Møteprotokoll. Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal. Møtested: Møterom Larvik, Romberggt. 4 Møtedato: Tidspunkt: Kl 18:00-19:50

Transkript

1 Møteprotokoll Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Møtested: Møterom Larvik, Romberggt. 4 Møtedato: Tidspunkt: Kl 18:00-19:50 Til behandling: Saksliste nr. 2/16 Medlemmer: Erik Andreas Sørensen Rune Høiseth Bjørge Riksfjord Per Manvik Birgitte Gulla Løken Bjarne Steen Lars Johan Røsholt Knut Olav Omholt Olav Nordheim Bente Seierstad Hallstein Bast Linn Christin Andersen Forfall: Liv Grinde Magdalena F. Lindtvedt Lene-Britt Johannesen Linn Engelstad Vara: Stig Larsen Røse Helle Natland Parti LTL A FRP H H H SP SP UP V Parti A V Parti A Totalt møtte:14 Fra administrasjonen møtte: Personalrådgiver Roy S. Vabog Lise Dybdahl, protokollfører Underskrifter: Knut Olav Omholt Utvalgsleder, ordfører Lardal Rune Høiseth Nestleder, ordfører Larvik

2 Sakliste: Sak nr. Sakstittel 005/16 Godkjenning av kravspesifikasjon for prosjektleder 006/16 Eventuelt

3 005/16: Godkjenning av kravspesifikasjon for prosjektleder RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Vedlagte forslag fra redaksjonsgruppen til kravspesifikasjon for prosjektleder godkjennes Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Møtebehandling: Redaksjonsgruppen hadde hatt møte i forkant av møtene i partssammensatt utvalg og fellesnemnda, og la frem endret forslag til stillingsannonse for prosjektlederstillingen. Ingressen: Det ble kommentert at ingressen var kortet betraktelig ned. Erik Sørensen; Ønsker litt mer "marketing" inn i ingressen, men har ikke fått gjennomslag for dette. Birgitte Gulla Løken; Det er tenkt å lage en film for bl.a. spredning i sosiale medier, men dette er en stillingsannonse og ikke markedsføring. Rune Høiseth; Det er valgt å ta ut omtalen av enkeltområder i stedet for å velge noen få av Larvik kommunes mange fortrinn. Erik Sørensen har foreslått å bruke medialinjen på Thor Heyerdahl vgs til å lage et markedsføringsopplegg, og dette er et veldig godt innspill. Bente Seierstad; Vi bør vurdere å ta ut antall km2, dette kan er ikke relevant informasjon. Prosjektleder: Bjarne Steen; Synes teksten er bra, kort og konsis Arbeidsoppgavene: Per Manvik; Forstår ikke hvorfor prosjektlederstilling kobles opp mot rådmennene all den tid prosjektleders rolle skal være å forme en ny kommune. Birgitte Gulla Løken; For å kunne forme og foreslå endringer må det være et tett samarbeid med eksisterende rådmenn, da det vil være viktig for prosjektleder å finne ut hvordan de to kommunene fungerer i dag. Rune Høiseth; Redaksjonsgruppa valgte å la punktene stå for å ta diskusjonen i fellesnemnda. De to stillingene/rollene griper i hverandre, og man kommer fort inn på rådmennenes myndighet og rolle. Bente Seierstad; Redaksjonsgruppas jobb er å utarbeide noe å bygge videre på - de har svart på bestilling, hvor rammene var satt. Hallstein Bast; Enig med Seierstad, det er mest interessant hva det partssammensatte utvalget og fellesnemnda mener om dette. Bjarne Steen; I opplistingen er det to setninger som starter med ordet "fastlegge" - er dette bevisst? Birgitte Gulla Løken; Nei, det er ikke bevisst og kan byttes ut med andre ord. Per Manvik; Mener dette kompliseres unødig - å slå sammen to kommuner er egentlig noe positivt. Det finnes antagelig ferdig formulerte forslag fra departementet, som kan brukes som en mal ved sammenslåing. Dette bør man kunne bruke for å finne de viktige tingene. Det er en vanskelig situasjon for de to rådmennene, i det prosjektleder kan forme kommunen mot rådmennene. Erik Sørensen; Mener at denne prosessen har blitt noe annet enn det som var meningen, og at det bør diskuteres hva som er viktigst. Passer for: Det var ingen kommentarer direkte til dette punktet.

4 Generell diskusjon: Knut Olav Omholt; Spørsmålet er om den som skal lede prosjektet også skal være rådmann - det er det essensielle. Det må avklares om en av de to eksisterende rådmenn skal fortsette i stillingen, eller om prosjektleder skal fortsette som rådmann. Per Manvik; Dersom prosessen fortsetter i denne trenden, vil de to eksisterende rådmenn være uegnet til å søke jobben. Det må avklares hvorvidt de to vil være habile etter å ha vært med på å forme den nye kommunen. Det vil ikke føles bekvemt for en søker utenfra i en sånn situasjon. Knut Olav Omholt; Det må også ta hensyn til rettskrav. Per Manvik; Dersom en av rådmennene har rettskrav, bør den rådmannen ikke være med i prosessen. Bente Seierstad; Departementet anbefaler ikke å lyse ut dersom noen har rettskrav, og dette har vi ikke klarlagt. Fellesnemnda må ta den diskusjonen, og ikke hoppe over realitetene. Mener at den ene rådmannen sannsynligvis har rettskrav. Rune Høiseth; Det er gode intensjoner i begge kommuner. Fellesnemnda må innse arbeidsgiveransvar for to rådmenn, og bør gå i dialog med begge rådmennene. Mener at den som skal være rådmann fra også bør være prosjektleder underveis. Birgitte Gulla Løken; Ansettelse av prosjektleder og rådmann skal ikke skje med lang tid mellom prosessene, men nesten parallelt. Når det gjelder rettskrav, har KS bedt om en kravspesifikasjon for rådmannsstillingen i ny kommune før de kan ta stilling til rettskrav. Rune Høiseth; Redaksjonsgruppa bør se på kravspesifikasjonen fra ansettelse av nåværende rådmann i Hallstein Bast ba om at møtet skulle lukkes. Fellesnemnda ønsket å stille noen spørsmål til personalrådgiver Roy S. Vabog før møtet ble lukket; Per Manvik; Ber om kommentar i fm. habilitetsspørsmål dersom nåværende rådmenn skal søke stilling som rådmann i ny kommune etter å ha vært med på å forme den nye kommunen. Roy Vabog; Dette spørsmålet gjelder konkret i forhold til rådmenn i dag, prosjektleder blir en ny person som forholder seg til rådmennene og rapporterer til fellesnemnda. Det må først avklares vedr rådmennene i dag ønsker jobben eller eventuelt har rettskrav, før man avklarer spørsmålet om ansettelse. Mener at en av rådmennene har rettskrav. Den beste løsningen er en prosjektleder som også er ny rådmann fra , dette vil dermed ikke gi habilitetsutfordringer. Det vil være lovlig rent juridisk for nåværende rådmenn å søke stillingen dersom den blir utlyst midt i perioden, men det kan bli vanskelig etter å ha vært med på å bygge opp en ny kommune. Fellesnemnda må huske arbeidsgiveransvaret overfor de to rådmennene. Anbefaler å gå tilbake til start, og starte en mer strømlinjeformet prosess, slik det er anbefalt. Per Manvik; Fellesnemnda foregriper begivenhetene - bør først ansette ny rådmann, som skal være prosjektleder. Prosessen er kommet feil i gang. Bjørge Riksfjord; Enig med Manvik i dette. Redaksjonsgruppa har fulgt bestillingen, men dette er ikke en god måte å gjøre det på. Bør gå tilbake til start. Roy Vabog; Dersom rådmannsstilling lyses ut, må man være klar over at det foreløpig ikke er avklart hvordan de nåværende rådmenn forholder seg. Den rådmann som eventuelt har rettskrav vil kunne gå til sivilt søksmål. MØTET BLE DERETTER LUKKET, i hht Kom.l. 31 nr. 2 og Forv.l. 13, 1. ledd a). Personalrådgiver Roy S. Vabog fratrådte møtet. Behandlingen fortsatte i lukket møte. Høiseth fremmet følgende forslag til vedtak; 1. Den oppnevnte redaksjonskomiteen utarbeider en kravspesifikasjon / stillingsbeskrivelse.

5 2. Fellesnemnda ber begge kommunenes ordførere, begge opposisjonsledere samt tillitsvalgte og gå i prosess med nåværende rådmenn i Larvik og Lardal for en avklaring av rådmannsstillingen i den nye kommunen fra Rådmannen skal også ha prosjektlederansvaret og skal avklare med fellesnemnda behovet for hvilke ressurser som trengs inn i prosjektet frem mot sammenslåing. Bente Seierstad leste innkommet brev fra KS og anbefalte å følge punktene i dette brevet. Hun fremmet deretter følgende forslag til vedtak; 1. Det utarbeides en stilling- og kravbeskrivelse til ny rådmannsstilling som er saklig begrunnet i de krav man mener er nødvendig for stillingen. Redaksjonskomiteen utarbeider et forslag som framlegges neste møte i mai. Redaksjonskomiteen gis mandat til å innhente nødvendig ekspertise. 2. Det tas stilling til om ny rådmann og innehaver av prosjektlederstillingen, skal være samme person og i tilfelle begrunne hvorfor. Klargjøre hvilke krav som er sentrale i prosjektlederstillingen. Redaksjonskomiteen har ansvaret for å legge frem forslaget i maimøtet. 3. Det må avklares i løpet av juni om rådmennene i kommunene er interessert i stillingen som ny rådmann og eventuelt prosjektlederstilling frem til kommunesammenslåingstidspunktet. 4. Dersom rådmennene i kommunene er interessert i prosjektlederstilling / ny rådmannsstilling, må det vurderes om vedkommende har rettskrav ut fra de krav som er utarbeidet til stillingen i løpet av juni. 5. Dersom det foreligger rettskrav bør det også avklares om rådmennene i kommunene ønsker å benytte seg av et eventuelt rettskrav eller om vedkommende ønsker å konkurrere om stillingen dersom den blir eksternt utlyst. Vedkommende må i så fall være kjent med sine rettigheter før beslutningen tas i løpet av juni. MØTET BLE DERETTER GJENÅPNET Personalrådgiver Roy S. Vabog gjeninntrådte i møtet. Det ble først votert over forslaget fra Høiseth, som falt da 6 stemte for og 7 stemte mot. 7=UP 1, Frp 1, H 2, Ap 1, V 1, Sp 1 6=Ap 1, Sp 1, LTL 1, tillitsvalgte 3 Det ble deretter votert punktvis over forslaget fra Seierstad; Pkt 1 ble enstemmig vedtatt Pkt 2 ble enstemmig vedtatt Pkt 3 ble enstemmig vedtatt Pkt 4 ble enstemmig vedtatt Pkt 5 ble enstemmig vedtatt PAR- 005/16Vedtak: 1. Det utarbeides en stilling- og kravbeskrivelse til ny rådmannsstilling som er saklig begrunnet i de krav man mener er nødvendig for stillingen. Redaksjonskomiteen utarbeider et forslag som framlegges neste møte i mai. Redaksjonskomiteen gis mandat til å innhente nødvendig ekspertise. 2. Det tas stilling til om ny rådmann og innehaver av prosjektlederstillingen, skal være samme person og i tilfelle begrunne hvorfor. Klargjøre hvilke krav som er sentrale i

6 prosjektlederstillingen. Redaksjonskomiteen har ansvaret for å legge frem forslaget i maimøtet. 3. Det må i løpet av juni avklares om rådmennene i kommunene er interessert i stillingen som ny rådmann og eventuelt prosjektlederstilling frem til kommunesammenslåingstidspunktet. 4. Dersom rådmennene i kommunene er interessert i prosjektlederstilling / ny rådmannsstilling, må det vurderes om vedkommende har rettskrav ut fra de krav som er utarbeidet til stillingen i løpet av juni. 5. Dersom det foreligger rettskrav bør det også avklares om rådmennene i kommunene ønsker å benytte seg av et eventuelt rettskrav eller om vedkommende ønsker å konkurrere om stillingen dersom den blir eksternt utlyst. Vedkommende må i så fall være kjent med sine rettigheter før beslutningen tas i løpet av juni. 006/16: Eventuelt Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Møtebehandling: PAR- 006/16Vedtak: