Møteprotokoll. Fellesnemnda Lardal og Larvik. Møtested: Møterom Larvik, Romberggt. 4 Møtedato: Tidspunkt: Kl 14:00-16:45

Transkript

1 Møteprotokoll Fellesnemnda Lardal og Larvik Møtested: Møterom Larvik, Romberggt. 4 Møtedato: Tidspunkt: Kl 14:00-16:45 Til behandling: Saksliste nr. 12/16 Medlemmer: Erik Andreas Sørensen Liv Grinde Per Manvik Birgitte Gulla Løken Bjarne Steen Lars Johan Røsholt Knut Olav Omholt Olav Nordheim Seierstad, Bente Hallstein Bast Magdalena F. Lindtvedt Varamedlemmer: Andre Lysnes Forfall: Rune Høiseth. Parti LTL A FRP H H H SP SP UP V V Parti A Parti A Totalt møtte: 12 Fra administrasjonen møtte: Kommuneadvokat Ingvild Aartun som rådmannsrepresentant Stabssjef Vilhelm Einen Lise Dybdahl, protokollfører I tillegg møtte aktuelle saksbehandlere Merknader: Utvalgsleder foreslo at det skulle være en mer strukturert epost korrespondanse i forkant av møtene, og har vært i kontakt med IT avdelingen i Larvik for å få hjelp til å sette opp en struktur. Leder ba om nemndas vurdering av muligheten for å rigge møtene som et kommunestyremøte, med bruk av talerstol. Dette ble diskutert, og leder informerte om at han muligens vil ønske å prøve dette i et kommende møte. Vilhelm Einen informerte om at det er ansatt ny kommunikasjonsrådgiver for Fellesnemnda, Hildegunn Schrøder Riksfjord.

2 Underskrifter: Knut Olav Omholt Utvalgsleder, ordfører Lardal Andre Lysnes Vara nestleder

3 Sakliste: Sak nr. Sakstittel 060/16 Krav om lovlighetskontroll på sak FEL 059/ /16 Engasjement av eksternt firma til analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune 062/16 Orientering om økonomiske virkemidler for overgangen til ny kommune 063/16 Dykkerberedskap 064/16 Endring av veinavn og adresser i nye Larvik kommune. 065/16 Kartlegging av eksisterende eierskap 066/16 Kartlegging av eksisterende IKT-systemer, avtaler 067/16 Kartlegging av Rammeavtaler og VOIS avtaler 068/16 Planstrategi for Lardal og Larvik kommuner samt nye Larvik kommune. 069/16 Prosess, budsjett og fremdriftsplan for arbeidsutvalget for nærdemokrati 070/16 Arbeidsutvalg Bli bedre kjent i den nye kommunen - utvidelse av mandat 071/16 Møteplan Fellesnemnda 072/16 Eventuelt

4 060/16: Krav om lovlighetskontroll på sak FEL 059/16. LEDER AV FELLESNEMNDAS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Partssammensatt utvalg (PAR) vedtak 025/16 anses lovlig fattet. 2. Fellesnemndas (FEL) vedtak 059/16 anses lovlig fattet. 3. Anmodning om lovlighetskontroll oversendes fylkesmannen for videre behandling. Per Manvik, Frp, løftet rådmannens alternative forslag; Vedtak i PAR 025/16 og FEL 059/16 er ugyldig. Det ble opplyst fra Erik A. Sørensen, LTL, at den vedlagte politiske plattformen var en gammel versjon samt at informasjon i saksframlegget vedrørende økonomisk konsekvens av lønnsøkning var feil. Birgitte Gulla Løken, H, fremmet følgende forslag til tilleggspunkt til leder av fellesnemndas forslag; Den sist oppdaterte politiske plattformen legges ved saken og legges til grunn for Fylkesmannens lovlighetskontroll. Per Manvik, Frp, fremmet deretter utsettelsesforslag til saken. Utsettelsesforslaget ble votert over og falt, da det kun fikk 5 stemmer. 5=Frp, UP, LTL 1, V 2 Votering: Innstillingens pkt. 2 ble satt opp mot Manviks forslag, og det ble votert alternativt; 5 stemte for Manviks forslag, som dermed falt. 5=Frp, UP, LTL, V 2 Punkt 2 i leder av fellesnemndas innstilling ble anbefalt vedtatt som nytt pkt. 1. Løkens forslag ble ved votering enstemmig vedtatt. Pkt. 3 i leder av fellesnemndas innstilling ble likeledes enstemmig vedtatt. Bast leste opp og fikk godkjent 3 protokolltilførsler på vegne av V 2, UP, Frp og LTL; 1. Vi beklager at vedtaket i partssammensatt utvalg er gjort på et uriktig grunnlag og vedlegg. 2. Under økonomiske konsekvenser, se sid 5, er økningen på ikke Side 6 under fellesnemnda beskrives "FEL har spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvenser". Dette er hentet fra en feil utgave om politisk plattform datert I riktig utgave er dette punkt tatt ut. FEL- 060/16Vedtak:

5 1. Fellesnemndas (FEL) vedtak 059/16 anses lovlig fattet. 2. Anmodning om lovlighetskontroll oversendes fylkesmannen for videre behandling. 3. Den sist oppdaterte politiske plattformen legges ved saken og legges til grunn for Fylkesmannens lovlighetskontroll. 061/16: Engasjement av eksternt firma til analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune Det legges ikke frem forslag til vedtak i saken Fellesnemnda Lardal og Larvik Utvalgsleder fremmet forslag om å utsette saken, og utsettelsesforslaget ble vedtatt ved benyttelse av leders dobbeltstemme, da 6 stemte for og 6 stemte mot. 6 mot utsettelse:frp 1, V 2, H 1, UP 1, LTL 1 6 for utsettelse:sp 2, Ap 2, H 2 Saken ble dermed vedtatt utsatt til neste møte i fellesnemnda. FEL- 054/16Vedtak: Saken utsettes til neste møte i fellesnemnda. Lars Johan Røsholt, H, fremmet forslag til vedtak som følger; Behovet for analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune inngår i felles planstrategi for Lardal og Larvik kommuner, samt nye Larvik kommune. Det føyes til et punkt i Kap. 7, punkt e, utredningsbehov: «Analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune». Det betyr altså at dette kommer inn som et nytt punkt i sak 068/16, side 44 i vedlegget til saken. Erik A. Sørensen, LTL, fremmet følgende alternative forslag til vedtak; Det nedsettes en arbeidsgruppe som arbeider videre med innhenting av mulighetsavklaring

6 og rapporterer tilbake til FEL for arbeid og fremgangsmåte. FEL engasjerer et eksternt firma til analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune. De to forslagene ble satt opp mot hverandre, og det ble votert alternativt. Røsholts forslag ble vedtatt med 7 mot 5 stemmer. 5=V 2, LTL, UP, Frp 7=Sp 2, Ap 2, H 3 FEL- 061/16Vedtak: Behovet for analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune inngår i felles planstrategi for Lardal og Larvik kommuner, samt nye Larvik kommune. Det føyes til et punkt i Kap. 7, punkt e, utredningsbehov: «Analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune». Det betyr altså at dette kommer inn som et nytt punkt i sak 068/16, side 44 i vedlegget til saken. 062/16: Orientering om økonomiske virkemidler for overgangen til ny kommune Fellesnemnda Lardal og Larvik Saken ble enstemmig vedtatt utsatt til neste møte i fellesnemnda. FEL- 057/16Vedtak: Saken utsettes til neste møte i fellesnemnda. Lars Johan Røsholt, H, fremmet forslag til vedtak som følger; Orienteringen om økonomiske virkemidler for overgangen til ny kommune tas til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. FEL- 062/16Vedtak:

7 Orienteringen om økonomiske virkemidler for overgangen til ny kommune tas til orientering. 063/16: Dykkerberedskap Fellesnemnda for Larvik og Lardal anbefaler Larvik kommunestyre å fatte følgende vedtak i saken; 1. Larvik brannvesen videreutvikler dagens «overflateredning» til «underoverflateredning/redningsfridykking». 2. Økonomiske konsekvenser av kommunestyrets vedtak innarbeides i strategidokumentet for Bjarne Steen, H, fremmet følgende forslag til vedtak på vegne av Høyre og Arbeiderpartiet; Fellesnemnda anbefaler Larvik kommunestyre å gjøre følgende vedtak: 1. Larvik kommune / Larvik Brannvesen etablerer fullverdig dykkerberedskap så snart som mulig, og senest innen utgangen av økonomiplanperioden. 2. I budsjett for 2017 økes driftsmidlene for etablering av dykkertjeneste med Kr ,-. I tillegg legges inn nødvendige investeringsmidler til første fase med Kr ,- Kostnadene dekkes inntil videre fra disposisjonsfondet. 3. Resterende investeringer Kr ,- innarbeides i strategidokumentet for Det forventes en inntekt ved å tilby dykkertjenesten til andre. Magdalena Lindtvedt, V, fremmet alternativt forslag som følger; Saken tas til orientering. Votering: Det ble først votert over Magdalena Lindtvedts forslag. Det var 6 som stemte for og 6 som stemte mot, og forslaget falt gjennom benyttelse av ordførers dobbeltstemme. For: V 2, UP, Frp, LTL, Sp 1 Mot: Sp 1, Ap 2, H 3

8 Rådmannens forslag falt da kun 4 stemte for. 4=V 1, UP, Frp, LTL 8=Ap 2, H 3, Sp 2, V 1 Steens forslag ble deretter vedtatt med 7 mot 5 stemmer. 5=V 2, LTL, UP, Frp 7=Ap 2, H 3, Sp 2 Magdalena Lindtvedt, V, varslet at hun vil sende krav om lovlighetskontroll. FEL- 063/16Vedtak: Fellesnemnda anbefaler Larvik kommunestyre å gjøre følgende vedtak: 1. Larvik kommune / Larvik Brannvesen etablerer fullverdig dykkerberedskap så snart som mulig, og senest innen utgangen av økonomiplanperioden. 2. I budsjett for 2017 økes driftsmidlene for etablering av dykkertjeneste med Kr ,-. I tillegg legges inn nødvendige investeringsmidler til første fase med Kr ,- Kostnadene dekkes inntil videre fra disposisjonsfondet. 3. Resterende investeringer Kr ,- innarbeides i strategidokumentet for Det forventes en inntekt ved å tilby dykkertjenesten til andre. 064/16: Endring av veinavn og adresser i nye Larvik kommune. Fellesnemnda for kommunesammenslåingen Lardal og Larvik slutter seg til prosessnotatet om endring av veinavn fra arbeidsgruppa for veinavn, og velger å legge ut på høring de foreslåtte veinavn som skal få nytt veinavn. Rådmannens forslag til vedtak ble votert over og enstemmig vedtatt. FEL- 064/16Vedtak: Fellesnemnda for kommunesammenslåingen Lardal og Larvik slutter seg til prosessnotatet om endring av veinavn fra arbeidsgruppa for veinavn, og velger å legge ut på høring de foreslåtte veinavn som skal få nytt veinavn.

9 065/16: Kartlegging av eksisterende eierskap 1. For selskaper organisert etter lov om interkommunale selskaper og kommuneloven 27 legges sak knyttet til hvert enkelt selskap frem for nytt kommunestyre i løpet av våren For selskaper organisert etter lov om aksjeselskap sendes melding om endringer til det enkelte selskap i løpet av Lardal sin vertskommuneavtale med Kongsberg vedrørende brann legges frem for fellesnemnda som egen sak våren Rådmannens forslag til vedtak ble tatt opp til votering og enstemmig vedtatt. FEL- 065/16Vedtak: 1. For selskaper organisert etter lov om interkommunale selskaper og kommuneloven 27 legges sak knyttet til hvert enkelt selskap frem for nytt kommunestyre i løpet av våren For selskaper organisert etter lov om aksjeselskap sendes melding om endringer til det enkelte selskap i løpet av Lardal sin vertskommuneavtale med Kongsberg vedrørende brann legges frem for fellesnemnda som egen sak våren /16: Kartlegging av eksisterende IKT-systemer, avtaler 1. Fellesnemnda tar til orientering at Larvik kommunes avtaler knyttet til IKT-systemer vil kunne utvides slik at de også omfatter Lardal kommune, uten at regelverket for offentlig anskaffelser krever at det gjennomføres nye konkurranser før etablering av ny kommune. 2. Prosjektleder / ny rådmann gis fullmakt til å beslutte hvilke fagsystemer som skal avsluttes, videreføres, evt. fornyes samt å sette ned en administrativ prosjektgruppe som skal forberede den nye kommunens IKT-løsninger. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende fullmakt. 3. Prosjektleder / ny rådmann legger fram behov for nødvendige investeringer og evt. driftsutgifter for Fellesnemnda. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, tilligger oppgaven rådmennene i Larvik og Lardal.

10 Rådmannens forslag til vedtak ble tatt opp til votering og enstemmig vedtatt. FEL- 066/16Vedtak: 1. Fellesnemnda tar til orientering at Larvik kommunes avtaler knyttet til IKT-systemer vil kunne utvides slik at de også omfatter Lardal kommune, uten at regelverket for offentlig anskaffelser krever at det gjennomføres nye konkurranser før etablering av ny kommune. 2. Prosjektleder / ny rådmann gis fullmakt til å beslutte hvilke fagsystemer som skal avsluttes, videreføres, evt. fornyes samt å sette ned en administrativ prosjektgruppe som skal forberede den nye kommunens IKT-løsninger. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende fullmakt. 3. Prosjektleder / ny rådmann legger fram behov for nødvendige investeringer og evt. driftsutgifter for Fellesnemnda. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, tilligger oppgaven rådmennene i Larvik og Lardal. 067/16: Kartlegging av Rammeavtaler og VOIS avtaler Prosjektleder / ny rådmann gis fullmakt til, innenfor de angitte juridiske rammer, å foreta nødvendige avtaleendringer, si opp avtaler og eventuelt å inngå nye avtaler. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende fullmakt. Rådmannens forslag til vedtak ble tatt opp til votering og enstemmig vedtatt. FEL- 067/16Vedtak: Prosjektleder / ny rådmann gis fullmakt til, innenfor de angitte juridiske rammer, å foreta nødvendige avtaleendringer, si opp avtaler og eventuelt å inngå nye avtaler. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende fullmakt.

11 068/16: Planstrategi for Lardal og Larvik kommuner samt nye Larvik kommune. 1. Forslag til planstrategi slik det framgår av kap.7 i vedlagte «Forslag til felles planstrategi for Larvik og Lardal kommuner samt nye Larvik kommune » anbefales vedtatt av Larvik og Lardal kommunestyrer. Vedtak fra sak 061/16 legges inn i sakens vedtak; Det føyes til et punkt i Kap. 7, punkt e, utredningsbehov: «Analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune» Det betyr altså at dette kommer inn som et nytt punkt i sak 068/16, side 44 i vedlegget til saken Hallstein Bast, V, fremmet forslag til tilleggspunkt 2 som følger; 2. Arbeidet med en felles samfunnsdel som startes 1. kvartal 2017 og vedtas samme år. Han endret i etterkant sitt forslag slik; 2. Rådmannen bes avklare om det kan startes arbeid med en felles samfunnsdel som startes 1. kvartal 2017 og vedtas samme år. Bente Seierstad, UP, fremmet følgende tilleggsforslag; Utredning av behovet for fastlegehjemler i Lardal og Larvik leveres innen juni 2017, sett i sammenheng med befolkningsvekst og demografi. Votering: Rådmannens forslag ble tatt opp til votering og enstemmig vedtatt. Det ble deretter votert over Basts forslag, som likeledes ble enstemmig vedtatt. Forslaget fra Seierstad ble tatt opp til votering og også enstemmig vedtatt. FEL- 068/16Vedtak: 1. Forslag til planstrategi slik det framgår av kap.7 i vedlagte «Forslag til felles planstrategi for Larvik og Lardal kommuner samt nye Larvik kommune » anbefales

12 vedtatt av Larvik og Lardal kommunestyrer. 2. Det føyes til et punkt i Kap. 7, punkt e, utredningsbehov: «Analyse og mulighetsavklaring for nye Larvik kommune». 3. Rådmannen bes avklare om det kan startes arbeid med en felles samfunnsdel som startes 1. kvartal 2017 og vedtas samme år. 4. Utredning av behovet for fastlegehjemler i Lardal og Larvik leveres innen juni 2017, sett i sammenheng med befolkningsvekst og demografi. 069/16: Prosess, budsjett og fremdriftsplan for arbeidsutvalget for nærdemokrati 1. Arbeidsutvalgets forslag til prosess og fremdriftsplan for vurdering av ulike alternativer for ivaretakelse av nærdemokrati i ny kommune godkjennes. 2. Arbeidsutvalgets forslag til budsjett godkjennes. 3. Fellesnemnda bes avklare prinsipper for offentliggjøring av møteinnkallinger, sakslister og referater fra arbeidsutvalg. 4. Endelig vedtak i saken angående hvordan nærdemokratiet skal ivaretas i den nye kommunen treffes av Fellesnemnda. Birgitte Gulla Løken, H, fremmet endringsforslag til budsjettet som følger; Posten "Lokalleie, inkl.lydtekniker og beverting, 55 pers" reduseres til kr ,-. Ny linje legges inn; Bevertning ved møter i arbeidsutvalget for nærdemokrati - kr ,-. Rådmannens forslag, inkludert endringsforslaget fra Løken, ble enstemmig vedtatt. FEL- 069/16Vedtak: 1. Arbeidsutvalgets forslag til prosess og fremdriftsplan for vurdering av ulike alternativer for ivaretakelse av nærdemokrati i ny kommune godkjennes. 2. Arbeidsutvalgets forslag til budsjett godkjennes med følgende endring; Posten "Lokalleie, inkl.lydtekniker og beverting, 55 pers" reduseres til kr ,-. Ny linje legges inn; Bevertning ved møter i arbeidsutvalget for nærdemokrati - kr ,-. 1. Fellesnemnda bes avklare prinsipper for offentliggjøring av møteinnkallinger,

13 sakslister og referater fra arbeidsutvalg. 2. Endelig vedtak i saken angående hvordan nærdemokratiet skal ivaretas i den nye kommunen treffes av Fellesnemnda. 070/16: Arbeidsutvalg Bli bedre kjent i den nye kommunen - utvidelse av mandat 1. Arbeidsutvalget «Bli bedre kjent i den nye kommunen» får utvidet sin frist og legger frem et forslag til plan med tiltak og økonomiske konsekvenser for godkjenning i Fellesnemdas møte i mars Rådmannens forslag til vedtak ble votert over og enstemmig vedtatt. FEL- 070/16Vedtak: 1. Arbeidsutvalget «Bli bedre kjent i den nye kommunen» får utvidet sin frist og legger frem et forslag til plan med tiltak og økonomiske konsekvenser for godkjenning i Fellesnemdas møte i mars /16: Møteplan Fellesnemnda Fremlagt forslag til møteplan for 2017 godkjennes. Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. FEL- 071/16Vedtak: Fremlagt forslag til møteplan for 2017 godkjennes.

14 072/16: Eventuelt Erik A. Sørensen, LTL, tok opp følgende; Promotering av kommunesammenslåing Sørensen, LTL, fremmet forslag som følger; Rådmannen fremmer en sak om en film som promoterer den nye kommunen gjennom 4 årstider. Ferdigstilles og offentliggjøres ultimo Det ble votert over forslaget, som ble enstemmig vedtatt. Innbyrdes tillit i Fellesnemnda Sørensen manet til større tillit og vilje til å dele. FEL- 072/16Vedtak: Rådmannen fremmer en sak om en film som promoterer den nye kommunen gjennom 4 årstider. Ferdigstilles og offentliggjøres ultimo 2017.