JEG ØNSKER DOKUMENT- TJENESTER SOM GJØR HVERDAGEN ENKLERE FOR MEG OG STUDENTENE MINE

Transkript

1 JEG ØNSKER DOKUMENT- TJENESTER SOM GJØR HVERDAGEN ENKLERE FOR MEG OG STUDENTENE MINE BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER

2 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 2 ET ENKELT STEG MOT BEDRE DOKUMENTTJENESTER Kunnskap blir en stadig viktigere ressurs, og utdanning er i ferd med å bli en viktig faktor for å lykkes rundt om i verden. Samtidig er de raske og voldsomme endringene som skjer i dagens samfunn og særlig i hvordan vi får tilgang til og håndterer informasjon og kommuniserer utfordrende for alle utdanningsinstitusjoner. Skoler, høyskoler og universiteter befinner seg derfor i et stadig mer aggressivt miljø preget av økonomisk press, personalmangel, større konkurranse og det evige kravet om bedre teknologi og mer praktiske løsninger for studentene. En utdanningssektor i stadig endring Dagens utdanningsinstitusjoner møter på utfordringer fra ulike kanter: Med utvekslingsstudenter, deltidsstudenter og studenter som følger nettstudier er dagens studentsammensetning mer variert enn tidligere, og dette tvinger institusjonene til å tilby nye og innovative måter å levere tjenestene sine på. Den nye generasjonen studenter er oppvokst i en digital verden og de forventer fleksible enheter og nettilgang hele døgnet. Integreringen av sosiale nettverk i den akademiske hverdagen er et must, og BYOD-fenomenet (Bring Your Own Device ta med din egen enhet) er helt vanlig. Den nye tilnærmingen til kunnskapoverføring omfatter flere konsepter, fra åpne universiteter til nettbasert, livslang læring: MOOC (Massive Open Online Courses store, åpne, nettbaserte kurs) retter seg mot forskjellige aldersgrupper og et mye bredere spekter av befolkningen. Med VLE (Virtual Learning Environments virtuelle læringsmiljøer) kan innhold og informasjon utveksles via ulike kanaler. Alle disse forandringene skjer i et svært sammensatt miljø preget av kostnadseffektivitet og stramme budsjetter. På toppen av dette er det en stadig økende konkurranse blant europeiske universiteter med Bologna-prosessen i spissen. Utdanningsinstitusjoner må derfor snarest mulig foreta betydelige endringer i strukturer og prosesser, slik at de kan legge til rette for større kompleksitet og uensartethet. Det er her Konica Minolta kan bidra til å redusere administrasjonskostnadene, levere tjenestene mer effektivt og gjøre det enklere å fokusere på hovedmålet, som er å hjelpe studenter og effektivt håndtere driften. Vi fører deg et viktig steg fremover med alt fra multifunksjonsmaskiner til komplette maskinvare- og programvareløsninger for både den akademiske hverdagen, vitenskapelig forskning og administrative oppgaver. education.konicaminolta.eu

3 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 3 Fordeler med Konica Minoltas løsninger I den akademiske hverdagen: Spar tid og øk produktiviteten gjennom utarbeiding og formidling av undervisningsmateriell i elektronisk format Øk effektiviteten med rask og enkel integrasjon av innhold i MOOC- og VLE-kontekst Sikre tilgang til både elektronisk og papirbasert informasjon Tilby praktiske, fleksible og sikre betalingssystemer for utskrifter Tilby studenter og personale fleksibiliteten ved et brukervennlig miljø Send utskriftsjobber fra PC-en, nettbrettet eller smarttelefonen når og hvor som helst Angi utskriftsinnstillinger raskt og enkelt Utskriftsjobber på alle enheter i institusjonen kun på forespørsel og med brukergodkjenning Velg miljøvennlig og lønnsom bruk av ressurser: Bedre elektronisk dokumentoverføring Unngå unødvendige utskrifter: Direkte utskrift til den mest effektive enheten en multifunksjonsmaskin eller skriverrommet For administratorer og vitenskapelig forskning: Kostnadsstyring for utskrift, kopiering og skanning per fakultet, avdeling eller bruker Effektiv beskyttelse av sensitive opplysninger i elektronisk eller papirbasert format: Dokumentkryptering Regler for brukertilgang og rettigheter Register over utførte utskrifter Mer effektive arbeidsflyter og sikkerhet i arkivering ved å integrere skanne- og datainnsamlingsprosesser i de generelle administrative arbeidsflytene Vil du vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg? Bla om!

4 TILPASSEDE LØSNINGER FOR BEDRE UTSKRIFTSPROSESSER Utdanningsinstitusjoner varierer i størrelse fra små skoler til store universiteter med interne eller eksterne utskriftsmuligheter. Uansett størrelse kan Konica Minolta tilby en tilpasset utskriftsløsning som dekker nettopp dine behov. Dette kan vi fordi våre utdanningsspesialister er opplært til å skreddersy tilbudet til dine krav. Selv om ingen skoler, høyskoler eller universiteter er helt like, kan din tilpassede løsning bestå av disse vanlige utskriftstjenestene: Små institusjoner: Praktisk, ubemannet kopiering og utskrift: et selvbetjeningssystem med myntinnkast eller hybride betalingssystemer (inkludert kortbetaling) Nøyaktig beregning og effektiv betaling Støtte for studenter uten ekstra belastning for administrasjon eller nettverk Enkelt vedlikehold uten behov for en server- eller nettverksbasert infrastruktur Lavere kostnader siden det ikke er behov for en egen IT-administrator Middels til store institusjoner: Alt-i-ett-løsninger som dekker behovet til dagens unge Mobil utskrift: BYOD: Kompatibilitet med universitetets enheter, student-pcer, nettbrett og smarttelefoner Enkel, sentralisert utskriftsløsning som ikke forutsetter driverinstallasjon Følg meg-utskrift: Utskriftsjobber er tilgjengelig fra alle utskriftsenheter, Fleksibelt og praktisk for studenter og gunstig for institusjonen siden utskriftsjobber hentes inn fra utenfor universitetsområdet Unngå kostnaden med utskriftsjobber som blir liggende på enheten Godkjenning og beregning: Muligheter for å overvåke og ta betalt for utskriftsvolum Sikkerhet: Utskrevet materiale kan ikke havne i feil hender Serverfunksjoner for beregning: Brukerautentisering Følg meg-utskrift Regelbasert ruting Kontofunksjoner Grafisk visning av rapporter og statistikk Mobil utskrift

5 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 5 ARBEIDSROM/SKRIVERROM Sentral rapportering Nettverksenhet BIBLIOTEK Webopplasting E-post Brukernavn Nettverksenhet Brukernavn/passord Konosystem for dokumenter Jobbroaming til forskjellige steder FAKULTET Arbeidsstasjon Smarttelefon/ nettbrett Nettverksenhet ID-kort Slik fungerer dette oppsettet: 1. En student har en utskriftskonto og en enhet som er registrert på nettverket. 2. Når studenten sender en utskriftsjobb fra denne enheten, vises det et popup-vindu med saldoen og hvor mye den aktuelle jobben koster. 3. Utskriftsjobben lagres, og den kan først frigis etter godkjenning på den ønskede utskriftsenheten. 4. Studenten får tilgang til utskriftsjobbene sine, velger jobben som skal skrives ut, og informeres om gjenværende saldo etter at utskriften er fullført. Større institusjoner med egne skriverrom: Alt-i-ett-løsninger som støtter studenter og personale i en behovsstyrt hverdag Arbeidsflytløsninger for skriverrom på universitetsområdet, inkludert nettbutikk-baserte arbeidsprosesser og beregningsverktøy Jobbruting fra kontor til skriverrom basert på definerte regler Produksjonsutskrift av store volum og/eller komplekse utskriftsjobber, med spesialfunksjoner som: Ombrekking, spiralinnbinding, liminnbinding og andre typer etterbehandling Print-on-Demand-funksjon for hyppig brukte og/eller jevnlig oppdaterte dokumenter (f.eks. kataloger) Plakater i bredformat, markedsføringsmateriell og spesialdokumenter som trengs ved tekniske universiteter (f.eks. byggeplaner) Klare fordeler: Funksjoner på skriverrom* Helautomatisk produksjon Automatisk ombrekking Alle relevante klargjøringsfunksjoner Statussporing Kontroll av filene * Gjelder også eksterne utskriftsleverandører Spesifikke fordeler for institusjoner med store utskriftsvolum Fleksibel produksjon av utskriftsmateriell Kostnadsstyring med mulighet for å redusere kostnadene og øke omsetningen Fordeling av kostnader på enkeltpersoner, avdelinger og fakulteter Større datasikkerhet ved at man unngår å skrive ut sensitivt materiell via eksterne tjenester God planlegging og håndtering av utskriftstjenester

6 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 6 SETT SAMMEN KURSMATERIELL PÅ EN ENKLERE MÅTE I dag arbeider studenter og lærere i stor grad med digitale dokumenter, uavhengig av om informasjonen opprinnelig fantes i digitale eller papirbaserte arkiver. Hvis du vil etablere effektive arbeidsflyter, må du også tilby de ansatte en praktisk løsning som gjør det enkelt for sekretærer, lærere og forelesere å sette sammen innhold fra ulike kilder ved å digitalisere og konvertere dokumenter til én utskrivbar fil. Den kan da enkelt sendes til kolleger eller publiseres for studenter. Her kan Konica Minolta hjelpe deg med tilpassede, automatiserte løsninger for å sette sammen kursmateriell. Effektiv løsning for dokumenthåndtering Når løsningen fra Konica Minolta først er installert, kan sekretærer og forelesere raskt og enkelt opprette og sette sammen omfattende dokumenter til kursmateriell: Skanne papirdokumenter og konvertere elektroniske filer til PDF-format Sette sammen de ulike PDF-filene til én stor PDF-fil Gjøre alt dette med en enkel og praktisk dra og slippfunksjon FORSKNING BEHANDLING SAMMENSTILLING Skriv ut Finn all informasjon raskt og enkelt uansett digitalt format: PDF Office Bilder Rask oppretting og sikker deling av dokumenter: Legg til notater, kommentarer, stempler og vannmerker Vis, ordne, prioriter Begrens tilgang til godkjent personale Løpenummerering All informasjon i ett dokument: Sammenstill ulike dokumenter i én PDF-fil Løpenummerering i ferdig dokument Innfør passordbeskyttelse Lagre Send Så raskt, enkelt og rett frem blir det å opprette og utarbeide undervisningsmateriell heretter!

7 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 7 Synlige fordeler Bedre sikkerhet: Data er til enhver tid tilgjengelig for søk, rapporter og dataeksport All saksrelatert informasjon er raskt tilgjengelig via søkefunksjonen Katastrofegjenoppretting Etablerte rollebaserte tilgangsregler Innføring av sikkerhetstiltak for åndsverk Økt effektivitet: Førsteklasses kursmateriell Kortere tid fra papir til digitalt format Lavere papirkostnader ved økt bruk av elektroniske dokumenter Ingen tapte eller feilarkiverte opplysninger eller dokumenter Mindre tid går med til å lete etter opplysninger eller finne igjen tapt informasjon Tydelig og fullstendig revisjonssporing som forenkler administrative prosedyrer Kontroll av oppdatert informasjon Mindre kontorplass går med til å oppbevare og arkivere papirer Studenter har også nytte av skann-til-sky Det er klare fordeler med automatiserte arbeidsflyter når man skal sette sammen kursmateriell. Men hvilke fordeler medfører automatiserte arbeidsflyter for studentene? Siden digitalisering er et svært viktig tema for dagens sky-bevisste studenter, er også våre skann-til-sky-løsninger viktige for institusjonen din. Mer effektive arbeidsflyter Raskere digitalisering av dokumenter Mer praktisk for digitalt innfødte Arbeidsflyt for skann-til-sky 1. Studenten får tilgang til utskriftsenheten. 2. Han/hun skanner et dokument. 3. Han/hun skriver inn relevante kontoopplysninger i skyen via enhetspanelet. 4. Dokumentet sendes direkte til studentens sky.

8 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 8 LØSNINGER FOR STUDENTENES LIVSSYKLUS HÅNDTER OPPTAK OG STUDENTDATABASER EFFEKTIVT Selv om nye IT-tjenester i stor grad har redusert det administrative arbeidet ved utdanningsinstitusjoner, kan du forbedre tjenestene ytterligere ved å integrere effektiv datafangst og dokumenthåndteringssystemer. Ved opptak må studentene vanligvis fylle ut en rekke digitale eller papirbaserte skjemaer og levere inn ulike papirdokumenter, slik som vitnemål. For å etablere et enkelt, men sikkert system for å håndtere slike data, må dokumentene fra de ulike kildene integreres i én passordbeskyttet eller kryptert PDF-fil. Opptak: Innhenting og distribusjon av dokumenter Med våre løsninger for opptak og databaser kan skoler eller universiteter yte bedre, for eksempel når det gjelder følgende: Levering av avanserte studenttjenester og støtte for tiltak som fungerer Sikkert og nøyaktig vedlikehold av studentdatabaser Raskere registrering og behandling av nye skjemaer Bedre informasjonsdeling og samarbeid på tvers av universitetsområdet Tilpassing til de nye utfordringene universitetene står overfor: Ny Bologna-studiestruktur med tilpassede og mer fleksible kvalifikasjoner Samarbeid med andre institusjoner (universiteter, selskaper i privat sektor, akademiske foreninger, forskningssentre osv.), og ofte på internasjonalt nivå Nye tjenester som MOOC, mastergrad-kurs eller -seminarer for allerede uteksaminerte personer Studentdatabaser: Dokumenthåndtering Det er viktig med effektive løsninger for studentens livssyklus for å opprettholde gode studentdatabaser. I praksis betyr dette at studentdokumenter må kunne blir levert effektivt og sikkert til universitetets database og riktig studentmappe med for eksempel en forhåndsdefinert skanneflyt. Slike prosesser må følge strenge sikkerhetsstandarder som overholder taushetsplikten for studentopplysninger. Våre digitale løsninger for databasehåndtering gir derfor rask og søkebasert tilgang og en enkel og omfattende oversikt over studentens opplysninger og prestasjoner. Det sparer dere for mye tid og penger sammenlignet med tradisjonell papirbasert arkivering. Synlige fordeler Direkte redigering av informasjonen i PDFfilen Sammenstilling av informasjon fra ulike kilder og i forskjellige formater til ett PDF/Adokument, klargjort for utskrift eller sending Automatisk søkefunksjon med data tilgjengelig fra alle formater nå er det slutt på å lete gjennom skap og kasser

9 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 9 Nyttig å vite En IDC-undersøkelse utført i 2010 viste at ansatte bruker i snitt 7,4 timer per uke på å lete etter opplysninger. Slik trenger det ikke være i utdanningsinstitusjonen din. BEHANDLING LAGRING RESULTAT FANGST Behandling Konverter til PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel og Word Skrivebord/ hjemmemappe Manuell eller automatisk indeksering av dokumenter Forhåndsvisning av skannet fil Forbedrede skanneinnstillinger inkludert fjerning av tom side E-post Utskrift Automatisk navngiving av filer Bildeforbedring Full OCR, sonebasert OCR Studentmappe Strekkodegjenkjenning Kostnadsdekning Automatisk oppdeling av skanneoppdrag Informasjonshåndteringssystem Send Smart, intuitiv og rask dokumenthåndtering: En app kobler Konica Minoltas multifunksjonssystemer til apper for utdanningsprogrammer for direkte fangst, distribusjon og håndtering av papirbasert informasjon. Det betyr at du enkelt og sikkert kan skanne dokumenter ved å trykke på en knapp.

10 BEDRE ARBEIDSFLYT PÅ UTDANNINGSINSTITUSJONER 10 KUTT DOKUMENTKOSTNADENE OG ØK EFFEKTIVITETEN Vet du egentlig hvor store utskriftskostnader dere har? Visste du at innkjøp av maskiner og toner bare står for en liten andel av disse kostnadene? Med rett partner kan dere beregne helt nøyaktig institusjonens samlede utskriftskostnader og spare ganske mye penger. Oversikt over kostnadene: Poenget er ikke bare å registrere de generelle utskriftskostnadene, men også kostnader per bruker, avdeling eller fakultet. Dette danner et grunnlag for å foreta nøyaktige analyser og øke kostnadsbevisstheten til alle som bruker skriverne. Optimalisert skriverpark for reduserte kostnader: Med våre effektive overvåkningsverktøy kan du følge med på skriverparken og raskt se hvor det er mulig å gjøre besparelser. Det er enkelt å kontrollere utskriftskostnadene, for eksempel ved å angi hvem som kan skrive ut i farger, at bare effektive systemer skal brukes til store utskriftsjobber eller ved å velge tosidige utskrifter som standardinnstilling. Spar tid og penger med digitalisering: Digitalisering gir rask tilgang til informasjon, øker produktiviteten og vil ofte redusere utskriftsmengden. I tillegg kan et elektronisk arkiv frigjøre verdifull lagringsplass på kontoret. Hovedpoenget er at du sparer tid og penger. Unngå unødvendige utskrifter: Med følg meg-utskrifter må brukerne frigjøre utskriften på en selvvalgt enhet. Det forhindrer unødvendige utskrifter og sløsing med papir og toner. La oss ta oss av skriverinfrastrukturen Konica Minolta har utviklet en profesjonell prosess for å finne og implementere riktig skriverlandskap for utdanningsinstitusjonen deres. Optimized Print Services (OPS) inkluderer også en langsiktig administrasjonstjeneste, som frigjør tid som IT-avdelingen kan bruke på kjernevirksomheten sin. Heretter kan dere konsentrere dere om utdanning og det dere kan best. Enda mer effektivt: problemfri dokumentflyt Med Optimized Print Services (OPS) fra Konica Minolta blir alle dine dokumentprosesser grundig analysert for å kunne utvikle og implementere bedre arbeidsflyter. Dette gir besparelser i tidsbruk og pengebruk, i tillegg til høyere effektivitet. Vi finner, registrerer og vurderer flaskehalser og forbedringsmuligheter i institusjonen, f.eks. dokumentinfrastruktur, datasikkerhet, forbruk og miljøpåvirkning. Vi begrunner investeringene og garanterer en løsning som sikrer høy avkastningsgrad Vi setter dere i stand til å bygge opp interne støttetiltak. Fordeler med OPS for din institusjon Én leverandør ett kontaktpunkt Minimal administrativ innsats, risiko og innblanding i den daglige driften Reduserte kostnader, f.eks. gjennom intelligent ruting av utskriftsjobber til den best egnede skriveren Problemfri behandling av dokumenter Enklere administrasjonsprosesser Rask og intuitiv tilgang til nødvendige dokumenter Dokumentsikkerhet ved utskrift, kopiering og skanning Automatisk sikring av dataoverføringsprosesser Kontroll av at ulike dokumentbehandlingsoppgaver er riktig utført Trinnvis innføring av nødvendige endringer En investering for fremtiden Har dere råd til å klare dere uten OPS?

11 SIKKERHET FØRST FOR BÅDE DATAENE OG MILJØET Det er avgjørende for alle utdanningsinstitusjoner at de setter datasikkerheten og miljøet først. Når dere overlater fangst, distribusjon og håndtering av dokumentene deres til Konica Minolta, samarbeider dere med et selskap som er bransjeledende innen datasikkerhet og miljøstandarder. Prioriter datasikkerheten Vi prioriterer datasikkerhet svært høyt i alle våre dokumentløsninger, og kan derfor tilby klare fordeler til alle utdanningsinstitusjoner: Sikker nettverksintegrasjon: Våre godkjenningsmetoder for IEEE 802.1X SSL- og IPsecprotokoller sikrer både enkel integrasjon i beskyttede nettverk og sikker nettverkskommunikasjon. Så å si alle våre multifunksjonelle systemer overholder de strenge sikkerhetsstandardene i ISO EAL3. Beskyttelse av konfidensielle dokumenter: Vi sikrer at konfidensielle data beskyttes på skriverens harddisk eller utskuff med løsninger som datakryptering, sikker sletting, vannmerker, kopibeskyttelse og PDF-signaturer. Tilgangskontroll og brukerrettigheter: Det kan defineres egne tilgangsrettigheter for hver enkelt bruker med godkjenning via magnetkort, PIN-kode eller biometrisk lesing av fingeravtrykk. Sikker utskrift: Siden en enhet krever godkjenning før den skriver ut, hindrer funksjonen "sikker utskrift" at sensitive opplysninger havner i feil hender. Dokumentert miljøbevisst ansvar Konica Minolta viser sitt ansvar overfor miljøet ved å bruke bærekraftige strategier og miljøvennlige løsninger gjennom hele livssyklusen til selskapets produkter. Vi jobber for å fremme samfunn som er opptatt av gjenvinning, unngå forurensning og minimalisere potensielle risikoer. Alt dette bidrar til å redusere karbonutslippet fra skriverparken deres. Fordelene inkluderer: Lavere strømregninger: Mer energieffektive enheter med verktøy som Dynamic Eco Timer (for definering av en automatisk på/av-funksjon), lysdioder på skannerne og Eco Print Lavere papirforbruk: Mindre papir til utarbeidelse av dokumenter Mindre sløsing med papir: Funksjoner som automatisk forbigåelse av tomme sider, tosidig utskrift som standard, følg meg-utskrift og forhåndsvisning av dokumenter reduserer papirforbruket Bedre arbeidsforhold: Mindre støy fra maskinene gir et bedre arbeidsmiljø på kontoret Forpliktelser overfor resirkulering: Gjenvinnbare enheter og forbruksartikler samt bruk av resirkulert papir av høy kvalitet Miljøvennlige nyvinninger: Slik som polymerisert toner, som fremstilles med en tredjedel mindre CO₂-utslipp enn vanlig toner Konica Minolta undertegnet FNs Global Compact i 2008, og i 2011 seilte selskapet inn på Global Compact-listen over de 100 mest engasjerte selskapene innen bærekraftig vekst. I dag står Konica Minolta på 70. plass på Global Compact 100, og dette er den høyeste rangeringen blant selskaper som jobber med utskriftsteknologi. For mer informasjon om våre miljøsertifikater, se

12 Alle spesifikasjoner viser til papir i A4-størrelse med en kvalitet på 80 g/m². Støtte for og tilgjengelighet av oppførte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner. Oppgitt levetid til forbruksartiklene er basert på spesifikke bruksforhold, slik som sidedekning for en bestemt papirstørrelse (5 % dekning på A4). Den faktiske levetiden til forbruksartiklene avhenger av bruk og andre utskriftsvariabler, inkludert sidedekning, sidestørrelse, medietype, kontinuerlig eller avbrutt utskrift, lufttemperatur og luftfuktighet. Noen av produktbildene inneholder valgfritt tilleggsutstyr. Spesifikasjoner og tilleggsutstyr er basert på informasjon som var tilgjengelig ved trykkingen, og kan endres uten varsel. Konica Minolta garanterer ikke at oppgitte priser eller spesifikasjoner er fri for feil. Alle merker og produktnavn kan være registrerte varemerker eller varemerker tilhørende sine respektive eiere, og anerkjennes herved. Din Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien Oslo Norge Tlf.: Faks: /2014