslutning. Fellesnemnda står fritt til å fatte vedtak i saken. HANDLINGSROM: Oppdatert politisk plattform vedtatt Vedtak i Fel sak 030/16 Prosess kommunevåpen (Endelig vedtak prosess og fremdrift) JFR vedtak i Fellesnemnda 26.4: «Prosess og fremdrift nytt kommunevåpen og ordførerkjede følger alternativ 2 C» FAKTISKE OPPLYSNINGER: (Komiteen for kommunevåpen og ordførerkjede ønsker å behandle denne saken i Fellesnemnda i dette møtet. Det er ikke mottatt saksgrunnlag fra komiteen.) ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Rådmannen gjør oppmerksom på at Fellesnemnda så langt ikke har budsjettert utgiftene til arbeidet med nytt kommunevåpen og ordførerkjede. KONSEKVENSER FOR DEN NYE KOMMUNEN: 17

18 18

19 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 057/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik ORIENTERING OM ØKONOMISKE VIRKEMIDLER FOR OVERGANGEN TIL NY KOMMUNE SAKSBEHANDLER: Rådmann Jan Arvid Kristengård SAMMENDRAG: Saksframlegget følger vedlagt. Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Orientering om økonomiske virkemidler for overgangen til ny kommune

20 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Fellesnemnda Lardal og Larvik ORIENTERING OM ØKONOMISKE VIRKEMIDLER FOR OVERGANGEN TIL NY KOMMUNE RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Økonomiske virkemidler for overgangen til ny kommune tas til orientering. SAKSBEHANDLER: Rådmann Jan Arvid Kristengård SAMMENDRAG: I fellesnemndas møte den ble det stilt spørsmål om de økonomiske virkemidlene i kommunereformen. Rådmann skulle orientere om de økonomiske virkemidlene i neste møte. I saken orienteres det om de økonomiske virkemidlene staten bidrar med for å legge til rette for overgangen til ny kommune. Det er to tilskudd kommunene vil motta er; tilskudd til dekning av engangskostnader og reformstøtte. HANDLINGSROM: Regjeringen.no, økonomiske virkemidler FAKTISKE OPPLYSNINGER: Engangskostnader Kommuner som slår seg sammen får dekket engangskostnader etter en standardisert modell. Basert på utbetalingene i de siste sammenslåingsprosessene er 20 mill. kroner satt som et grunnbeløp per sammenslåing, og differensieres etter antall kommuner og antall 20

21 innbyggere i sammenslåingen. Beløpet utbetales når nasjonale vedtak om sammenslåing er gjort. Modell for dekning av engangskostnader i reformperioden (kroner). Antall kommuner og innbyggere innbyggere innbyggere Over innbyggere i sammenslåingen innbyggere 2 kommuner kommuner kommuner eller flere kommuner Reformstøtte Kommuner som slår seg sammen vil få reformstøtte. Reformstøtten går til alle sammenslåtte kommuner med vedtak i reformperioden, med et minstebeløp på 5 mill. kroner per sammenslåing. Støtten er differensiert etter innbyggertall. Maksimalt beløp er 30 mill. kroner for de mest folkerike sammenslåingene. Utbetalingen blir gitt uten ytterligere søknad fra kommunene, og utbetales på tidspunktet for sammenslåingen. Modell for reformstøtte i reformperioden (kroner). Antall innbyggere i sammenslåingen Reformstøtte innbyggere 5 millioner innbyggere 20 millioner innbyggere 25 millioner Over innbyggere 30 millioner Engangsstøtten blir utbetalt til kommunen på det tidspunkt det er fattet et nasjonalt vedtak om sammenslåing. Larvik og Lardal har mottatt dette tilskuddet. Reformstøtte utbetales på tidspunktet for sammenslåingen, noe som for Larvik og Lardal er

22 22

23 ArkivsakID.: 16/8559 Arkivkode: FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 058/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik EVENTUELT SAKSBEHANDLER: Sekretær Lise Dybdahl 23