Møteprotokoll. Fellesnemnda Lardal og Larvik. Møtested: Lardal Herredshus Møtedato: Tidspunkt: Kl 14:50-16:15

Transkript

1 Møteprotokoll Fellesnemnda Lardal og Larvik Møtested: Lardal Herredshus Møtedato: Tidspunkt: Kl 14:50-16:15 Til behandling: Saksliste nr. 5/16 Medlemmer: Erik Andreas Sørensen Liv Grinde Rune Høiseth. Per Manvik Birgitte Gulla Løken Bjarne Steen Lars Johan Røsholt Knut Olav Omholt Olav Nordheim Bente Seierstad Hallstein Bast Magdalena F. Lindtvedt Parti LTL A A FRP H H H SP SP UP V V Totalt møtte: 12 Fra administrasjonen møtte: Rådmann Inger Anne Speilberg Rådmann Mette Hvål Lise Dybdahl, protokollfører Underskrifter: Knut Olav Omholt Utvalgsleder, ordfører Lardal Rune Høiseth Nestleder, ordfører Larvik

2 Sakliste: Sak nr. Sakstittel 028/16 Kravspesifikasjon rådmannsstillingen ny kommune 029/16 Kartlegging og fremleggelse av oversikter HR oppgaver kommunesammenslåing - fullmakt til igangsetting av arbeider 030/16 Prosess kommunevåpen ( endelig vedtak prosess og fremdrift ) jfr. vedtak i fellesnemda /16 Godkjenning av oppdatert politisk plattform etter vedtak /16 Eventuelt

3 028/16: Kravspesifikasjon rådmannsstillingen ny kommune RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Innspill fra redaksjonskomiteen drøftes Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Utvalgsleder informerte om redaksjonsgruppas arbeid, og refererte til tidligere utsendt stillingsbeskrivelse. Det ble diskutert hvorvidt rådmennene skulle være til stede under behandlingen av stillingsinstruksen, og rådmennene valgte selv å fratre under denne diskusjonen. Det ble votert og vedtatt å lukke møtet mot 5 stemmer; ANR 4, UP 1. Bjarne Steen, H, fremmet forslag til følgende to tilleggspunkter under avsnittet "Rådmannens viktigste oppgaver"; Lede kommunene gjennom sammenslåingsprosessen. Videreutvikle og bygge en felles kultur i den nye kommunen. Utøve rollen som kommunens øverste administrative leder. Utvikle kommunens rolle som samfunnsutvikler og tilrettelegger. Sikre en positiv utvikling innen næringsliv, arbeidsplasser og befolkningsvekst. Utvikle kommunens tjenester i dialog med befolkningen og nært samarbeid med folkevalgte og medarbeidere. Videreutvikle organisasjonen innen kompetanse, ledelse, service og kultur. Ta selvstendige initiativ som kan gi bedre tjenester. Sikre god økonomisk styring, og vise nødvendig handlekraft for en bærekraftig økonomisk utvikling. Representere kommunen i ulike regionale foramagdalena Lindtvedt, V, fremmet tilleggsforslag til samme avsnitt som følger; Utvikle kommunens rolle i forhold til innbyggerne gjennom involvering og kompetanseheving. Bente Seierstad, UP, fremmet følgende tilleggsforslag; Sikre god mål- og resultatstyring, og vise nødvendig handlekraft for bærekraftig økonomisk utvikling. Steen trakk deretter sitt forslag til nest siste kulepunkt til fordel for Seierstads forslag, og opprettholdt kun sitt forslag til kulepunkt 5. Votering: Lindtvedts tilleggsforslag ble votert over og falt i det 6 stemte for og 10 stemte mot. 6=V 2, UP 1, H 2, Sp 1 10=ANR 4, LTL 1, Frp 1, H 1, Ap 2, Sp 1 Det ble deretter votert over Seierstads forslag, som ble anbefalt vedtatt med 9 stemmer mot 7. 9=UP 1, LTL 1, V 2, H 3, Frp 1, Ap 1 7=ANR 4, Sp 2, Ap 1 Deretter ble Steens tilleggsforslag tatt opp til votering og falt i det 5 stemte for og 11 stemte mot. 5=H 2, V 1, UP 1, Frp 1 11=ANR 4, H 1, Sp 2, Ap 2, V 1, LTL 1

4 Til slutt ble det utsendte forslaget til stillingsbeskrivelse inkludert Seierstads vedtatte tilleggspunkt tatt opp til votering og enstemmig anbefalt vedtatt. Rådmennene gjeninntrådte etter voteringen. PAR- 007/16Vedtak: Redaksjonsgruppens forslag til stillingsbeskrivelse vedtas med følgende tilleggspunkt (uthevet skrift); RÅDMANNENS VIKTIGSTE OPPGAVER Lede kommunene gjennom sammenslåingsprosessen. Videreutvikle og bygge en felles kultur i den nye kommunen. Utøve rollen som kommunens øverste administrative leder. Utvikle kommunens rolle som samfunnsutvikler og tilrettelegger. Utvikle kommunens tjenester i dialog med befolkningen og nært samarbeid med folkevalgte og medarbeidere. Videreutvikle organisasjonen innen kompetanse, ledelse, service og kultur. Ta selvstendige initiativ som kan gi bedre tjenester. Sette fokus på god økonomisk styring Representere kommunen i ulike regionale fora Sikre god mål- og resultatstyring, og vise nødvendig handlekraft for bærekraftig økonomisk utvikling Fellesnemnda Lardal og Larvik Møtet ble lukket for diskusjon om hvorvidt møtet skulle holdes for lukkede dører, og rådmennene fratrådte under diskusjonen. Det ble votert i lukket møte, og vedtatt at møtet skulle være åpent. Rådmennene gjeninntrådte. Bjarne Steen, H, fremmet forslag til følgende tilleggspunkt under avsnittet "Rådmannens viktigste oppgaver"; Lede kommunene gjennom sammenslåingsprosessen. Videreutvikle og bygge en felles kultur i den nye kommunen. Utøve rollen som kommunens øverste administrative leder. Utvikle kommunens rolle som samfunnsutvikler og tilrettelegger. Sikre en positiv utvikling innen næringsliv, arbeidsplasser og befolkningsvekst. Utvikle kommunens tjenester i dialog med befolkningen og nært samarbeid med folkevalgte og medarbeidere. Videreutvikle organisasjonen innen kompetanse, ledelse, service og kultur. Ta selvstendige initiativ som kan gi bedre tjenester. Representere kommunen i ulike regionale fora Magdalena Lindtvedt, V, fremmet tilleggsforslag til samme avsnitt som følger; Utvikle kommunens rolle i forhold til innbyggerne gjennom involvering og kompetanseheving.

5 Birgitte Gulla Løken, H, fikk innvilget følgende protokolltilførsel; Stillingsbeskrivelsen for en felles rådmann/prosjektlederstilling fra redaksjonskomiteen anses å være et svar på punkt 2 fra vedtaket i sak 026/16 i forrige møte. Redaksjonskomiteen slutter seg forøvrig til argumentene og konklusjonene fra diskusjonen i Fellesnemdas møte knyttet til beslutningen om at prosjektleder og fremtidig rådmann i den nye kommunen skal være samme person. Votering: Det ble først votert over Lindtvedts forslag, som falt med leders dobbeltstemme, i det 6 stemte for og 6 stemte mot. For: V 2, UP 1, Frp 1, H 2 Mot: Ap 2, LTL 1, Sp 2, H 1 Steens tilleggsforslag ble deretter tatt opp til votering, og falt med 5 mot 7 stemmer. 5=H 2, Frp 1, V 1, UP 1 7=Ap 2, H 1, Sp 2, LTL 1, V 1 Det ble til slutt votert over innstillingen fra det partssammensatte utvalg, som ble enstemmig vedtatt. FEL- 028/16Vedtak: Redaksjonsgruppens forslag til stillingsbeskrivelse vedtas med følgende tilleggspunkt (uthevet skrift); LARVIK OG LARDAL SKAL BLI EN NY KOMMUNE OG SØKER PROSJEKTLEDER / RÅDMANN. Larvik og Lardal kommune har vedtatt å bli en ny kommune fra Den nye kommunen vil få et areal på 806 km², innbyggere og 3400 ansatte. Larvik og Lardal har et solid næringsliv, og et omfattende tilbud innen kultur, friluftsliv og rekreasjon. Den nye kommunen vil særlig satse på kunnskap og utdanning. Navnet på den framtidige kommunen blir Larvik kommune og får et felles kommunesenter i Larvik by. Den nye rådmannen må ha gode kommunikasjons- og samarbeidsegenskaper, samt dokumenterte evner til å lede omstillingsprosesser. Rådmannen vil fungere som prosjektleder frem til kommunesammenslåingen Prosjektlederen/rådmannen må ha fokus på å bygge en felles kultur i den nye kommunen. Vi forventer at din lederstil er åpen og inkluderende, og at du ivaretar dine medarbeidere på en god måte. RÅDMANN RÅDMANNENS VIKTIGSTE OPPGAVER Lede kommunene gjennom sammenslåingsprosessen. Videreutvikle og bygge en felles kultur i den nye kommunen. Utøve rollen som kommunens øverste administrative leder. Utvikle kommunens rolle som samfunnsutvikler og tilrettelegger. Utvikle kommunens tjenester i dialog med befolkningen og nært samarbeid med folkevalgte og medarbeidere. Videreutvikle organisasjonen innen kompetanse, ledelse, service og kultur. Ta selvstendige initiativ som kan gi bedre tjenester. Sette fokus på god økonomisk styring

6 Representere kommunen i ulike regionale fora Sikre god mål- og resultatstyring, og vise nødvendig handlekraft for bærekraftig økonomisk utvikling. ANSVAR OG MYNDIGHET Frem til kommunesammenslåingen rapporterer rådmannen/prosjektleder til fellesnemda. Fellesnemda består av representanter fra kommunestyrene i Larvik og Lardal. Det er frem til kommunesammenslåingen viktig at rådmannen/prosjektlederen har et godt samarbeid med begge kommunene. Larvik og Lardal kommune har fokus på regionalt samarbeid som har resultert i en rekke prosjekt og samarbeidsavtaler. Det forventes at rådmannen etablerer og utvikler nettverk på ulike nivå mot næringsliv, interesseforeninger, kommuner/fylkeskommuner, statlige virksomhet og media. Både under og etter sammenslåingsprosessen, blir en viktig oppgave å ivareta organisasjonen og de ansatte i begge kommunene. ØNSKET BAKGRUNN Omfattende ledererfaring fra større privat eller offentlig sektor. Erfaring fra fusjons- og omstillingsprosesser. Inngående kjennskap til offentlig sektor Evnen til å samarbeide med tillitsvalgte og ansatte, og kjennskap til trepartssamarbeid. Det er ønskelig med erfaring fra prosjektledelse. UTDANNING Relevant utdanning fra høyskole/universitet. PERSONLIGE EGENSKAPER Åpen og inkluderende. God evne til helhetlig og strategisk tankesett Gode samarbeidsevner og god evne til å bygge relasjoner Synlig leder, må kunne framstå med tydelighet og autoritet Handlekraftig og gjennomføringsevne REISEAKTIVITET Noe reisevirksomhet må påregnes. SPRÅK God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk. Normalt gode engelskkunnskaper VI TILBYR En spennende og utfordrende topplederstilling i Vestfold Meningsfylte arbeidsoppgaver med muligheter til å påvirke lokalsamfunnet og regionen Lønn etter avtale For ytterligere informasjon kan ordfører. Kontaktes på telefon.. I henhold til offentlighetsloven 25.2 ledd kan søkere be om ikke å bli oppført på den offentlige søkerlista. Kommunen kan likevel beslutte at navnet på kandidaten skal offentliggjøres. Søkeren vil da bli varslet i forkant av en eventuell offentliggjøring.

7 029/16: Kartlegging og fremleggelse av oversikter HR oppgaver kommunesammenslåing - fullmakt til igangsetting av arbeider RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Rådmennene i Larvik og Lardal kommuner får et felles oppdrag i å kartlegge oppgaver knyttet til etablering av ny kommune fra innen området HR/personal; a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. 2. Rapport legges fram for Fellesnemnda innen utgangen av november Rådmennene ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. 4. Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på kr Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Erik Sørensen, LTL, fremmet følgende forslag til tilleggspunkt; 1 c) Prosjektleder / rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat for implementering og gjennomføring.rune Høiseth, Ap, fremmet tilleggsforslag til punkt 3 som følger;...og disse deltar i gruppen. Votering: Sørensens forslag ble tatt opp til votering, og anbefalt vedtatt med 10 stemmer mot 6. 10=LTL 1, Sp 1, H 2, UP 1, Frp 1, ANR 4

8 6=Sp 1, H 1, Ap 2, V 2 Høiseths tilleggsforslag falt ved votering i det 7 stemte for og 9 mot. 7=Ap 1, UP 1, Sp 1, ANR 4 9=Ap 1, Sp 1, H 3, Frp 1, V 2, LTL 1 Til slutt ble rådmannens forslag inkludert Sørensens tilleggsforslag votert over og enstemmig anbefalt vedtatt. PAR- 008/16Vedtak: 1. Rådmennene i Larvik og Lardal kommuner får et felles oppdrag i å kartlegge oppgaver knyttet til etablering av ny kommune fra innen området HR/personal; a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. c. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat for implementering og gjennomføring. 2. Rapport legges fram for Fellesnemnda innen utgangen av november Rådmennene ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. 4. Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på kr Fellesnemnda Lardal og Larvik Rune Høiseth, Ap, fremmet tilleggsforslag til punkt 3 som følger;...og disse deltar i gruppen. Votering: Det ble først votert over Høiseths tilleggsforslag, som falt i det 3 stemte for. 3=Ap 1, UP 1, Sp 1 Innstillingen fra det partssammensatte utvalget ble deretter tatt opp til votering og enstemmig vedtatt. FEL- 029/16Vedtak:

9 1. Rådmennene i Larvik og Lardal kommuner får et felles oppdrag i å kartlegge oppgaver knyttet til etablering av ny kommune fra innen området HR/personal; a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. c. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat for implementering og gjennomføring. 2. Rapport legges fram for Fellesnemnda innen utgangen av november Rådmennene ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. 4. Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på kr /16: Prosess kommunevåpen ( endelig vedtak prosess og fremdrift ) jfr. vedtak i fellesnemda RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Prosess og fremdrift nytt kommunevåpen og ordførerkjede følger alternativ Fellesnemnda Lardal og Larvik Bjarne Steen, H, fremmet forslag om å gå videre med alternativ 2 C, som også skal inkludere prosess rundt ordførerkjede, og det ble presisert at komiteen gis myndighet til vurderinger. Forslaget ble tatt opp til vurdering og vedtatt mot 1 stemme fra Frp. Per Manvik, Frp, ønsket å beholde begge kommunevåpnene i en ny kommune, og dette skal tas opp til vurdering av komiteen. FEL- 030/16Vedtak: Prosess og fremdrift nytt kommunevåpen og ordførerkjede følger alternativ 2 C.

10 031/16: Godkjenning av oppdatert politisk plattform etter vedtak RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Oppdatert politisk plattform vedlagt saken godkjennes Fellesnemnda Lardal og Larvik Rådmannens innstilling ble tatt opp til votering og enstemmig vedtatt. FEL- 031/16Vedtak: Oppdatert politisk plattform vedlagt saken godkjennes. 032/16: Eventuelt Fellesnemnda Lardal og Larvik Til drøfting og innspill til avklaring i fellesnemndas møte: Hver av kommunene har i perioden frem til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, menspørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør drøftes i fellesnemnda.fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til behandling i folkevalgte organer der sakenevurderes å ha betydnign for den nye kommunen. Rådmann Mette Hvål har sett på hvilke saker som bør innom fellesnemnda, vurdert opp mot prosessen i Sandefjord. Hun ba om en vurdering på om det bør settes opp prinsipper rundt dette, eller om det skal tas en vurdering for hver enkelt sak, hvor f.eks. den respektive rådmann tar dette opp med ordfører. Birgitte Gulla Løken, H, foreslo at rådmenn og ordførere sammen legger frem rutiner til neste møte i fellesnemnda. Det ble presisert at fellesnemnda kun har uttalelsesrett til de respektive formannskap og kommunestyrer. Det ble votert over forslaget som ble enstemmig vedtatt. Kulturplan i Larvik: Det er mange planer som stå for tur i begge kommuner, blant annet kulturplan i Larvik. Rådmannen oppfordres her til at Lardal blir koblet på arbeidet som gjøres med kulturplanen som skal behandles i september, slik at de er informert i forkant av behandlingen i Larvik. Rune Høiseth, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak; Fellesnemnda ber rådmennene legge frem en sak til neste møte om et samarbeid

11 om den nye kulturplanen for Lardal og Larvik. Det ble votert over forslaget, som ble enstemmig vedtatt. Vedtak fra fellesnemnda av : Bente Seierstad, UP, ba redaksjonsgruppa bekrefte at pkt. 2 i vedtaket fra fellesnemndas møte nå vurderes som svart opp, og gruppens medlemmer bekreftet dette. Pkt. 2 er svart opp - rådmann og innehaver av prosjektlederstillingen skal være samme person, noe som kommer frem av den nå vedtatte stillingsbeskrivelsen. FEL- 032/16Vedtak: Rådmenn og ordførere legger i neste møte i fellesnemnda, frem rutiner for utvelgelse av hvilke saker som skal drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda ber rådmennene legge frem en sak til neste møte om et samarbeid om den nye kulturplanen for Lardal og Larvik.